9 MARS 2003. - Arrêté royal autorisant les autorités électorales à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification pour les contrôles légaux en matière électorale

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à permettre certains contrôles imposés par la législation en matière électorale.

Le fondement légal de ce projet d'arrêté est constitué par l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques pour ce qui concerne l'accès et par l'article 8 de ladite loi pour ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification.

Les articles 115, 116, 117bis et 118 du Code électoral imposent aux présidents des bureaux principaux de circonscription et des bureaux principaux de collège pour les élections de la Chambre et du Sénat l'obligation de vérifier si les conditions légales sont remplies lors du dépôt des listes : il faut notamment vérifier s'il y a suffisamment de candidats de chaque sexe, leur nom et domicile, leur âge, leur nationalité, etc.

L'article 122 du Code électoral prévoit d'ailleurs qu'en cas de réclamation concernant l'inéligibilité d'un candidat, le président du bureau principal de circonscription ou de collège peut inviter les administrations communales à lui transmettre d'urgence les documents en leur possession et peut aussi procéder à d'autres investigations.

La consultation du fichier du Registre national des personnes physiques permettra au président du bureau de résoudre nombre de contestations en gagnant un temps appréciable.

L'article 161, alinéa 10, du Code électoral dispose également que les bureaux principaux de cantons communiquent par la voie la plus rapide au Ministre de l'Intérieur les bulletins électoraux.

C'est pourquoi il est proposé d'octroyer l'accès au Registre national.

L'accès est accordé pour les informations suivantes : 1° (nom et prénoms) : l'orthographe exacte des nom et prénom du candidat peut en être déduite;2° (la date de naissance) : il faut être âgé de 21 ans au moins pour être candidat;3° (sexe) : l'article 117bis dispose que le nombre de candidats d'un même sexe ne peut excéder une quotité de deux tiers, appliquée au nombre total de sièges à pourvoir pour l'élection;4° (nationalité) : selon la Constitution (art.64), il faut être Belge pour être candidat; 5° (résidence principale) : en vertu de l'article 64 de la Constitution, on doit être domicilié en Belgique;6° (lieu et date du décès) : voir la réglementation prévue à l'article 178 du Code électoral. L'accès à l'information relative à la profession (7°) n'est pas autorisé. Cette information présente en effet un caractère peu fiable dans la mesure où il n'existe aucune obligation légale de faire état des changements de profession auprès des communes.

L'accès aux informations est accordé pour la durée des opérations électorales, lesquelles commencent le 23e jour avant le scrutin (art. 115 du Code électoral). Elles se terminent lorsque les assemblées se prononcent sur la validité des élections (art. 231 du Code électoral).

L'accès est d'abord accordé aux présidents des bureaux principaux de circonscription et des bureaux principaux de collège et est en outre octroyé au Ministre de l'Intérieur qui organise les élections. Une des missions imparties au Service public fédéral Intérieur est de signaler au président du bureau principal de collège ou de circonscription les candidatures contrevenant à l'article 118 du Code électoral. Le président peut ainsi accomplir sa mission légale de manière efficace et optimale (voir notamment les articles 115, 118 et 161 du Code électoral). Dans la pratique, le Ministre charge le Directeur général des Institutions et de la Population de l'organisation des élections : c'est pourquoi celui-ci doit évidemment aussi pouvoir accéder aux informations.

Comme il n'est pas possible pour ces personnes d'accomplir elles-mêmes l'ensemble des opérations électorales, compte tenu de l'ampleur de celles-ci, elles peuvent déléguer certaines tâches à d'autres personnes.

L'article 5 de l'arrêté royal en projet répond au souhait de la Commission de la protection de la vie privée et prévoit que la liste des personnes concernées ne lui soit pas transmise mais uniquement tenue à sa disposition et actualisée durant la durée du traitement.

Le même article prévoit également que les personnes concernées doivent souscrire une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à respecter la sécurité et le caractère confidentiel des informations obtenues du Registre national.

L'autorisation d'utiliser le numéro d'identification est accordée, ce qui permet en premier lieu une identification parfaite des candidats (par exemple en ce qui concerne les candidats qui portent un nom courant, pour éviter toute erreur lors de la candidature des personnes).

Conformément à la volonté de la Commission de la protection de la vie privée, dans son avis n° 03/2002 du 16 janvier 2002, l'utilisation du numéro d'identification est davantage motivée comme suit.

L'utilisation du numéro d'identification constitue un élément essentiel pour l'installation et la mise en service d'un logiciel de communication, par la voie électronique, de certaines informations relatives aux élections entre les bureaux électoraux principaux et le Service public fédéral Intérieur.

Le Service public fédéral Intérieur souhaite en effet qu'à l'avenir, les bureaux principaux de circonscription électorale et les bureaux principaux de collège lui transmettent, autant que possible, les listes de candidats par la voie électronique et non plus par courrier ou par fax.

L'introduction desdites informations par les bureaux électoraux principaux et leur expédition par la voie digitale permettent d'éviter que ces données ne doivent être introduites plusieurs fois et de réduire dès lors les risques d'erreurs. Ce mode d'introduction des données renforce également la mission légale des bureaux électoraux principaux du fait qu'ils introduisent uniquement les données.

Est également visée la transmission électronique des résultats partiels et complets des listes et des votes nominatifs en faveur des candidats par les bureaux principaux de canton, les bureaux principaux de circonscription électorale et les bureaux principaux de collège le jour des élections et les jours suivants jusqu'à la validation du scrutin.

Cette transmission électronique des listes de candidats et des résultats électoraux par les bureaux électoraux principaux au Service public fédéral Intérieur se fonde sur l'utilisation du numéro d'identification pour éviter toute erreur à l'égard des informations relatives aux candidats et des votes nominatifs en faveur des candidats.

Le numéro d'identification sera uniquement utilisé à des fins de gestion interne pour assurer le fonctionnement du logiciel susvisé entre les bureaux électoraux principaux et le Service public fédéral Intérieur. Il ne sera en aucun cas utilisé sur les formulaires électoraux en la matière ni pour la communication d'une quelconque information électorale à des tiers et aux médias.

Le Ministre de l'Intérieur devra prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données à caractère personnel et pour contrôler les personnes qui dans l'exercice de leurs fonctions interviennent dans la consultation, la conservation, l'exploitation et la communication du numéro d'identification.

Le 16 janvier 2002, la Commission de la protection de la vie privée a rendu un premier avis. Cet avis était défavorable quant à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques au motif que cette demande n'était pas suffisamment motivée.

La Commission a néanmoins précisé qu'elle était disposée à revoir son opinion dans la mesure où une justification complémentaire de l'utilisation du numéro d'identification lui serait proposée.

Un nouveau projet d'arrêté royal lui a dès lors été soumis.

Le 22 août 2002, la Commission a rendu un avis favorable, sous réserve de quelques observations dont il a été tenu compte, tant dans le projet d'arrêté royal que dans le projet de rapport au Roi.

Le Conseil d'Etat a rendu son avis n° 34.407/2 le 29 janvier 2003. Ce Haut Collège n'a formulé aucune remarque.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de votre Majesté, les très fidèles et très respectueux serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

AVIS 34.407/2 DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 19 novembre 2002, d'une demande d'avis, dans un délai ne dépassant pas un mois, sur un projet d'arrêté royal "organisant l'accès aux informations et l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques pour les contrôles légaux en matière électorale", a donné le 29 janvier 2003 l'avis suivant : Le projet n'appelle aucune observation.

La chambre était composée de : M. Y. Kreins, président de chambre;

M. J. Jaumotte et Mme M. Baguet, conseillers d'Etat;

MM. F. Delpérée et F. Dehousse, assesseurs de la section de législation;

Mme B. Vigneron, greffier.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée par M. M. Joassart, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J. Jaumotte.

Le greffier, B. Vigneron.

Le président, Y. Kreins.

AVIS N° 03/2002 DU 16 JANVIER 2002 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Projet d'arrêté royal organisant l'accès aux informations et l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques pour les contrôles légaux en matière électorale La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l'article 5, alinéa 1er, ainsi que l'article 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, datée du 8 novembre 2001 et reçue par la Commission le 9 novembre 2001;

Vu le rapport de Mme N. Lepoivre, Emet, le 16 janvier 2002, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS 1. Le projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission tend à autoriser : a) le Ministre de l'Intérieur, le directeur général de la Direction générale de la Législation et des Institutions nationales du Ministère de l'Intérieur ou les personnes qu'ils délèguent;b) les présidents des bureaux principaux de circonscription électorale pour l'élection de la Chambre des représentants et du collège électoral pour l'élection du Sénat ou les personnes que ces présidents désignent; à accéder à diverses informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification.

