Arrêté Royal du 26 décembre 2015
publié le 31 décembre 2015
Informatiser la Justice. Oui, mais comment ?

Arrêté royal déterminant les conditions auxquelles des organismes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires

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service public federal interieur et service public federal justice
numac
2015009858
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31/12/2015
prom.
26/12/2015
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http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&c(...)
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fin


Publié le : 2015-12-31 **** : 2015009858

SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE


26 DECEMBRE 2015. - Arrêté royal déterminant les conditions auxquelles des organismes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires


RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que le Gouvernement a l'honneur de soumette à Votre signature vise à déterminer les conditions auxquelles des organismes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires.

Il s'agit de l'exécution de l'article 69 de la loi du 30 mars 1994Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/1994 pub. 07/02/2012 numac 2012000056 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales type loi prom. 30/03/1994 pub. 27/01/2015 numac 2015000029 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer portant des dispositions sociales modifiée par les lois du 21 décembre 1994, du 25 mai 1999, du 22 décembre 2003, du 27 décembre 2006 et du 12 mai 2014.

Par la sixième réforme de l'Etat, les missions des maisons de justice, notamment en ce qui concerne l'exécution des peines, l'accueil des victimes, l'accueil social de première ligne et le ****, sont transférées vers les communautés. Certaines missions sont entre autre **** par le volet «*****» de la loi du 30 mars 1994Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/1994 pub. 07/02/2012 numac 2012000056 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales type loi prom. 30/03/1994 pub. 27/01/2015 numac 2015000029 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer portant des dispositions sociales. L'article 69 de cette loi a donc été modifié en vue d'inclure les communautés dans ce mécanisme de subvention.

Ce projet d'arrêté royal remplace celui du 12 août 1994 déterminant les conditions auxquelles les communes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel civil supplémentaire chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires alternatives et de la prévention de la criminalité et l'accueil en matière de toxicomanie qui, suite aux modifications de l'article 69, est devenu obsolète.

Discussions des articles : CHAPITRE ****. - Définitions L'article 1er définit plusieurs termes repris dans le présent rapport à votre Majesté.

CHAPITRE ****. - Conditions relatives à la conclusion d'une convention L'article 2, § 1 précise comment se met en place une convention entre le Ministre et les organismes intéressés. Conformément à l'avis du Conseil d'Etat, il est spécifié que les missions d'accompagnement ne coïncident pas avec les missions des maisons de justice.

L'article 2, § 2 garantit que les partenariats déjà existants entre des communes et des associations existantes pourront perdurer.

L'article 2, § 3 détermine le contenu de la convention.

CHAPITRE ****. - Finances Section 1re. - Conditions relatives à l'octroi de l'allocation

financière Les articles 3, 4 et 5 définissent les modalités financières relatives à l'octroi de l'allocation financière et relatives à la répartition des crédits. Section 2. - Conditions relatives à l'utilisation de l'allocation

Sous-section 1re. - Affectation de l'allocation L'article 6, en instituant le principe d'une enveloppe globale, traduit la volonté du Gouvernement de rendre les organismes plus autonomes dans la gestion financière de leurs services d'accompagnement. Il traduit en outre le souhait du Gouvernement de garantir la simplification administrative dans le suivi et la mise en oeuvre des conventions.

L'article 7 rappelle et définit les principes d'affectation des crédits, de l'éligibilité et de l'opportunité des dépenses.

L'article 8 nuance le principe de l'enveloppe globale énoncé dans l'article 6 en précisant que des quotas seront fixés pour les frais de personnel, les moyens d'action, et les frais de fonctionnement.

Sous-section 2. - Modalités de paiement L'article 9 précise la manière dont s'exécute la mise en paiement. En vue de la cohérence du traitement administratif et du paiement, et vu le pouvoir général d'exécution du Roi, aucune distinction n'est faite entre le mode de paiement aux autorités locales d'une part et aux associations sans but lucratif et fondations, d'autre part.

L'article 10 doit s'entendre comme la volonté d'instaurer une plus grande clarté dans les modalités de versement de l'allocation et de respecter la logique de contrôle comme condition de clôture du solde. Section 3. - Mécanismes de contrôle de l'allocation financière

Les articles 11 et 12 n'appellent pas de commentaires. CHAPITRE ****. - Evaluation et suivi L'article 13 et 14 précisent à qui il revient d'évaluer les services d'accompagnement en vue de leur reconduction. Conformément à l'avis du Conseil d'Etat, la commission d'évaluation et de suivi n'est pas retenue en raison d'un manque de fondement juridique. La tâche d'évaluation qui était confiée à cette commission sera prise en charge dans le cadre de la concertation locale comme prévu dans l'accord de coopération du 17 décembre 2013 entre l'Etat fédéral et les Communautés relatif à l'exercice des missions des Maisons de justice.

CHAPITRE V. - Dispositions abrogatoire et finales L'article 15 traduit la nécessité que l'ancien cadre réglementaire soit abrogé afin de mettre en place un nouveau qui soit en adéquation avec l'article 69 de la loi du 30 mars 1994Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/1994 pub. 07/02/2012 numac 2012000056 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales type loi prom. 30/03/1994 pub. 27/01/2015 numac 2015000029 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer portant des dispositions sociales modifiée par les lois du 21 décembre 1994, du 25 mai 1999, du 22 décembre 2003, du 27 décembre 2006 et du 12 mai 201 4.

Les articles 16 et 17 n'appellent pas de commentaire.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de la Justice, K. **** Le Vice-Premier **** et Ministre de l'Intérieur, J. JAMBON

26 DECEMBRE 2015. - Arrêté royal déterminant les conditions auxquelles des organismes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires ****, **** des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 108 de la Constitution;

Vu la loi du 1er août 1985Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/08/1985 pub. 15/11/2000 numac 2000000832 source ministere de l'interieur Loi portant des mesures fiscales et autres . - chapitre III, section II. - Traduction allemande fermer "portant des dispositions sociales", article 1er, § 2quater;

Vu la loi du 30 mars 1994Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/1994 pub. 07/02/2012 numac 2012000056 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales type loi prom. 30/03/1994 pub. 27/01/2015 numac 2015000029 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer portant des dispositions sociales, l'article 69, alinéa 1er, 4°, 6e et 7e alinéas, modifié par les lois du 21 décembre 1994 et du 25 mai 1999 et du 12 mai 2014;

Vu l'arrêté royal du 12 août 1994 déterminant les conditions auxquelles les communes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel civil supplémentaire chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires alternatives et de la prévention de la criminalité et l'accueil en matière de toxicomanie modifié par l'arrêté royal du 30 août 1996 et par l'arrêté royal du 30 janvier 2003;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances du 14 septembre 2015;

Vu l'accord du Ministre du Budget du 23 octobre 2015;

Vu l'accord du Conseil des ministres du 30 octobre 2015;

Vu l'analyse d'impact de la réglementation réalisée conformément aux articles 6 et 7 de la loi du 15 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative fermer portant dispositions diverses en matière de simplification administrative;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, article 84, § 1er, 1er alinéa, 2° ;

Vu l'urgence;

Considérant que le transfert des compétences des maisons de justice a été réalisé le 1er juillet 2014;

Sur la proposition du Ministre de la Justice et du Ministre de l'Intérieur, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE ****. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1° Ministre : le Ministre de la Justice;2° Organisme : commune, province, structure de coopération intercommunale, association sans but lucratif et fondation d'utilité publique;3° Service d'accompagnement : l'ensemble des travailleurs dans un organisme, ayant pour mission l'accompagnement d'un travail d'intérêt général, d'une peine de travail, d'une formation ou d'un traitement dans le cadre d'une mesure judiciaire;4° Conférence interministérielle : conférence interministérielle pour les maisons de justice;5° Affectation des crédits : le fait que les crédits alloués sont ventilés par catégories de dépenses, à savoir en frais de personnel, moyens d'action et frais de fonctionnement;6° Dépenses éligibles : les dépenses arrêtées ou encore les dépenses prévues par voie de convention ou d'accord écrit dérogatoires;7° Opportunité des dépenses : le lien pouvant être établi entre la dépense et la réalisation des objectifs prévus par la convention. CHAPITRE ****. - Conditions relatives à la conclusion d'une convention

Art. 2.§ 1er. Les organismes qui en font la demande peuvent bénéficier, dans la limite des crédits disponibles, d'une allocation financière afin de recruter du personnel destiné à l'accompagnement d'un travail d'intérêt général, d'une peine de travail, d'une formation ou pour le traitement dans le cadre d'une mesure judiciaire, pour autant que cet accompagnement ne coïncide pas avec une mission de la maison de justice. L'organisme conclut à cet effet une convention avec le Ministre. § 2. Une province ou une commune peut soit engager directement le personnel soit mettre tout ou partie de ce personnel à disposition d'une association sans but lucratif ou d'une fondation d'utilité publique destiné à l'accompagnement d'une mesure judiciaire. Le cas échéant, les modalités pratiques à propos de cette mise à disposition sont précisées dans la convention. § 3. La convention qui, sous réserve des crédits disponibles est prévue pour une période de 4 ans, contient d'une part les obligations de l'organisme et les objectifs que le service d'accompagnement s'engage à poursuivre tels que définis par le Ministre et d'autre part les droits et obligations du Ministre, ainsi que le montant de l'allocation annuelle octroyée en ce compris le nombre et le niveau de recrutements pour lesquels une intervention financière est octroyée par l'Etat. CHAPITRE ****. - Finances Section 1re. - Conditions relatives à l'octroi

de l'allocation financière

Art. 3.§ 1er. L'octroi de l'allocation financière est subordonné à la conclusion d'une convention entre le Ministre et l'organisme concerné. § 2. Dans la limite des crédits disponibles, cette allocation financière est octroyée à titre d'intervention forfaitaire dans les frais découlant de l'exécution de la convention.

Art. 4.Cette dépense est imputée sur : - l'article budgétaire spécifique, institué en vertu de l'article 1er, § 2quater, alinéa 2, de la loi du 1er août 1985Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/08/1985 pub. 15/11/2000 numac 2000000832 source ministere de l'interieur Loi portant des mesures fiscales et autres . - chapitre III, section II. - Traduction allemande fermer portant des dispositions sociales; - l'article 5, § 2, de la loi du 6 décembre 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/12/2005 pub. 21/12/2005 numac 2005014216 source service public federal mobilite et transports Loi relative à l'établissement et au financement de plans d'action en matière de sécurité routière fermer relative à l'établissement et au financement de plans d'action en matière de sécurité routière.

Art. 5.§ 1er. La répartition des crédits disponibles entre les organismes bénéficiaires est concertée annuellement en conférence interministérielle. Cette répartition est ensuite fixée par un arrêté royal après décision du Conseil des ministres. § 2. En cas de non-respect des conditions prévues par le Ministre, le payement de l'intervention forfaitaire prend fin et le Ministre procède à la récupération partielle voire entière de l'intervention. Section 2. - Conditions relatives à l'utilisation des allocations

Sous-section 1re - Affectation de l'allocation

Art. 6.Les allocations prévues sont octroyées sur le principe d'enveloppes globales annuelles. Cette enveloppe comprend des frais de personnel, des moyens d'action pour des recrutements supplémentaires et des frais de fonctionnement.

Art. 7.L'utilisation de l'allocation est soumise au principe de l'affectation des crédits, de l'éligibilité et de l'opportunité des dépenses.

Art. 8.§ 1er. Les modalités de répartition des crédits au sein de l'enveloppe globale sont fixées par le Ministre lequel détermine les quotas maximum et minimum. § 2. Dans l'enveloppe globale, un transfert des sommes octroyées peut être réalisé entre les frais de personnel d'une part et moyens d'actions et frais de fonctionnement d'autre part et inversement. Ce transfert est équivalant au maximum de la somme des forfaits maximums prévus pour les moyens d'action et les frais de fonctionnement.

Sous-section 2. - Modalités de paiement

Art. 9.A la requête du Ministre, les crédits correspondant à l'allocation annuelle prévue par la convention sont mis à disposition de l'organisme par l'Office national de Sécurité sociale des administrations provinciales et locales.

Art. 10.§ 1er. Sous réserve des crédits disponibles, le versement des allocations dues est réalisé selon un système d'avance/solde dont le pourcentage est calculé selon une base annuelle. § 2. Une avance de 80 % est versée annuellement aux organismes bénéficiaires. § 3. Le solde sera versé annuellement après contrôle approfondi des dépenses introduites par l'organisme. Section 3. - Mécanisme de contrôle des allocations financières

Art. 11.Les organismes justifient annuellement leurs dépenses.

Art. 12.L'administration réalise un contrôle approfondi des pièces constitutives du dossier financier présenté par les organismes. Les modalités de ce contrôle sont fixées par le Ministre. CHAPITRE ****. - Evaluation et suivi

Art. 13.Le Ministre évalue annuellement les services d'accompagnement et les organismes quant au respect de la convention. Il se base à cet effet notamment sur le rapport du service d'accompagnement relatif à ses activités.

Art. 14.Les évaluations sont soumises pour concertation à la conférence interministérielle. CHAPITRE V. - Dispositions abrogatoires et finales

Art. 15.L'arrêté royal du 12 aout 1994 déterminant les conditions auxquelles les communes peuvent bénéficier d'une aide financière pour le recrutement de personnel civil supplémentaire chargé de l'accompagnement de mesures judiciaires alternatives et de la prévention de la criminalité et l'accueil en matière de toxicomanie est abrogé.

Art. 16.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2016.

Art. 17.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à ****, le 26 décembre 2015. **** Par le Roi : Le Ministre de la Justice K. **** Le Vice-Premier **** et Ministre de l'Intérieur, J. JAMBON

ANNEXE 1re Liste des dépenses éligibles I. FRAIS DE PERSONNEL 1. Généralités **** frais de personnel désignent les coûts salariaux ou tout autre frais supportés par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans la convention, en ce compris les primes et les cotisations sociales, dans les limites du forfait octroyé. 1.1. Dépenses acceptées : - Rémunération; - Charges patronales; - Pécule de vacance; - Prime de fin d'année; - Primes bilinguisme; - Indemnités pour prestations irrégulières; - Heures supplémentaires; - Cotisations sociales; - Assurance légale responsabilité civile liée à la mise en activité des agents recrutés; - Indemnités de licenciement lorsque le préavis est presté; - Frais de déplacement pour le trajet domicile - lieu de travail en transport commun - train, tram, bus, métro - et ce à concurrence d'un montant équivalent à l'intervention légale de l'employeur; - Primes syndicales. 1.2. Dépenses refusées : - Indemnités de licenciement lorsque le préavis n'est pas presté; - Frais de secrétariat social; - Frais ou masses d'habillements, frais de matériel et autres frais connexes tel que dédommagements particuliers; - Assurance pension extra légale.

Ne sont pas considérés comme frais de personnel : - les frais liés à des services ponctuels dans le cadre de la mise à l'emploi de travailleurs ALE;

Ceux-ci sont dès lors imputés sur les moyens d'action - les frais liés à la mise en service de prestataires (ex : experts, intervenants lors de colloques/séminaires).

Ceux-ci sont dès lors imputés sur les frais de fonctionnement. 2. PARTICULARITES 2.1. Intervention du Ministre et opportunité du recrutement : Les coûts salariaux relatifs aux personnes dont l'entrée en service ne peut être justifiée par un lien d'opportunité avec la rencontre des objectifs de la convention ne peuvent être pris en charge par celui-ci. 2.2. Intervention du Ministre et statuts : L'intervention du Ministre dans les frais de personnel concerne : L'ensemble du personnel recruté par l'organisme pour l'encadrement des mesures judiciaires telles que définies dans cet arrêté.

Dans ce cas, seuls les forfaits maximum repris ci-après au point 2.3. seront d'application. En aucun cas ceux-ci ne peuvent être dépassés. 2.3. Forfaits d'application : Le recrutement de personnel donne lieu à l'octroi d'une intervention forfaitaire maximale couvrant les charges réelles auxquelles l'organisme est confronté dans le cadre de la mise à l'emploi des travailleurs. Les charges réelles comprennent l'ensemble des frais de mise à l'emploi (salaire, charges patronales et autres), déduction faite des primes (exemple : prime ****/****), allocations (exemple : allocation de travail) ou exonérations (d'une partie des charges patronales par exemple) spéciales liées aux statuts sous lesquels les travailleurs sont recrutés et dont l'organisme a pu bénéficier.

Niveau ****

Intervention maximum/**** **** ****'s /****

Niveau d'engagement ****

Diplôme Diploma


1 - A

Universitaire ****

54.547,28 ****

2+ - B

Supérieur non universitaire **** ****-****

41.892, 71 ****

2 - C

Secondaire supérieur **** ****

35.584, 63 ****

3 - D

Secondaire inférieur ou absence de diplôme **** **** **** **** diploma

31.141,9 ****


2.4. Calcul de l'intervention forfaitaire : critères Pour déterminer le montant de l'allocation financière il est tenu compte : 1° du coût réel du personnel à charge de l'organisme, jusqu'à concurrence des montants forfaitaires prévus au point 2.3.; 2° de la déduction des interventions d'autres instances;3° du montant de l'intervention demandé par l'organisme. Les montants forfaitaires octroyés sont calculés proportionnellement : 1° au régime horaire;2° et au niveau de qualification de l'agent (diplôme).Dans le cas où le niveau d'engagement de l'agent est inférieur au niveau de qualification, seul le niveau d'engagement sera pris en considération pour calculer le montant forfaitaire pris en charge.

Les forfaits ne peuvent en aucun cas être dépassés, excepté application de l'article 27, § 3. 2.5. Remplacement d'un membre du personnel pour cause de maladie ou de congé de maternité ou pour toute autre forme de congé de longue durée : Si un membre du personnel, engagé sur base d'une convention, s'absente pour une longue durée dans le courant de l'année contractuelle (pour cause de maladie, de maternité ou toute autre forme de congé de longue durée), il est possible de procéder au remplacement de celui-ci.

Concernant le calcul de l'intervention forfaitaire, se référer au point 2.4. 2.6. Transition d'un emploi temps plein à un emploi à temps partiel dans le cadre d'une interruption de carrière, d'un congé parental ou de toute une autre circonstance : Le transfert d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel est autorisé dans le courant de l'exercice budgétaire, de même que le fait de pourvoir au poste partiel dégagé.

Concernant le calcul de l'intervention forfaitaire, se référer au point 2.4. ****. MOYENS D'ACTION 1. FRAIS ADMINISTRATIFS **** frais administratifs couvrent à la fois les frais habituels occasionnés par le fonctionnement d'un service d'accompagnement ainsi que les frais de formation et de mission ou dépenses connexes. 1.1. Dépenses acceptées : - le loyer et les charges - eau, gaz, électricité, assurance incendie-vol et chauffage - des locaux du service d'accompagnement hors propriété de l'organisme(1), et ce au prorata de l'occupation du service d'accompagnement; - les frais de séjour lors de colloques, formations, activités,... résidentiels en ****; - les frais liés à la sécurisation des locaux de l'organisme, et ce au prorata de l'occupation des services d'accompagnement. Sont ici concernés les frais liés à l'entretien et l'abonnement aux systèmes ****-effraction; - les fournitures de bureau; - l'acquisition ou le leasing et installation de matériel informatique - (exemple : ****, imprimante, scanner, moniteur, ordinateur portable, graveur **** ****, licences et programmes informatiques, clef ****, ****). - les frais de téléphonie (fixe et mobile); - les frais postaux; - les abonnements et l'achat d'ouvrages spécifiques; - les frais d'entretien des locaux; - les nouveaux contrats de location de photocopieuse, de téléphone-fax;

Ceux-ci ne seront pas renouvelés à leur échéance. - les frais d'entretien liés au fonctionnement des services ou à l'organisation d'activités (ex : détergents, produits vaisselle, matériel d'entretien, papier toilette, sac poubelles...). 1.2. Dépenses refusées - les charges - eau, gaz, électricité et chauffage - des locaux de l'organisme (2) mis à disposition (par l'organisme) du service d'accompagnement; - les frais de parking lors de déplacements extérieurs; - les indemnités de séjour lors de colloques, formations, activités résidentiels/non résidentiels; - les frais de mission à l'étranger (frais d'inscription, transport, hébergement, restauration); - les frais de ****; - la location et l'approvisionnement de système de distribution d'eau (fontaine à eau par exemple); - le matériel ménager (ex : service à verres, services de table, thermos...) et petits électroménagers appartenant à l'organisme (ex : micro-onde, machine à café...); - honoraires et frais d'avocat; - honoraires et frais de justice; - assurance professionnelle légale liée à la mise en activité des agents (celles-ci est prise en charge via les frais de personnel); - les frais de secrétariat sociaux. 1.3. Particularités : Frais de formation : les frais de participation à des journées d'étude ou autres formations peuvent être pris en charge, à la condition que de telles dépenses soient liées à des formations pouvant contribuer à la rencontre des objectifs de la convention.

Un forfait maximum de 1000 € par équivalent temps plein pourra ainsi être pris en charge sur la convention aux conditions susmentionnées et sous réserve de leur justification par une attestation du Receveur communal/Directeur financier de la commune ou du responsable de l'organisme. 2. FRAIS DE DEPLACEMENT 2.1. Généralités Seuls les frais de déplacement du personnel engagé dans le cadre de la convention **** par le Ministre, et nécessaires à la rencontre des objectifs de la convention peuvent être imputés sur le budget alloué. **** frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne peuvent entrer en ligne de compte, ceux-ci sont à imputer sur les frais de personnel. 2.2. Particularités Les déplacements du personnel de la convention, à l'exclusion des frais inhérents au trajet domicile - lieu de travail, qui ont lieu dans le cadre de la réalisation d'objectifs de la convention peuvent être pris en charge par celle-ci et seront alors imputés sur les frais de déplacement. 2.2.1. Dépenses acceptées : 2.2.1.1. Véhicules acquis dans le cadre de la convention et mis à la disposition exclusive du service d'accompagnement - les frais de carburant des véhicules (carte essence); - les frais d'assurance des véhicules; - les frais d'entretien des véhicules; - les frais de réparation des véhicules; - la taxe d'immatriculation; - la taxe annuelle de circulation; - les frais de contrôle technique.

Une déclaration d'utilisation exclusive des véhicules concernés signée par le Receveur communal/Directeur financier de la commune, ou par le responsable de l'organisme devra être annexée au dossier financier, sous peine de non prise en charge des frais énumérés. 2.2.1.2. Véhicules non acquis dans le cadre de la convention mais mis à la disposition exclusive du service d'accompagnement - les frais de carburant des véhicules (carte essence); - les frais d'assurance des véhicules; - les frais d'entretien des véhicules; - la taxe annuelle de circulation; - les frais de contrôle technique.

Une déclaration d'utilisation exclusive des véhicules concernés signée par le Receveur communal/Directeur financier de la commune, ou par le responsable de l'organisme devra être annexée au dossier financier, sous peine de non prise en charge des frais énumérés. 2.2.1.1. Véhicules non acquis dans le cadre de la convention et mis à la disposition non exclusive du service d'accompagnement - les frais de carburant des véhicules (carte essence) au prorata de l'utilisation propre du service d'accompagnement; - les frais d'assurance des véhicules au prorata de l'utilisation propre du service d'accompagnement.

Sous peine de non prise en charge des frais énumérés, une déclaration signée par le Receveur communal/Directeur financier de la commune, ou par le responsable de l'organisme, devra être annexée au dossier financier attestant que les frais renseignés sont effectivement bien liés à des missions réalisées dans le cadre de la convention. 2.2.1.2. Autres **** frais de déplacement remboursés au personnel ou titres de transport à charge de l'organisme au titre d'intervention dans les frais de déplacement du personnel : - à la condition que l'emploi du personnel soit financé par la convention; - selon le principe d'un forfait annuel maximum prévu au tableau ci-dessous; - sur présentation d'une demande d'intervention forfaitaire signée par le Receveur communal/Directeur financier de la commune ou du responsable de l'organisme, et précisant le nom du travailleur et le montant imputé sur la convention.

Intervention forfaitaire/an **** ****/****

Régime horaire ****

1/3

1/2

2/3

3/4

4/5

1/1

500

750

1 000


2.2.2. Dépenses refusées : - les frais d'entretien et de réparation des véhicules non acquis dans le cadre de la convention, lorsque le véhicule n'est pas mis à disposition exclusive au service d'accompagnement; - les frais d'assurance, d'entretien et de réparation des véhicules personnels des agents, utilisés lors de déplacements dans l'exercice de leur fonction; - frais de nettoyage et d'entretien des véhicules (ex. car ****); - les indemnités diverses versées aux travailleurs, au titre d'intervention de l'employeur en matière de transport individuel ou en commun hors mission (ex : indemnités vélos, intervention dans les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail). 3. INVESTISSEMENTS 3.1. Généralités Les investissements sont les dépenses qui ont une valeur unitaire d'au moins 500 euros et dont l'objet a une durée d'utilisation estimable de plus d'un an.

Les énumérations suivantes ne peuvent être considérées comme exhaustives. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou qui ne figurent pas dans le présent inventaire. 3.2. Particularités 3.2.1. Dépenses acceptées : - l'acquisition ou le leasing et installation de matériel informatique - (exemple : ****, imprimante, scanner, moniteur, ordinateur portable, graveur **** ****, licences et programmes informatiques, clef ****, ****). Ces dépenses respecteront un principe d'amortissement de minimum 3 ans; - l'acquisition de mobilier de bureau pour le service d'accompagnement. Ces dépenses respecteront un principe d'amortissement de minimum 5 ans; - l'acquisition et l'installation de système de sécurisation pour le service d'accompagnement et/ou les locaux décentralisés (ex : mesures mécaniques de sécurisation, système d'alarme), hors propriété de l'organisme (3), et ce au prorata de l'occupation des services d'accompagnement financés dans le cadre de la convention; - l'acquisition de matériel de promotion (exemple : présentoir pour brochures); - l'acquisition de voiture par le service d'encadrement sur le terrain, destinée au déplacement des prestataires. 3.2.2. Dépenses refusées : - l'acquisition de bâtiments; - la transformation ou rénovation de bâtiments (exemples : achat et/placement de sanitaire, de système de chauffage central, de lignes de téléphone, de revêtement de sol, de tentures/stores ou remplacement du toit, de châssis); - l'acquisition d'appareils électroménagers; - l'acquisition et installation de photocopieuse(s); - l'acquisition, installation, réparation et entretien de matériel de télé/radio-communication (centrale téléphonique, **** et kit voiture, téléphone fixe, modem internet). 3.3. Autres Un montant forfaitaire maximum de € 2.500 peut être accordé par équivalent temps plein sur base de la convention. ****. FRAIS DE FONCTIONNEMENT **** frais de fonctionnement sont les frais qui ont pour but de soutenir la mise en oeuvre des mesures judiciaires.

Les énumérations suivantes ne doivent pas être considérées comme exhaustives. Une certaine marge de manoeuvre est acceptée afin de pouvoir accepter ou refuser certaines dépenses qui ne se trouvent pas dans la liste. 1. Généralités - La location et l'achat de matériel permettant soutenir l'accompagnement d'un travail d'intérêt général, d'une peine de travail, d'une formation ou d'un traitement dans le cadre d'une mesure judiciaire comme par exemple l'achat de matériel de travail, de matériel éducatif,... - la réalisation, diffusion de matériel de sensibilisation ou autre dépense liée à l'organisation d'actions de sensibilisation de publics cibles; - la réalisation et la publication de dépliants et de brochures; - la location de salles pour l'organisation d'événements; - la location de matériel de démonstration pour l'organisation d'événements; - la location de moyens de transport dans le cadre d'une activité; - l'entretien et les réparations du matériel acquis par l'organisme; - les assurances responsabilité civile (****) liées à l'organisation d'activités dans le cadre de la convention; - les frais de réception (**** et frais afférant à l'organisation de la réception, comme par exemple la location de salle, les prestations...) lors d'activités ou de festivités menées dans le cadre des objectifs de la convention; en ce qui concerne cette catégorie de frais, une grande modération s'impose et les justificatifs devront être accompagnés d'une note explicative. 1.2. Dépenses refusées : - le loyer des locaux mis à disposition par l'organisme et dont celui-ci est propriétaire; - les charges - eau, gaz, électricité et chauffage - des locaux de l'organisme (4) mis à disposition (par l'organisme) du service d'accompagnement, et ce au prorata de l'occupation des services d'accompagnement financés par le Ministre dans le cadre de la convention; - la location du matériel de l'organisme (exemples : matériel de bureau, informatique, audio-visuel, photocopieuse...) mis à disposition du service d'accompagnement; - les frais d'entretien des locaux du service d'accompagnement mis à disposition par l'organisme sauf s'il a été nécessaire de faire appel à des services d'entreprises extérieurs. Dans ces derniers cas, une note explicative s'impose; - la facturation des heures **** par du personnel hors convention; - le rafraîchissement des locaux (exemples : papier peint, peinture); - les frais de pharmacie; - les frais de représentation et de restauration; - les frais de **** lors de réunions internes ou dans le cadre de l'accueil du public; - l'achat de boissons alcoolisées; - les frais auxquels l'organisme est exposé en vue de garantir la conformité des installations ****-incendie et frais liés à la prévention incendie. - l'amortissement des investissements Un forfait maximum de € 500 par équivalent temps plein pourra ainsi être pris en charge sur la convention aux conditions susmentionnées et sous réserve de leur justification par une attestation du Receveur communal/Directeur financier de la commune ou du responsable de l'organisme. **** frais de fonctionnement qui ont une valeur unitaire d'au moins € 500 doivent être amortis. Le principe d'un montant d'amortissement annuel de maximum € 500 par équivalent temps plein doit être respecté.

Ces dépenses respecteront les principes d'amortissement en vigueur. ****. MODALITES PARTICULIERES EN CAS DE MISE A DISPOSITION DU PERSONNEL A UNE **** OU UNE FONDATION D'UTILITE PUBLIQUE En cas de mise à disposition du personnel recruté par un organisme public à une **** ou une fondation d'utilité publique, les dépenses en moyens d'action et en frais de fonctionnement leur incombant sont couvertes par l'allocation financière. **** frais sont remboursés par l'organisme à **** ou la fondation concernée. Celle-ci fournit à l'organisme les pièces justificatives et preuves de paiement relatives à ces dépenses, lesquelles sont jointes au dossier financier introduit par l'organisme.

L'organisme reste responsable de la présentation et de la motivation du dossier financier vis-à-vis de l'autorité ****. _______ Notes (1) Par propriété de l'organisme il faut entendre toute propriété immobilière entrant directement dans le patrimoine de l'organisme (2) Par bâtiments ou locaux de l'organisme il faut entendre toute propriété immobilière entrant directement dans le patrimoine de l'organisme (3) Par propriété de l'organisme il faut entendre toute propriété immobilière entrant directement dans le patrimoine de l'organisme (4) Par bâtiments ou locaux de l'organisme il faut entendre toute propriété immobilière entrant directement dans le patrimoine de l'organisme. Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 26 décembre 2015.

Le Ministre de la Justice, K. ****

ANNEXE 2 PIECES A METTRE A DISPOSITION OU A INTRODUIRE DANS LE CADRE DU DOSSIER FINANCIER GENERALITES Doit être joint au dossier financier l'Extrait de la délibération communale ou l'attestation produite par le responsable de l'organisme: - approuvant le montant total des dépenses justifiées dans le cadre du subside; - attestant que les dépenses présentées ont bien été réalisées dans le cadre de la mise en oeuvre de la convention.

Dans tous les cas, la délibération ou l'attestation doivent être préalables à l'introduction du dossier financier, sous peine de ne pas être prise en compte.

A. Frais de Personnel Généralités Toute modification dans la composition du personnel (engagement de personnel pendant l'année de référence, départ volontaire ou licenciement), doit être signalée au moyen du formulaire prévu par l'administration, à transmettre dès que celle-ci a lieu. Les documents suivants doivent être joints à ce formulaire: • Une copie du procès-verbal de la décision du Conseil communal traitant de la nomination du personnel; • Une copie du/des contrat(s) de travail; • Une copie du/des diplôme(s) requis; • Une copie de la notification de la date de fin de contrat d'emploi (en cas de départ volontaire ou de licenciement).

Pour chaque membre du personnel ayant travaillé dans le service d'accompagnement, un formulaire spécifique doit être envoyé, selon le modèle défini par l'administration.

Un état récapitulatif des paiements mensuels (document dans lequel figure l'identité du travailleur, ainsi que le coût salarial mensuel, le nombre de jour payés de celui-ci pour toute la période durant laquelle il a été employé), est annexé au formulaire pour chaque personne engagée sur base de la convention.

B. Moyens d'action Généralités Toute dépense soumise est accompagnée d'une pièce justificative.

Il convient aussi de joindre au dossier une copie du bon de commande et/ou une copie de la décision du Conseil communal ou du Collège ou du responsable de l'organisme et/ou de toute pièce justifiant de la date de l'engagement budgétaire.

En outre, chaque dépense est accompagnée de sa preuve de paiement.

Particularités 1. Frais de déplacement Véhicules acquis dans le cadre de la convention et mis à la disposition exclusive du service d'accompagnement : 1° Carte carburant : facture du fournisseur avec l'identification du véhicule;2° Une déclaration d'utilisation exclusive des véhicules concernés signée par le Receveur communal ou le responsable de l'organisme devra être annexée au dossier financier;3° Factures et quittances liées à l'immatriculation, la taxe de circulation et au contrôle technique;4° Factures relatives à l'entretien et la réparation;5° Copie du contrat d'assurance ainsi primes (déclarations de créance de l'assureur). Véhicules non acquis dans le cadre de la convention mais mis à la disposition exclusive du service d'encadrement: 1° Carte carburant : facture du fournisseur avec l'identification du véhicule ;2° Une déclaration d'utilisation exclusive des véhicules concernés signée par le Receveur communal ou le responsable de l'organisme devra être annexée au dossier financier;3° Factures et quittances liées à la taxe de circulation et au contrôle technique;4° Factures relatives à l'entretien;5° Copie du contrat d'assurance ainsi primes (déclarations de créance de l'assureur). Véhicules non acquis dans le cadre de la convention et mis à la disposition non exclusive du service d'encadrement : 1° Carte carburant : facture du fournisseur avec l'identification du véhicule;2° Une déclaration signée par le Receveur communal ou le responsable de l'organisme devra être annexée au dossier financier attestant que les frais renseignés sont effectivement bien liés à des missions réalisées dans le cadre de la convention et attestant du prorata à appliquer;3° Copie du contrat d'assurance ainsi que des primes (déclarations de créance de l'assureur). Forfait applicable au personnel: Demande d'intervention forfaitaire signée par le Receveur communal ou par le responsable de l'organisme précisant - le nom du travailleur; - le montant du forfait justifié en vue de l'intervention de la Justice; - et confirmant que ces frais de déplacement ont été réalisés dans le cadre des missions assurées par le travailleur en lien avec la convention; 2. Remplacement de matériel volé Copie du procès-verbal établi par la police dans le cadre de la déclaration de vol. Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 26 décembre 2015.

Le Ministre de la Justice, K. ****

Pour la consultation du tableau, voir image


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Publié le : 2015-12-

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