Règlement D'ordre Interieur
publié le 27 novembre 2018
Informatiser la Justice. Oui, mais comment ?

Règlement d'ordre intérieur de l'organe de contrôle de l'information policière L'Organe de Contrôle de l'Information Policière, constitué par l'article 71 et le Titre VII de la loi du 30 juillet 2018 relatif à la protection des personnes physiqu

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Numac : 2018014945

CHAMBRES LEGISLATIVES, CHAMBRE DES REPRESENTANTS


Règlement d'ordre intérieur de l'organe de contrôle de l'information policière L'Organe de Contrôle de l'Information Policière, constitué par l'article 71 et le Titre VII de la loi du 30 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 source service public federal justice, service public federal interieur et ministere de la defense Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel fermer relatif à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (M.B. le 5 septembre 2018) procède, conformément à l'article 74 de son Règlement d'Ordre Intérieur, approuvé par la Chambre des Représentants le 14 novembre 2018, à la publication du Règlement d'Ordre Intérieur susmentionné CHAPITRE 1er. - Introduction et définitions

Article 1er.Le présent règlement d'ordre intérieur (en abrégé ci-après `ROI') est pris en exécution de l'article 233 § 1 LPD et doit être lu en combinaison avec les textes législatifs suivants: - le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données, ci-après `le GDPR') ; - la directive 2016/680/UE du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d'enquêtes et de poursuites en la matière ou d'exécution de sanctions pénales, et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil (ci-après directive justipol'); - la Loi du 30 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 source service public federal justice, service public federal interieur et ministere de la defense Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel fermer relatif à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (MB, le 5 septembre 2018); - la loi du 5 août 1992Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/08/1992 pub. 21/10/1999 numac 1999015203 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation internationale Loi portant approbation du Protocole modifiant l'article 81 du Traité instituant l'Union économique Benelux du 3 février 1958, fait à Bruxelles le 16 février 1990 fermer sur la fonction de police.

Le présent ROI a comme but de fixer le fonctionnement et les règles suivant lesquelles l'Organe de Contrôle de l'Information Policière, ses membres et les membres du personnel exercent leurs devoirs et compétences qui leurs sont attribués conformément aux actes législatifs visés au premier alinéa et en complétant ceux-ci.

Art. 2.Pour l'application du présent ROI, on entend par : a) « l'Organe de Contrôle de l'Information policière »: l'Organe de Contrôle de l'Information policière au sens de l'article 71, le titre 7 de la LPD et l'article 44/6 de la LFP, ci- après en abrégé « C.O.C. »; b) « le comité de direction » : les trois membres, dont le président, de l'Organe de Contrôle de l'Information policière au sens de l'article 231, alinéa premier LPD, ci- après en abrégé « DIRCOM » c) « le président »: le président de l'Organe de Contrôle de l'Information policière;d) « membre de L'Organe » : un des trois membres de l'Organe de Contrôle au sens de l'article 231, 1° LPD; e) La réunion plénière : la réunion de tous les membres et tous les membres du personnel du C.O.C. ; f) « les membres du personnel »: les membres du service d'enquête et les membres du secrétariat;g) « le service d'enquête » : le service d'enquête au sens de l'article 231 § 4, alinéa premier LPD, ci-après en abrégé « DOSE » ;h) « le secrétariat » : les membres du secrétariat au sens de l'article 235 LPD ;i) « LPD » : Loi du 30 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 source service public federal justice, service public federal interieur et ministere de la defense Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel fermer relatif à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (MB, le 5 septembre 2018);j) « LFP » : la loi du 5 août 1992Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/08/1992 pub. 21/10/1999 numac 1999015203 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation internationale Loi portant approbation du Protocole modifiant l'article 81 du Traité instituant l'Union économique Benelux du 3 février 1958, fait à Bruxelles le 16 février 1990 fermer sur la fonction de police. CHAPITRE 2. - Structure et fonctionnement du C.O.C. Section 1re. - Le président, le DIRCOM, les membres de l'Organe de

Contrôle et les réunions plénières du C.O.C.

Art. 3.Les membres de l'Organe entrent en fonction dès qu'ils ont prêté serment conformément l'article 231 § 3 LPD. Ils portent le titre de « conseiller » ou « membre-conseiller ».

Art. 4.Le Président assure conformément à l'article 233 § 1 LPD la gestion journalière du C.O.C. Il dirige le secrétariat et le DOSE et veille au bon fonctionnement journaliers du C.O.C. En cas d'empêchement, les tâches du président sont, conformément à l'article 233 § 2 LPD assurées, dans l'ordre de succession respectif suivant, par le membre de l'Organe nommé comme magistrat du parquet, appelé « premier président suppléant » et le membre nommé comme expert, appelé « deuxième président suppléant ».

Ceci vaut aussi pour toutes les tâches et fonctions prévues par le présent ROI.

Art. 5.Le DIRCOM se réunit à huit-clos une fois par semaine et à chaque fois qu'il le juge nécessaire pour l'accomplissement de ses missions.

Un membre du personnel peut assister aux séances avec l'accord du DIRCOM. Lors des séances, des tiers peuvent aussi être invités et entendus.

Le président fixe l'ordre du jour de la séance. Chaque membre peut compléter l'ordre du jour et demander la convocation d'urgence du DIRCOM s'il l'estime nécessaire. Chaque intervenant prend la parole dans la langue nationale de son choix. Pour se réunir valablement, au moins deux membres doivent être présents. Le président préside la séance du DIRCOM, il ouvre les débats, les dirige et les clôture dès que l'ordre du jour est épuisé. Lors des réunions, le président est assisté d'un membre du DIRCOM ou un membre du secrétariat, qui assure le secrétariat.

