29 MAI 2016. - Arrêté royal portant réorganisation de la Commission Permanente de l'Etat Civil

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à Votre Majesté a pour objet, par une réorganisation de la Commission Permanente de l'Etat Civil, de confirmer officiellement et publiquement le rôle de cette Commission, de lui donner une plus grande notoriété et d'en améliorer le fonctionnement.

La Commission Permanente de l'Etat Civil est un organe consultatif, institué par arrêté ministériel du 20 juin 1949, qui a pour mission, d'office ou à la demande du ministre de la Justice, d'examiner et d'émettre un avis motivé sur toute question en rapport avec le rôle des officiers de l'état civil ou la rédaction de leurs actes, relative à la législation en matière d'état des personnes, au fonctionnement de l'état civil et à l'application des législations étrangères.

Actuellement, sur la base d'un arrêté ministériel du 7 juillet 1995, la Commission Permanente de l'Etat Civil se compose de 21 personnes (20 membres et 1 secrétaire) : - 2 représentants du SPF Justice ; - 2 représentants du SPF Affaires étrangères ; - 7 magistrats de parquet ; - 8 représentants des officiers de l'état civil ; - 1 représentant de l'Union des villes et communes belges ; - 1 secrétaire (SPF Justice).

Seuls cinq de ces 21 membres sont encore en fonction. Des remplaçants ont été désignés pour les autres membres, mais l'arrêté ministériel n'a plus été adapté depuis 1995.

La composition de la Commission Permanente de l'Etat Civil a, depuis l'institution de celle-ci, été modifiée à dix reprises, toujours par voie d'arrêté ministériel. Les membres sont en effet cités nommément dans l'arrêté ministériel. Si un membre ne peut plus exercer sa fonction au sein de la Commission Permanente de l'Etat Civil, p. ex. en raison d'un changement de fonction, d'une mise à la retraite ou en cas de décès... l'arrêté ministériel doit chaque fois être adapté.

Jusqu'en 2007, la Commission était encore occasionnellement convoquée de manière ad hoc, mais dans une composition modifiée et restreinte incluant des représentants du SPF Justice, du SPF Affaires étrangères, les officiers et agents de l'état civil, les différentes associations des villes et communes et le parquet.

Depuis son institution, la Commission Permanente de l'Etat Civil a fourni un travail important et efficace. Ses avis se sont révélés extrêmement utiles pour les ministres de la Justice successifs dans le cadre de la réalisation de la nouvelle législation relative à l'état civil et du droit de la famille. Ses avis se sont en outre avérés indispensables pour l'application pratique de cette législation par les officiers de l'état civil.

Néanmoins, depuis la mise en place de la Commission Permanente de l'Etat Civil, la matière que constitue l'état civil et surtout l'état des personnes a connu des modifications radicales et est en pleine évolution. Les demandes concernant cette matière se sont dès lors multipliées.

Par ailleurs, les officiers et agents de l'état civil se sont entre-temps constitués en associations représentatives. La `Vlaamse Vereniging voor ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand' (Vlavabbs) a été créée en 1983 en tant que porte-parole et groupe d'intérêt des services communaux de l'état civil. Du côté francophone et germanophone, ce rôle a été confié au `Groupement des Agents Population Etat Civil' (Gapec), créé en 2010. Le GTI 19 réunit depuis 1989 les chefs de service des services population et état civil des communes de Bruxelles.

La transformation de la Commission Permanente de l'Etat Civil n'a malheureusement pas suivi le rythme de ces évolutions. Au contraire, elle a progressivement réduit ses activités, au point qu'elle n'a même plus été convoquée ces dernières années. La Commission Permanente de l'Etat Civil s'est réunie pour la dernière fois le 7 février 2007.

C'est pourquoi il est jugé utile aujourd'hui de la réorganiser.

La Commission Permanente de l'Etat Civil contribue au bon fonctionnement de l'état civil et à la bonne application pratique de la législation relative à l'état des personnes et des législations étrangères. Elle constitue dès lors pour le pouvoir exécutif fédéral un organe consultatif approprié contribuant à la réalisation d'une législation de qualité en la matière et de directives d'application claires pour les praticiens dans ce domaine. Il est essentiel que cette Commission soit réorganisée et adaptée au paysage actuel de l'état civil vu qu'elle est un organe indispensable qui, avec ses connaissances et son expertise, se tient à la disposition du gouvernement.

