15 JANVIER 2003. - Arrêté royal autorisant certains services du Ministère des Affaires étrangères à accéder au Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification

RAPPORT AU ROI Sire, Conformément à l'article 2, 2°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, nos compatriotes qui sont inscrits dans les registres tenus par nos Ambassades et Consulats à l'étranger sont répertoriés au Registre national. L'article 4, § 2, 2°, de l'arrêté royal du 3 avril 1984 dispose que cet enregistrement doit être effectué à l'intervention des services du Ministère des Affaires étrangères.

Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend d'une part, à autoriser la Direction générale des Affaires consulaires et la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse à accéder aux informations du Registre national dans l'accomplissement de leurs missions et d'autre part, à permettre à la Direction du Personnel extérieur et à la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration d'en utiliser le numéro d'identification.

Le fondement légal de l'arrêté en projet est constitué par les articles 5, alinéa 1er, et 8, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

La Direction générale des Affaires consulaires du Ministère des Affaires étrangères est entre autres chargée de la protection, au sens large du terme, de nos ressortissants à l'étranger. Afin de pouvoir assurer cette protection efficacement et de manière optimale, il est nécessaire qu'elle puisse disposer rapidement de renseignements exacts concernant ces personnes. Une telle information s'avère notamment nécessaire lorsqu'un accident survenu à un Belge résidant à l'étranger doit être annoncé aux membres de sa famille, lorsqu'un nouveau passeport doit être délivré par un poste diplomatique ou consulaire à un compatriote qui a perdu le sien à l'étranger, lorsqu'une attestation (par exemple de domicile ou de nationalité) doit être délivrée à un compatriote résidant à l'étranger, ou encore, lorsqu'il doit être procédé à une enquête de nationalité ou que des problèmes de droit familial se posent à l'égard de personnes résidant à l'étranger.

La Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse du Ministère des Affaires étrangères est entre autres chargée de la gestion d'un certain nombre de membres du personnel de nationalité étrangère des Ambassades et Consulats étrangers ainsi que d'institutions internationales ayant leur siège en Belgique. Cette direction remplit mutatis mutandis le rôle de service de la population d'une commune belge vis-à-vis des catégories de personnes évoquées ci-avant. L'accès aux informations du Registre national permettra une gestion rationnelle et efficace de ces personnes, laquelle contribuera à améliorer l'image de notre pays.

La Direction générale des Affaires consulaires et la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse sollicitent dès lors l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi précitée du 8 août 1983. Il y a lieu à cet égard de préciser que les informations mentionnées à l'article 3, alinéa 1er, 1° (nom et prénoms), 2° (lieu et date de naissance), 3° (sexe), 4° (nationalité), 5° (résidence principale) et 6° (lieu et date du décès) sont les données minimales de base pour constituer un dossier relatif à une personne physique.De plus, on peut considérer que les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 7° (profession), 8° (état civil) et 9° (composition du ménage) sont également nécessaires pour l'accomplissement des missions de service ci-dessus mentionnées qui incombent respectivement à la Direction générale des Affaires consulaires et à la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse.

L'accès à l'historique des données, visé à l'article 3, alinéa 2, de la susdite loi du 8 août 1983, s'avère également indispensable, notamment pour permettre à ces services de prendre connaissance des modifications dont les informations susvisées (nationalité, domicile et composition du ménage) sont susceptibles de faire l'objet.

L'accès aux modifications successives apportées aux informations et visées à l'article 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 est, pour ce qui concerne les tâches mentionnées aux articles 1er, alinéa 1er, et 2, alinéa 1er, limité à une période de trente années qui précède la date d'interrogation desdites informations.

Le Ministère des Affaires étrangères sollicite également pour la Direction générale de l'Administration (Direction du personnel extérieur et Direction du personnel de l'Administration centrale), l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification des personnes physiques inscrites au Registre national.

Les services du personnel du Ministère des Affaires étrangères qui gèrent les membres du personnel tant de l'administration centrale que dans les postes à l'étranger, sont en contact permanent avec un grand nombre d'institutions publiques belges. Ces institutions utilisent le numéro d'identification du Registre national, compte tenu de l'autorisation qui leur a été accordée à cette fin. Une gestion correcte et efficace de ce personnel suppose de pouvoir faire usage de ce numéro au sein de l'administration.