Un procès-verbal succinct des décisions prises en séance plénière du DIRCOM est établi et approuvé lors d'une prochaine séance. Les procès-verbaux des décisions qui n'ont pas obtenu l'unanimité des membres ne font pas mention des raisons des votes contraires et sont anonymisés au maximum. Le DIRCOM peut prendre ses décision via voie électronique.

Art. 6.Le DIRCOM prend toutes les décisions relevant de ses missions et de sa compétence en principe en consensus. A défaut de consensus, les décisions sont prises à la majorité simple. En cas de parité des suffrages dans le cas de la présence de seulement deux membres, la voix du membre le plus vieux est prépondérante.

Art. 7.le président est habilité à exercer les fonctions suivantes de gestionnaire : a) la prestation de serment des membres du DOSE conformément à l'article 231 § 6 LPD et des membres du secrétariat; b) l'exercice des tâches spécifiques comme gestionnaire du budget du C.O.C., conformément à l'article 17 du présent ROI.

Art. 8.Certaines décisions journalières relatives à la gestion du personnel, des moyens et des missions d'enquêtes peuvent être prises par un ou plusieurs membres du DIRCOM spécialement investis de cette tâche par décision du DIRCOM. Dans ces cas, les membres font rapport au président et au DIRCOM de l'exercice de leurs attributions.

Art. 9.Dans tout acte de leur vie privée ou professionnelle, les membres du DIRCOM ont le devoir de garder intacte la confiance qui leur est accordée par le DIRCOM. Lorsqu'un doute survient sur la compatibilité d'une de leurs activités avec cette règle de conduite, les membres sont tenus d'en référer au président qui saisira le DIRCOM afin que ce dernier puisse statuer en la matière. Ils respectent en tout temps l'indépendance et la dignité de leur fonction.

Il est conformément à l'article 233 § 2 LPD interdit aux membres du DIRCOM de prendre part à une délibération ou à une décision sur les objets pour lesquels ils ont un intérêt personnel ou pour lesquels leurs parents ou alliés jusqu'au quatrième degré ont un intérêt personnel. En cas de doute sur l'application de cette interdiction, ils en réfèrent au DIRCOM qui statuera en la matière. Lorsqu'un membre se trouve en situation de conflit d'intérêts, il est tenu d'en informer le DIRCOM. Les membres informent directement le président des crimes et délits dont ils ont pris connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs missions.

Art. 10.En cas d'absence de plus de deux jours, le président et les membres sont tenus d'en informer le secrétariat du C.O.C. Toute absence du président de plus d'un jour doit être porté à la connaissance de son remplaçant visé à l'article 4, alinéa deux.

Les membres disposent de trente jours ouvrables de congés par an, ainsi que les jours visés à l'article 51. Il n'est pas possible d'emporter des jours de congés acquis dans un ou plusieurs emplois ou professions précédents et qui n'ont pas été pris là- bas avant le début de l'emploi au C.O.C. Le DIRCOM règle les congés des membres et les membres du personnel en tenant compte des nécessités du service. Il veille à la continuité du service dans la répartition des périodes de congés et d'absence.

Art. 11.Lorsque le Président souhaite mettre volontairement fin à son mandat, il est tenu d'adresser sa demande, par pli recommandé, au Président de la Chambre des représentants.

Le membre qui souhaite mettre volontairement fin à son mandat est tenu d'adresser concomitamment sa demande, par pli recommandé, au Président de la Chambre des représentant et au Président du C.O.C. Les membres peuvent être autorisés par la Chambre des représentants à porter à titre honorifique le titre de leur ancienne fonction.

Art. 12.§ 1. Conformément à l'article 324 § 1, alinéa 1 LPD, les membres du DIRCOM jouissent d'un statut identique à celui des conseillers de la Cour des comptes. Les règles régissant le statut pécuniaire des conseillers de la Cour des comptes, contenues dans la loi du 21 mars 1964 relative aux traitements des membres de la Cour des comptes, telle qu'elle a été modifiée par les lois des 14 mars 1975 et 5 août 1992, s'appliquent aux membres du DIRCOM. Leur ancienneté pécuniaire déjà acquise est prise en considération et ils ont également droit aux augmentations intercalaires dans ce barème. § 2. Les membres du DIRCOM ont droit, dans les mêmes conditions que les agents de la Chambre des Représentants, à : - un pécule de vacances ; - une gratification de fin d'année; - des allocations familiales; - une allocation de scolarité; - des indemnités de foyer et de résidence; - un remboursement des frais de transport; - l'application des mesures de programmation sociale. § 3. D'autres dispositions statutaires peuvent être prises dans des services d'ordre interne approuvés par le DIRCOM et soumis au contrôle de la Cour des Comptes. Section 2. - Les membres du personnel du C.O.C.

Art. 13.Les membres de DOSE entrent en fonction après la prestation de serment conformément à l'article 231 § 6 LPD. Les membres du secrétariat entrent en fonction après la prestation de serment prescrit par l'article 2 du décret du 20 juillet 1831 dans les mains du président.

Art. 14.Dans tout acte de leur vie privée ou professionnelle, les membres du personnel ont le devoir de garder intacte la confiance qui leur est accordée par le DIRCOM. Lorsqu'un doute survient sur la compatibilité d'une de leurs activités avec cette règle de conduite, les membres du personnel sont tenus d'en référer au président qui saisira le DIRCOM afin que ce dernier puisse statuer en la matière.

Ils respectent en tout temps l'indépendance et la dignité de leur fonction.

Il est interdit aux membres du personnel de prendre part à une délibération ou à une décision sur les objets pour lesquels ils ont un intérêt personnel ou pour lesquels leurs parents ou alliés jusqu'au quatrième degré ont un intérêt personnel. En cas de doute sur l'application de cette interdiction, ils en réfèrent, via le président, au DIRCOM qui statuera en la matière. Lorsqu'un membre du personnel se trouve en situation de conflit d'intérêts, il est tenu d'en informer le président.

