4 DECEMBRE 2002. - Arrêté royal autorisant l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'Administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande, à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques.

Cette association doit être considérée comme un organisme de droit belge remplissant des missions d'intérêt général. A ce titre, elle relève de l'application de l'article 5, alinéa 2, a, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Cette association a été instituée le 20 décembre 1990 en tant qu'association sans but lucratif sous la dénomination Service social de la Communauté flamande. Elle jouit de la personnalité juridique depuis la publication de ses statuts aux annexes du Moniteur belge du 28 mars 1991.

L'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande a pour objet social de procurer toute aide matérielle et immatérielle, sous toute forme appropriée, d'ordre individuel et collectif à ses bénéficiaires, sans aucune condition d'adhésion à l'association ou à une autre association.

Sont considérés comme bénéficiaires des prestations du Service social du Ministère de la Communauté flamande : - tous les membres du personnel occupés, en quelque qualité que ce soit, par le Ministère de la Communauté flamande, les établissements scientifiques flamands, les cabinets ministériels flamands et les organismes publics flamands affiliés (Société publique des Déchets pour la Région flamande, Société flamande pour l'Environnement, l'Enseignement communautaire, l'Administration de l'Education physique, des Sports et de la Vie en plein air, le Service des Travaux d'infrastructure de l'Enseignement subventionné, l'Institut flamand pour la promotion de la recherche scientifico-technologique dans l'industrie, l'Hôpital psychiatrique public de Geel, l'Hôpital psychiatrique public de Rekem, l'Office du Tourisme de la Flandre et la Société flamande du Logement); - les agents retraités des services précités; - les époux ou cohabitants des agents précités (même décédés); - les personnes dont les agents précités (même décédés) ont la charge.

Au total, 19 000 agents actifs ou retraités et veufs ou veuves peuvent bénéficier de ces prestations.

En vertu de l'article 87 de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, modifié par la loi spéciale du 8 août 1988, chaque Gouvernement communautaire ou régional dispose en propre d'institutions.

Par l'arrêté de l'Exécutif flamand du 21 novembre 1990 relatif au Service social de la Communauté flamande, modifié par les arrêtés des 4 décembre 1991 et 21 mai 1997, le Gouvernement flamand a institué un seul service social pour les Services de l'Exécutif flamand et les organismes publics gérés par lui (1). En application de l'article 4 dudit arrêté, l'exécution des tâches du Service social peut être confiée à une association sans but lucratif agréée par l'Exécutif flamand.

Par l'arrêté du 23 janvier 1991, le Gouvernement flamand a agréé l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande pour l'exécution des tâches du service social du Ministère de la Communauté flamande.

Lors de la concrétisation de la nouvelle structure de l'administration publique flamande (décision du 17 novembre 2000 du Gouvernement flamand), prévue pour le début 2003, les tâches exécutées par l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande seront reprises par l'entité Bien-être du personnel.

L'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande doit pouvoir accéder aux informations du Registre national : - pour assurer une bonne communication par des mailings personnalisés à tous les bénéficiaires ou à des groupes-cibles bien précis et par des courriers individuels; - pour assurer un traitement efficace et correct de toutes les demandes d'aide individuelle introduites.

Les données d'identification des bénéficiaires de l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande sont reprises depuis le début 2000 dans un fichier informatisé central des bénéficiaires. La clé unique, accordée à chaque bénéficiaire, se compose du nom de famille officiel, du prénom officiel et de la date de naissance de l'agent. Pour les données à caractère personnel des agents du Ministère de la Communauté flamande, le problème se pose dans une moindre mesure : ces données sont en effet enregistrées automatiquement au départ du système du personnel du Ministère de la Communauté flamande. Les données à caractère personnel des agents des Organismes publics flamands sont par contre introduites manuellement sur la base des informations fournies par les Organismes publics flamands. Les données à caractère personnel des membres de la famille des agents et les données relatives aux agents retraités, lesquelles constituent également des éléments essentiels, sont souvent difficiles à retrouver. Elles doivent être demandées. L'exactitude des données dépend par conséquent de facteurs tant internes qu'externes. Le nombre croissant de divorces et les changements d'adresse ainsi que les modifications dans la composition du ménage qui en résultent compliquent par exemple la tenue à jour du fichier des bénéficiaires. Actuellement, le demandeur doit en outre être invité à produire un certificat de composition du ménage dans les cas où il y a un doute (cohabitants, divorces).

La possibilité pour l'A.S.B.L. Service social de consulter directement au Registre national les informations nécessaires relatives aux bénéficiaires ne contribuera pas seulement à promouvoir un fonctionnement interne efficace mais entraînera en outre une simplification administrative et un traitement plus correct et plus rapide des dossiers.

L'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande entend assurer le meilleur service possible aux bénéficiaires et utiliser, dans ce cadre, son temps et ses moyens de manière efficace et rationnelle.

Etant donné que l'accès au Registre national constitue à cet égard un outil important, l'A.S.B.L. Service social doit pouvoir obtenir cet accès.

Cette association demande dès lors l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 5° et 6° (nom et prénoms, lieu et date de naissance, résidence principale, lieu et date du décès) qui sont considérées comme les informations minimales de base requises pour identifier une personne.

En outre, les informations visées au 8° et 9° (état civil, composition du ménage) sont nécessaires pour permettre l'identification de personnes et exercer un contrôle sur les informations fournies par les demandeurs.

L'accès à l'information relative à la profession (7°) n'est pas autorisé. Cette information présente en effet un caractère peu fiable dans la mesure où il n'existe aucune obligation légale de faire état des changements de profession auprès des communes.

L'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande doit également pouvoir accéder à l'historique des données (modifications successives apportées aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er de la susdite loi du 8 août 1983). L'extension dans le temps de l'accès aux modifications successives apportées à ces informations est toutefois limitée à une période de deux ans.

Les demandes d'intervention dans les frais médicaux qui doivent être traitées se rapportent en effet toujours à une période écoulée d'un an. Dans des circonstances exceptionnelles, il peut encore être dérogé à ce délai maximum. Les demandes d'inscription à des activités ludiques et à des vacances pour les jeunes (et les familles) peuvent être introduites jusqu'au 31 janvier au plus tard de l'année qui suit la période de vacances.

L'arrêté royal a été rédigé de telle manière que la protection de la vie privée des personnes auxquelles se rapportent les informations soit garantie.

Dans le respect des prescriptions de l'article 11 de la susdite loi du 8 août 1983, le présent arrêté n'autorise l'accès au Registre national qu'au fonctionnaire dirigeant de l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande et aux agents désignés nommément et par écrit à cette fin par ce fonctionnaire, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

Ainsi, l'article 3 de l'arrêté royal prévoit également que ces personnes doivent souscrire une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à respecter la sécurité et le caractère confidentiel des informations obtenues du Registre national.

Sur recommandation du Conseil d'Etat, il est prévu que la liste des membres du personnel autorisés à accéder aux informations du Registre national sera dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis le 24 janvier 2002 et le Conseil d'Etat le 27 août 2002.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN _______ Note (1) Moniteur belge des 13.12.1990, 14.3.1992 et 1.7.1997.

AVIS N° 04/2002 DU 24 JANVIER 2002 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE OBJET : Projet d'arrêté royal autorisant l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 2, et l'article 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, reçue le 27 novembre 2001;

Vu le rapport de Mme Diane Mintjens;

Emet, le 24 janvier 2002, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS Le projet d'arrêté royal soumis à la Commission pour avis vise à autoriser l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques dans le cadre des tâches qui lui sont confiées.

Le Service social et l'A.S.B.L. ont été institués par arrêtés du Gouvernement flamand des 21 novembre 1990 et 23 janvier 1991. A l'avenir, ce service sera repris par l'entité Bien-être du personnel.

L'A.S.B.L. Service social a pour but de contribuer au bien-être général en tant qu'être humain de tous les bénéficiaires, dans le cadre de liens sociaux multiples, afin de promouvoir leur fonctionnement global en tant qu'individu et leur fonctionnement social, tant dans leur environnement de travail qu'en dehors.

Les bénéficiaires sont les membres du personnel de la Communauté flamande et d'un certain nombre d'organismes publics, les agents retraités, les époux et cohabitants des membres du personnel et des agents retraités, ainsi que les personnes à leur charge.

Les tâches de ce service consistent principalement à fournir diverses formes d'intervention financière, à accorder des réductions et des subsides, à organiser des cours, etc...

II. CONTENU DU PROJET D'ARRETE ROYAL II est demandé l'accès aux informations mentionnées à l'article 3, alinéa 1er, 1, 2, 5, 6, 7, 8, et 9, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983.

L'accès demandé est destiné uniquement à l'octroi d'une aide individuelle et collective, tant d'ordre immatériel que matériel, aux bénéficiaires de l'A.S.B.L. L'accès est réservé au fonctionnaire dirigeant et aux membres du personnel qu'il désigne.

II est également demandé l'accès aux modifications successives, ce pour une période de 2 ans.

L'article 2 prévoit que les informations ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées et qu'elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

En revanche, elles peuvent être communiquées aux personnes suivantes : - la personne concernée, - d'autres autorités publiques qui ont elles-mêmes accès aux informations du Registre national, ce dans le cadre des fins visées.

L'article 3 prévoit que les agents concernés doivent signer une déclaration écrite relative à la confidentialité.

Enfin, l'article 4 prévoit qu'une liste des agents autorisés à accéder aux données est transmise annuellement à la Commission.

III. LEGISLATION APPLICABLE 1. loi du 8 août 1983 La loi du 8 août 1983 détermine quelles autorités et quels organismes sont autorisés à accéder aux informations du Registre national. L'accès est en effet réservé aux organismes mentionnés à l'article 5, dont l'alinéa 2 dispose que "Le Roi, après avis de la Commission de la protection de la vie privée (...), peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres : a) étendre l'accès à des organismes de droit belge qui remplissent des missions d'intérêt général;le Roi désigne nominativement ces organismes;" L'A.S.B.L. Service social est un organisme de droit belge et la Commission estime que les tâches décrites ci-dessus qui lui sont confiées comportent des missions d'intérêt général qui peuvent justifier l'accès aux informations du Registre national. 2. loi du 8 décembre 1992 Les informations provenant du Registre national peuvent uniquement être traitées selon les dispositions de l'article 4 de la loi susmentionnée, c'est-à-dire qu'elles doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.Elles doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues.

IV. EXAMEN DE LA DEMANDE 1. Accès aux informations Afin de réaliser son objectif, l'A.S.B.L. doit rester en contact avec les bénéficiaires. Pour les membres du personnel de la Communauté flamande, les informations sont automatiquement téléchargées à partir du système du personnel du Ministère. Pour les autres organismes, les informations sont reçues de façon non automatisée.

Concernant les membres de la famille et les agents retraités, les informations doivent souvent être réclamées aux personnes concernées elles-mêmes.

Par conséquent, l'accès au Registre national est essentiel pour assurer une bonne communication et un traitement efficace et correct des demandes.

La Commission estime que la consultation du Registre national aux fins précitées est, compte tenu des attentes raisonnables des bénéficiaires, compatible avec les finalités du Registre national.

Concernant les informations auxquelles l'accès est demandé, la Commission renvoie au Rapport au Roi, dans lequel l'accès est motivé.

La Commission n'a aucune objection contre l'accès aux nom et prénom (1), aux lieu et date de naissance (2), à la résidence principale (5), aux lieu et date du décès (6), à l'état civil (8) et à la composition du ménage (9).

Pour ce qui est de l'information relative à la profession (7), la Commission souhaite faire observer que cette information n'est pas mise à jour systématiquement, de sorte que dans de nombreux cas elle ne peut pas être considérée comme pertinente. En outre, l'A.S.B.L. connaît la profession de tous les membres du personnel. La pertinence de la profession (à supposer qu'ils en aient une) des époux, cohabitants, personnes à charge et agents retraités n'est pas suffisamment motivée dans la demande. 2. Personnes à qui l'accès est accordé La Commission n'a aucune remarque en ce qui concerne cette disposition. Elle souhaite toutefois attirer l'attention sur le fait que la liste des membres du personnel, prévue à l'article 4 du projet, ne doit pas être transmise à la Commission, mais bien tenue à la disposition de la Commission. Cette liste doit être mise à jour en permanence.

PAR CES MOTIFS, Prenant en considération les remarques précitées, la Commission émet un avis favorable.

Pour le secrétaire, légitimement empêché : (sig.) D. GHEUDE, conseiller.

Le président, P. THOMAS

AVIS 33.634/2/V DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre des vacations, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 13 juin 2002, d'une demande d'avis, dans un délai ne dépassant pas un mois, sur un projet d'arrêté royal "autorisant l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques", a donné le 27 août 2002 l'avis suivant : Le projet n'appelle aucune observation.

La chambre était composée de : MM. : R. Andersen, président du Conseil d'Etat;

P. Hanse, P. Vandernoot, conseillers d'Etat;

Mme C. Gigot, greffier.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. M. Joassart, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. R. Andersen.

Le greffier, C. Gigot.

Le président, R. Andersen.

4 DECEMBRE 2002. - Arrêté royal autorisant l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 2, a, remplacé par la loi du 19 juillet 1991;

Considérant la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, notamment l'article 87, modifié par la loi spéciale du 8 août 1988;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 4, remplacé par la loi du 11 décembre 1998, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 novembre 1990 relatif au Service social de la Communauté flamande, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 4 décembre 1991 et 21 mai 1997, notamment les articles 2, 4 et 5, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 janvier 1991 portant agrément de l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande trouve à s'appliquer;

Vu l'avis n° 04/2002 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 24 janvier 2002;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 17 avril 2002;

Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis 33.634/2 du Conseil d'Etat, donné le 27 août 2002, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1° des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande, est autorisée à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 5°, 6°, 8° et 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès visé à l'alinéa 1er est destiné exclusivement à l'octroi d'une aide individuelle et collective, tant d'ordre immatériel que matériel, aux bénéficiaires de l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande.

L'accès aux informations, visé à l'alinéa 1er, est réservé : 1° au fonctionnaire dirigeant de l'A.S.B.L. Service social; 2° aux agents que ce fonctionnaire dirigeant désigne nommément et par écrit à cette fin au sein de l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, compte tenu de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de deux années précédant la communication de ces informations.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ou leurs représentants légaux; 2° les autorités publiques et les organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'A.S.B.L. Service social de la Communauté flamande, rattachée administrativement à l'administration de la Fonction publique du département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande, aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2.

Art. 3.Les agents visés à l'article 1er, alinéa 3, souscrivent une déclaration aux termes de laquelle ils s'engagent à respecter la sécurité et le caractère confidentiel des informations obtenues du Registre national.

Art. 4.La liste des agents désignés conformément à l'article 1er, alinéa 3, avec indication de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 5.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 4 décembre 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN