Arrêté Royal du 19 avril 2014
publié le 07 mai 2014
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Arrêté royal relatif à l'aide humanitaire

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service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement
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07/05/2014
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19/04/2014
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19 AVRIL 2014. - Arrêté royal relatif à l'aide humanitaire


RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal actuel que nous avons l'honneur de soumettre vise à abroger et de remplacer l'arrêté royal du 19 novembre 1996 relatif à l'aide d'urgence et de réhabilitation à court terme en faveur des pays en voie de développement.

Les motifs de l'abrogation et du remplacement de l'arrêté royal de 1996 sont détaillés dans les considérations suivantes.

L'avis du Conseil d'Etat a été entièrement suivi. 1. Généralités 1.1. De l'aide d'urgence à l'aide humanitaire L'arrêté royal du 19 novembre 1996 relatif à l'aide d'urgence et de réhabilitation à court terme, ci-après l'arrêté royal de 1996, constituait la base juridique de la prévention des catastrophes imminentes, de l'aide humanitaire exceptionnelle ainsi que de l'aide post-urgence immédiate ou de réhabilitation à court terme. L'objectif de cet arrêté royal était de permettre de répondre aux besoins des victimes de crises humanitaires, tels qu'ils apparaissaient après des catastrophes naturelles soudaines ou la survenue de catastrophes d'origine humaine. L'arrêté royal prévoyait, en totale cohérence avec les connaissances des besoins de l'époque, une approche appropriée ciblée en premier lieu sur la fourniture de biens de survie.

Cela étant, des erreurs ont été commises dans la réponse donnée au génocide au Rwanda en 1994 et dans celle donnée au tsunami en Asie en 2004 lors de la mise en oeuvre de l'aide humanitaire. Elles ont donné lieu à des évaluations approfondies et des réformes ont été proposées en vue d'une meilleure efficacité de l'aide. Depuis le tsunami, la réponse de la communauté internationale fait l'objet d'une évaluation et les connaissances acquises sont consolidées dans le système. Ainsi, en Haïti, trois mois à peine après le tremblement de terre, une évaluation minutieuse a été menée en temps réel. Grâce à cette volonté d'apprendre des erreurs, les adaptations aux nouveaux besoins et aux nouvelles opportunités n'ont pas tardé.

Une des principales conclusions issue de ces évaluations consiste dans la nécessité, pour l'ensemble des acteurs, de développer une approche basée sur les principes humanitaires. Il convient par ailleurs de mieux coordonner les actions. Les partenaires doivent être en mesure d'exécuter les missions humanitaires et se conformer rigoureusement à l'obligation de reddition de comptes. 1.2. Principes et bonne pratiques pour l'aide humanitaire et Consensus européen Il apparaît des diverses évaluations menées que le comportement des donateurs détermine en partie le succès d'une action humanitaire. Un financement peut aboutir soit à une aide efficace, soit à la présence d'un excédent d'acteurs sur le terrain, non coordonnés et incompétents.

Les principes auxquels les donateurs doivent se conformer sont synthétisés dans les Principes et bonnes pratiques pour l'aide humanitaire (« Good Humanitarian Donorship », GHD). Ces principes ont été adoptés par un groupe de 17 donateurs en juin 2003 et constituent dorénavant le fondement du financement humanitaire. L'initiative compte 41 adhérents, dont la Belgique.

Dans le prolongement de ces principes, un Consensus européen sur l'aide humanitaire a été signé par le Conseil, le Parlement et la Commission en décembre 2007. Ce document traite en détails des normes en matière d'aide humanitaire applicables à tout donateur européen.

Les Examens par les pairs de l'aide humanitaire belge menés par le CAD de l'OCDE, réalisé pour la dernière fois en 2009, invitent la Belgique à aligner son cadre juridique sur les principes GHD et sur le Consensus.

L'évaluation 2002-2006 de l'Evaluateur spécial demande elle aussi explicitement d'abroger l'arrêté royal de 1996 et de le remplacer « par un cadre plus flexible reflétant mieux la philosophie actuelle de l'aide humanitaire... ».

Le présent arrêté royal a donc pour objectif de mettre l'aide humanitaire belge en concordance avec le Consensus européen et les principes GHD qu'il contient. 1.3. Une base légale pour de meilleurs résultats humanitaires 1.3.1. Une meilleure compréhension des crises humanitaires et la réponse à y apporter Les besoins humanitaires les plus criants restent liés aux crises de longue durée, souvent des guerres civiles. Ces crises de longue durée absorbent, presque chaque année, environ 80% des dépenses totales consacrées à l'aide humanitaire. Les catastrophes naturelles soudaines génèrent aussi des besoins en termes de reconstruction et de soutien qui s'étalent presque toujours sur plusieurs années. Le cadre légal doit donc permettre de travailler avec davantage d'efficience à travers une planification de l'aide sur une durée un peu plus longue.

Les membres du personnel humanitaire pourront par exemple se voir proposer des contrats d'une durée supérieure à quelques mois et l'on évitera ainsi de constantes rotations de personnel.