Les membres du personnel informent directement le président des crimes et délits dont ils ont pris connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs missions. CHAPITRE 3. - Le budget et les moyens du C.O.C.

Art. 15.Chaque année, le C.O.C. arrête, sous forme de propositions, le détail des montants dont il a besoin pour le fonctionnement de ses services. Ces propositions budgétaires sont communiquées au Président de la Chambre de représentants.

Lors de l'examen des propositions budgétaires par les organes compétents de la Chambre, le président du C.O.C. doit pouvoir fournir toutes explications et pièces justificatives qui lui seraient demandées par les organes précités.

Outre les propositions budgétaires pour l'année qui suit, le C.O.C. fait aussi la somme de toutes les dépenses effectuées durant l'année budgétaire écoulée.

Art. 16.Le DIRCOM décide de façon indépendante de l'affectation des moyens budgétaires dans les limites des crédits impartis et dans le respect des postes budgétaires approuvés par la Chambre des Représentants.

Art. 17.Le président du COC: a) approuve toutes les commandes de fournitures ou de services;b) approuve les factures afférentes au paiement de celles-ci;c) vérifie la régularité des pièces fournies;d) veille à ce que les montants soient correctement imputés;e) veille à ce que les crédits ne soient pas dépassés; f) veille à la tenue d'un livre comptable qui reprend avec toutes justifications utiles, chacune des opérations affectant le budget du C.O.C.; g) veille à l'établissement d'un inventaire descriptif du patrimoine.

Art. 18.Les engagements de plus de 2.500 € doivent être approuvés par le DIRCOM. Le DIRCOM peut aussi décider que des engagements spécifiques qu'il établit en réunion plénière ne peuvent être réalisés par le président sans l'accord exprès du DIRCOM. Si l'engagement ou l'ordre de paiement dépasse la somme ou la contre - valeur de 2.500 €, il doit également être signé par le premier président suppléant, ou en son absence, le deuxième président suppléant.

Art. 19.De plus amples règles relatives à la gestion et à l'affectation des moyens, les dépenses de fonctionnement ou d'investissement, des frais ou d'allocations peuvent être réglés par des ordres de service approuvés par le DIRCOM.

Art. 20.Chaque année le DIRCOM fait vérifier par deux "commissaires aux comptes" qui sont indépendants du C.O.C. Ceux-ci peuvent à tout moment se faire procurer le livre comptable général et ses annexes ainsi que l'inventaire du patrimoine afin de vérifier : - la bonne affectation des crédits ; - le non dépassement de ces crédits ; - la tenue régulière de la comptabilité.

Art. 21.Dans une mesure limitée et dûment justifiée et dans les limites de ses ressources budgétaires, le C.O.C. peut engager du personnel contractuel.

Le nombre de contractuels engagés pour des missions spécifiques ne peut jamais excéder 30% du cadre global du personnel du C.O.C. prévu dans la LPD. En cas de remplacement du membre de personnel statutaire, le membre du personnel contractuel reçoit le barème du membre du personnel statutaire qu'il remplace et est inséré dans l'échelle barémique conformément aux articles 65 et 66.

Art. 22.Sauf exceptions expresses les membres du personnel contractuels sont soumis aux dispositions de ce ROI. Les exceptions sont prévues dans le contrat de travail.

Ils sont engagé et démit par le DIRCOM. CHAPITRE 4. - Les règles de fonctionnements

Art. 23.Les avis rendus par le C.O.C. en vertu des règles citées dans le préambule pour le bénéfice des autorités compétentes sont adressés par pli simple.

Une copie est conservée au sein d'un registre particulier tenu au sein du C.O.C. Toutes correspondances du C.O.C. avec d'autres personnes physiques ou morales se font en principe par pli simple ou de façon électronique.

Art. 24.Le DIRCOM statue de manière autonome et motivée à propos d'une demande de contrôle, en tenant compte des circonstances concrètes de l'affaire, des moyens disponibles, des priorités fixées par le DIRCOM ainsi que de la disponibilité et de l'expertise de ses services.

Le C.O.C. se réserve le droit d'informer ou non au préalable les services de police contrôlés de ses visites ou de ses recherches.

Art. 25.Le C.O.C. rédige, suite à ses missions, en principe un rapport qu'il adresse, dans les meilleurs délais, aux services, organes et autorités concernés.

Il peut en outre adresser au service contrôlé une note succincte lui faisant part des mesures techniques ou organisationnelles immédiates qu'il décide ou qu'il lui recommande de prendre dans l'intérêt de la gestion de l'information ou de la protection des données.

Art. 26.Le Président et les membres du C.O.C. sont tenus de détenir et, au besoin, de présenter leur carte de légitimation dans l'exercice de leurs missions. CHAPITRE 5. - Les relations avec les autorités tiers

Art. 27.Dans l'intérêt de l'efficacité du service ou en vue d'encourager de bonnes pratiques administratives, le C.O.C. peut conclure des protocoles de coopération avec d'autres services ou autorités.

Tous les protocoles de coopération précités sont communiqués pour information à la Chambre des représentants. CHAPITRE 6. - Le statut des membres du personnel du C.O.C. Section 1re. - Généralités

Art. 28.Sans préjudice de l'article 234 § 1, alinéa deux et 235 LPD, le statut des membres du personnel est fixé par le DIRCOM et inclus dans le présent ROI, approuvé par la Chambre des Représentations.

Les dispositions de la fonction publique fédérale peuvent être déclarées d'application pour les cas qui ne sont pas explicitement prévus par le présent ROI Sauf exceptions expressément prévues les dispositions du présent chapitre sont applicables à tous les membres du personnel.

Art. 29.§ 1. Conformément à l'article 233 § 5 LPD et au présent ROI, les membres du service d'enquête de l'Organe de contrôle et les membres du secrétariat sont nommés par le DIRCOM, lequel peut également les démettre de leurs fonctions si les conditions déterminées à l'article 232 ne sont plus rencontrées ou pour motifs graves.

