Circulaire du 14 janvier 2015
publié le 22 janvier 2015
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Circulaire relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers

source
service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement
numac
2015015007
pub.
22/01/2015
prom.
14/01/2015
moniteur
https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&(...)
Document Qrcode

**** ****


fin


Publié le : 2015-01-22

SERVICE PUBLIC FEDERAL AFFAIRES ETRANGERES, COMMERCE EXTERIEUR ET COOPERATION AU DEVELOPPEMENT


14 JANVIER 2015. - Circulaire relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers


La présente circulaire remplace la circulaire du 14 décembre 2006Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 14/12/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015175 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Circulaire portant instructions en matière de légalisation fermer portant instructions en matière de légalisation. 1. SOURCES 1.1. Bases légales - Convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, faite à **** **** le 5 octobre 1961 et approuvée par la loi du 5 juin 1975; - Convention relative à la suppression de la légalisation d'actes dans les états membres des Communautés européennes, signée à **** le 25 mai 1987 et approuvée par la loi du 27 novembre 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/11/1996 pub. 08/01/1998 numac 1997015126 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention concernant la compétence judiciaire et l'exécution des décisions en matière civile et commerciale, le Protocole n° 1 relatif à certains problèmes de compétence, de procédure et d'exécution, le Protocole n fermer; - Loi du 16 juillet 2004Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/07/2004 pub. 27/07/2004 numac 2004009511 source service public federal justice Loi portant le Code de droit international privé fermer portant le Code de droit international privé, notamment l'article 30; - Loi du 21 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2013 pub. 21/01/2014 numac 2014015009 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant le Code consulaire fermer portant Code consulaire; - Arrêté royal du 23 mars 1857 réglant les attributions des consuls en matière de légalisations et de significations judiciaires, tel que modifié par l'arrêté royal du 5 décembre 2003; - Arrêté royal du 12 juillet 2006Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 12/07/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015174 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Arrêté royal relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers fermer relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, tel qu'il a été modifié par l' arrêté royal du 19 avril 2014Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 19/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014015105 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Arrêté royal fixant la date de l'entrée en vigueur de la loi du 21 décembre 2013 portant le Code consulaire fermer; - Arrêté royal du 19 avril 2014Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 19/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014015105 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Arrêté royal fixant la date de l'entrée en vigueur de la loi du 21 décembre 2013 portant le Code consulaire fermer fixant la date d'entrée en vigueur de la loi du 21 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2013 pub. 21/01/2014 numac 2014015009 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant le Code consulaire fermer portant Code consulaire au 15 juin 2014. 1.2. **** parlementaires - ****. ****., Sén., ****, ****. ****. 2003-2004, n° 3-27/1 (pour Code de droit international privé) - Chambre des représentants, session 2012-2013, n° 53-2841/1 à 53-2841/5 (compte rendu intégral : 10 octobre 2013) - ****, session 2013-2014, n° 53-2300/1 à 53-2300/4 (annales du Sénat : 21 novembre 2013) 2. LEGALISATION 2.1. Définition et portée L'article 30 du Code de droit international privé, entré en vigueur le 1er octobre 2004, contient une définition de la légalisation : «

Art. 30.Légalisation § 1er. Une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger doit être légalisé pour être produit en **** en intégralité ou en extrait, en original ou en copie. La légalisation n'atteste que la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont l'acte est revêtu. § 2. La légalisation est faite : 1° par un agent diplomatique ou consulaire belge accrédité dans l'Etat où la décision ou l'acte a été rendu ou établi;2° à défaut, par un agent diplomatique ou consulaire de l'Etat étranger qui représente les intérêts de la **** dans cet Etat;3° à défaut, par le Ministre des Affaires étrangères. § 3. Le Roi détermine les modalités de la légalisation. » Pour une bonne compréhension de cette disposition légale, il faut ajouter l'extrait de l'exposé des motifs du Code de droit international privé se rapportant à l'article 30 : « Selon la pratique actuelle, une légalisation a lieu en l'absence de traité conclu avec l'Etat d'origine de la décision ou de l'acte. Cette pratique ne repose cependant pas sur une disposition légale de portée générale. Le code entend désormais combler cette lacune. L'exigence de légalisation ne s'impose qu'à défaut de toute disposition contraire d'un traité international.

La légalisation nécessite un examen de l'identité et de la compétence de l'autorité étrangère, ainsi que du pouvoir de représentation et de la régularité de la mission de la personne qui légalise. Les exigences de traduction applicables en matière administrative ou judiciaire régissent également la production des pièces visées.

Le contrôle se limite à ce type de vérification formelle, dont le paragraphe premier, alinéa 2, fixe les termes, selon une formulation inspirée de l'article 2 de la Convention de **** **** du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, Convention que la **** a ratifiée. Ce contrôle est distinct d'une vérification de la reconnaissance de la décision ou de la validité de l'acte au regard du droit normalement applicable, vérification qui relève des autres dispositions pertinentes du code.

La légalisation est, selon la législation internationale et belge en vigueur, la vérification de la véracité de la signature et de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Dans la pratique, le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères légalise la signature du fonctionnaire qui a légalisé le document en dernier lieu, et pas la signature de celui qui a délivré le document. Cette pratique, connue et acceptée ****, est décrite sous l'appellation de «*****». Chaque signature est légalisée par celui qui est compétent pour le faire et qui connaît la signature, le plus souvent parce qu'il dispose d'un spécimen.

Cependant, il est possible exceptionnellement de légaliser directement la signature du fonctionnaire qui a délivré le document, de façon à limiter les étapes et les coûts pour le demandeur. Ceci n'est évidemment réalisable que si la signature du fonctionnaire qui a délivré le document est connue du chef de poste consulaire ou du Ministre des Affaires étrangères (sous forme d'un spécimen), ou si le contrôle peut s'effectuer directement.

Il est important de s'assurer que la signature et/ou le sceau/timbre sont authentiques. Le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères utilise, à cette fin, les moyens de contrôle habituels : le spécimen dont il dispose déjà ou qu'il demande de manière **** ****. Aucun doute ne peut subsister quant à l'authenticité de la signature et/ou du sceau/timbre. 2.2. But de la procédure de légalisation La légalisation est un contrôle portant sur l'origine d'un document.

C'est un bon instrument de lutte contre la fraude, en ce qu'il implique de vérifier qu'un document a effectivement été délivré par l'autorité compétente et ayant la qualité requise. Cependant, la légalisation est aussi, et sans doute en premier lieu, un service qui est rendu par les fonctionnaires et le Ministre des Affaires étrangères, service qui participe à la force probante de l'acte en **** ou à l'étranger par l'authentification de la signature et/ou du sceau/timbre. Cette action fait partie du service consulaire fourni aux citoyens belges et aux autres personnes ou sociétés. 2.3. Compétence 2.3.1. Compétence des postes consulaires Conformément à l'article 33 du Code consulaire en vigueur depuis le 15 juin 2014, c'est le chef d'un poste consulaire de carrière qui est compétent pour légaliser des décisions judiciaires ou des actes authentiques émanant de l'étranger, conformément à l'article 30 du Code de Droit international privé mentionné ci-dessus. Il s'agit en l'occurrence du chef du poste consulaire de carrière belge accrédité dans la circonscription consulaire où la décision judiciaire/l'acte authentique a été rendue/établi.

Contrairement à ce qui était d'application avant le 15 juin 2014, le Code consulaire précise que le chef d'un poste consulaire honoraire ne peut exercer ces compétences que s'il en a été autorisé par le ministre.

Par ailleurs, la légalisation étant reprise parmi les fonctions consulaires visées par le Code consulaire, on peut déduire de l'article 4 du Code consulaire qu'en cas d'absence ou d'empêchement du chef de poste consulaire de carrière, celui-ci est remplacé d'office par le fonctionnaire consulaire affecté à ce poste qui est de la classe la plus haute.

Selon l'article 30, § 2, 2° du Code de Droit international privé, en cas d'absence totale de fonctionnaire consulaire pouvant procéder à la légalisation dans un poste consulaire belge de carrière, la légalisation peut être faite par un agent diplomatique ou consulaire de l'Etat étranger qui représente les intérêts de la **** dans cet Etat. Pour cela, le poste consulaire de carrière peut conclure un accord avec une autre représentation de l'Union Européenne qui accepte de légaliser temporairement les documents destinés à la ****. Les légalisations se font alors sous la forme et aux frais habituels de la représentation qui se chargera de légaliser temporairement pour la ****. 2.3.2. Compétence du Ministre des Affaires étrangères Le Ministre des Affaires étrangères est compétent pour la légalisation des documents belges qui seront utilisés à l'étranger (les postes consulaires belges à l'étranger ne peuvent pas légaliser les documents délivrés en **** et destinés à être utilisés à l'étranger), de même que pour la légalisation des documents délivrés par les représentations diplomatiques ou consulaires étrangères en ****.