Les meilleurs investissements se situent au niveau de la préparation aux catastrophes et du renforcement des institutions et des infrastructures. De fait, un pays correctement préparé, par exemple aux ouragans ou aux tremblements de terre, subira beaucoup moins de dommages.

Les crises humanitaires se caractérisent également par leur caractère unique. L'aide doit être adaptée aux besoins. D'où la nécessité d'une flexibilité suffisante au niveau du choix du type d'aide. Diverses études ont ainsi démontré que, dans des régions qui disposent de marchés qui fonctionnent, un transfert en cash aux victimes peut s'avérer plus efficace pour lutter contre la malnutrition que la distribution de nourriture. Cette méthode présente l'avantage de renforcer l'infrastructure commerciale au lieu de l'affaiblir par l'effet de l'aide.

Transposé au cadre légal, ceci signifie qu'il faut miser davantage sur une analyse approfondie des besoins et l'incorporation des programmes dans l'ensemble de la réponse. Une flexibilité clairement définie doit être autorisée dans les actions sur le terrain, certes au sein du cadre établi par l'arrêté royal et dans l'analyse par le Ministre.

L'arrêté royal ouvre de plus la possibilité de financer des programmes pluriannuels, de financer la préparation aux catastrophes et d'anticiper les besoins qui sont au centre de l'aide humanitaire. 1.3.2. Les principes humanitaires comme fondement Conformément à l'initiative visant à établir les Principes et bonnes pratiques pour l'aide humanitaire (« Good Humanitarian Donorship ») et au Consensus humanitaire européen, la Belgique respecte une approche fondée sur des principes. Cette approche est essentielle pour la capacité de la Belgique à apporter une assistance dans des situations d'urgence, via des organisations partenaires, dans des contextes politiques et de sécurité souvent complexes, mais également à l'acceptation de celle-ci. La perception de la Belgique et son implication pour le respect de ces principes fondamentaux de l'action humanitaire sont liés au comportement et à l'engagement sur le terrain de l'ensemble des acteurs soutenus par la Belgique.

La base légale cantonne les financements à l'aide allouée dans le respect de ces principes. C'est pourquoi la collaboration est limitée aux organisations qui souscrivent à ces principes et qui disposent d'une capacité avérée à fournir une aide humanitaire. 1.3.3. Prévisibilité de l'aide Tant lors des crises de longue durée que lors des crises soudaines, les partenaires opérationnels ne peuvent enclencher les interventions sans la garantie de disposer de financements. Même s'il n'est que de quelques jours, un décalage dans les délais peut être fatal.

Divers types d'instruments sont dès lors prévus dans l'arrêté royal : • Projets : destinés à répondre à des besoins spécifiques à court terme. La réglementation, la reddition de comptes et l'évaluation sont adaptées à une perspective à court terme. • Programmes : accords avec des partenaires pour un financement à plus long terme et avec une certaine flexibilité, s'inscrivant dans le cadre de règles préalablement établies et accompagné d'une reddition de comptes précise et d'une évaluation adaptée. • Fonds internationaux de donateurs : fonds qui peuvent financer sur le très court terme des besoins humanitaires urgents, dans le respect de règles transparentes et avec une reddition de comptes précise. • Ressources générales : contribution à une organisation humanitaire internationale destinée à ses ressources générales, non affectées. Le suivi des dépenses est assuré par les organes de gestion de l'organisation humanitaire internationale. La cotisation de membre de la Belgique est une des formes que peut revêtir la contribution aux ressources générales. Le Ministre n'allouera que des contributions aux ressources générales d'organisations à vocation majoritairement humanitaire. Les contributions aux ressources générales d'organisations mixtes prioritairement axées sur l'aide au développement (PNUD, UNICEF, FNUAP) dépendent d'un autre programme d'aide au développement. 1.3.4. Un nombre limité de partenaires fiables et compétents L'évaluation de crises comme celle d'Haïti et celle qui a découlé du tsunami a révélé qu'une crise humanitaire implique de nombreux acteurs, qui ne disposent pas nécessairement de la capacité de fournir l'aide dans le respect des normes minimales. L'aide fait alors place au chaos. C'est pourquoi l'arrêté royal intègre différents éléments destinés à garantir que l'aide belge apportera, avec des moyens limités, une contribution maximale à l'assistance aux victimes de crises humanitaires.

La collaboration se fait dès lors uniquement avec des partenaires humanitaires appartenant au système humanitaire international et dont la qualité y est reconnue. Cette reconnaissance dépend de leur participation au Inter-Agency Standing Committee (IASC), à la plate-forme des institutions humanitaires des Nations unies, ou de leur partenariat avec l'Aide humanitaire européenne (ECHO) ou encore, dans le cas d'ONG, de leur certification par le Partenariat pour la redevabilité humanitaire (HAP). 1.3.5. Crises oubliées, catastrophes sous-financées et interventions stratégiques Même en présence d'un système tel que décrit plus haut, des dysfonctionnements peuvent subsister. Ceci surtout en raison du fait que tous les donateurs ne font pas toujours preuve, dans leurs financements, de la flexibilité requise en fonction des besoins.

D'où le maintien de la possibilité de mener, de façon limitée, des interventions de type projet. Ces interventions servent à combler des lacunes. Des crises sous-financées ou des interventions stratégiques nécessaires à l'amélioration du système humanitaire entrent par exemple dans ce cadre, mais il ne s'agit là que d'exemples parmi d'autres. 1.3.6. Evaluation et gestion des connaissances Les précédentes considérations montrent que le système humanitaire est en pleine évolution. Par conséquent, il est important de prévoir un feedback très rapide entre les résultats de l'aide et la planification de nouvelles interventions. La gestion des connaissances fait donc partie intégrante du processus.

Par ailleurs, l'aide humanitaire relève d'un « impératif moral ». Cela signifie que les dépenses doivent être au-dessus de tout soupçon. D'où l'attention portée à la reddition de comptes vis-à-vis des autorités belges, des citoyens et des victimes.

La reddition de comptes doit se faire dans le respect des normes de bonnes pratiques de l'aide humanitaire (HAP, ECHO). Le développement des connaissances grâce aux travaux de recherche et d'évaluation est encouragé pour pouvoir tirer des enseignements des expériences, et assurer prioritairement un retour d'information à l'ensemble du système humanitaire. L'obligation de rendre publics les documents, les enseignements tirés et les évaluations contribue au développement des connaissances.

L'aide humanitaire est destinée à soulager les besoins. De nombreuses recherches permettent de définir précisément la meilleure manière de soulager ces besoins, d'où l'évolution constante du concept de « bonnes pratiques ». Les possibilités d'interventions diffèrent également d'une crise à l'autre. Il importe dès lors que l'administration se dote de moyens qui permettront l'analyse approfondie des interventions au lieu de recourir à une liste préétablie de ce que l'on peut faire ou pas. 2. Structure L'arrêté royal comporte 10 chapitres : 1.Le chapitre 1 contient les définitions utilisées dans l'arrêté Royal (art. 1). 2. Le chapitre 2 définit les organismes subsidiables (art.2). 3. Le chapitre 3 prévoit la procédure de la subvention (art.4 à 8). 4. Le chapitre 4 traite de l'allocation de la subvention (art.9 et 12). 5. Le chapitre 5 détermine l'utilisation de la subvention (art.13 à 17). 6. Le chapitre 6 traite de la justification, du rapportage et de l'évaluation (art.18 à 19). 7. Le chapitre 7 prévoit les mesures de publicité (art.20 à 21). 8. Les chapitres 8, 9 et 10 prévoient respectivement des dispositions abrogatoires, transitoires et finales (art.22 à 25) En outre, une annexe à l'arrêté royal fixe les coûts non subsidiables. 3. Commentaires des articles L'article 1 définit les termes et abréviations qui sont utilisés dans l'arrêté royal. L'article 2 détermine quelles organisations appartiennent aux catégories d'organisations admissibles, notamment les ONG humanitaires belges, les ONG humanitaires internationales, les organisations humanitaires internationales et les organisations humanitaires internationales qui gèrent des fonds de donateurs.

L'article 3 prévoit que le ministre évalue la nécessité de fournir une aide humanitaire sur la base de l'analyse des besoins établie par les acteurs humanitaires internationales reconnus, éventuellement complété par d'autres sources pertinentes.

L'article 4 prévoit que, si le ministre estime qu'il est nécessaire de fournir une aide humanitaire, un appel doit être publié. Cet article prévoit également les modalités de l'appel et le montant minimal de la subvention.

L'article 5 définit les conditions de financement des programmes et projets ainsi que les possibilités de dons en espèces, si elles sont utilisées pour l'achat local de produits de première nécessité.

L'article 6 décrit les documents qui doivent étayer la demande de subvention.

L'article 7 définit les critères selon lesquels le ministre doit prendre sa décision sur l'octroi.

L'article 8 définit les données que doit comporter la décision du ministre d'octroi de la subvention.

Les articles 9, 10 et 11 définissent les modalités de paiement de la subvention pour les catégories respectives des organisations.

L'article 12 stipule que l'expiration d'une accréditation HAP ou d'un partenariat ECHO a pour conséquence l'arrêt du paiement de la subvention.

L'article 13 définit quels coûts sont compris sous la rubrique des « frais de structure ».

L'article 14 définit quels coûts peuvent être pris en compte.

L'article 15 définit que les coûts qui peuvent être imputés par les organisations humanitaires internationales et les organisations humanitaires internationales qui gèrent des fonds de donateurs, sont les coûts qui ont été déterminés par leurs organes de gestion.

Les articles 16 et 17 prévoient des dispositions communes concernant l'utilisation de la subvention qui est applicable à chaque type d'organisation.

Les articles 18 et 19 prévoient les modalités de justification, de rapportage et d'évaluation.

Les articles 20 et 21 définissent les obligations en matière de publicité.

Pour répondre à l'avis du Conseil d'Etat, l'intention de l'auteur du projet est bien de laisser l'organisation décider seule et de manière unilatérale si la mention de l'Etat belge comme bailleur ou co-bailleur visée à l'article 20 ou la publication des études, rapports et évaluations visée à l'article 21 compromet la mise en oeuvre d'une action humanitaire impartiale, neutre et indépendante ou peut avoir un impact négatif sur l'accès aux victimes ou la sécurité de l'organisation.

L'article 22 prévoit l'abrogation de l'arrêté royal du 19 novembre 1996 relatif à l'aide d'urgence et de réhabilitation à court terme en faveur des pays en voie de développement.

L'article 23 concerne une disposition transitoire qui prévoit que les procédures en cours se déroulent selon les dispositions de l'arrêté royal du 19 novembre 1996.

Les articles 24 et 25 concernent les dispositions finales relatives à l'entrée en vigueur et la mise en oeuvre du présent arrêté.

J'ai l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, le très fidèle respectueux et très fidèle serviteur.

Le Ministre de la Coopération au développement, J.-P. LABILLE

19 AVRIL 2014. - Arrêté royal relatif à l'aide humanitaire PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, l'article 108;

Vu la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, les articles 29 et 30, modifiés par les articles 16 et 17 de la loi du 9 janvier 2014;

Vu l'arrêté royal du 19 novembre 1996 relatif à l'aide d'urgence et de réhabilitation à court terme en faveur des pays en voie de développement;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 7 mars 2014;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 12 mars 2014;

Vu l'avis n° 55.705/4 du Conseil d'Etat, donné le 9 avril 2014;

Sur la proposition du Ministre de la Coopération au Développement, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Aux fins du présent arrêté, on entend par : 1° « ECHO » : Office humanitaire de la Communauté européenne, la Direction générale chargée de l'aide humanitaire de la Commission européenne;2° « HAP » : Humanitarian Accountability Partnership, un organisme d'auto-régulation du secteur humanitaire;3° « Alnap » : Active Learning Network for Accountability and Performance, un réseau de bailleurs de fonds humanitaires, d'ONG humanitaires internationales, d'institutions académiques et de think tanks;4° « FICR » : Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge;5° « Sphère » : initiative qui rassemble les acteurs humanitaires et qui propose des normes minimales pour les interventions humanitaires;6° « IASC » : Inter-Agency Standing Committee, la plate-forme de l'Organisation des Nations Unies pour la normalisation et la coordination de l'aide humanitaire;7° « frais de structure » : les frais qui sont liés à la réalisation de l'objet social de l'organisation subsidiée et qui, bien qu'ils sont influencés par la mise en oeuvre du programme ou du projet, ne sont ni isolables, ni imputables sur le budget du programme ou du projet;8° « rubriques budgétaires générales » : les investissements, les frais de fonctionnement, les frais de personnel et en ce qui concerne les programmes, également les pays;9° « le produit de connaissance » : l'étude, action ou évaluation d'organisations humanitaires internationales destinée à rendre l'aide humanitaire plus efficace et efficiente;10° « l'action stratégique » : l'action visant à améliorer le fonctionnement de l'aide humanitaire par l'introduction de changements structurels ou de nouvelles pratiques. CHAPITRE 2. - Organisations subsidiables

Art. 2.§ 1er. La catégorie des ONG humanitaires belges comprend les organisations qui : 1° ont été reconnues par le Ministre comme organisation non gouvernementale;2° ont signé les principes humanitaires du « Code de conduite pour le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et pour les Organisations non-gouvernementales (ONG) lors des opérations de secours en cas de catastrophe »;3° jouissent d'une reconnaissance de leurs normes humanitaires et de gestion en leur qualité d'organisation partenaire d'ECHO ou en étant certifiées par HAP;4° ont effectué au moins une mission humanitaire, financée par un Etat membre de l'Union européenne, ECHO ou un fonds humanitaire international de donateurs, dont la réussite ressort d'une évaluation externe indépendante, au cours des trois années précédant l'année pendant laquelle la subvention est demandée. § 2. La catégorie des ONG humanitaires internationales comprend les organisations qui : 1° ont signé les principes humanitaires du « Code de conduite pour le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et pour les Organisations non-gouvernementales (ONG) lors des opérations de secours en cas de catastrophe » ou sont membres de la FICR;2° jouissent d'une reconnaissance de leurs normes humanitaires et de gestion en leur qualité d'organisation partenaire d'ECHO ou en étant certifiées par HAP;3° ont effectué au moins une mission humanitaire, financée par un Etat membre de l'Union européenne, ECHO ou un fonds humanitaire international de donateurs, dont la réussite ressort d'une évaluation externe indépendante, au cours des trois années précédant l'année pendant laquelle la subvention est demandée. § 3. La catégorie des organisations humanitaires internationales comprend : 1° Alnap;2° HAP;3° la FICR;4° Sphère;5° les organisations reconnues comme organisation partenaire de la coopération multilatérale belge ou jouissant d'une reconnaissance pour leur travail humanitaire en étant membre ou observateur de l'IASC. § 4. La catégorie des organisations qui gèrent les fonds humanitaires internationaux de donateurs comprend : 1° la FICR;2° les organisations reconnues comme organisation partenaire de la coopération multilatérale belge, qui jouissent d'une reconnaissance pour leur travail humanitaire en étant membre ou observateur de l'IASC, et qui gèrent ou cogèrent un fonds avec une autre organisation internationale, afin d'assurer un financement commun de l'aide humanitaire. CHAPITRE 3. - Procédure de subvention

Art. 3.§ 1er. Le Ministre évalue la nécessité de fournir de l'aide humanitaire sur la base de l'analyse des besoins établie par les acteurs humanitaires internationaux reconnus, éventuellement complétée par l'analyse effectuée par des représentations belges ou autres sur le terrain, des ONG humanitaires belges, d'autres organisations internationales humanitaires et des ONG humanitaires internationales.

Dans son analyse, le Ministre peut également utiliser les évaluations des programmes et projets mis en oeuvre. § 2. Sur la base de cette analyse et en tenant compte de l'expertise de la Belgique en ce qui concerne les thèmes et les crises, le Ministre décide quels sont les secteurs et les activités effectivement admissibles à l'obtention de l'aide humanitaire. § 3. Le Ministre décide de l'attribution des contributions aux moyens généraux des organisations internationales humanitaires et des contributions aux fonds humanitaires internationaux de donateurs.

Art. 4.Si le Ministre est d'avis qu'il est nécessaire de fournir une aide humanitaire, il publie un appel à cet effet.

L'appel comprend : 1° la catégorie d'organisations admissible à l'appel;2° l'analyse des besoins et des priorités;3° la zone géographique concernée;4° le budget disponible;5° le type d'actions qui peuvent être subventionnées (projets, programmes ou les deux);6° les modalités de présentation du dossier, de rapportage et de justification;7° le type d'activités humanitaires subventionnées telles que prévues à l'article 29, § 2 de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement;8° les conditions de subvention des projets ou programmes tels que prévus à l'article 30 de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement;9° le montant minimum de la subvention.

Art. 5.§ 1er. Pour pouvoir être subventionné, le programme ou projet prévoit, en plus des conditions prévues à l'article 29 de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, un budget total qui est au moins équivalent au montant prévu à l'article 4, alinéa 2, 9°. § 2. Dans le cadre d'un projet ou d'un programme, le ministre peut autoriser des dons en espèces aux victimes s'ils sont utilisés pour l'achat local de biens qui sont essentiels pour assurer les besoins fondamentaux des victimes.

Art. 6.§ 1er. La demande de subvention pour les programmes et projets comprend les documents suivants : 1° les documents attestant que l'organisation respecte les conditions telles que définies à l'article 2;2° un dossier de financement établi en conformité avec les statuts de l'organisation et les procédures prévues par ces statuts;3° les documents attestant que l'organisation dispose des ressources et des capacités organisationnelles pour garantir l'efficacité du programme ou du projet;4° la stratégie humanitaire de l'organisation;5° la présentation du programme ou du projet, qui démontre que le programme ou le projet répond respectivement aux conditions énoncées à l'article 30, § 1er, et à l'article 30, § 2 de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement;6° le cas échéant, une indication de la façon dont les études, rapports et évaluations découlant du programme ou du projet seront mis à la disposition du public. Outre les documents mentionnés à l'alinéa 1er, les organisations humanitaires internationales présentent le dernier audit externe, réalisé conformément à la procédure prévue dans les statuts de l'organisation. § 2. La demande de subvention pour une contribution aux moyens généraux d'une organisation internationale humanitaire comprend les documents suivants : 1° un aperçu de la stratégie humanitaire de l'organisation et le rapport financier le plus récent approuvé par ses organes de gestion;2° le dernier audit externe réalisé conformément à la procédure prévue dans les statuts de l'organisation. § 3. La demande de subvention pour une contribution à un fonds humanitaire international de donateurs comprend les documents suivants : 1° une vue d'ensemble de la stratégie humanitaire du fonds de donateurs et les procédures pour l'allocation des ressources;2° le dernier audit externe réalisé conformément à la procédure prévue dans les statuts de l'organisation.

Art. 7.Le Ministre statue sur la demande de subvention sur la base des critères suivants : 1° la mesure dans laquelle la demande de subvention répond aux besoins humanitaires définis dans l'analyse visée à l'article 4, alinéa 2, 2° ;2° la qualité et l'analyse coût-bénéfice attendues, en tenant compte des évaluations et des audits précédents;3° si la demande de subvention concerne une proposition de programme ou de projet, la cohérence et l'efficacité de la proposition de programme ou de projet.

Art. 8.§ 1er. La décision du Ministre d'accorder la subvention comporte au moins les informations suivantes : 1° l'organisation subventionnée;2° l'objet de la demande;3° le montant de la subvention et les éventuelles conditions d'affectation spéciales;4° les activités prévues;5° la référence à la convention d'octroi de la subvention pour un programme ou un projet, ou à la notification de l'octroi d'une contribution aux moyens généraux d'une organisation humanitaire internationale ou à un fonds humanitaire international de donateurs. § 2. La convention d'octroi de la subvention pour un programme ou un projet comprend au moins les informations suivantes : 1° la date de début et de fin du programme ou du projet et les modalités de la prolongation;2° les procédures et les modalités d'utilisation et de justification pour l'utilisation de la subvention conformément aux articles 13 et 14 du présent arrêté;3° les procédures et les modalités de traitement des problèmes qui se posent lors de la mise en oeuvre;4° les modalités d'information en cas de fraude ou de corruption active ou passive;5° les éventuels moments de concertation. § 3. La notification de l'octroi d'une contribution aux moyens généraux d'une organisation humanitaire internationale ou d'une contribution à un fonds humanitaire international de donateurs comprend au moins les données suivantes : 1° le montant du financement;2° les modalités d'utilisation de la contribution et de la communication à ce sujet au Ministre;3° les obligations de rapportage;4° les éventuels moments de concertation. CHAPITRE 4. - Allocation de la subvention

Art. 9.En ce qui concerne les programmes des ONG humanitaires belges, le montant de la subvention est payé en trois tranches : 1° une première tranche est payée au début du programme;2° une deuxième tranche est payée après la réception d'un rapport intermédiaire après 9 mois et la preuve que 75 pourcent de la première tranche a été dépensée;3° une troisième tranche, comprenant le solde, est payée après réception du rapport final. En ce qui concerne les programmes des organisations humanitaires internationales, le montant de la subvention est payé en deux tranches : 1° une première tranche est payée au début du programme;2° une deuxième tranche est payée après réception d'un rapport intermédiaire après 9 mois et la preuve que 75 pour cent des dépenses prévues ont été faites dans la première année.

Art. 10.En ce qui concerne les projets, le montant total de la subvention est payé au début du projet.

Art. 11.Les contributions aux moyens généraux des organisations humanitaires internationales et les contributions aux fonds humanitaires internationaux de donateurs sont payées annuellement.

Art. 12.L'expiration d'une accréditation HAP ou d'un partenariat ECHO a pour conséquence l'arrêt du paiement de la subvention. CHAPITRE 5. - Utilisation de la subvention Section 1. - Les ONG humanitaires belges et les ONG humanitaires

internationales

Art. 13.Pour les programmes et projets, l'organisation humanitaire partenaire affecte le subside aux dépenses suivantes : 1° les services, biens, personnels et équipements nécessaires à l'identification, la formulation, l'exécution et la coordination de l'aide humanitaire;2° le monitoring, l'évaluation, l'établissement de rapports;3° les activités de formation et/ou de sensibilisation;4° les produits de connaissance pour l'aide humanitaire;5° les actions stratégiques;6° les frais de structure.

Art. 14.§ 1er. Sauf mention contraire dans l'arrêté d'allocation du subside, les coûts suivants sont des frais de structure : 1° les coûts de préparation du programme ou du projet : a) les frais de l'étude de faisabilité;b) les frais de recherche de partenaires;c) les frais de rédaction de la demande de subside;2° les salaires ou honoraires pour : a) la direction;b) les employés et services administratifs et financiers;c) l'équipe d'entretien;3° les loyers des locaux et bureaux pour le siège;4° les charges et l'entretien des locaux visés au 3°, chauffage, eau, gaz et électricité;5° les frais de téléphone, télécopie, internet et courrier;6° les frais de fournitures de bureau, papeterie, matériel informatique et mobilier de bureau;7° les frais des assurances générales obligatoires;8° les frais de secrétariat social, d'engagement du personnel, et les frais de formation pour le personnel;9° les dépenses qui découlent de la concertation avec le ministre;10° les frais d'audit de l'organisation subsidiée. § 2. Le pourcentage des frais de structure alloués est de maximum 5,5 pourcent.

Les frais de structure sont calculés sur base des dépenses réelles.

Les frais de structure ne sont pas forfaitaires et doivent être justifiés. § 3. Les coûts repris à l'annexe ne peuvent pas être subventionnés. Section 2. - Les organisations humanitaires internationales et

organisations humanitaires internationales qui gèrent des fonds humanitaires internationaux de donateurs

Art. 15.Les organisations humanitaires internationales et les organisations qui gèrent des fonds humanitaires internationaux de donateurs, imputent les frais de structure qui sont établis par leurs organes de gestion. Section 3. - Dispositions communes

Art. 16.§ 1er. Les pièces justificatives qui étayent les coûts sont tenus à la disposition pendant dix ans après la fin du programme ou du projet. § 2. Les subsides sont utilisés conformément aux rubriques budgétaires inscrites dans le programme ou le projet approuvé. § 3. Si la bonne exécution du programme ou du projet le requiert, l'organisation peut déplacer au maximum quinze pourcent du subside entre les rubriques budgétaires générales ou, en ce qui concerne les programmes, entre objectifs spécifiques et pays.

Le Ministre peut autoriser des transferts de crédit dépassant ce pourcentage sur la base d'une demande écrite comportant une justification liée à l'évolution des besoins humanitaires.

Art. 17.§ 1er. L'aide humanitaire est apportée sous la responsabilité de l'organisation subventionnée. Faire appel à des tiers pour la mise en oeuvre de l'aide humanitaire ne porte en aucune manière atteinte à cette responsabilité. L'organisation vérifie si l'aide humanitaire financée est apportée conformément à l'arrêté d'allocation, la convention de subvention ou la notification de l'octroi de la contribution aux moyens généraux de l'organisation humanitaire internationale ou la contribution à un fonds humanitaire international de donateurs. § 2. L'organisation prend les mesures appropriées pour prévenir et remédier aux irrégularités, la fraude, les pratiques de corruption active ou passive. Elle est tenue de faire rapport au Ministre de toute forme de fraude, d'irrégularité ou de pratique de corruption active ou passive à tous les stades de la procédure et pendant la mise en oeuvre de l'aide humanitaire. CHAPITRE 6. - Justification, rapportage et évaluation

Art. 18.§ 1er. Les ONG humanitaires belges présentent un rapport intermédiaire et un rapport final pour justifier l'utilisation de la subvention.

Le rapport intermédiaire comprend les documents suivants : 1° un rapport narratif sur le suivi des objectifs spécifiques et leurs indicateurs qualitatifs et quantitatifs;2° un aperçu des revenus et des dépenses du programme ou du projet par poste budgétaire et par objectif spécifique, à partir des comptes. Le rapport final comprend les documents suivants : 1° un rapport narratif quant à la réalisation des objectifs spécifiques et des indicateurs qualitatifs et quantitatifs;2° les documents visés à l'alinéa 2, 2° ;3° une évaluation finale;4° un rapport d'audit externe. § 2. Les ONG humanitaires internationales présentent les documents suivants pour justifier l'utilisation de la subvention : 1° un rapport intermédiaire qui comprend au moins une mise à jour des indicateurs qui permettent de déterminer dans quelle mesure les résultats sont effectivement atteints;2° un rapport final axé sur les résultats montrant que les résultats énoncés dans la présentation du projet ou du programme ont été atteints et qui comprend au moins les éléments suivants : a) les indicateurs qui permettent d'évaluer dans quelle mesure les résultats ont effectivement été réalisés;b) le nombre de victimes atteintes par l'aide humanitaire avec une indication de leurs besoins et de leur nombre;c) une description détaillée des mesures prises;d) une description détaillée des ressources et des coûts y liés qui ont été déployés;3° un rapport d'audit externe;4° une évaluation externe sur l'utilisation de la subvention. § 3. Les organisations humanitaires internationales et les organisations qui gèrent des fonds humanitaires internationaux de donateurs présentent les rapports et audits sur la mise en oeuvre tels que prévus dans leurs statuts et règlements internes. § 4. A condition qu'elles soient conformes aux dispositions du présent arrêté, l'administration utilise les normes européennes ou internationalement reconnues en matière de rapportage, telles que celles d'ECHO, de IASC ou de Sphère et contrôle sur base du rapportage et de l'évaluation si la subvention a suffisamment été justifiée.

Art. 19.Le Ministre peut, à tout moment, de sa propre initiative, faire effectuer un audit ou une évaluation externe de l'utilisation de la subvention.

L'organisation coopère à l'évaluation de l'aide humanitaire qui a lieu au nom du Ministre, soit dans le pays en développement, soit au siège de l'organisation.

En vue de cette évaluation, elle tient à disposition sa comptabilité ainsi que tout autre document attestant la conformité avec les conditions dans lesquelles la subvention a été accordée. CHAPITRE 7. - Publicité

Art. 20.L'organisation mentionne l'Etat belge comme bailleur de fonds ou co-bailleur dans les communications publiques et dans les relations avec les autorités locales, à condition que cette référence ne puisse pas compromettre la mise en oeuvre d'une action humanitaire impartiale, neutre et indépendante ou ne puisse pas avoir d'impact négatif sur l'accès aux victimes ou sur la sécurité de l'organisation.

Art. 21.L'organisation met les études, rapports et évaluations découlant du programme, du projet, de la contribution aux moyens généraux de l'organisation humanitaire internationale ou de la contribution au fonds humanitaire international de donateurs à disposition du public, comme défini dans la convention de subvention, la notification de l'octroi d'une contribution aux moyens généraux d'une organisation humanitaire internationale ou de l'octroi d'une contribution à un fonds humanitaire international de donateurs, à moins qu'une telle publicité compromette la mise en oeuvre d'une action humanitaire impartiale, neutre et indépendante ou ait un impact négatif sur l'accès aux victimes ou sur la sécurité de l'organisation. CHAPITRE 8. - Disposition abrogatoire

Art. 22.L'arrêté royal du 19 novembre 1996 relatif à l'aide d'urgence et de réhabilitation à court terme en faveur des pays en voie de développement est abrogé. CHAPITRE 9. - Disposition transitoire

Art. 23.Les procédures en cours au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté, pour lesquelles un arrêté ministériel d'octroi de subsides a été pris, se déroulent selon les dispositions de l'arrêté royal du 19 novembre 1996 relatif à l'aide d'urgence et de réhabilitation à court terme en faveur des pays en voie de développement. CHAPITRE 1 0. - Dispositions finales

Art. 24.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit celui de sa publication au Moniteur belge.

