Arrêté Royal du 17 mars 2021
publié le 31 mars 2021
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Arrêté royal relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat

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service public federal justice
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2021030824
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31/03/2021
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17/03/2021
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Numac : 2021030824

SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE


17 MARS 2021. - Arrêté royal relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat


RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément au prescrit des articles 29, § 2, alinéa 3, et 79 de l'ancien Code civil, de déterminer par qui des copies et extraits d'actes de plus de cinquante, septante-cinq et cent ans peuvent être délivrés et leur mode de délivrance, et la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques.

La loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (M.B. 2 juillet 2018), vise dans son Titre 2 la modernisation et l'informatisation de l'état civil et a pour objectif la création d'une Banque de données d'Actes de l'Etat Civil (BAEC) et la simplification des processus et des actes existants. Le présent arrêté royal s'inscrit dans la mise en oeuvre de cette loi.

Cette loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer, modifiée par la loi du 21 décembre 2018 portant des dispositions diverses en matière de justice, a retiré au tribunal de la famille la compétence d'octroi du consentement à l'exécution de certaines recherches ou à la délivrance d'une copie conforme ou d'un extrait sur la filiation des personnes que l'acte concerne.

En outre, le délai de publicité des actes de l'état civil de 100 ans a été différencié. Pour les actes de mariage, le délai est dorénavant de 75 ans et pour les actes de décès, de 50 ans. Pour les autres actes, le délai de 100 ans a été maintenu.

Ensuite, le législateur a confié au Roi la compétence de déterminer : - par qui les copies et extraits d'actes de respectivement plus de 50, 75 et 100 ans peuvent être délivrés et leur mode de délivrance (art. 29, § 2, alinéa 3, de l'ancien Code civil) et - de déterminer la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques (art. 79 de l'ancien Code civil).

Dans ce cadre, il convient de tenir compte du fait qu'il existe désormais différents registres en parallèle, à savoir les anciens registres papier de l'état civil et la BAEC. L'intitulé du projet d'arrêté royal est complété suite à l'avis du Conseil d'Etat dès lors que le projet fixe de manière générale, une modalité d'obtention d'un extrait ou d'une copie d'actes de l'état civil publics, sans que l'obtention ou la consultation de ces actes soient limitées à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.

Pour la même raison, la structure du projet est modifiée pour mieux faire apparaître cette distinction.

Le Conseil d'Etat estime de plus que les dispositions évoquées n'offrent pas un fondement légal suffisant pour l'article 4.

Dans son avis, le Conseil d'Etat considère qu'en vertu de la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980, il appartient effectivement au législateur fédéral de prévoir un fondement légal.

Concernant l'état civil, il s'agit notamment des règlements prévues aux articles 125, 126, 127 et 132 de la nouvelle loi communale, dans la mesure où ils traitent des registres de l'état civil. L'article 126 de la nouvelle loi communale traite spécifiquement de la délivrance d'extraits et copies, de la légalisation de signatures et de la certification conforme de copies de documents par le bourgmestre et l'officier de l'état civil. Ensuite, le Conseil d'Etat évoque également l'article 173 de la Constitution, qui prévoit qu'une commune ne peut exiger des citoyens aucune autre rétribution que les impôts, sauf lorsque la loi le permet formellement.

Le fondement légal visé peut toutefois se trouver à l'article 13 de la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes : "La délivrance d'une copie d'un document administratif peut être soumise au paiement d'une rétribution dont le montant est fixé par le Conseil provincial ou communal. Les rétributions éventuellement demandées pour la délivrance de la copie ne peuvent en aucun cas excéder le prix coûtant." L'imposition d'une rétribution est bien assortie de restrictions que le ministre de l'Intérieur de l'époque avait formulées concrètement comme suit : "En ce qui concerne la rétribution qui peut éventuellement être demandée, dans le cadre de la publicité active ou passive, pour la délivrance d'un document, il convient de faire observer qu'il est difficilement admissible que le législateur oblige les provinces et les communes à délivrer ces documents gratuitement et alourdisse de la sorte leur budget. Il est par conséquent prévu que la rétribution demandée pour la délivrance de copies est fixée par le collège provincial ou communal. La loi prévoit toutefois une limite : la rétribution éventuellement demandée ne peut en aucun cas excéder le prix coûtant. Le principe de la gratuité devrait s'appliquer pour le citoyen qui souhaite obtenir des avis et des informations d'intérêt général, mais il convient de prévoir la possibilité de demander une rétribution pour certains renseignements et documents, notamment lorsqu'un nombre anormalement élevé de documents est demandé ou lorsque la demande vise à entraver le fonctionnement de l'administration. En principe, l'accès à l'information (y compris la délivrance d'une copie) est donc gratuit, la possibilité de demander une rétribution visant uniquement à prévenir et à combattre les abus.

Pour déterminer le prix coûtant, on peut tenir compte des frais de papier et éventuellement de l'amortissement de la machine à photocopier. En principe, les frais de personnel, de port, etc. ne peuvent pas être pris en considération, sauf dans des cas exceptionnels, par exemple, quand il faut immobiliser un membre du personnel pendant toute la journée à cause de la quantité de photocopies à faire. Pourtant, la rétribution demandée ne peut avoir pour but d'entraver la publicité et elle ne peut donc être dissuasive." (https://www.dekamer.be/FLWB/pdf/49/0871/49K0871005.pdf.) La Commission d'accès aux documents administratifs est d'avis que les actes, registres et tables décennales de l'état civil sont des documents administratifs au sens de l'article 32 de la Constitution, de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration et de la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes, pour autant que ces documents se trouvent auprès d'une autorité administrative communale.

Ceci est expliqué dans la réponse du ministre de la Justice à la question n° 178 de M. Yves Leterme du 10 février 2004 sur l'application de l'article 45 (ancien) du Code civil et la délivrance de copies et d'extraits moyennant paiement. (https://www.dekamer.be/QRVA/pdf/51/51K0034.pdf ).

Dans son récent avis 2019-151 concernant le refus de l'accès à des informations de l'état civil, la Commission d'accès aux et de réutilisation des documents administratifs, confirme une nouvelle fois que les actes de l'état civil sont des documents administratifs et que sur cette base, la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer est d'application : "[traduction libre] Il peut être conclu de ce qui précède que l'article 126 de la nouvelle loi communale concerne une matière qui a continué d'être de la compétence organique de l'Etat fédéral, de sorte que la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer est en principe d'application." (https://www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_upload/fr/com/ publicite/avis/2019/ADVIES-2019-151.pdf.) L'article 126 de la nouvelle loi communale n'a pas été abrogé par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer.

Il existe également une jurisprudence qui confirme que les registres de l'état civil sont des documents administratifs au sens de la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes.

Ainsi, l'arrêt n° 1497 de la Cour d'Appel de Gand du 12 février 2003 sur le fait de demander une rétribution pour des actes de l'état civil : "[...][traduction libre] Comme le premier juge le présume à juste titre, les registres de l'état civil sont des documents administratifs au sens de la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes.