Les « motifs graves » visés au premier alinéa peuvent entre autres concerner les critères suivants : - le fonctionnement global ; - la qualité du travail ; - le degré d'engagement et de persévérance ; - la mesure dans laquelle de l'initiative est prise ; - être capable de travailler indépendamment ; - la façon de prendre ses responsabilités ; - une lacune à un ou plusieurs critères d'évaluations fixés par le DIRCOM dans un règlement interne.

Certaines actions ou comportements qui sont contraires à l'article 14 de ce ROI, qu'elles soient privées ou non, peuvent également constituer les motifs graves susmentionnés, pour autant qu'ils portent atteinte à la dignité de l'office ou de l'image du C.O.C. § 2. Les membres du DOSE prévue à l'article 231 § 5 LPD porte le titre de « commissaire-enquêteur ». Section 2. - Le recrutement

Art. 30.Les membres du personnel sont recrutés après réussite d'un concours de recrutement.

Le DIRCOM peut décider d'attribuer certaines fonctions à un membre du personnel par voie d'un recrutement interne.

La procédure de recrutement pour ces concours et la composition de la commission d'examens sont fixées par le DIRCOM. Le président ou un membre du DIRCOM préside la commission d'examens.

Art. 31.Sans préjudice des dispositions des articles 232 §§ 5, 6 et 7 et 235 LPD le DIRCOM peut fixer des conditions complémentaires pour chaque recrutement.

Ainsi, le DIRCOM peut notamment prescrire un âge minimum ou la possession de diplômes ou certificats particuliers, ou encore fixer des exigences spécifiques en matière de compétence professionnelle, comme la possession de connaissances pratiques ou l'exercice d'une activité professionnelle antérieure. Section 3. - La nomination

Art. 32.La nomination en tant que membre du DOSE vaut pour un mandat de six ans.

La nomination du membre du secrétariat est définitive ou temporaire.

Art. 33.Chaque nomination en tant que membre du DOSE ou membre du secrétariat est précédée d'une période de stage.

Sauf mentions explicites, les dispositions du présent statut lui sont pas applicables.

La durée du stage est de un an pour les membres du DOSE et de six mois pour les membres du secrétariat. Le stage est prolongé avec la durée d'une absence éventuelle pour maladie ou autre circonstance imprévisible.

Art. 34.Le déroulement du stage fait l'objet d'une évaluation trimestrielle par la voie d'un rapport de stage intermédiaire et, un mois avant la fin du stage, par la voie d'un rapport final.

Chaque rapport est porté à la connaissance du stagiaire qui peut éventuellement y apporter ses observations.

Le stage est placé sous la direction du président ou d'un membre du DIRCOM.

Art. 35.Le président ou le membre du DIRCOM soumet le rapport de stage final ainsi que les rapports de stage intermédiaires qui ne sont pas favorables au stagiaire, au DIRCOM qui décide de procéder soit : 1. à la poursuite du stage;2. à la nomination définitive du stagiaire s'il est reconnu apte à tous égards;3. au licenciement du stagiaire si celui-ci est jugé inapte;4. à une prolongation de la période du stage avec un maximum de trois mois si l'aptitude physique ou professionnelle a pu être jugée insuffisante. Le DIRCOM entend le stagiaire avant de décider de prolonger son stage ou de le licencier. La décision est motivée.

Art. 36.Le stagiaire peut être licencié pour cause d'inaptitude professionnelle moyennant un préavis d'un mois.

Toute faute grave ou faute légère répétée commise pendant l'accomplissement du stage ou à l'occasion de celui-ci peut donner lieu au licenciement sans préavis du stagiaire concerné. Dans ce cas, l'intéressé est au préalable entendu par le DIRCOM. Section 4. - Droits et devoirs

Art. 37.Les membres du personnel sont tenus d'exécuter consciencieusement les tâches qui leur sont confiées. Ils assument leur fonction avec loyauté et de manière irréprochable. Ils ont le devoir, dans tout acte accompli dans l'exercice de leur fonction ou en dehors de celle-ci, de rester dignes de la confiance qui leur est accordée par le DIRCOM.

Art. 38.Les membres du personnel jouissent de la liberté d'expression pour autant qu'elle ne soit pas de nature à nuire à la neutralité ou à la dignité du C.O.C. Ils leur est interdit de révéler des faits qui ont trait à la sécurité nationale, à la protection de l'ordre public, aux intérêts financiers de l'autorité, à la prévention et à la répression des faits délictueux, au secret médical, aux droits et libertés du citoyen, et en particulier le droit au respect de la vie privée.

Ils ne peuvent divulguer à toute personne qui n'est pas directement intéressée des faits dont ils ont eu connaissance dans l'exercice de leur fonction et s'abstiennent de toute prise de position par rapport aux points de vue adoptés par le DIRCOM ou ses membres. Les dispositions des alinéas précédents s'appliquent également aux membres du personnel qui ont cessé d'exercer leurs fonctions.

Art. 39.Les membres du personnel peuvent prester certaines activités complémentaires pour autant que celles-ci ne contrarient pas l'exercice de leur fonction et ne portent pas atteinte à la neutralité ou à la dignité du C.O.C et moyennant l'autorisation préalable du DIRCOM. Avant de se porter candidat à un mandat politique,les membres du personnel sont tenus d'en aviser le président du C.O.C. Le président devra également être informée de l'exercice d'un tel mandat.

Les membres du personnel ne peuvent adhérer, ni prêter leur concours, à un mouvement, groupement, organisation ou association qui poursuit des objectifs en opposition avec la Constitution ou la Loi.