Un service Légalisation a été créé pour ce faire au sein de la Direction générale Affaires consulaires du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Par ailleurs, le Ministre peut également légaliser des documents étrangers mais il s'agit là d'une compétence subsidiaire : le Ministre ne peut légaliser un document que si les agents précités au point 2.3.1 ne peuvent pas intervenir (article 30, § 2, du Code de droit international privé). 2.4. **** documents peuvent être légalisés? 2.4.1. Documents étrangers qui peuvent être légalisés par le poste consulaire - Documents délivrés par l'autorité étrangère : Le chef de poste consulaire peut légaliser tous les documents délivrés par les autorités publiques de son ressort consulaire : expéditions ou extraits d'actes de l'état civil, actes notariés, attestations de nationalité, attestations d'état civil, attestations de résidence, attestations de composition de famille, jugements,... etc.

Parfois, la légalisation d'autres déclarations de l'autorité locale, telles que papiers de douane ou attestations d'exportation ou d'importation, est également demandée. A ce sujet, les mêmes règles sont toujours d'application : légalisation du document par le fonctionnaire consulaire si le document satisfait aux conditions à cet égard. - Documents signés par une personne privée : **** documents peuvent être légalisés, pour autant que la personne qui a signé le document se présente personnellement. Le chef de poste consulaire vérifie l'identité du signataire ainsi que la signature. - Traductions : Lorsqu'un document délivré par une autorité étrangère est présenté accompagné d'une traduction dans une de nos langues nationales, le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères doit légaliser le document original et la traduction. Il légalise la signature du fonctionnaire compétent sur le document original et la signature du traducteur sur la traduction et joint les deux documents en apposant le sceau du poste consulaire ou le sceau du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement sur le coin supérieur replié de manière à ce que les deux documents ne puissent être séparés sans que cela soit visible.

En ce qui concerne la traduction des documents de répudiation, les postes consulaires concernés ont reçu des instructions **** **** de la part de la Direction générale Affaires consulaires du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement concernant la remarque à apposer lorsqu'il s'agit d'une procédure de dissolution du mariage basée sur la volonté unilatérale d'un époux. - Copies conformes : Des extraits/copies conformes d'un document étranger ne peuvent être délivrés que par les autorités étrangères ayant délivré le document original; ces copies certifiées conformes par les autorités étrangères ayant délivré le document original peuvent ensuite être légalisées selon la procédure en vigueur dans ce pays.

De même, les postes consulaires belges ne sont pas compétents pour délivrer des extraits ou copies conformes de documents délivrés par d'autres autorités belges.

Lorsque les documents sont nécessaires pour le traitement d'un dossier par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ou les postes diplomatiques et consulaires et que les documents originaux doivent être rendus au demandeur, des copies simples, et non des copies conformes, des documents originaux légalisés sont conservées dans le dossier ou envoyées à l'Office des étrangers pour les demandes de visa. - Diplômes : Le chef de poste consulaire ne peut faire de copies conformes de diplômes que lui présenteraient des étudiants étrangers pour usage en ****. Une copie conforme du diplôme ne peut être délivrée que par l'autorité ayant délivré le diplôme original. Cette copie conforme peut ensuite être légalisée selon la procédure en vigueur dans ce pays. 2.4.2. **** belges ou délivrés en **** qui peuvent être légalisés par le Ministre des Affaires étrangères - Actes publics : expéditions ou extraits d'actes d'état civil, jugements rendus en ****, actes notariés, etc. - **** administratifs : attestations délivrées par les autorités fédérales, régionales, communautaires, provinciales et communales belges, certificats sanitaires ou d'origine pour des marchandises, attestations de douane, diplômes, etc. - Copies conformes des documents belges délivrées par l'autorité belge compétente. - Traductions jurées rédigées par un traducteur juré en ****. - Documents sous seing privé munis de la signature d'une autorité belge (notaire ou commune), documents sous seing privé signés par un Belge n'ayant plus de résidence en ****, etc. - Certificats délivrés par le Service public fédéral Santé publique. - Actes et attestations délivrés par les représentations diplomatiques et consulaires étrangères en ****. - Documents de voyage/d'identité belges : Le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères n'est pas compétent pour faire des copies conformes légalisées de documents de voyage ou d'identité belges. Il peut, si nécessaire, délivrer une attestation consulaire de possession d'un document de voyage ou d'identité belge. Cette attestation indique qu'un document de voyage ou d'identité a été délivré à la personne concernée en précisant le numéro, le lieu, la date de délivrance et la durée de validité du document. 2.5. Formule de légalisation apposée sur tous les documents Le modèle de la formule de légalisation existe dans les trois langues nationales et a été fixé par l' arrêté royal du 12 juillet 2006Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 12/07/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015174 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Arrêté royal relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers fermer relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, tel qu'il a été modifié par l' arrêté royal du 19 avril 2014Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 19/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014015105 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Arrêté royal fixant la date de l'entrée en vigueur de la loi du 21 décembre 2013 portant le Code consulaire fermer.