L'article 2 de la loi précitée définit 1° une autorité administrative comme "une autorité administrative visée à l'article 14 des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat" ;2° un document administratif comme "toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose". L'autorité communale est une autorité administrative qui dispose des informations contenues dans les registres de l'état civil.

La constatation que ces éléments peuvent éventuellement avoir pour conséquence que les mêmes documents ou du moins les mêmes informations, conservés aussi bien auprès d'une autorité administrative qu'auprès d'un autre service, relèvent auprès de l'autorité administrative d'une forme plus grande de publicité qu'auprès de l'autre service ne porte pas préjudice à ce qui précède.

En principe, ladite loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes, est dès lors applicable aux registres de l'état civil qui se trouvent à la Ville de Furnes. [...]" Pour ce qui est des Archives de l'Etat, cette institution jouit d'une autonomie de gestion, à l'instar de tous les autres établissements scientifiques fédéraux.

Les Archives de l'Etat sont des services de l'Etat à gestion séparée et elles sont habilitées à tirer des revenus propres pour les services et produits qu'elles fournissent.

Dès que les actes de l'état civil sont transférés aux Archives de l'Etat, ils ne relèvent plus uniquement des dispositions en la matière du Code civil, mais bien également des règles de consultation propres aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces.

Le fondement juridique de la redevance due aux Archives de l'Etat se trouve dans l'article 128 de la loi du 28 décembre 1992 portant des dispositions fiscales, financières et diverses, qui stipule : « La fréquentation par le public des établissements scientifiques et des institutions culturelles de l'Etat peut être soumise à une redevance, dont le montant est en rapport avec le service rendu. Le Roi détermine pour chaque cas le montant de la redevance ainsi que les dérogations éventuelles en cas de concession pour cause d'utilité publique ou pour raisons d'intérêt social. Les recettes seront affectées par le Roi aux besoins des établissements scientifiques et des institutions culturelles. ».

En outre, bien que le Conseil d'Etat estime qu'ils ne peuvent offrir un fondement légal, l' arrêté royal du 1er février 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 01/02/2000 pub. 08/03/2000 numac 2000021075 source services du premier ministre Arrêté royal fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion sépar fermer fixant les règles organiques de la gestion des établissements scientifiques fédéraux relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que Services de l'Etat à gestion séparée, la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et l' arrêté royal du 16 septembre 2011Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 16/09/2011 pub. 30/09/2011 numac 2011021091 source service public federal de programmation politique scientifique Arrêté royal déterminant les conditions d'accès du public à certains locaux des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces et les modalités de communication de consultation et de reproduction des archives y conservées fermer sont bel et bien d'application.

L' arrêté royal du 1er février 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 01/02/2000 pub. 08/03/2000 numac 2000021075 source services du premier ministre Arrêté royal fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion sépar fermer fixant les règles organiques de la gestion des établissements scientifiques fédéraux relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que Services de l'Etat à gestion séparée, précise (articles 5, 7°, et 46) que le Ministre de la Politique scientifique, sur proposition de la commission de gestion de l'établissement concerné (établie le cas échéant après concertation avec les commissions de gestion d'autres établissements), fixe le montant de la redevance pour la fréquentation par le public des collections permanentes, l'utilisation de l'infrastructure par des tiers ou la prestation de services réguliers au profit de tiers. La commission de gestion est compétente pour fixer le montant de la redevance pour une activité ou un service presté de manière occasionnelle par l'établissement.

L'article 3 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives, modifiée par la loi du 6 mai 2009, dispose que « les documents versés aux Archives de l'Etat en vertu de l'article 1er, alinéa 1er, sont publics » et que « le Roi détermine les modalités selon lesquelles ils sont communiqués au public, notamment l'accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l'accès aux documents et les conditions de reproduction ».

En application de cette loi, l' arrêté royal du 16 septembre 2011Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 16/09/2011 pub. 30/09/2011 numac 2011021091 source service public federal de programmation politique scientifique Arrêté royal déterminant les conditions d'accès du public à certains locaux des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces et les modalités de communication de consultation et de reproduction des archives y conservées fermer fixant « les conditions d'accès du public à certains locaux des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces et les modalités de communication de consultation et de reproduction des archives y conservées » a déterminé, au chapitre IV, les « Conditions de reproduction d'archives ».

L'article 7 dispose que « les documents publics dont l'Etat est propriétaire ou dont le propriétaire a expressément autorisé la reproduction peuvent faire l'objet d'une reproduction sous forme numérique ou imprimée ».

L'article 8 dispose que « toute reproduction est soumise à l'autorisation du chef de service ou de son mandataire » et que « toute reproduction donne lieu au versement de la redevance prévue par le tarif des prestations effectuées par les Archives de l'Etat ».

Il existe donc un fondement légal pour permettre aux communes et aux Archives de l'Etat d'exiger une contribution, mais il n'y a effictivement pas un fondement légal qui autorise le Roi à réglementer cette contribution. Pour cette raison, l'article 4 du projet d'arrêté royal est supprimé.

Des actes de l'état civil publics Les actes de l'état civil publics sont définis comme étant les actes de décès de plus de cinquante ans, les actes de mariage de plus de septante-cinq ans et les autres actes de l'état civil de plus de cent ans.

Les communes délivreront des copies et extraits de ces actes publics à partir tant des anciens registres papier que de la BAEC. Ce sont les officiers de l'état civil qui délivrent les extraits et les copies à partir de la BAEC. Toutefois, lorsqu'il s'agit des anciens registres papier, il peut aussi s'agir d'autres services de la commune. Dans de nombreuses communes, ces registres sont gérés, par exemple, par le service communal des archives.

Les Archives générales du Royaume et des Archives de l'Etat, dénommées ci-après « les Archives de l'Etat », délivreront des copies et extraits de ces actes à partir des anciens registres papier, pour autant que ceux-ci aient été transférés aux Archives de l'Etat par les greffes des tribunaux de première instance. En effet, les registres dont les Archives de l'Etat disposent sont les doubles des registres qui ont été déposés auprès de ces greffes.

Recherches à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques Des actes de l'état civil publics Les anciens registres papier pourront être consultés aux Archives de l'Etat, pour autant que les Archives de l'Etat les aient en leur possession et les aient numérisés. Les Archives de l'Etat pourront dans ce cas mettre à disposition la version électronique (sur place, en ligne, ...) et exécuter des recherches.

Ces anciens registres papier pourront être consultés à la commune où l'acte a été établi, si le Collège des bourgmestre et échevins en a décidé ainsi.

La commune est en tout cas responsable pour la consultation des actes publics, si ceux-ci n'ont pas encore été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat.

Des actes de l'état civil non publics Les actes de l'état civil non publics sont les actes de décès de moins de cinquante ans, les actes de mariage de moins de septante-cinq ans et les autres actes de l'état civil de moins de cent ans. Il s'agit également des actes qui ont exactement cinquante, septante-cinq, ou cent ans respectivement.