II. PORTEE DE L'ARRETE ROYAL EN PROJET 2. L'arrêté royal en projet comprend 6 articles. 2.1. L'article 1er, alinéa 1er et l'article 3 autorisent les autorités et les personnes mentionnées ci-dessus, à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° (date de naissance uniquement), 3° à 7°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et ainsi qu'aux modifications apportées à ces informations et à leur date de prise d'effet (article 3, alinéa 2). 2.2. Cet accès est autorisé en vue de vérifier si les électeurs présentant des listes lors des élections à la Chambre et au Sénat et si les candidats à ces élections remplissent les conditions imposées par le code électoral. 2.3. L'accès n'est accordé que pour la durée des opérations électorales (article 1er, alinéa 2). 2.4. L'article 2 prévoit que les informations obtenues en application de l'article 1er ne peuvent être utilisées que pour les finalités précisées ci-dessus et qu'elles ne peuvent être communiquées à des tiers. 2.5. Le troisième alinéa de l'article 1er et l'article 3 déterminent de façon limitative les autorités et agents auxquels l'accès est réservé et qui peuvent utiliser le numéro d'identification. 2.6. L'article 4 précise les conditions d'usage tant interne qu'externe du numéro d'identification. 2.7. L'article 5 prévoit la transmission à la Commission, au début des opérations électorales, de la liste des personnes ayant accès au Registre national et pouvant en utiliser le numéro d'identification.

III. EXAMEN DE LA DEMANDE A . Législations applicables. 3.1. Conformément à la jurisprudence constante de la Commission, l'accès des autorités chargées des contrôles légaux en matière électorale à certaines informations du Registre national ainsi que l'utilisation du numéro d'identification doivent être examinés tant dans le cadre de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques (ci-après appelée la loi du 8 août 1983) que dans le cadre de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998 ( ci-après appelée la loi du 8 décembre 1992).

B . Loi du 8 août 1983. 4.1. La loi du 8 août 1983 fixe des limites en ce qui concerne les personnes et les organismes qui peuvent être autorisés à consulter le Registre national.

Ces limitations portent sur la qualité des organismes et des personnes (voyez en ce sens l'article 5 de la loi susmentionnée). 4.2. S'agissant de la loi du 8 août 1983, l'accès est demandé sur base de son article 5, alinéa 1er et l'utilisation du numéro d'identification sur base de l'article 8 de la même loi. 4.3. Le Ministre de l'Intérieur, le Ministère de l'Intérieur, les présidents des bureaux principaux de circonscription et de collège pour l'élection de la Chambre des Représentants et du Sénat sont des autorités publiques au sens de l'article 5, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983. Ils peuvent, dès lors, être autorisés par arrêté royal à accéder aux informations du Registre national, sans devoir solliciter l'avis préalable de la Commission.

L'avis de la Commission est toutefois nécessaire, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, pour autoriser ces mêmes autorités à utiliser le numéro d'identification.

C . Loi du 8 décembre 1992. 5.1. Les informations du Registre national, y compris le numéro d'identification, sont des données personnelles au sens de l'article 1er, § 1er, nouveau de cette loi. Elles ne peuvent, dès lors, en vertu de l'article 4 de la même loi, être traitées de manière incompatible avec les finalités déterminées, explicites et légitimes pour lesquelles elles ont été collectées. Les données précitées doivent en outre être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de ces finalités.

Elles doivent aussi être exactes. 5.2. La Commission doit, dès lors, également examiner si les finalités pour lesquelles les autorités chargées des contrôles légaux en matière électorale demandent l'accès au Registre national sont "déterminées, explicites et légitimes" et, en cas de réponse affirmative, si les informations du Registre national sont "adéquates, pertinentes et non excessives" par rapport à ces finalités. 5.3. Examen des finalités du projet d'arrêté royal 5.3.1. L'accès aux données du Registre national est souhaité pour vérifier si les listes électorales satisfont aux conditions imposées par le code électoral (présentation par un nombre suffisant d'électeurs...) et si les candidats figurant sur ces listes remplissent les conditions d'éligibilité prescrites par le code électoral. (article 1er , alinéa 2 du projet d'arrêté royal). 5.3.2. Justification : Dans le rapport au Roi, il est précisé qu'en application des articles 115, 116, 117bis et 118 les présidents des bureaux principaux de circonscription et de collège sont chargés de vérifier si les conditions légales imposées par le code électoral sont remplies. 5.3.3. Position de la Commission : Cette demande d'accéder aux informations du Registre national se fonde sur l'obligation prévue par le Code électoral de s'assurer de l'exactitude des données personnelles de chaque électeur signant une liste et de chaque candidat.

Ces finalités sont déterminées, explicites et légitimes. Elles satisfont donc au critère de finalité tel que définit par l'article 4, § 1er, 2°, de la loi du 8 décembre 1992. 5.4. Examen du critère de proportionnalité : 5.4.1. En application de l'article 4, § 1er, 3° et 4°, de la loi du 8 décembre 1992, la Commission doit également examiner si les données du Registre national pour lesquelles l'accès est sollicité sont exactes, adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont communiquées. 5.4.2. Données pour lesquelles l'accès est demandé : La Commission constate que le projet d'arrêté royal accorde l'accès aux informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° (date de naissance uniquement), 3° à 7°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 ainsi qu'aux modifications apportées à ces informations et à leur date de prise d'effet (article 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983). 5.4.2.1. Justification : Le rapport au Roi, annexé au projet, expose de manière détaillée les motifs justifiant l'accès à chacune de ces données.

Aucune justification n'est donnée pour la ou les raisons pour laquelle ou lesquelles l'accès à leur historique est sollicité. II résulte d'un entretien téléphonique avec le fonctionnaire responsable du Ministère des Affaires intérieures, que le Ministère n'a en réalité pas besoin d'avoir accès à l'historique des informations du Registre national. 5.4.2.2. Position de la Commission : 5.4.2.2.1. Les noms et prénoms, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la résidence ainsi que le lieu et la date de décès sont des informations nécessaires pour permettre de vérifier si les personnes déposant des listes électorales sont électrices et si les candidats remplissent les conditions d'éligibilité imposées par le code électoral.

Ces informations permettent d'identifier avec certitude une personne en évitant les homonymies.

La Commission n'a aucune remarque à formuler quant à l'accès à ces données.

Pour le surplus, il n'est pas contestable que relève de l'intérêt général le fait de donner aux autorités publiques chargées de missions légales, les moyens de s'assurer de l'exactitude des données personnelles des électeurs présentant une liste et des candidats. 5.4.2.2.2. Elle constate que dans le projet d'arrêté royal, l'accès à l'information concernant la profession (donnée visée à l'article 3, alinéa 1er, 7°, de la loi du 8 août 1983) est également sollicité.

L'information concernant la profession, telle que mentionnée dans le Registre national, présente une caractère fort peu fiable dans la mesure où il n'existe aucune obligation légale de faire état des changements de profession auprès des communes. Or, ce sont les communes qui fournissent les informations au Registre national.

Faute pour l'information concernant la "profession", telle qu'indiquée dans le Registre national, d'être une donnée exacte, comme l'exige l'article 4, § 1er, 4°, de la loi du 8 décembre 1992 pour pouvoir être traitée, il n'apparaît pas souhaitable de permettre aux autorités chargées des contrôles légaux en matière électorale d'y accéder. 5.5. Durée de l'accès : 5.5.1. L'accès aux informations du Registre national est demandé pour la durée des opérations électorales soit du 23e jour avant le scrutin jusqu'au jour lorsque les assemblées se prononcent sur la validité des élections. 5.5.2. La Commission estime que cet accès limité dans le temps satisfait au critère de proportionnalité. 6. Quant à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national. 6.1. Comme déjà relevé, le projet d'arrêté royal a pour objet en son article 3, d'autoriser les autorités chargées des contrôles légaux en matière électorale à utiliser le numéro d'identification des personnes au Registre national des personnes physiques.

L'arrêté royal en projet précise, en son article 4 la portée de cette autorisation. 6.2. Justification : Dans le rapport au Roi, l'intérêt d'utiliser le numéro d'identification est justifié par la nécessité d'identifier parfaitement les candidats aux élections. 6.3. Position de la Commission : L'explication donnée dans le rapport au Roi pour justifier l'utilisation du numéro d'identification des personnes physiques manque de pertinence.

En effet, les données personnelles sur les candidats vérifiées à l'aide des autres données du Registre national les concernant (nom, prénoms, date de naissance... voir ci-dessus au point 5.4.2.) permettent de les identifier précisément et en conséquence d'éviter tout risque de homonymie.

A défaut de motivation plus convaincante fournie par le Ministère de l'Intérieur sur l'intérêt réel et l'usage qu'il a l'intention de faire du numéro d'identification du Registre national, la Commission émet un avis négatif sur cette demande d'utilisation.

La Commission est disposée à revoir son opinion dans la mesure où le Ministère de l'Intérieur expliciterait sa demande.

IV. PERSONNES AUTORISEES A ACCEDER AUX INFORMATIONS DU REGISTRE NATIONAL 7.1. L'article 1er, alinéa 3, du projet accorde l'accès aux données du Registre national aux personnes suivantes : - au Ministre de l'Intérieur; - au directeur général de la direction générale de la législation et des institutions nationales; - aux présidents des bureaux principaux de circonscription et de collège pour l'élection de la Chambre des représentants et du Sénat; - aux personnes désignées par les autorités précitées. 7.2. Le nombre très limité de personnes habilitées à avoir accès au Registre national répond au souci maintes fois exprimé par la Commission de limiter les risques de divulgation des informations du Registre national. 7.3. Le projet prévoit aussi que la liste de ces personnes, avec l'indication de leur titre et de leur fonction, est dressée au début des opérations électorales et transmise à la Commission (article 5 du projet).

La Commission préfère que cette liste ne lui soit pas envoyée mais uniquement tenue à sa disposition. 7.4. La Commission n'a aucune observation à formuler à cet égard.

V. MESURES DE SECURITE 8. La Commission regrette toutefois que, dans le respect du souci qu'elle a formulé à diverses reprises dans des avis émis précédemment, les personnes pouvant accéder au Registre national et utiliser le numéro d'identification ne souscrivent pas une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à préserver le caractère confidentiel des informations auxquelles elles ont accès. Par ce motifs, 1. La Commission émet un avis défavorable quant à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national pour les contrôles légaux en matière électorale.2. Pour le surplus, sous réserve des remarques relatives à l'accès : - à la donnée profession; - à l'historique des données du Registre national, la Commission émet un avis favorable quant à l'accès aux informations du Registre national précisées à l'article 1er du projet d'arrêté royal.

Le secrétaire, B. Havelange.

Le président, P. Thomas.

AVIS N° 35/2002 DU 22 AOUT 2002 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Projet d'arrêté royal organisant l'accès aux informations et l'ulitisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques pour les contrôles légaux en matière électorale La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l'article 5, alinéa 1er, ainsi que l'article 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, datée du 20 juin 2002 et reçue par la Commission le 21 juin 2002;

Vu le rapport de Mme N. Lepoivre, Emet, le 22 août 2002, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS : 1. Le projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission tend à autoriser : a) le Ministre de l'Intérieur, le directeur général de la Direction générale de la Législation et des Institutions nationales du Ministère de l'Intérieur ou les personnes qu'ils délèguent;b) les présidents des bureaux principaux de circonscription électorale pour l'élection de la Chambre des représentants et du collège électoral pour l'élection du Sénat ou les personnes que ces présidents désignent, à accéder à diverses informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification II.PORTEE DU PROJET D'ARRETE ROYAL 2. Le projet d'arrêté royal comprend 6 articles. 2.1. L'article 1er, alinéa 1er, et l'article 3 autorisent les autorités et les personnes mentionnées ci-dessus, à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° (date de naissance uniquement), 3° à 6°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du Registre national. 2.2. Cet accès au Registre national et l'utilisation du numéro sont demandés en vue de vérifier si les électeurs présentant des listes lors des élections à la Chambre et au Sénat et si les candidats à ces élections, remplissent les conditions imposées par le Code électoral.

Ils sont également sollicités pour transmettre les résultats électoraux au Ministre de l'Intérieur. 2.3. L'accès aux données du Registre national et l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification ne sont accordés que pour la durée des opérations électorales (article 1er, alinéa 2). 2.4. L'article 2 prévoit que les informations du Registre national ne peuvent être utilisées que pour les finalités précisées ci-dessus et qu'elles ne peuvent être communiquées à des tiers. 2.5. Le troisième alinéa de l'article 1er et l'article 3 déterminent de façon limitative les autorités et personnes auxquelles l'accès est réservé et qui peuvent utiliser le numéro d'identification. 2.6. L'article 4 précise les conditions d'usage tant interne qu'externe du numéro d'identification. 2.7. L'article 5 prévoit la transmission à la Commission, au début des opérations électorales, de la liste des personnes ayant accès au Registre national et pouvant en utiliser le numéro d'identification.

Ces personnes devront s'engager à préserver le caractère confidentiel des informations reçues du Registre national.

III. REMARQUE PRELIMINAIRE 3.1. La Commission a déjà, à la demande du Ministère de l'Intérieur, émis un avis le 16 janvier 2002 (avis n° 3) relatif à un projet d'arrêté royal ayant le même objet.

Suite à cet avis en partie négatif, le Ministère lui soumet pour avis ce nouveau projet d'arrêté royal.

Ce nouveau projet, qui élargit les tâches pour l'accomplissement desquelles l'accès aux données du Registre national est sollicité, a été partiellement modifié pour rencontrer les observations formulées par la Commission dans son avis du 16 janvier 2002.

Le rapport au Roi développe notamment les raisons pour lesquelles l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification du Registre national est sollicité.

IV. EXAMEN DE LA DEMANDE Législations applicables. 4.1. Conformément à la jurisprudence constante de la Commission, l'accès des autorités, chargées des contrôles légaux en matière électorale et de la transmission des résultats électoraux, à certaines informations du Registre national et l'autorisation à en utiliser le numéro d'identification, doivent être examinés tant dans le cadre de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après appelée la loi du 8 août 1983) que dans le cadre de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998 (ci-après appelée la loi du 8 décembre 1992).

A . Loi du 8 août 1983. 5.1. La loi du 8 août 1983 fixe des limites en ce qui concerne les personnes et les organismes qui peuvent être autorisés à consulter le Registre national.

Ces limitations portent sur la qualité des organismes et des personnes (voyez en ce sens l'article 5 de la loi susmentionnée). 5.2. S'agissant de la loi du 8 août 1983, l'accès est demandé sur base de son article 5, alinéa 1er, et l'utilisation du numéro d'identification sur base de l'article 8 de la même loi. 5.3. Le Ministre de l'Intérieur, le Ministère de l'Intérieur, les présidents des bureaux principaux de circonscription et de collège pour l'élection de la Chambre des représentants et du Sénat sont des autorités publiques au sens de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983.

Ils peuvent, dès lors, être autorisés par arrêté royal à accéder aux informations du Registre national, sans devoir solliciter l'avis préalable de la Commission.

L'avis de la Commission est toutefois nécessaire, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, pour autoriser ces mêmes autorités à utiliser le numéro d'identification.

B . Loi du 8 décembre 1992. 6.1. Les informations du Registre national, y compris le numéro d'identification, sont des données personnelles au sens de l'article 1er, § 1er, de cette loi. Elles ne peuvent, dès lors, en vertu de l'article 4 de la même loi, être traitées de manière incompatible avec les finalités déterminées, explicites et légitimes pour lesquelles elles ont été collectées.

Les données précitées doivent en outre être exactes, adéquates, pertinentes et non excessives au regard de ces finalités.

Elles ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été obtenues. 6.2. La Commission doit, dès lors, également examiner si les finalités pour lesquelles les autorités chargées des contrôles légaux en matière électorale ou de la communication des résultats électoraux demandent l'accès au Registre national sont "déterminées, explicites et légitimes" et, en cas de réponse affirmative, si les informations du Registre national sont "adéquates, pertinentes et non excessives" par rapport à ces finalités. 6.3. Examen des finalités du projet d'arrêté royal : 6.3.1. L'accès à certaines données du Registre national, dont le numéro d'identification, est souhaité : - pour vérifier si les listes électorales satisfont aux conditions imposées par le code électoral (présentation par un nombre suffisant d'électeurs...) et si les candidats figurant sur ces listes remplissent les conditions d'éligibilité prescrites par le code électoral; - pour communiquer les résultats électoraux au Ministre de l'Intérieur (article 1er, alinéa 1 du projet d'arrêté royal). 6.3.2. Justification : Dans le rapport au Roi, il est précisé qu'en application des articles 115, 116, 117bis et 118 du Code électoral, les présidents des bureaux principaux de circonscription et de collège sont chargés de vérifier si les conditions prescrites par le code électoral lors du dépôt des listes sont remplies.

En application de l'article 161, alinéa 10, du Code électoral, les résultats électoraux doivent être communiqués au Ministre de l'Intérieur. 6.3.3. Position de la Commission : Cette demande d'accéder aux informations du Registre national a pour objet de rencontrer les obligations prévues par le Code électoral à savoir s'assurer de l'exactitude des données personnelles de chaque électeur signant une liste et de chaque candidat.

Ces finalités sont déterminées, explicites et légitimes. Elles satisfont donc au critère de finalité tel que définit par l'article 4, § 1er, 2°, de la loi du 8 décembre 1992. 6.4. Examen du critère de proportionnalité : 6.4.1. En application de l'article 4, § 1er, 3° et 4°, de la loi du 8 décembre 1992, la Commission doit également examiner si les données du Registre national pour lesquelles l'accès est sollicité sont exactes, adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont communiquées. 6.4.2. Données pour lesquelles l'accès est demandé : La Commission constate que le projet d'arrêté royal accorde l'accès aux informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° (date de naissance uniquement), 3° à 6°, de la loi du 8 août 1983. 6.4.2.1. Justification : Le rapport au Roi, annexé au projet, expose de manière détaillée les motifs justifiant l'accès à chacune de ces données. 6.4.2.2. Position de la Commission : Les noms et prénoms, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la résidence ainsi que le lieu et la date de décès sont des informations nécessaires pour permettre de vérifier si les personnes déposant des listes électorales sont électrices et si les candidats remplissent les conditions d'éligibilité imposées par le Code électoral.

Ces informations permettent d'identifier avec certitude une personne en évitant les homonymies.

La Commission n'a aucune remarque à formuler quant à l'accès à ces données.

Pour le surplus, il n'est pas contestable que relève de l'intérêt général le fait de donner aux autorités publiques chargées de missions légales, les moyens de s'assurer de l'exactitude des données personnelles des électeurs présentant une liste et des candidats. 6.5. Durée de l'accès : 6.5.1. L'accès aux informations du Registre national est demandé pour la durée des opérations électorales. 6.5.2. Dans le rapport au Roi, il est précisé que ses opérations s'étalent du 23e jour avant le scrutin jusqu'au jour où les assemblées se prononcent sur la validité des élections. 6.5.3. La Commission estime que cet accès limité dans le temps satisfait au critère de proportionnalité. 7. Quant à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national. 7.1. Comme déjà relevé, le projet d'arrêté royal a pour objet en son article 3, d'autoriser les autorités et personnes chargées de certaines opérations électorales à utiliser le numéro d'identification.

L'arrêté royal en projet précise, en son article 4, la portée de cette autorisation à savoir essentiellement des finalités de gestion interne.

L'article 4, aliéna 2, en limite l'usage externe au rapport avec le titulaire du numéro d'identification du Registre national ou son représentant légal.

Il est expressément prévu que le numéro ne peut être apposé sur des documents portés à la connaissance de tiers autres que les autorités et personnes chargées des opérations électorales. 7.2. Justification : Dans le rapport au Roi, l'intérêt d'utiliser le numéro d'identification est justifié par la nécessité d'identifier parfaitement les candidats aux élections.

Il y est également expliqué que l'utilisation du numéro d'identification constitue un élément essentiel qui permettra, à l'avenir, de communiquer par la voie électronique avec les bureaux électoraux principaux (transmission électronique des listes de candidats et des résultats électoraux).

Le numéro d'identification ne sera pas mentionné sur les formulaires électoraux.

Il ne sera pas communiqué à des tiers non autorisés expressément à l'utiliser ni notamment dans le cadre des informations électorales données aux médias. 7.3. Position de la Commission : D'après les explications fournies par le rapport au Roi, le numéro d'identification du Registre national sera utilisé pour permettre la communication par la voie électronique de certaines informations entre les bureaux électoraux principaux et le Ministère de l'Intérieur.

Son utilisation facilitera et accélérera le flux des informations entre les différents intervenants lors des opérations électorales et permettra dès lors une application plus aisée des dispositions du Code électoral.

La Commission rappelle que lors de la conception du logiciel, le Ministre de l'Intérieur, conformément au prescrit de l'article 16 de la loi du 8 décembre 1992, devra prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données à caractère personnel et pour contrôler les personnes qui dans l'exercice de leurs fonctions interviennent dans la consultation, la conservation, l'exploitation et la communication du numéro d'identification.

V. PERSONNES AUTORISEES A ACCEDER AUX INFORMATIONS DU REGISTRE NATIONAL ET A EN UTILISER LE NUMERO D'IDENTIFICATION : A . Quant aux personnes : 8.1. L'article 1er, alinéa 3, du projet accorde l'accès aux données du Registre national, en ce compris le droit d'en utiliser le numéro d'identification du Registre national aux personnes suivantes : - au Ministre de l'Intérieur; - au directeur général de la direction générale de la législation et des institutions nationales; - aux présidents des bureaux principaux de circonscription et de collège pour l'élection de la Chambre des représentants et du Sénat; - aux personnes désignées par les autorités précitées. 8.2. Justification : Le rapport au Roi explicite le rôle de chacune de ces personnes dans les opérations électorales. 8.3. Position de la Commission : Le nombre très limité de personnes habilitées à avoir accès au Registre national répond au souci maintes fois exprimé par la Commission de limiter les risques de divulgation des informations du Registre national.

La Commission souhaiterait toutefois que les termes « aux personnes désignées par les autorités précitées » de l'article 1er, alinéa 3, 4°, soient remplacés par les mots « aux personnes désignées nommément par écrit, par les autorités précitées, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives ». 8.4. En outre, la Commission note avec satisfaction que les personnes pouvant accéder au Registre national et utiliser le numéro d'identification souscriront une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à préserver le caractère confidentiel des informations auxquelles elles ont accès.

B . Quant à l'envoi de la liste : 8.5. Malgré la remarque faite à ce propos par la Commission dans son avis du 16 janvier 2002, le projet prévoit toujours que la liste de ces personnes, avec l'indication de leur titre et de leur fonction, est dressée au début des opérations électorales et transmise à la Commission (article 5 du projet). 8.6. Justification : A ce propos, dans le rapport au Roi, le Ministre de l'Intérieur fait observer à la Commission qu'au regard du principe d'égalité, tous les arrêtés royaux d'autorisation d'accéder aux données du Registre national devraient être modifiés en ce sens et que la communication de la liste des personnes pouvant accéder aux données du Registre national, à la Commission lui permet d'exercer un premier contrôle. 8.7. Position de la Commission : La Commission ne partage pas ce point de vue.