Art. 25.Le ministre qui a la coopération au développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 19 avril 2014.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au Développement, J.-P. LABILLE

Annexe Coûts non-subsidiables Les coûts suivants sont non subsidiables : 1° les dépenses liées à la continuité institutionnelle de l'organisation;2° l'audit, sauf l'audit du programme ou projet ou une partie de celui-ci réalisé par l'organisation partenaire pour autant qu'il réponde aux standards internationaux en la matière;3° les frais de représentation, les dépenses pour des activités sociales (comme la fête du travail, Saint Nicolas, Noël), pour des cérémonies et les dépenses apparentées (comme les boissons, réceptions, repas, buffets, cadeaux et hébergement) et pour des festivités;4° les dépenses visant à restreindre la responsabilité personnelle en tant que « bon père de famille »;5° les dépenses liées à une indemnisation en cas de sinistre découlant de la responsabilité civile;6° les frais de services juridiques en vue d'intenter une action judiciaire ou de s'en défendre, à l'exception des actions juridiques visant à protéger les financements humanitaires de la coopération belge dans le cadre de crises humanitaires faisant suite à un conflit;7° les jetons de présence;8° les frais de certifications;9° les dépenses liées à la collecte de fonds;10° les contributions et donations auprès d'autres organisations;11° les frais de services professionnels financiers qui ont pour but d'augmenter les revenus de l'organisation subsidiée;12° les investissements mobiliers ou immobiliers qui ont pour seul but d'augmenter le patrimoine de l'organisation subsidiée et qui ne servent pas directement à la mise en oeuvre du programme ou du projet;13° les créances douteuses, en ce compris les pertes réelles ou estimées résultant de montants irrécupérables et d'autres réclamations ainsi que les frais juridiques liés à leur récupération;14° les déficits d'autres programmes et projets ou les dettes de l'organisation subsidiée;15° toutes les provisions;16° les garanties et cautions; 17° la T.V.A. récupérable ou toute autre taxe récupérable; 18° le matériel d'occasion, sauf lorsque les crises humanitaires limitent les options d'achat dans une mesure telle qu'il s'agit de la seule possibilité;19° toutes les écritures comptables n'entraînant pas un décaissement;20° les coûts opérationnels et de gestion associés à d'autres programmes et projets;21° les contrats de sous-traitance ou de consultance pour des tâches essentielles du programme ou du projet, faisant partie du « core business » de l'organisation subsidiée;22° les factures établies par d'autres organisations pour des produits et services déjà subventionnés;23° la sous-location de toute nature à soi-même;24° la sous-traitance par des contrats de service ou de consultance aux membres du personnel, aux membres du conseil d'administration ou de l'assemblée générale de l'organisation subsidiée; 25° les honoraires de consultance de plus de 500 euros hors T.V.A. par jour effectif de travail; 26° les marchés et achats de plus de 8.500 euros hors T.V.A. pour lesquels aucune offre n'a été demandée; 27° les repas, boissons, snacks, festivités pour des activités qui ne font pas partie du programme ou du projet ou qui ne sont pas nécessaires au programme ou au projet;28° l'achat de boissons alcoolisées, de tabac et de leurs produits dérivés;29° les frais d'assurance et d'entretien de véhicules qui ne sont pas la propriété de l'organisation subsidiée;30° pour les ONG humanitaires belges et les ONG humanitaires internationales, la partie des salaires dépassant les barèmes agréés par l'autorité fédérale ou par une convention collective de travail, et, pour les organisations internationales, la partie des salaires dépassant les barèmes fixés par leurs organes de gestion;31° les avantages extralégaux ne découlant pas d'une convention collective de travail;32° les assurances revenu garanti;33° les soins de santé, sauf les vaccins, non couverts par l'assurance-maladie spécifique;34° les indemnités de préavis pour le délai de préavis non presté;35° les frais de communication générés par des téléphones fixes ou mobiles dont l'abonnement n'est pas établi au nom de l'organisation subsidiée;36° les voyages en business ou première classe et les frais liés à la prolongation de voyages à titre privé;37° les dépenses connexes à l'expatriation (déménagement, prime d'installation, tickets d'avion pour le conjoint et les personnes à charge) pour des contrats de moins de douze mois;38° les formations du personnel n'ayant pas pour but d'améliorer les compétences concernant le programme ou le projet ou n'ayant pas de lien avec l'aide humanitaire;39° les intérêts débiteurs, dont ceux liés à des emprunts;40° les intérêts hypothécaires, les remboursements en capital d'emprunts hypothécaires et le précompte mobilier sur revenu cadastral;41° les dépenses liées à l'acquisition de dons et legs;42° les taxes et impôts;43° les dépenses qui n'ont aucun lien avec l'aide humanitaire. Vu pour être annexé à notre arrêté du 19 avril 2014 relatif à l'aide humanitaire.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au développement, J.-P. LABILLE

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