Art. 40.Un membre du personnel ne peut exercer une mission au profit d'un autre service public que moyennant l'autorisation préalable du DIRCOM et seulement dans la mesure où cela ne nuit pas à l'employabilité du membre du personnel et au bon fonctionnement du C.O.C.

Art. 41.Il est strictement interdit à tout membre du personnel de solliciter ou recevoir directement ou par personne interposée, même en dehors de sa fonction mais en raison de celle-ci, des dons, gratifications ou avantages quelconques.

Art. 42.Chaque membre du personnel a le droit de consulter son dossier personnel.

Lorsqu' un membre du personnel enfreint les dispositions du règlement, il est passible de sanctions disciplinaires conformément au présent statut. Section 5. - Régime de carrière

Art. 43.§ 1. Un rapport d'évaluation est établi pour le membre du personnel tous les trois ans et chaque fois que le DIRCOM l'estime nécessaire. § 2. L'évaluation est placée sous la direction du président ou un membre du DIRCOM qui en fixe les principes et les modalités.

L'évaluation est attribuée après un entretien entre l'évaluateur et l'agent évalué. Le membre du personnel reçoit un exemplaire du rapport d'évaluation. Ce dernier lui est notifié par lettre recommandée, électronique ou remis en mains propres contre accusé de réception.

L'évaluation est définitive après un délai de 14 jours durant lequel l'agent évalué peut ajouter des remarques. § 3. Deux mentions sont possibles : o bon ; o insuffisant. § 4. Le membre du personnel qui obtient la mention « insuffisant » est évalué à nouveau trois mois après que l'évaluation est devenue définitive. Si, à ce moment, il obtient à nouveau la mention « insuffisant », il est alors licencié pour inaptitude professionnelle.

Le licenciement entre en vigueur le 1er jour du 2ième mois suivant la date de l'évaluation. Section 6. - Position administrative et réglementation des congés

Sous-section 1re. - Généralités

Art. 44.Le membre du personnel se trouve en activité de service, en non-activité ou en disponibilité.

Art. 45.Le membre du personnel est toujours censé être en activité de service, sauf disposition formelle qui le place, soit de plein droit, soit par décision du DIRCOM dans une autre position administrative.

Sauf disposition formelle contraire, l'agent en activité de service a droit au traitement et à l'avancement dans son échelle de traitement conformément à l'actuel ROI.

Art. 46.Le membre du personnel est en non-activité lorsqu'il a été autorisé par le DIRCOM à s'absenter pour une période de longue durée, pour des raisons familiales ou pour convenance personnelle. Cette période ne peut cependant pas excéder six mois.

Art. 47.§ 1. Sauf disposition formelle contraire, le membre du personnel qui se trouve en non-activité n'a pas droit au traitement.

Nul ne peut être mis ou maintenu en non-activité s'il se trouve dans les conditions requises pour être mis à la retraite. § 2. Sans préjudice de l'application éventuelle d'une mesure administrative, le membre du personnel qui s'absente sans autorisation ou dépasse sans motif valable le terme de son congé se trouve de plein droit en non-activité sans traitement. § 3. Le membre du personnel dont le DIRCOM constate l'absence irrégulière de plus de 8 jours est de par la loi licencié dès le neuvième jour.

Art. 48.§ 1. Le membre du personnel peut, par le DIRCOM et sous les conditions que il détermine, être mis en disponibilité sans préavis pour cause de maladie ou d'infirmité n'entraînant pas une inaptitude définitive au service mais provoquant des absences dont la durée excède celle des congés pour maladie ou infirmité. § 2. Le membre du personnel mis en disponibilité pour cause de maladie ou d'infirmité reçoit un traitement d'attente comme prévu par l'article 56 § 2 du présent ROI § 3. Nul ne peut être mis ou maintenu en disponibilité s'il se trouve dans les conditions requises pour être mis à la retraite. Les membres du personnel en disponibilité restent à la disposition du DIRCOM et peuvent, aux conditions à déterminer par le DIRCOM, être réaffectés.

Ils sont tenus, dans les délais fixés par le DIRCOM, de prendre le service qui leur a été assigné. S'ils ne le font pas il est mis fin, de par la loi, à leur nomination comme membre du personnel du C.O.C. Sous-section 2. - Le congé annuel

Art. 49.Les membres du personnel jouissent de 30 jours ouvrables de congé annuel Le congé annuel de vacances est pris selon les convenances du membre, en tenant compte des nécessités du service et après autorisation du DIRCOM. Il n'est pas possible d'emporter des jours de congés acquis dans un ou plusieurs emplois ou professions précédents et qui n'ont pas été pris dans cet emploi durant la période avant le début de l'emploi au C.O.C.

Art. 50.Le congé de vacances est toutefois réduit à due concurrence lorsque le membre du personnel entre en service dans le courant de l'année, démissionne de ses fonctions ou a obtenu au cours de l'année l'un des congés ou l'une des absences mentionné ci-après par le DIRCOM : 1° les prestations réduites pour raisons médicales ;2° le congé sans solde ;3° les prestations réduites pour convenance personnelle. Si le nombre de jours de congés ainsi calculé ne forme pas un nombre entier, il est arrondi à l'unité immédiatement supérieure.

Art. 51.§ 1. Les agents sont en congé les samedis et les dimanches ainsi que les jours fériés légaux, de même que: o le 2 janvier ; o les 2 et 15 novembre ; o le 26 décembre.

Ils peuvent toutefois être astreints par le président à travailler pendant un ou plusieurs de ces jours de congés lorsque les nécessités du service l'exigent. Il obtiennent, dans ce cas, un congé de récupération d'une durée égale qui peut être pris aux mêmes conditions que le congé annuel de vacances. § 2. Le président peut déterminer que certains jours de vacances ou de compensation doivent être pris à certains jours fixés par lui.

Sous-section 3. - Congés de circonstances

Art. 52.§ 1er. Des congés de circonstances sont accordés dans les limites fixées ci-après : 1° le mariage du membre du personnel : 4 jours ouvrables ;2° l'accouchement de l'épouse du membre du personnel: 10 jours ouvrables ;3° le décès du conjoint du membre du personnel, le décès d'un parent ou allié au premier degré du membre du personnel ou de son conjoint, ainsi que le décès du conjoint de l'enfant du membre du personnel ou le décès du conjoint de l'enfant du conjoint du membre du personnel: 4 jours ouvrables ; § 2. Le membre du personnel présente les pièces justificatives des circonstances au président ou au membre qui remplace le président § 3. Les congés visés au présent article sont assimilés à une période d'activité de service.

Sous-section 4. - Congés exceptionnels

Art. 53.§ 1er. Le membre du personnel obtient des congés exceptionnels pour cas de force majeure résultant de la maladie ou d'un accident survenu à une des personnes énumérées ci-après, avec qui le membre du personnel cohabite au même domicile: 1° le conjoint du membre du personnel;2° un parent ou allié du membre du personnel ou de son conjoint ; Le membre du personnel obtient également un congé exceptionnel pour cas de force majeure résultant de la maladie ou d'un accident survenu à son enfant lorsque celui-ci séjourne chez lui mais est domicilié chez l'autre parent.

Une attestation médicale témoigne de la nécessité de la présence du membre du personnel. § 2. La durée des congés visés au § 1er ne peut excéder quatre jours ouvrables par an; ils sont assimilés à des périodes d'activité de service.

Sous-section 5. - Protection de la maternité

Art. 54.Les règles du statut de la fonction publique fédérale sont d'application au membre du personnel en ce qui concerne la protection de la matérnité.

Sous-section 6. - Congé parental

Art. 55.§ 1er. Un congé parental de quatre mois est accordé au membre du personnel après la naissance ou l'adoption de son enfant. A la demande du membre du personnel, ce congé peut être fractionné par mois. § 2. Le membre du personnel a droit à un congé parental : - en raison de la naissance de son enfant, jusqu'à ce que l'enfant atteigne son douzième anniversaire ; - en raison de l'adoption d'un enfant, pendant une période qui court à partir de l'inscription de l'enfant comme faisant partie de son ménage, au registre de la population ou au registre des étrangers de la commune où le membre du personnel a sa résidence, jusqu'à ce que l'enfant atteigne son douzième anniversaire. § 3. Le congé parental visé dans le présent article n'est pas rémunéré ; il est assimilé pour le surplus à une période d'activité de service.

Sous-section 7. - Congé de maladie

Art. 56.§ 1er. Il est octroyé au membre du personnel, pour l'ensemble de sa carrière, un congé de maladie à concurrence de vingt et un jours ouvrables par douze mois d'ancienneté de service.

Par dérogation aux alinéas précédents, le congé de maladie est accordé sans limite de temps lorsqu'il est provoqué par un accident de travail ou un accident survenu sur le chemin du travail.

Le membre du personnel en congé de maladie est réputé avoir exercé la fonction dans laquelle il a été nommé. Il continue à jouir du traitement lié à cette fonction ainsi que des augmentations et avantages y afférents. § 2. Le membre du personnel qui est absent pour maladie après avoir atteint le nombre de jours de congé accordés en vertu du § 1 se trouve de plein droit en disponibilité pour maladie. Le membre du personnel garde son droit à la promotion.

Le membre du personnel mis en disponibilité pour cause de maladie obtient un traitement d'attente égal à 60 % de son dernier traitement d'activité. Le dernier traitement d'activité est celui qui était dû en raison du régime de prestations qui était celui au moment où le membre du personnel s'est trouvé en disponibilité.

Art. 57.§ 1er. Par dérogation à l'article 56, le congé de maladie est accordé sans limite de temps lorsqu'il est provoqué par : 1° un accident du travail ;2° un accident survenu sur le chemin du travail § 2.En cas d'incapacité de travail définitif, les règles de la fonction publique fédéral sont d'application.

Sous-section 8. - Autres Congés et accidents de travail

Art. 58.§ 1. Les règles du statut de la fonction publique fédérale sont d'application par analogie sur les membres du personnel pour les congés suivants : - congé pour soins palliatifs; - congé pour soins donnés à un membre de sa famille souffrant de maladie grave; - congé pour l'assistance ou les soins à un enfant mineur pendant ou juste après l'hospitalisation de l'enfant des suites d'une maladie grave § 2. La durée des congés visés au paragraphe 1 est toutefois limitée à un mois maximum, prolongeable d'un mois maximum.

Le membre du personnel qui souhaite bénéficier d'un des congés visés au paragraphe 1 en informe le président ou le membre qui remplace le président au moins 7 jours au préalable, sauf s'il s'agit d'un événement imprévu, auquel cas il peut être dérogé à ce délai. Pour chaque prolongation, le membre du personnel doit suivre la même procédure et introduire l'/les attestation(s) requise(s). § 3. Les congés visés au présent chapitre sont assimilés à une activité de service et non rémunérés. § 4. D'autres congés que ceux visés dans le présent ROI ne sont pas admis.

Art. 59.Le régime des accidents de travail applicable au personnel des services publics fédéraux s'applique aux membres du DIRCOM et les membres du personnel du C.O.C. Sous-section 9. - Contrôle des absences par suite de maladie ou d'accident

Art. 60.Le membre du personnel qui, par suite de maladie ou d'accident, est empêché d'exercer normalement sa fonction, est tenu d'informer le président ou le membre qui remplace le président immédiatement accompagné d'un certificat médical dans les cas visés au prochains alinéas.

Pour une absence pour maladie ou accident d'une durée supérieure à un jour, le membre du personnel introduit le plus rapidement possible un certificat médical auprès de l'Administration de l'expertise médicale.

Le certificat médical mentionne la maladie, la durée probable de celle-ci, la résidence du membre du personnel et si le membre du personnel peut se déplacer ou non en vue d'un contrôle.

Par dérogation aux dispositions de l'alinéa 2, le membre du personnel introduit immédiatement un certificat médical auprès de l'Administration de l'expertise médicale lorsque l'absence par suite de maladie ou d'accident ne comporte qu'un seul jour et qu'à deux reprises au cours de l'année civile en cours, le membre du personnel a déjà été absent par suite de maladie ou d'accident pour une durée d'un seul jour sans un certificat médical.

Art. 61.L'absence par suite de maladie ou d'accident est assimilée à une période d'activité de service.

Si le membre du personnel omet d'introduire un certificat médical auprès de l'Administration de l'expertise médicale ou d'un service similaire au choix de l'Organe de Contrôle conformément aux dispositions du présent chapitre, il se trouve de plein droit en non-activité. Après un délai de 8 jours le membre du personnel est licencié de plein droit.

Art. 62.§ 1er. Le membre du personnel est tenu de recevoir le médecin désigné par l'Administration de l'expertise médicale ou d'un service similaire au choix du DIRCOM satisfaisant aux dispositions de la loi du 13 juin 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/06/1999 pub. 13/07/1999 numac 1999012524 source ministere de l'emploi et du travail Loi relative à la médecine de contrôle fermer relative à la médecine de contrôle, dénommé ci-après médecin-contrôleur, ou de répondre à la convocation lui demandant de se présenter auprès de ce médecin-contrôleur. Le membre du personnel ne peut pas refuser l'examen médical. Le contrôle du membre du personnel peut se faire à la demande du président ou un membre de l'Organe de Contrôle du DIRCOM ou sur l'initiative de l'Administration de l'expertise médicale.

Le contrôle du membre du personnel peut se faire à partir du premier jour d'absence et pendant la totalité de la période d'absence par suite de maladie ou d'accident.

L'examen médical a lieu au domicile ou au lieu de résidence du membre du personnel. Lorsque le médecin qui a délivré le certificat médical estime que l'état de santé du membre du personnel lui permet de se déplacer, le membre du personnel peut être aussi convoqué par l'Administration de l'expertise médicale à se présenter chez le médecin-contrôleur pour un examen médical.

Lorsque le médecin-contrôleur ne trouve pas le membre du personnel au domicile ou au lieu de résidence indiqué, il laisse un message. Sauf dans le cas où le médecin qui a délivré le certificat médical au membre du personnel estime que son état de santé ne lui permet pas de se déplacer, le membre du personnel doit se rendre chez le médecin-contrôleur à l'heure indiquée.

Lorsque le membre du personnel ne peut pas se déplacer, mais était absent lors du contrôle pour cas de force majeure, il en informe immédiatement le médecin-contrôleur, afin qu'un nouveau contrôle puisse avoir lieu.

Le membre du personnel qui refuse ou rend impossible l'exécution de l'examen médical par le médecin-contrôleur est licencié de plein droit comme membre du personnel. § 2. Le médecin-contrôleur vérifie si l'absence par suite de maladie ou d'accident est justifiée et peut constater tout au plus à cet égard que : 1° l'absence par suite de maladie ou d'accident est médicalement justifiée ;2° l'absence par suite de maladie ou d'accident est médicalement justifiée pour une période plus courte que celle mentionnée sur le certificat médical ;3° l'absence par suite de maladie ou d'accident est médicalement injustifiée. Le médecin-contrôleur exerce sa mission conformément aux dispositions de l'article 3 de la loi du 13 juin 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/06/1999 pub. 13/07/1999 numac 1999012524 source ministere de l'emploi et du travail Loi relative à la médecine de contrôle fermer relative à la médecine de contrôle. Le médecin-contrôleur remet immédiatement, éventuellement après consultation de celui qui a délivré le certificat médical visé à l'article 60, al. 2, ses constatations écrites au membre du personnel.

Si le membre du personnel ne peut à ce moment marquer son accord avec les constatations du médecin-contrôleur, ceci sera acté par ce dernier sur l'écrit précité.

Dans les cas visés à l'alinéa 1er, 2° et 3°, la reprise du travail prend respectivement cours à la date fixée par le médecin-contrôleur ou, sans préjudice de l'article 63, le premier jour suivant celui de l'examen.

Lorsque le membre du personnel est absent par suite de maladie ou d'accident un jour, et qu'il ne s'est pas fait examiner par un médecin, et que le médecin-contrôleur estime après examen médical que l'absence par suite de maladie ou d'accident n'est pas justifiée, le membre du personnel se trouve de plein droit en non-activité.

Le membre du personnel peut toutefois opter pour l'utilisation d'un jour de congé annuel de vacances avec l'accord du président ou du membre qui remplace le président, pour une absence d'un jour pour laquelle il ne s'est pas fait examiner par un médecin lorsque le médecin-contrôleur a estimé que l'absence par suite de maladie ou d'accident n'est pas justifiée.

Art. 63.Dans les deux jours ouvrables qui suivent la remise des constatations par le médecin-contrôleur, la partie la plus intéressée peut désigner, en vue de régler le litige médical et de commun accord, un médecin-arbitre. Si aucun accord ne peut être conclu dans les deux jours ouvrables, la partie la plus intéressée peut désigner, en vue de régler le litige médical, un médecin-arbitre qui satisfait aux dispositions de la loi du 13 juin 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/06/1999 pub. 13/07/1999 numac 1999012524 source ministere de l'emploi et du travail Loi relative à la médecine de contrôle fermer relative à la médecine de contrôle et figure sur la liste fixée en exécution de la loi précitée.

L'Administration de l'expertise médicale ou un service similaire au choix du DIRCOM peut donner au médecin-contrôleur et le membre du personnel peut donner à celui qui a rédigé le certificat médical, un mandat exprès pour la désignation du médecin-arbitre.

Le médecin-arbitre effectue l'examen médical et statue sur le litige médical dans les trois jours ouvrables qui suivent sa désignation.

Toutes autres constatations demeurent couvertes par le secret professionnel.

Si le médecin-arbitre prend une décision négative pour le membre du personnel, la période entre la date de reprise du travail fixée par le médecin-contrôleur et la date de la décision du médecin-arbitre est convertie en non-activité.

Les frais de cette procédure, ainsi que les éventuels frais de déplacement du membre du personnel, sont à charge de la partie qui succombe.

Le médecin-arbitre porte sa décision à la connaissance de celui qui a délivré le certificat médical et du médecin-contrôleur.

L'Administration de l'expertise médicale et le membre du personnel sont avertis par écrit, par lettre recommandée à la poste.

Art. 64.Lorsque le membre du personnel veut séjourner à l'étranger pendant une absence par suite de maladie ou d'accident, il doit recevoir à cet effet l'autorisation préalable de l'Administration de l'expertise médicale ou un service similaire au choix du DIRCOM. Section 7. - Statut financier

Art. 65.§ 1. Conformément à l'article 234 § 1, alinéa 2, les membres du DOSE bénéficient d'un traitement tel que défini dans le barème A3 du statut des agents de l'Autorité de protection des données crée par la loi du 3 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/12/2017 pub. 10/01/2018 numac 2017031916 source service public federal justice Loi portant création de l'Autorité de protection des données fermer portant la création de l'Autorité de protection des données. Leur ancienneté pécuniaire déjà acquise est prise en considération conformément à l'article 67 et ils ont également droit aux augmentations intercalaires dans ce barème.

Tous les avantages pécuniaires du statut des agents de l'Autorité de protection des données s'appliquent à eux. § 2. Conformément à l'article 231 § 1, les membres du personnel jouissent du traitement suivant, prévu dans le statut des fonctionnaires de la fonction publique fédérale: - Assistant de direction: barème A1 - Juriste: barème A3 - Informaticien: barème A3 Leur ancienneté pécuniaire déjà acquise est prise en considération conformément à l'article 67 et ils ont également droit aux augmentations intercalaires dans ce barème.

Tous les avantages pécuniaires du statut des agents de l'Autorité de protection des données s'appliquent à eux. § 3. Les membres du personnel ont droit, dans les mêmes conditions que les agents de la Chambre des Représentants, à : - un pécule de vacances ; - une gratification de fin d'année; - des allocations familiales; - une allocation de scolarité; - des indemnités de foyer et de résidence; - un remboursement des frais de transport; - l'application des mesures de programmation sociale. § 4. D'autres dispositions statutaires peuvent être prises dans des services d'ordre interne approuvés par le DIRCOM et soumis au contrôle de la Cour des Comptes.

Art. 66.§ 1. Sans préjudice de l'application de l'article 67, l'assistant de direction du secrétariat est inséré à l'échelle A11 au moment du recrutement. Après six ans comme membre du personnel du C.O.C l'intéressé obtient l'échelle A12. § 2. Sans préjudice de l'application de l'article 67, le juriste et l'informaticien du secrétariat sont insérés à l'échelle A31 au moment du recrutement. Après six, respectivement 12 ans comme membre du personnel du C.O.C les intéressés obtiennent A32, respectivement l'échelle A33.

Art. 67.En fixant l'ancienneté pécuniaire et le barème applicable, il est tenu compte des services prestés lors d'une activité professionnelle antérieure pour autant que celle-ci soit reconnue utile par l'Organe de Contrôle.

Cette reconnaissance s'effectue de plein droit pour: 1. les services qui sont pris en considération pour le calcul de l'ancienneté pécuniaire des agents de l'Etat;2. l'expérience professionnelle utile qui a été, le cas échéant, fixée comme condition de recrutement.

Art. 68.A la fonction de membre du DOSE ou membre du secrétariat sont rattachées une ou plusieurs échelles de traitement comme précisé dans l' article 65 et le tableau joint en annexe I et II. Section 8. - Mesure d'Ordre

Art. 69.Sans préjudice d'autres mesures d'ordre déterminées par le DIRCOM, le président ou le membre que le remplace, peut suspendre provisoirement par mesure d'ordre le membre du personnel qui, comme suspect, fait l'objet d'une information ou instruction judiciaire ou d'une poursuite pénale et dont la présence est incompatible avec l'intérêt du service pour la durée de l'enquête pénale ou la poursuite pénale susmentionnée.

La procédure à suivre pour infliger une mesure d'ordre est fixée par le DIRCOM par règlement interne. Section 9. - Dispositions diverses

Art. 70.Le DIRCOM fixe par règlement interne du personnel ou par service d'ordre interne les règles supplémentaires du fonctionnement journalier du C.O.C en ce qui concerne, entre autres, les présences, les heures de travail, les affectations de service et l'utilisation du matériel de service.

Le président peut accorder une dispense de service au membre du personnel pour suivre une formation.

Art. 71.Le président et, en son absence, le premier, respectivement le deuxième président suppléant représente le C.O.C en justice. La décision d'agir en droit au nom du C.O.C est prise par le DIRCOM. CHAPITRE 7. - Modifications du règlement d'ordre intérieur

Art. 72.S'il en constate la nécessité, le DIRCOM peut proposer à la Chambre des représentants la modification de tout ou partie du présent règlement.

Art. 73.Toute modification du règlement d'ordre intérieur n'a d'effet qu'à la publication au Moniteur belge de l'approbation donnée à ce texte par la Chambre des représentants. CHAPITRE 8. - Force juridique et l'entrée en vigueur

Art. 74.Le présent ROI entre en vigueur le 5 septembre 2018, après publication au Moniteur belge et à force de loi.


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Publié le : 2018-11-

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