Des copies et extraits de ces actes pourront être délivrés à des fins généalogiques à condition que les personnes que l'acte concerne aient donné leur consentement. Le règlement relatif à l'exigence de consentement et à la manière dont ce consentement peut être obtenu est basé sur le règlement prévu à l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (M.B., 15 août 1992).

Suite à l'avis de l'Autorité de protection des données (APD), il a été ajouté dans le projet que le formulaire de demande de recherches généalogiques doit également contenir la confirmation du fait que le demandeur a communiqué son identité et ses coordonnées à la personne dont il demande le consentement, en sa qualité de responsable du traitement des données de l'intéressé (article 7, § 2, 6° ).

Suite à l'avis de l'APD, les responsables du traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre d'une demande d'accès à des informations provenant d'actes de l'état civil non publics ont été explicitement désignés dans le projet.

Il s'agit de la commune où l'acte a été établi, à laquelle la demande de recherche généalogique est adressée (article 7, § 5, alinéa 1er).

Toujours sur avis de l'APD, la durée de conservation de ces données a en outre été fixée (article 7, § 5, alinéa 2). Une durée maximale de 5 ans est jugée opportune, compte tenu des besoins liés à la gestion administrative et au suivi des demandes ainsi que de la possibilité, pour les intéressés, d'exercer leurs droits dans le cadre du Règlement général sur la protection des données.

Accès des Archives de l'Etat à la BAEC Sur proposition du Comité de gestion, les Archives de l'Etat obtiennent un accès à la BAEC. La tâche essentielle des Archives de l'Etat est de fournir un accès maximal aux archives à toutes les personnes intéressées (chercheurs, citoyens justiciables et à la recherches de preuves, généalogistes, etc.), et en particulier aux archives produites par des autorités qui ont été transférées aux Archives de l'Etat en vue de leur conservation permanente pour les générations futures.

Il s'agit à la fois d'archives publiques (selon diverses dispositions: loi sur les archives, loi sur le notariat, etc.) et d'archives qui ne sont pas publiques ou dont la consultation est limitée, donc consultables sous conditions (pour diverses raisons).

Cette tâche essentielle est donc un service au public, et pour exécuter la tâche de manière efficiente, les Archives de l'Etat utilisent tous les instruments possibles, inventaires, autres instruments de recherche, registres papier ou électroniques, banques de données, etc. Ces instruments sont utilisés pour répondre à des questions relativement simples. Y-a-t-il des informations sur... ? Par où et comment dois-je commencer mes recherches? L'article 6 de l'arrêté royal sur les missions des Archives de l'Etat (A.R. du 3 décembre 2009 déterminant les missions des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces, M.B., 15.12.2009) prévoit ce qui suit : « En vue de la conservation durable, de la mise à disposition et de la valorisation des fonds d'archives visés aux articles 2 et 4, les Archives de l'Etat assurent : [...]un service au public de grande qualité par l'information sur les fonds d'archives, l'assistance aux chercheurs et aux équipes de chercheurs et l'organisation d'activités pédagogiques; [...] » Soutenir la recherche signifie, par exemple, qu'un certain nombre d'éléments doivent être vérifiés à l'avance, par exemple pour que la recherche généalogique puisse être effectuée de manière efficace. Les Archives d'Etat gèrent de nombreux kilomètres de sources généalogiques, dispersés dans tout le pays.

Comme les institutions et personnes responsables du traitement administratif (communes, tribunaux, ...) ont un accès à la BAEC pour assurer leurs missions, les Archives de l'Etat, une institution en charge d'une mission de recherche (généalogique, historique, statistique) doivent également avoir un accès à la BAEC pour vérifier rapidement certaines données (dates des actes, noms de communes, ...).

Dans certains cas, il s'agit de pouvoir vérifier le bien-fondé d'une demande (accès aux actes suivant le délai d'ouverture - 50, 75, 100 ans). Dans d'autres cas, il s'agira de retrouver l'information pertinente afin d'orienter le chercheur, ou de lui trouver l'information plus rapidement - il en va de la qualité du service des Archives de l'Etat.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE Le Ministre de l'Intérieur, A. VERLINDEN Le Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique, Th. DERMINE Le Secrétaire d'Etat à la Digitalisation, chargé de la Simplification administrative, M. MICHEL

Conseil d'Etat section de législation Avis 68.080/2 du 21 octobre 2020 sur un projet d'arrêté royal `relatif aux recherches à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques dans les actes de l'état civil, et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat' Le 23 septembre 2020, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments, et Ministre des Affaires européennes à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `relatif aux recherches à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques dans les actes de l'état civil, et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 21 octobre 2020. La chambre était composée de Pierre VANDERNOOT, président de chambre, Patrick RONVAUX et Christine HOREVOETS, conseillers d'Etat, Sébastien VAN DROOGHENBROECK et Jacques ENGLEBERT, assesseurs, et Béatrice DRAPIER, greffier.

Le rapport a été présenté par Xavier DELGRANGE, premier auditeur chef de section.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre VANDERNOOT. L'avis, dont le texte suit, a été donné le 21 octobre 2020.

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

EXAMEN DU PROJET INTITULE Tel qu'il est rédigé, le projet ne se limite pas à régler les recherches à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques dans les actes de l'état civil et à accorder l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat.

Ainsi, conformément à l'article 29, § 2, alinéa 3, du Code civil, visé à l'alinéa 1er du préambule parmi les fondements légaux du projet, le chapitre 2 de celui-ci fixe de manière générale, à l'article 5, une modalité d'obtention d'un extrait ou d'une copie d'actes publics de l'état civil et, à l'article 6, des modalités de consultation de pareils actes qui ont été établis avant le 31 mars 2019 et qui ne sont pas disponibles dans la banque de données d'actes de l'état civil (BAEC), sans que l'obtention ou la consultation de ces actes soient limitées à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.

L'intitulé sera complété en conséquence.

PREAMBULE 1. Aux termes de l'article 2, alinéa 2, de la loi du 13 avril 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/04/2019 pub. 14/05/2019 numac 2019012168 source service public federal justice Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 « La preuve » type loi prom. 13/04/2019 pub. 15/12/2020 numac 2020043943 source service public federal interieur Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 "La preuve". - Traduction allemande d'extraits fermer `portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 « La preuve »', « [à] compter de l'entrée en vigueur de la présente loi, le Code civil du 21 mars 1804 portera l'intitulé `ancien Code civil' ». Il résulte de l'article 75, alinéa 1er, de cette loi que cette disposition entrera en vigueur le 1er novembre 2020.

Si le projet devait être adopté à partir de cette dernière date, les mots « le Code civil », à l'alinéa 1 du préambule, devraient être remplacés par « l'ancien Code civil ».

Cette observation vaut pour l'ensemble du projet. 2. Pour les motifs exposés dans l'observation n° 2 formulée sous l'article 3 du projet, le préambule doit être complété par deux alinéas visant respectivement l'article 29, § 4, du Code civil, remplacé par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer, et l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 08/02/2019 numac 2019010674 source agence federale des medicaments et des produits de sante Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire et modifiant l'arrêté royal du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens fermer `fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil'. DISPOSITIF Article 1er 1. Compte tenu de l'article 29, § 1er, alinéa 1er, du Code civil et de l'article 1er, 3°, du projet à l'examen, il y a lieu de rédiger le 4° comme suit : « 4° les actes de l'état civil non publics : les actes de décès de cinquante ans et moins, les actes de mariage de septante-cinq ans et moins et les autres actes de l'état civil de cent ans et moins ;».

Il est vrai que l'article 29, § 1er, alinéa 2, du Code civil utilise, pour viser l'hypothèse alternative à celle des « actes de décès de plus de cinquante ans », des « actes de mariage de plus de septante-cinq ans » et des « autres actes de plus de cent ans », qui caractérise la notion d'acte de l'état civil public à l'alinéa 1er de cette disposition, celle d'« actes [...] de [...] moins de cinquante, septante-cinq et cent ans] ».

Il résulte toutefois bien de l'économie et de la succession des deux premiers alinéas de l'article 29, § 1er, du Code civil que c'est par rapport à la règle énoncée à l'alinéa 1er que l'alternative doit être logiquement exposée. Il conviendra en conséquence de rectifier sur ce point le rapport au Roi, qui énonce au premier alinéa de son sous-titre `Des actes publics de l'état civil' que « [l]es actes de l'état civil publics sont [...] aussi des actes qui ont exactement cinquante, septante-cinq, ou cent ans respectivement ». 2. Au 5°, pour reproduire de manière fidèle l'intitulé du règlement (UE) n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 `relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)', les signes et mots « (règlement général sur la protection des données) » doivent être insérés à la fin de la définition du règlement général sur la protection des données. Article 3 1. Dans un souci de clarté normative, plutôt que prévoir à l'article 3, § 1er, du projet une disposition dérogatoire à l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 08/02/2019 numac 2019010674 source agence federale des medicaments et des produits de sante Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire et modifiant l'arrêté royal du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens fermer, mieux vaudrait, à la fin du projet, insérer une disposition modificative en ce sens de cet arrêté royal. Il en résulte que le préambule du projet devrait être complété par deux alinéas visant respectivement l'article 29, § 4, du Code civil, remplacé par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer, qui procure le fondement légal à l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 08/02/2019 numac 2019010674 source agence federale des medicaments et des produits de sante Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire et modifiant l'arrêté royal du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens fermer (1), et ce dernier arrêté royal lui-même, en raison du fait qu'il serait modifié par le projet (2). 2. Dès lors que la délivrance de certains extraits et copies d'actes de l'état civil dans le cadre du présent arrêté ne se réalise pas nécessairement à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques, ainsi qu'en témoigne la généralité du champ d'application du chapitre 2 du projet, il y a lieu de revoir l'article 3, § 2, en manière telle que seuls les extraits et copies d'actes de l'état civil délivrés dans le cadre du présent arrêté à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques portent la mention « délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques ». Article 4 1. L'article 4 prévoit que la délivrance de copies et d'extraits d'actes de l'état civil et la consultation de ces actes se font aux frais du demandeur. Il résulte de l'article 173 de la Constitution qu'une contribution financière peut uniquement être exigée du citoyen, sous la forme d'une redevance, s'il existe un fondement légal à cette fin. Pour que l'article 173 soit applicable, il suffit que le paiement soit imposé par l'autorité (3). 2. Invité à indiquer le fondement légal permettant d'exiger une contribution financière, le délégué du Ministre a répondu ce qui suit : « Wat de vergoeding voor de aanvragen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand betreft : voor de inwerkingtreding van de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, was het oude artikel 45 BW van toepassing.Dat oud artikel 45 BW regelde de afgifte van uittreksels en afschriften, ook in het kader van genealogische opzoekingen, maar voorzag niet in een vergoeding.

Les frais réclamés aux demandeurs étaient toujours repris comme des redevances communales. In Vlaanderen vb. legt de Omzendbrief KB/ABB 2019/2 van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur betreffende de gemeentefiscaliteit uit dat afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand als bestuursdocumenten worden beschouwd op welke basis de vestiging van een retributie mogelijk is. En Wallonie, les règlements communaux sont en principe basés sur le Règlement général de la comptabilité communale repris à l'article L1315-1 du Code de la Démocratie locale et de la décentralisation (CDLD) de la Région wallonne.

Des frais pouvaient être réclamés pour la délivrance de documents (copies d'actes, extraits, ...), mais également pour le temps consacré à une recherche d'archives (taux horaire).

C'est le Conseil communal qui décide de ces redevances.

Aan dat principe wordt niet geraakt. Huidig artikel 29 BW herneemt de principes van het oude artikel 45 BW en dus blijft de regeling ivm gemeentelijke retributies van toepassing. Het ontwerp van KB wijzigt daar niets aan.

Dit principe wordt bevestigd in het ontwerp van KB. Wat het Rijksarchief betreft, kan ik u de volgende informatie geven die het Rijksarchief mij kon meedelen.

Het Rijksarchief is een Staatsdienst met afzonderlijk beheer.

De wettelijke basis is : - Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S. 12-08-1955) gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 (B.S. 19-05-2009)

Art. 1.Archiefdocumenten meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen en de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen worden, behoudens regelmatige vrijstelling in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Rijksarchief overgebracht. [...]

Art. 3.De ingevolge het eerste artikel, lid I, in het Rijksarchief overgebrachte stukken zijn openbaar. De Koning bepaalt de regelen volgens welke zij aan het publiek ter inzage kunnen gegeven worden, met name de toegang tot en de werking van de leeszaal, de materiële voorwaarden die de toegang tot documenten beperken en de voorwaarden voor reproductie. - koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986 waarbij de onder de voor het Wetenschapsbeleid bevoegde Minister ressorterende wetenschappelijke instellingen van de Staat opgericht worden als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, gewijzigd bij de programmawet (I) van 24 december 2002; - koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, de artikelen 5, 7° en 46, § 1; - ministerieel besluit van 23 maart 2005 tot vaststelling van de tarieven voor prestaties geleverd door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, gewijzigd bij de ministeriële besluiten van 14 juli 2008, 25 mei 2009, 2 september 2011 en 25 mei 2018.

Die tarieven zijn geldig voor alle prestaties van het RA (opzoekingen, reproducties, enz.).

De bepalingen in het ontwerp van KB hebben betrekking op akten die aan het Rijksarchief werden overgemaakt in toepassing van de Archiefwet.

Het Rijksarchief kan dus dergelijke vergoedingen vragen.

Wat artikel 4, § 2 van het ontwerp-KB betreft verwijst de operationeel beheerder (FOD Binnenlandse Zaken - Rijksregister) naar het Koninklijk besluit van 3 juli 2020 betreffende de vergoedingen waartoe de prestaties van het Rijksregister van de natuurlijke personen aanleiding geven zijn. De DABS is ondergebracht in de infrastructuuromgeving van het Rijksregister ». 3. L'article 45 du Code civil, dans sa version antérieure à son remplacement par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer `portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges', disposait ce qui suit : « § 1.Toute personne peut se faire délivrer par les dépositaires des registres de l'état civil, à l'exception des greffes des tribunaux de première instance, des extraits des actes inscrits dans ces registres.

Ces extraits ne mentionnent pas la filiation des personnes que ces actes concernent.

Seules les autorités publiques, la personne que l'acte concerne, son conjoint ou son conjoint survivant, son représentant légal, ses ascendants, ses descendants, ses héritiers, leur notaire et leur avocat peuvent obtenir une copie conforme d'un acte de l'état civil datant de moins de cent ans, ou un extrait de cet acte mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne.

Le tribunal de la famille peut, sur demande verbale ou écrite de toute personne justifiant d'un intérêt familial, scientifique ou de tout autre intérêt légitime, autoriser, sans autre forme de procès ni frais, à faire effectuer des recherches déterminées ou à faire délivrer une copie conforme ou un extrait mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne.

La demande est adressée au tribunal de la famille de l'arrondissement dans lequel le registre est déposé ou, s'il s'agit des registres détenus par les agents diplomatiques ou consulaires ou par les officiers de l'armée chargés de la rédaction des actes de l'état civil concernant les militaires hors du territoire du royaume, au tribunal de la famille de Bruxelles.

Les actes inscrits dans les registres ainsi que les copies certifiées conformes à ces actes et dûment scellées font foi jusqu'à inscription de faux. § 2. Les copies conformes et les extraits portent la date de leur délivrance; ils sont revêtus, sans frais, du sceau de l'administration communale.

Les copies conformes et les extraits destinés à servir à l'étranger qui doivent être soumis à la légalisation, sont légalisés par le Ministre des affaires étrangères ou par le fonctionnaire qu'il délègue à cette fin.

Les copies conformes et les extraits destinés à servir en Belgique ou à l'étranger sans devoir être soumis à la législation peuvent être délivrés par les agents de l'administration communale spécialement délégués à cette fin par l'officier de l'état civil. La signature des agents de l'administration communale doit être précédée de la mention de la délégation qu'ils ont reçue. § 3. Par dérogation au paragraphe 1er, la délivrance d'extraits qui mentionnent la modification de l'enregistrement du sexe n'est pas autorisée vis-à-vis des actes modifiés en application de l'article 62bis ou de l'article 1385quaterdecies, § 3 du Code judiciaire.

Des copies conformes de ces actes peuvent uniquement être délivrées à la personne que l'acte concerne, à son représentant légal, à ses héritiers, à leur notaire et à leur avocat. Les autorités publiques peuvent en obtenir une copie conforme dans la mesure où il est démontré que cela se justifie par des motifs liés à l'état de la personne ».

Cette disposition, pas plus que les actuels articles 29 ou 79 du Code civil, ne prévoit le paiement d'une contribution financière (4). 4. Selon l'article 4, § 1er, 1°, du projet, lorsque les copies et extraits d'actes de l'état civil sont délivrés par l'officier de l'état civil à des fins généalogiques ou que la consultation de ces actes aux mêmes fins se fait à l'intervention de l'officier de l'état civil, la contribution est fixée par le collège des bourgmestre et échevins. Selon le délégué du Ministre, en prenant l'exemple de la Wallonie, la contribution serait établie sur la base de l'article L1315-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, qui dispose que : « [l]e Gouvernement arrête les règles budgétaires, financières et comptables des communes, ainsi que celles relatives aux modalités d'exercice des fonctions de leurs comptables ».

Cette disposition ne peut être qualifiée de fondement légal au sens de l'article 173 de la Constitution (5).

Plus fondamentalement et plus généralement, en vertu de l'article 6, § 1er, VIII, 1°, troisième tiret, de la loi spéciale du 8 août 1980 `de réformes institutionnelles', l'autorité fédérale est demeurée compétente pour les « règles inscrites dans les articles 125, 126, 127 et 132 de la nouvelle loi communale, dans la mesure où elles concernent les registres de l'état civil » (6).

Ces dispositions de la Nouvelle loi communale sont rédigées comme suit : - Art. 125 : « Le collège des bourgmestre et échevins est chargé de la tenue des registres de l'état civil.

Le bourgmestre, ou un échevin désigné à cet effet par le collège, remplit les fonctions d'officier de l'état civil et est particulièrement chargé de faire observer exactement tout ce qui concerne les actes et la tenue des registres.

En cas d'empêchement de l'officier délégué, il sera remplacé momentanément par le bourgmestre, échevin ou conseiller, dans l'ordre des nominations respectives » ; - Art. 126 : « Le bourgmestre et l'officier de l'état civil peuvent, chacun en ce qui le concerne, déléguer à des agents de l'administration communale : 1° la délivrance d'extraits ou copies d'actes autres que des actes de l'état civil ;2° la délivrance d'extraits des registres de population et de certificats établis en tout ou en partie d'après ces registres ;3° la légalisation de signatures ;4° la certification conforme de copies de documents. Cette faculté vaut pour les documents destinés à servir en Belgique ou à l'étranger, à l'exception de ceux qui doivent être légalisés par le Ministre des Relations extérieures ou par le fonctionnaire qu'il délègue à cette fin.

La signature des agents de l'administration communale délégués tant en vertu du présent article que de l'article 45 du Code civil devra être précédée de la mention de la délégation qu'ils auront reçue.

L'officier de l'état civil peut également déléguer à des agents de l'administration communale la réception des significations, des notifications et des remises des décisions en matière d'état des personnes » (7) ; - Art. 127 : « Pour la tenue des actes de l'état civil, le Roi peut, lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient et après avoir pris l'avis de la députation permanente, diviser le territoire de la commune en districts dont Il fixe les limites.

Dans chaque district, les actes de l'état civil sont dressés et les registres conservés dans un local qui est spécialement affecté à cette destination.

Dans le cas où des organes territoriaux intracommunaux ont été créés conformément à l'article 41 de la Constitution, les districts de l'état civil se confondent automatiquement avec lesdits organes.

Les tables annuelles et décennales sont dressées séparément pour chaque district et communiquées, en copie, à chacun des autres districts.

Lorsque les fonctions d'officier de l'état civil sont déléguées, le collège peut, par dérogation à l'article 126, les confier à un ou plusieurs échevins dont chacun aura compétence pour un ou plusieurs districts » ; - Art. 132 : « Le collège des bourgmestre et échevins veille à la garde des archives, des titres et des registres de l'état civil ; il en dresse les inventaires en double expédition, ainsi que des chartes et autres documents anciens de la commune, et empêche qu'aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt ».

Il appartient dès lors au législateur fédéral de conférer un fondement légal permettant à l'autorité communale qu'il désigne de fixer les frais de délivrance des copies et d'extraits d'actes de l'état civil et de la consultation de ces actes à des fins généalogiques. Ce fondement ne figure pas dans les dispositions précitées de la Nouvelle loi communale (8).

La délivrance des extraits et copies des actes de l'état civil est réglée par les articles 28 à 30 de la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer, qui ne prévoient pas l'établissement d'une redevance (9).

En ce qu'il vise les frais exigés pour la délivrance des copies et d'extraits d'actes de l'état civil par le collège des bourgmestre et échevins à des fins généalogiques et pour la consultation de ces actes au sein des services communaux à pareilles fins, l'article 4, § 1er, 1°, du projet manque donc de fondement légal. 5. Selon l'article 4, § 1er, 2°, du projet, lorsque la copie ou l'extrait est délivrée par les Archives de l'Etat ou que sa consultation se fait auprès de cet organisme, les frais sont fixés selon les conditions énoncées par l' arrêté ministériel du 23 mars 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/04/2019 pub. 14/05/2019 numac 2019012168 source service public federal justice Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 « La preuve » type loi prom. 13/04/2019 pub. 15/12/2020 numac 2020043943 source service public federal interieur Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 "La preuve". - Traduction allemande d'extraits fermer1 `fixant les tarifs pour des prestations effectuées par les Archives de l'Etat'. Selon son préambule, cet arrêté trouve son fondement légal dans l'arrêté royal n° 504 du 31 décembre 1986 `constituant en services de l'Etat à gestion séparée, les établissements scientifiques de l'Etat qui relèvent du ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions' et dans « l' arrêté royal du 1er février 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 01/02/2000 pub. 08/03/2000 numac 2000021075 source services du premier ministre Arrêté royal fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion sépar fermer fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion séparée, notamment les articles 1er, 2, 5, 7°, 46, § 1er ». L'arrêté royal n° 504 a été confirmé par la loi du 30 mars 1987 `portant confirmation des arrêtés royaux pris en exécution de l'article 1er de la loi du 27 mars 1986 attribuant certains pouvoirs spéciaux au Roi'. Il n'habilite toutefois pas explicitement le Roi à fixer une contribution.

Il faut en conclure que l'arrêté royal n° 504 du 31 décembre 1986 ne procure pas le fondement légal requis par l'article 173 de la Constitution.

Il est vrai que l'article 46 de l' arrêté royal du 1er février 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 01/02/2000 pub. 08/03/2000 numac 2000021075 source services du premier ministre Arrêté royal fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion sépar fermer `fixant les règles organiques de la gestion des établissements scientifiques fédéraux relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que Services de l'Etat à gestion séparée' dispose ce qui suit : « § 1er. Sur proposition de la commission de gestion de l'établissement, établie le cas échéant après concertation avec les commissions de gestion d'autres établissements, le Ministre fixe le montant de la redevance pour la fréquentation par le public des collections permanentes de l'établissement concerné, l'utilisation de son infrastructure par des tiers ou la prestation de services réguliers au profit de tiers. § 2. La commission de gestion est compétente pour fixer le montant de la redevance pour une activité organisée ou un service presté de manière occasionnelle par l'établissement . ».

Cet arrêté royal a été pris, vu l'urgence, sans consultation de la section de législation du Conseil d'Etat. Dès lors que, comme il vient d'être exposé, l'article 46 de l' arrêté royal du 1er février 2000Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 01/02/2000 pub. 08/03/2000 numac 2000021075 source services du premier ministre Arrêté royal fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion sépar fermer, portant sur les redevances pouvant être levées pour divers frais exposés par les établissements scientifiques nationaux concernés, ne s'autorise sur ce point d'aucun fondement légal, il ne peut à son tour habiliter valablement le ministre à fixer les redevances concernées.

Il ne peut en tout état de cause fonder un autre arrêté royal à habiliter le ministre sur ces questions.

Selon le délégué du Ministre, le fondement légal de la possibilité offerte au Roi de prévoir les redevances dont il est question à l'article 4, § 1er, 2°, du projet et d'habiliter le ministre à cet effet doit être trouvé dans la loi du 24 juin 1955 `relative aux archives'.

Les articles 3, alinéa 1er, seconde phrase, et 4 de cette loi contiennent les habilitations suivantes : - art. 3, alinéa 1er, seconde phrase : « Le Roi détermine les modalités selon lesquelles [les documents versés aux Archives de l'Etat en vertu de l'article 1er, alinéa 1er,] sont communiqués au public, notamment l'accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l'accès aux documents et les conditions de reproduction » (10) ; - art. 4 : « Le Roi détermine également les conditions dans lesquelles les documents reposant aux Archives de l'Etat en vertu de l'article 1er, alinéas 3 et 4, peuvent être consultés, notamment l'accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l'accès aux documents et les conditions de reproduction » (11).

Ces dispositions ne peuvent être considérées comme énonçant un « cas » au sens de l'article 173 de la Constitution pour lequel, dans le respect de cette disposition, le législateur aurait « formellement » autorisé la perception d'une rétribution.

L'article 4, § 1er, 2°, du projet ne repose donc sur aucun fondement légal au sens de l'article 173 de la Constitution, s'agissant de la redevance exigée par les Archives de l'Etat. 6. Quant à l'article 4, § 2, du projet, qui concerne la rétribution des frais exposés par la BAEC pour des recherches à des fins historiques ou scientifiques, indépendamment même du fait qu'il n'est pas admissible de prévoir une habilitation au comité de gestion de la BAEC pour sa fixation, il ne repose, lui non plus, sur aucun fondement légal au titre de l'article 173 de la Constitution.7. En conclusion, l'article 4, dépourvu de fondement légal, sera omis. Article 6 Le paragraphe 2 confère notamment un pouvoir réglementaire à l'Archiviste général du Royaume.

L'attribution d'un pouvoir réglementaire à un fonctionnaire qui n'est pas politiquement responsable devant une assemblée démocratiquement élue n'est en principe pas admissible dès lors qu'elle porte atteinte au principe de l'unité du pouvoir réglementaire et à celui de la responsabilité politique des ministres. Une telle délégation ne peut être acceptée que lorsqu'il s'agit de mesures ayant une portée limitée et technique (12).

Tel n'est pas le cas en l'espèce puisqu'il s'agit de charger ce fonctionnaire de déterminer les modalités de consultation, ce qui peut limiter le droit à la consultation.

La disposition sera revue en conséquence.

Article 7 Au 4° du paragraphe 2, la notion d'« échelle » se rapportant à la « diffusion des résultats de la recherche » doit être explicitée.

Article 8 La règle, énoncée au paragraphe 5, seconde phrase, selon laquelle la décision négative de la BAEC « contient les motifs du refus », résulte déjà de la loi du 29 juillet 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/07/1991 pub. 18/12/2007 numac 2007001008 source service public federal interieur Loi relative à la motivation formelle des actes administratifs. - Traduction allemande fermer `relative à la motivation formelle des actes administratifs'.

Ce segment de phrase doit être omis en raison de l'inutilité de ce rappel, ainsi que du fait que cette manière de procéder laisse à penser qu'il s'agit d'une question relevant des pouvoirs du Roi et qu'il lui serait donc possible de dispenser d'autres actes administratifs de l'obligation de motivation formelle consacrée par la loi précitée.

Le greffier, Le président, Béatrice drapier Pierre Vandernoot _______ Notes (1) Principes de technique législative - Guide de rédaction des textes législatifs et réglementaires, www.raadvst-consetat.be, onglet « Technique législative », recommandations nos 26 et 27. (2) Ibid., recommandations nos 29 et 30. (3) Voir en ce sens, notamment, l'avis n° 35.241/3 donné le 14 juillet 2003 sur un projet d'arrêté royal `relatif à l'identification et l'enregistrement des chiens' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/35241.pdf).

Voir également en ce sens l'avis n° 66.830/2 donné le 13 janvier 2020 sur un projet devenu l' arrêté royal du 18 mars 2020Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 18/03/2020 pub. 24/03/2020 numac 2020030345 source service public federal justice Arrêté royal portant l'introduction de la Banque des actes notariés fermer `portant l'introduction de la Banque des actes notariés', observation formulée sous l'article 14 : « En application de l'article 173 de la Constitution, qui impose au législateur de déterminer formellement les cas dans lesquels une rétribution pourra être exigée des citoyens, l'article 18quater de la loi du 16 mars 1803 dispose que, `[p]our le financement de la création et du maintien de la Banque des actes notariés, tel que prévue à l'article 18, une redevance, dont le montant et les modalités de paiement sont fixés par le Roi par arrêté délibéré en Conseil des ministres, est imputée à l'occasion du dépôt'.

Il se déduit de cette disposition légale que les deux dernières phrases du paragraphe 3, alinéa 2, doivent être omises puisqu'elles créent la faculté de prélever une forme de redevance pour un cas qui n'est pas envisagé à l'article 18quater de la loi, à savoir le cas d'un accès à la Banque des actes notariés ayant lieu en dehors de l'hypothèse du dépôt, et dont le montant et les modalités ne sont en outre pas fixés par le Roi mais sont laissés à la discrétion du gestionnaire de la Banque des actes notariés » (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/66830.pdf). (4) Comp.avec l' arrêté royal du 3 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/07/2020 pub. 22/07/2020 numac 2020031097 source service public federal interieur Arrêté royal relatif aux rétributions auxquelles donnent lieu les prestations du Registe national des personnes physiques fermer `relatif aux rétributions auxquelles donnent lieu les prestations du Registre national des personnes physiques', qui trouve son fondement légal dans l'article 7 de la loi du 8 août 1983 `organisant un Registre national des personnes physiques' (voir l'avis n° 67.306/2 donné le 17 mai 2020 sur un projet devenu l' arrêté royal du 3 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/07/2020 pub. 22/07/2020 numac 2020031097 source service public federal interieur Arrêté royal relatif aux rétributions auxquelles donnent lieu les prestations du Registe national des personnes physiques fermer `relatif aux rétributions auxquelles donnent lieu les prestations du Registre national des personnes physiques', http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/67306.pdf). (5) Comp.avec, par exemple, les articles L1122-10 et L1122-14 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, qui prévoient le paiement d'une redevance pour la délivrance de copies des actes et pièces relatifs à l'administration de la commune ou la délivrance de l'ordre du jour du conseil communal. (6) Voir en ce sens, C.C., 3 mai 2012, n° 57/2012, B.19. (7) L'article 126 est reproduit partiellement à l'article L1123-25 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.(8) Comp.avec les articles 84 et 87bis (applicable en Région flamande), qui prévoient le paiement d'une redevance pour la délivrance de certaines copies. (9) Comp.avec l'article 370/4, du Code civil et l'article 3 de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer `relative aux noms et prénoms', insérés par les articles 63 et 120 de la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer, qui prévoient une redevance pour certains actes de l'officier de l'état civil relatifs au changement de prénom ou au changement de nom. (10) Aux termes de l'article 1er, alinéa 1er, de la loi du 24 juin 1955, « [l]es documents datant de plus de trente ans conservés par les tribunaux de l'ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les administrations de l'Etat[,] les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative sont déposés - sauf dispense régulièrement accordée - en bon état, ordonnées et accessibles aux Archives de l'Etat ».(11) L'article 1er, alinéas 3 et 4, de la loi du 24 juin 1955, dispose comme suit : « Il pourra être procédé au versement aux Archives de l'Etat des documents ayant moins de trente ans et ne présentant plus d'utilité administrative, à la demande des autorité publiques auxquelles elles appartiennent. Les archives appartenant à des particuliers[,] des sociétés ou des associations de droit privé peuvent également être transférées aux Archives de l'Etat à la demande des intéressés ». (12) Légisprudence constante : voir récemment l'avis n° 67.490/3 donné le 26 juin 2020 sur un projet devenu l' arrêté ministériel du 7 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/04/2019 pub. 14/05/2019 numac 2019012168 source service public federal justice Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 « La preuve » type loi prom. 13/04/2019 pub. 15/12/2020 numac 2020043943 source service public federal interieur Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 "La preuve". - Traduction allemande d'extraits fermer2 `portant exécution de l' arrêté royal du 3 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/07/2020 pub. 22/07/2020 numac 2020031097 source service public federal interieur Arrêté royal relatif aux rétributions auxquelles donnent lieu les prestations du Registe national des personnes physiques fermer d'exécution des articles 12, 13, 29, 30, 44, 45, 58 et 59 de la loi du 20 décembre 2019 transposant la Directive (UE) 2018/822 du Conseil du 25 mai 2018 modifiant la Directive 2011/16/UE en ce qui concerne l'échange automatique et obligatoire d'informations dans le domaine fiscal en rapport avec les dispositifs transfrontières devant faire l'objet d'une déclaration' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/67490.pdf).

17 MARS 2021. - Arrêté royal relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil, à l'obtention des extraits et des copies de et la consultation d'actes publics de l'état civil, et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'ancien Code civil, les articles 29, § 2, alinéa 3, et § 4, 79 et 80, remplacés par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer et modifiés par la loi du 21 décembre 2018;

Vu l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 08/02/2019 numac 2019010674 source agence federale des medicaments et des produits de sante Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire et modifiant l'arrêté royal du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens fermer fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil ;

Vu la proposition du Comité de gestion de la BAEC faite le 3 octobre 2019 ;

Vu les avis de l'Inspecteur des Finances, donnés le 12 juillet 2019, le 21 juillet 2019, le 28 mai 2020 et le 23 juin 2020;

Vu l'avis 03/2020 de l'Autorité de protection des données, donné le 17 janvier 2020;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 21 septembre 2020;

Vu l'avis 68.080/2 du Conseil d'Etat, donné le 21 octobre 2020, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Considérant l'article 13 de la loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes ;

Considérant l'article 128 de la loi du 28 décembre 1992 portant des dispositions fiscales, financières et diverses ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, du Ministre de l'Intérieur, du Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique, et du Secrétaire d'Etat à la Digitalisation, chargé de la Simplification administrative, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il convient d'entendre par : 1° le comité de gestion : le comité de gestion de la BAEC, visé à l'article 74, § 1er, de l'ancien Code civil;2° les actes de l'état civil publics : les actes de l'état civil visés à l'article 29, § 1er, alinéa 1er, de l'ancien Code civil;3° les actes de l'état civil non publics : les actes de l'état civil qui ne sont pas visés à l'article 29, § 1er, alinéa 1er, de l'ancien Code civil;4° le Règlement général sur la protection des données: le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;5° les Archives de l'Etat : les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces. CHAPITRE 2. - Extraits et copies des actes de l'état civil publics

Art. 2.Toute personne peut obtenir un extrait ou une copie d'actes de l'état civil publics auprès : 1° l'officier de l'état civil de la commune où l'acte a été établi, ou 2° des Archives de l'Etat, si l'acte y a été transféré. CHAPITRE 3. - Recherches à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques Section 1re. - Dispositions générales

Art. 3.Les extraits et les copies d'actes de l'état civil délivrés dans le cadre du présent chapitre à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques, portent la mention « Délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques. ».

Art. 4.Le demandeur ne peut en aucun cas avoir directement accès à la BAEC pour la consultation des actes de l'état civil. Section 2. - Recherches à des fins généalogiques

Sous-section 1re. - Des actes de l'état civil publics

Art. 5.§ 1er. La consultation des actes de l'état civil publics s'effectue par la délivrance des extraits et copies conformément à l'article 3. § 2. La consultation des actes de l'état civil publics qui ne sont pas disponibles dans la BAEC peut également s'effectuer en mettant à disposition du demandeur les registres de l'état civil, les tables et les pièces annexes, pour examen.

Lorsque les actes ont été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat, leur consultation s'effectue : 1° soit auprès des Archives de l'Etat;2° soit auprès de l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi, si le Collège des bourgmestre et échevins a autorisé la consultation de ces. Lorsque les actes n'ont pas été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat, leur consultation s'effectue auprès de l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi.

La consultation auprès de l'officier de l'état civil, s'effectue selon les modalités déterminées par une décision du Collège des bourgmestre et échevins.

Sous-section 2. - Des actes de l'état civil non publics

Art. 6.§ 1er. Sans préjudice de l'article 29, § 1er, alinéa 2, de l'ancien Code civil, la consultation des actes de l'état civil non publics à des fins généalogiques s'effectue par la délivrance des copies ou des extraits par l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi. § 2. La demande comprend : 1° les données d'identification : a) pour les personnes physiques : le nom, les prénoms et le numéro de registre national du demandeur ou, en son absence, le numéro de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;b) pour les personnes morales et les entreprises : le numéro d'entreprise de la Banque Carrefour des Entreprises ;c) pour les personnes physiques ou morales étrangères, qui ne disposent pas d'un numéro d'identification belge : tout document qui, selon le droit applicable dans l'Etat d'origine de la personne physique ou morale, garantit l'identification de celle-ci ;2° la mention des actes faisant l'objet de la demande ;3° une motivation et une description circonstanciées des fins généalogiques;4° les moyens de diffusion des résultats de la recherche ;5° le consentement de toutes les personnes sur lesquelles porte l'acte ; 6° la confirmation du fait que le demandeur a communiqué son identité et ses coordonnées, en sa qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4.7 du Règlement général sur la protection des données, à la personne qui doit donner son consentement. § 3. Si la personne qui doit donner son consentement est décédée ou est, en raison de son état de santé, totalement ou partiellement hors d'état d'exprimer sa volonté, fût-ce temporairement, l'époux survivant ou le cohabitant légal survivant, ou à défaut, son représentant légal ou à défaut, au moins l'un des descendants au premier degré de la personne concernée, peut donner ce consentement.

Si la personne qui doit donner son consentement est mineure, le consentement est donné par le représentant légal. § 4. Si le demandeur ne connaît pas les coordonnées des personnes devant donner leur consentement, il peut, lors de la demande, joindre une communication adressée à la personne dont le consentement est requis. L'officier de l'état civil envoie alors cette communication au destinataire, pour autant que cette personne ait une adresse connue en Belgique. Le destinataire décide ensuite de donner suite ou non à la requête du demandeur. L'officier de l'état civil ne communique pas les coordonnées du destinataire au demandeur. § 5. La commune où l'acte a été établi, visée au paragraphe 1er, est le responsable du traitement au sens de l'article 4.7 du Règlement général sur la protection des données, en ce qui concerne les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la demande prévue au paragraphe 2.

Les données sont conservées pendant une durée de 5 ans au maximum. § 6. Si l'acte est disponible dans la BAEC, la copie ou l'extrait est délivré à partir de la BAEC. Si l'acte n'est pas disponible dans la BAEC, la copie ou l'extrait est établi sur la base des registres papier. CHAPITRE 4. - Accès des Archives de l'Etat à la BAEC

Art. 7.Les données de la BAEC sont directement accessibles aux Archives de l'Etat, pour autant que ce soit nécessaire pour l'exécution de leurs missions, telles que définies dans l' arrêté royal du 3 décembre 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/04/2019 pub. 14/05/2019 numac 2019012168 source service public federal justice Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 « La preuve » type loi prom. 13/04/2019 pub. 15/12/2020 numac 2020043943 source service public federal interieur Loi portant création d'un Code civil et y insérant un livre 8 "La preuve". - Traduction allemande d'extraits fermer0 déterminant les missions des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Province.

Les Archives de l'Etat disposent seulement d'un droit de lecture dans la BAEC. CHAPITRE 5. - Modification de l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 08/02/2019 numac 2019010674 source agence federale des medicaments et des produits de sante Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire et modifiant l'arrêté royal du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens fermer fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil

Art. 8.Dans l' arrêté royal du 3 février 2019Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 15/02/2019 numac 2019010818 source service public federal justice Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil type arrêté royal prom. 03/02/2019 pub. 08/02/2019 numac 2019010674 source agence federale des medicaments et des produits de sante Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire et modifiant l'arrêté royal du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens fermer fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil, il est inséré un chapitre 3/1, comportant l'article 9/1, rédigé comme suit : « Chapitre 3/1. Champ d'application

Art. 9/1.Cet arrêté n'est pas applicable à la délivrance des copies et des extraits d'actes qui: 1° ont été établis avant le 31 mars 2019 et ne sont pas disponibles dans la BAEC;et 2° sont délivrés en application de l'arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil, à l'obtention des extraits et des copies de et la consultation d'actes publics de l'état civil, et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat.». CHAPITRE 6. - Entrée en vigueur et disposition finale

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du deuxième mois qui suit celui de sa publication au Moniteur belge.

Art. 10.Le Ministre qui a la Justice dans ses attributions, le Ministre qui a l'Intérieur dans ses attributions, le Secrétaire d'Etat qui a la Politique scientifique dans ses attributions et le Secrétaire d'Etat qui a la Simplification administrative dans ses attributions, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 17 mars 2021.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE Le Ministre de l'Intérieur, A. VERLINDEN Le Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique, Th. DERMINE Le Secrétaire d'Etat à la Digitalisation, chargé de la Simplification administrative, M. MICHEL


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Publié le : 2021-03-

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