8 JUIN 2001. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif au dossier multidisciplinaire dans les centres d'encadrement des élèves

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 1er décembre 1998 relatif aux centres d'encadrement des élèves, notamment l'article 10;

Vu l'accord du Ministre flamand ayant le budget dans ses attributions, donné le 8 juin 2000;

Vu le protocole n° 375 du 13 octobre 2000 portant les conclusions des négociations en réunion commune du Comité sectoriel X et de la sous-section "Communauté flamande" de la section 2 du Comité des services publics provinciaux et locaux;

Vu le protocole n° 150 du 13 octobre 2000 portant les conclusions des négociations menées au sein du comité coordinateur de négociation visé au décret du 5 avril 1995 portant création de comités de négociation dans l'enseignement libre subventionné;

Vu la délibération du Gouvernement flamand du 27 octobre 2000 relative à la demande d'avis auprès du Conseil d'Etat dans le délai d'un mois;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, rendu le 14 décembre 2000, par application de l'article 84, premier alinéa, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité des Chances et du Ministre flamand de l'Enseignement et de la Formation;

Après en avoir délibéré, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales et définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1° CLB : centre d'encadrement des élèves;2° collaborateur CLB : toute personne effectuant, quel que soit son statut, des activités dans le centre, en vue de l'encadrement des élèves;3° parents : les personnes qui exercent l'autorité parentale d'un enfant ou qui ont la garde en droit ou de fait d'un élève;4° dossier multidisciplinaire : le recueil de toutes les données enregistrées sur papier ou tout autre support d'information par les collaborateurs CLB, du chef de leur mission au sein du CLB, et portant sur un élève qui appartient au groupe cible du centre. CHAPITRE II. - Assemblage du dossier multidisciplinaire et tenue à jour et gestion des données de dossier

Art. 2.Le dossier multidisciplinaire comporte au moins les suivantes données disponibles : 1° les données administratives de l'élève intéressé : a) les données d'identification de l'élève : nom, prénom, date de naissance, nationalité;b) adresse du domicile et, le cas échéant, de la/des résidence(s);c) école, niveau d'enseignement, subdivision structurelle, année scolaire, année d'études;d) nom, prénom et date de naissance des parents;e) données requises pour pouvoir rejoindre les parents;2° les données relatives à l'encadrement obligatoire en matière de soins de santé préventifs à l'occasion d'une consultation générale et dirigée.Il s'agit des données suivantes : a) les données mises à disposition par les parents;b) les données que l'école met à disposition;c) les données mises à disposition par l'organisme "Kind en Gezin" et les institutions et services reconnus par celui-ci ou par le médecin traitant;d) les données résultant de la consultation, y compris le posttraitement;e) le cas échéant, le bilan de santé;3° les données portant sur les vaccinations et les mesures prophylactiques;4° les données relatives à l'encadrement obligatoire pour ce qui est de la scolarité obligatoire.Il s'agit des données suivantes : a) les procès-verbaux de la concertation structurée entre l'école et le centre quant au suivi des absences;b) l'encadrement de l'élève éprouvant des problèmes de scolarité obligatoire;c) une copie des documents que l'école doit fournir au Département de l'Enseignement lorsqu'un élève change d'école;d) les données d'autres instances concernées par l'encadrement de l'élève éprouvant des problèmes de scolarité obligatoire;5° les données dans le cadre de l'offre garantie, telle que définie à l'arrêté du Gouvernement flamand du 28 août 2000 fixant certaines missions des centres d'encadrement des élèves;6° les données de l'encadrement géré par la demande, après consentement de l'élève ayant au moins 14 ans ou des parents de l'élève de moins de 14 ans;7° un aperçu chronologique de tous les contacts et interventions portant sur l'élève en question, avec mention de la nature de l'intervention et du nom du collaborateur CLB concerné;8° le résultat de la concertation multidisciplinaire au sein du CLB, y compris la méthode choisie;9° les références éventuelles à un service ou une personne externe, avec mention du nom;10° les données communiquées à l'école ou à l'enseignant;11° le cas échéant, les dossiers transférés par les centres psycho-médico-sociaux et les centres d'inspection médicale scolaire.

Art. 3.§ 1er. Le directeur du CLB est responsable du traitement des données du dossier multidisciplinaire, à l'exception des données personnelles portant sur la santé.

Le directeur peut déléguer des tâches de traitement du dossier multidisciplinaire à certains collaborateurs CLB; tous les autres collaborateurs CLB en seront renseignés. § 2. La responsabilité du traitement de données personnelles portant sur la santé est de la compétence d'un professionnel des soins de santé en service auprès du CLB. Le responsable visé au premier alinéa peut déléguer des tâches de traitement de données personnelles portant sur la santé à certains collaborateurs CLB qui sont également des professionnels des soins de santé; tous les autres collaborateurs CLB en seront renseignés.

Art. 4.Tout collaborateur CLB est, dans les limites de ses missions, responsable de la mise à jour du dossier multidisciplinaire et veille à ce que les données apportées par lui restent opérationnelles.

Ainsi, dans les limites de ses missions, il veille à ce que les données visées à l'article 2 soient reprises dans le dossier multidisciplinaire et à ce que les données qui sont pertinentes dans le cadre du fonctionnement multidisciplinaire, soient discutées avec les autres collaborateurs CLB intéressés ou leur soient communiquées. CHAPITRE III. - Accessibilité des données du dossier multidisciplinaire pour les collaborateurs CLB

Art. 5.Chaque collaborateur CLB a accès à toutes les données visées à l'article 2, à condition qu'il soit intéressé à l'encadrement d'un certain élève.