La Commission de la protection de la vie privée a donné son avis le 23 décembre 1997 et le Conseil d'Etat, le 12 juillet 1999.

Le projet d'arrêté tient compte des remarques formulées tant par cette Commission que par ce Haut Collège.

Nous avons l'honneur d'être, Sire de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre des Affaires étrangères, L. MICHEL Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

AVIS DU CONSEIL DETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 18 novembre 1998, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant certains services du Ministère des Affaires étrangères à accéder au Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification", a donné le 12 juillet 1999 l'avis suivant : Examen du projet Intitulé Il ressort de la lecture du rapport au Roi que le texte en projet « ... tend d'une part, à autoriser la Direction générale des Affaires consulaires et la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse à accéder aux informations du Registre national dans l'accomplissement de leurs missions et d'autre part, à permettre à la Direction du Personnel extérieur et à la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration d'en utiliser le numéro d'identification. » Il ne s'agit nullement d'autoriser l'un ou l'autre de ces services conjointement à accéder aux informations du Registre national et à en utiliser le numéro d'identification.

Pour éviter toute confusion quant à la portée de l'autorisation, il est proposé, dans l'intitulé du texte en projet, de remplacer les mots "et à en utiliser" par les mots "ou à en utiliser".

Préambule Alinéas 2 et 3 1. Les textes dont le rappel serait jugé utile pour la détermination de la portée de l'arrêté ne doivent pas être visés sous forme de référants, mais faire l'objet de considérants. C'est le cas de ces alinéas dans lesquels il convient de remplacer le mot "Vu" par le mot "Considérant". 2. Si la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 03/02/1999 numac 1999009051 source ministere de la justice Loi transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fermer transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données est mise en vigueur avant la signature du présent projet par le Roi, il conviendra d'adapter l'alinéa 2. Alinéa 5 (nouveau) Conformément à l'article 14 de l'arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire, le projet d'arrêté royal a été soumis à l'avis préalable de l'inspecteur des Finances. Il y a dès lors lieu d'insérer un alinéa nouveau rédigé comme suit : « Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 12 mai 1998;".

Dispositif Articles 3 et 5 Sous les articles 3, alinéa 2, 3°, et 5, alinéa 2, 3°, il convient d'insérer une réserve équivalente à celle reproduite sous les 2° des mêmes dispositions, à l'égard des autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983, cet ajout ne portant aucunement préjudice à l'application de l'arrêté royal du 3 avril 1984, dont le champ d'application ratione personae et les finalités sont distincts de l'arrêté en projet.

La chambre était composée de : MM. : Y. Kreins, conseiller d'Etat, président;

P. Lienardy et P. Quertainmont, conseillers d'Etat;

P. Gothot et J. van Compernolle, assesseurs de la section de législation;

Mme B. Vigneron, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée par Mme F. Carlier, référendaire.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. P. Lienardy.

Le greffier, B. Vigneron.

Le président, Y. Kreins.

AVIS N° 41/1997 DU 23 DECEMBRE 1997 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Projet d'arrêté royal autorisant certains services du Ministère des Affaires étrangères à accéder au Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu le rapport de M. C. Voet, rapporteur, Emet, le 23 décembre 1997, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS : Le projet d'arrêté royal vise à accorder : a) l'accès aux données (chapitre 1er du projet d'arrêté royal) à : - la Direction générale des Affaires consulaires du Ministère des Affaires étrangères; - la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse du Ministère des Affaires étrangères.

Dans les deux cas, il s'agit de demander l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° inclus, et alinéa 2 de la loi du 8 août 1983. b) l'utilisation du numéro d'identification (chapitre 2 du projet d'arrêté royal) à : - la Direction du Personnel extérieur; - la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration du Ministère des Affaires étrangères.

II. JUSTIFICATION DE LA DEMANDE D'ACCES ET D'UTILISATION : Le rapport au Roi motive la demande d'accès et d'utilisation comme suit : « La Direction générale des Affaires consulaires du Ministère des Affaires étrangères est entre autres chargée de la protection, au sens large du terme, de nos ressortissants à l'étranger. Afin de pouvoir assurer cette protection efficacement et de manière optimale, il est nécessaire qu'elle puisse disposer rapidement de renseignements exacts concernant ces personnes. Une telle information s'avère notamment nécessaire lorsqu'un accident survenu à un Belge résidant à l'étranger doit être annoncé aux membres de sa famille, lorsqu'un nouveau passeport doit être délivré par un poste diplomatique ou consulaire à un compatriote qui a perdu son passeport à l'étranger, lorsqu'une attestation (par exemple de domicile ou de nationalité) doit être délivrée à un compatriote résidant à l'étranger, ou encore, lorsqu'il doit être procédé à une enquête de nationalité ou que des problèmes de droit familial se posent à l'égard de personnes résidant à l'étranger.

La Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse du Ministère des Affaires étrangères est entre autres chargée de la gestion d'un certain nombre de membres du personnel de nationalité étrangère des Ambassades et Consulats étrangers ainsi que d'institutions internationales ayant leur siège en Belgique. Cette direction remplit mutatis mutandis le rôle de service de la population d'une commune belge vis-à-vis des catégories de personnes ci-avant évoquées. L'accès aux informations du Registre national permettra une gestion rationnelle et efficace qui contribuera à améliorer l'image de notre pays. (...) Les services du personnel du Ministère des Affaires étrangères qui gèrent les membres du personnel ayant leur résidence tant à Bruxelles que dans les postes à l'étranger, sont en contact permanent avec un grand nombre d'institutions publiques belges. Ces institutions utilisent le numéro d'identification du Registre national, compte tenu de l'autorisation qui leur a été accordée à cette fin. Une gestion correcte et efficace de ce personnel suppose de pouvoir faire usage de ce numéro au sein de l'administration. » III. EXAMEN : 1° La Commission est d'avis que la demande d'accès et d'utilisation est suffisamment motivée.2° L'accès est demandé respectivement pour le Directeur général de la Direction générale, le chef de la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse et pour les Conseillers généraux de la Direction précitée, mais également pour les membres du personnel désignés par les fonctionnaires précités, "en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.» On retrouve également une disposition similaire pour l'utilisation du numéro d'identification.

L'article 4 du projet d'arrêté royal dispose en effet que l'autorisation d'utilisation est réservée : au Directeur général de la Direction générale d'Administration, aux fonctionnaires dirigeant la Direction du personnel extérieur et à la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration, mais également "aux membres du personnel que les fonctionnaires visés sous 1° et 2° désignent nommément et par écrit à cet effet au sein de leurs services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives".

Cette demande d'accès et d'utilisation est effectivement conforme au point de vue prévalant actuellement au sein de la Commission. Depuis décembre 1994, la Commission affirme que l'autorisation d'utilisation du numéro d'identification du Registre national devrait être accordée sur la base d'un système de répartition fonctionnelle du travail (voir avis n° 31/94 du 23 décembre 1994 concernant un projet d'arrêté royal autorisant certains membres du personnel de l'Administration de l'Art de guérir du Ministère de la Santé publique et de l'Environnement à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques - voir également le rapport d'activité 1994-95 de la Commission de la protection de la vie privée, p. 84). 3° Le texte en projet tient compte de la position actuelle de la Commission selon laquelle le titulaire d'une autorisation d'accès doit s'en tenir à la règle interdisant la communication de données du Registre national à des tiers, à moins que ces derniers ne soient eux-mêmes habilités à accéder audit Registre.4° La Commission insiste sur le fait que la demande d'accès et d'utilisation du numéro d'identification du Registre national doit se limiter aux personnes concernant lesquelles des tâches s'imposent.Il n'est pas question d'un accès illimité à toutes les personnes inscrites au Registre national. II doit toujours y avoir un lien avec des ressortissants à l'étranger ou des membres du personnel de nationalité étrangère des Ambassades et Consulats et des organisations internationales ayant leur siège en Belgique. Le texte devrait introduire des garanties plus solides en ce sens.

Par ces motifs, Sous réserve de la référence au passage motivé sous le point 4°, la Commission émet un avis favorable.

Le secrétaire, J. Paul.

Le président, P. Thomas.

15 JANVIER 2003. - Arrêté royal autorisant certains services du Ministère des Affaires étrangères à accéder au Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Considérant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 4;

Considérant l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations, notamment les articles 1er, § 2, et 4, § 2, 2° et 3°;

Vu l'avis n° 41/97 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 23 décembre 1997;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 12 mai 1998;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre des Affaires étrangères, de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Accès aux informations

Article 1er.La Direction générale des Affaires consulaires du Ministère des Affaires étrangères est autorisée, pour l'accomplissement des tâches de gestion interne relevant de sa compétence, à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° inclusivement, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. L'accès aux informations est autorisé : 1° au Directeur général de la Direction générale des Affaires consulaires;2° aux membres du personnel que le fonctionnaire visé sous 1° désigne nommément et par écrit à cet effet au sein de ses services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives. L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de trente années qui précède la date d'interrogation desdites informations.

Art. 2.La Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse du Ministère des Affaires étrangères est autorisée, pour l'accomplissement des tâches de gestion interne relevant de sa compétence, à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° inclusivement, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. L'accès aux informations est autorisé : 1° au chef de la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse;2° aux Conseillers généraux de la Direction précitée;3° aux membres du personnel que les fonctionnaires visés sous 1° et 2° désignent nommément et par écrit à cet effet au sein de leurs services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives. L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de trente années qui précède la date d'interrogation desdites informations.

Art. 3.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, et de l'article 2, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins qui y sont énumérées et doivent se trouver en relation respectivement avec les ressortissants belges à l'étranger ou avec les membres du personnel de nationalité étrangère des Ambassades et Consulats étrangers établis en Belgique ainsi que des institutions internationales ayant leur siège en Belgique. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec la Direction générale des Affaires consulaires et la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse du Ministère des Affaires étrangères, aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 1er, et à l'article 2, alinéa 1er;3° les Ambassades et les Consulats belges à l'étranger, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de l'article 1er, § 2, de l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec la Direction générale des Affaires consulaires et la Direction du Protocole, des Ordres et de la Noblesse du Ministère des Affaires étrangères aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 1er, et à l'article 2, alinéa 1er. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 4.La Direction du Personnel extérieur et la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration du Ministère des Affaires étrangères sont autorisées, pour l'accomplissement des tâches de gestion interne relevant de leurs compétences, à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques, pour autant que ces personnes relèvent du personnel des Ambassades et des Consulats belges à l'étranger ou de l'administration centrale du Ministère des Affaires étrangères.

L'autorisation d'utilisation du numéro d'identification visée à l'alinéa 1er est réservée : 1° au Directeur général de la Direction générale d'Administration;2° aux fonctionnaires dirigeant la Direction du Personnel extérieur et la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration;3° aux membres du personnel que les fonctionnaires visés sous 1° et 2° désignent nommément et par écrit à cet effet au sein de leurs services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

Art. 5.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les fichiers et répertoires qui sont tenus par la Direction du Personnel extérieur et la Direction du personnel de l'administration centrale de la Direction générale d'Administration, en vue de l'accomplissement des tâches visées à l'article 4, alinéa 1er.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 4, alinéa 1er, avec : 1° le titulaire du numéro d'identification ou ses représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, ont eux-mêmes obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires;3° les Ambassades et Consulats belges à l'étrangers, conformément à l'article 6, § 1er, 6°, de l'arrêté royal précité du 3 avril 1984 et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec les Directions énumérées à l'alinéa 1er. CHAPITRE III. - Dispositions finales

Art. 6.La liste des fonctionnaires et membres du personnel désignés conformément à l'article 1er, alinéa 2, à l'article 2, alinéa 2, et à l'article 4, alinéa 2, avec la mention de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 7.Notre Ministre des Affaires étrangères, Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 15 janvier 2003.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre des Affaires étrangères, L. MICHEL Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN