Arrêté Royal du 26 mai 2002
publié le 31 mai 2002
Informatiser la Justice. Oui, mais comment ?

Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne au sein des services publics fédéraux

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service public federal personnel et organisation
numac
2002002108
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31/05/2002
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26/05/2002
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26 MAI 2002. - Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne au sein des services publics fédéraux


RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à déterminer les principes du système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation. CHAPITRE Ier. - Définition du contrôle interne et cadre dans lequel il prend place 1. Objectif de l'arrêté royal Le présent arrêté royal a pour but de garantir le bon fonctionnement du système de contrôle interne au sein de chacun des services publics fédéraux, tels que créés par l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, en ce compris les services publics fédéraux de programmation. Il définit la notion de système de contrôle, son organisation et ses responsabilités.

Un tel système relève avant tout du management et de méthodes de gestion, domaine qui ne peut être figé réglementairement. La définition du terme « contrôle interne » dans l'arrêté royal fait référence de facto au cadre COSO qui constitue une référence internationalement admis et appliqué. 2. Autonomie de gestion et passage des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori La mise en place d'un tel système prend place dans le cadre de la réforme, communément appelée « Copernic », qui a pour objectif de moderniser les services publics fédéraux. Cette réforme a notamment pour objectif de donner plus d'autonomie aux managers de la fonction publique dans l'utilisation des moyens mis à leur disposition en vue de réaliser les objectifs de l'organisation.

Pour l'exécution de ses missions, le service public fédéral reçoit des moyens adaptés mais limités qui doivent lui permettre de réaliser au mieux ses objectifs tant pour les institutions publiques que pour les citoyens.

Dans le respect des dispositions légales et réglementaires, le service public fédéral exécutera ses missions et engagera ses moyens de manière autonome mais il devra répondre, à travers la personne du Président du Comité de direction, de la qualité de ses services aux citoyens et de l'utilisation de ses moyens. C'est ainsi qu'il appartiendra notamment au Président du Comité de direction de développer un système de contrôle interne adapté aux spécificités de son service public fédéral.

Le Conseil des Ministres a approuvé les 28 avril et 1er décembre 2000 les orientations à donner aux nouveaux systèmes de contrôle dont le principe sous-jacent était l'élaboration d'un nouveau concept de contrôles « ex ante et ex post » allant de pair avec une nouvelle conception de la gestion des risques.

Dans les cas prévus par l'arrêté royal relatif au contrôle administratif, budgétaire et de gestion à venir, un système intégré de contrôle interne permettra le passage par service public fédéral vers le contrôle ex post d'un certain nombre de dossiers ce qui permettra une meilleure responsabilisation de la direction et du personnel du service public fédéral ainsi qu'une gestion plus souple, dynamique et efficace.

Un système intégré de contrôle interne comprend, outre les mesures de contrôle interne spécifiques au service public fédéral ou au service public fédéral de programmation, le service d'audit interne tel que défini dans l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral. Ce système de contrôle interne est complété par les évaluations externes, réalisées notamment par la Cour des Comptes.

Le service d'audit interne d'un service public fédéral sera lui-même placé sous l'autorité d'un Comité d'audit, tel que créé par l'article 8bis et suivants de l'arrêté royal précité du 7 novembre 2000. Les règles régissant son organisation seront reprises également dans l'arrêté royal régissant l'audit interne. 3. Définition du contrôle interne Le système de contrôle interne est un ensemble de dispositions incorporées aux processus de l'organisation.Il est développé pour mieux maîtriser les risques et donc procurer une assurance raisonnable de la bonne réalisation des objectifs de l'organisation. Il s'agit d'un système intégré à l'organisation, dont le management est responsable et qui répond à des dispositions uniformes, internationalement admises et appliquées. Ces dispositions forment le cadre de référence COSO qui est suivi dans le présent arrêté.

Le cadre de référence COSO est le résultat d'un travail effectué par le Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (1) qui réunit des organisations de référence en matières de management, de comptabilité et d'audit. Suivant l'adaptation au contexte Copernic de la définition COSO, le contrôle interne est : « un processus mis en oeuvre, exécuté et suivi par le Comité de direction, par les titulaires des fonctions de management et par le personnel de tout service public fédéral, conçu pour procurer une garantie raisonnable quant à la réalisation de ses objectifs dans les domaines suivants : - l'efficience et l'efficacité des opérations; - la fiabilité des informations financières et de gestion; - le respect de la législation et des réglementations en vigueur. » 4. Rôles et responsabilités 1° Le personnel : Le contrôle interne est d'abord l'affaire du personnel.Chacun, à son niveau et selon ses responsabilités, est concerné par le système de contrôle interne. 2° Le management : La notion de « management » et les fonctions qu'elle vise sont à comprendre selon les définitions qui en sont données dans l'arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux. Le Président du Comité de direction ou le président du service public fédéral de programmation est le responsable final du système de contrôle interne de son service public fédéral (ou de programmation), dans les limites qui lui sont fixées par le Conseil stratégique.

Il devra donner l'exemple de manière globale en matière d'intégrité, d'éthique ainsi que dans tout domaine contribuant à un environnement de contrôle favorable. Il supervisera la façon dont le management, qu'il dirige, contrôle ses activités.

Cette responsabilité se reporte sur les autres membres du management et à leur niveau. Il leur appartiendra de développer les mesures de contrôle adaptées à la maîtrise des divers risques impactant son service public. 3° Le ministre fonctionnel : Le ministre fonctionnel, qui assume la responsabilité politique du bon fonctionnement du service public fédéral, a intérêt à un bon fonctionnement du système de contrôle interne.4° Le conseil stratégique : Tel que créé par l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer précité, le Conseil stratégique est également directement intéressé dans le bon fonctionnement du système de contrôle interne puisqu'il surveille, notamment, la mise en oeuvre par le Comité de direction du plan stratégique.5° Le Comité de direction : Le Comité de direction, tel que visé par l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer précité, est un des lieux idéal, vu sa composition, pour évaluer, adapter et améliorer en permanence le système de contrôle interne.Il est bien entendu directement concerné par ce système puisqu'il est chargé de la gestion du service public fédéral. 6° Les auditeurs internes : La mission et l'organisation des services d'audit interne feront l'objet d'un arrêté royal séparé. Les auditeurs internes jouent un rôle important dans l'évaluation du système de contrôle interne car le service d'audit interne aide le service public fédéral à atteindre ses objectifs par le biais de l'évaluation et de la formulation de recommandations en vue d'un meilleur fonctionnement notamment de la gestion des risques et du système de contrôle interne.

Par ailleurs, les auditeurs internes, en raison de leur position dans l'organisation, jouent souvent un rôle dans le suivi du contrôle interne (le pilotage). 7° Le Comité d'audit : Le Comité d'audit, créé par l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer précité, verra son fonctionnement précisé dans l'arrêté royal relatif à l'audit interne au sein des services publics fédéraux à venir. En raison de son expertise et de son indépendance, le Comité d'audit assiste le Conseil stratégique dans l'accomplissement de ses missions et particulièrement dans l'évaluation du système de contrôle interne, de la gestion des risques, des informations financières et de gestion.

Entre autres missions, il évalue la fonction d'audit interne, veille à ce que les recommandations des audits internes soient mises en place par le management et examine les informations financières. 8° Le Service public fédéral Budget & Contrôle de la Gestion et les services d'encadrement Budget & Contrôle de la Gestion des services public fédéraux : En raison de leurs compétences en matière budgétaire et de contrôle de gestion, ces services seront amenés à suivre de près le fonctionnement du système de contrôle interne concernant : la gestion des risques et le contrôle en matière financière, la mise en oeuvre de leurs compétences en matière de contrôle de gestion au regard des trois E : économie, efficience, efficacité,... Le Service public fédéral Budget et Contrôle de la Gestion assure également un support méthodologique au contrôle interne de tous les services publics fédéraux et de programmation. 9° L' Inspection des Finances : En tant que conseiller budgétaire et financier du ministre auprès duquel il est accrédité et détenteur d'une large fonction de contrôle administratif et budgétaire, l'inspecteur des finances s'intéressera tout particulièrement au suivi et à l'évaluation de la gestion des risques et au contrôle interne. Par ailleurs, sur la base du futur arrêté royal relatif au contrôle budgétaire, administratif et de gestion, l'Inspection des Finances aura un rôle clé dans le passage des contrôles ex ante vers les contrôles ex post.

En outre, comme l'Inspection des Finances dispose d'un représentant dans le Comité d'audit, elle pourra également de ce fait évaluer le bon fonctionnement du contrôle interne. 5. Composantes du contrôle interne Afin de ne pas figer des notions qui doivent rester évolutives, il a semblé préférable de ne pas détailler dans l'arrêté royal les composantes du système de contrôle interne. Selon les recommandations actuelles du COSO, le concept de contrôle interne comporte cinq composantes interdépendantes qui découlent de la manière dont l'activité est gérée et qui sont intégrées aux processus de gestion : - l'environnement de contrôle; - l'évaluation des risques; - les activités de contrôle; - l'information et la communication; - le pilotage. 5.1. L'environnement de contrôle L'environnement de contrôle est une composante fondamentale car il détermine le niveau de sensibilisation du personnel au besoin de mesures de contrôle et constitue le fondement de toutes les autres composantes du système de contrôle interne.

Les facteurs ayant un impact sur l'environnement de contrôle sont notamment : - l'intégrité, l'éthique et la compétence de tout le personnel; - le style de management; - la structure de l'organisation; - la politique de délégation de pouvoirs et de responsabilités; - la politique de gestion des ressources humaines. 5.2. Evaluation des risques Il est tout d'abord nécessaire que le service public fédéral définisse des objectifs cohérents et compatibles avec les missions convenues pour l'organisation.

Toute organisation est confrontée à un ensemble de risques externes et internes. Ces risques doivent être évalués car ils constituent des facteurs susceptibles d'affecter la réalisation des objectifs définis par le management.

Il conviendra dès lors d'identifier les risques, d'évaluer leur impact et leur probabilité de matérialisation.

Comme un service public fédéral est exposé à des changements continus de contexte et de risques, les risques doivent être ré-evalués en permanence. 5.3. Les activités de contrôle Des activité de contrôle sont des mesures ou des procédures, qui sont élaborées en vue, soit d'éviter la matérialisation d'un risque, soit, si le risque s'est matérialisé, d'en limiter l'impact.

Ces mesures doivent être adéquates et effectivement appliquées : - adéquates : des mesures de contrôle sont conçues de telle façon qu'elles contribuent d'une façon efficace et efficiente à la maîtrise des risques et ainsi à la réalisation des objectifs de l'organisation. - effectivement appliquées : les contrôles organisés par le management sont appliqués comme prescrit.

Exemples de mesures de contrôle : Séparation des fonctions, suivi du budget, inventaire des actifs, contrôle de l'accès aux bâtiments, aux moyens, aux informations, ...

Ces mesures de contrôle doivent donc contribuer à la réalisation des objectifs du service public fédéral. 5.4. L'information et la communication L'information et la communication constituent une composante essentielle du système de contrôle interne et elles sont imbriquées dans toutes les composantes du système.

La qualité des flux d'information peut être mesurée à l'aide des critères suivants : pertinence, ponctualité, actualité, précision et accessibilité.

L'information et la communication doivent permettre l'exécution correcte et le suivi des responsabilités déléguées. 5.5. Le pilotage Le pilotage est le suivi du bon fonctionnement du système de contrôle interne. Il procure au management la garantie indispensable que ce système évolue de manière à rester efficace, efficient et adapté aux changements de circonstances.

Cette surveillance est mise en place et effectuée par le management en premier lieu, mais pourra être renforcée par d'autres activités comme un audit interne ou externe.

Il apparaît donc que le système de contrôle interne tel qu'envisagé ne se limite pas au développement de mesures de contrôle. Les mesures de contrôle ne sont qu'une composante de ce système. Quatre autres composantes sont présentes : l'environnement de contrôle (qui doit être suivi et évalué du point de vue des compétences, du code éthique, des programmes de formations,...), l'identification et l'évaluation des risques, l'information et la communication (qui doivent être adéquates, efficaces et pertinentes) et le pilotage (qui doit être continu). 6. Les principes du contrôle interne 6.1. Le contrôle interne est l'affaire de tous Quel que soit le niveau où la personne se trouve dans l'organisation, elle est concernée par le bon fonctionnement du système de contrôle interne mais c'est le Président du Comité de direction qui en assume la responsabilité finale. 6.2. Le contrôle interne est un processus continu Le contrôle interne n'est pas une activité ou une action unique limitée dans le temps mais constitue un ensemble d'actions ou d'activités intégrées dans le fonctionnement quotidien du service public, d'où la mention d'un « système de » contrôle interne. 6.3. Le contrôle interne apporte une certitude raisonnable mais pas absolue Le bon fonctionnement du système de contrôle interne repose sur la nature humaine et de ce fait ne peut être totalement à l'abri d'erreurs, d'abus, de fraudes, d'événements extérieurs non liés à l'organisation, de décisions erronées, d'une mauvaise communication, d'abus de pouvoir, de collusion, etc. Par ailleurs le coût du contrôle interne limite le choix des mesures à mettre en place. 6.4. Les mesures de contrôle interne ne sont pas un but en soi, elles sont là pour mieux maîtriser les risques Le coût des mesures de contrôle doit être en rapport avec les risques qu'elles couvrent.

De plus, l'organisation et son environnement changent. En conséquence les profils de risques d'une organisation changent aussi. Ceci nécessite une gestion active des risques et entraîne des adaptations dans les mesures de contrôle interne.

Chapitre II. - Commentaires par article Article 1er Cet article prévoit le principe que tous les services publics fédéraux et de programmation assurent le bon fonctionnement de leur système de controle interne.

Les services publics de programmation disposant d'une autonomie et d'une obligation de responsabilisation comparable à celles d'un service public fédéral, devront donc mettre en place un système de contrôle interne.

La notion de « bon fonctionnement » recouvre les notions décrites dans la commentaire général du présent rapport et plus particulièrement l'application des points 5 (composantes du contrôle interne) et 6 (les principes du contrôle interne).

Article 2 Cette disposition donne la définition du système de contrôle interne.

En réalité, elle fait référence à la définition du système COSO qui constitue un système de contrôle interne internationalement admis.

C'est au Comité de direction, par l'intermédiaire de son Président et en tant que premier organe décisionnel d'un point de vue opérationnel, qu'il appartient de mettre en oeuvre et de suivre le système de contrôle interne. Cette responsabilité ainsi que l'exécution des mesures et actions décidées se reporte ensuite sur les titulaires de fonctions de management N-1, N-2, N-3, sur tous les responsables et sur l'ensemble du personnel, chacun à son niveau.

Il ne s'agit pas simplement de mettre en place le système de contrôle interne mais il faudra le suivre de manière continue et évolutive en ce sens qu'il faudra toujours veiller à ce qu'il soit adapté à l'environnement du service public fédéral et à ses changements.

Le système de contrôle interne aide le management à réaliser ses objectifs par la maîtrise des risques susceptibles de porter atteinte à cette réalisation.

C'est ainsi que le système de contrôle interne vise à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs du service public entrant dans les catégories suivantes : - la réalisation et l'optimisation des opérations; - la fiabilité des informations financières et de gestion, et - la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur.

Il s'agit ici des trois domaines d'application du contrôle interne qui ne sont pas à confondre avec les objectifs opérationnels du service public. L'idée est que chaque objectif opérationnel du service public pourra être envisagé, du point de vue du système de contrôle interne, à travers l'une ou l'ensemble de ces catégories. L'efficacité du contrôle interne pourra donc être appréciée à travers ces différents domaines. Mais le contrôle interne ne pourra être jugé efficace que si l'ensemble des mesures prises dans le cadre de ces trois domaines permettent de fournir aux dirigeants du service public une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs opérationnels du service public.

Le premier domaine envisagé concerne en fait les objectifs de base du service public sous l'angle de l'efficacité, de l'efficience et de l'économie dans la réalisation de ses missions, et de la protection et la conservation des actifs.

On ne peut attendre d'un système de contrôle interne qu'il fournisse une assurance absolue quant à la réalisation des objectifs. Une faille est en effet toujours possible. Car, comme déjà relevé plus haut, le bon fonctionnement du contrôle interne repose sur l'être humain et de ce fait un tel système ne peut être totalement à l'abri d'erreurs, de fraudes, d'événements extérieurs non liés à l'organisation, de mauvaises décisions, d'une mauvaise communication, d'abus de pouvoir, de collusion, etc. Par ailleurs, le coût du contrôle interne limite le choix des mesures à mettre en place.

Il reste que tout membre du personnel, chacun à son niveau, est responsable du bon fonctionnement de ce système. Par ailleurs, le système envisagé devra également être suivi de manière continue. Il s'agit de la fonction de pilotage. Cette surveillance est mise en place et effectuée par le management en premier lieu, mais pourra être renforcée par d'autres entités tel que l'audit interne et l'audit externe.

L'audit interne a en effet également pour fonction d'évaluer le système de contrôle interne et de faire des recommandations quant à son amélioration.

Il a par ailleurs été décidé que des facilitateurs spécifiquement formés et trois spécialistes en contrôle interne soutiendront le démarrage du système de contrôle interne dans les différents services publics fédéraux. Ils auront notamment pour fonction de former les personnes chargées du contrôle interne et de leur transmettre la philosophie de base de ce processus de contrôle.

Enfin, un réseau « contrôle interne » sera également mis en place. Il aura notamment pour objectif de permettre la communication de normes et standards uniformes, de « best practices », de méthodes et d'outils à l'ensemble des personnes impliquées.

Article 3 En vertu de cette disposition, il appartient au Conseil stratégique de fixer le niveau de risque qu'il estime acceptable. En fonction de quoi, il veillera à l'adéquation du système de contrôle interne.

Bien entendu, il le fera en collaboration avec le management du service public fédéral concerné.

Outre les dispositions législatives et réglementaires applicables, le Conseil stratégique devra tenir compte des autres normes qui s'imposent à lui.

Article 4 Si chaque membre du personnel est responsable du bon fonctionnement du système de contrôle interne et chacun à son niveau, la responsabilité opérationnelle finale du bon fonctionnement du contrôle interne appartient aux responsables, au management et en définitive au Président du Comité de direction.

Pour ce qui est des titulaires d'une fonction de management, cette responsabilité est à placer dans le contexte de leur mandat.

La responsabilité propre à chaque membre du personnel procède en quelque sorte de la délégation par le Président du Comité de direction des compétences d'exécution aux services et aux personnes qui le composent. Dans le cadre de sa mission d'évaluation du système de contrôle interne, le service d'audit interne pourra évaluer le degré d'implication du personnel et des responsables dans ce système, ainsi que les barrières éventuelles à une telle implication.

Ensuite est confié au Directeur du service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service public fédéral la responsabilité des processus de contrôle interne en matière de gestion budgétaire, comptable et pour les aspects y afférent du contrôle de gestion.

Il reste que le ministre fonctionnel, qui assume la responsabilité politique du bon fonctionnement du service public fédéral, a intérêt à un bon fonctionnement du système intégré de contrôle interne.

Article 5 Tout comme les dispositions précédentes, cet article traduit un des objectifs principaux de la réforme Copernic, à savoir une plus grande autonomie de gestion des services publics fédéraux couplée avec une plus grande responsabilisation du personnel. Un des moyens pour accroître cette responsabilisation est de favoriser les délégations au sein du service public car, en effet, délégation signifie responsabilisation.

Cette disposition vise les délégations opérationnelles, organisationnelles et financières.

L'évaluation du niveau de qualité du système de contrôle interne appartiendra au service d'audit interne du même service public fédéral (ou de programmation), comme il sera détaillé dans l'arrêté royal à venir sur l'audit interne.

Article 6 Le paragraphe 1er vise la mise à disposition, par le Service public fédéral Budget et Contrôle de la Gestion, de spécialistes en contrôle interne pour chacun des trois domaines mentionnés (opérationnel, systèmes d'information, juridique et conformité), qui offriront un support méthodologique au développement du système de contrôle interne dans tous les services publics fédéraux et services publics fédéraux de programmation.

Le paragraphe 2 prévoit que ce groupe de support assure le secrétariat et le support technique d'un réseau, dont le but sera d'échanger et de communiquer des normes et standards uniformes, des « best practices », des méthodes et des outils à l'ensemble des personnes impliquées dans le système de contrôle interne. Toutefois, s'il existe un tronc commun de normes, standards ou méthodes applicables à l'ensemble des services publics fédéraux, cette fonction du réseau ne pourra pas avoir pour conséquence d'empêcher l'adaptation de chaque système de contrôle interne aux spécificités du service public où il s'intègre.

Ce réseau sera en outre composé des Directeurs des services d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service public fédéral, tels que visés dans l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, ou de leurs représentants.

Le paragraphe 3 crée, au sein du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion de chaque service public fédéral, un secrétariat central de documentation et de mise à jour des normes internes et externes qui concernent le système de contrôle interne, ce qui inclut bien entendu la documentation relative à la gestion des risques.

De la sorte, un point central au sein de chaque service public fédéral est créé afin de récolter et conserver l'ensemble de la documentation utile.

Article 7 Si un système de contrôle interne répondant au référentiel COSO ne pourra pas être mis en place du jour au lendemain, il a été considéré qu'une période de deux ans à partir de l'entrée en fonction des futurs managers devrait suffire. Toutefois, dans l'attente de ces désignations et afin de ne pas retarder cette mise en place, les fonctionnaires dirigeants actuels sont invités à déjà veiller à ce développement.

L'objectif de deux ans se concrétisera par le passage au contrôle a posteriori pour une majorité des dossiers, sur la base du futur arrêté royal relatif au contrôle budgétaire, administratif et de gestion.

Comme déjà mentionné, l'inspection des finances aura un rôle clé dans cette concrétisation du passage des contrôles ex ante vers les contrôles ex post.

Article 8 Cette disposition ne nécessite pas de commentaire.

Article 9 Cette disposition ne nécessite pas de commentaire.

J'ai l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, le très respectueux et le très fidèle serviteur, Le Ministre du Budget, J. VANDE LANOTTE Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration, L. VAN DEN BOSSCHE _______ Note (1) Treadway Commission or National Commission on Fraudulent Financial Reporting - United States. AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration, le 13 mars 2002, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "relatif au système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux", a donné le 4 avril 2002 l'avis suivant : Observation générale Lors de la rédaction de textes normatifs, il y a lieu de se soucier de leur clarté et de leur lisibilité, celles-ci constituant des conditions indispensables à la sécurité juridique. En outre, une réglementation ne peut comporter que des dispositions normatives, si bien que les dispositions comportant uniquement des recommandations ou objectifs n'y ont pas leur place.

Le projet sera remanié en tenant compte des principes qui viennent d'être rappelés.

Ainsi, il y a lieu de préciser un certain nombre de notions utilisées dans le projet (par exemple, "niveaux de risque", "niveau de qualité", "régime de responsabilisation") et de mieux circonscrire les diverses compétences des organes ou personnes qu'il mentionne en matière de contrôle interne. Enfin, le projet, dans son entier, doit être formulé de manière plus normative.

Examen du texte Préambule 1. Les arrêtés royaux mentionnés aux deuxième et troisième alinéas du préambule ne procurent pas de fondement légal à l'arrêté en projet, pas plus que celui-ci ne les modifie.Leur mention n'est pas davantage utile à la compréhension du régime en projet.

Il s'impose dès lors d'omettre les alinéas précités. 2. On rédigera l'actuel cinquième alinéa du préambule (qui devient le troisième alinéa) comme suit : « Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 6 février 2002;".

Article 1er L'article 1er ne contenant que des évidences, il serait préférable de le supprimer.

Article 2 A l'article 2, il s'impose de mentionner également les services publics fédéraux de programmation.

Cette disposition gagnerait en outre à être reformulée plus simplement de manière à la rendre intelligible.

Article 3 Il est évident que le conseil stratégique est tenu de respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Dès lors, on omettra la référence à ces dispositions faite à l'article 3.

Article 4 1. On rédigera la seconde phrase du texte français de l'article 4, alinéa 1er, comme suit : « La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement du système de contrôle interne incombe à chaque responsable, à chaque titulaire d'une fonction de management et, en définitive, au président du comité de direction ou, le cas échéant, au président du service public fédéral de programmation".2. A l'article 7, on écrira également "président" au lieu de "Président".3. Conformément à la terminologie utilisée dans l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, on écrira à l'article 4, alinéa 2, « directeur du service d'encadrement "Budget et Contrôle de la Gestion" » au lieu de « dirigeant du service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion ». Article 5 On n'aperçoit pas pourquoi un régime de délégation ou de responsabilisation ne pourrait être mis en oeuvre ou "renforcé" qu'à partir du moment où le niveau de qualité atteint par le système de contrôle interne au sein d'un service public fédéral (de programmation) le permet.

L'article 5 semble dès lors devoir être omis.

Article 6 A l'article 6, § 2, on écrira, conformément à la terminologie utilisée dans l' arrêté royal du 7 novembre 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 source ministere de la fonction publique Arrêté royal portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral fermer, « directeurs du service d'encadrement "Budget et Contrôle de la Gestion" » au lieu de « responsables des services d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion ».

Article 7 A l'article 7, alinéa 2, on écrira "du président" au lieu de "de ces Présidents".

Article 8 Le Conseil d'Etat, section de législation, n'aperçoit pas la raison pour laquelle il y aurait lieu de s'écarter du délai normal d'entrée en vigueur des arrêtés.

Il s'impose dès lors d'omettre l'article 8.

La chambre était composée de : MM. : M. Van Damme, Président de chambre;

J. Baert en J. Smets, Conseillers d'Etat;

G. Schrans et A. Spruyt, Assesseurs de la section de législation;

Mme A.-M. Goosens, Greffier assumé.

La concordance entre la version néerlandaise et la version française a été vérifiée sous le contrôle de M. J. Smets.

Le rapport a été présenté par M. B. Weekers, auditeur adjoint. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. J. Drijkoningen, premier référendaire.

Le Greffier, Le Président, A.-M. Goosens. M. Van Damme. 26 MAI 2002. - Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne au sein des Services publics fédéraux ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 5 février 2002;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 6 février 2002;

Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis n° 33.153/1 du Conseil d'Etat, donné le 4 avril 2002 en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre du Budget et de Notre Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Définition et organisation

Article 1er.Chaque service public fédéral et service public fédéral de programmation assure le bon fonctionnement de son système de contrôle interne.

Art. 2.Le contrôle interne est un ensemble de mesures et d'actions mises en oeuvre, exécutées et suivies par le comité de direction, par les titulaires des fonctions de management, par les responsables et par le personnel de tout service public fédéral (de programmation), destiné à fournir une garantie raisonnable quant à la maîtrise des risques portant atteinte à la réalisation de ses objectifs entrant dans les domaines suivants : la réalisation efficace et efficiente des opérations, la fiabilité des informations financières et de gestion et la conformité aux législation et réglementation en vigueur.

Art. 3.Le conseil stratégique fixe les niveaux de risque acceptables et veille à l'adéquation du système de contrôle interne.

Art. 4.Chaque membre du personnel participe à son niveau au bon fonctionnement du système de contrôle interne. La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement du système de contrôle interne incombe à chaque responsable, à chaque titulaire d'une fonction de management et, en définitive, au président du comité de direction ou, le cas échéant, le président du service public fédéral de programmation.

Dans le cadre de sa fonction, le directeur du service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service public fédéral est responsable du système de contrôle interne relatif à la gestion budgétaire, comptable et des aspects y afférent du contrôle de gestion.

Art. 5.Dès que le niveau de qualité atteint par le système de contrôle interne au sein de son service public fédéral ou de son service public fédéral de programmation le permet, le président met en oeuvre ou renforce le régime de délégation et de responsabilisation au sein de ses services.

Art. 6.§ 1er. Le service public fédéral Budget et Contrôle de la Gestion assure un support méthodologique au système de contrôle interne des différents services publics fédéraux et services publics fédéraux de programmation dans les domaines suivants : opérationnel, systèmes d'information, juridique et concordance avec la legislation et la réglementation en vigueur. § 2. Dans le cadre du système de contrôle interne, le service support visé au paragraphe 1er, assure le secrétariat et le support technique d'un réseau de contact composé des directeurs des services d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service public fédéral ou de leurs représentants. § 3. Dans chaque service public fédéral, le service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion organise un secrétariat central de documentation et de mise à jour des normes internes et externes qui concernent les domaines suivants du système de contrôle interne, tant pour son service public fédéral que pour les services publics de programmation qui proviennent de lui : a. législation et réglementation en vigueur, b.contrôle budgétaire, c . contrôle de gestion. CHAPITRE II. - Mesures transitoires et entrée en vigueur

Art. 7.Le président du comité de direction du service public fédéral ou le président du service public fédéral de programmation veillent au développement du système de contrôle interne dans un délai de deux ans prenant cours à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté ou, dans le cas où il n'est pas encore entré en fonction, dans un délai de deux ans prenant cours à partir de son entrée en fonction.

En attendant la nomination du président, les fonctionnaires dirigeants en place veillent à ce développement.

Art. 8.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge .

Art. 9.Nos Ministres et Secrétaires d'Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 26 mai 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre du Budget, J. VANDE LANOTTE Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration, L. VAN DEN BOSSCHE

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