25 FEVRIER 2003. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux (1)

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux, notamment l'article 4, § 1erbis , inséré par la loi du 24 janvier 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/01/2003 pub. 05/02/2003 numac 2003012051 source service public federal emploi, travail et concertation sociale Loi portant des dispositions diverses relatives à la généralisation de la déclaration immédiate de l'emploi fermer, et l'article 5, alinéa 1er;

Vu l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux, modifié par les arrêtés royaux des 20 janvier 1984, 24 juin 1991, 12 août 1994, 8 novembre 1998, 31 mars 2000, 1er octobre 2001 et 2 octobre 2001;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que la simplification de la tenue des documents sociaux est totalement liée à la généralisation de la déclaration immédiate de l'emploi et que l'arrêté royal du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi, en application de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions est entré en vigueur le 1er janvier 2003, et que, par conséquent, il importe que les employeurs soient mis au courant, sans tarder, des nouvelles modalités relatives à la tenue des documents sociaux;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Emploi et de Notre Ministre des Affaires Sociales et des Pensions, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'article 1er, 1°, de l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux est remplacé par le texte suivant : « 1° le registre général du personnel et le registre spécial du personnel; ».

Art. 2.A l'article 2, 2°, a) , du même arrêté, les mots « le registre du personnel » sont remplacés par les mots « le registre général du personnel et le registre spécial du personnel ».

Art. 3.L'article 3 du même arrêté est remplacé par la disposition suivante : «

Article 3.§ 1er. L'employeur qui a l'obligation de faire une déclaration immédiate de l'emploi en vertu de l'arrêté royal du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi, en application de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, ne doit tenir un registre spécial du personnel que dans les cas définis à la sous-section 2 du chapitre II. § 2. L'employeur qui ne doit pas faire de déclaration immédiate de l'emploi en vertu de l'arrêté royal du 5 novembre 2002 précité doit, pour tous les travailleurs exclus du champ d'application du même arrêté, tenir un seul registre général du personnel tel que visé à la sous-section 1re du chapitre II et également un registre spécial du personnel dans les cas visés à la sous-section 2 du chapitre II. § 3. L'employeur doit tenir, par année, un compte individuel pour chaque travailleur. ».

Art. 4.L'intitulé de la section 1re du chapitre II du même arrêté est remplacé par l'intitulé suivant : « Section 1re. - Le registre général du personnel et le registre spécial du personnel. ».

Art. 5.Les articles 4 à 11 du même arrêté, modifiés par les arrêtés royaux des 8 novembre 1998, 31 mars 2000 et 1er octobre 2001, sont remplacés par les dispositions suivantes : « Sous-section 1re. - Le registre général du personnel.

Art. 4.§ 1er. A chaque travailleur visé à l'article 3, § 2, il est attribué, dans le registre général du personnel, un numéro suivant une numérotation continue et suivant l'ordre chronologique de sa mise au travail. § 2. Le registre général du personnel est constitué de feuilles reliées; les pages sont numérotées de façon continue.

Il peut consister en une feuille unique lorsque l'employeur occupe moins de cinq travailleurs.

Il peut être composé de plusieurs volumes lorsque les mentions ne peuvent plus être inscrites dans le volume précédent faute de place.

La numérotation attribuée aux travailleurs et la numérotation des pages se fait de façon continue d'un volume à l'autre. § 3. Le registre général du personnel peut être remplacé par un nouveau registre, à condition que les mentions relatives aux travailleurs qui sont encore en service à ce moment soient recopiées dans le nouveau registre. Pour chacun de ces travailleurs, le numéro qui leur est attribué dans le nouveau registre est suivi du numéro qu'ils avaient dans le registre remplacé.

Art. 5.Le registre général du personnel énonce : 1° pour l'employeur: les nom, prénom et domicile ou la raison sociale et le siège social et, le cas échéant, la dénomination sous laquelle l'employeur s'adresse au public.2° pour chaque travailleur : a) le numéro d'inscription;b) les nom et prénom;c) le lieu et la date de naissance;d) le sexe;e) le domicile;f) la nationalité;g) la nature et le numéro du document d'identité;h) le numéro du compte individuel de pension à la Caisse générale d'épargne et de retraite;pour les travailleurs qui sont inscrits dans le registre général du personnel à partir du 1er janvier 2003, ce numéro est remplacé par le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur, visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 portant des mesures en vue d'instaurer une carte d'identité sociale à l'usage de tous les assurés sociaux, en application des articles 38, 40, 41 et 49 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions; i) la date du début de la mise au travail;j) la date à laquelle le contrat a pris fin.

Art. 6.Les mentions de l'article 5, 2°, d, e, f, g et h , ne doivent pas être inscrites dans le registre général du personnel si l'employeur tient des fiches individuelles d'identification pour tous ses travailleurs et si : 1° toutes les mentions énumérées à l'article 5 sont inscrites sur ces fiches;2° ces fiches sont tenues et conservées au même endroit que le registre général du personnel et conformément aux dispositions applicables à la tenue et à la conservation du registre général du personnel;3° ces fiches sont tenues à la disposition des fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution du présent arrêté.

Art. 7.L'employeur inscrit dans le registre général du personnel: 1° avant toute autre mention, les mentions énumérées à l'article 5, 1°;2° au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur, les mentions énumérées à l'article 5, 2°, a jusqu'à i ;3° dans les sept jours civils qui suivent celui au cours duquel le contrat a pris fin, la mention de l'article 5, 2°, j .

Art. 8.L'employeur qui occupe ses travailleurs en un seul lieu de travail tient le registre général du personnel en ce lieu.

Toutefois, l'employeur qui occupe ses travailleurs soit habituellement moins de cinq jours ouvrables consécutifs en un même lieu, soit à des travaux énumérés à l'article 1er de la loi du 6 avril 1960Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/04/1960 pub. 11/09/2009 numac 2009000580 source service public federal interieur Loi concernant l'exécution de travaux de construction fermer concernant l'exécution de travaux de construction, peut tenir le registre général du personnel, soit: 1° à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;2° à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique;à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre général du personnel en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.

L'employeur qui tiendra ou fera tenir le registre général du personnel en un des lieux visés à l'alinéa 2, le fait connaître, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'Inspection des lois sociales du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale dans le district duquel le registre sera tenu.

Art. 9.L'employeur qui occupe des travailleurs en plusieurs lieux de travail, tient le registre général du personnel, soit : 1° à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;2° à un des lieux de travail;3° à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique;à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre général du personnel en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.

L'employeur qui tiendra ou fera tenir le registre général du personnel en un des lieux visés à l'alinéa 1er, 2° ou 3°, le fait connaître, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'Inspection des lois sociales du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale dans le district duquel le registre sera tenu.

Art. 10.Sans préjudice des dispositions des articles 8 et 9, les employeurs doivent tenir le registre général du personnel en un endroit facilement accessible afin que les fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution du présent arrêté puissent en prendre connaissance à tout moment.

Sous-section 2. - Le registre spécial du personnel

Art. 11.§ 1er. L'employeur visé à l'article 3, § 1er, qui occupe les travailleurs en plusieurs lieux de travail tient un registre spécial du personnel.

L'employeur visé à l'article 3, § 2, qui occupe les travailleurs en plusieurs lieux de travail tient un registre spécial du personnel.

Sont dispensées de l'obligation de tenir un registre spécial du personnel : 1° l'employeur qui occupe habituellement ses travailleurs moins de cinq jours de travail consécutifs en un même lieu;2° l'employeur qui occupe ses travailleurs à des travaux énumérés à l'article 1er de la loi du 6 avril 1960Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/04/1960 pub. 11/09/2009 numac 2009000580 source service public federal interieur Loi concernant l'exécution de travaux de construction fermer concernant l'exécution de travaux de construction;3° l'employeur qui ressortit à la Commission Paritaire du travail intérimaire, pour ses travailleurs intérimaires. § 2. L'employeur inscrit dans le registre spécial du personnel les mentions suivantes : 1° pour l'employeur et avant toute autre mention : a) le numéro sous lequel l'employeur est inscrit à l'institution chargée de la perception des cotisations de sécurité sociale.Si ce numéro n'est pas disponible, l'employeur, s'il s'agit d'une personne physique, communique son numéro d'identification à la sécurité sociale visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 précité, ou, à défaut, ses nom, prénom et résidence principale. S'il s'agit d'une personne morale, il communique la raison sociale, la forme juridique et le siège social ou tout autre moyen d'identification déterminé par l'institution; b) le lieu du travail;2° pour chaque travailleur : a) le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur, visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 précité, au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur; si ce numéro n'est pas disponible, les données énumérées à l'article 5, 2°, b et c ; b) la date du début de la mise au travail, au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur;c) la date à laquelle le contrat a pris fin, dans les sept jours civils qui suivent celui au cours duquel le contrat a pris fin. Le registre spécial du personnel doit être tenu sur papier ou sur support électronique pour autant que les fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution de cet arrêté puissent à tout moment en prendre connaissance sur le lieu de travail. »

Art. 6.L'article 12 du même arrêté est abrogé.

Art. 7.L'article 15, 7°, du même arrêté est complété comme suit : « pour les comptes individuels qui sont établis pour les prestations de l'année 2003 et des années suivantes, ce numéro est remplacé par le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur, visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 précité; ».

Art. 8.A l'article 25 du même arrêté, modifié par l'arrêté royal du 24 juin 1991, les mots « le registre du personnel » sont remplacés par les mots « le registre général du personnel et le registre spécial du personnel ».

Art. 9.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2003.

Art. 10.Notre Ministre de l'Emploi et Notre Ministre des Affaires Sociales et des Pensions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 25 février 2003.

ALBERT Par le Roi : La Ministre de l'Emploi, Mme L. ONKELINX Le Ministre des Affaires sociales et des Pensions, F. VANDENBROUCKE _______ Note (1) Références au Moniteur belge : Arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978, Moniteur belge du 2 décembre 1978. Loi du 24 janvier 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/01/2003 pub. 05/02/2003 numac 2003012051 source service public federal emploi, travail et concertation sociale Loi portant des dispositions diverses relatives à la généralisation de la déclaration immédiate de l'emploi fermer, Moniteur belge du 5 février 2003.

Arrêté royal du 8 août 1980, Moniteur belge du 27 août 1980.

Arrêté royal du 20 janvier 1984, Moniteur belge du 11 février 1984.

Arrêté royal du 24 juin 1991, Moniteur belge du 28 juin 1991.

Arrêté royal du 12 août 1994, Moniteur belge du 2 septembre 1994.

Arrêté royal du 8 novembre 1998, Moniteur belge du 2 décembre 1998.

Arrêté royal du 31 mars 2000, Moniteur belge du 13 avril 2000.

Arrêté royal du 1er octobre 2001, Moniteur belge du 9 octobre 2001.

Arrêté royal du 2 octobre 2001, Moniteur belge du 19 octobre 2001.