Art. 6.Dans l'intérêt de l'élève ou des parents ou pour sauvegarder les droits de tiers, les données peuvent être rendues inaccessibles aux collaborateurs CLB intéressés à l'encadrement d'un certain élève : 1° à la demande de l'élève ou de ses parents;2° d'office, dans des cas exceptionnels à motiver. La demande visée au point 1° ou la motivation visée au point 2° est reprise au dossier multidisciplinaire et est mentionnée dans l'aperçu chronologique visé à l'article 2, 7°. CHAPITRE IV. - Consultation des données figurant dans le dossier mutidisciplinaire

Art. 7.§ 1er. Ont droit à l'accès aux données du dossier multidisciplinaire : 1° l'élève ayant moins de 14 ans et ses parents, sauf si l'équipe d'encadrement du CLB estime que ce soit contraire au secret professionnel ou aux intérêts de l'élève;2° le mineur d'âge, l'élève non émancipé ayant au moins 14 ans et ses parents, sauf si l'élève s'oppose explicitement au droit d'accès de ses parents et à condition que l'équipe d'encadrement du CLB estime, au vu du secret professionnel ou dans l'intérêt de l'élève, que cette opposition est justifiée;3° l'élève émancipé ou majeur. § 2. Le droit d'accès est exercé au moyen d'un entretien avec l'équipe d'encadrement du CLB, qui commente l'information sur les éléments de dossier disponibles. L'élève ou ses parents peuvent en obtenir un résumé écrit sur demande.

Si le droit d'accès est exercé par un élève n'ayant pas encore atteint l'âge de 14 ans, l'équipe d'encadrement du CLB commente les données d'une façon qui soit compréhensible pour l'élève. § 3. Toute demande de consultation, toute consultation et tout refus de consultation sont mentionnés dans l'aperçu chronologique visé à l'article 2, 7°. CHAPITRE V. - Transfert de données du dossier multidisciplinaire

Art. 8.Le directeur du centre doit transférer le dossier multidisciplinaire à un autre centre qui a la surveillance de l'élève, à moins que l'élève ayant accompli ses 14 ans ou les parents de l'élève de moins de 14 ans s'y opposent.

Cette opposition doit être formulée par écrit, dans les 30 jours de la communication du transfert aux parents ou à l'élève.

L'élève ayant au moins 14 ans ou les parents de l'élève de moins de 14 ans ne peuvent s'opposer au transfert des données d'identification, des données de vaccination, des données dans le cadre des missions obligatoires du CLB, des consultations spéciales et des examens médicaux visés à l'article 24, 1°, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 17 mars 2000 définissant certaines missions des centres d'encadrement des élèves.

Art. 9.Le centre et les collaborateurs CLB ne peuvent transmettre de données du dossier multidisciplinaire à des tiers, sauf : 1° au personnel scolaire intéressé pour ce qui est des données nécessaires pour pouvoir remplir dûment leur tâche, à condition que les règles déontologiques et de la vie privée soient respectées;2° à d'autres personnes, à la demande ou avec le consentement écrit de l'élève ayant au moins 14 ans ou des parents de l'élève de moins de 14 ans et à condition que les règles déontologiques et de la vie privée soient respectées. Pour ce qui est des données personnelles concernant la santé, le premier alinéa est d'application, dans la mesure où il est satisfait à l'article 7, § 2, de la loi du 8 décembre 1992 sur la protection de la vie privée, à l'égard du traitement de données personnelles. CHAPITRE VI. - Annulation des données du dossier multidisciplinaire

Art. 10.Les dossiers multidisciplinaires sont conservés par le centre pendant au moins dix ans à compter de la date de la dernière consultation ou vaccination effectuée. Ensuite, le directeur engage la procédure appropriée d'annulation du dossier, mais non pas avant que l'intéressé n'ait atteint l'âge de 25 ans.

Par dérogation au premier alinéa, les données des élèves ayant terminé leur carrière d'études dans l'enseignement spécial, sont conservées jusqu'à ce que l'intéressé ait atteint l'âge de 30 ans. CHAPITRE VII. - Obligation d'information du centre en ce qui concerne le dossier multidisciplinaire

Art. 11.Sans préjudice de l'article 7, le directeur du centre veille à ce que l'élève intéressé et ses parents soient informés d'une manière appropriée sur les données figurant au dossier.

En exécution du premier alinéa, le directeur informe l'élève, dans le courant de l'année scolaire dans laquelle il atteint l'âge de 18 ans, au moins sur le délai de conservation du dossier multidisciplinaire, sur la possibilité de transfert de certains éléments du dossier, sur la personne qui gère son dossier pendant la conservation, ainsi que sur l'endroit de conservation. CHAPITRE VIII. - Dispositions finales

Art. 12.Le Ministre flamand ayant l'enseignement dans ses attributions et le Ministre flamand compétent pour la politique de santé peuvent déterminer les modalités d'assemblage du dossier multidisciplinaire, pour ce qui est de la forme et du contenu.

Art. 13.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er septembre 2001.

Art. 14.Le Ministre flamand compétent pour la Politique de Santé et le Ministre flamand ayant l'enseignement dans ses attributions, sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 8 juin 2001.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, P. DEWAEL Le Ministre flamand de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité des Chances, Mme VOGELS Le Ministre flamand de l'Enseignement et de la Formation, Mme VANDERPOORTEN