La formule de légalisation comprend le texte suivant : «*****».

On évite ainsi que l'autorité qui reçoit un document légalisé ne croie erronément que son contenu a également été vérifié et ne lui donne foi et authenticité que sur base du seul fait de la légalisation.

Les données relatives à la légalisation - dans laquelle apparaît le nom de la personne dont on légalise la signature, le nom du poste et la date - sont imprimées sur une étiquette autocollante spéciale (****).

Cette étiquette est collée sur le document à légaliser, puis signée par le chef de poste consulaire qui indique son nom exact (ou son cachet) et appose le sceau du poste, en partie sur le **** et en partie sur le document légalisé.

Si exceptionnellement, il n'y a pas de place sur le document étranger pour y apposer le **** de légalisation, on peut apposer le **** de légalisation sur une feuille annexe, qui est attachée au document étranger, en apposant le sceau du poste consulaire en partie sur le document étranger lui-même et en partie sur la feuille y annexée. 2.6. Contrôle de la légalisation En même temps que les autres données de légalisation est imprimé un numéro de contrôle unique composé de 16 chiffres, qui garantit la sécurité de la légalisation.

Une autorité belge (commune, notaire...) qui reçoit un document légalisé de cette manière peut vérifier les données de la légalisation sur un site internet, en introduisant le chiffre de contrôle.

L'introduction de ce chiffre fait apparaître le nom du poste et la date à laquelle le document a été légalisé.

Il y a deux réponses possibles : soit le site répond qu'il s'agit d'un chiffre inexistant (ou la légalisation est un faux, ou il y a une erreur dans le chiffre introduit), soit le site annonce que le document a été délivré à telle date, par tel poste. L'administration locale concernée peut alors vérifier si ces données correspondent aux mentions figurant sur le document proprement dit.

Ces informations sont d'un accès aisé par internet et la vérification ne requiert aucun équipement ou programme spécial.

Adresse du site : ****://****.diplomatie.**** 2.7. Refus de légalisation 2.7.1. Motifs de refus La légalisation d'un document peut être refusée dans les cas suivants : - la signature n'est pas celle du fonctionnaire compétent (p.ex. après vérification du spécimen); - le signataire n'est pas compétent (p.ex. un fonctionnaire d'une autre commune ou province que celle dans laquelle le document a été établi); - le timbre ou le sceau est faux ou falsifié ou inusité.

Si le demandeur présente un document établi dans une langue étrangère qui est incompréhensible pour le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères, celui-ci peut demander une traduction officielle dans une langue qu'il comprend avant de légaliser le document. Si une telle traduction ne lui est pas présentée, il peut refuser la légalisation.

La légalisation peut aussi est refusée si le document présenté est jugé contraire à l'ordre public belge.

Dans les autres cas, le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères légalise le document présenté.

Le but dans lequel la légalisation est demandée ne peut pas et ne doit pas être pris en considération.

La légalisation ne doit pas être demandée par l'intéressé en personne, sauf pour les documents signés par une personne privée (voir supra 2.4.1 Documents sous seing privé). 2.7.2. Notification du refus Si le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères constate qu'il n'est pas satisfait aux conditions pour légaliser un document, il en informe le demandeur par un écrit motivé et recommandé avec accusé de réception. 2.8. Problèmes prima **** concernant une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger : apposition d'une remarque après légalisation Dans certains cas, il se peut que le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères constate qu'une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger présente une erreur matérielle, et ce bien qu'il ait été délivré par un fonctionnaire compétent et que les conditions pour la légalisation sont satisfaites.

La forme peut, par exemple, être correcte mais il peut y avoir une faute de frappe ou d'orthographe dans la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger.