Examen des articles Les différentes dispositions contenues dans le présent projet d'arrêté royal précisent les missions, la composition et le mode de fonctionnement de la Commission Permanente de l'Etat Civil.

L'arrêté royal est divisé en trois chapitres. Le chapitre 1er porte sur la réorganisation et la mission de la Commission Permanente de l'Etat civil. Le chapitre 2 traite de sa composition. Son mode de fonctionnement est réglé au chapitre 3. Les dispositions finales constituent le chapitre 4. CHAPITRE 1er. - Réorganisation et mission Article 1er Afin de souligner la relation de continuité avec la Commission Permanente de l'Etat Civil instituée en 1949, il est précisé que le projet d'arrêté réorganise cette Commission.

Article 2 L'article 2 définit la mission de la Commission Permanente de l'Etat Civil. Ses tâches sont celles fixées dans l'arrêté ministériel du 20 juin 1949.

Article 3 L'article 3 précise que la présidence de la Commission Permanente de l'Etat Civil est assurée par le président, le Directeur général de la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice. En son absence, celui-ci désigne un remplaçant. Ce remplaçant est un représentant de la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice.

Article 4 L'article 4 fixe la composition de la Commission. La composition respecte pour l'essentiel les principes sur lesquels se fondait la composition initiale prévue par l'arrêté ministériel du 20 juin 1949.

Cela signifie qu'il est prévu une représentation du SPF Justice, du SPF Affaires étrangères, des officiers de l'état civil et du ministère public.

La grande différence réside dans le fait que les membres ne sont plus nommément cités dans l'arrêté royal. La Commission Permanente de l'Etat Civil se compose à présent de représentants des organisations concernées désignés par celles-ci.

L'Union des villes et communes belges est représentée au sein de la Commission Permanente de l'Etat Civil depuis 1992. En outre, des associations régionales de villes et communes ont entre-temps été créées : `la Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten', l`Union des Villes et Communes de Wallonie' et l'`Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale-Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest'.

Etant donné que les officiers et agents de l'état civil sont représentés au travers des associations Vlavabbs, Gapec et le GTI 19 et afin de transformer la Commission Permanente de l'Etat Civil en une commission opérationnelle limitée, les différentes associations de villes et communes ne seront pas membres permanents de la Commission Permanente de l'Etat Civil. Elles pourront toutefois assister la Commission Permanente de l'Etat Civil en qualité d'experts si la Commission Permanente de l'Etat Civil les y invite. Cela peut être le cas si un point à l'ordre du jour concerne ou a un impact sur l'organisation des services communaux.

Pour permettre à la Commission Permanente de l'Etat Civil de disposer de toutes les informations nécessaires à ses travaux, celle-ci est en effet habilitée à inviter des délégués d'autres autorités que celles représentées en son sein et à associer à ses travaux toute personne dont la collaboration est jugée utile.

Le SPF Intérieur, qui n'a aucune compétence en matière d'état civil, peut également être invité en qualité d'expert si la Commission Permanente de l'Etat Civil l'estime nécessaire. En effet, les registres de la population et le registre national contiennent eux aussi des données sur l'état des personnes. Ainsi, depuis le 1er janvier 2015, des informations concernant la filiation figurent dans ces registres. Par ailleurs, certaines questions peuvent avoir un lien avec la réglementation en matière de séjour : mariages simulés, cohabitations légales de complaisance, reconnaissances frauduleuses de paternité... Pour toutes ces raisons, la Commission Permanente de l'Etat Civil peut, dans certains cas, juger nécessaire de se faire informer ou assister par le SPF Intérieur.

Enfin, la Commission Permanente de l'Etat Civil peut toujours inviter d'autres experts si elle le juge utile.

Les autorités et associations représentées sont également chargées de désigner un suppléant. Celui-ci remplace le membre empêché de prendre part à une réunion de la Commission Permanente de l'Etat Civil.

L'absence d'un membre à une réunion peut, en effet, entraver le bon fonctionnement de la Commission. CHAPITRE 3. - Fonctionnement Articles 5-10.

La Commission Permanente de l'Etat Civil pourra rendre ses avis de deux manières différentes : par une consultation électronique ou pendant la réunion. La Commission Permanente de l'Etat Civil se réunira au moins deux fois par an.

Pour parvenir à un avis, le président essaie d'atteindre un consensus entre les membres. En l'absence de consensus, les différentes opinions des membres seront reprises dans l'avis.

La Commission Permanente de l'Etat Civil et son président sont assistés par un secrétariat dont le rôle est assuré par la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice. Le secrétariat accomplit des tâches d'ordre administratif.

La Commission Permanente de l'Etat Civil établira un règlement d'ordre intérieur contenant des modalités relatives à son fonctionnement.

Article 11.

Le mandat de membres de la Commission Permanente de l'Etat Civil est non rémunéré et les membres ne perçoivent par conséquent aucun jeton de présence. Toutefois, les membres qui n'appartiennent pas à une administration publique, à un service public ou à l'Ordre judiciaire ont droit au remboursement de leurs frais de parcours et de séjour.

Dans les faits, seuls les frais de parcours seront remboursés. Les réunions dureront une demi-journée, ce qui évitera aux participants des frais de logement.

Les frais de fonctionnement du secrétariat restent, comme c'était déjà le cas en 1949, à charge du SPF Justice. CHAPITRE 4. - Dispositions abrogatoires et finales (articles 12 et 13) Ce chapitre contient les dispositions abrogatoires et finales et n'appelle aucun commentaire complémentaire.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, K. GEENS

CONSEIL D'ETAT section de législation Avis 58.881/2 du 8 mars 2016 sur un projet d'arrêté royal "portant réorganisation de la Commission Permanente de l'Etat Civil" Le 28 janvier 2016, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Ministre de la Justice à communiquer un avis, dans un délai de trente jours prorogé jusqu'au 11 mars 2016 (*), sur un projet d'arrêté royal "portant réorganisation de la Commission Permanente de l'Etat Civil".

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 8 mars 2016. La chambre était composée de Pierre VANDERNOOT, président de chambre, Luc DETROUX et Wanda VOGEL, conseillers d'Etat, et Anne-Catherine VAN GEERSDAELE, greffier.

Le rapport a été rédigé par Xavier DELGRANGE, premier auditeur chef de section et Pauline LAGASSE, auditeur adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre VANDERNOOT. L'avis, dont le texte suit, a été donné le 8 mars 2016.

La Commission Permanente de l'Etat Civil, dont la réorganisation est prévue par le projet, ne dispose que d'une compétence d'avis et sa consultation est facultative.

Vu leur portée réduite, de tels arrêtés, organisant des commissions simplement consultatives, dont la consultation n'est elle-même pas obligatoire, constituent des actes d'administration intérieure qui ne revêtent pas le caractère de généralité requis pour qu'ils puissent être qualifiés d'arrêtés réglementaires au sens où s'entendent ces termes dans l'article 3, § 1er, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973. (1) Le projet ne doit, dès lors, pas être soumis à l'avis de la section de législation.

Le greffier, Anne-Catherine VAN GEERSDAELE Le président, Pierre VANDERNOOT _______ Notes (*) Par une lettre du Ministre du 11 mars 2016, reçue par le Conseil d'Etat, le 14 mars 2016. (1) F.-M. REMION, « La compétence de la section de législation du Conseil d'Etat suivant sa jurisprudence », R.J.D.A., 1957, pp. 161 à 181, spéc. p. 166 ; Ch. HUBERLANT, note d'observations sous l'arrêt Holemans, n° 869, du 8 mai 1951, R.J.D.A., 1951, pp. 244 à 255 ; voir par exemple, à titre de précédents, les avis 22.462/2 donné le 9 juin 1993 sur un projet d'arrêté royal "portant création du Comité consultatif de l'incendie" et 24.465/2 donné le 4 mai 1995 sur le projet devenu l'arrêté royal "portant création d'un comité de consultation interprovincial et de comités provinciaux de consultation du personnel employé à temps réduit à la protection civile".

