Arrêté Royal du 31 juillet 2020
publié le 11 septembre 2020
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Arrêté royal portant approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance

source
service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie
numac
2020042883
pub.
11/09/2020
prom.
31/07/2020
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Numac : 2020042883

SERVICE PUBLIC FEDERAL ECONOMIE, P.M.E., CLASSES MOYENNES ET ENERGIE


31 JUILLET 2020. - Arrêté royal portant approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance


PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 22 février 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/02/1998 pub. 28/03/1998 numac 1998003158 source ministere des finances Loi fixant le statut organique de la Banque Nationale de Belgique fermer fixant le statut organique de la Banque nationale de Belgique, article 12bis ;

Vu la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, les articles 76 et 588, § 1er, 2° ;

Vu la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer relative aux assurances, article 14 ;

Sur la proposition de la Ministre de l'Economie et des Consommateurs, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement de la Banque nationale de Belgique relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le ministre qui a l'Economie dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 31 juillet 2020.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de l'Economie et des Consommateurs, N. MUYLLE Annexe à l'arrêté royal du 31 juillet 2020 portant approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance Règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance La Banque nationale de Belgique, Vu la loi du 22 février 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/02/1998 pub. 28/03/1998 numac 1998003158 source ministere des finances Loi fixant le statut organique de la Banque Nationale de Belgique fermer fixant le statut organique de la Banque nationale de Belgique, article 12bis ;

Vu la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, les articles 76 et 588 ;

Vu la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer relative aux assurances, article 14 ;

Vu la concertation avec la FSMA et avec l'union professionnelle des entreprises d'assurance et de réassurance, Assuralia, Arrête : Section Ire. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par : 1° Banque : la Banque nationale de Belgique;2° conservation électronique : stockage sur un support numérique, photographique, microphotographique, magnétique ou optique ;3° documents d'assurance ou de réassurance : tous les documents relatifs aux activités des entreprises d'assurance ou de réassurance correspondant aux originaux.Ceci inclut notamment (i) les contrats d'assurance ou de réassurance (polices et avenants), (ii) les courriers envoyés aux preneurs d'assurance par ces entreprises et (iii) les reportings prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance aux fins du contrôle prudentiel et (iv) les reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer relative aux assurances ; 4° EEE : Espace Economique Européen ;5° entreprises d'assurance ou de réassurance : les entreprises d'assurance ou de réassurance de droit belge au sens de l'article 5, 1°, de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, y compris leurs succursales établies à l'étranger, ainsi que les succursales établies en Belgique d'entreprises d'assurance relevant du droit d'un pays tiers ;6° FSMA : l'Autorité des services et marchés financiers ;7° GDPR ou « General Data Protection Regulation » : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer : la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance ;loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer : la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer relative aux assurances ;10° originaux : tous les documents papiers ou électroniques ainsi que les copies numériques ou sur un autre support (support photographique, microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application d'une disposition légale ;11° pays tiers : un Etat qui n'est pas partie à l'accord sur l'EEE ;12° règlement délégué 2015/35 : le règlement délégué de la Commission du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice ;13° siège : (i) le siège social de l'entreprise d'assurance ou de réassurance belge ou son siège réel situé en Belgique ou (ii) le siège d'exploitation situé dans un Etat membre de l'EEE de la succursale de l'entreprise d'assurance ou de réassurance belge ou (iii) le siège d'exploitation situé en Belgique de la succursale belge de l'entreprise d'assurance ou de réassurance relevant du droit d'un pays tiers. Section II. -Dossiers de conservation des documents d'assurance ou de

réassurance dans un lieu autre que le siège et faisant l'objet d'une procédure d'autorisation simplifiée Sous-section 1re. - Conservation électronique

Art. 2.§ 1er. Les entreprises d'assurance ou de réassurance qui ont l'intention de conserver sous forme électronique leurs documents d'assurance ou de réassurance dans un datacenter ou un « cloud » localisé dans un lieu autre que leur siège et qui est situé en Belgique ou dans l'EEE, peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation simplifiée si elles respectent les conditions suivantes : 1. les entreprises d'assurance ou de réassurance ont en permanence accès aux documents qui sont stockés dans le datacenter ou le « cloud » ;2. les entreprises d'assurance ou de réassurance sont en mesure de répondre de manière complète et adéquate et avec rapidité (c'est-à-dire dans les deux jours ouvrables à compter de la demande) aux demandes d'accès de la Banque, de la FSMA ou des autorités judiciaires belges ;3. les entreprises d'assurance ou de réassurance gardent le contrôle des conséquences importantes sur leur profil de risque, y compris si elles dépendent des décisions prises par le prestataire de services au niveau du datacenter ou du « cloud ».Cela signifie que les entreprises d'assurance ou de réassurance peuvent, en cas de modifications importantes au datacenter ou au « cloud », mettre fin au contrat et transférer les documents d'assurance ou de réassurance concernés sur un autre système avant l'introduction des modifications précitées si elles ne lui conviennent pas ; 4. pour ce qui concerne les documents d'assurance ou de réassurance, le datacenter ou le « cloud » (i) garantit le caractère intangible et intact des documents qui y sont conservés et leur disponibilité, (ii) garantit la confidentialité des documents d'assurance et la protection des données à caractère personnel conformément au GDPR et (iii) répond aux attentes prudentielles émises par la Banque en matière de sécurité informatique et de continuité ;et 5. si la conservation des documents d'assurance ou de réassurance est confiée à un tiers, une convention est conclue entre les deux parties pour régler les modalités de la conservation des documents et les droits et obligations y relatifs. § 2. Pour bénéficier de cette procédure d'autorisation simplifiée, les entreprises d'assurance ou de réassurance communiquent à la Banque un dossier comprenant (i) une description de la manière dont les documents seront conservés et (ii) une attestation du Président du comité de direction de l'entreprise concernée confirmant que les conditions reprises au § 1er sont remplies.

Si la conservation électronique fait l'objet d'une sous-traitance (notamment de type « cloud »), ce dossier peut faire partie de la notification de sous-traitance critique ou importante à communiquer à la Banque en application des articles 92 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer et 274 du Règlement délégué 2015/35. Outre les éléments devant faire partie de tout dossier de sous-traitance, ce dossier mentionné au premier alinéa comprendra en plus (i) l'accord écrit conclu avec le prestataire de services, (ii) une description des documents d'assurance ou de réassurance concernés par la sous-traitance (y compris mais sans s'y limiter les données personnelles), (iii) les pays ou régions de l'EEE dans lesquels les documents d'assurance ou de réassurance seront conservés et (iv) en cas de sous-traitance « cloud », le modèle de « cloud » (public/privé/hybride/community).

La Banque peut demander à l'entreprise d'assurance ou de réassurance de compléter son dossier des informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. § 3. Lorsque la conservation concerne des documents relatifs aux contrats d'assurance souscrits par des assureurs belges ou, lorsqu'il s'agit d'assureurs relevant d'un pays tiers, des documents relatifs aux contrats souscrits par des succursales belges ou relatifs à des risques situés en Belgique, l'assureur doit également communiquer ce dossier à la FSMA en application de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer.

La Banque se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. § 4. La Banque se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'entreprise en ait également averti la FSMA conformément au paragraphe 3.

A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à l'entreprise d'une décision de la Banque, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande. § 5. Si l'entreprise d'assurance ou de réassurance entreprend de conserver ses documents d'assurance ou de réassurance dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu l'accord de la Banque, la Banque dispose de la possibilité de prendre des mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer. § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les entreprises d'assurance ou de réassurance en informent immédiatement la Banque et la FSMA. Sous-section 2. - Conservation papier

Art. 3.§ 1er Les entreprises d'assurance ou de réassurance qui ont l'intention de conserver sous forme papier leurs documents d'assurance ou de réassurance dans un lieu autre que leur siège et dans la mesure où cet autre lieu est situé en Belgique ou dans l'EEE peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation simplifiée si elles respectent les conditions suivantes : 1. les documents relatifs à un même portefeuille d'activités sont conservés au même endroit ;2. le(s) lieu(x) de conservation doi(ven)t être accessible(s) à la Banque, à la FSMA et aux autorités judiciaires et respecter des mesures de protection contre le feu visant à garantir l'intégrité des documents ;3. si tous les documents ne sont pas également conservés sur des supports IT localisés en Belgique ou dans l'EEE offrant des garanties de sécurité et de confidentialité, le(s) lieu(x) de conservation doi(ven)t se situer en Belgique ;4. les mesures de sécurité et de continuité doivent faire l'objet d'un contrôle périodique par l'entreprise d'assurance ou de réassurance ; et 5. en cas de sous-traitance, une convention est conclue entre les deux parties pour régler la conservation des documents et les droits et obligations y relatifs. § 2. Pour bénéficier de la procédure d'autorisation simplifiée, les entreprises d'assurance ou de réassurance communiquent un dossier comprenant (i) une description du système de conservation projeté et (ii) une attestation du Président du comité de direction de l'entreprise concernée confirmant que les conditions reprises au § 1er sont remplies.

Si la conservation papier fait l'objet d'une sous-traitance, ce dossier peut faire partie de la notification de sous-traitance critique ou importante à communiquer à la Banque en application des articles 92 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer et 274 du Règlement délégué 2015/35. Outre les éléments devant faire partie de tout dossier de sous-traitance, le dossier mentionné au premier alinéa comprendra en plus (i) l'accord écrit conclu avec le prestataire de services, (ii) une description des documents d'assurance ou de réassurance concernés par la sous-traitance (y compris mais sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) la liste des pays ou régions de l'EEE dans lesquels les documents d'assurance seront conservés.

La Banque peut demander à l'entreprise d'assurance ou de réassurance de compléter son dossier des informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. § 3. Lorsque la conservation concerne des documents relatifs aux contrats d'assurance souscrits par des assureurs belges ou, lorsqu'il s'agit d'assureurs relevant d'un pays tiers, des documents relatifs aux contrats souscrits par des succursales belges ou relatifs à des risques situés en Belgique, l'assureur doit également communiquer ce dossier à la FSMA en application de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer.

La Banque se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. § 4. La Banque se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de la réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'entreprise ait également averti la FSMA conformément au paragraphe 3. A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à l'entreprise d'une décision de la Banque, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande. § 5. Si l'entreprise d'assurance ou de réassurance entreprend de conserver ses documents d'assurance ou de réassurance dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu l'accord de la Banque, la Banque dispose de la possibilité de prendre des mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer. § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les entreprises d'assurance ou de réassurance en informent immédiatement la Banque et la FSMA. Section III. - Dossiers de conservation des documents d'assurance ou

de réassurance dans un lieu autre que le siège et faisant l'objet de la procédure d'autorisation classique

Art. 4.§ 1er. Lorsque les entreprises d'assurance ou de réassurance décident de conserver -de manière électronique ou papier- leurs documents d'assurance ou de réassurance dans un lieu autre que leur siège et qui ne répond pas aux conditions visées aux articles 2, § 1er et 3, § 1er ci-dessus, elles soumettent à la Banque une demande d'autorisation de faire usage du système de conservation projeté (ci-après, la « procédure classique »). § 2. La demande d'autorisation visée au § 1er doit être accompagnée d'un dossier détaillé et circonstancié reprenant les informations suivantes : 1. Une description du périmètre du système de conservation projeté ;2. Les raisons pour lesquelles l'entreprise considère qu'il est plus adéquat que la conservation des documents se fasse à un lieu autre que le siège ;3. Une copie des documents qui définissent les règles s'appliquant au système de conservation des documents d'assurance ou de réassurance, notamment, en cas de sous-traitance, le contrat écrit régissant la relation avec le prestataire de service ;4. Les pays ou régions où seront conservés les documents d'assurance ou de réassurance ;5. Une description des mécanismes en place permettant de s'assurer que l'entreprise d'assurance ou de réassurance a en permanence accès aux documents d'assurance ou de réassurance stockés dans le système de conservation en projet et que ces documents sont accessibles à la Banque, à la FSMA et aux autorités judiciaires ;6. Une attestation du Président du comité de direction confirmant que (i) le système de conservation projeté n'est pas susceptible de compromettre gravement la qualité du système de gouvernance, d'accroître indûment le risque opérationnel ou de nuire à la prestation continue d'un niveau de service satisfaisant à l'égard des assurés et (ii) le ou les lieux de conservation des documents d'assurance ou de réassurance garantissent le caractère intangible et intact de documents d'assurance, leur disponibilité, leur confidentialité et la protection des données à caractère personnel conformément au GDPR, et répondent aux attentes prudentielles émises par la Banque en matière de sécurité et de continuité énoncées dans ses circulaires publiées sur son site ;7. En cas de sous-traitance : (i) des informations détaillées concernant le prestataire de services, (ii) une description des documents d'assurance ou de réassurance concernés par la sous-traitance (y compris, mais sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) s'il s'agit d'une sous-traitance « cloud » le modèle de « cloud » (public/privé/hybride/community) concerné. Si la conservation fait l'objet d'une sous-traitance, ce dossier peut faire partie de la notification de sous-traitance critique ou importante à communiquer à la Banque en application des articles 92 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer et 274 du Règlement délégué 2015/35.

Dans les cas où le lieu de conservation de documents est situé dans un pays tiers, y compris au siège d'exploitation d'une succursale établie en dehors de l'EEE de l'entreprise d'assurance et ou réassurance, le dossier doit être complété par : - Soit l'indication qu'il existe un accord de coopération approprié entre la Banque et l' autorité de contrôle du pays tiers concerné et que cet accord prévoit l'accès par la Banque aux documents d'assurance ou de réassurance, aux locaux et au personnel et ce, en vue du bon exercice des pouvoirs de contrôle de la Banque ; - Soit la preuve que les documents d'assurance sont accessibles et auditables depuis une filiale ou une succursale située dans l'EEE. La Banque peut demander à l'entreprise d'assurance ou de réassurance de compléter son dossier des informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. § 3. Lorsque la conservation concerne des documents relatifs aux contrats d'assurance souscrits par des assureurs belges ou, lorsqu'il s'agit d'assureurs relevant d'un pays tiers, des documents relatifs aux contrats souscrits par des succursales belges ou relatifs à des risques situés en Belgique, l'assureur doit également communiquer ce dossier à la FSMA en application de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer.

La Banque se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. § 4. La Banque se prononce dans les 3 mois à compter de la date de réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'entreprise ait également averti la FSMA conformément au paragraphe 3.

A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à l'entreprise d'une décision de la Banque, la Banque est réputée avoir rejeté la demande et un recours auprès du Conseil d'Etat est ouvert à l'entreprise d'assurance ou de réassurance. § 5. Si l'entreprise d'assurance ou de réassurance entreprend de conserver ses documents d'assurance ou de réassurance dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu l'accord de la Banque, la Banque dispose de la possibilité de prendre des mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer. § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les entreprises d'assurance et de réassurance en informent immédiatement la Banque et la FSMA. Section IV. - Entrée en vigueur

Art. 5.Le présent règlement entre en vigueur le jour de l'entrée en vigueur de l'arrêté royal qui l'approuve.

Bruxelles, le 12 mai 2020.

Le Gouverneur, P. WUNSCH Note explicative L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de votre Majesté prévoit l'approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance.

L'article 76 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance prévoit que les entreprises d'assurance ou de réassurance conservent les documents relatifs à leurs activités à leur siège ou en tout autre lieu préalablement autorisé par la Banque nationale de Belgique (ci-après, la Banque) en concertation avec la FSMA. L'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer relative aux assurances, qui a un champ d'application plus restreint (cf. infra), prévoit également que les assureurs belges conservent ces documents à leur siège principal et les assureurs étrangers au siège belge de leurs succursales, ou en tout autre lieu préalablement agréé par la FSMA et la Banque.

Tenant compte des évolutions technologiques récentes et du fait que les documents d'assurance ou de réassurance sont dorénavant très régulièrement conservées dans des datacenters ou via une sous-traitance « cloud », la Banque a décidé de préciser ses attentes en matière de conservation dans un lieu autre que le siège. Le mode de conservation des documents reste quant à lui libre. Il est toutefois noté que si les datacenters sont détenus par un tiers et dans tous les cas pour le recours à un « cloud », il s'agit de sous-traitance au sens prudentiel impliquant également l'application des règles prévues à l'article 92 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer.

Le règlement qui est soumis pour approbation (ci-après, le règlement) poursuit deux objectifs.

D'une part, il vise à mettre en place une procédure d'autorisation simplifiée pour la conservation des documents dans un autre lieu que le siège de l'entreprise d'assurance ou de réassurance dans les cas où l'entreprise satisfait à des critères déterminés par la Banque (dont notamment le fait que l'entreprise doit avoir, sauf cas exceptionnels, un accès permanent aux documents d'assurance ou de réassurance). La principale conséquence de cette procédure est que le fait que la Banque se prononce dans un délai plus court : 8 semaines au lieu de 3 mois pour la procédure classique (délai d'ordre).

D'autre part, le règlement précise le contenu du dossier à communiquer à la Banque pour recevoir une autorisation sur base de la procédure classique pour tous les cas autres que ceux qui permettent de recevoir une autorisation simplifiée (par exemple lorsque la conservation des documents d'assurance ou de réassurance se fait, de manière électronique ou papier, dans un pays tiers hors de l'Espace Economique Européen). La Banque se prononce dans un délai de 3 mois (délai d'ordre).

A l'expiration des 2 délais précités (8 semaines/3 mois), le silence de la Banque est réputé constituer une décision de refus susceptible de recours devant le Conseil d'Etat.

Si la Banque constate que les conditions pour bénéficier de la procédure d'autorisation simplifiée ne sont pas remplies, elle en informera l'entreprise concernée.

Pour autant que de besoin, il est précisé que le non-respect de l'article 76 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer peut déboucher sur des mesures administratives ou des sanctions administratives. On songe notamment à la faculté d'imposer des astreintes.

Le règlement concerne la conservation des documents relatifs aux activités des entreprises d'assurance ou de réassurance qui ont été définis comme visant les originaux des contrats d'assurance ou de réassurance (polices et avenants), des courriers envoyés aux preneurs d'assurance et des reportings prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer et des reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer relative aux assurances. Par « originaux », il est entendu tout document papier ou tout document électronique. En outre, cela vise également les copies numériques ou sur un autre support (support photographique, microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application d'une disposition légale telle que l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer, l'article 71 de la loi coordonnée du 24 décembre 1996 portant organisation du secteur public du crédit et de la détention des participations du secteur public dans certaines sociétés financière de droit privé et l'article XII.25 du Code de droit économique.

Ce champ d'application est en partie identique avec celui, plus restreint, de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer qui concerne les documents relatifs aux contrats d'assurance souscrits par des assureurs belges ou, lorsqu'il s'agit d'assureurs relevant du droit d'un pays tiers, les documents relatifs aux contrats souscrits par les succursales belges ou portant sur des risques situés en Belgique. Il appartient à la FSMA et à la Banque de veiller au correct respect de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique type loi prom. 04/04/2014 pub. 05/05/2014 numac 2014022168 source service public federal securite sociale Loi portant modification des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés fermer.

Lorsque la conservation de documents porte également sur ces contrats, les entreprises d'assurance ou de réassurance devront communiquer à chaque autorité un dossier spécifique et la Banque et la FSMA se concerteront avant de rendre, chacune, leur décision.

Le règlement est donc à comprendre sans préjudice des compétences de la FSMA pour ce qui concerne la conservation des documents précités.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 31 juillet 2020 portant approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de l'Economie et des Consommateurs, N. MUYLLE


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Publié le : 2020-09-

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