Dans ce cas, le chef de poste consulaire ou le Ministre des Affaires étrangères mentionne succinctement mais clairement le problème rencontré avec le document présenté afin que l'autorité belge qui le reçoit puisse comprendre rapidement le problème et juger si celui-ci est de nature à entraîner une demande d'examen du document étranger (voir point 3.) voire un refus de reconnaissance de la décision judiciaire étrangère ou de l'acte authentique étranger.

La remarque est mentionnée sur une feuille annexée et reprend le texte complet des observations sur cette page séparée qui est attachée à la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger légalisé, et ce en apposant le sceau du poste consulaire ou le sceau du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, en partie sur la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger lui-même et en partie sur la feuille y annexée. 3. EXAMENS DES DOCUMENTS ETRANGERS 3.1. Introduction Une acceptation aveugle des décisions judiciaires étrangères et actes authentiques étrangers, sur base d'un contrôle ne portant que sur la compétence du signataire, ne sert pas les intérêts de notre pays en matière de lutte contre la fraude et de lutte contre l'immigration illégale, au regard de la législation belge et des obligations internationales de la ****.

Le fait qu'une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger soit légalisé(e) ne signifie pas qu'elle/il doit être accepté(e) dans notre pays. C'est une condition nécessaire mais non suffisante.

L' arrêté royal du 12 juillet 2006Documents pertinents retrouvés type arrêté royal prom. 12/07/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015174 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Arrêté royal relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers fermer relatif à la légalisation de décisions judiciaires étrangères ou actes authentiques étrangers a créé la possibilité pour l'autorité belge qui reçoit un document légalisé de demander aux postes consulaires belges à l'étranger une enquête concernant la validité du document ou la véracité des faits rapportés.

Cependant, les frais éventuels d'une enquête demandée au poste par l'autorité belge qui recevait le document légalisé ne pouvaient pas être reportés sur la personne qui présentait le document légalisé car la législation belge n'offrait pas de base légale pour ce faire. Ceci signifiait que l'enquête ne devait pas entraîner de frais ou, si des frais étaient incontournables pour que le poste puisse effectuer l'enquête demandée par l'autorité belge, cette enquête ne pouvait être effectuée qu'à condition que l'autorité concernée prenne elle-même ces frais en charge.

Depuis le 15 juin 2014, le Code consulaire, dans son article 34, apporte une base légale à cette possibilité de soumettre une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger à une enquête sur l'authenticité, la conformité avec la législation locale ou l'authenticité du contenu du document.

Il définit en outre qui peut effectuer l'enquête et qui doit en supporter les frais éventuels. Il prévoit enfin que le résultat de l'enquête est mentionné sur l'acte. 3.2. Quand peut-on demander une enquête ? L'enquête peut être demandée en cas de doute sérieux sur : - l'authenticité d'une décision judiciaire étrangère ou d'un acte authentique étranger; - la conformité d'une décision judiciaire étrangère ou d'un acte authentique étranger à la législation locale; - l'authenticité du contenu d'une décision judiciaire étrangère ou d'un acte authentique étranger.

Il s'agit bien ici d'un examen sur le fond, indépendant de l'examen «*****» propre à la légalisation. C'est pourquoi l'enquête peut avoir lieu avant ou après la légalisation, elle peut porter sur un document apostillé ou dispensé de légalisation, et elle peut être réalisée indépendamment d'une éventuelle remarque prima **** annexe à la légalisation. 3.3. Qui peut demander l'enquête ? Toute autorité belge à laquelle est soumis une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger peut demander qu'il soit procédé à une enquête en cas de doute sérieux sur l'authenticité, la conformité avec la législation locale ou l'authenticité du contenu du document.

Cette autorité peut être le fonctionnaire communal de l'état civil, l'Office des étrangers, le Service des Naturalisations de la Chambre, le **** ****, un procureur du Roi ... etc., qui reçoit une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger déjà légalisé(e) ou apostillé(e) ou dispensé(e) de légalisation, comme document probant ou pièce justificative dans le cadre d'une demande pour laquelle elle est compétente en vertu de la loi.

Le chef d'un poste consulaire belge lui-même peut procéder d'initiative à une enquête quand il est amené à légaliser une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger établi(e) dans sa circonscription, pour quelque usage que ce soit.

Dans ce cas, l'enquête a lieu avant la légalisation, qui est suspendue jusqu'au résultat de l'enquête.

Le chef de poste consulaire peut aussi demander une enquête lorsqu'il reçoit une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger déjà légalisé(e) ou apostillé(e) ou dispensé(e) de légalisation, comme document probant ou pièce justificative dans le cadre d'une demande pour laquelle il est compétent en vertu de la loi, par exemple en vue de la passation d'un acte de l'état civil. 3.4. Qui effectue l'enquête ? L'enquête est réalisée sous la direction du poste consulaire de carrière dans la circonscription duquel le document étranger soumis à enquête a été établi.

L'enquête est effectuée par : 1) le poste lui-même;2) via les services d'un poste consulaire de carrière d'un Etat membre de l'Union européenne;3) via une personne désignée à cet effet par le poste consulaire de carrière qui possède l'expertise requise. Dans ce cadre, tant les administrations locales compétentes, les administrations centrales compétentes que les personnes qui étaient présentes à l'événement décrit dans l'acte peuvent être interrogées. 3.5. Où est mentionné le résultat de l'enquête ? Le Code consulaire prévoit que le résultat de l'enquête est mentionné sur l'acte. Dans la pratique, le résultat de l'enquête sera rédigé sur une feuille annexe, attachée à la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger, et ce en apposant le sceau du poste consulaire en partie sur le document étranger lui-même et en partie sur la feuille d'enquête y annexée. 3.6. Qui paie les frais de l'enquête ? Avant toute enquête, un montant forfaitaire de € 50 par document doit être payé.

Ce montant ne couvre pas les frais de légalisation. Le forfait est payé par la/les personnes concernée(s) par le document ou par l'autorité belge qui soumet le document à enquête (celle-ci répercute le cas échéant le montant auprès de la personne concernée).

Si l'enquête démontre que le document est faux, n'est pas conforme à la législation locale ou n'est pas authentique en ce qui concerne son contenu, les frais de l'enquête sont à charge de la ou des personnes concernées par le document ou à charge de celui qui soumet le document à enquête. Cela signifie concrètement que le montant forfaitaire n'est pas remboursé à celui qui l'a payé.

Dans le cas contraire, c'est-à-dire si le document s'avère, suite à enquête, authentique tant au niveau matériel qu'au niveau du contenu et en conformité avec la législation locale, les frais de l'enquête sont à charge de l'**** belge. Le forfait est donc remboursé à celui qui l'a payé. 3.7. Quelle procédure doit suivre une autorité belge qui souhaite demander une enquête sur un document étranger qui lui est présenté ? • Toute autorité belge qui reçoit une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger légalisé(e)/apostillé(e) ou dispensé(e) de légalisation peut demander une enquête concernant cette décision ou cet acte, par écrit, au service C3.5 - Légalisation et lutte contre la fraude documentaire - du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, rue des Petits-Carmes 15, à 1000 ****. • Pour cela, l'autorité belge doit remplir le formulaire Demande d'enquête sur un document étranger en annexe à la présente circulaire et l'envoyer, avec le document original et la preuve du paiement du forfait de € 50 pour frais d'enquête, au service C3.5 précité, en mentionnant clairement sur le formulaire les éléments à propos desquels l'enquête est demandée. Par exemple : «*****» ou «*****»). • L'autorité belge effectue en même temps le paiement du forfait de € 50 par document (ou demande à la personne concernée par le document d'effectuer le paiement) sur le compte bancaire indiqué sur le formulaire Demande d'enquête sur un document étranger et joint une preuve de ce paiement au formulaire qu'elle envoie à C3.5 avec le document original. **** **** **** étrangères se réserve néanmoins le droit de recourir à un versement sur base d'un devis. • Le dossier complet est transmis par le **** **** étrangères au poste consulaire de carrière compétent pour le lieu de délivrance du document étranger, qui réalise ou fait réaliser l'enquête suivant les circonstances locales et mentionne le résultat de l'enquête sur une feuille annexée au document. • **** **** **** étrangères renvoie le document avec le résultat de l'enquête à l'autorité qui a demandé l'enquête et le forfait est éventuellement remboursé à celui qui l'a payé en fonction du résultat de l'enquête (voir point 3.6.). **** **** **** étrangères n'est pas en mesure de déterminer la durée précise de la procédure.

ANNEXE Formulaire Demande enqûete sur un document étranger ****, le 14 janvier 2015.

Le Ministre des Affaires étrangères, D. ****

Pour la consultation du tableau, voir image

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