Circulaire
publié le 25 mars 2019
Informatiser la Justice. Oui, mais comment ?

Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel; A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume; J'attire votre attention La pr

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SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE


Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel;

A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume;

J'attire votre attention sur les dispositions de la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (ci-après : Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil), publiée au Moniteur belge du 2 juillet 2018. Cette loi a été modifiée par la loi du 21 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2018 pub. 31/12/2018 numac 2018015683 source service public federal justice Loi portant des dispositions diverses en matière de justice fermer portant des dispositions diverses en matière de justice (MB du 31 décembre 2018). Elle entre en vigueur le 31 mars 2019.

La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de cette loi aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent l'appliquer dans le cadre de leur fonction.

Il va de soi que cette circulaire s'applique sans préjudice de la compétence des Cours et tribunaux. 1. Relation avec des circulaires existantes Les circulaires suivantes restent d'application, sauf si la présente circulaire y déroge en ce qui concerne les aspects liés à la banque de données des actes de l'état civil (en abrégé la BAEC) et compte tenu du déplacement de certains articles ainsi que de la renumérotation qui en découle : 1° la Circulaire ministérielle du 22 mai 1987 concernant l'application de la loi du 31 mars 1987 modifiant diverses dispositions légales relatives à la filiation;2° la Circulaire du 16 janvier 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer7 relative à la loi du 3 décembre 2005 modifiant les articles 64 et 1476 du Code civil et l'article 59/1 du Code des droits de timbre en vue de simplifier les formalités du mariage et de la cohabitation légale;3° la Circulaire du 7 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer0 relative à la loi du 1er juillet 2006 modifiant des dispositions du Code civil relatives à l'établissement de la filiation et aux effets de celle-ci;4° la Circulaire du 3 novembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer1 relative à la déclaration de naissance à la maternité;5° la Circulaire du 6 septembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer3 relative à la loi du 2 juin 2013 modifiant le Code civil, la loi du 31 décembre 1851 sur les consulats et la juridiction consulaire, le Code pénal, le Code judiciaire et la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, en vue de la lutte contre les mariages de complaisance et les cohabitations légales de complaisance;6° la Circulaire du 30 mai 2014 relative à la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté;7° la Circulaire du 22 décembre 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer4 relative à la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 18 décembre 2014 modifiant le Code civil, le Code de droit international privé, le Code consulaire, la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté;8° la Circulaire du 27 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 27/12/2016 pub. 30/12/2016 numac 2016009670 source service public federal justice Circulaire relative à la loi du 25 décembre 2016 modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant fermer relative à la loi du 25 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/12/2016 pub. 17/01/2017 numac 2017030017 source service public federal justice Loi portant des modifications diverses au Code d'instruction criminelle et au Code pénal, en vue d'améliorer les méthodes particulières de recherche et certaines mesures d'enquête concernant Internet, les communications électroniques et les téléco type loi prom. 25/12/2016 pub. 30/12/2016 numac 2016009669 source service public federal justice Loi modifiant le statut juridique des détenus et la surveillance des prisons et portant des dispositions diverses en matière de justice fermer modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant;9° la Circulaire du 7 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer5 relative au droit applicable au nom et aux prénoms et à la reconnaissance des décisions et actes étrangers qui concernent ces matières, modifiant la circulaire du 23 septembre 2004 relative aux aspects de la loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé concernant le statut personnel, et relative à l'article 335quater du Code civil qui autorise un éventuel changement de nom en cas de reconnaissance de ces actes et décisions étrangers relatifs au nom;10° la Circulaire du 15 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer6 relative à la loi du 25 juin 2017 réformant des régimes relatifs aux personnes transgenres en ce qui concerne la mention d'une modification de l'enregistrement du sexe dans les actes de l'état civil et ses effets;11° la Circulaire du 21 mars 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer2 relative à la loi du 19 septembre 2017 modifiant le Code civil, le Code judiciaire, la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers et le Code consulaire, en vue de lutter contre la reconnaissance frauduleuse et comportant diverses dispositions en matière de recherche de paternité, de maternité et de comaternité, ainsi qu'en matière de mariage de complaisance et de cohabitation légale de complaisance;12° la Circulaire relative à la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, en ce qu'elle transfère la compétence en matière de changement de prénoms aux officiers de l'état civil et en règle les conditions et la procédure.2. Généralités La Loi sur la modernisation de l'état civil vise à moderniser, informatiser et simplifier l'état civil, d'une part, en créant une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) et, d'autre part, en adaptant au 21e siècle la réglementation actuelle relative à l'état civil. Les principales lignes de force de cette loi sont les suivantes : - la création d'une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) dans laquelle seront intégrés tous les registres communaux et les registres des postes consulaires belges; - les actes de l'état civil ne sont plus établis, signés et conservés que de manière électronique; - la source authentique papier des actes de l'état civil (en d'autres termes, les registres papier de l'état civil) devient une source authentique numérique; - les "anciens actes" (antérieurs au 31 mars 2019) sont obligatoirement enregistrés dans la BAEC lors d'une modification de ou d'une mention sur un tel acte ou de la délivrance d'un extrait ou d'une copie de ceux-ci, pour autant qu'ils n'aient pas encore été chargés par la commune dans la BAEC avant le 31 mars 2019; - les processus existants de l'état civil sont simplifiés et modernisés; - les missions de base et la répartition des responsabilités en matière d'état civil restent inchangées; - le passage d'actes protocolaires à des actes documentaires uniformes dans l'ensemble des communes; - la suppression du double archivage dans les greffes des juridictions; - la garantie d'une introduction unique des données par les communes; - le Registre national et la BAEC sont couplés, de sorte que toutes les données nécessaires circulent automatiquement vers le Registre national et la BAEC : cela signifie que les types d'informations du Registre national sur le statut de la personne (comme l'état civil, la filiation et la nationalité) sont automatiquement adaptés après l'établissement d'un acte de manière définitive, s'il n'y a pas un conflit entre les données.

Exemple : Si un acte de mariage est établi de manière définitive dans la BAEC et qu'il porte sur des personnes figurant dans le Registre national, l'état civil de ces personnes sera automatiquement adapté dans le Registre national en "marié(e)"; - la garantie d'une prestation de services sans être liée à un lieu précis pour le citoyen, quelle que soit la commune qui a établi l'acte; - une simplification administrative tant pour le citoyen que pour les services publics; - l'harmonisation de la modernisation avec les initiatives internationales en cours, notamment celle de la Commission internationale de l'état civil; - une meilleure protection de la vie privée des citoyens en ce qui concerne les actes de l'état civil.

A cette fin, le livre Ier, titre II, du Code civil a été réécrit et subdivisé de manière plus structurée. L'ensemble est désormais plus lisible et utilisable sur le plan pratique.

Les données contenues dans les actes de l'état civil ont été limitées à l'essentiel.

Toutes les procédures existantes en matière d'état civil ont été simplifiées autant que possible.

Le titre II contient également les principes de base concernant la création et la gestion de la BAEC, qui constitue la nouvelle source authentique numérique pour les actes de l'état civil, ainsi que l'accès à celle-ci.

En outre, toute la réglementation sur l'état civil en vigueur qui s'ajoute à celle du Code civil a été examinée. L'ancienne réglementation a été soit abrogée, soit intégrée autant que possible dans le titre II, afin d'obtenir un ensemble cohérent en matière d'état civil. Un certain nombre de lois touchant à l'état civil subsistent toutefois séparément.

La Loi sur la modernisation de l'état civil a adapté d'autres parties du Code civil, le Code judiciaire et d'autres législations qui touchent à l'état civil aux nouvelles règles en matière d'état civil (notamment le principe "only once", la suppression des mentions marginales et des transcriptions, l'utilisation d'une banque de données électronique au lieu de registres papier, l'introduction de nouveaux actes de base et de e-mentions, la circulation des données vers le Registre national, la création d'une autorité centrale Etat civil, etc.).

Toutes les dispositions relatives au mariage ont été rassemblées. Les anciens articles 63 à 75 du Code civil, qui portaient sur la déclaration et la célébration du mariage, ont été intégrés dans le titre V, au chapitre II adapté. - Formalités concernant le mariage.

C'est dans ce cadre que deux sections y ont été insérées, à savoir la « déclaration du mariage » et la « célébration du mariage ».

Les dispositions de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer relative aux noms et prénoms, et les dispositions encore utiles de la loi du 6 fructidor an II (23 août 1794) ont été intégrées dans le Code civil. La loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer a donc été abrogée.

Le principe de la fixité du nom est désormais aussi intégré dans le Code civil, en l'occurrence à l'article 370/1. Ce principe implique encore que nul ne peut porter publiquement de nom ou de prénoms ne correspondant pas à ceux mentionnés dans son acte de naissance. Dans un souci de clarté, il a été ajouté que les noms et prénoms repris dans l'acte de naissance ne peuvent être modifiés ou rectifiés que de la manière et dans les cas prévus par la loi. La fixité du nom n'implique donc pas qu'un nom ou un prénom ne peut jamais être changé.

Ceci est possible lorsque la loi le prévoit.

Les anciens articles 62bis, 62bis/1 et 62ter du Code civil concernant la modification de l'enregistrement du sexe ont été adaptés à la création de la BAEC et déplacés vers les nouveaux articles 135/1 et 135/2 du Code civil. Pour le surplus, le contenu n'a fait l'objet d'aucune autre modification, à l'exception de l'article 135/2, § 9, du Code civil concernant la nouvelle modification de l'enregistrement du sexe, après une première modification. Pour ce faire, un acte de nouvelle modification est créé puisque celui-ci, tout comme l'annulation, annule en fait l'acte (précédent) de modification de l'enregistrement du sexe (cf. point 4.2.12.).

Enfin, la loi a prévu un certain nombre de dispositions transitoires.

Elles sont mentionnées ci-après, en lien avec les actes auxquels elles se rapportent.

Il importe de signaler déjà, dans l'ensemble, que les nouvelles dispositions de la présente loi qui concernent la transmission par les greffiers ou par les fonctionnaires compétents du Service public fédéral Justice des données au moyen de la BAEC sont applicables aux décisions judiciaires passées en force de chose jugée, aux décisions de reconnaissance d'une adoption ou aux arrêtés royaux et ministériels qui n'ont pas encore été transcrits dans les registres de l'état civil ou qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mention marginale d'un acte de l'état civil avant le 31 mars 2019.

Dans la mesure où le flux des décisions judiciaires et des notifications ne peut pas encore être assuré via la BAEC pour des raisons d'ordre technique, il y a lieu de continuer à travailler sur papier dans ces cas-là. Cela signifie que l'officier de l'état civil (ci-après l'OEC) qui reçoit les décisions judiciaires par courrier devra les intégrer et dresser les actes requis sur base de celles-ci.

L'OEC devra aussi envoyer lui-même les notifications qui s'imposent.

Voici les nouveaux principes de l'état civil. 3. Principes généraux de l'état civil 3.1. Objectifs de l'état civil Le nouveau titre II « De l'état civil » commence par fixer les principaux objectifs de l'état civil (art. 6 du Code civil).

A savoir : - établir des faits et des actes juridiques qui fixent ou modifient l'état d'une personne; - assurer la sécurité juridique en matière d'état de la personne; - assurer la preuve de l'état de la personne, au moyen des actes de l'état civil, et conserver soigneusement cette preuve.

L'état d'une personne est défini comme l'ensemble des qualités d'une personne qui définissent sa situation juridique par rapport à sa famille et à la société et qui la distinguent des autres personnes en ce qui concerne la possession et l'exercice de certains droits. 3.2. L'officier de l'état civil Les compétences et la désignation de l'officier de l'état civil (ci-après l'OEC) restent pratiquement inchangées, tout comme la possibilité de délégation, les personnes qui peuvent agir comme OEC et les incompatibilités. 3.2.1. Désignation et empêchement Le collège des bourgmestre et échevins est compétent pour la gestion de l'état civil (art. 7 du Code civil).

Le bourgmestre, ou l'échevin désigné à cet effet par le collège, assume la fonction d'OEC. Si le bourgmestre n'exerce pas cette fonction, une décision distincte du collège est requise pour désigner un seul échevin en remplacement du bourgmestre. Il n'est pas possible de désigner, par exemple, un échevin pour célébrer les mariages et un autre pour assurer toutes les autres tâches de l'OEC. En cas d'empêchement de l'OEC, celui-ci est remplacé temporairement par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectif (art. 7, alinéa 3, du Code civil).

Ce n'est que si des organes territoriaux intracommunaux ont été créés (sur la base de l'article 41 de la Constitution) qu'un ou plusieurs échevins, qui seront compétents pour un ou plusieurs organes territoriaux intracommunaux, peuvent être désignés pour exercer la tâche de l'OEC, lorsque le bourgmestre ne l'exerce pas (art. 8 du Code civil).

Vu l'abrogation de l'article 127 de la nouvelle loi communale, il n'est plus possible de prévoir de nouveaux districts pour une commune. 3.2.2. Mission et délégation La mission de l'OEC est toujours de veiller au respect scrupuleux des dispositions relatives aux actes de l'état civil.

La délégation par l'OEC de tâches à un ou plusieurs agents de l'administration communale reste possible au moyen d'une autorisation spéciale écrite (art. 9 Code civil).

Il s'agit d'une autorisation personnelle. En cas de changement d'OEC, de nouvelles autorisations sont donc chaque fois nécessaires pour les agents.

Il n'est plus obligatoire de mentionner expressément l'autorisation reçue avant la signature des agents de l'administration communale. Par contre, il faut savoir qui a signé l'acte : il est donc indiqué si c'est l'agent habilité ou l'OEC même.

L'autorisation est envisageable pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance de copies et d'extraits d'actes.

Une autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage. Ceci concerne uniquement la signature des actes de mariage et non les décisions sur des mariages de complaisance ou des reconnaissances, par exemple.

La création de la nouvelle banque de données électronique rend l'habilitation des agents (ou de plusieurs agents) d'autant plus justifiée et celle-ci doit être encouragée..

Tant que les actes de l'état civil ne sont pas signés par l'OEC ou l'agent habilité, ils ne sont pas définitifs.

Cela implique ce qui suit : - La date de signature tient lieu de date de l'acte. - Il n'est pas possible de délivrer des copies et des extraits d'actes de l'état civil non signés. Les extraits ou copies d'actes en projet non signés n'ont aucune valeur juridique. - La circulation automatique vers le Registre national n'a lieu qu'à partir du moment où l'acte est signé et s'il n'y a pas un conflit entre les données. - L'OEC ne peut pas signer les actes périodiquement. 3.2.3. Acteurs de l'état civil Tous les acteurs compétents en matière d'état civil ont été intégrés dans le premier chapitre, y compris donc les fonctionnaires consulaires déclarés compétents en matière d'état civil par le Code consulaire et les officiers désignés par le ministre de la Défense.

Concernant les officiers désignés par le ministre de la Défense, leur compétence est limitée à l'établissement d'actes de décès dans des cas exceptionnels, à savoir en cas d'opérations militaires en dehors du territoire belge, pour autant qu'il soit impossible de faire établir l'acte de décès par un fonctionnaire consulaire. Les officiers peuvent établir les actes de décès des personnes de nationalité belge au service des Forces armées belges, ainsi que du personnel de la Défense de nationalité belge dont la présence est requise auprès de ces Forces.

Les officiers appelés à établir un acte de décès procèdent conformément aux dispositions du Code civil sur l'acte de décès. Les dispositions relatives au décès à bord d'un navire peuvent donc être d'application. 3.2.4. Incompatibilité L'article 12 du Code civil intègre une incompatibilité de l'arrêté royal du 8 juin 1823 et en étend légèrement la portée.

Afin d'éviter tout conflit d'intérêts, l'OEC ou son agent habilité ne peut pas établir un acte de l'état civil qui se rapporte à : - lui-même; - son époux ou épouse; - son cohabitant légal; - ses ascendants, ses descendants (parents, (arrière-)grands-parents, (petits-)enfants); - ses parents collatéraux jusqu'au deuxième degré (frères et soeurs).

En cas d'incompatibilité, l'OEC ou son agent habilité est remplacé, pour l'établissement de l'acte, par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectif (renvoi à l'art. 7, alinéa 3, du Code civil).

Dorénavant, l'incompatibilité s'applique également expressément aux agents habilités. Il est tout à fait normal que cette limitation s'applique également aux agents habilités qui établissent effectivement les actes.

Dans la pratique, l'agent habilité sera remplacé par un collègue (agent habilité également). Il importe donc que l'OEC habilite plus d'un agent. 3.2.5. Officier de l'état civil généralement compétent Il existe dorénavant un OEC généralement compétent (art. 13 du Code civil). Auparavant, les officiers de l'état civil compétents étaient à chaque fois différents pour l'établissement des actes, transcriptions ou mentions marginales (p. ex. transcription d'une adoption : domicile des adoptants; transcription d'un arrêté royal de changement de nom : lieu de naissance de l'intéressé; établissement d'un acte de modification de l'enregistrement du sexe : domicile de l'intéressé, etc.).

Hormis quelques exceptions, le même OEC sera toujours compétent dorénavant. Les intéressés ne devront donc pas se déplacer dans différentes communes pour régler certaines formalités en rapport avec l'état civil. Il s'ensuit que la compétence résiduelle de Bruxelles sera en principe restreinte et que la charge de travail sera mieux répartie.

Si la loi fait référence à « l'OEC compétent », sans préciser expressément de quel officier il s'agit, il y a lieu d'appliquer l'article 13 du Code civil.

En principe, l'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux; ou à défaut, - de la résidence actuelle de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux; ou à défaut, - de Bruxelles.

Ainsi, l'OEC le plus proche sera toujours l'OEC compétent.

La loi ne prévoit que quelques exceptions par rapport à l'officier généralement compétent, par exemple dans les cas où un fait est constaté dans l'acte. Dans ce cas, il est logique que l'OEC du lieu du fait soit l'OEC compétent.

Ainsi, pour l'acte de naissance, l'OEC du lieu de naissance est compétent, pour l'acte de mariage, celui du lieu de la déclaration de mariage, et pour l'acte de décès, celui du lieu du décès.

Pour la rectification de l'acte, l'officier de l'état civil qui a établi l'acte sera, outre l'officier généralement compétent, également compétent pour la rectification d'une erreur matérielle. 3.3. Mise en place de la BAEC La BAEC est créée, à la demande du Service public fédéral Justice, au sein du Service public fédéral Intérieur, qui est chargé de la gestion opérationnelle de celle-ci, sans préjudice de la compétence du ministre de la Justice en matière d'état civil.

Le Service public fédéral Justice est le responsable du traitement des données dans la BAEC au sens du règlement général sur la protection des données.

La BAEC a pour tâche de se charger de l'enregistrement central, de la sauvegarde centrale et de la gestion des actes de l'état civil, et est la source authentique pour tous les actes de l'état civil rédigés après le 31 mars 2019 et les données qui y figurent.

Le comité de gestion de la BAEC, composé de représentants des principaux utilisateurs de la banque de données, gère la BAEC. Il sera en charge de l'établissement et de la gestion de la BAEC et définira les mesures nécessaires visant à garantir le caractère immuable, la confidentialité et la conservation des actes de l'état civil contenus dans la BAEC. Les données de la BAEC peuvent être communiquées ou sont directement accessibles aux personnes, autorités ou institutions suivantes : 1° les personnes visées par l'acte ou les actes, pour les actes qui les concernent, ou leur avocat (droits de lecture);2° les officiers de l'état civil et les fonctionnaires habilités par ces derniers dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales (droits de lecture et d'écriture);3° les agents consulaires dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales (droits de lecture et d'écriture);4° les magistrats auprès des juridictions et leurs greffes, dans l'exercice de leur fonction (droits de lecture et d'écriture);5° les fonctionnaires du Service Changement de nom, de l'Autorité centrale fédérale Adoption et de l'Autorité Centrale de l'état civil du SPF Justice dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales (droits de lecture et/ou d'écriture);6° les notaires, dans l'exercice de leurs fonctions (droits de lecture);7° les parquets, dans l'exercice de leurs fonctions (droits de lecture). Chaque citoyen pourra avoir accès à la BAEC dans le futur et obtenir un aperçu de tous les actes qui le concerne ou dans lesquels il apparaît. Dans un premier temps, cette fonctionnalité ne sera pas encore opérationnelle et le citoyen devra s'adresser aux canaux existants. L'avocat y a accès lorsqu'il est amené à produire une copie ou un extrait dans le cadre d'une procédure judiciaire.

L'article 83 du Code civil garantit le caractère confidentiel des données : quiconque participe, en quelque qualité que ce soit, à la collecte, au traitement ou à la communication des données contenues dans la BAEC doit en respecter le caractère confidentiel. L'article 458 du Code pénal, qui régit le secret professionnel, leur est applicable. 3.4. Les actes de l'état civil 3.4.1. Actes électroniques Le principal changement porte sur le fait que les actes de l'état civil deviennent dorénavant des actes électroniques, qui sont signés et conservés électroniquement dans une banque de données électronique (BAEC).

Ces actes de l'état civil établis électroniquement sont des actes authentiques, qui par conséquent font foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Il n'est plus établi d'actes sur papier (art. 14 du Code civil). 3.4.2. Indisponibilité de la BAEC (art. 14 du Code civil) Dans des cas très exceptionnels, il ne sera pas possible d'établir l'acte de l'état civil sous forme dématérialisée dans la BAEC, par exemple, dans le cas d'une indisponibilité prolongée de la BAEC. Dans ce cas, l'OEC établit l'acte sous forme d'un procès-verbal papier. Ce procès-verbal peut être une version imprimée du modèle de copie établi par l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil fermer fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (MB, 15 février 2019) que l'OEC remplit et signe à la main.

Dès que possible, l'OEC établit l'acte dans la BAEC en y annexant le procès-verbal. 3.4.3. Annexes dans la BAEC (art. 15 du Code civil) Les annexes qui doivent être enregistrées dans la BAEC restent limitées à celles prévues expressément par la loi (procuration, pièces relatives à une erreur matérielle, jugements, certaines pièces du dossier de mariage p. ex.), pour autant qu'elles ne soient pas disponibles auprès d'une autre source authentique. Il est interdit d'enregistrer des annexes non-prévues par la loi.

Cela permet d'éviter une charge trop importante pour le système informatique et cela empêche que la limitation des mentions dans les actes n'entraîne l'inclusion d'annexes supplémentaires dans les actes à titre de contrôle de ces données.

Cela ne signifie pas que l'OEC ne doit pas procéder à tous les contrôles nécessaires. L'idée sous-jacente à la limitation des mentions dans les actes est en effet de ne pas devoir y mentionner tous les contrôles préalables que doit effectuer l'OEC. L'on part du principe que l'OEC a effectué tous les contrôles indispensables à l'établissement de l'acte, sans qu'il soit nécessaire de le préciser dans l'acte, et encore moins en tant qu'annexe à l'acte, à titre de preuve du contrôle préalable effectué (voir ci-dessous « Signature des actes »).

Si les parties ont remis des annexes à l'OEC, les originaux de ces annexes leur sont restitués. La restitution interviendra dès que le document aura été enregistré comme annexe d'un acte dans la BAEC. La valeur probante du document original reste supérieure à celle de la version numérisée de l'acte enregistré dans la BAEC. Le dépôt des pièces annexées auprès du greffe est supprimé. 3.4.4. Mentions dans les actes (art. 16 et 20 du Code civil) L'OEC peut mentionner uniquement ce que les parties lui déclarent.

L'officier est donc tenu d'inclure ce que les parties lui déclarent et ne peut ajouter à l'acte des mentions autres que ce que les parties lui déclarent.

L'officier ne peut non plus inclure dans l'acte des mentions autres que celles qui sont imposées par la loi.

Dans la BAEC, il ne sera en principe pas possible d'inclure des données supplémentaires, étant donné que le système limite les données des actes aux données prévues par la loi.

Aucune mention ne peut être inscrite en abréviation dans les actes de l'état civil.

Les dates sont exprimées en chiffres. 3.4.5. Devoir d'information des intéressés (art. 17 du Code civil) Les personnes concernées par l'acte ou participant à son élaboration doivent communiquer à l'OEC toutes les informations requises par la loi dont ce dernier a besoin pour établir l'acte.

L'obligation d'informer ne se limite donc pas aux « parties » à l'acte. Il s'agit de toutes les personnes concernées par l'acte. Il pourrait donc s'agir par exemple du médecin qui établit un certificat médical.

L'OEC ne peut pas connaître toutes les informations. Il appartient donc aux parties de lui communiquer les informations requises par la loi, pour autant qu'elles ne soient pas disponibles pour l'OEC dans une autre source authentique. S'il apparaît ultérieurement que l'acte n'a pas été établi correctement parce que l'OEC n'était pas en possession d'une information, ce dernier ne peut en être tenu pour responsable.

Ainsi, il peut par exemple s'agir d'un demi-frère qui reconnaît devant l'OEC un enfant de sa demi-soeur étrangère. L'OEC ne peut en principe pas découvrir cela par lui-même. Les parties sont obligées d'en faire la déclaration à l'OEC afin qu'il puisse établir l'acte correctement. 3.4.6. Signature des actes (art. 18 et 19 du Code civil) Un deuxième changement majeur concernant les actes de l'état civil porte sur le fait que les actes ne sont plus signés par les parties.

Seul l'OEC ou son agent habilité signe encore l'acte, par voie électronique. Les parties ne signent plus l'acte.

La loi donne toute confiance à la personne de l'OEC pour ce qui concerne l'établissement correct des actes. Si les intéressés ne sont pas d'accord avec les données figurant dans l'acte, il leur appartient de prouver qu'il y a eu une erreur et de demander une rectification de l'acte.

Il est loisible à l'officier d'imprimer l'acte électronique provisoire avant la signature de l'acte, par exemple, et de le présenter aux parties pour vérification.

Rien n'empêche l'officier de conserver provisoirement à la commune le document qui a été vérifié par les parties. Cela relève de la compétence autonome de l'officier. Il ne s'agit pas d'une obligation légale. De tels documents préparatoires ne peuvent pas non plus être enregistrés dans la banque de données en tant qu'annexe. Le but n'est pas, bien entendu, de créer des registres parallèles.

Si, après l'établissement d'un acte de naissance, par exemple, les parents estiment que le nom de leur enfant a été mal orthographié dans l'acte, il appartient avant tout à ces derniers d'en apporter la preuve. L'on part en effet du principe que l'OEC a établi l'acte correctement. Lorsqu'un acte de naissance provisoire ou un document similaire a été signé par les parents, l'orthographe du nom peut être vérifiée sur le document signé.

Les parties devront prouver qu'en sa qualité d'officier public chargé d'établir des actes authentiques, l'OEC a commis un faux en écriture en actant quelque chose qui n'a pas été déclaré ou communiqué par les parties.

L'OEC peut établir dans un premier temps un acte provisoire dans la BAEC et ne le signer que par la suite, après quoi l'acte est définitif et ne peut plus être modifié.

Aucun délai impératif n'est prévu pour signer l'acte. Cela ne signifie toutefois pas que l'OEC ou son agent habilité est autorisé à reporter la signature des actes à une date éloignée. Ainsi, la BAEC est dotée d'un dispositif de suivi qui permet de veiller à ce que les actes soient signés dans un délai raisonnable. L'acte n'est établi et définitif qu'après signature.

Par ailleurs, les copies et extraits ne peuvent être délivrés et les registres de la population, actualisés, que lorsque l'acte a été signé définitivement. Les copies et extraits peuvent être délivrés sans délai après la signature.

La déclaration de naissance doit être faite dans les quinze jours qui suivent celui de la naissance et l'acte de naissance doit être établi sans délai (art. 43 du Code civil). L'OEC, ou son agent habilité, doit donc également signer l'acte de naissance dans ce délai, même si la déclaration est faite le dernier jour de déclaration.

Cela montre à nouveau l'intérêt de pouvoir désigner un(des) agent(s) habilité(s).

L'acte de mariage doit en principe être signé le jour de la célébration du mariage. La date de la signature de l'acte par l'officier de l'état civil est la date de l'acte et, par conséquent, aussi la date du mariage. Si au moment de la célébration du mariage, des modifications doivent encore être apportées à l'acte établi provisoirement (par exemple, de nouveaux témoins), l'OEC devra d'abord effectuer ces adaptations avant de signer.

Si l'OEC n'est pas en mesure de signer l'acte le jour même, il doit le faire aussi vite que possible. On vise en particulier les cas où on célèbre le mariage dans des lieux où il n'y a pas d'assistance technique possible le week-end, où l'OEC n'a pas emmené sa carte d'identité le jour du mariage,... Par conséquent, cela ne peut arriver que dans des circonstances très exceptionnelles et doit être évité autant que possible. Dans cette hypothèse, la date du mariage mentionnée dans l'acte de mariage ne correspond pas à la date de la signature par l'OEC. L'OEC signera les actes électroniques à l'aide d'une signature électronique qualifiée. Il s'agit en effet d'actes authentiques qui doivent garantir la sécurité juridique nécessaire.

La signature s'effectue avec la carte d'identité électronique.

L'officier déclare sur cette base que les données figurant dans l'acte sont correctes et que l'établissement de l'acte s'est produit régulièrement en présence des parties éventuellement concernées. 3.4.7. Suppression des mentions marginales : liens entre actes - modifications directes d'actes Il ne sera plus apposé de mentions marginales sur les actes de l'état civil dans la BAEC. Les actes de l'état civil qui se rapporteront également à d'autres actes seront liés à ceux-ci ou alors les actes seront directement modifiés (cf. point 3.8.).

Par la signature des actes établis et modifiés par lui, l'officier de l'état civil assure : - l'association correcte de ces actes avec les actes auxquels ils se rapportent, de la personne concernée ou, le cas échéant, de ses descendants jusqu'au premier degré, et - la modification correcte de ces actes.

L'officier de l'état civil associe les actes et modifie les actes dans la BAEC (ou s'assure de l'exhaustivité des associations et modifications proposées par la BAEC) au moment où il signe l'acte établi ou modifié par lui.

En cas de modification d'un acte, l'officier de l'état civil effectuera les modifications des actes dans la BAEC. Par exemple, lors de la rectification d'une erreur matérielle, l'officier de l'état civil établira un acte modifié et apportera également les modifications dans les autres actes auxquels la rectification se rapporte (cf. art. 31, § 2, du Code civil).

Avant de signer l'acte, l'officier de l'état civil contrôle l'exhaustivité et l'exactitude des modifications. L'officier de l'état civil est responsable en la matière vu que des actes de l'état civil sont modifiés (comme c'est le cas pour les mentions marginales actuelles).

Lors de la consultation d'un acte modifié dans la BAEC, il sera toujours possible de voir quels actes ont donné lieu à modification. 3.4.8. Procuration (art. 21 du Code civil) Les parties intéressées peuvent se faire représenter pour tous les actes de l'état civil, à l'exception de l'acte de mariage.

Le fait de donner procuration implique que le mandataire représente le mandant. Cela signifie dès lors également que le mandataire doit comparaître à la place du mandant.

Il doit s'agir d'une procuration spéciale et authentique.

La procuration est enregistrée dans la BAEC en tant qu'annexe à l'acte.

Les parties peuvent également se faire représenter par procuration notamment lors d'une déclaration de mariage ou de reconnaissance. Dans ce cas, la procuration est enregistrée dans la BAEC en tant qu'annexe à l'acte de mariage ou de reconnaissance. La déclaration même n'est pas enregistrée en tant qu'annexe dans la BAEC. Dans ce cas, cette procuration spéciale et authentique n'est nécessaire que si un tiers vient effectuer la déclaration de mariage.

Cette procuration spéciale et authentique doit être distinguée de la preuve écrite légalisée émanant du futur époux, dont il ressort qu'il consent à la déclaration de mariage (art. 164/2, § 2, 3°, du Code civil). 3.4.9. Lecture de l'acte à voix haute (art. 22 du Code civil) L'officier de l'état civil n'est tenu de donner lecture de l'acte à voix haute qu'à la demande de l'un des comparants. Dans les autres cas, l'officier de l'état civil peut donner lecture de l'acte à voix haute lorsqu'il l'estime nécessaire. Tel peut, par exemple, être le cas lorsqu'une partie est aveugle ou analphabète.

L'officier de l'état civil a l'obligation d'établir l'acte correctement et de s'assurer que les intéressés en ont bien compris tous les aspects. 3.4.10. Numéros continus d'actes La BAEC utilise des numéros d'acte continus et donc plus de numéro d'acte par commune.

Le numéro d'acte est généré par la BAEC, au niveau national et donc plus par chaque commune ou par sorte de registre.

Un numéro d'acte dans la BAEC est constitué des éléments suivants : « AAAA-XXXX.XXXX-CC ». « AAAA » = a) pour les actes établis à partir du 31 mars 2019 (actes purement électroniques), l'année au cours de laquelle le projet d'acte a été créé dans la BAEC (donc pas nécessairement l'année de la signature de l'acte);b) pour les actes papier migrés (établis avant le 31 mars 2019) : on initie la numérotation avec le « 1111 » et la numérotation se poursuit par la suite. Le numéro de la BAEC ne permet donc jamais de déduire de manière fiable l'année de l'acte. « XXXX.XXXX » = numérotation continue dans la BAEC. « CC » = le chiffre de contrôle sur la base de l'ensemble des chiffres qui précèdent. 3.5. Valeur probante des actes de l'état civil (art. 23 à 25 du Code civil) L'article 23 du Code civil établit le principe selon lequel seuls les actes de l'état civil font preuve de l'état de la personne, à moins que la loi n'en dispose autrement.

Un certain nombre de dispositions du Code civil (notamment l'article 25) prévoient en effet que certains éléments de l'état de la personne peuvent être établis par d'autres moyens.Le Code de la nationalité belge prévoit également parfois d'autres moyens de preuve.

De même, seuls les procès-verbaux dressés dans des circonstances exceptionnelles (qui ont pour effet que, durant une longue période, aucun acte dématérialisé ou papier de l'état civil ne sera disponible, mais qu'il existe un procès-verbal établi par l'officier de l'état civil) ou établis en cas de naissance ou de décès sur un navire ou dans un avion font preuve de l'état de la personne, aussi longtemps qu'aucun acte de l'état civil n'est établi sur base de ceux-ci.

En ce qui concerne la force probante, il convient d'opérer une distinction entre les (nouveaux) actes électroniques de l'état civil et les (anciens) actes papier.

Les actes électroniques établis après le 31 mars 2019 font foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Ils ont dès lors une valeur probante pleine et entière (art. 24 du Code civil).

Les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sous forme dématérialisée sur la base d'actes établis sur papier avant le 31 mars 2019 (actes papier migrés) font foi jusqu'à preuve du contraire (art. 25 du Code civil).

Lorsque l'acte papier original ne correspond pas au scan ou aux métadonnées de l'acte enregistré dans la BAEC, l'acte papier est valable jusqu'à inscription de faux en écriture, pour ce qui concerne les données antérieures au 31 mars 2019. Les métadonnées ou le scan de l'acte dans la BAEC font foi jusqu'à preuve du contraire.

Les données enregistrées ou modifiées après l'enregistrement de l'acte dans la BAEC font bien entendu foi jusqu'à inscription de faux en écriture.

Ainsi, dans le cas d'un acte de mariage établi sur papier, par exemple, avec mention du divorce uniquement sous forme électronique (car postérieure au 31 mars 2019), le divorce fera foi jusqu'à inscription de faux en écriture.

Lorsque la date de naissance d'un des époux mentionnée sur l'acte papier ne concorde pas avec la date de naissance enregistrée dans la BAEC sous forme de métadonnées, la date de naissance de l'acte papier aura une valeur probante plus élevée (sauf si elle a été rectifiée sur l'acte de mariage après le 31 mars 2019).

En cas de discordance entre les données de l'acte original sur papier et celles de l'acte migré vers la BAEC, l'acte original sur papier a donc priorité sur l'acte migré pour les données qui datent d'avant l'entrée en vigueur de la BAEC. Les éventuelles métadonnées enregistrées erronément dans la BAEC peuvent alors être adaptées sur la base de l'acte papier.

Il en va de même pour les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sur la base de procès-verbaux établis sur papier (conformément aux articles 14, 47 et 57) : ces actes font foi jusqu'à preuve du contraire.

Les procès-verbaux originaux sur papier font foi jusqu'à inscription de faux en écriture ( art. 25 du Code civil).

Il importe dès lors de conserver soigneusement les registres papier de l'état civil ainsi que les procès-verbaux établis sur papier. Ces exemplaires papier ont une valeur probante supérieure à celle des actes migrés. Ils ont un statut de conservation permanent. Ils peuvent être conservés dans les archives, mais ne peuvent jamais être détruits.

Naturellement, ce n'est pas parce que ces actes sont conservés que des mentions marginales peuvent encore être apposées dans les livres papier. Toutes les modifications doivent désormais se faire par voie électronique, via la BAEC. Les copies et extraits des actes de l'état civil ne sont désormais plus délivrés que via la BAEC. Les copies des registres papier ne sont plus autorisées. 3.6. Actes perdus ou détruits (art. 26 et 27 du Code civil) Ces articles reprennent les anciens articles 46 et 47 du Code civil sous une forme adaptée.

Les actes de l'état civil perdus ou détruits (ou n'ayant jamais existé) peuvent être remplacés.

La preuve de la destruction ou de la perte et du contenu des actes peut être reçue par des écrits, d'autres sources authentiques ou par des témoins.

La procédure prévue pour la rectification d'un acte devant le tribunal de la famille s'applique en l'espèce (cf. art. 35, § 1er, du Code civil).

Cette possibilité s'applique également aux actes étrangers manquants, comme c'était déjà le cas dans la pratique.

L'acte supplétif de l'état civil établi à la suite d'un acte détruit ou perdu, sur la base de l'article 26 du Code civil, peut être transmis à toute autorité requérante en remplacement de l'acte manquant, si l'intéressé prouve qu'il demeure impossible de se procurer l'acte de l'état civil et pour autant, bien entendu, que l'exactitude des données que cet acte supplétif contient ne soit pas réfutée (art. 27 du Code civil).

Comme tout autre acte de l'état civil, l'acte supplétif sera établi (conformément aux dispositions du chapitre 2, section 2) en mentionnant le fait que l'acte a été établi sur la base d'une décision judiciaire, comme le prévoit l'article 41, § 1er, du Code civil.

Par exemple, un acte supplétif d'acte de naissance sera donc établi de la même manière qu'un acte de naissance ordinaire, mais la base sur laquelle l'acte est établi mentionnera les données de la décision judiciaire. 3.7. Copies et extraits (art. 28 du Code civil) L'article 28 du Code civil définit les notions de « copie » et d'« extrait ».

Un extrait mentionne uniquement les données actuelles de l'acte sans l'historique de l'état de la personne que l'acte concerne.

Ceci implique par conséquent que, si des modifications ont été apportées depuis l'établissement de l'acte de l'état civil, celles-ci ne sont pas visibles, et seule la dernière situation est mentionnée.

Les modifications sont traitées et exécutées par la BAEC. Par exemple, un extrait de l'acte de naissance d'un enfant qui a été adopté plénièrement ne mentionnera pas l'adoption. Les parents adoptifs seront mentionnés comme « parents ».

La distinction antérieure entre les extraits avec filiation et les extraits sans filiation disparaît.

Une copie, en revanche, mentionne toujours les données d'origine de l'acte et les modifications apportées à l'état de la personne que l'acte concerne après l'établissement de l'acte.

Dans l'exemple de l'acte de naissance de l'enfant adopté, l'adoption sera dès lors visible sur la copie.

Une copie mentionne également l'historique de l'acte. L'historique est mentionné brièvement sous les données d'origine, de manière similaire aux anciennes mentions marginales.

Le cas échéant, les copies mentionnent, également toujours la base sur laquelle l'acte est établi (comme le prévoit l'article 41, § 1er, 5° ). Les extraits ne mentionnent pas la base sur laquelle l'acte est établi en raison de la protection des données à caractère personnel de l'intéressé. 3.7.1. Durée de validité Les copies et les extraits mentionnent toujours le délai pendant lequel le contrôle de l'authenticité d'extraits via un serveur peut être exercé ainsi que le lien internet ou autre moyen de vérification électronique permettant le contrôle. La durée de validité sera en principe de 3 mois à partir de leur délivrance. Il appartient à l'autorité réceptrice (généralement à l'étranger) de déterminer si elle souhaite encore accepter ce document au-delà de cette date même si le contrôle via ce lien n'est plus possible.

Le délai de contrôle est limité, car l'extrait ou la copie délivrée ne reste disponible sur le serveur d'extraits que pendant cette période de validité. 3.7.2. Publicité des actes de l'état civil (art. 29 du Code civil) L'article 29, § 1er, du Code civil reprend et adapte l'ancien article 45 du Code civil. Il détermine les hypothèses dans lesquelles les actes sont publics et à qui des extraits ou des copies peuvent être délivrés.

La publicité implique que toute personne a droit à un extrait ou une copie.

Les délais de publicité des actes de l'état civil sont adaptés. Le délai de 100 ans qui s'appliquait à tous les actes de l'état civil a été jugé trop long pour certains actes et compliquait les recherches généalogiques.

C'est pourquoi des délais de publicité différenciés ont été prévus.

Les actes suivants sont publics : - les actes de décès de plus de cinquante ans; - les actes de mariage de plus de septante-cinq ans; - les autres actes de plus de cent ans. 3.7.3. A qui peut-on délivrer des copies et des extraits ? 3.7.3.1. Actes publics Toute personne a droit à des copies ou extraits d'actes publics de l'état civil. Il s'agit donc des actes de décès de plus de cinquante ans, des actes de mariage de plus de septante-cinq ans et des autres actes de l'état civil de plus de cent ans. 3.7.3.2. Actes non publics La délivrance de copies et d'extraits d'actes non publics est fortement limitée pour des raisons liées à la protection des données à caractère personnel.

Les personnes qui ont droit à des copies ou des extraits sont limitées à l'entourage proche de l'intéressé. Il s'agit notamment : - de la personne que l'acte concerne; - de son époux ou épouse; - de son cohabitant légal; - de son représentant légal; - de ses descendants ou ascendants; - de ses héritiers; - de leur notaire; - de leur avocat.

Il y a ici lieu d'interpréter la notion de "représentant légal" au sens large. Il s'agit par exemple également de l'administrateur d'une personne.

Il s'agit des personnes qui pouvaient auparavant obtenir une copie ou un extrait avec filiation.

Pour ce qui concerne les actes de personnes qui ont modifié l'enregistrement de leur sexe (application du Titre IV/1 ou de l'article 1385quaterdecies, § 3, du Code judiciaire), le droit à l'obtention d'une copie est encore plus limité. Le droit à l'obtention d'une copie de ces actes (autrement dit sur lesquels la modification de l'enregistrement du sexe est visible) est limité à la personne que l'acte concerne, à son représentant légal, à ses héritiers, à leur notaire et à leur avocat.

Certaines personnes qui reçoivent aujourd'hui des extraits d'actes n'auront par conséquent plus droit à ces extraits à l'avenir. Tel est par exemple le cas des entrepreneurs de pompes funèbres, à moins qu'ils ne disposent d'une procuration sous seing privé des héritiers.

Lorsque les connexions entre les différentes sources d'information se seront considérablement développées, la délivrance d'extraits se fera plus rare (cf. point 3.7.6.).

Pour des raisons de protection des données à caractère personnel, il est en outre souhaitable qu'en principe, on ne puisse délivrer que des extraits. Une copie ne sera dès lors plus délivrée que sur demande expresse.

L'officier de l'état civil ne peut toutefois pas vérifier si la demande est justifiée par la finalité pour laquelle la copie est demandée puisque cela constitue une immixtion dans la vie privée du citoyen.

Il ne peut donc plus être question de délivrer des copies systématiquement. Cela arrivait certes fréquemment par le passé, car il s'avérait plus pratique de copier un acte papier que d'établir un extrait. Avec la BAEC, il n'y a plus aucune différence sur ce point et on ne pourra communiquer des données que dans la limite de ce qui est nécessaire. Des copies ne seront dès lors délivrées que si l'intéressé en fait la demande expresse. 3.7.4. Copie via la BAEC - cachet électronique La délivrance de copies et extraits s'effectue toujours via la BAEC en ce sens que l'authentification lors de la délivrance est toujours effectuée par la BAEC sous la forme d'un cachet électronique et non par l'officier de l'état civil.

Il demeure toutefois toujours possible de demander la remise de copies et d'extraits délivrés via la BAEC à l'officier de l'état civil, au guichet ou au guichet électronique. Dans ce cas aussi, la copie ou l'extrait porte seulement le cachet électronique de la BAEC. En outre, le citoyen, quel que soit l'endroit où il se trouve, pourra, dans le futur, également télécharger (à l'aide de son PC ou autre) un extrait ou une copie portant le cachet électronique de la BAEC directement depuis la BAEC. Les copies et extraits mentionnent également toujours la date de délivrance. 3.7.5. Copies et extraits d'actes papier établis avant le 31 mars 2019 La délivrance d'une copie sous la forme d'une copie des registres papier de l'état civil n'est plus autorisée.

Des copies et des extraits des « anciens » actes papier de l'état civil qui ont été introduits dans la BAEC ne peuvent donc plus être délivrés que via la BAEC. En effet, les registres papier ne seront plus mis à jour après le 31 mars 2019.

Les copies d'actes de l'état civil établis avant le 31 mars 2019 prennent toujours la forme d'une impression de l'acte original enregistré sous forme dématérialisée dans la BAEC avec les mentions marginales y apportées et les métadonnées des modifications de cet acte après l'entrée en vigueur de la BAEC. La forme dématérialisée de l'acte peut consister en : - une version numérisée de l'acte; - une collecte de métadonnées; - une combinaison des deux.

Un extrait d'un « ancien » acte prend la même forme que celle d'un acte établi après l'entrée en vigueur de la BAEC. Pour pouvoir délivrer un extrait d'un acte papier via la BAEC, les métadonnées de l'acte ancien (qui sont mentionnées sur un extrait dans la nouvelle forme) doivent être enregistrées dans la BAEC. Sur cette base, des extraits peuvent être délivrés de la même manière que les nouveaux actes de l'état civil.

Une disposition transitoire (article 109 de la Loi sur la modernisation de l'état civil) prévoit qu'un officier de l'état civil, un greffier ou un fonctionnaire compétent du SPF Justice qui constate qu'un acte antérieur au 31 mars 2019 qui doit lui être présenté n'a pas été enregistré dans la BAEC, ou dont les métadonnées sont manquantes, peut demander à l'officier de l'état civil titulaire du registre dans lequel l'acte se trouve d'enregistrer cet acte dans la BAEC. Cet officier de l'état civil est alors tenu d'enregistrer immédiatement dans la BAEC cet acte sous forme dématérialisée et accompagné des métadonnées correspondantes. Il peut également s'agir d'une demande visant à compléter les métadonnées lorsque, par exemple, la migration a eu lieu au niveau de la copie mais qu'un extrait de l'acte est demandé, ou à rectifier des fautes dans les métadonnées.

Il est indiqué de suivre le même mode opératoire que celui de l'officier de l'état civil à qui il est demandé de délivrer une copie ou un extrait d'un tel acte.

On ne précise pas de délai d'enregistrement à compter de la notification à l'officier détenteur de l'acte, mais il va de soi que cela doit se faire le plus vite possible et dans un délai raisonnable.

A défaut, aucun extrait ou copie ne pourra en effet être délivré. Un délai maximal de 5 jours ouvrables devrait suffire. Dans des cas urgents, cela doit se faire immédiatement. Son collègue officier de l'état civil, le greffier ou le fonctionnaire compétent du Service public fédéral Justice doit en effet pouvoir poursuivre sa procédure dans les délais légaux. 3.7.6. Principe « only once » En raison de l'application du principe « only-once » et de l'accès direct accordé à différentes autorités et institutions (cf. article 78 du Code civil), le nombre d'extraits et de copies demandés et délivrés va sensiblement diminuer.

Ce principe implique que les documents qui ont été présentés par un citoyen à une autorité ou qui sont accessibles à une autorité, notamment via la BAEC, ne peuvent plus être demandés une nouvelle fois à ce citoyen par une autre autorité. L'autorité doit consulter elle-même la BAEC. Dès lors, les copies et extraits seront surtout demandés pour être produits à des entreprises privées (banques ou organismes assureurs), ou à l'étranger. 3.7.7. Langue Conformément aux lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, l'officier de l'état civil établit l'acte dans la langue de sa région.

En principe, les copies et extraits d'actes de l'état civil établis après l'entrée en vigueur de la BAEC peuvent être délivrés dans l'une des trois langues nationales. On n'intègre pas des images (numérisation) de ces nouveaux actes mais uniquement des métadonnées : les données qui doivent apparaître dans un acte sont complétées dans des champs (par exemple un champ pour le nom, le prénom, la date du fait...). Les nouveaux actes ne dépendent donc pas de la langue étant donné qu'ils sont basés sur les métadonnées.

Etant donné que les actes, les copies et les extraits sont uniformisés et standardisés dans la BAEC, les extraits et copies peuvent être consultés sur un modèle français, allemand, néerlandais ou multilingue, et délivrés dans ces mêmes langues.

Par exemple, si un extrait d'un acte de l'état civil établi en français est demandé en Flandre, il pourra dès lors être délivré en néerlandais. On évite ainsi qu'un citoyen doive encore faire traduire l'extrait.

Il en va de même pour les extraits des « anciens » actes papier, vu qu'ils sont enregistrés dans la BAEC avec les mêmes métadonnées que celles des « nouveaux » actes. Pour les copies des anciens actes, ce ne sera pas le cas. La copie d'un ancien acte est en effet basée sur une image de l'acte. La copie consistera donc en une impression de l'image de l'ancien acte, pour lequel aucune traduction ne peut bien entendu être fournie par la BAEC. 3.7.8. Force probante des copies et extraits d'actes papier dans la BAEC La force probante des copies et extraits d'actes établis avant le 31 mars 2019 (enregistrés sous forme dématérialisée dans la BAEC) n'est pas la même que celle d'actes établis après le 31 mars 2019, vu que la valeur probante des actes auxquels se rapportent les copies et extraits n'est pas identique. Les actes électroniques établis après le 31 mars 2019 ont effectivement une valeur probante complète (à savoir jusqu'à preuve de faux en écriture), contrairement aux anciens actes papier enregistrés par la suite dans la BAEC, qui ne sont valables que jusqu'à preuve du contraire.

Cependant, on ne peut pas renvoyer les personnes souhaitant obtenir des copies et extraits vers l'officier de l'état civil qui dispose de l'acte papier, vu que les mises à jour de cet acte effectuées par la suite dans la BAEC ne seront jamais mentionnées sur les actes papier.

Cette copie ou cet extrait sera alors incomplet. On ne peut pas non plus conférer une valeur probante complète (jusqu'à inscription de faux en écriture) aux actes enregistrés sous forme dématérialisée dans la BAEC et établis avant l'entrée en vigueur de celle-ci. L'acte papier sera effectivement toujours l'original. Des fautes peuvent effectivement résulter de l'enregistrement de celui-ci sous forme dématérialisée dans la BAEC (p. ex., un mot effacé est tout de même visible sous l'effet de la numérisation).

L'article 30, § 3, du Code civil prévoit à cet égard que lorsque l'extrait ou la copie délivrés sur la base d'un acte établi sur papier avant l'entrée en vigueur de la nouvelle loi, n'est pas accepté ou lorsqu'il est contesté pour l'usage auquel il est destiné, un extrait ou une copie est délivré sur la base du registre papier accompagné des mises à jour de l'acte dans la BAEC. Cette possibilité doit rester limitée à des circonstances très exceptionnelles, puisque l'objectif est que les copies et extraits soient systématiquement délivrés par voie électronique par la BAEC. Ce n'est qu'en cas de contestation ou, par exemple, de non-acceptation par une autorité étrangère pour des raisons spécifiques qu'une copie ou un extrait de l'acte original papier (mentionnant les mises à jour de cet acte enregistré dans la BAEC) devra être délivré par l'officier de l'état civil détenteur de l'acte dans ses registres papier. 3.7.9. Forme de la copie d'un acte établi sur la base d'un acte étranger L'article 28, § 3, du Code civil détermine la forme d'une copie d'un acte établi sur la base d'un acte étranger (établi conformément au chapitre 2, section 15, cf. point 4.2.14.).

Une telle copie comprend : 1. les données originales de l'acte belge sur la base d'un acte étranger;2. les données de référence de l'acte étranger sur lequel elle se base;3. les métadonnées des modifications de cet acte (historique après établissement de l'acte belge). L'établissement des actes de l'état civil sur la base d'un acte étranger est possible par la présentation d'une copie ou d'un extrait de l'acte étranger.

L'établissement d'un acte belge sur la base d'un extrait de l'acte étranger n'empêche pas que des modifications ultérieures puissent y être intégrées.

Une copie mentionnera par conséquent également l'historique qui suit l'établissement de l'acte belge, sous la forme des métadonnées des modifications. C'est également le cas pour une copie d'un acte papier migré dans la BAEC sur laquelle des modifications ont été faites dans la BAEC après la migration.

Concrètement, cet historique pourrait être par exemple le suivant : une reconnaissance, une déclaration de choix de nom, un changement de prénoms, une rectification par le tribunal... Il peut s'agir tant des actes ou décisions belges que des actes ou décisions étrangers reconnus en Belgique.

Si l'intéressé doit, à l'avenir, présenter une copie ou un extrait de son acte étranger en Belgique, il pourra se servir d'une copie ou d'un extrait de l'acte belge établi sur la base de l'acte étranger. Il ne doit donc pas retourner devant l'autorité étrangère de délivrance. 3.7.10. Recherches généalogiques L'article 79 du Code civil dispose que le Roi détermine la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques. 3.7.11. Légalisation L'article 29, § 3, du Code civil reprend l'ancien article 45 du même Code qui prévoit que les extraits et les copies destinés à être utilisés à l'étranger sont, pour autant que cela soit exigé, légalisés par le ministre des Affaires étrangères ou le fonctionnaire délégué par lui. Ce sera donc le cachet électronique qui sera légalisé.

Il importe ici aussi de renvoyer au règlement relatif aux documents publics (règlement (UE) n° 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012).

Ce règlement s'applique en effet aux actes de l'état civil. Concernant les articles qui s'appliquent aux actes de l'état civil, ce règlement est entré en vigueur le 16 février 2019.

Ce règlement supprime notamment l'exigence en matière de légalisation et d'apostille pour certains documents publics et simplifie les formalités liées aux copies certifiées conformes et aux traductions entre les Etats membres de l'UE. Le champ d'application du règlement s'étend à : - la naissance; - le fait d'être en vie; - le décès; - le nom; - le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale; - le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage; - le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré; - la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré; - la filiation; - l'adoption; - le domicile et/ou la résidence; - la nationalité; - l'absence de casier judiciaire; - les documents publics qui doivent être présentés en vue de l'exercice du droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales.

Il faut souligner que le règlement porte uniquement sur l'authenticité du document public et non sur la reconnaissance du contenu ou les effets de celui-ci.

Le règlement a pour effet que les autres Etats membres de l'UE ne peuvent plus demander la légalisation ou l'apostille des copies et des extraits d'actes de l'état civil qui relèvent de son champ d'application. 3.7.12. Modèles des copies et des extraits L' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil fermer fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (M.B., 15 février 2019) établit les modèles des extraits et des copies des actes de l'état civil.

Les modèles à cet effet figurent en annexe de l'arrêté royal et ont été intégrés dans la BAEC. Des extraits sont prévus pour les actes suivants : - l'acte de naissance; - l'acte de mariage; - l'acte de décès; - l'acte de reconnaissance; - l'acte de reconnaissance prénatale; - l'acte d'adoption; - l'acte d'un enfant sans vie; - l'acte d'absence; - l'acte de nationalité belge;

Des copies sont prévues pour les actes suivants : - l'acte de naissance; - l'acte de mariage; - l'acte de décès; - l'acte de reconnaissance; - l'acte de reconnaissance prénatale; - l'acte d'adoption; - l'acte d'un enfant sans vie; - l'acte d'absence; - l'acte de nationalité belge; - l'acte de modification de l'enregistrement du sexe; - l'acte de divorce; - l'acte de changement de nom; - l'acte de changement de prénom; - l'acte de déclaration du choix de nom; - l'acte d'annulation;

La base de l'établissement de l'acte peut être : - une décision judiciaire; - un procès-verbal; - un arrêté royal ou ministériel; - un acte étranger; - une décision administrative ou judiciaire étrangère.

L'historique de l'état de la personne, se compose d'un aperçu chronologique, selon la date d'enregistrement dans la BAEC, des données modifiées de l'acte original, avec mention de la décision ou de l'acte qui est à la base de la modification.

L'arrêté royal précise en plus que, dans les copies, les données originales de l'acte sont complétées par la base sur laquelle l'acte est établi et l'historique de l'état de la personne. En outre, il classifie les mentions qui correspondent à chaque base légale ou à chaque modification des données de l'acte original.

La donnée « date de prise d'effet » est également prévue dans les modèles.

Le modèle de données de la BAEC prévoit en effet, pour chaque acte, deux dates, à savoir la date du fait et la date de la rédaction de l'acte.

La date du fait est en principe uniquement indiquée dans les actes de naissance, les actes de décès, les actes de mariage et les actes d'enfant sans vie (date d'accouchement). Dans ces cas, la date de prise d'effet sera la date d'établissement de l'acte.

Dans les autres cas, la date de prise d'effet sera dans la BAEC la même date que celle de l'établissement de l'acte, à moins que, lors de l'établissement de l'acte, l'officier de l'état civil ait, sur la base d'une pièce annexée (une décision judiciaire ou administrative étrangère, un jugement ou un arrêt, un procès-verbal,...), indiqué une autre date qui peut être retrouvée dans les pièces annexées. La « date de prise d'effet » se rapportera, dans ces cas, à la date de prise d'effet de l'adoption, de la reconnaissance, du changement de nom, ...

Les modèles des extraits et des copies sont établis de manière dynamique. Toutes ces mentions ne doivent pas en effet figurer dans chaque extrait ou copie.

Les données qui sont reprises après le symbole «  » sont facultatives. Ces données ne sont mentionnées sur l'extrait ou la copie que si elles sont d'application.

Pour les données qui figurent après le symbole "o", il faut indiquer au moins une des options. Seule l'option sélectionnée doit apparaître sur la copie ou l'extrait. 3.8. Modifications d'actes de l'état civil Le système des mentions marginales d'actes de l'état civil est supprimé.

Dans une banque de données numérique, il ne peut plus y avoir de mentions portées en marge d'un acte, dès lors que toutes les données sont enregistrées dans le système sous forme de métadonnées et associées aux actes correspondants par voie électronique.

Dorénavant, les actes de l'état civil pourront être modifiés de manières suivantes : 1° par la modification directe d'un acte (« deuxième version » de l'acte) (art.31 du Code civil); 2° par une mention automatique (art.32 du Code civil); 3° par l'établissement d'un acte de base. Ces manières de procéder remplacent donc les anciens actes de transcription de décisions judiciaires ou autres et la mention marginale y afférente sur d'autres actes de l'état civil. 3.8.1. Modifications directes d'actes (actes modifiés) Plutôt que de porter une mention en marge d'un acte à la suite d'une décision judiciaire belge ou étrangère, l'acte existant même sera, dans certains cas, modifié. En d'autres termes, l'officier de l'état civil établira une « deuxième version » de l'acte.

Ainsi, la filiation pourra par exemple être modifiée dans l'acte de naissance après une décision judiciaire établissant la filiation.

Les modifications directes d'actes ne sont prévues que pour un nombre limité de cas, notamment en cas de : 1° Décision judiciaire (art.31, § 1er, du Code civil) qui : - conteste ou établit la filiation; - rectifie un acte; - autorise un changement de nom ou de prénoms.

Il doit s'agir d'une décision passée en force de chose jugée qui a pour conséquence la modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil, et aucun acte de base ne doit pouvoir être établi.

On entend par actes de base, les actes de l'état civil visés au livre Ier, titre 2, chapitre 2, du Code civil.

Une décision qui modifie la filiation requiert une adaptation de l'acte, étant donné qu'aucun acte de base « acte de modification de filiation » n'existe et qu'aucune mention automatique ne peut être effectuée par la BAEC. L'intervention de l'OEC est nécessaire, dès lors qu'une appréciation du contenu des données de la décision judiciaire qui modifie l'état civil est requise. Dans ce cas, il peut également s'agir de décisions judiciaires étrangères.

Il en va de même pour la rectification des actes de l'état civil par le tribunal de la famille. Seuls les tribunaux belges sont compétents en la matière; il ne peut donc s'agir que de décisions belges.

En ce qui concerne le changement de nom ou de prénoms, il s'agit des cas visés à l'article 370/9 du Code civil et, partant, des recours introduits devant le tribunal de la famille respectivement contre les refus du ministre de la Justice et de l'OEC d'autoriser un changement de nom ou de prénoms. Une décision judiciaire étrangère de changement de nom ou de prénoms qui peut être reconnue sur base de l'article 39 du Code de droit international privé sera traitée comme un acte de changement de (pré)nom.

Si le tribunal de la famille autorise le changement, l'OEC modifie l'acte de naissance et l'associe aux autres actes du bénéficiaire et, en cas de changement de prénoms, aux actes de naissance de ses descendants jusqu'au premier degré.

S'il s'agit d'une décision judiciaire belge, le greffier transmettra immédiatement à l'OEC compétent les données nécessaires à cette modification via la BAEC. L'acte modifié mentionne les données (instance judiciaire, date du prononcé) ainsi que le contenu de la décision judiciaire (contestation/établissement d'un lien de filiation, rectification d'un acte, changement de nom ou de prénoms).

Toutes ces données sont enregistrées dans le système sous forme de métadonnées et associées à l'acte.

Dès lors, les mentions de l'« acte modifié » sont les données qui sont mentionnées dans l'« historique » de cet acte et qui sont visibles lorsque l'acte est consulté ainsi que lorsqu'une copie est délivrée. 2° Rectification d'une erreur matérielle par l'OEC (art.31, § 2, du Code civil) (cf. point 3.9.1.) Dans ce cas, l'officier compétent établit le ou les actes modifiés à la suite de la rectification d'une erreur matérielle qui entraîne une modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil.

L'acte modifié mentionne la rectification de l'acte. La rectification sera donc toujours visible lors de la consultation dans la BAEC ou lors de la délivrance d'une copie.

L'officier de l'état civil compétent est l'officier généralement compétent ou l'officier du lieu de l'établissement de l'acte.

La modification d'un acte induira, dans certains cas également, la modification automatique par la BAEC des autres actes de la personne concernée et, éventuellement, de ses descendants. L'OEC associe ces actes les uns aux autres.

Lors de la consultation des actes dans la BAEC, les modifications par rapport à l'acte d'origine seront toujours clairement indiquées. De même, il sera toujours possible de consulter l'historique, avec la date et le motif de la modification. 3° Schémas Cela peut être représenté schématiquement comme suit : 1.Décision judiciaire étrangère en matière de filiation => OEC => établissement de l'acte modifié 2. Décision judiciaire belge (filiation, rectification, changement de nom ou de prénoms) => greffier => OEC => établissement de l'acte modifié 3.Rectification d'une erreur matérielle => OEC => établissement de l'acte modifié 3.8.2. Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 du Code civil) Pour un nombre limité de décisions judiciaires ou autres, rendues en Belgique, qui modifient l'état d'une personne, est instauré un nouveau mode de publicité des actes de l'état civil de l'intéressé, sans intervention de l'OEC. C'est le cas dans les matières suivantes : 1° le divorce (art.1275, § 2, et 1303 du Code judiciaire); 2° le changement de nom (art.370/7 du Code civil); 3° l'annulation d'un mariage (art.193ter du Code civil, art. 391octies du Code pénal et art. 79quater, § 4, de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers); 4° l'annulation d'une reconnaissance (art.330/3, § 2, alinéa 3, du Code civil); 5° l'annulation ou le retrait de l'autorisation de changement de nom (art.370/8 du Code civil); 6° la réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence (art.122, alinéa 3, du Code civil) ou d'une déclaration judiciaire de décès (art. 134, alinéa 3, du Code civil).

Dans un premier temps une mention ne sera générée automatiquement que pour les divorces (1° ) et les changements de nom (2° ) Il s'agit de décisions judiciaires ou d'autres décisions d'autorités belges qui ne nécessitent pas une appréciation du contenu des données d'actes ou de décisions à portée individuelle de la part des OEC. En effet, ces décisions ont déjà été signées valablement par l'autorité compétente pour ce faire (le Roi, le juge ou le fonctionnaire public compétent).

Les données de ces décisions seront transmises à la BAEC par les greffiers et les fonctionnaires publics du service Changement de nom.

Sur la base des données transmises, la BAEC effectuera ensuite une mention générée automatiquement. Cette e-mention sera reliée dans la BAEC aux actes de l'état civil auxquels elle se rapporte.

L'OEC n'intervient donc pas sur ce plan. Les décisions et arrêtés précités modifient de manière totalement autonome l'état d'une personne. L'enregistrement de la mention dans la BAEC a pour unique but d'en assurer la publicité.

L'inaltérabilité de ce lien est garantie par l'apposition d'un cachet électronique dans la BAEC. Ces mentions sont effectuées sous la responsabilité du comité de gestion de la BAEC (créée par l'article 73, § 1er, du Code civil) et sont reliées aux actes auxquels elles se rapportent.

Ces liens électroniques seront, comme dans le cas des autres modifications, visibles lors de la consultation des actes dans la BAEC. La mention n'est donc pas une modification de l'acte au sens strict, mais l'état de la personne change par le lien avec l'acte.

Dans l'exemple d'un jugement de divorce belge, les données du divorce seront visibles lors de la consultation de l'acte de mariage dans la BAEC ou sur un extrait de l'acte de mariage (comme c'était précédemment le cas avec une mention marginale).

Les mentions contiennent toujours les données de la décision judiciaire ou de l'arrêté royal qui est à la base de la mention et le numéro d'acte de l'acte auquel la mention se rapporte.

En outre, dans les cas de divorce et d'autorisation de changement de nom, il est mentionné un certain nombre de données prévues dans l'acte de divorce (art. 64, 1° et 3°, du Code civil) et dans l'acte de changement de nom (art. 63, 1°, 2° et 4°, du Code civil).

Le retrait d'un arrêté royal autorisant un changement de nom est possible en cas d'erreur dans l'arrêté et en cas de renonciation tardive.

Pour schématiser : 1) Décision judiciaire belge 1° de divorce, 2° d'annulation d'un mariage, 3° d'annulation d'une reconnaissance, 4° de réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence ou d'une déclaration judiciaire de décès, 5° d'annulation ou de retrait d'une autorisation de changement de nom, Le greffier envoie les données de la décision via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire.2) Changement de nom belge Le SPF Justice (service Changement de nom) envoie les données via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire. Une e-mention est générée uniquement s'il s'agit de décisions belges.

Les jugements, arrêts et décisions étrangers seront toujours appréciés par l'OEC, comme aujourd'hui. Ils donnent lieu à l'établissement d'un acte belge sur la base de la décision étrangère (par exemple, un acte de divorce) ou à l'établissement d'un acte modifié dans les cas examinés ci-dessus (par exemple, la filiation). 3.8.3. Etablissement d'un acte de base Enfin, l'établissement d'actes de base, fondés le cas échéant sur des actes étrangers, peut également avoir un impact sur d'autres actes de l'état civil. Dans ce cas, la « modification » des autres actes se fait par le lien entre l'acte de base et ces actes.

Exemple : un acte de reconnaissance modifie l'acte de naissance.

L'acte de reconnaissance est relié à l'acte de naissance, dans lequel la filiation paternelle sera ajoutée.

Exemple : Un acte de reconnaissance français d'un enfant né en Belgique qui ne mentionne que la filiation maternelle. Un acte de reconnaissance belge est établi sur la base de l'acte de reconnaissance français (cf. point 4.2.14). Cet acte de reconnaissance belge est relié à l'acte de naissance, dans lequel la filiation paternelle sera ajoutée. L'acte de reconnaissance étranger sera joint en annexe à l'acte de reconnaissance belge dans la BAEC. Tout comme pour les mentions, il ne s'agit pas ici de modification de l'acte au sens strict, mais l'état de la personne change par le lien entre l'acte de base et l'autre acte.

Pour un certain nombre de situations, il a également été créé dans ce but de nouveaux actes de base de l'état civil : - l'acte d'adoption (cf. point 4.2.11.); - l'acte de divorce (cf. point 4.2.10.); - l'acte de changement de nom (cf. point 4.2.9.); - l'acte de révocation ou de révision de l'adoption, de nouvelle modification de l'enregistrement du sexe ou d'annulation (cf. point 4.2.12.).

Il s'agit principalement des situations suivantes : - des décisions judiciaires et d'une autre nature, rendues par des autorités belges, qui nécessitent une appréciation du contenu des données d'actes individuels ou de décisions qui modifient l'état civil (contrairement aux cas pour lesquels des mentions sont effectuées, cf. 3.8.2.) et dans le cadre desquelles l'acte ne peut pas être modifié directement (cf. point 3.8.1.) : Exemples : * un jugement de divorce lorsqu'il n'y a pas d'acte de mariage; * un arrêté royal de changement de nom lorsqu'il n'y a pas d'acte de naissance; * un jugement d'adoption en cas d'adoption plénière; - l'impossibilité de modifier directement un acte existant conformément à l'article 31 du Code civil parce qu'il s'agit d'un ajout dans un acte : Exemple : adoption simple -> ajout des adoptants par adoption simple sur l'acte de naissance comme donnée complémentaire; - décisions qui « annulent » des actes dans les faits : révocation/révision d'une adoption, nouvelle modification de l'enregistrement du sexe, annulation; - pour un certain nombre de décisions judiciaires et administratives étrangères;

Exemples : * jugement de divorce étranger; * décision de changement de nom étrangère; * décision ou jugement d'adoption étranger, après reconnaissance par l'autorité centrale fédérale.

Lorsque l'OEC établit un acte d'adoption, il le relie à l'acte de naissance. Les données de l'adoption sont visibles lors de la consultation de l'acte de naissance dans la BAEC ou sur une copie de l'acte de naissance (comme c'était précédemment le cas avec une mention marginale). Dans l'extrait de l'acte de naissance, les adoptants (par adoption plénière) seront mentionnés en tant que parents.

Pour les divorces, la BAEC effectue en principe une mention (cf. point 3.8.2.).

Toutefois, si l'OEC se voit contraint d'établir un acte de divorce, sur la base d'un jugement de divorce étranger ou d'une décision de divorce étrangère, l'acte de divorce sera relié à l'acte de mariage belge. En cas de délivrance d'une copie ou d'un extrait de l'acte de mariage, le divorce y figurera (cf. point 4.2.10.).

Lorsque l'OEC établit un acte de divorce, parce que l'acte de mariage n'est pas disponible dans la BAEC, l'acte de divorce est isolé et n'a pas de lien.

Pour les changements de nom, la BAEC effectue en principe une mention (cf. point 3.8.2.).

Toutefois, si l'OEC se voit contraint d'établir un acte de changement de nom, sur la base d'un jugement étranger ou d'une décision étrangère, l'acte de changement de nom est relié à l'acte de naissance concerné.

Lorsque l'OEC établit un acte de changement de nom, parce que l'acte de naissance n'est pas disponible dans la BAEC, l'acte de changement de nom est isolé et n'a pas de lien.

Il va de soi que l'OEC qui établit un acte signera toujours celui-ci.

Comme déjà expliqué ci-dessus, il garantit par sa signature : - l'association correcte de l'acte avec l'acte auquel il se rapporte, de la personne concernée et éventuellement de ses descendants; - les modifications d'autres actes de la personne concernée et éventuellement de ses descendants. 3.9. Rectification d'actes de l'état civil La procédure de rectification d'une erreur matérielle par l'OEC est simplifiée et précisée.

En outre, le tribunal de la famille reste compétent pour statuer sur des rectifications d'actes de l'état civil, par le biais d'un jugement rectificatif.

Des rectifications d'actes de l'état civil entraînent l'établissement d'un acte modifié (nouvelle version de l'acte) (cf. point 3.9.1.). 3.9.1. Rectification par l'OEC (art. 33-34) Dans un nombre limité de cas, l'OEC peut dorénavant rectifier lui-même les actes, sans demander un avis au parquet.

Dans l'ancienne procédure de rectification d'une erreur matérielle (anciens art. 99-101 du Code civil), une intervention du ministère public était nécessaire.

De plus, la procédure était interprétée différemment en fonction du parquet appelé à se prononcer et souvent de manière très large. Même des erreurs plus conséquentes qu'une simple erreur matérielle (par exemple, une filiation erronée) étaient parfois rectifiées de cette manière, ce qui n'a jamais été l'intention du législateur. C'est au tribunal qu'il appartient de rectifier les grosses erreurs dans les actes de l'état civil.

Aujourd'hui, l'article 33 du Code civil prévoit que l'OEC compétent qui constate une erreur matérielle dans un acte de l'état civil, sur la base d'un acte authentique ou d'une attestation officielle, peut rectifier lui-même cet acte de l'état civil.

L'OEC compétent pour rectifier un acte au moyen de la procédure de l'erreur matérielle est soit l'OEC généralement compétent, soit l'OEC du lieu d'établissement de l'acte.

L'OEC qui constate une erreur matérielle dans un acte qu'il a lui-même établi doit pouvoir la rectifier lui-même. Il n'est pas logique qu'il doive demander la rectification de sa propre erreur matérielle à un autre OEC (à savoir l'OEC généralement compétent).

De plus, il est également nécessaire que l'OEC généralement compétent puisse rectifier l'acte, par exemple si l'erreur matérielle est constatée seulement des années après l'établissement de l'acte.

Une erreur matérielle implique que lors de l'établissement d'un acte de l'état civil, un OEC a enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il avait possession à ce moment-là (art. 34 du Code civil).

A cet égard, différents éléments sont importants, notamment : - l'erreur a eu lieu au moment de l'établissement de l'acte; - la donnée figurait correctement dans les actes authentiques ou les attestations officielles dont disposait l'OEC au moment de l'établissement de l'acte; - le fait que la donnée n'ait pas été correctement enregistrée est prouvé au moyen d'un acte authentique ou d'une attestation officielle.

Il s'agit notamment des éléments suivants : a) Une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms et prénoms : Exemple : mention de Jozeph au lieu de Joseph sur un acte de naissance. Cette hypothèse s'applique également aux signes diacritiques erronés.

L'officier peut donc ajouter ou effacer des signes diacritiques dans les actes par ce biais. Il s'agit notamment de l'absence d'accents, de certains caractères (p. ex., le « ç »), qui figuraient bel et bien sur un autre acte authentique ou une autre attestation officielle, mais qui n'ont pas été repris tels quels dans l'acte de l'état civil. Sur ce plan notamment, il existe parfois des différences entre la mention des prénoms ou des noms de famille dans les actes de l'état civil et ceux repris dans le Registre national.

On ne doit pas rectifier tout signe diacritique dans un acte qui présente une disparité par rapport au Registre national. En effet, il se peut que ce soit la mention dans le Registre national qui soit incorrecte. L'OEC peut agir de façon pragmatique et n'adapter le signe diacritique que si la disparité engendre des problèmes (ex : acte destiné à l'étranger) ou si le citoyen le demande expressément. Dans ce cas, il se base sur l'acte authentique étranger.

Il est important de souligner la distinction entre le signe diacritique et la translittération erronée. Dans ce dernier cas, il s'agit d'une erreur dans la traduction d'un mot rédigé dans un autre alphabet (ex : arabe, cyrillique...) en un mot écrit selon l'alphabet latin. Cette erreur pourrait en effet revêtir un caractère frauduleux.

Ainsi, une personne pourrait être inscrite dans une déclaration sous un nom donné (Sem, par exemple) et ensuite présenter un document (passeport...) en vertu duquel elle porte un autre nom (par exemple Sam). En raison du risque de fraude à l'identité, les translittérations sont rectifiées via la procédure devant le tribunal. b) Une erreur relative à la date, au lieu ou à l'heure du fait juridique ou de l'acte juridique établi par l'acte. Exemple : une erreur dans la date du mariage, ou dans le lieu/la date/l'heure de la naissance ou du décès.

Il peut s'agir d'erreurs au niveau de la notification de naissance ou de l'attestation médicale de décès.

Il pourrait également s'agir d'une mention erronée du sexe dans l'acte de naissance, si celui-ci ne correspond pas à ce qui est indiqué dans la notification de la naissance.

En outre, d'autres erreurs sont encore possibles dans les nouveaux actes de base de l'état civil, notamment une erreur dans la date d'un changement de nom.

Il ne peut en principe s'agir, ici, d'erreurs dans la date ou le lieu d'établissement de l'acte, vu que ces mentions sont ajoutées électroniquement et ne peuvent, en principe, contenir aucune erreur.

L'OEC n'est autorisé à rectifier l'acte de l'état civil que dans la mesure où ces conditions sont remplies.

Il n'est ni requis, ni interdit, de rectifier des actes de personnes déjà décédées.

Cette procédure d'« erreur matérielle » ne peut pas être utilisée pour rectifier le sexe dans l'acte de naissance (sauf si la mention du sexe dans l'acte de naissance ne concorde pas avec celle de la notification de la naissance).

La définition prévue à l'article 34 du Code civil ne s'applique qu'aux actes de l'état civil établis après le 31 mars 2019.

L'article 116 de la loi relative à la modernisation de l'état civil contient une disposition transitoire pour la rectification d'erreurs matérielles d'actes établis avant le 31 mars 2019.

Pour ces cas, il y a lieu d'entendre par erreur matérielle : - une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms, les prénoms et les adresses; - une erreur relative à la date de la naissance ou du décès si une attestation de naissance ou de décès mentionne une autre date; - une erreur relative à la date de mariage; - une erreur relative à l'officier de l'état civil mentionné dans l'acte; - une erreur relative à la date à laquelle l'acte a été dressé.

A présent, la loi introduit également le principe « only once » dans la procédure de rectification par l'OEC. Concrètement, l'OEC procède comme suit pour rectifier une erreur matérielle sur un acte : La rectification de l'erreur n'est possible que sur la base de l'acte authentique original ou de l'attestation officielle.

L'OEC recherche dans la BAEC l'acte authentique ou l'attestation officielle qui prouve l'erreur matérielle.

Si l'acte ou l'attestation ne sont pas encore disponibles dans la BAEC, il invite l'officier qui a établi ou transcrit l'acte à les y enregistrer.

Lorsqu'il s'agit d'une attestation officielle qui prouve l'erreur matérielle et qu'il n'en dispose pas, l'OEC réclame ladite attestation auprès des instances ou institutions belges compétentes (par exemple, Office des Etrangers, dossier « étrangers » à la commune, etc.).

L'intéressé ne doit présenter lui-même le document que lorsque l'OEC ne peut obtenir l'acte authentique ou l'attestation officielle de cette manière.

Les justificatifs (l'acte authentique ou l'attestation officielle) sur la base desquels l'acte est rectifié, sont enregistrés en tant qu'annexe dans la BAEC. L'OEC établit l'acte modifié. Voir point 3.8.1. 3.9.2. Rectification de l'acte par le tribunal de la famille La procédure de rectification devant le tribunal de la famille subsiste (jugement rectificatif). Toutefois, les anciens articles 1383 à 1385 du Code judiciaire sont repris dans le nouvel article 35 du Code civil sous une forme adaptée.

Quand ? Cette procédure est possible dans tous les cas où une personne souhaite faire rectifier un acte de l'état civil, même si cet acte peut être rectifié sur la base d'une erreur matérielle.

La procédure de rectification devant le tribunal de la famille est également applicable dans le cas où une personne souhaite faire remplacer un acte manquant conformément à l'article 27 du Code civil.

Cette procédure de rectification s'applique également en cas de retour ou de preuve de l'existence d'une personne déclarée absente ou d'une personne dont le décès a été judiciairement déclaré.

Outre la demande de rectification des erreurs matérielles, il peut donc, par exemple, s'agir d'erreurs qui entraînent une modification de la filiation, d'erreurs consécutives à une application erronée du droit étranger, à des disparités dans la translittération ou à des rectifications de différents éléments du même acte, etc.

Le fait qu'une personne présente, après l'établissement de l'acte, d'autres documents différents de ceux présentés au moment de l'établissement de l'acte et qui font état d'une toute autre identité et d'un tout autre état civil pourrait indiquer une fraude à l'identité.

Une modification de la filiation constitue également une modification fondamentale de l'état civil d'une personne.

Il en va de même pour les translittérations, qui doivent être distinguées des signes diacritiques erronés (cf. point 3.9.1.).

En définitive, il appartient au juge d'apprécier la rectification des fautes dans les actes (autres que les erreurs matérielles, qui peuvent être rectifiées par l'officier de l'état civil lui-même comme décrit ci-dessus).

Qui peut demander la rectification ? 1) Toute personne voulant faire rectifier un acte ou faire suppléer un acte manquant, 2) L'OEC du lieu d'établissement de l'acte qui souhaite faire rectifier cet acte, 3) Le procureur du Roi. L'OEC qui a établi un acte et constate par la suite qu'il a fait une faute lors de son établissement (ex. une mauvaise application du droit international privé) peut donc demander lui-même au tribunal de rectifier cet acte.

Le procureur du Roi doit introduire une demande en rectification de l'acte lorsqu'il constate une faute dans un acte de l'état civil. Il a, selon l'article 40 du Code civil, notamment une fonction de surveillance en ce qui concerne l'application des dispositions de l'état civil. Il est essentiel et de l'intérêt général que les actes de l'état civil, qui concernent l'état des personnes, soient rectifiés s'ils contiennent des fautes, comme le prévoit l'article 6 du Code civil,.

Comment ? Le citoyen ou l'officier intente la procédure par requête.

Quel tribunal ? Le tribunal de la famille du lieu où l'acte a été dressé (compétent sur la base de l'article 627, 7°, du Code judiciaire).

Méthode de travail ? Les données des décisions judiciaires coulées en force de chose jugée qui modifient des actes de l'état civil seront transmises directement via la BAEC (et donc plus par courrier ordinaire).

Le greffier transfère immédiatement via la BAEC à l'OEC compétent les données de la décision judiciaire dont celui-ci a besoin pour modifier l'acte (les actes) de l'état civil à la suite de la rectification (ou pour établir l'acte supplétif).

Concrètement, le greffier transmettra donc, via la BAEC, le jugement rectificatif dans les plus brefs délais à l'OEC compétent, qui en reçoit une notification.

Sur la base de la décision, l'officier établit immédiatement l'acte (les actes) modifié(s) de l'état civil ou l'acte supplétif (s'il s'agit d'un cas visé à l'article 27 du Code civil). La décision judiciaire est jointe en annexe à l'acte modifié ou l'acte supplétif dans la BAEC. Comme expliqué plus haut, l'officier garantit, par la signature de l'acte, les associations correctes dans la BAEC (voir point 3.4.7.).

Ces données ne sont transférées que s'il a été décidé de rectifier l'acte. En cas de décision négative, l'officier ne recevra aucune notification.

Officier compétent ? L'officier généralement compétent tel que défini à l'article 13 du Code civil est compétent après une rectification par le tribunal.

Schématiquement Erreur matérielle : OEC (sans avis du parquet) N'importe quelle autre erreur : tribunal de la famille 3.10. Responsabilité et contrôle de l'officier de l'état civil 3.10.1. Responsabilité de l'officier de l'état civil (art. 36, 38 et 39 du Code civil et art. 110 et 111 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) La responsabilité de l'officier de l'état civil n'a en principe pas changé.

L'officier de l'état civil est responsable : - des actes de l'état civil qu'il a établis, rectifiés ou modifiés lui-même (art. 36 du Code civil); - des actes perdus en raison de leur mauvaise conservation dans la BAEC (p. ex., acte mal enregistré) (relève de l'art. 36 du Code civil); - de la conservation des actes de l'état civil sous format papier qui ont été établis avant le 31 mars 2019 (ou des procès-verbaux établis sur papier), enregistrés ou non sous forme dématérialisée dans la BAEC, jusqu'au moment de leur transfert aux Archives générales du Royaume (art. 110, § 1er, alinéa 1er, et § 2, de la loi sur la modernisation de l'état civil); - de la disparition de documents du dépôt des registres de l'état civil (art. 110, § 1er, alinéa 2, de la Loi sur la modernisation de l'état civil, comme cela était prévu antérieurement par l'article 132 de la nouvelle loi communale).

Cela a son importance notamment dans le cas où une commune autoriserait des personnes qui en font la demande à effectuer elles-mêmes des recherches généalogiques, historiques ou scientifiques dans le dépôt. La disparition de documents relève de la responsabilité de l'officier de l'état civil.

Cela ne signifie pas que les registres de l'état civil sous format papier ne peuvent pas être déplacés au sein de la commune. Cela peut en effet s'avérer utile ou nécessaire dans le cadre des fusions de communes (art. 110, § 1er, alinéa 3, de la Loi sur la modernisation de l'état civil).

Le déplacement nécessite : * une décision du collège des bourgmestre et échevins; et * l'autorisation du procureur du Roi. - de l'exactitude de l'acte dématérialisé et des métadonnées correspondantes reprises dans la BAEC lors de la migration d'un acte papier vers la BAEC au moment de l'enregistrement de l'acte dans la BAEC (art. 111 de la Loi sur la modernisation de l'état civil).

Le fonctionnaire ne sera pas responsable en cas de défaillance ultérieure du système ou d'erreur du gestionnaire opérationnel (cf. infra). - du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction (art. 38 du Code civil);

Comme le prévoyait déjà l'ancien article 51 du Code civil, l'officier de l'état civil est civilement responsable du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction, sauf si quelqu'un l'a empêché de respecter ces prescriptions (Dans ce dernier cas, l'officier de l'état civil peut exercer un recours contre ce dernier). - de toute altération illicite et de tout faux dans les actes de l'état civil (art. 39 du Code civil);

Comme le prévoyait l'ancien article 52 du Code civil, toute altération illicite et tout faux dans les actes de l'état civil donnent lieu : * à des dommages-intérêts aux parties; * aux peines prévues dans le Code pénal.

L'officier de l'état civil n'est pas responsable des aspects liés à la gestion de la BAEC ou au traitement des données personnelles (art. 38 du Code civil).

Du fait de l'instauration de la BAEC, la responsabilité de l'officier est définie sous réserve de la responsabilité du gestionnaire opérationnel de la BAEC (SPF Intérieur) et du responsable du traitement des données personnelles (SPF Justice) (cf. chapitre 3). 3.10.2. Contrôle par le procureur du Roi (art. 37 et 40 du Code civil) Le rôle du procureur du Roi en matière d'état civil a été adapté en raison de l'instauration d'une banque de données centrale et des besoins dans la pratique.

Cette adaptation consiste à : - supprimer le contrôle annuel des registres; - introduire le principe de contrôle général de l'état civil; - donner une base légale explicite à la fonction d'avis du procureur du Roi; - prévoir la possibilité pour le Collège des procureurs généraux d'arrêter des directives; - clarifier le rôle en matière de rectification des actes de l'état civil. 3.10.2.1. Suppression du contrôle annuel des registres La vérification annuelle de tous les registres de l'état civil par le procureur du Roi n'a plus d'utilité. Ce n'était d'ailleurs plus le cas dans la pratique actuelle. 3.10.2.2. Contrôle général de l'état civil Le procureur du Roi doit veiller au respect des dispositions en matière d'état civil, notamment par le biais de contrôles ciblés via la BAEC. De tels contrôles ciblés n'étaient pas possibles avec les registres communaux sur papier.

L'article 40 du Code civil confère clairement au procureur du Roi la compétence générale d'agir en matière d'état civil.

L'officier de l'état civil est tenu d'informer sans délai le procureur du Roi de toute erreur ou irrégularité qu'il constate.

Le procureur du Roi recherche et poursuit les infractions commises par l'officier de l'état civil dans l'exercice de ses fonctions.

Quel procureur du Roi ? Le procureur du Roi compétent est celui du tribunal de première instance de l'arrondissement judiciaire auquel appartient la commune de l'officier de l'état civil qui a établi l'acte (art. 40, alinéa 1er, du Code civil). 3.10.2.3. Fonction d'avis du parquet (art. 37 du Code civil) La loi prévoit désormais expressément la possibilité pour l'officier de l'état civil de demander l'avis du procureur du Roi en cas de doute sérieux quant à l'établissement d'un acte. Le procureur du Roi donne un avis à l'officier de l'état civil dans des cas individuels.

Le rôle du procureur du Roi avant l'établissement d'un acte est en effet très important.

En outre, l'établissement correct des actes par l'officier de l'état civil évite que le procureur du Roi ait à intervenir ultérieurement.

Une éventuelle rectification des actes de l'état civil via la banque doit être évitée dans la mesure du possible eu égard à l'importance de l'état de la personne, au principe de l'immutabilité de l'état de la personne et aux conséquences pour le citoyen.

Il s'agit, pour l'officier de l'état civil, d'une possibilité de demander un avis en cas de doute sérieux et non d'une obligation. « L'établissement » de l'acte visé à l'article 37 du Code civil doit être interprété largement en ce sens que l'avis ne peut pas seulement être demandé dans le cadre de son établissement, mais également dans le cadre des modifications, de l'annulation... des actes de l'état civil après l'établissement des actes. 3.10.2.4. Rectification des actes de l'état civil L'intervention du procureur du Roi dans la procédure de rectification d'erreurs matérielles commises par l'officier de l'état civil a été supprimée. L'officier de l'état civil peut à présent les rectifier sans demander l'avis du procureur du Roi.

Le rôle du procureur du Roi est toutefois encore utile en cas de rectification d'actes de l'état civil par le tribunal de la famille.

Eu égard à sa fonction de surveillance visée à l'article 35, § 1er, alinéa 3, du Code civil, le procureur du Roi doit demander la rectification de l'acte lorsqu'il constate une erreur dans un acte de l'état civil.

En outre, le ministère public devra rendre un avis en cas de demande de rectification par l'intéressé même ou par l'officier de l'état civil (art. 35, § 2, du Code civil). 3.10.2.5. Directives du Collège des procureurs généraux (uniformité) Le collège des procureurs généraux peut arrêter, à l'intention des procureurs du Roi, des directives précisant les modalités du contrôle.

Une possibilité de donner des instructions au procureur du Roi en matière de vérification des registres de l'état civil existait déjà dans le chef du procureur général (sur la base d'une circulaire ministérielle du 13 juillet 1847). Cette possibilité est à présent ancrée dans la loi.

Ce sont des directives contraignantes pour tous les membres du ministère public. Les procureurs généraux près les cours d'appel veillent à l' exécution de ces directives au sein de leur ressort.

Ces directives peuvent également porter sur l'utilisation de la BAEC en matière de contrôle. 4. Les différents actes de l'état civil 4.1. Données standard des actes de l'état civil L'article 41 du Code civil précise les données qui doivent figurer dans tout acte de l'état civil.

Sont concernés : 1° les données officielles de l'acte : le nom, les prénoms et la signature de l'OEC ou de son agent habilité;2° la date d'établissement de l'acte;3° le lieu de l'établissement de l'acte : tant la commune que, le cas échéant, le district;4° le numéro de l'acte (cf.point 3.4.10.); 5° la mention de la base sur laquelle l'acte est établi (pour autant que d'application). Si l'OEC établit un acte, il doit toujours mentionner la base ou l'origine de cet acte.

Cela peut concerner : a) une décision judiciaire : - l'instance judiciaire; - la date du prononcé; - la date à laquelle la décision est coulée en force de chose jugée; - le numéro d'identification de la décision judiciaire (numéro de rôle).

L'image de la décision judiciaire est jointe à l'acte dans la BAEC. En l'occurrence, il peut, par exemple, s'agir d'un acte supplétif à l'acte de naissance, lequel indique que l'acte de naissance a été établi sur la base d'un jugement supplétif.

Il pourrait également s'agir d'un acte établi sur la base de l'article 463 du Code d'instruction criminelle.

Un autre exemple est l'établissement d'un acte de décès sur la base de la décision judiciaire déclarative de décès. b) un procès-verbal (visé aux articles 14, alinéa 4, 47, 55, § 2, ou 57 du Code civil). Il s'agit ici des procès-verbaux sur la base desquels un acte de l'état civil est établi (ultérieurement) : - les procès-verbaux établis dans des circonstances exceptionnelles (défaillance du système BAEC); - le procès-verbal relatif à un enfant abandonné; - le procès-verbal relatif au décès d'un inconnu; - le procès-verbal relatif à une naissance ou un décès à bord d'un navire ou dans un aéronef. c) un arrêté royal d'autorisation de changement de nom (visée à l'article 370/4, § 1er, ou 370/8 du Code civil) : - la date de l'arrêté royal; - la date de publication au Moniteur belge (pour autant que d'application).

On suit la même logique qu'en ce qui concerne les décisions judiciaires. Un acte de changement de nom (p. ex. dans le cas d'un réfugié reconnu) est établi sur la base de l'arrêté royal d'autorisation de changement de nom.

Dans des cas très exceptionnels, les arrêtés royaux sont dispensés de publication (de là : pour autant que d'application) (art. 370/6, alinéa 3, du Code civil). d) un acte étranger : - l'autorité qui a établi l'acte; - la date d'établissement de l'acte.

C'est, par exemple, le cas de l'acte de mariage étranger reconnu en Belgique. Au lieu de l'ancienne « transcription » de cet acte étranger, l'officier établira désormais un acte de mariage belge.

L'officier y mentionnera la base dudit acte : l'acte étranger, l'autorité qui a établi l'acte (y compris le lieu de cette autorité) et la date d'établissement. e) la décision étrangère judiciaire ou administrative; - l'autorité étrangère qui a pris la décision; - la date de la décision; - la date à laquelle la décision sort ses effets.

Il peut, par exemple, s'agir ici d'une décision étrangère de divorce, reconnue en Belgique. Au lieu de l'ancienne mention marginale (ou transcription) de la décision de divorce étrangère, un acte de divorce est établi. Cet acte mentionne avoir été établi sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère. Il mentionne également l'autorité étrangère (y compris le lieu de cette autorité), la date de la décision et la date à laquelle celle-ci sort ses effets.

L'acte ou la décision tenant lieu de base à l'établissement de l'acte est joint(e) en annexe dans la BAEC, sauf si cet acte ou cette décision est disponible dans une autre source authentique (comme prévu à l'article 15 du Code civil).

Les personnes auxquelles l'acte se rapporte, sont identifiées à l'aide du numéro de registre national (à savoir le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques). C'est aussi le cas pour les personnes qui ne figurent pas dans le registre national.

En effet, la loi du 25 novembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/11/2018 pub. 13/12/2018 numac 2018032324 source service public federal interieur Loi portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population fermer portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population permet également de mentionner dans le Registre national, les personnes physiques mentionnées dans un acte d'état civil, mais qui ne font pas l'objet d'une inscription ou d'une mention dans le Registre national des personnes physiques à un autre titre.

Les personnes mentionnées en tant que telles dans le Registre national se voient elles aussi attribuer un numéro de registre national.

Il importe de souligner que le numéro de registre national ne fait pas partie de l'acte à proprement parler (art. 41, § 2, alinéa 2, du Code civil). Il s'agit uniquement d'informations sous-jacentes permettant d'identifier les personnes et de relier entre elles les données de la BAEC et celles du Registre national.

L'adaptation de ce numéro d'identification ne doit pas être effectuée par le biais des procédures en rectification prévues pour la rectification d'actes de l'état civil (cf. point 3.8.). Le numéro d'identification est en effet une donnée dynamique susceptible d'être modifiée conformément aux dispositions de la législation relative au Registre national.

Outre les données précitées, les actes de l'état civil mentionnent les données qui sont propres aux actes.

L'article 16 du Code civil dispose en outre à ce sujet que l'OEC ne peut mentionner dans les actes d'autres données que celles prévues par la loi. 4.2. Les différents types d'actes de l'état civil Le Code civil prévoit dorénavant une section distincte pour chaque type d'acte de l'état civil.

Chaque section mentionne d'abord (si possible) la façon dont l'acte est établi et ensuite les données que cet acte doit mentionner.

Les différents types d'actes sont repris ci-après, avec mention des éventuels changements dans la procédure. 4.2.1. Actes de naissance Les nouvelles dispositions relatives à l'établissement des actes de naissance prévues aux articles 42 à 49 du Code civil s'appliquent aux enfants déclarés après le 31 mars 2019 (art. 112 de la Loi sur la modernisation de l'état civil). 4.2.1.1. Acte de naissance Notification de la naissance (article 42 du Code civil) Par qui ? La notification est faite par : - dans le cas d'une naissance à l'hôpital : le responsable de l'établissement ou son délégué; - dans le cas d'une naissance en dehors de l'hôpital : le médecin, l'accoucheuse ou les autres personnes qui ont assisté à l'accouchement ou chez qui l'accouchement a eu lieu.

Comment ? La notification s'effectue au moyen d'une attestation médicale.

Notification électronique ? La notification électronique est déjà appliquée dans différentes communes, principalement en Flandre, via l'application eBirth. Elle n'est pas encore obligatoire. Les possibilités existantes de notification électronique des naissances ne font pas l'objet de restrictions. Les notifications par voie papier ou par fax peuvent toujours être utilisées.

Modèle de notification ? Aucun modèle propre à la notification d'une naissance ou d'un décès n'a été créé, car cela engendrerait des obligations administratives supplémentaires et inutiles pour ce groupe-cible.

Déclaration (article 43 du Code civil) Par qui ? Le père ou la coparente, et la mère, ou l'un d'eux (comme auparavant).

Où ? L'OEC du lieu de naissance (lieu du fait).

La commune peut toutefois choisir la manière dont la déclaration de naissance doit être faite dans la pratique. Une de ces possibilités consisterait à procéder à la déclaration de naissance à la maternité, après décision du collège des bourgmestre et échevins.

Délai ? Dans les quinze jours suivant la naissance. Lorsque le dernier jour de ce délai est un samedi, un dimanche, ou un jour férié légal, le délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable qui suit.

Pas de déclaration de naissance (dans les délais) par les parents ? Lorsqu'aucune déclaration n'a été faite, l'OEC établit l'acte de naissance définitif purement et simplement sur la base de la notification. Le responsable de l'hôpital ne doit plus faire de déclaration, étant donné que cette dernière n'ajoute rien à ce qui était déjà précisé dans la notification.

Le but est de fournir un maximum d'informations via la notification, y compris sur les données incertaines telles que le nom de famille et le prénom.

Pas de déclaration de naissance et données insuffisantes dans la notification ? Si les parents ne font pas de déclaration de naissance et si la notification ne contient pas de données sur le prénom ou le nom de famille, l'OEC agira comme auparavant.

Ainsi, en l'absence de prénom, l'OEC tentera dans un premier temps de contacter quelqu'un qui connaît le prénom de l'enfant concerné. S'il n'y parvient pas, l'OEC peut déterminer lui-même le prénom de l'enfant ou établir l'acte sans mentionner de prénom. L'acte pourra alors être adapté ultérieurement via une procédure en rectification par le tribunal. La responsabilité incombe ici aux parents, qui se sont abstenus de faire une déclaration de naissance.

Si le nom de famille de l'enfant est manquant dans la notification, l'OEC applique les règles générales de détermination du nom de famille, selon le droit applicable de l'enfant. Si le droit belge relatif au nom est appliqué, il est renvoyé à la circulaire du 22 décembre 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer4 relative à la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 18 décembre 2014 modifiant le Code civil, le Code de droit international privé, le Code consulaire, la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté (M.B. du 29 décembre 2014).

Etablissement d'un acte de naissance définitif. Après la déclaration de naissance ou si la naissance n'a pas été déclarée dans les 15 jours, l'OEC établit immédiatement l'acte de naissance définitif.

Déclaration de naissance électronique ? Il n'est pas encore possible de faire une déclaration de naissance électronique. La déclaration est faite en personne à l'officier, même si les parents ne doivent plus signer l'acte de naissance.

L'article 43, § 3, du Code civil définit toutefois la base juridique pour l'introduction des déclarations électroniques dans le futur. Il appartient au Roi de préciser les autres conditions à ce sujet.

Sexe ambigu ? Si le sexe de l'enfant est ambigu, les parents ou l'un d'eux peuvent déclarer le sexe de l'enfant dans un délai de trois mois, moyennant une attestation médicale (art. 48 du Code civil).

On établira un acte modifié sur base de l'attestation médicale.

Données de l'acte de naissance (article 44 du Code civil) L'acte ne mentionne que les données essentielles. L'acte de naissance contient : - les données relatives à la naissance de l'enfant : la date de naissance, le lieu de la naissance, l'heure de la naissance, le sexe, le nom et les prénoms de l'enfant; - les données de la mère et du père ou de la coparente (pour autant que la filiation paternelle ou comaternelle soit établie) : nom, prénoms, date de naissance et lieu de naissance; - pour autant que d'application, les données relatives à la reconnaissance prénatale ou à la reconnaissance, par le père ou la coparente, dans l'acte de naissance proprement dit, avec mention des autorisations requises, à savoir des personnes visées à l'article 329bis du Code civil, du représentant légal de l'enfant et/ou les données de l'autorisation obtenues par le biais d'une décision judiciaire; - pour autant que d'application, la base sur laquelle l'acte est établi (voir article 41, § 1er, 5°, du Code civil).

En cas de notification incomplète ou lors de la naissance d'un enfant abandonné, les données relatives à la naissance de l'enfant ne peuvent bien entendu être complétées que pour autant qu'elles soient disponibles.

La mention de la base sur laquelle l'acte est établi sera par exemple nécessaire : - lors de l'établissement d'un acte supplétif à l'acte de naissance sur la base d'un jugement supplétif, l'acte devant alors contenir les données de la décision judiciaire, - en cas de naissance à bord d'un navire/aéronef, les données du procès-verbal sur la base duquel l'acte a été établi figurant dans l'acte de naissance.

Si une déclaration conjointe est faite comme prévu à l'article 316bis du Code civil en vue d'activer la présomption de paternité ou de comaternité, elle est enregistrée en tant qu'annexe dans la BAEC. L'ordonnance du juge de paix en vertu de laquelle une personne déclarée incapable a été autorisée à reconnaître un enfant ou à consentir à une reconnaissance est, en cas de reconnaissance dans l'acte de naissance, enregistrée en tant qu'annexe à l'acte de naissance dans la BAEC (art. 328, § 2, et 329bis, § 1er/1 et § 2, du Code civil).

L'acte de naissance ne contient pas (plus) : - la déclaration de choix de nom par les parents (voir infra); - les données des déclarants.

En effet, depuis l'entrée en vigueur de la loi du 25 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/12/2016 pub. 17/01/2017 numac 2017030017 source service public federal justice Loi portant des modifications diverses au Code d'instruction criminelle et au Code pénal, en vue d'améliorer les méthodes particulières de recherche et certaines mesures d'enquête concernant Internet, les communications électroniques et les téléco type loi prom. 25/12/2016 pub. 30/12/2016 numac 2016009669 source service public federal justice Loi modifiant le statut juridique des détenus et la surveillance des prisons et portant des dispositions diverses en matière de justice fermer, les parents doivent toujours faire un choix de nom. En cas de désaccord ou de refus concernant le choix, l'enfant se verra attribuer le double nom de famille dans l'ordre alphabétique. Il ne sert donc à rien de mentionner explicitement le `choix du nom'.

L'acte doit certes bien préciser clairement s'il s'agit d'un double nom (sécable), ou d'un nom composé (insécable). Lorsqu'il s'agit d'un double nom, l'acte doit mentionner clairement les deux parties du nom.

La mention des données des déclarants a peu d'utilité. Il s'agit en principe des parents. La déclaration n'est plus faite par l'hôpital lorsque les parents s'en abstiennent.

Vu la complexité de la matière (choix de la loi applicable, etc.), les communes peuvent décider de faire inscrire le nom dans un document papier signé par les déclarants, afin d'éviter toute contestation ultérieure. 4.2.1.2. Acte de naissance d'un enfant trouvé L'ancienne procédure relative à la déclaration d'un enfant abandonné (ancien article 58 du Code civil) est légèrement modifiée à l'article 45 du Code civil.

Notification de la naissance Par qui ? Toute personne qui a trouvé un enfant nouveau-né. Dans la pratique, la notification sera souvent effectuée par les services de secours.

Où ? OEC du lieu où l'enfant a été trouvé.

Comment ? La personne communique à l'OEC toutes les informations sur le moment et le lieu où il a trouvé l'enfant.

Tâche de l'OEC ? L'OEC dresse un procès-verbal, qui mentionne également l'âge apparent de l'enfant et son sexe, sur la base d'une attestation médicale, le nom et les prénoms qui lui sont donnés et l'autorité publique à laquelle il est confié.

L'OEC établit un acte de naissance et joint le procès-verbal en tant qu'annexe (contenant les données disponibles à ce moment-là, voir supra). Ce n'est plus le procès-verbal qui est enregistré dans les registres.

Le but de la nouvelle procédure est de donner un acte de naissance ordinaire aux enfants abandonnés. De cette manière, ils ne sont pas confrontés à leur situation d'enfant abandonné chaque fois qu'ils demandent une copie de leur acte de naissance.

Données de l'acte de naissance d'un enfant trouvé L'acte de naissance d'un enfant trouvé ne peut pas mentionner toutes les données contenues dans un acte de naissance ordinaire, étant donné que la mère ou les parents sont inconnus.

L'acte de naissance d'un enfant trouvé mentionne : - la date de naissance (présumée), - le lieu de naissance, - l'heure de naissance (présumée), - le sexe, - le nom et les prénoms de l'enfant.

L'acte de naissance ne mentionne ces données que pour autant qu'elles soient disponibles au moment de son établissement.

L'attestation médicale ne mentionne pas la date à laquelle l'enfant a été trouvé, mais bien la date et l'heure de naissance présumées.

L'officier peut retrouver les informations relatives à la date de naissance dans l'attestation médicale.

Données incomplètes lors de l'établissement de l'acte ? L'acte de naissance peut être complété ultérieurement, par le biais d'un jugement rectificatif. Aussi, l'extrait de l'acte de naissance sera, (après avoir été complété), désormais le même pour tous les enfants. 4.2.1.3. Acte de naissance en cas de naissance à bord d'un navire ou d'un aéronef L'article 47 du Code civil uniformise et simplifie la procédure en cas de naissance à bord d'un navire (anciens art. 59 et 60 du Code civil) et pendant un vol (anciens art. 7 et 7ter de la loi du 27 juin 1937 portant révision de la loi du 16 novembre 1919 relative à la réglementation de la navigation aérienne, M.B., 26 juillet 1937).

Procédure En cas de naissance à bord d'un navire ou d'un aéronef en vol, le commandant établit un procès-verbal qui mentionne les mêmes données que l'acte de naissance.

Tâche de l'OEC ? - Premier accostage ou atterrissage en Belgique Dès qu'il accoste ou atterrit, le commandant remet le procès-verbal le plus rapidement possible à l'officier de l'état civil le plus proche qui établit immédiatement un acte de naissance sur la base du procès-verbal.

Le procès-verbal est joint en annexe de l'acte de naissance.

L'OEC qui a établi l'acte conserve le procès-verbal établi sur papier jusqu'au moment du transfert du procès-verbal aux Archives générales du Royaume.

L'acte de naissance mentionnera également le procès-verbal comme base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5°, du Code civil). - Premier accostage ou atterrissage à l'étranger Le commandant transmet le plus rapidement possible le procès-verbal au poste consulaire de carrière de la circonscription consulaire dans laquelle se trouve le port ou le lieu d'atterrissage. Le poste consulaire agira ensuite conformément aux dispositions du Code consulaire. 4.2.2. Les actes de reconnaissance 4.2.2.1. Acte de reconnaissance prénatale Données de l'acte de reconnaissance prénatale (art. 50 du Code civil) L'acte de reconnaissance prénatale mentionne : 1° les données de la mère : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance;2° les données de l'auteur de la reconnaissance : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité, c'est-à-dire le père ou la coparente;3° les données du consentement de la mère à la reconnaissance : la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée dans laquelle le consentement a été constaté, et l'enregistrement de la décision judiciaire en annexe dans la BAEC. 4.2.2.2. Acte de reconnaissance Données de l'acte (art. 51 du Code civil) L'acte de reconnaissance mentionne : 1° les données de l'enfant : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant;2° les données de la personne à l'égard de qui la filiation est établie : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et, le cas échéant, la date de décès et le lieu de décès;3° les données de l'auteur de la reconnaissance : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité de l'auteur de la reconnaissance;4° le cas échéant, les données des personnes qui ont consenti à la reconnaissance ou dont le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance a été constaté par un tribunal, en mentionnant la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée par laquelle le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance ont été constatés. Si la mère refuse de donner son consentement, aucun consentement n'est constaté, mais une autorisation de reconnaissance peut être accordée.

En cas de conciliation, le tribunal établit toutefois une autorisation supplétive de reconnaissance.

La décision judiciaire est jointe en annexe dans la BAEC (tant qu'elle n'est pas disponible dans une autre source authentique, conformément à l'article 15 du Code civil); 5° le nouveau nom éventuel et la déclaration de choix de nom par le père ou la coparente et la mère sur la base des articles 335, § 3, 335ter, § 2, et 335quater du Code civil ou de l'article 12 de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté, (M.B., 26 mai 2014); 6° le cas échéant, le nouveau prénom de l'enfant.Ceci n'est possible qu'en application du droit étranger.

Il n'y a pas de changement de prénom directement possible lors de la reconnaissance sur base du droit belge. Toutefois, une demande en changement de prénom peut être introduite auprès de l'OEC compétent; 7° le cas échéant, le fait que les personnes visées à l'article 329bis, § 3, du Code civil n'ont pas consenti à la reconnaissance. L'ordonnance du juge de paix selon laquelle une personne déclarée incapable est autorisée à reconnaître un enfant ou à consentir à une reconnaissance est jointe en annexe à l'acte de reconnaissance dans la BAEC (art. 328, § 2, et 329bis, §§ 1er/1 et 2, du Code civil).

Associer l'acte. L'acte de reconnaissance doit toujours être associé à l'acte de naissance. Si le prénom et/ou le nom a/ont été modifié(s), celui-ci/ceux-ci doi(ven)t également être associé(s) à tous les autres actes de l'enfant.

Procédure Une modification importante de la reconnaissance réside dans le fait qu'à l'instar de ce qui s'applique désormais pour la déclaration de mariage, il n'est plus établi d'acte de déclaration. La « déclaration » remplace l'« acte de déclaration ». Un modèle de déclaration est établi dans l' arrêté royal du 30 janvier 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 30/01/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010817 source service public federal justice Arrêté royal fixant le modèle de déclaration de mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions fermer fixant le modèle de déclaration du mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions (M.B., 15 février 2019).

En outre, la déclaration et les modalités de production des documents exigés sont également adaptées par analogie avec ce qui est prévu pour la déclaration de mariage (art. 327/1 et 327/2juncto 164/1 et 164/2 du Code civil). Le principe « only once » y est intégré et la possibilité d'obtenir un acte de notoriété est adaptée à l'article 5 du Code de la nationalité belge (cf. point 4.2.5.) Une dernière modification importante concerne les documents à produire pour une déclaration de reconnaissance. A dater du 31 mars 2019, l'acte de naissance de la personne qui veut reconnaître l'enfant et, le cas échéant, de la personne à l'égard de qui la filiation est établie ne doit plus être produit. Exiger l'acte de naissance peut entraver l'établissement rapide de la filiation, même lorsque les parents sont de bonne foi.

Toutefois, si l'OEC estime que l'acte de naissance de l'auteur de la reconnaissance et, le cas échéant, de la personne à l'égard de qui la filiation est établie est indispensable pour vérifier si les conditions requises par la loi pour reconnaître un enfant sont remplies, il peut demander la production de ces actes sur la base de l'article 327/2, § 2, 5°, du Code civil (« toute autre pièce authentique »).

Le délai de trois jours dans lequel la reconnaissance doit être portée à la connaissance de l'époux ou de l'épouse (ancien article 62, § 3, du Code civil) est désormais prévu aux articles 313, § 3, alinéa 2, 319bis, alinéa 2, et 325/6, alinéa 2, du Code civil).

La preuve de la notification (une lettre recommandée à la poste) de la reconnaissance à l'époux ou à l'épouse en vertu des articles 313, § 3, 319bis ou 325/6 du Code civil est conservée par l'OEC. La mention de la date de la notification ou de la signification à l'encre noire en marge de l'acte de reconnaissance comme cela est prévu par la circulaire du 7 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer0 relative à la loi du 1er juillet 2006 modifiant les dispositions du Code civil relatives à l'établissement de la filiation et aux effets de celle-ci, n'est en tout cas plus possible. 4.2.3. Acte de déclaration de choix de nom Données de l'acte. L'article 52 du Code civil définit les mentions de l'acte de déclaration de choix de nom, à savoir : - les données de l'enfant ou des enfants auxquels la déclaration se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - les données de la mère et du père ou de la coparente : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la déclaration de choix de nom par les parents; - le nouveau nom qui est donné à l'enfant ou aux enfants; - la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi.

Quand ? La déclaration de choix de nom peut être faite sur la base de : - l'article 335, § 3, alinéa 2, du Code civil : après établissement du second lien de filiation; - l'article 335ter, § 2, alinéa 2, du Code civil : après établissement du second lien de filiation (coparente); - l'article 335quater, alinéa 1er, du Code civil : après une déclaration de choix de la loi applicable visée à l'article 39, § 1er, du Code de droit international privé; - l'article 12, § 1er, de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté.

Associer l'acte ? L'acte de déclaration de choix de nom doit être associé à l'acte de naissance de l'enfant et aux actes de l'état civil auxquels il se rapporte. 4.2.4. Acte de modification de l'enregistrement du sexe Données de l'acte. L'article 53 du Code civil définit les mentions de l'acte de modification de l'enregistrement du sexe, à savoir : - les données de l'intéressé : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - le nouveau sexe.

Associer l'acte ? L'acte de modification de l'enregistrement du sexe doit être associé aux autres actes de l'état civil de l'intéressé qui mentionnent son sexe. En principe, cela se limite à l'acte de naissance.

Nouvelle modification de l'enregistrement du sexe. Si le tribunal de la famille autorise une nouvelle modification de l'enregistrement du sexe, il ne faut pas établir un acte de modification de l'enregistrement du sexe, mais bien un acte de nouvelle modification de l'enregistrement du sexe (cf. point 4.2.12.). 4.2.5. Acte de mariage Données de l'acte. L'acte de mariage ne mentionne plus que les données essentielles (art. 54 du Code civil).

Ces données sont : - les données des époux : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la date du mariage; - éventuellement le nom choisi par l'époux après le mariage (sur la base de son droit national); - pour autant que d'application, les données des témoins : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance.

Procédure Déclaration La déclaration de mariage est maintenue, mais sous une forme adaptée.

On n'établit plus aucun acte de déclaration. La déclaration exprime uniquement une intention de modification de l'état civil. La « déclaration » remplace l'« acte de déclaration ». Un modèle de déclaration est établi dans l' arrêté royal du 30 janvier 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 30/01/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010817 source service public federal justice Arrêté royal fixant le modèle de déclaration de mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions fermer fixant le modèle de déclaration du mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions (M.B., 15 février 2019).

La déclaration n'est pas signée par les déclarants.

En ce qui concerne la production des documents, l'article 164/2 du Code civil introduit le principe « only once ». L'OEC doit d'abord vérifier lui-même dans la BAEC si les actes de naissance des intéressés sont disponibles. Si ce n'est pas le cas, il doit vérifier s'ils sont disponibles auprès de l'OEC qui a rédigé ou transcrit l'acte sur papier (pour autant qu'il connaisse le lieu de transcription), et doit demander à cet officier d'enregistrer l'acte dans la BAEC. L'OEC vérifie, comme il doit le faire dans tous les cas, l'identité des époux sur la base de la preuve d'identité visée par la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour, et il vérifie si les époux sont inscrits dans le registre de population, des étrangers ou d'attente.

Les époux doivent produire eux-mêmes plusieurs documents, tels qu'une preuve d'identité, s'ils ne disposent pas d'une preuve d'identité comme décrit ci-dessus, l'éventuelle preuve de la résidence actuelle (pour autant que celle-ci soit différente de l'inscription au Registre national), la preuve éventuelle du consentement à la déclaration et tout autre document ou preuve dont il ressort que les conditions pour contracter un mariage sont respectées.

Si l'époux n'est pas inscrit au registre de la population ou des étrangers, il doit également présenter d'autres documents, à savoir la preuve de nationalité et la preuve de célibat. S'il s'agit de personnes inscrites, l'OEC peut rechercher lui-même ces informations.

La preuve d'identité et la preuve de nationalité sont jointes en annexe à l'acte de mariage dans la BAEC. Il suffit de présenter un extrait (et non une copie) de l'acte de naissance (ou de l'avoir à disposition dans la BAEC). En effet, il n'est pas toujours nécessaire pour l'OEC de disposer de toutes les données mentionnées sur une copie pour pouvoir procéder aux contrôles utiles.

Dès lors que seul un extrait d'acte de naissance doit être produit, et non plus une copie, il a été expressément ajouté à l'article 164/2, § 6, du Code civil, qui dispose que s'il s'estime insuffisamment informé, l'OEC peut demander à l'intéressé de lui remettre toute autre preuve étayant ces données, que l'OEC peut également réclamer une copie des actes de l'état civil en question (ou, le cas échéant, consulter lui-même la copie dans la BAEC).

Les anciens articles 72 à 72ter du Code civil relatifs à l'acte de notoriété et au dépôt de la déclaration sous serment en remplacement de l'acte de naissance sont repris aux articles 164/3 à 164/6.

La déclaration sous serment elle-même n'est pas reprise en annexe dans la BAEC, dès lors qu'elle découle de l'acte de mariage même.

La possibilité de remplacer l'acte de naissance par un document équivalent ou un acte de notoriété est alignée sur l'article 5 du Code de la nationalité belge. Cela signifie que la liste des pays pour lesquels l'impossibilité ou les difficultés sérieuses de se procurer un acte de naissance sont admises, fixée par arrêté royal, s'applique également à l'acte de mariage.

Les nouvelles dispositions relatives à la déclaration de mariage prévues aux articles 164/1 et 164/2 du Code civil s'appliquent aux déclarations de mariage faites après le 31 mars 2019 (art. 114, alinéa 1er, de la Loi sur la modernisation de l'état civil).

Pour les déclarations de mariage effectuées avant le 31 mars 2019 et n'ayant pas encore fait l'objet d'un acte de déclaration de mariage, un formulaire de déclaration est établi conformément aux articles 164/1 et 164/2 du Code civil (art. 114, alinéa 2, de la Loi sur la modernisation de l'état civil).

De la célébration du mariage L'article 165/1 du Code civil reprend sous forme adaptée l'actuel article 75 du même Code. Les formalités de la célébration du mariage sont légèrement assouplies. Il n'est plus nécessaire de prévoir une lecture littérale ni des pièces, des formalités du mariage des parties ni du chapitre VI tout entier (des droits et devoirs respectifs des époux). L'OEC doit bien entendu informer les parties du contenu de ce chapitre. Les parties déclarent à tour de rôle qu'elles veulent se prendre pour époux.

L'acte de mariage sera, comme tous les actes de l'état civil, uniquement signé par l'OEC et non plus par les parties.

Les autres éléments de la cérémonie sont maintenus, comme l'information des droits et obligations et la réception d'une déclaration selon laquelle elles souhaitent se prendre pour époux.

L'OEC déclare ensuite, au nom de la loi, qu'elles sont unies par le mariage. Il en établit l'acte sans délai dans la BAEC. Si en raison de circonstances - un problème technique ou l'oubli de la carte d'identité électronique par exemple -, l'OEC ne peut signer immédiatement l'acte de mariage, le jour où le mariage est conclu, l'acte peut être établi ultérieurement. Il est toutefois recommandé d'établir l'acte le même jour. Les conditions dans une salle de mariage sont souvent différentes des locaux propres à l'administration sur le plan technique. La mention « sans délai » apporte dès lors une solution pratique.

L'OEC qui a célébré le mariage doit en tout cas signer l'acte de mariage. Chaque jour de report supplémentaire présente un risque et doit être évité autant que possible.

La date de mariage en tant que donnée de l'acte de mariage (nouvel art. 54, 2° du Code civil) doit toujours correspondre à la date des déclarations des époux et de l'OEC. Techniquement, la signature électronique de l'OEC (nouvel art. 18 du Code civil) est toujours assortie d'une datation électronique (dont la date). Cette dernière date ne transcrira pas ou ne remplacera toutefois pas la date de mariage en tant que donnée de l'acte de mariage.

Par ailleurs, l'article 14, alinéa 3, du Code civil prévoit la possibilité d'établir un procès-verbal si en raison de circonstances exceptionnelles, il est impossible d'établir un acte électronique.

Lorsque l'OEC établit ultérieurement l'acte électronique, le procès-verbal doit être joint en annexe dans la BAEC. Chaque commune peut définir elle-même le déroulement pratique de la cérémonie de mariage. Ainsi, les communes ont le choix, par exemple, de délivrer des carnets de mariage. La commune peut également choisir de rédiger un document papier signé par chacune des parties et conservé à la commune.

Les mariages sont en principe célébrés à la maison communale. Le conseil communal peut toutefois désigner, sur le territoire de la commune, d'autres lieux publics à caractère neutre, dont la commune a l'usage exclusif, pour célébrer les mariages.

Les parties choisissent le jour de célébration du mariage. Toutefois, aucun mariage ne peut être célébré les dimanches et jours fériés, à moins que le conseil communal ne l'autorise. 4.2.6. Des actes de décès Autorisation d'inhumer L'ancien article 77 du Code civil portant sur la délivrance de l'autorisation d'inhumer a été abrogé. La délivrance de l'autorisation est régie par les Régions.

Notification au juge de paix Quand ? Etablissement de l'acte de décès : - du seul parent ou d'un parent adoptif d'un mineur ou d'une personne qui agissait comme tuteur sur un mineur; - d'une personne protégée ou de son administrateur (sur la base de l'article 492/1 du Code civil).

Quel juge de paix ? Le juge de paix compétent en matière de tutelle.

Le juge de paix visé à l'article 628, 3°, du Code judiciaire.

Délai ? Dans les trois jours suivant l'établissement de l'acte.

Le jour de l'échéance est compris dans le délai. Toutefois, lorsque ce jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le jour de l'échéance est reporté au plus prochain jour ouvrable. 4.2.6.1. Acte de décès Les nouvelles dispositions relatives à l'établissement des actes de décès prévues aux articles 55 et 56 du Code civil s'appliquent aux déclarations de décès postérieures au 31 mars 2019 (art. 113 de la Loi sur la modernisation de l'état civil).

Procédure ? Notification (art. 55, alinéa 1er, du Code civil) La notification du décès s'effectue, comme auparavant (ancien art. 78 du Code civil), par la présentation d'un certificat de décès rédigé par le médecin qui a constaté le décès.

Décès à l'hôpital/en prison ? La notification est effectuée par une personne qui est en mesure de communiquer les informations. Ainsi, en cas de décès en prison, par exemple, il appartient au directeur de la prison ou à son délégué de le faire. Le Code civil ne le prévoit plus expressément, dès lors que l'ancien article 80 du même Code a été supprimé.

Notification électronique ? La possibilité d'une notification électronique d'un décès dans le futur n'est pas limitée.

Il est nécessaire d'établir la distinction entre la notification du décès et les autres tâches exercées par l'entrepreneur de pompes funèbres lors d'un décès.

En cas de notification électronique du décès, les certificats médicaux pourront être envoyés électroniquement à l'officier, après quoi celui-ci rédigera l'acte de décès et le Registre national sera adapté.

Ensuite, tous les services concernés pourront être informés du décès (automatiquement ou non) (p. ex., les services de pension, les mutualités).

L'entrepreneur de pompes funèbres exerce bien entendu d'autres tâches, outre la notification, telles que l'organisation de la crémation, l'enterrement et le transport. A cet effet, une visite à la maison communale est peut-être encore nécessaire, eu égard à la réglementation des Régions en matière de sépulture.

Déclaration Dès lors qu'une déclaration ne peut apporter aucun ajout aux informations communiquées dans la notification, on ne prévoit plus de déclaration de décès.

Etablissement de l'acte L'OEC du lieu du décès établit sans délai un acte de décès lorsqu'une attestation de décès lui est soumise.

Procédure en cas de décès d'une personne inconnue En cas de décès d'une personne inconnue, l'OEC établit un procès-verbal qui mentionne toutes les informations qu'il a pu recueillir au sujet de la personne décédée (notamment ses prénoms, le nom, l'âge, la profession, le lieu de naissance et le domicile de la personne décédée), entre autres, sur la base du procès-verbal rédigé par un officier de police.

L'OEC établit ensuite l'acte de décès en reprenant les données dont il dispose à ce moment-là.

Les données manquantes dans l'acte de décès peuvent être complétées par la suite sur la base d'un jugement rectificatif.

Le procès-verbal rédigé par l'OEC est joint en annexe à l'acte de décès.

Données de l'acte de décès (article 56 du Code civil) L'acte de décès mentionne : - les données du défunt : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la personne décédée; - les données relatives au décès ou à la découverte du corps sans vie : le lieu, la date et l'heure; - le cas échéant, la base sur laquelle l'acte est établi, par exemple : * une décision judiciaire déclarative de décès; * un procès-verbal en cas de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef (voir point suivant).

Si la base sur laquelle l'acte a été établi doit être mentionnée, l'acte mentionne également les données de la décision judiciaire ou du procès-verbal, comme le prévoit l'article 41, § 1er, 5°, du Code civil.

Si le défunt est une personne inconnue, l'acte mentionne les données du défunt dont l'OEC dispose.

Contrairement au passé, tant le lieu, la date que l'heure du décès figurent dans l'acte de décès.

Qu'est-ce qu'un « corps retrouvé sans vie » ? Il faut comprendre l'hypothèse où l'on retrouve une personne morte sans pouvoir définir précisément le moment du décès.

L'acte de décès ne contient pas (plus) : - les données relatives à l'époux ou l'épouse (décédé[e] ou non). - les déclarants. 4.2.6.2. Acte de décès d'une personne dont le décès a été judiciairement déclaré Désormais, un acte de décès est établi sur la base de la décision judiciaire déclarative de décès. Ce n'est donc plus la décision judiciaire qui « tient lieu d'acte ». Les données nécessaires à l'établissement de l'acte de décès sont envoyées par le greffier via la BAEC à l'officier de l'état civil compétent (articles 131 à 134 du Code civil).

L'OEC compétent est celui du lieu d'inscription du défunt dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente en Belgique ou, à défaut, celui de Bruxelles. Il établit immédiatement l'acte de décès suite à la décision judiciaire. En cas de jugement collectif, un acte de décès est établi pour chaque personne concernée.

En cas de retour ou de preuve de l'existence de la personne dont le décès a été judiciairement déclaré, l'acte de décès peut être rectifié conformément à l'article 35 (voir le point 3.8.2.). En cas de rectification, la BAEC établit une mention et l'associe à l'acte de décès (voir le point 3.8.2.). L'acte de décès est en effet « annulé » par la rectification (retour de la personne concernée). La mention sera visible dans la BAEC auprès de l'acte concerné. 4.2.6.3. Acte de décès en cas de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef Désormais le décès à bord d'un navire est régi par la même procédure que pour la naissance à bord d'un navire ou pendant un vol (voir point 4.2.1.3) (anciens articles à ce sujet : navire : articles 86 et 87 du Code civil; vol : articles 7bis, 7ter et 7quinquies abrogés de la loi du 27 juin 1937 portant révision de la loi du 16 novembre 1919, relative à la réglementation de la navigation aérienne - M.B. du 26 juillet 1937).

Procédure (article 57 du Code civil) En cas de décès à bord d'un navire ou pendant un vol, le commandant établit un procès-verbal qui contient les mêmes données que celles de l'acte de décès. - Premier lieu d'accostage ou d'atterrissage en Belgique Dès qu'il accoste ou atterrit, le commandant remet le procès-verbal le plus rapidement possible à l'OEC le plus proche, qui établit immédiatement un acte de décès sur la base du procès-verbal.

Le procès-verbal est joint en annexe à l'acte de décès.

L'OEC qui a établi l'acte conserve le procès-verbal établi sur papier jusqu'au moment du transfert de ce dernier aux Archives générales du Royaume (comme pour les actes établis avant l'entrée en vigueur de la BAEC).

Sur la base de l'article 41, § 1er, 5°, du Code civil, l'acte de décès mentionnera également que cet acte a été établi sur la base d'un procès-verbal. - Premier lieu d'accostage ou d'atterrissage à l'étranger : Le commandant transmet le plus rapidement possible le procès-verbal au poste consulaire de carrière de la circonscription consulaire dans laquelle se trouve le port ou le lieu d'atterrissage. Le poste consulaire agira alors conformément aux dispositions du Code consulaire. 4.2.6.4. Acte d'enfant sans vie L'article 58 du Code civil remplace la procédure de déclaration d'un enfant sans vie (ancien article 80bis du Code civil).

Procédure relative à la déclaration d'un enfant sans vie Quand ? Lorsque l'enfant est décédé au moment de la constatation de l'accouchement par le médecin ou l'accoucheuse.

Déclaration obligatoire ou facultative ? Grossesse de 140 à 179 jours : facultative.

Grossesse de 180 jours à dater de la conception : obligatoire.

Par qui ? Grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception : la mère, le père ou la coparente.

Grossesse de 180 jours à dater de la conception : par une personne qui soit en mesure de communiquer les informations nécessaires à l'établissement de l'acte.

Comment ? Sur la base de l'attestation médicale.

Quel OEC ? L'OEC du lieu où la mère de l'enfant sans vie a accouché.

Tâche de l'OEC ? Etablissement d'un acte d'enfant sans vie (pour toute déclaration remplissant les conditions).

Dispositions transitoires 1. Mention du nom de famille et/ou du prénom de l'enfant dans l'acte d'enfant sans vie Qui ? Les parents de l'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours à dater de la conception, et dont la déclaration a été faite avant le 31 mars 2019. Comment ? Par déclaration conjointe (ou par déclaration du parent survivant en cas de prédécès de l'autre parent).

Quel OEC ? L'OEC qui a dressé l'acte d'enfant sans vie.

Tâche de l'OEC ? L'OEC compétent modifie immédiatement l'acte d'enfant sans vie suite à cette déclaration, par analogie avec le nouvel article 31, §§ 2 et 3, du Code civil.

Délai ? Jusqu'au 31 mars 2020. 2. Etablissement d'un acte d'enfant sans vie Qui ? Les parents d'un enfant sans vie dont la mère a accouché avant le 31 mars 2019, après une grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception. Comment ? Par déclaration conjointe (ou par déclaration du parent survivant en cas de prédécès de l'autre parent) et sur la présentation d'un certificat médical dont il ressort que la grossesse a pris fin dans un délai déterminé à l'article 58, § 2.

Quel OEC ? L'OEC de la commune du lieu de l'accouchement.

Tâche de l'OEC ? Etablissement d'un acte d'enfant sans vie, conformément aux articles 58 et 59 du Code civil.

Délai ? Jusqu'au 31 mars 2020.

L'application des dispositions transitoires n'est pas liée à un critère de durée dans le passé pendant lequel l'accouchement doit avoir eu lieu.

Données de l'acte d'enfant sans vie (article 59 du Code civil) L'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours mentionne : 1° les données relatives à l'enfant : la date, le lieu, l'heure de l'accouchement ainsi que le sexe de l'enfant;2° la durée de la grossesse;3° les données de la mère : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la mère;4° les données du père ou de la coparente : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance du père ou de la coparente, qui est marié(e) avec la mère ou qui a fait une reconnaissance prénatale, ou, à sa demande, et avec l'autorisation de la mère, le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance du père ou de la coparente non marié(e) avec la mère et qui n'a pas reconnu l'enfant conçu;5° si leur mention est demandée : les prénoms de l'enfant;6° si sa mention est demandée : le nom de famille de l'enfant, dans le cas d'une grossesse de 180 jours à dater de la conception. L'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception ne mentionne pas le nom de famille de l'enfant. Pour le reste, l'acte comporte les mêmes données que l'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours.

Mention facultative du nom de famille. Désormais, s'ils le souhaitent, les parents d'un enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours à dater de la conception, peuvent donc faire mentionner non seulement un prénom, mais également un nom de famille dans l'acte d'enfant sans vie. La mention du nom de famille de l'enfant mort-né n'est pas obligatoire.

Mode de détermination du nom de famille ? La mention du nom se fonde sur une application par analogie des règles prévues aux articles 335 et 335ter du Code civil.

Même si l'enfant est né après le 1er juin 2014, l'article 335bis n'est pas applicable. Le choix du nom et le nom qui est mentionné sur l'acte d'enfant sans vie n'ont aucune incidence sur le nom des enfants dont la filiation est établie par la suite à l'égard des mêmes père et mère puisqu'il ne peut exister aucun lien de filiation à l'égard de l'enfant mort-né. Inversement, les parents peuvent également choisir pour leur enfant mort-né un nom différent de celui qu'ils avaient choisi pour leurs enfants communs antérieurs avec lesquels ils ont bel et bien un lien de filiation.

L'article 12 de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté n'est pas d'application.

Attribution du nom : par qui ? Etant donné que le nom de famille est mentionné sans l'octroi d'une quelconque personnalité juridique à l'enfant sans vie et sans aucun effet juridique, l'officier de l'état civil peut agir ici de manière souple.

Pour l'octroi de ce nom, la mère, le père ou la coparente entre dès lors en ligne de compte, en ce compris le père ou la coparente qui n'est pas mariée avec la mère et qui n'a pas reconnu l'enfant né, moyennant également le consentement de la mère.

L'acte de l'enfant sans vie ne comprend plus les données relatives aux déclarants : ce ne sont pas des données essentielles de l'acte. 4.2.7. Acte d'absence (art. 61 du Code civil) « L'acte d'absence » est un nouvel acte de base de l'état civil, étant donné l'abandon des actes de transcription (voir point 3.7.3.).

Désormais, un acte de l'état civil est établi sur la base de la décision judiciaire de déclaration d'absence, après avoir transféré à l'officier de l'état civil compétent, via la BAEC, les données nécessaires à l'établissement de l'acte d'absence par le greffier.

Données reprises sur l'acte d'absence (art. 61 du Code civil) L'acte d'absence mentionne : - les données de l'absent : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'absent; - la base sur laquelle l'acte est établi : la décision judiciaire de déclaration d'absence, incluant les données telles que prévues à l'article 41, § 1er, Code civil.

Quel officier de l'état civil ? L'officier de l'état civil compétent est celui qui est employé dans le dernier lieu d'inscription de l'absent dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente en Belgique, ou à défaut, celui de Bruxelles.

Tâche de l'officier de l'état civil ? L'officier de l'état civil établit immédiatement l'acte d'absence faisant suite à la décision judiciaire.

Retour de l'absent. En cas de réapparition ou de preuve de l'existence de l'absent, l'acte peut être rectifié, conformément à l'article 35 du Code civil (voir point 3.8.2.). En cas de rectification, la BAEC insère une mention et l'associe à l'acte d'absence (voir point 3.8.2.). La rectification « annule » dans les faits l'acte (réapparition de la personne concernée). La mention sera visible dans la BAEC sur l'acte en question. 4.2.8. Acte de changement de prénom Etant donné le transfert de la compétence du changement de prénom aux officiers de l'état civil depuis le 1er août 2018, un nouvel acte de base est nécessaire pour remplacer la transcription de l'arrêté ministériel du changement de prénom : l'acte de changement de prénom.

Données reprises sur l'acte de changement de prénom (art. 62 du Code civil) Le contenu de l'acte de changement de prénom se fonde sur l'ancien arrêté ministériel. A l'instar de l'ensemble des actes, le contenu se limite toutefois au strict nécessaire.

L'acte de changement de prénom mentionne : - les données de la personne concernée : le nom, le ou les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance; - le ou les nouveaux prénoms de la personne concernée.

L'officier de l'état civil qui établit un acte de changement de prénom, l'associe aux actes de l'état civil portant sur le bénéficiaire et les actes de naissance de ses descendants jusqu'au premier degré. Le changement de prénom prend effet à compter de la date de l'établissement de l'acte.

L'officier de l'état civil peut établir un acte de changement de prénom pour les arrêtés ministériels datant d'avant le 1er août 2018, si ceux-ci n'ont pas été transcrits avant le 31 mars 2019 dans les registres de l'état civil ou mentionnés en marge d'un acte de l'état civil, dans lequel il peut être fait mention que l'arrêté ministériel constitue la base pour l'établissement de l'acte (art. 116/1 de la Loi relative à la modernisation de l'état civil). 4.2.9. Acte du changement de nom (art. 63 du Code civil) Un autre nouvel acte de base est l'acte de changement de nom.

Néanmoins, l'officier de l'état civil devra établir l'acte de changement de nom uniquement dans des cas exceptionnels. Le système de mentions est d'application pour la majorité des changements de nom (voir point 3.8.2.).

L'acte de changement de nom sera principalement nécessaire pour : - les reconnaissances de changements de nom étrangers (acte belge de changement de nom sur la base d'un acte/une décision étrangère); - les cas d'un réfugié ou d'un apatride reconnu qui ne dispose pas d'un acte de naissance dans la BAEC. Dans ce deuxième cas de figure, un arrêté royal de changement de nom donnera lieu à l'établissement d'un acte de changement de nom.

Données reprises sur l'acte de changement de nom Cet acte de changement de nom mentionne : - la date de la demande; - le nom et prénoms de la personne concernée; - la date de naissance et le lieu de naissance de la personne concernée; - le nouveau nom de la personne concernée; - la base sur laquelle l'acte est établi, tel que prévu à l'article 41 du Code civil : * les données de l'arrêté royal : la date de l'arrêté royal et le cas échéant, la date de la publication au Moniteur belge (art. 41, 5°, c, Code civil); * les données de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative (art. 41, 5°, d) et e) Code civil).

Association ? L'acte de changement de nom doit toujours être associé aux actes de l'état civil qui portent sur : - les bénéficiaires; - leurs descendants au premier degré nés après la date de la demande (cf. article 370/7, alinéa 3 du Code civil).

Annexe ? L'arrêté royal relatif à l'autorisation de changement de nom doit toujours est joint en annexe de l'acte. En effet, l'arrêté royal n'est pas entièrement mentionné dans le Moniteur belge.

Actes distincts. L'officier de l'état civil établit un acte distinct de changement de nom par personne concernée qui a obtenu l'autorisation de changer de nom, même si l'autorisation est octroyée simultanément à différentes personnes dans un seul arrêté royal.

Retrait ou annulation d'une autorisation de changement de nom. Le SPF Justice envoie les données de la décision de retrait ou l'arrêt d'annulation à la BAEC qui crée une mention et la joint aux actes portant sur les bénéficiaires. De cette manière, l'acte de changement de nom « s'annule » dans les faits dans la BAEC (voir point 7.2.) 4.2.10. Acte de divorce Un autre nouvel acte de base est l'acte de divorce.

L'acte de divorce ne sera utilisé que dans certains cas, à savoir en cas de : - reconnaissance d'une décision étrangère de divorce; - décision belge de divorce, pour autant que l'acte de mariage ne figure pas dans la BAEC, c'est-à-dire si le mariage a eu lieu à l'étranger et si l'acte de mariage ne figure pas dans la BAEC sur la base de l'article 68 du Code civil.

Les divorces prononcés en Belgique donneront en principe lieu à une mention et figurent dès lors dans la BAEC (voir point 3.8.2.).

Données reprises sur l'acte de divorce (art. 64 du Code civil) L'acte de divorce mentionne : - le cas échéant, le numéro de l'acte belge de mariage; - l'autorité qui a établi l'acte de mariage ainsi que la date et le lieu de l'établissement; - le nom et les prénoms des personnes qui divorcent; - la date de naissance et le lieu de naissance des personnes qui divorcent; - la base sur laquelle l'acte est établi : les données de la décision étrangère (telles que prévues à l'article 41, § 1er, du Code civil).

Associer ? L'acte de divorce doit être associé à un acte belge de mariage (sur la base ou non d'un acte étranger).

Par le biais du numéro de l'acte belge de mariage, l'acte de divorce et l'acte de mariage peuvent être associés l'un à l'autre.

Lorsque l'acte de divorce a été établi sur la base d'une décision étrangère, sans que l'acte de mariage ne soit disponible dans la BAEC, il importe d'avoir également les données de l'acte étranger de mariage et les données d'identification des personnes qui ont divorcé. 4.2.11. Acte d'adoption Un autre nouvel acte de base est celui de l'adoption, qui est établi pour les décisions tant nationales qu'étrangères rendues en matière d'adoption.

L'officier de l'état civil dresse l'acte d'adoption, dans le cadre d'une adoption internationale, sur la base des informations délivrées par l'Autorité Centrale Fédérale conformément à l'article 367-2 nouveau du Code civil.

Lorsque la décision étrangère d'adoption a été reconnue par l'Autorité Centrale Fédérale avant le 31 mars 2019 et que cette dernière et/ ou l'acte de naissance de l'adopté n'ont pas fait l'objet à cette date d'une transcription dans les registres de l'état civil, l'officier de l'état civil pourra dresser un acte d'adoption conformément à l'article 367-2 nouveau du Code civil, sur la base des informations dont il dispose à partir de l'attestation d'enregistrement de l'adoption. Si les informations ne sont pas complètes, les adoptants peuvent adresser une demande auprès de l'Autorité Centrale Fédérale afin que cette dernière délivre les informations (sous la forme d'une nouvelle attestation reprenant toutes les informations utiles) sur la base desquelles l'officier de l'état civil pourra rédiger l'acte d'adoption.

Outre l'acte d'adoption, l'officier de l'état civil enregistrera toujours l'acte étranger de naissance dans la BAEC (quelle que soit la nationalité de la personne adoptée), en établissant un acte de naissance sur la base de l'acte étranger de naissance. Ainsi, la personne adoptée pourra toujours utiliser cet acte de naissance ultérieurement en cas de besoin. L'OEC associe l'acte d'adoption et l'acte de naissance puisque ceux-ci ne sont pas associés automatiquement par la BAEC. Données reprises sur l'acte d'adoption (art. 65 du Code civil) L'acte d'adoption mentionne : - les données des adoptants : le nom, les prénoms, le lieu et la date de naissance des adoptants; - les données de la personne adoptée : le nouveau nom et le cas échéant, le nouveau prénom de la personne adoptée après l'adoption; - la forme d'adoption : adoption simple ou plénière; - pour autant que d'application : la date de reconnaissance de l'adoption étrangère par l'Autorité centrale fédérale; - la base sur laquelle l'acte est établi (tel que prévu à l'article 41, § 1er, 5°, Code civil), à savoir les données de la décision judiciaire belge ou de la décision administrative ou judiciaire étrangère : l'instance judiciaire ou l'autorité étrangère qui a prononcé l'adoption, la date du jugement et la date d'exécution de l'adoption.

L'acte étranger et la décision étrangère sont joints en annexe dans la BAEC. Quel officier de l'état civil ? L'officier de l'état civil compétent est celui : - qui est employé dans le dernier lieu d'inscription dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente de la personne adoptée, ou à défaut, de l'adoptant, des adoptants ou l'un d'entre eux; - ou à défaut, du lieu de résidence actuel en Belgique de la personne adoptée ou à défaut, de l'adoptant, des adoptants ou de l'un d'entre eux; - ou à défaut, de Bruxelles.

Il s'agit ici d'un système en cascade.

Notifications. Le greffier, par la biais de la BAEC, (pour les adoptions internes et pour les décisions judiciaires sur recours contre des décisions prises par l'Autorité centrale fédérale, art. 367-3, § 2, Code civil), ou l'Autorité centrale fédérale (pour les adoptions internationales) envoient à l'officier de l'état civil, les données nécessaires à l'établissement de l'acte d'adoption et de l'acte de naissance (sur la base de l'acte étranger).

Les données en vue de l'établissement de l'acte de naissance sur la base de l'acte étranger sont transmises uniquement dans la mesure du possible et l'acte de naissance est établi uniquement dans la mesure du possible. L'absence de ces données ne peut pas entraver l'établissement de l'acte d'adoption.

L'officier de l'état civil informe immédiatement l'Autorité centrale fédérale, les parties et le procureur du Roi du tribunal de première instance de Bruxelles de l'établissement de l'acte d'adoption et le cas échéant, de l'acte de naissance.

Preuve de la reconnaissance de l'adoption étrangère.

A partir du 31 mars 2019, l'acte d'adoption vaudra comme preuve de la reconnaissance de l'adoption étrangère (voir art. 367-2 du Code civil).

L'enregistrement de la reconnaissance par l'Autorité centrale fédérale en Belgique d'une décision d'adoption prise dans un autre Etat a effectivement été remplacé par l'établissement de l'acte d'adoption.

Une copie de l'acte d'adoption fait office de preuve de la reconnaissance de la décision étrangère par l'Autorité centrale. 4.2.12. Acte de révocation ou de révision d'adoption, nouvelle modification de l'enregistrement du sexe ou de l'annulation (art. 66 du Code civil) Ce nouvel acte de base est prévu pour les décisions judiciaires qui donnent lieu dans les faits à « l'annulation » d'un autre acte.

Les actes « annulés » de cette manière sont respectivement l'acte d'adoption, l'acte de modification de l'enregistrement du sexe et tous les autres actes qui sont annulés.

Ce n'est pas le cas pour l'annulation du mariage et l'annulation de la reconnaissance. Pour ces cas de figure, une mention est effectuée (voir point 3.8.2.).

Données reprises sur l'acte d'annulation (art. 66 du Code civil) Cet acte mentionne : - le numéro de l'acte concerné par la révocation, la révision, la nouvelle modification ou l'annulation; - la nature du dispositif de la décision judiciaire : * la révocation d'une adoption; * la révision d'une adoption; * une nouvelle modification d'enregistrement du sexe; * l'annulation d'une modification de l'enregistrement du sexe; * l'annulation d'un acte complet (sur la base ou non de l'article 463 du Code d'instruction criminelle); - la base sur laquelle l'acte est établi (article 41, § 1er, 5°, Code civil) : les données de la décision judiciaire, à savoir l'instance judiciaire, la date du prononcé, la date à laquelle le jugement a force de la chose jugée, le numéro d'identification.

Associer ? Les actes visés dans cet article doivent toujours être associés à l'acte qu'ils « annulent ». 4.2.13. Actes de nationalité belge (art. 67 du Code civil) Les actes de nationalité belge sont à présent également expressément repris dans le Code civil en tant qu'actes d'état civil.

Ils sont établis conformément aux procédures prévues dans le Code de la Nationalité belge.

Mentions contenues dans les actes de nationalité (art. 67 du Code civil) 1° Les actes de nationalité visés aux articles 15 et 22, § 4, du Code de la Nationalité belge, mentionnent : - les données de la personne à laquelle l'acte se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi; - en cas d'attribution de nationalité sur la base des articles 8, § 1er, 2°, b), 9, 2°, b), et 11bis du Code de la Nationalité belge, les données du ou des déclarant : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance. 2° L'acte de déchéance de la nationalité belge mentionne : - les données de la personne à laquelle l'acte se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5° du Code civil) : les données de la décision judiciaire de déchéance;

Remarques particulières concernant la prise d'effet des attributions et déchéance de la nationalité belge 1° En ce qui concerne les attributions de nationalité sur la base des articles 8, § 1er, 2°, b), 9, alinéa 1er, 2°, b) et 11bis du Code de la Nationalité belge : En principe, la nationalité belge prend effet à compter de l'établissement de l'acte de nationalité. L'article 9, alinéa 1er, 2°, b) du Code de la Nationalité belge déroge cependant à la règle précitée. C'est en effet au moment où l'adoption produit ses effets que l'enfant se voit attribuer la nationalité belge de son ou ses parents adoptifs. Il va de soi que la prise d'effet de la nationalité belge à la date de la prise d'effet de l'adoption ne sera possible qu'à la condition que la déclaration attributive de nationalité belge ait été préalablement effectuée. 2° En ce qui concerne les déchéances de nationalité belge sur la base des articles 23, 23/1 et 23/2 du Code de la Nationalité belge : La déchéance prend effet à compter de l'établissement de l'acte de déchéance de la nationalité belge. 4.2.14. Acte établi sur la base d'un acte étranger (art. 68 et 69 du Code civil) Désormais, l'officier de l'état civil peut établir des actes « belges » de l'état civil sur la base d'actes étrangers de l'état civil. 4.2.14.1 Sur demande L'article 68, § 1er, du Code civil reprend le ratio legis de l'ancien article 48 du Code civil, à savoir la demande de transcription d'un acte étranger d'un Belge.

De quoi il s'agit ? Le citoyen peut demander à l'officier de l'état civil d'établir un acte « belge » de l'état civil sur la base d'un acte étranger de l'état civil auquel il se rapporte.

Qui peut en faire la demande ? - Tout belge, ou son représentant légal; - le procureur du Roi.

Les non-Belges ne peuvent pas demander eux-mêmes l'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger. Dans certains cas, les actes étrangers des non-Belges peuvent malgré tout figurer dans la BAEC (cf. point 4.2.12.2.).

Officier de l'état civil compétent ? (art. 68, § 1er, 2° du Code civil) L'officier de l'état civil compétent est celui : - du lieu d'inscription dans le registre de la population, le registre des étrangers ou les registres d'attente ou à défaut; - du lieu de la dernière inscription, ou à défaut; - de Bruxelles. 4.2.14.2 En cas de présentation d'un acte étranger à l'officier de l'état civil lors de l'établissement ou de la modification d'un acte d'état civil belge.

L'article 68, § 2 du Code civil étend la portée de l'ancien article 48 du Code civil.

Etablissement obligatoire d'un acte belge.

L'officier de l'état civil est désormais tenu d'établir un acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger, lorsqu'un acte étranger de l'état civil lui est présenté lors de l'établissement ou la modification d'un autre d'acte de l'état civil.

Cet enregistrement dans la BAEC des actes étrangers qui sont présentés en Belgique (via l'établissement des actes belges) offre l'avantage aux personnes concernées de ne pas toujours devoir demander une copie de leur acte à l'étranger lorsque ce dernier leur est réclamé.

Quand établir un acte belge ? L'officier de l'état civil est tenu d'établir un acte belge sur la base d'un acte étranger, si un citoyen lui présente un acte étranger : - Lors de l'établissement d'un autre acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de naissance qui est présenté lors de la déclaration d'un mariage ou dans le cadre d'un dossier de nationalité. - Lors de la modification d'un acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de reconnaissance qui est présenté en vue de faire modifier un acte belge de naissance : l'officier de l'état civil est dès lors tenu de faire de cet acte étranger un acte belge de reconnaissance.

Officier de l'état civil compétent ? L'officier de l'état civil à qui l'acte est présenté, en d'autres termes, l'officier de l'état civil qui établit le nouvel acte de l'état civil ou qui modifie l'acte de l'état civil. Il ne s'agit donc pas de l'officier de l'état civil généralement compétent sur la base de l'article 13 du Code civil.

Quand établir un acte belge : au moment de la déclaration ou au moment de l'établissement de l'acte en lui-même ? La loi ne prévoit aucun délai dans lequel il convient d'établir l'acte sur la base de l'acte étranger.

Exemple : un acte étranger de naissance est présenté lors de la déclaration de mariage. L'officier de l'état civil peut établir immédiatement l'acte belge ou le faire lorsqu'il établit l'acte de mariage.

L'officier de l'état civil est-il tenu d'établir un acte belge pour tout acte étranger qui lui est présenté ? Si une personne présente plusieurs actes étrangers, l'article 68, § 2 du Code civil prévoit en principe qu'un acte belge est établi de l'ensemble de ces actes.

Exemple : une personne présente un acte de naissance ainsi qu'un acte étranger de changement de nom. L'officier de l'état civil établit un acte belge pour chacun de ces actes et les associe. 4.2.14.3. Dispositions communes Forme de l'acte belge.

Il s'agit donc de l'inscription d'un acte étranger dans la BAEC sous la forme d'un acte belge de l'état civil.

Les actes de l'état civil sur la base d'un acte étranger sont établis de la même manière que les actes « belges » de l'état civil.

Les actes étrangers sont repris sous forme de métadonnées, jointes à un scan de l'acte.

Afin de clarifier la différence avec un acte belge « ordinaire », l'officier de l'état civil joindra toujours à l'acte la base de l'établissement de l'acte, à savoir que les données de l'acte étranger (autorité étrangère, lieu et date de l'établissement), telles que prévues à l'article 41, § 1er, 5°, d, du Code civil sont mentionnées comme base pour l'établissement de l'acte.

Sur la base d'une copie ou d'un extrait de l'acte étranger ? L'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger est possible tant sur la base d'une copie que d'un extrait de l'acte étranger. Cela découle de l'article 69, § 2 du Code civil qui prévoit qu'une copie ou qu'un extrait de l'acte étranger doit être repris en annexe dans la BAEC. Dans de nombreux cas, la personne ne doit effectivement encore présenter que l'extrait d'un acte et pas une copie pour l'établissement d'un acte de l'état civil (ex : lors de la déclaration d'un mariage) ou en cas de procédure judiciaire (ex : divorce).

Date de la copie ou de l'extrait La loi ne détermine pas la durée autorisée d'une copie ou d'un extrait d'un acte, et s'il peut éventuellement être issu d'un autre dossier (ex : dossier d'étrangers) ou de pièces déposées au tribunal. Il doit néanmoins s'agir des copies ou des extraits d'actes d'état civil et pas d'actes sur la base d'une pièce d'identité ou de voyage.

L'officier de l'état civil procèdera ici de manière pragmatique, mais également de manière critique. Il doit veiller à faire preuve de la souplesse nécessaire, compte tenu du degré de difficulté d'obtenir certains documents.

Si l'officier de l'état civil a déjà contrôlé et reconnu préalablement la copie ou l'extrait, il peut en principe être réutilisé, pour autant que l'officier n'ait aucun doute sur le document et sur le fait qu'il n'existe pas des indices graves indiquant que les données reprises dans le document ne sont plus actuelles.

Si l'officier suspecte que des modifications ont entre-temps été apportées à l'acte, il peut réclamer la présentation d'un document plus récent.

Langue ? L'acte sur la base d'un acte étranger est établi dans la langue de la région dans laquelle l'acte étranger est présenté. Dès lors, la copie ou l'extrait qui est à la base de l'acte belge devra être traduit dans la langue de la région, par un traducteur juré lorsque l'acte étranger a été dressé en-dehors de l'UE. Il existe en effet une exception prévue par le Règlement « Documents publics », pour les formalités de traduction.

Reconnaissance de l'acte étranger : contrôle de l'officier de l'état civil L'officier de l'état civil ne peut pas établir l'acte sur la base d'un acte étranger sans effectuer les contrôles qu'il a précédemment menés pour la transcription d'un acte étranger de l'état civil.

En premier lieu, l'acte étranger doit être suffisamment légalisé.

Parallèlement, l'établissement de l'acte belge sur la base d'un acte étranger est toujours possible, mais pour autant que l'acte étranger réponde aux conditions de l'article 31 du Code de droit international privé (CDIP) et donc après enquête du respect des conditions reprises à l'article 27, § 1er, du CDIP. Dès lors, l'officier de l'état civil contrôle notamment si : - l'acte a été établi par les autorités étrangères compétentes; - les conditions de fond et de forme ont été respectées; - il n'est pas question de fraude à la loi ou d'une violation de l'ordre public.

En cas de doute sérieux lors de l'appréciation des conditions reprises à l'article 27, § 1er, du CDIP, l'officier de l'état civil ou le détenteur du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente, pourra transmettre l'acte étranger ou la décision étrangère pour avis à l'Autorité Centrale de l'état civil (art. 31, § 3, CDIP).

L'Autorité Centrale de l'état civil sera progressivement mise en place à partir du 31 mars 2019.

Dans un premier temps, ses moyens limités ne lui permettront pas de traiter toutes les demandes d'avis portant sur la reconnaissance d'un acte étranger ou d'une décision judiciaire étrangère, en particulier lorsque l'acte étranger ou la décision étrangère sert de fondement à l'établissement dans des délais stricts d'un acte de l'état civil belge (actes de naissance ou de mariages, par exemple).

Elle devra donc mettre la priorité sur les actes en provenance d'Etats non européens pour autant que leur reconnaissance soit nécessaire à l'établissement d'un acte en Belgique qui n'est pas soumis à un délai strict (par exemple, délai de moins de 2 mois).

L'Autorité Centrale de l'état civil peut, si nécessaire, demander l'original de l'acte étranger ou de la décision judiciaire à l'officier de l'état civil ou au détenteur du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente qui a demandé l'avis. Celui-ci le transmet sur-le-champ à l'Autorité Centrale de l'état civil.

L'Autorité Centrale rend un avis dans un délai de trois mois à partir de la réception de la demande d'avis, prolongeable de trois mois par l'Autorité Centrale.

Reconnaissance partielle d'un acte étranger.

Une modification importante réside dans le fait que désormais, seules les données de l'acte étranger qui peuvent être reconnues conformément à l'article 27 du CDIP figurent dans l'acte belge.

Auparavant, l'officier de l'état civil pouvait uniquement refuser de reconnaitre l'acte s'il ne répondait pas aux conditions reprises à l'article 27 du CDIP. A présent, une reconnaissance partielle des actes étrangers est donc possible.

De cette manière, l'officier de l'état civil pourra rectifier des erreurs dans l'application du droit applicable (ex : un constat erroné de filiation ou de nom) lors de l'établissement de l'acte sur la base d'un acte étranger, en complétant les données de l'acte sur la base du résultat de l'enquête sur l'acte étranger, visée à l'article 31 du CDIP. Exemple 1er : l'officier de l'état civil peut malgré tout reconnaitre un acte étranger de naissance et l'enregistrer dans la BAEC, sans devoir reprendre la filiation paternelle, constatée éventuellement erronée.

Exemple 2 : D'une déclaration d'octroi de la nationalité belge (art. 8, § 1er, 2°, b, CNB).

L'acte de naissance contient déjà les données, mais la reconnaissance s'est faite sans consentement de la mère.

Jusqu'à présent, l'auteur de la reconnaissance devait, dans un tel cas, procéder à une nouvelle reconnaissance en Belgique, à l'issue de laquelle l'acte de naissance était transcrit et émargé avec la nouvelle reconnaissance, ce qui inscrivait en double les données du père dans l'acte. Les personnes concernées étaient alors invitées à faire rectifier l'acte via le tribunal, mais ce n'était pratiquement jamais le cas dans la pratique.

Désormais, un acte de naissance pourra être établi sur la base d'un acte étranger de naissance, qui ne mentionne pas les données du père.

Dès lors, le nouvel acte de reconnaissance en Belgique sera associé à l'acte de naissance.

Rectification de l'erreur matérielle sur l'acte étranger.

Désormais, l'officier de l'état civil peut également rectifier les erreurs matérielles (visées à l'article 34 du Code civil) contenues dans des actes étrangers qui lui sont présentés lors de l'établissement de l'acte sur la base d'un acte étranger.

Conditions ? 1. Constat d'une erreur matérielle contenue dans l'acte étranger;2. L'erreur matérielle est constatée sur la base d'un acte figurant dans la BAEC; 3. Il s'agit d'une erreur purement matérielle : une faute de frappe dans le nom ou les prénoms (ex : signes diacritiques) ou dans la date ou le lieu de naissance ou encore l'absence de mention de tous les prénoms (voir point 3.8.1.).

Conséquence de la rectification ? L'officier de l'état civil établit l'acte belge sur la base de l'acte étranger, en mentionnant les données complétées ou rectifiées de l'acte étranger par l'officier de l'état civil.

Les avantages de la reconnaissance partielle d'actes étrangers et les possibilités de rectification des actes étrangers sont les suivants : - l'officier de l'état civil peut travailler de manière pragmatique; - les délais de reconnaissance d'un acte étranger restent raisonnables et n'empêchent pas inutilement l'établissement de nouveaux actes (ex : une reconnaissance, un mariage ou une déclaration d'octroi); - les actes contenant des erreurs ne se retrouvent pas dans la BAEC; - la transparence, étant donné l'enregistrement du scan du document original dans la BAEC qui permet contrôle et rectification; - on évite que l'officier de l'état civil n'établisse pas du tout l'acte belge sur la base d'un acte étranger (et l'acte étranger ne figure donc pas dans la BAEC), car celui-ci ne répond pas partiellement aux conditions de l'article 31 du CDIP et par conséquent ne peut pas être reconnu dans sa totalité.

Jusqu'à présent, les actes étrangers étaient souvent transcrits avec des fautes, en vue d'une rectification ultérieure par le tribunal.

L'objectif est d'inverser cette pratique existante, dès lors qu'on omettait souvent de rectifier ces actes étrangers transcrits.

On évitera ainsi que d'autres autorités refusent de reconnaître les actes étrangers figurant dans le registre de l'état civil. On préviendra aussi l'adoption de décisions contradictoires en matière de traitement et de reconnaissance des actes étrangers.

Annexe dans la BAEC ? L'officier de l'état civil enregistre toujours la copie ou l'extrait de l'acte étranger en annexe dans la BAEC (et éventuellement la traduction jurée de celui-ci et la légalisation).

Les données, qui figurent sur l'acte étranger mais qui ne sont pas reprises dans l'acte belge sur la base de cet acte étranger car elles ne sont pas prévues dans l'acte belge ou ont été rectifiées par l'officier de l'état civil, sont dès lors toujours consultables dans la BAEC. Associer ? L'acte belge sur la base d'un acte étranger doit être associé aux actes auxquels il se rapporte, de manière à les adapter en conséquence.

Exemple : un acte belge de changement de nom sur la base d'un acte étranger de changement de nom doit être associé aux actes de l'état civil qui se rapportent au bénéficiaire.

Mentions sur l'acte (belge) sur la base d'un acte étranger Mentions sur l'acte ? L'article 69 du Code civil stipule que l'acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger mentionne exclusivement les données telles que prévues pour le type d'acte belge qui est établi (ex : acte de mariage : les données mentionnées à l'article 54 du Code civil).

Seules les données prévues dans les actes belges de l'état civil sont mentionnées. Par conséquent, les données contenues dans un acte étranger, que ne mentionne pas un acte belge, ne sont pas reprises. 4.2.15. Acte belge établi sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère L'établissement d'un acte belge n'est pas uniquement possible sur la base d'un acte étranger, mais également sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère (art. 70 du Code civil).

Ces actes remplacent donc l'acte précédent (éventuel) de transcription d'une décision judiciaire ou administrative étrangère qui modifie l'état de la personne ou son émargement, comme par exemple une décision de divorce.

Etablissement obligatoire de l'acte belge.

L'officier de l'état civil est contraint d'établir des actes belges de décisions judiciaires ou administratives étrangères qui donnent lieu à une modification de l'état d'une personne (et pour autant que ceux-ci peuvent être reconnus selon le CDIP).

Objectif ? L'objectif est de toujours garder à jour l'état de la personne, et ainsi les actes de l'état civil dans la BAEC. C'est la raison pour laquelle la compétence de l'officier de l'état civil visant à enregistrer les décisions judiciaires et administratives dans la BAEC figure explicitement dans le Code civil.

Conditions ? 1° L'acte étranger ou la décision judiciaire ou administrative étrangère modifie l'état d'une personne;2° L'acte étranger ou la décision judiciaire étrangère coulée en force de chose jugée ou la décision administrative étrangère est définitive; 3° Il est impossible de modifier un acte existant directement dans la BAEC, tel que prévu dans le point 3.8.1.

Forme de l'acte belge. A l'instar des actes belges établis sur la base d'actes étrangers, ces actes belges prennent la même forme que les actes « belges » internes. Les données contenues dans l'acte sont également identiques à celles prévues pour les actes « belges » (modifiés).

L'acte mentionne toujours aussi la base de l'établissement de l'acte (avec les mentions prévues à l'article 41, § 1er, 5°, e), du Code civil).

Associer ? L'acte belge sera associé aux actes auxquels il se rapporte, et de la même manière que pour les autres « actes » belges de l'état civil.

Annexe ? L'officier de l'état civil joint toujours une copie de la décision judiciaire et administrative étrangère (et éventuellement la traduction jurée de celle-ci et la légalisation) en annexe dans la BAEC. Modification de l'acte belge existant. S'il s'agit d'une décision judiciaire ou administrative prévue au Livre Ier, Titre 2, Chapitre 1er, Section 6, du Code civil qui modifie un acte belge existant dans la BAEC, l'officier peut en établir un acte modifié de l'état civil (voir point 3.8.1.).

Exemples : une décision judiciaire étrangère qui modifie la filiation, une décision étrangère de changement de nom, une annulation ou un divorce étrangers d'un mariage belge, etc. La nationalité des personnes auxquelles se rapportent les actes existants dans la BAEC n'y joue aucun rôle. 5. Abrogation des circulaires Les circulaires suivantes sont abrogés: 1° la circulaire ministérielle du 23 juin 1857 relative aux tables annuelles des registres de l'état civil;2° la circulaire ministérielle du 28 mars 1955 relative à l'acte de mariage et l'application de l'avis du Conseil d'état du 30 mars 1808 relatif à la rectification de certaines erreurs dans l'orthographe des noms dans les actes présentés;3° la Circulaire ministérielle du 18 novembre 1959 concernant la transcription dans les registres de l'état civil des arrêtés royaux autorisant les changements de noms;4° la Circulaire du 30 avril 1984 concernant la reconnaissance par les officiers de l'état civil des décisions étrangères relatives à l'état des personnes. Le Ministre de la Justice, K. GEENS


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Publié le : 2019-03-

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