SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

1er JUILLET 2008. - Circulaire n° 584. - Information relative à l'enveloppe et au plan de personnel 2008

Aux Services publics fédéraux, aux Services publics fédéraux de programmation et aux Services qui en dépendent Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, L'enveloppe de personnel, introduite en 2003, reste la base pour les plans de personnel et donc pour la politique de recrutement de chaque SPF/SPP. Les nouvelles directives en matière d'enveloppe de personnel et de plan de personnel qui ont été établies dans la circulaire n° 574 du 9 juillet 2007 (Moniteur belge du 23 juillet 2007), restent applicables dans leur intégralité. Cette circulaire annonce en particulier l'introduction d'une enveloppe pluriannuelle afin de permettre aux services d'élaborer un plan de personnel stratégique à partir de 2009.

L'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'Inspection des Finances (Moniteur belge du 23 juillet 2007) permet une simplification des procédures de recrutement dès que l'inspecteur des Finances accrédité a donné son accord sur le système de rapportage mensuel du SPF/SPP. 1. Enveloppe de personnel 2008 Un tableau comportant un aperçu de l'enveloppe de personnel 2008 pour chaque SPF/SPP est repris en annexe. Cette enveloppe de personnel est composée des crédits de personnel du budget 2008 et des droits de tirage sur la provision interdépartementale. Les crédits de personnel 2008 sont basés sur les ordonnancements de l'année budgétaire 2007, majorés de l'index et les corrections techniques apportées au cours des réunions bilatérales de janvier et février 2008.

Cette enveloppe de personnel constitue le cadre budgétaire au sein duquel les plans de personnel peuvent être mis en oeuvre en 2008.

Lors de l'exécution des actions du plan de personnel 2007 ou du plan de personnel 2008 (cf. ci-dessous) : -il faut veiller à ce que les dépenses de personnel restent dans le cadre de l'enveloppe de personnel 2008; - les actions des plans de personnel précités ne peuvent pas aboutir à ce que les dépenses de personnel 2009 (pour 2009, il faut tenir compte du coût structurel des actions à 12/12e), soient plus élevées que les crédits de personnel 2008 majorés de l'effet de l'indexation, et - il faut tenir compte de l'impact des adaptations à l'index en 2008.

Lors du calcul de la marge budgétaire pour 2009, il faut veiller à ce que les recrutements de 2008, après avoir été portés à 12/12e, puissent être réalisés dans le cadre de l'enveloppe de personnel 2008 (= les crédits de personnel 2008 et, le cas échéant, les droits de tirage sur la provision interdépartementale, cf. tableau en annexe). 2. Plan de personnel On peut distinguer deux cas : 2.1. Continuer à exécuter le plan de personnel 2007 Si les effectifs souhaités, tels que déterminés dans le plan de personnel 2007, satisfont encore toujours aux besoins de l'organisation, on peut continuer à exécuter le plan de personnel 2007.

Deux sortes de données doivent être prises en considération à cet égard : 1. les effectifs réels (= AS IS)*, les effectifs souhaités 2007 (= TO BE) et l'écart entre les deux;2. la marge budgétaire disponible** en 2008 et en 2009. Chaque organisation peut adapter elle-même dans les limites (nombre ETP et marge budgétaire) les actions planifiées dans le plan de personnel 2007 en fonction des modifications de priorités pour 2008.

Pour le calcul de la marge budgétaire T, l'enveloppe 2008 est prise comme point de départ; ceci s'applique aussi à la marge budgétaire Ts.

Cela signifie donc que l'impact des adaptations à l'index en 2008 est repris dans le coût réel pour l'exercice (coût salarial T). Le coût structurel en 12/12e (coût salarial Ts) est exprimé à l'index de 2008.

Les données précitées ainsi que les actions prévues doivent être soumises à l'avis de l'Inspection des Finances. Ces données constituent en même temps les éléments de base pour un rapportage mensuel à l'inspecteur des Finances. 2.2. Elaborer un plan de personnel 2008 Si les effectifs souhaités (= TO BE), tels que prévus dans le plan de personnel 2007, ne satisfont plus aux effectifs souhaités pour 2008, un nouveau plan de personnel 2008 est élaboré et introduit pour accord.

Il est évident que les directives mentionnées sous les rubriques 1 et 2.1. précitées en ce qui concerne les marges budgétaires et le calcul des coûts s'appliquent pour l'élaboration de ce plan.

En attendant l'approbation du nouveau plan de personnel, on peut continuer à mettre en oeuvre le plan de personnel 2007 aux conditions précitées et pour autant qu'on ne décide aucune action qui serait en contradiction avec le plan de personnel 2008. 3. Exigences minimums plans de personnel 2008 Les SPF/SPP qui introduisent un nouveau plan de personnel pour 2008 utilisent les tableaux qui sont repris dans les annexes de la circulaire n° 574. Le plan de personnel 2008 des SPF/SPP doit satisfaire au moins aux exigences suivantes : - les tableaux repris dans les annexes 1, 2, 3a, 4a et 4b de la circulaire n° 574 doivent être entièrement complétés; - les données doivent être rendues selon la répartition indiquée dans les tableaux; - la méthodologie de l'estimation globale des coûts de personnel que les SPF/SPP ont appliquée jusqu'à présent (cf. rubriques précitées 1 et 2.1.) doit être respectée; - le remplissage de l'annexe 3b de la circulaire n° 574 peut se limiter à la mention des « Paiements SCDF » et « Paiements propres » estimés dans les colonnes T et Ts du tableau « 1 Situation globale », à moins que les SPF/SPP puissent donner des calculs plus détaillés.

Les tableaux en format Excel peuvent être obtenus auprès du Service Planning & Sélection du SPF P&O. * Pour les effectifs réels (= AS IS) le 1er décembre 2007 vaut comme point de départ mais il s'agit d'une donnée évolutive qui doit être suivie constamment. ** On entend par marge budgétaire, la différence entre la masse salariale des membres du personnel qui sont payés mensuellement et l'enveloppe de personnel.

La Ministre de la Fonction publique, Mme I. VERVOTTE Le Secrétaire d'Etat au Budget, M. WATHELET

Annexe Pour la consultation du tableau, voir image