29 MAI 2016. - Arrêté royal portant réorganisation de la Commission Permanente de l'Etat Civil PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 108 de la Constitution;

Vu l'arrêté ministériel du 20 juin 1949 instituant une Commission Permanente de l'Etat civil;

Vu l'arrêté ministériel du 7 juillet 1995 modifiant la composition de la Commission Permanente de l'Etat Civil;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 4 novembre 2015;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 18 décembre 2015;

Vu l'avis n° 58.881/2 du Conseil d'Etat, donné le 8 mars 2016, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Réorganisation et mission

Article 1er.La Commission Permanente de l'Etat Civil, créée par arrêté ministériel du 20 juin 1949 est réorganisée selon les modalités fixées ci-après.

Art. 2.La Commission Permanente de l'Etat Civil, ci-après dénommée "la Commission", a pour mission, d'initiative ou à la demande du Ministre de la Justice, d'examiner et, le cas échéant, d'émettre un avis sur toute question en rapport avec : - le rôle et les tâches des officiers de l'état civil, en particulier la rédaction des actes de l'état civil, - la législation en matière de l'état des personnes, en ce compris les aspects de droit international privé, - le fonctionnement de l'état civil, - l'application des législations étrangères. CHAPITRE 2. - Composition

Art. 3.La Commission est présidée par le Directeur général de la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice.

En l'absence du président, la Commission est présidée par un représentant de la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice, désigné par le président.

Art. 4.§ 1er. Outre son président, la Commission est composée de : - un représentant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ; - un représentant de la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice ; - un représentant de Vlavabbs (Vlaamse Vereniging van Ambtenaren en Beambten Burgerlijke Stand) ; - un représentant de Gapec (Groupement des Agents Population Etat Civil) ; - un représentant du GTI 19 (Groupe de Travail et d'Information des Responsables des Services de Population et d'Etat civil des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale) ; - un représentant du Collège du ministère public. § 2. Les autorités et associations visées au paragraphe 1er désignent les membres effectifs et suppléants les représentant de manière permanente.

Le membre empêché est remplacé par son suppléant. § 3. Chaque membre peut être assisté par un expert-membre consultatif. § 4. La Commission peut être assistée par des experts non-membres de la Commission, notamment des représentants du Service public fédéral Intérieur et des Unions des villes et communes. CHAPITRE 3. - Fonctionnement

Art. 5.Les avis sont établis lors des réunions ou après consultation par voie électronique des membres.

Art. 6.La Commission se réunit au moins deux fois par an, sur convocation de son président.

Art. 7.Les avis de la Commission sont adoptés par consensus des membres. A défaut de consensus, l'avis reprend les différentes opinions.

Art. 8.Le secrétariat de la Commission est assuré par la Direction générale Législation, libertés et droits fondamentaux du Service public fédéral Justice.

Art. 9.Le secrétariat de la Commission accomplit les tâches administratives suivantes : - rédiger le projet d'ordre du jour des réunions, - convoquer les membres aux réunions, - rédiger le rapport des réunions, - la publication des avis, lorsque la Commission estime que la publication est nécessaire, - assurer l'archivage des rapports de réunions.

Art. 10.Le siège de la Commission est établi auprès du Service public fédéral Justice.

Art. 11.Pour autant qu'ils n'appartiennent pas à une administration publique, à un organisme d'intérêt public ou à l'Ordre Judiciaire, les membres de la Commission ainsi que les experts ont droit au remboursement des frais de parcours et de séjour dans les conditions et suivant les taux établis pour le personnel des services publics fédéraux. Ils sont à cet effet assimilés à des fonctionnaires de classe A3.

Ces indemnités et les frais de fonctionnement du secrétariat sont à charge du budget du Service public fédéral Justice. CHAPITRE 4. - Dispositions abrogatoire et finale

Art. 12.Sont abrogés : 1° l'arrêté ministériel du 20 juin 1949 instituant une Commission Permanente de l'Etat civil ;2° l'arrêté ministériel du 7 juillet 1995 modifiant la composition de la Commission Permanente de l'Etat civil.

Art. 13.Le Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 29 mai 2016.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS