Circulaire du 11 juillet 2018
publié le 18 juillet 2018
Informatiser la Justice. Oui, mais comment ?

Circulaire relative à la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, en ce qu'elle transfère la compétence en matière de chan

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service public federal justice
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2018031475
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Numac : 2018031475

SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE


11 JUILLET 2018. - Circulaire relative à la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, en ce qu'elle transfère la compétence en matière de changement de prénoms aux officiers de l'état civil et en règle les conditions et la procédure


A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel;

A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume;

Introduction J'attire votre attention sur la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges dont certaines dispositions, entrées en vigueur le 1er août 2018, modifient la compétence et la procédure en matière de changement de prénoms.

La présente circulaire a une portée explicative des dispositions du Chapitre 1er du Titre 3, de la loi précitée que les officiers de l'état civil doivent appliquer dans l'exercice de leur fonction.

Ce chapitre intitulé « Modifications de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer relative aux noms et prénoms » (ci-après « la loi ») opère un transfert de la compétence en matière de changement de prénoms du ministre de la Justice vers les officiers de l'état civil, fixe les conditions du changement de prénoms et organise le déroulement de la procédure.

Le nombre de demandes de changement de prénoms adressées aux ministres de la Justice successifs est en augmentation constante (505 demandes en 1997 et 1481 demandes en 2017). Parallèlement, il a été constaté que près de 99 % des demandes font l'objet d'une acceptation. Les refus de changement de prénoms correspondent à des situations d'irrecevabilité de la demande (nationalité étrangère, désaccord entre parents lorsque l'autorité parentale est conjointe, demandes formulées par un mineur...) ou d'abus de procédure flagrants (prénoms de substitution fantasques, ridicules, odieux, lourd passé judiciaire du requérant dont l'occultation est suspectée...).

Par ailleurs, les officiers de l'état civil sont déjà compétents pour recevoir dans l'acte de naissance d'un enfant les prénoms choisis par ses parents sur la base de conditions légales parfaitement identiques à celles auxquelles le changement de prénoms est soumis (cf. art. 55 et suiv. du Code civil ; art. 1er et 3, § 2, de la loi).

Dans ce contexte, le transfert de compétence vers l'autorité communale est parfaitement cohérent. Il présente l'avantage de la proximité pour le citoyen. La charge administrative est répartie entre les 589 communes qui couvrent le territoire belge. Elles disposeront le plus souvent des actes et informations utiles au traitement de la demande dont la durée devrait être plus courte. Le déroulement de la procédure a été simplifié tout en veillant à ce que la sécurité juridique soit garantie.

I. Compétence matérielle, internationale et personnelle de l'officier de l'état civil 1. Compétence matérielle Il convient de distinguer le changement de prénoms stricto sensu de la rectification de prénoms.Lors de l'élaboration de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer, le législateur a rappelé que « rectifier, c'est dire le droit » (Exposé des motifs, Ch. repr., 1983-1984, 966, p.3), c'est-à-dire remédier à une erreur affectant les prénoms. En revanche, le changement de prénoms suppose que les prénoms soient correctement déterminés mais doivent être modifiés pour une raison quelconque. Le changement de prénoms par cette voie implique l'exercice d'un pouvoir d'appréciation de la demande. De la même manière, en matière de nom, la jurisprudence a pu préciser que « Les tribunaux sont seuls compétents pour ordonner toutes les rectifications qui n'ont pour objet que d'établir ou de rétablir le nom véritable, tandis que l'autorité administrative est compétente pour autoriser tous changements de ce nom. » (Liège (1er ch.), 21 mai 2012, J.T., 2013, p. 63, note J.-P. Masson).

Mon administration a pu constater qu'en pratique, les demandeurs évoquent indistinctement le « changement » ou « la rectification » de leurs prénoms.

Saisi d'une demande, l'officier de l'état civil peut être amené à faire la distinction entre les procédures de changement et de rectification des prénoms. S'il constate, sur la base d'actes authentiques ou d'attestations officielles dont il dispose ou qui sont produits par le demandeur, que l'objet exact de la demande consiste en réalité en la rectification d'une erreur matérielle dans un acte de l'état civil qu'il détient, il peut, sur avis favorable du procureur du Roi, rectifier cet acte si l'erreur se limite à « une faute de frappe » (articles 99 et 100 du Code civil).

La compétence de l'officier de l'état civil étant limitée aux fautes de frappes, il ne devrait être amené à rectifier que des discordances de la graphie de prénoms entre différents actes ou des fautes manifestes, grossières ou aberrantes formellement limitées. En tout état de cause, l'avis du procureur du Roi est requis et doit être favorable.

Si l'erreur alléguée ou constatée est plus importante qu'une « faute de frappe » ou si le procureur du Roi estime que la rectification n'est pas possible sur la base des articles 99 et 100 du Code civil, seule demeure la procédure de changement de prénoms ou, le cas échéant, la possibilité de saisir le tribunal de la famille d'une action en rectification des actes de l'état civil (art. 572bis et 1383 et suiv. du Code judiciaire).

Lorsque l'erreur alléguée ne résulte pas d'un acte de l'état civil ou de l'acte officiel qui détermine les prénoms de la personne concernée mais de l'inscription de celle-ci dans les registres de la population, des étrangers ou d'attente, la rectification de cette erreur peut être effectuée par l'officier de l'état civil sur la base de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif au droit d'accès aux registres de la population et au registre des étrangers ainsi qu'au droit de rectification desdits registres (art. 8). Il en ira ainsi lorsqu'il n'existe pas de correspondance entre les prénoms mentionnés dans les registres de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente, et les actes de l'état civil concernant l'intéressé. Les registres devront alors être rectifiés conformément aux actes de l'état civil.

Par ailleurs, la reconnaissance des actes et décisions étrangers qui déterminent des prénoms (par exemple, l'acte de naissance) et la reconnaissance des actes et décisions qui les modifient (par exemple, une décision administrative ou judiciaire étrangère accordant un changement de prénoms), relèvent également de l'officier de l'état civil selon les modalités fixées par l'article 39 du Code de droit international privé (cf. circulaire du 7 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 07/12/2017 pub. 28/03/2018 numac 2018011325 source service public federal interieur Circulaire ministérielle règlant l'usage de drones par les services de police et de secours fermer relative au droit applicable au nom et aux prénoms et à la reconnaissance des décisions et actes étrangers qui concernent ces matières, modifiant la circulaire du 23 septembre 2004 relative aux aspects de la loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé concernant le statut personnel, et relative à l'article 335quater du Code civil qui autorise un éventuel changement de prénoms en cas de reconnaissance de ces actes et décisions étrangers relatifs au nom).

Ces procédures sont à distinguer de la procédure de changement de prénoms dont il est question ci-après. 2. Compétence internationale L'officier de l'état civil est compétent en matière de changement de prénoms si la personne concernée par le changement de prénoms - et non ses représentants légaux - a la nationalité belge (art.36, alinéa 2, du Code de droit international privé - « Codip »).

En vertu des principes applicables en droit international privé, la compétence de l'officier de l'état civil en matière de changement de prénoms se trouve étendue à l'égard des personnes reconnues comme réfugiées ou apatrides qui résident habituellement sur le territoire belge (art. 3, § 3, Codip).

Il revient à l'officier de l'état civil d'apprécier, sur la base de documents qui sont produits devant lui ou de recherches qu'il peut mener, si le requérant dispose effectivement de la nationalité belge ou de la qualité de réfugié ou d'apatride (consultation du registre national des personnes physiques, attestation de reconnaissance de la qualité de réfugié ou d'apatride délivrée par le Commissariat aux réfugiés et aux apatrides, par exemple) qui fonde sa compétence en matière de changement de prénoms.

Les personnes qui disposent de plusieurs nationalités ne sont pas exclues du changement de prénoms si elles disposent de la nationalité belge parmi celles-ci (art. 3, § 2, 1° Codip). Le choix éventuel d'un droit étranger effectué sur la base de l'article 37, § 2, du Code de droit international privé en ce qui concerne la détermination du nom ou des prénoms, ne prive pas la personne qui dispose de la nationalité belge de la possibilité d'introduire une demande de changement de prénoms sur la base de la loi belge (art. 3 et 38 du Code précité).

Toute demande formulée par une personne qui a une ou plusieurs nationalités étrangères et ne dispose pas de la nationalité belge parmi celles-ci devra donc être déclarée irrecevable, à l'exception du cas des personnes qui sont dépourvues de prénom(s) et ont formulé une demande d'acquisition de la nationalité belge (cf. ci-dessous).

S'il existe une compétence internationale de l'officier de l'état civil en matière de réassignation sexuelle des personnes transgenres de nationalité étrangère (art. 35bis Codip ; art. 62bis du Code civil), celle-ci ne s'étend pas à la modification de leurs prénoms.

Aux termes de l'article 36, alinéa 2, du Code de droit international privé, les demandes de changement de prénoms formulées par des personnes transgenres de nationalité étrangère doivent donc être déclarée irrecevables.

La seule hypothèse dans laquelle l'officier de l'état civil dispose d'une compétence internationale en matière de changement de prénoms à l'égard des personnes qui ont uniquement une ou plusieurs nationalités étrangères concerne les personnes qui ont formulé une demande d'acquisition de la nationalité belge sur la base des articles 15 et 21 du Code de la nationalité belge et qui sont dépourvues de prénom(s) (art. 36, alinéa 2, in fine Codip). Dans cette hypothèse, l'officier de l'état civil qui constate l'absence de prénom(s) peut suggérer mais pas imposer à l'intéressé de formuler une demande d'adjonction de prénom(s) sur la base de l'article 2, § 3, de la loi, laquelle suspend la procédure d'acquisition de la nationalité belge jusqu'au moment où l'intéressé est pourvu d'un prénom (cf. circulaire du 8 mars 2013Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 08/03/2013 pub. 14/03/2013 numac 2013009118 source service public federal justice Circulaire relative à certains aspects de la loi du 4 décembre 2012 modifiant le Code de la nationalité belge afin de rendre l'acquisition de la nationalité belge neutre du point de vue de l'immigration fermer relative à certains aspects de la loi du 4 décembre 2012 modifiant le Code de la nationalité belge afin de rendre l'acquisition de la nationalité belge neutre du point de vue de l'immigration). 3. Compétence territoriale L'article 2, § 3, de la loi détermine la compétence territoriale de l'officier de l'état civil en matière de changement de prénoms.Cette disposition fixe une règle d'attribution de la compétence territoriale en cascade.

L'officier de l'état civil compétent est, par principe, celui de la commune où la personne concernée par le changement de prénoms - et non ses représentants légaux - est inscrite dans les registres de la population. Dans les cas exceptionnels dans lesquels une demande de changement de prénoms peut valablement être formulée par une personne reconnue comme réfugiée ou apatride, ou par une personne de nationalité étrangère qui est dépourvue de prénoms et a introduit une procédure d'acquisition de la nationalité belge (cf. supra), l'officier de l'état civil compétent sera celui de la commune dans laquelle la personne concernée est inscrite dans le registre des étrangers ou le registre d'attente.

Les personnes qui résident à l'étranger et ne sont plus inscrites dans les registres d'une commune belge doivent s'adresser à l'officier de l'état civil de la commune de la dernière inscription dans ces registres.

A défaut de toute inscription actuelle ou passée dans les registres de la population, des étrangers ou d'attente, l'officier de l'état civil compétent est celui de Bruxelles.

En cas de doute quant aux inscriptions actuelles ou passées d'un requérant, il pourra être recouru à la consultation du registre national des personnes physiques ou à des attestations d'inscription consulaires en cas de résidence effective à l'étranger.

II. Capacité juridique du requérant La loi n'a pas été modifiée en ce qui concerne la capacité juridique requise pour l'introduction d'une demande de changement de prénoms.

Elle dispose que : « Toute demande de changement de nom ou de prénoms est formulée par l'intéressé lui-même ou son représentant légal. » (art. 2, § 1er). 1. Personnes majeures ou mineures émancipées La personne majeure ou mineure émancipée doit introduire elle-même la demande de changement de prénoms qui la concerne.Ceci n'exclut néanmoins pas le recours à un avocat ni qu'une procuration soit donnée à un tiers, qu'il s'agisse d'une personne de confiance, apparentée ou non (s'il réside à l'étranger, par exemple).

S'il est fait appel à un avocat et s'il est fait élection de domicile chez celui-ci, la compétence territoriale de l'officier de l'état civil demeure toujours déterminée par la situation du requérant au regard de l'article 2, § 3, de la loi.

Si le requérant a donné procuration à un tiers, notamment dans le cas où il réside à l'étranger et ne peut s'adresser personnellement à l'officier de l'état civil compétent, la règle de compétence territoriale rappelée ci-avant demeure d'application.

En ce qui concerne la validité du mandat donné à un tiers, dès lors que le changement de prénoms vise la modification d'un élément de l'état civil, il convient d'avoir égard à l'article 36 du Code civil.

Selon cette disposition, dans les cas où la comparution personnelle n'est pas obligatoire, la représentation ne peut se faire que par un fondé de procuration spéciale et authentique. Dès lors que l'article 2, §§ 2 et 3 de la loi n'exige pas formellement la comparution personnelle du demandeur devant l'officier de l'état civil, il s'en déduit qu'une procuration peut être donnée à un tiers et qu'elle doit répondre aux exigences de l'article 36 du Code civil.

Les personnes majeures qui font l'objet d'une mesure de protection demeurent en principe capables et donc habilitées à introduire elles-mêmes une demande de changement de prénoms sur la base de l'article 2 de la loi.

Toutefois, la personne placée sous protection judiciaire ne peut introduire elle-même une telle demande que si le juge de paix ne l'a pas expressément exclu dans l'ordonnance de mise sous protection (art. 492/1, 14° C.civ.). Il convient donc de vérifier au registre national s'il existe une mesure de protection prise par le juge (art. 3, alinéa 1er, 9° /1 de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques) et le cas échéant, de vérifier auprès du greffe du juge de paix qui s'est prononcé, l'étendue de l'incapacité. 2. Personnes mineures 2.1. Principes légaux En ce qui concerne le changement de prénoms d'un mineur non émancipé, la loi prévoit l'introduction de la demande par « son représentant légal » (art. 2, § 1er).

Cette formulation particulière a été sciemment reprise de l'article 2, alinéa 2 ancien de la loi. La formulation d'une demande conjointe par les parents (ou coparents) n'est donc pas exigée par la loi comme c'est le cas en matière d'attribution du nom à l'enfant lors de la déclaration de naissance (art. 335, § 1er, C.civ.).

Les travaux préparatoires de la loi (Doc. parl, 2919/001, p. 169) renvoient expressément aux règles générales du Code civil en matière d'autorité parentale. Selon ces règles, l'autorité parentale est présumée conjointe, même si les parents (ou coparents) ne résident pas ensemble et, à l'égard des tiers de bonne foi, chacun des père et mère (ou coparents) est réputé agir avec l'accord de l'autre quand il accomplit seul un acte de cette autorité sous réserve des exceptions prévues par la loi (art. 373, alinéa 1er et art. 374, § 1er alinéa 1er).

La demande formulée par un seul parent (ou coparent) doit être considérée comme couverte par cette présomption et donc recevable si l'officier de l'état civil qui la reçoit est de bonne foi, c'est-à-dire s'il n'a aucune moyen de suspecter le désaccord de l'autre parent.

La pratique de mon administration (Service des changements de nom ) en la matière, spécialement s'agissant d'enfants en bas âge, invite à la plus grande prudence (exemple : déclaration de naissance effectuée par le père seul, suite à laquelle la mère entendrait reconsidérer le choix des prénoms par une demande unilatérale).

Il paraît donc sage, afin d'éviter d'attiser des conflits et de susciter des procédures judiciaires, d'interroger le demandeur sur l'assentiment de l'autre parent (ou coparent) et, si le moindre doute survient, de le prier de recueillir ce consentement. Il convient toutefois de ne pas faire preuve d'un formalisme exagéré mais de souplesse dans l'expression de ce consentement (un écrit de toute nature non suspect, y compris un courrier électronique, pouvant généralement suffire...).

A titre informatif, sur la base du même article 2, § 1er de la loi, le Conseil d'Etat a jugé dans une espèce en matière de changement de nom que dès lors qu'il s'agit de modifier un élément de l'état de la personne, ce qui ressortit à l'ordre public, un parent ne peut agir seul si l'autorité parentale est conjointe. En ce qui concerne l'état des personnes, le mineur est représenté par les personnes qui exercent l'autorité parentale. Ce sont donc, en principe, ses parents agissant ensemble (C.E., 19 novembre 2012, n° 221.403, Michetti, points 8 et 9).

Cet arrêt du Conseil d'Etat ne lie pas l'officier de l'état civil en matière de changement de prénoms mais il appelle encore à la prudence en cette matière qui touche à l'état des personnes afin d'éviter, autant que possible, les recours qui relèvent désormais des Cours et tribunaux (cf. art. 10/1 de la loi). 2.2. En pratique Soucieux d'une correcte application des principes légaux mais également d'éviter une trop grande rigidité procédurale qui nuise aux parties et puisse susciter des conflits, je préconise en pratique et sans préjudice de l'intervention des cours et tribunaux de considérer que : - Toute demande formulée par les deux parents (ou coparents) qui partagent l'autorité doit naturellement être considérée comme recevable et peut faire l'objet d'un examen. - Lorsque rien ne remet en cause le caractère conjoint de l'autorité parentale, en présence d'une demande formulée par un seul parent (ou coparent), il y a lieu de le prier de faire connaître la volonté de l'autre parent (ou coparent). Comme cela a été indiqué ci-dessus, s'il n'y a pas lieu de suspecter des manoeuvres ou des falsifications, un écrit de toute nature peut suffire. - En cas d'absence d'accord malgré une demande en ce sens ou en cas de désaccord exprimé par l'autre parent (ou coparent), il s'impose de déclarer la demande irrecevable, ce qui équivaut formellement à un refus pour défaut de pouvoir de représentation au regard des règles applicables en matière d'autorité parentale. - Une demande formulée par un seul parent (ou coparent) qui dispose de l'autorité parentale exclusive en vertu d'une décision judiciaire coulée en force de chose jugée (c'est-à-dire qui n'est plus susceptible d'appel ou d'opposition) et qu'il est en mesure de produire peut être considérée comme recevable. Il en va de même si l'autre parent a été déchu totalement de l'autorité parentale par une décision judiciaire coulée en force de chose jugée, qu'il convient également de produire en copie. - Lorsqu'un des parents est décédé ou que l'autre parent est présumé absent ou dans l'impossibilité ou incapable de s'exprimer au sens de l'article 375 du Code civil, une demande de changement de prénoms formulée par un seul parent doit être considérée comme recevable. 2.3. Application exceptionnelle d'un droit étranger de l'autorité parentale En vertu de l'article 35, § 1er, alinéa 1er, du Code de droit international privé, l'autorité parentale est régie par le droit de l'Etat dans lequel la personne a sa résidence habituelle au moment des faits qui donnent lieu à la détermination de l'autorité parentale. Les principes relatifs au droit de l'autorité parentale belge ont été exposés ci-avant.

Il pourrait arriver, de manière très exceptionnelle, qu'un droit étranger trouve à s'appliquer à l'exercice de l'autorité parentale en ce qui concerne l'introduction d'une demande de changement de prénoms pour un mineur non émancipé. Il en ira ainsi notamment si l'intéressé a sa résidence habituelle à l'étranger, au sens de l'article 4, § 2 du même Code.

Il conviendra dans ce cas d'examiner la recevabilité d'une demande de changement de prénoms au regard des dispositions du droit étranger en matière d'autorité parentale. L'officier de l'état civil peut exiger la production d'un certificat de coutume de l'Etat où l'enfant réside afin de connaître les règles qui régissent l'autorité parentale dans celui-ci.

III. Réception de la demande La loi n'apporte pas de précision quant à la forme sous laquelle la demande doit être émise. Il pourrait s'en déduire qu'elle puisse consister en une simple déclaration verbale.

La sécurité juridique, l'intérêt de parer l'inconstance des requérants et d'éviter toute contestation, notamment sur les prénoms sollicités, invitent à faire preuve de prudence et à recourir à une déclaration écrite, datée et signée, qui indique précisément le(s) prénom(s) de substitution sollicité(s). A cet égard, il convient d'être prudent quant à la détermination exacte des prénoms sollicités, notamment en ce qui concerne les signes diacritiques, de ponctuation et, de manière générale, la graphie de prénoms qui s'écarterait de l'usage.

Un modèle général de déclaration de changement de prénoms figure en annexe de la présente circulaire ainsi qu'un modèle adapté aux personnes transgenres (annexes I et II).

Les prénoms sont en principe déterminés par l'acte de naissance. Il s'agit d'un principe induit par le décret du 6 fructidor an II - 23 août 1794 - toujours en vigueur qui est une loi de police. Il sera abrogé au 1er janvier 2019 par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer précitée (art. 117, 1° ) qui transpose sa teneur dans l'article 370/1 du Code civil qui entrera en vigueur à la même date et selon lequel « Nul ne peut porter de nom ou de prénoms autres que ceux mentionnés dans son acte de naissance. ».

Les prénoms doivent être légalement déterminés avant que leur modification puisse être envisagée. Par conséquent, si l'officier de l'état civil devant lequel la demande est formulée ne détient pas l'acte de naissance de l'intéressé ou ne peut l'obtenir en s'adressant à un autre officier de l'état civil belge, il convient de prier le demandeur de produire une copie de son acte de naissance. Si aucun acte de naissance ne peut être produit en raison de circonstances matérielles ou personnelles (destruction ou perte des registres, impossibilité de s'adresser à l'autorité étrangère...), un document qui le remplace adéquatement (acte de l'état civil belge mentionnant l'intéressé, attestation délivrée par le CGRA, documents authentiques ou officiels étrangers...) peut être demandé.

A cet égard, il convient de rappeler que les actes de l'état civil étrangers ou décisions étrangères qui s'y substituent peuvent être soumis à l'exigence de légalisation prévue par l'article 30 du Code de droit international privé selon leur provenance (cf. https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents).

Il appartient aux personnes qui produisent de tels documents de mener à bien elles-mêmes ces formalités.

Tenant compte de l'expérience de mon administration en la matière (Services des Changements de nom), il me paraît raisonnable de faire preuve de prudence face à certaines attestations délivrées par des postes diplomatiques ou consulaires étrangers en Belgique qui, même légalisées, ne présentent pas de garanties suffisantes d'authenticité et peuvent avoir été délivrées complaisamment, pour les besoins de la cause, sur la base de simple déclarations du demandeur, sans aucune vérification utile. Ainsi, mon administration a pu avoir égard aux réserves formulées par la Commission permanente de l'état civil (CPEC) selon laquelle, dans certains cas (par exemple : attestations de naissance et d'impossibilité de produire un acte de naissance délivrées par l'Ambassade de République démocratique du Congo, d'Iran, d'Afghanistan, du Pakistan...), les documents étrangers ne constituent pas des extraits ou des copies des actes de l'état civil et ne peuvent valablement les remplacer.

En l'absence de tout acte de l'état civil ou tout document authentique ou officiel déterminant ses prénoms, la personne concernée pourrait solliciter du tribunal de la famille un jugement constitutif d'acte de naissance sur la base de l'article 46 du Code civil qui pourrait ensuite être transcrit dans les registres de l'état civil.

S'il apparaît que les prénoms sous lesquels la personne concernée est enregistrée ne sont pas conformes à son acte de naissance et que l'objet de la demande est leur restitution, une procédure de rectification pourrait être envisagée en lieu et place d'un changement de prénoms par l'officier de l'état civil (cf. I. 1.1.).

La production d'un acte de naissance étranger ou de documents qui s'y substituent peut révéler l'absence de tout prénom. Certains Etats ne connaissent effectivement pas les concepts différenciés de nom et de prénoms et enregistrent leurs citoyens sous une seule appellation généralement assimilée à un nom au regard des catégories juridiques belges. Les demandes d'ajout de prénom(s) sont alors à traiter de la même manière que les demandes de changement de prénoms, sauf s'il y a matière à rectification d'un acte de l'état civil belge erroné (cf. supra).

IV. Exercice de la compétence par l'officier de l'état civil 1. Régime général Dès lors que la compétence pour recevoir les demandes de changement de prénoms est transférée aux officiers de l'état civil par le mécanisme de la décentralisation vers les collectivités locales (article 162, alinéa 2, 3° de la Constitution) et que l'octroi du changement de prénoms suppose la rédaction d'un acte de l'état civil qui est une compétence exclusive de l'autorité communale (article 164 de la Constitution), le fondement d'une demande de changement de prénoms doit être apprécié de manière discrétionnaire par l'autorité communale. La présente circulaire ne peut donc avoir pour objet de donner des instructions ou directives relatives à l'appréciation des conditions posées au changement de prénoms qui repose entièrement sur les officiers de l'état civil, comme c'est le cas lors de la déclaration de naissance.

Tout comme lors de la réception des prénoms dans l'acte de naissance (art. 1er), l'officier de l'état civil doit veiller à ce que les prénoms demandés ne prêtent pas à confusion et ne puissent nuire au requérant ou à des tiers (art. 3, § 2, alinéa 1er). Les termes des conditions sont rigoureusement identiques dans les deux cas.

La circulaire du 24 mars 1988 et celle du 7 avril 1989 qui la précise, concernent toutes deux l'article 1er de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer relative aux noms et prénoms, et ne sont pas abrogées, ni modifiées. Ces circulaires avaient été diffusées à l'époque via les parquets généraux et sont maintenant accessibles, moyennant inscription, via la plateforme « JustFamNat » à l'adresse http://www.justfamnat.be/bel/fra/ category/archives. Les officiers de l'état civil peuvent s'y référer utilement afin d'exercer leur pouvoir d'appréciation discrétionnaire de l'innocuité des prénoms demandés, comme ils le font déjà lors de la réception des prénoms dans l'acte de naissance.

Pour mémoire, devraient en principe être refusés sous couvert de l'appréciation discrétionnaire de l'officier de l'état civil, les prénoms qu'il considère, par eux-mêmes ou en association avec le nom, comme ridicules, odieux, absurdes, ou choquants, les prénoms trop nombreux, qui ne sont formés que d'une seule lettre ou d'une succession de consonnes et sont donc imprononçables.

Il doit néanmoins être tenu compte des prénoms existants et déterminés selon une loi étrangère plus permissive. Il ne s'agit pas de remettre en cause les situations acquises sous une loi étrangère, mais la loi belge demeure seule applicable à la modification qu'il est demandé d'apporter aux prénoms existants. En tout état de cause, le pouvoir d'appréciation appartient en propre à l'officier de l'état civil (cf. ci-dessus).

Lorsque la personne concernée par le changement de prénoms est un enfant, la considération principale doit demeurer son intérêt et non celui de ses représentants légaux qui formulent la demande (art. 22bis, alinéa 4, de la Constitution, art. 3.1. CIDE).

De manière générale, il importe d'éviter l'arbitraire et de tenir compte de l'évolution sociale en matière de prénoms qui a amené l'autorité fédérale antérieurement en charge de la matière à la plus grande tolérance dans le respect des conditions minimales posées par la loi. Le recours aux données publiées par la Direction générale Statistique du SPF Economie, relatives à la dispersion des prénoms dans la population totale, également ventilées par régions et classes d'âge, peut s'avérer utile (cf. www.statbel.fgov.be).

La loi exige également que l'officier de l'état civil en charge de la demande vérifie les antécédents judiciaires de la personne concernée par la demande (et non ceux des représentants légaux, le cas échéant).

Comme antérieurement, le législateur a souhaité que des personnes ayant encouru des condamnations ne puissent rendre leur identification plus malaisée, organisent leur fuite, et que les tiers, comme les autorités publiques chargées de la poursuite et de la répression des infractions, s'en trouvent préjudiciées.

Il s'agit d'avoir égard aux condamnations éventuelles du requérant par la consultation du casier judiciaire central auquel les communes ont directement accès depuis le 1er janvier 2018 (cf. arrêté royal du 21 novembre 2016Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 21/11/2016 pub. 30/11/2016 numac 2016003421 source service public federal finances Arrêté royal relatif aux obligations d'information aux déposants en matière de garantie des dépôts type arrêté royal prom. 21/11/2016 pub. 02/02/2017 numac 2017030009 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modalités de délivrance des extraits de casier judiciaire aux particuliers type arrêté royal prom. 21/11/2016 pub. 09/12/2016 numac 2016014370 source service public federal mobilite et transports Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 11 mars 2002 établissant des règles et normes de sécurité pour les navires à passagers utilisés pour effectuer des voyages nationaux et modifiant l'arrêté royal du 12 novembre 1981 concernant les règle type arrêté royal prom. 21/11/2016 pub. 10/05/2017 numac 2017011966 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modalités de délivrance des extraits de casier judiciaire aux particuliers. - Avis rectificatif type arrêté royal prom. 21/11/2016 pub. 30/11/2016 numac 2016003420 source service public federal finances Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 mars 2009 relatif à la protection des dépôts et des assurances sur la vie par le Fonds spécial de protection des dépôts et des assurances sur la vie fermer). Les condamnations à prendre en compte sont celles qui peuvent figurer sur le modèle 1 d'extrait de casier judiciaire (art. 595 du Code d'instruction criminelle).

Seules des condamnations définitives pour des infractions graves (crimes, délits contre les personnes), des infractions plus légères mais chroniques ou des infractions spécifiques (usurpation de nom, escroquerie, délits contre la foi publique de manière générale) devraient pouvoir faire obstacle au changement de prénoms.

La loi prévoit que s'il éprouve un doute dans l'appréciation des conditions légales, c'est-à-dire l'innocuité des prénoms demandés, s'il s'interroge sur l'existence d'antécédents ou suspecte des poursuites judiciaires en cours dont la gravité serait de nature à exclure tout changement de prénoms, l'officier de l'état civil peut consulter le procureur du Roi du ressort dans lequel se trouve la commune pour avis (art. 3, § 2, alinéa 2 de la loi).

Il doit être entendu qu'il s'agit d'un avis qui ne lie pas l'officier de l'état civil qui conserve son pouvoir discrétionnaire d'appréciation dans la limite des conditions légales. En l'absence d'avis dans le délai de trois mois dans lequel l'officier de l'état civil doit donner suite à la demande (cf. ci-après point V), le procureur du Roi sera présumé n'avoir pas d'objection à formuler. 2. Personnes transgenres. Les personnes visées à l'article 2, § 4, de la loi, soit les personnes « transgenres » au sens de la loi du 25 juillet 2017 réformant des régimes relatifs aux personnes transgenres en ce qui concerne la mention d'une modification de l'enregistrement du sexe dans les actes de l'état civil et ses effets, sont soumises à des conditions dérogatoires, et bénéficient d'un droit au changement de prénoms.

Selon le régime applicable aux personnes transgenres depuis le 1er janvier 2018, une déclaration selon laquelle la personne concernée a la conviction que le sexe mentionné dans son acte de naissance ne correspond pas à son identité de genre vécue intimement et la proposition de prénoms conformes à cette identité de genre, suffisent pour qu'il soit fait droit à la demande.

Les procédures de changement de prénoms et de modification de l'enregistrement du sexe peuvent parfaitement être formulées simultanément, notamment en raison des avantages pratiques que la coïncidence des adaptations peut présenter (cf. question orale n° 26134 du 15 juin 2018 (Mme Caprasse), Q.R.,Ch. Repr., CRIV 54, p. 12), notamment en ce qui concerne l'adaptation des registres et le renouvellement des documents, mais rien n'oblige légalement une personne transgenre à introduire simultanément ou successivement les deux procédures.

L'officier de l'état civil ne peut effectuer qu'un contrôle formel de la déclaration. La loi prévoit néanmoins que « le prénom choisi doit être conforme à cette conviction que le sexe mentionné sur son acte de naissance ne correspond pas à son identité de genre vécue intimement » (art. 2, alinéa 3, de la loi, tel que remplacé par la loi du 25 juin 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/06/2017 pub. 10/07/2017 numac 2017012964 source service public federal justice Loi réformant des régimes relatifs aux personnes transgenres en ce qui concerne la mention d'une modification de l'enregistrement du sexe dans les actes de l'état civil et ses effets fermer). Ceci constitue une condition suffisante du changement de prénoms. Dans le cadre du changement de prénom, l'officier de l'état civil ne peut pas solliciter l'avis du procureur du Roi ou fonder un refus sur les antécédents judiciaires de l'intéressé(e).

Pour mémoire, le mineur non émancipé peut lui-même demander le changement de prénoms pour ce motif dès l'âge de douze ans, avec l'assistance de ses parents ou de son représentant légal, voire avec celui d'un tuteur ad hoc désigné par le tribunal de la famille si ceux-ci refusent de l'assister (art. 2, § 4, alinéas 2 et 3). Il peut demander à une deuxième reprise un changement de prénoms sur la base du même motif pour autant qu'il ne modifie pas l'enregistrement de son sexe conformément à l'article 62bis du Code civil (art. 2, § 4, alinéa 4).

Il peut être précisé qu'une demande de modification de l'enregistrement du sexe peut être refusée sans que cela ait une conséquence sur le changement de prénoms déjà autorisé.

En ce qui concerne la mention de la modification de l'enregistrement du sexe dans les actes de l'état civil, les officiers de l'état civil se référeront utilement à la circulaire du 15 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 15/12/2017 pub. 29/12/2017 numac 2017031879 source service public federal justice Circulaire relative à la loi du 25 juin 2017 réformant des régimes relatifs aux personnes transgenres en ce qui concerne la mention d'une modification de l'enregistrement du sexe dans les actes de l'état civil et ses effets fermer, M.B., 29 décembre 2017.

V. Décision et recours En application de l'article 4 de la loi, l'officier de l'état civil saisi d'une demande de changement de prénoms doit rendre sa décision dans les trois mois qui suivent l'introduction de la demande. 1. Acceptation S'il autorise le changement de prénoms demandé, l'officier de l'état civil transcrit dans ses registres le changement de prénoms et en fait mention en marge des actes de l'état civil relatifs au bénéficiaire et en marge des actes de naissance de ses enfants s'il en est le dépositaire (article 4, alinéa 1er).Dans le cas contraire, il avise les officiers de l'état civil qui détiennent les actes de l'état civil relatifs au bénéficiaire ou les actes de naissance de ses enfants de la transcription qu'il a réalisée aux fins d'émargement (art. 4, alinéa 3).

L'acte de changement de prénom(s) devrait au moins mentionner la date de la demande, le nom, le(s) prénom(s), la date de naissance et le(s) nouveau(x) prénom(s) de l'intéressé.

Le changement de prénoms produit ses effets à la date de la transcription. Celle-ci ne peut pas intervenir plus de trois mois après l'introduction de la demande (art. 4, alinéas 1er et 2). Ceci implique qu'à compter de cette date, l'intéressé peut se prévaloir de la modification de ses prénoms et que son inscription dans les registres de la population, des étrangers ou d'attente et le registre national des personnes physiques doit être adaptée. Le renouvellement des documents administratifs d'identité doit également être entrepris. 2. Refus. Au regard des conditions légales (cf. supra), les cas de refus de changement de prénoms sont appelés à être très exceptionnels. Si l'officier de l'état civil déclare la demande irrecevable sur la base du défaut de pouvoir de représentation au regard des règles applicables en matière d'autorité parentale (cf. ci-dessus) ou refuse le changement de prénoms sur la base de son pouvoir discrétionnaire d'appréciation, il doit en informer le requérant (art. 3, § 3 de la loi). L'intéressé ou ses représentants légaux peuvent introduire un recours par une requête adressée au tribunal de la famille dans les trente jours de la notification de la décision de refus (art. 10/1, § 1er et 2 de la loi).

Il convient donc d'indiquer brièvement mais clairement, de préférence dans une décision écrite, pour quelles raisons les prénoms demandés ne peuvent être acceptés, notamment si et dans quelle mesure ils sont de nature à prêter à confusion ou à nuire au requérant ou aux tiers (art. 3, § 2, de la loi).

Le cas échéant, il conviendrait d'indiquer au requérant qu'il n'a pas pu être fait droit à sa demande en raison d'antécédents judiciaires graves, spécifiques ou répétés ou encore en raison de poursuites en cours qui imposent de faire prévaloir l'ordre public.

En cas de recours contre la décision de refus, la décision du tribunal de la famille est notifiée par le greffe, dans le mois du jour où elle est coulée en force de chose jugée, à l'officier de l'état civil compétent. Si elle autorise le changement de prénoms, il le transcrit dans ses registres et en fait mention en marge des actes de l'état civil relatifs au bénéficiaire ainsi qu'en marge des actes de naissance de ses enfants (art. 4 et 10/1, § 4 de la loi).

VI. Redevance.

Les droits d'enregistrement qui étaient perçus par le bureau d'enregistrement du SPF Finances sur les autorisations de changer de prénoms (art. 249, § 1er ancien du Code des droits d'enregistrement) ont été abrogés.

Il se déduit de l'article 3, § 2, alinéas 4 et 5, de la loi et de l'article 170, § 4, alinéa 1er de la Constitution que le conseil communal peut, en toute autonomie, décider de soumettre, soit les demandes de changement de prénoms, soit uniquement les autorisations de changer de prénoms accordées à une redevance. Il est libre de d'arrêter un montant fixe ou de prévoir des cas de réduction ou d'exemption et de régler les modalités de paiement (cf. art. 249 et suivants anciens du Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe).

Il paraît évident que le montant de la redevance et la perception de celle-ci dès l'introduction de la demande et non a posteriori peuvent avoir un effet direct sur le nombre de demandes introduites et sont de nature à éviter une certaine légèreté dans le chef du demandeur.

En vertu de l'article 170, § 4, alinéa 2 de la Constitution, le législateur apporte des restrictions à l'autonomie fiscale communale dans deux cas : 1. La redevance due par les personnes transgenres ne peut pas excéder plus de 10 pourcent du tarif ordinaire déterminé par la commune.Si le montant de la redevance communale ordinaire vaut 1, la personne transgenre ne peut pas se voir réclamer une redevance supérieure à 1/10ème de ce montant (art. 3, § 2, alinéa 4, de la loi). 2. Les personnes de nationalité étrangère qui ont formulé une demande d'acquisition de la nationalité belge et qui sont dénuées de prénom(s) lors de la demande d'adjonction de prénom(s) sont exemptées de toute redevance afin d'y remédier (cf.I.2.). Ceci se justifie, comme dans le régime antérieur, par le fait que les demandes d'acquisition de la nationalité belge sont, dans tous les cas et sous peine d'irrecevabilité, soumises au paiement d'un droit d'enregistrement de 150 € antérieurement à leur examen (article 238 C.Enr.). Le paiement préalable de ce droit spécifique et l'absence très problématique de prénom(s) justifient qu'une redevance additionnelle ne soit pas exigée.

VII. Absence de régime transitoire La loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer précitée n'a mis en place aucune mesure transitoire relative aux dispositions qui modifient la procédure de changement de prénoms. Conformément à l'article 2 du Code civil, en l'absence de mesure transitoire, « la loi ne dispose que pour l'avenir : elle n'a point d'effet rétroactif. » Par conséquent, à compter de l'entrée en vigueur de la loi le 1er août 2018 les officiers de l'état civil peuvent être saisis directement de demandes de changement de prénoms et sont tenus d'en examiner la recevabilité et de leur donner la suite appropriée.

Les demandes de changement de prénoms introduites au SPF Justice avant l'entrée en vigueur de la loi demeurent valables et doivent faire l'objet d'une décision ministérielle selon l'ancienne législation, sauf désistement exprès du requérant.

Toutefois, la circonstance qu'une demande relative à la personne concernée ait été adressée au ministre de la Justice avant l'entrée en vigueur de la loi, qu'elle ait donné lieu à une décision ou non, n'est pas de nature à priver l'officier de l'état civil de sa compétence nouvelle. Il est donc parfaitement possible qu'une demande lui soit adressée et soit considérée comme recevable malgré l'existence d'une demande antérieure en cours d'examen au SPF Justice dont la durée moyenne de traitement est de six mois.

Durant les premiers mois d'application de la nouvelle législation, il y a lieu d'éviter autant que possible la superposition de procédures dans l'intérêt du citoyen et des administrations. Il est donc souhaitable que l'officier de l'état civil s'informe auprès du demandeur sur l'existence d'une demande antérieurement adressée au SPF Justice et, dans l'affirmative, invite le requérant à informer le service compétent qu'il a introduit une nouvelle demande devant lui par courrier électronique à l'adresse : changementdenom@just.fgov.be ou par courrier ordinaire à l'adresse : SPF Justice, Service Changements de nom, Boulevard de Waterloo, 115, 1000 Bruxelles.

Les services communaux peuvent pareillement interpeller sur la même question le SPF Justice, Service des Changements de nom, via les mêmes coordonnées.

Le requérant qui négligerait d'informer le SPF Justice qu'il a introduit une seconde demande de changement de prénoms devant l'officier de l'état civil désormais compétent en la matière court le risque de devoir assumer le montant du droit d'enregistrement lié à la signature d'un arrêté ministériel lui accordant un changement de prénoms sur la base de l'ancienne législation en plus de la redevance communale si celle-ci a été perçue dès l'introduction de la demande.

Le principe de primauté devrait mener à ce que seule soit prise en compte la première autorisation de changement de prénoms accordée par l'autorité compétente lors de sa saisine.

Enfin, il est également dans l'intérêt du requérant d'informer le SPF Justice de l'existence d'une demande de changement de prénoms adressée à l'autorité communale lorsqu'il introduit une demande de changement de nom qui est intrinsèquement liée au changement de prénoms envisagé.

Il en va ainsi lorsqu'il s'agit d'intervertir le nom et le(s) prénom(s), de substituer une partie du nom aux prénoms ou encore de remédier à l'absence de prénom par l'ajout d'un élément du nom en tant que prénom (ces hypothèses concernent généralement des personnes d'origine congolaise qui ont subi la politique dite de « retour à l'authenticité » ou « zaïrianisation » ainsi que des personnes d'origine indienne, pakistanaise, thaïlandaise, vietnamienne...). A défaut d'informer adéquatement le SPF Justice de l'introduction d'une demande de changement de prénoms devant l'autorité communale, il ne sera pas possible de veiller à une coordination optimale des deux procédures en cours. L'information sur l'existence de deux procédures parallèles permettrait notamment d'éviter des désagréments au demandeur, tel le fait de porter au moins temporairement un nom et un prénom redondants ou de devoir exposer des frais de renouvellement de documents administratifs d'identité à deux reprises au lieu d'une. La loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer précitée simplifie et raccourcit également la procédure en matière de changement de nom. La coordination des procédures de changement de nom et de prénoms interdépendantes devrait être plus aisée. Il n'en demeure pas moins nécessaire, dans l'intérêt du demandeur, d'informer avec diligence les autorités respectivement compétentes afin qu'elles puissent coordonner au mieux le traitement des demandes parallèles.

Le Ministre de la Justice, K. GEENS

ANNEXES

Pour la consultation du tableau, voir image


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Publié le : 2018-07-

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