Elle attire l'attention du Ministre sur le fait que certains arrêtés royaux prévoient déjà la tenue d'une liste à sa disposition, (par exemple, l'arrêté royal du 22 février 2002 accordant l'accès aux informations du Registre national des personnes physiques et l'utilisation du numéro d'identification aux commissions de libération conditionnelle et celui du 28 février 2002 relatif à la transmission d'informations par les communes, à la Sûreté de l'Etat, par l'intermédiaire du Registre national des personnes physiques).

Elle ne conteste certes pas qu'il serait indiqué, dans le cadre d'un allégement des obligations administratives et d'amélioration de l'efficacité du service public, que tous les arrêtés royaux autorisant l'accès aux informations du Registre national soient modifiés en ce sens.

Cette simple constatation ne doit toutefois pas empêcher la mise en oeuvre du souhait, maintes fois réitéré de la Commission, d'adapter les procédures existantes aux réalités administratives.

Enfin, contrairement à ce qui est affirmé dans le rapport au Roi, elle n'est pas en mesure à la lecture d'une liste de personnes autorisées à accéder à certaines données du Registre national de contrôler si ces dernières ont réellement un intérêt fonctionnel à y accéder.

Par contre, la Commission estime que la tenue de la liste par les responsables du traitement des données du Registre national permet de faciliter la tenue à jour régulière de cette liste et sa modification chaque fois que les circonstances le justifient.

La Commission insiste pour que la liste des personnes accédant au Registre national corresponde à la réalité et soit tenue à sa disposition pendant, à tout le moins, toute la durée du traitement.

Elle réitère, dès lors, son souhait que cette liste ne lui soit pas envoyée mais uniquement tenue à sa disposition.

Pour ces motifs, La Commission, sous réserve de l'observation ci-dessus, émet un avis favorable.

Pour le secrétaire, légitimement empêché, D. Gheude, conseiller.

Le président, P. Thomas.

9 MARS 2003. - Arrêté royal autorisant les autorités électorales à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification pour les contrôles légaux en matière électorale ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, complété par la loi du 30 mars 1995 et modifié par la loi du 31 mai 2001;

Considérant le Code électoral, notamment les articles 115, 116, 117bis, 118, 161, alinéa 10, et 178;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 4, remplacé par la loi du 11 décembre 1998, trouve à s'appliquer;

Vu les avis n° 03/2002 et n° 35/2002 de la Commission de la protection de la vie privée, donné, respectivement, les 16 janvier et 22 août 2002;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 29 avril 2002;

Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis n° 34.407/2 du Conseil d'Etat, donné le 29 janvier 2003, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Accès aux informations

Article 1er.Le Ministère de l'Intérieur ainsi que les bureaux principaux de circonscription et de collège pour l'élection de la Chambre des représentants et du Sénat sont autorisés à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2°, (limité à la date de naissance), 3°, 4°, 5° et 6°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques pour vérifier si les présentations de listes et de candidats en application des articles 115, 116, 117bis , 118 et 178 du Code électoral satisfont aux conditions légales, ainsi que pour obtenir la communication des résultats électoraux en application de l'article 161, alinéa 10, du Code électoral.

Cet accès est accordé pour la durée des opérations électorales.

L'accès visé à l'alinéa 1er est réservé : 1° au Ministre de l'Intérieur;2° au directeur général de la Direction générale de la Législation et des Institutions nationales;3° aux présidents des bureaux principaux susvisés;4° aux personnes désignées nommément et par écrit, par les autorités précitées, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'alinéa 1er de l'article précité. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ou leurs représentants légaux. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 3.Les instances et personnes désignées conformément à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisées à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques dans les limites fixées à l'article 4.

Art. 4.Le numéro d'identification du Registre national ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification pour l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 1er.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les rapports qui sont nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 1er, avec le titulaire du numéro ou son représentant légal.

Ce numéro ne peut être apposé sur des documents susceptibles d'être portés à la connaissance de tiers autres que les personnes, autorités et organismes visés à l'alinéa précédent. CHAPITRE III. - Dispositions finales

Art. 5.La liste des personnes désignées conformément à l'article 1er, alinéa 3, et à l'article 3, avec indication de leur titre et de leur fonction, est tenue à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée et actualisée pendant toute la durée du traitement.

Les personnes concernées souscrivent une déclaration écrite par laquelle elles s'engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations auxquelles elles reçoivent accès.

Art. 6.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 9 mars 2003.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN