SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

29 JANVIER 2014. - Circulaire relative à l'engagement des contrats et marchés publics pluriannuels

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, à la Police fédérale et au Ministère de la Défense Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, La présente circulaire fixe la manière dont les dossiers relatifs à des contrats ou à des marchés publics pluriannuels doivent être enregistrés dans la comptabilité générale et engagés dans la comptabilité budgétaire.

Compte tenu du volume que représentent ces types de contrats et marchés publics pour certains départements, il est important de fixer une règle générale qui sera respectée uniformément par tous les services de l'administration générale de l'Etat fédéral.

Dans le cadre de la comptabilité budgétaire, la problématique se situe au niveau des crédits d'engagement. A côté de cela, dans le cadre de la comptabilité générale, et plus particulièrement des clôtures périodiques, des enregistrements dans la classe 0 « droits et engagements hors bilan » du Plan Comptable Général sont opportuns/obligatoires.

Contenu 1. Base légale 2.Principe 3. En pratique 4.Traitement dans le système FEDCOM 4.1. Cycle des dépenses 4.2. Clôture périodique 5. Entrée en vigueur 1.Base légale Loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral : Art. 19 « Le budget comprend : 1° en recettes, (...); 2° en dépenses : a) les crédits d'engagement à concurrence desquels des sommes peuvent être engagées du chef d'obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire et, pour les obligations récurrentes, dont les effets s'étendent sur plusieurs années, à concurrence des sommes exigibles pendant l'année budgétaire;par obligations récurrentes, il y a lieu d'entendre celles telles que les traitements, pensions, abonnements ou loyers, dont les effets s'étendent sur plusieurs années et dont l'imputation sur l'année de leur naissance représenterait une charge sans lien économique avec celle-ci; b) les crédits de liquidation (...) » Art. 20 « Sont seuls imputés au budget d'une année déterminée : 1° en recettes : (...) 2° en dépenses : a) à charge des crédits d'engagement, les sommes qui sont engagées du chef d'obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire et, pour les obligations récurrentes, dont les effets s'étendent sur plusieurs années, les sommes exigibles pendant l'année budgétaire; b) à charge des crédits de liquidation (...) » Art. 24 « L'approbation des contrats et marchés de travaux, de fournitures et de services ainsi que les arrêtés de collation de subventions ne peuvent être notifiés avant que ces contrats, marchés et arrêtés aient été imputés sur les crédits d'engagement. » Art. 25 « Les obligations nécessaires pour assurer le fonctionnement continu des services peuvent être contractées à partir du 1er novembre, à charge des crédits de l'année budgétaire suivante, dans la limite du tiers des crédits d'engagement votés pour les dépenses correspondantes de l'année en cours. Les actes d'engagement stipulent que les fournitures ne peuvent être livrées, ni les services prestés, avant l'ouverture de l'année budgétaire. » 2. Principe En principe les sommes afférentes à des obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire doivent être engagées pendant cette année (article 20). L'article 20, qui traite de la question de l'imputation budgétaire, doit être interprété en lien étroit avec l'article 19 qui traite des obligations nées ou contractées qui revêtent un caractère récurrent et dont les effets se produisent sur plusieurs années.

A ce sujet, dans l'exposé des motifs, on peut lire le commentaire suivant relatif à l'article 19 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer : « Il convient de noter qu'une modération est apportée au principe de l'engagement obligatoire des droits constatés pour les dépenses lorsque les obligations nées ou contractées revêtent un caractère récurrent et produisent des effets sur plusieurs années. A cette double condition, l'engagement pourra se limiter aux montants exigibles durant l'année budgétaire. Sont principalement visés en l'occurrence les traitements, les pensions, les abonnements et les sommes dues pour la location de biens et de services, pour lesquels l'engagement, au moment de la conclusion du contrat ou du fait générateur du droit, de l'ensemble des obligations qui en découlent entraînerait incontestablement l'imputation à la charge de l'année considérée de charges sans lien économique avec celle-ci (par exemple, s'il fallait, lors du recrutement d'un fonctionnaire, imputer l'ensemble de ses traitements jusqu'à la fin de sa carrière et, même, sa future pension).

Sur proposition du Conseil d'Etat, le Gouvernement a apporté ces précisions sur ce que sont les obligations récurrentes dans la définition des crédits d'engagement.

Il doit être clair que sont exclus de ce qui précède les cas, tels que les marchés publics, qui n'ont manifestement pas la qualité d'obligations récurrentes et pour lesquels l'engagement, dès l'origine, de la totalité des charges prévues reste requis.

Le Gouvernement est cependant d'avis que la définition des crédits d'engagement, en tant que montants à concurrence desquels des sommes peuvent être engagées, doit être maintenue. D'une part, cette formulation met en évidence le caractère limitatif de cette sorte de crédit. D'autre part, les concepts de « naissance ou de création d'obligations » et d'« engagement » ne sont pas tautologiques. Il faut faire la distinction, déjà présente dans la doctrine actuelle de la comptabilité publique, entre engagement juridique et engagement comptable. Cette distinction n'est pas sans importance, vu la possibilité de naissance d'obligation avant le début de l'année budgétaire dans l'intérêt de la continuité du service public (article 25). » 3. En pratique 1.La règle générale est la suivante : l'engagement budgétaire d'un marché public pluriannuel, qu'il soit à prix global (c'est-à-dire celui dans lequel un prix forfaitaire couvre l'ensemble des prestations faisant l'objet du marché ou qui comporte uniquement des postes à forfait) ou à bordereau de prix (c'est-à-dire celui dans lequel seuls les prix unitaires des prestations sont forfaitaires; le prix à payer est obtenu en appliquant les prix unitaires aux quantités de prestations effectuées) ou mixte (c'est-à-dire celui dont les prix sont fixés suivant les deux modes dont il est question précédemment) se fait sur la base de la durée de l'engagement juridique. En d'autres termes, l'engagement se fait pour la valeur (c'est-à-dire quantités x prix unitaires) de l'intégralité du marché au cours de l'année pendant laquelle l'engagement juridique est notifié. Pour les marchés à bordereau de prix, l'engagement juridique naît toutefois lors de chaque passation d'une commande individuelle dans le cadre de ce marché. Chaque commande individuelle fait l'objet d'un engagement. En effet, la quantité commandée n'est connue que lors de la commande individuelle.

Afin de ne pas hypothéquer les crédits budgétaires départementaux des années budgétaires ultérieures, les SPF, SPP, départements engageront, préalablement à toute notification d'un marché correspondant à une obligation récurrente d'un principe nouveau, les crédits pour une année budgétaire pleine. 2. Bien qu'ils s'agissent de marchés publics pluriannuels avec clause de résiliation, l'engagement budgétaire des marchés publics de fournitures de bureau et de services suivants : nettoyage, gardiennage, maintenance, téléphonie doit se faire de manière annuelle car ce type de dépenses rentre dans la catégorie des dépenses récurrentes qui déroge à la règle générale de l'engagement budgétaire sur la base de la durée de l'engagement juridique.Par conséquent, la règle de budgétisation sera l'engagement annuel fondé sur la prévision de consommation.

Outre les traitements, les pensions et autres allocations, les dépenses récurrentes sont des dépenses pour achats de biens et services qui présentent un caractère récurrent annuel. Ce caractère récurrent doit être considéré sur base de la nature du service. Cette exception au principe doit être interprétée de manière restrictive.

Par dépenses récurrentes sont visés, sans que cette liste soit exhaustive, les frais de télécommunication, de réparation et entretien de bâtiments n'entraînant pas d'augmentation de valeur, nettoyage de bâtiments, de vitres par des entreprises spécialisées, les frais de combustible, électricité, gaz et eau, frais de surveillance, les services postaux, les assurances, l'hébergement de sites web et la location de serveurs informatiques.

Sont notamment exclus comme dépenses récurrentes, les dépenses relatives à toute étude, toute étude ou dépenses préparatoires à un investissement, les améliorations majeures - travaux de rénovation, de reconstruction ou d'agrandissement - débordant largement le cadre de ce qui est nécessaire pour simplement maintenir les actifs fixes en bon état de fonctionnement ainsi que les coûts accessoires, le remplacement de matériel informatique.

Les coûts d'entretien afférents aux investissements informatiques (p. ex. les licences informatiques) sont considérés comme des frais de fonctionnement récurrents. Une seule exception est prévue dans ce cas : lorsque le contrat initial se rapporte au premier achat et inclut également le coût de l'entretien pour le nombre d'années prévu contractuellement. 3. Quid des marchés publics pluriannuels qui prévoient soit une clause de reconduction à l'issue d'une durée définie (article 37, § 2 de la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services fermer;par exemple : 3 ans + 1 an de reconduction) soit la répétition de travaux ou de services nouveaux similaires conformes au projet de base (article 26 § 1, 2°, b) de la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services fermer) ? Dans ce cas, la durée de l'engagement juridique n'incluant pas la ou les éventuelles reconductions ou la répétition de marchés similaires, le montant à engager correspond à la durée minimale hors reconduction ou hors répétition. Cela découle de l'application de la règle générale. La ou les reconductions et les répétitions donnent lieu à des engagements budgétaires complémentaires. 4. Quid des marchés publics à tranchesul (article 37, § 1 de la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services fermer). Il s'agit d'un marché fractionné en une ou plusieurs tranches fermes et une ou plusieurs tranches conditionnelles. Dans ce cas, lors de l'attribution du marché, le montant à engager correspond à la tranche ferme. Chaque tranche conditionnelle donne ensuite lieu à un engagement budgétaire complémentaire. Cela découle de l'application de la règle générale. 5. Quid des marchés à bordereau de prix sans seuil minimum et maximum. Il s'agit d'un marché public qui concerne des prestation d'un usage courant pour lesquelles le métré récapitulatif (travaux) ou l'inventaire (fournitures ou services) se limite à fixer les prix unitaires; l'obligation d' exécuter une prestation ou d' effectuer une fourniture résultant pour l'adjudicataire de l'émission par le pouvoir adjudicateur de bons de commande successifs au fur et à mesure des besoins de celui-ci. Dans ce cas, ces marchés ne comportant pas d'engagement juridique ferme de dépense et leur attribution n'entraînant donc pas de consommation de crédits d'engagement, le montant ferme à engager correspond au montant total de chaque bon de commande qui constitue un marché distinct. Cela découle de l'application de la règle générale pour les marchés publics à bordereau de prix. 6. Quid des marchés à bordereau de prix avec seuil minimum et/ou maximum. Par rapport à l'hypothèse précédente, l'autorité fixe dans le cahier spécial des charges un montant total minimal auquel elle s'engage, pour l'ensemble des commandes en tenant compte de la durée de validité du marché, et/ou une limite maximale pour le montant total des commandes, au-dessus de laquelle l'entrepreneur, le fournisseur ou le prestataires de services aura le droit de refuser les travaux, les fournitures ou les services. Dans ce cas, comme pour le cas précédent, le montant à engager correspond au montant total de chaque bon de commande. Cela découle de l'application de la règle générale pour les marchés publics à bordereau de prix. Mais la fixation d'un seuil minimum n'entraîne pas budgétairement la consommation de crédits d'engagement à hauteur de ce seuil minimum (voir articles 80 § 5 et 117 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics), exception faite de la dernière année du contrat pendant laquelle l'engagement minimum doit correspondre à la quantité minimale moins les engagements pris antérieurement. 7. Quid des accords-cadres (article 3, 15° de la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services fermer). Il s'agit d'un accord entre un pouvoir adjudicateur et un ou plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services, ayant pour objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Il s'agit d'une enveloppe - un cadre - qui ne porte en aucun cas sur l'exécution proprement dite d'un marché public. L'accord-cadre doit être vu comme une phase précédant un marché public. Dans ce cas, l'accord-cadre ne comporte pas en lui-même d'engagement juridique susceptible de donner lieu à consommation de crédits d'engagement. Par contre, les marchés subséquents passés en application d'un accord-cadre donnent lieu à consommation de crédits d'engagement dans les mêmes conditions que les autres marchés susvisés. Cela découle de l'application de la règle générale pour les marchés publics à bordereau de prix. 4. Traitement dans le système FEDCOM 4.1. Cycle des dépenses Sont à distinguer : d'une part, les marchés pluriannuels à obligations fermes (marchés à prix global, c'est-à-dire quantités x prix unitaires) et d'autre part, les accords-cadres et les marchés à bordereaux de prix. 1. Marchés pluriannuels à obligations fermes à la fois en termes de prix unitaires et de quantités à commander dont l'exécution du marché est pluriannuelle. Création d'un bon de commande au nom du fournisseur, exécuteur des prestations, qui contient ces quantités et prix unitaires. Ce bon de commande consommera les crédits d'engagement appropriés, correspondant à la nature comptable des prestations commandées. 2. Accords-cadres et marché à bordereaux de prixcréation des articles des fournitures ou prestations dans la base de données articles de FedCom (étape facultative).création de une ou plusieurs demandes d'achats qui peuvent être regroupées dans une même commande (étape facultative).

Création d'un contrat au nom du fournisseur, exécuteur des prestations, qui contient les quantités maximales à commander, le prix unitaire ainsi que le délai de validité de ce prix et du contrat. Ce contrat contiendra déjà les données budgétaires et comptables.

Néanmoins, ce contrat en soi ne consommera pas les crédits d'engagement.Ceci est aussi une étape facultative, mais permettant à l'acheteur de créer facilement un bon de commande.

A chaque commande individuelle, un bon de commande est créé sur base du contrat, bon de commande qui contient les quantités commandées au prix unitaire du contrat. Ce bon de commande consommera les crédits d'engagement appropriés, correspondant à la nature comptable des prestations commandées. Ceci est une étape obligatoire. 3. Afin de s'assurer d'une réconciliation correcte entre les quantités commandées, celles réellement acceptées/réceptionnées et celles réellement facturées (le « three-way matching ») et de rendre plus efficace le processus d'enregistrement des factures ainsi que son contrôle interne, lors de la création des contrats et/ou des bons de commande, le type d'imputation (« account assignment category ») « K » doit être utilisé pour toutes les dépenses devant être considérées comme des charges, à l'exception (liste non exhaustive, indicative) des dépenses diverses quantifiables, mais pour lesquelles aucune réception de biens n'est nécessaire, des subsides et subventions quantifiables (si le suivi des parties non justifiées d'une tranche n'est pas nécessaire), des marchés publics de travaux, fournitures et services (dépenses de fonctionnement) si les prestations ne sont pas quantifiables (par ex.dépenses d'énergie, coûts de téléphone/internet...) et dépenses diverses si les prestations ne sont pas quantifiables; des engagements provisionnels (à n'utiliser qu'exceptionnellement) et des subsides et subventions non quantifiables (si le suivi des parties non justifiées d'une tranche n'est pas nécessaire) (à n'utiliser qu'exceptionnellement) Pour les investissements, le « three-way matching »est obligatoire dans tous les cas et par conséquent, le type d'imputation « A » doit être utilisé.

Dans l'hypothèse où il y a un seul bon de commande annuel, la lettre de notification du marché au fournisseur inclura une clause reprenant le numéro de contrat (FedCom) et stipulant qu'un nouveau bon de commande sera transmis chaque année, qui sera utilisé comme référence dans les pièces justificatives (par exemple, les bordereaux de livraison, les factures,...). 4.2. Clôture périodique Le Plan Comptable Général (PCG) prévoit dans la sous-classe 08 « Encours des engagements budgétaires » l'enregistrement de ces derniers par groupe principal du Système Européen des Comptes (SEC). Ce groupe principal du Système Européen des Comptes peut être identifié à l'aide de l'imputation budgétaire des crédits d'engagements.

Table de correspondance entre groupe principal des dépenses du Système Européen des Comptes (SEC) et rubrique de la sous-classe 08 du Plan Comptable Général (PCG).

Hoofdgroepen uitgaven ESR - Groupes principaux dépenses SEC

Rubrieken van de subklasse 08 ARS - Rubriques de la sous-classe 08 PCG

0 Niet-verdeelde uitgaven

080 Uitstaande budgettaire vastleggingen op niet-verdeelde uitgaven

0 Dépenses non ventilées

080 Encours des engagements budgétaires sur dépenses non ventilées

1 Lopende uitgaven voor goederen en diensten

081 Uitstaande budgettaire vastleggingen op consumptieve bestedingen

1 Dépenses courantes pour biens et services

081 Encours des engagements budgétaires sur dépenses de consommation finale

2 Renten en inkomsten uit eigendom

082 Uitstaande budgettaire vastleggingen op interesten en aanverwanten

2 Intérêts et revenus de la propriété

082 Encours des engagements budgétaires sur intérêts et éléments semblables

3 Inkomensoverdrachten aan andere sectoren

083 Uitstaande budgettaire vastleggingen op exploitatietoelagen en inkomensoverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld

3 Transferts de revenus à destination d'autres secteurs

083 Encours des engagements budgétaires sur subventions d'exploitation et sur transferts de revenus aux entreprises, aux ménages et au reste du monde

4 Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector

084 Uitstaande budgettaire vastleggingen op inkomensoverdrachten binnen de Sector Overheid

4 Transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations publiques

084 Encours des engagements budgétaires sur transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations publiques

5 Kapitaaloverdrachten aan andere sectoren

085 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld

5 Transferts en capital à destination d'autres secteurs

085 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital aux entreprises, aux ménages et au reste du monde

6 Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector

086 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten binnen de Sector Overheid

6 Transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations publiques

086 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations publiques

7 Investeringen

087 Uitstaande budgettaire vastleggingen op investeringen

7 Investissements

087 Encours des engagements budgétaires sur investissements

8 Kredietverleningen en deelnemingen; andere Financiële producten

088 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kredietverleningen en participaties

8 Octrois de crédits et prises de participations, autres produits financiers

088 Encours des engagements budgétaires sur octrois de crédits et participations

9 Overheidsschuld

089 Uitstaande budgettaire vastleggingen inzake aflossingen van de schulden

9 Dette publique

089 Encours des engagements budgétaires en matière d'amortissements de dettes

Lors des clôtures périodiques, les services publics fédéraux enregistrent les montants appropriés d'encours des engagements budgétaires dans les rubriques distinctes de la sous-classe 08. A la clôture annuelle s'y ajoutent les obligations contractées à partir du 1er novembre en application de l'article 25 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer.

Les pièces justificatives, qui sont à la base des enregistrements, doivent détailler les montants individuels composant les totaux comptabilisés dans les différentes rubriques de la classe 08.

En plus, lors des clôtures périodiques, les services publics fédéraux enregistrent les montants d'encours des marchés publics (c'est-à-dire marchés à bordereau de prix, accords-cadres) qui excèdent les montants d'encours des engagements budgétaires y relatifs dans les rubriques appropriées de la sous-classe 09. Les pièces justificatives, qui sont à la base de ces enregistrements, doivent détailler les montants individuels composant les totaux comptabilisés dans les rubriques de la sous-classe 09. Afin de simplifier le suivi dans le système FEDCOM, il est conseillé d'utiliser la séquence « contrat - bon de commande - réception de la marchandise - facture ». 5. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2015 et est applicable aux nouveaux contrats et marchés à partir de l'année budgétaire 2015. Le Premier Ministre, E. DI RUPO Le Ministre du Budget, O. CHASTEL