SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

20 FEVRIER 2013. - Circulaire n° 625. - Informations relatives au plan de personnel 2013 pour les services qui ont une source de financement hors de l'enveloppe de personnel

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux services qui en dépendent ainsi qu'au Ministère de la Défense nationale (personnel civil).

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Les SPF/le Ministère de la Défense et SPP qui souhaitent réaliser leurs engagements contractés pour 2013 à charge d'une source de financement qui diffère de l'enveloppe de personnel doivent soumettre pour accord un plan de personnel 2013 conformément aux directives reprises dans la présente circulaire.

Les Entités qui le souhaitent pourront rentrer dans le mécanisme d'enveloppe de personnel visé par les circulaires 622 et 623 en 2014 aux conditions suivantes : - Disposer de crédits de personnel limitatifs; - Une enveloppe de personnel limitative devra être publiée au Budget général des dépenses initial 2014; - La totalité du coût en personnel financé par l'enveloppe devra être payée par le SCDF, sur un compte d'ordre spécifique exclusivement destiné à ce personnel; - Recevoir l'accord du Ministre du Budget et du Secrétaire d'état à la fonction publique en introduisant une demande via l'adresse tf617@budget.fed.be 1. Champ d'application La présente circulaire est uniquement d'application aux entités reprises dans les annexes 1, 2 et 3. - L'annexe 1re reprend le personnel civil du Ministère de la Défense visé par la circulaire 602ter, de la Monnaie Royale de Belgique (entreprise d'état) et les entités dont les crédits de personnel spécifiques sont inscrits dans le Budget général des Dépenses 2013 et pour lesquelles la totalité du personnel est payé par le SCDF. Le tableau mentionne pour chaque entité le total des coûts de personnel réalisés par le SCDF/Fedcom pour 2012 et le montant des crédits de personnel spécifiques sur lesquels les engagements contractés concernant le personnel 2013 peuvent être imputés. - L'annexe 2 reprend la liste des entités qui ne sont pas financées par des crédits de personnel spécifiques inscrits dans le Budget général des Dépenses 2013 et dont la totalité du personnel est payé par le SCDF. Le tableau mentionne pour chaque entité le total des coûts de personnel réalisés par le SCDF/fedcom pour 2012, en tenant compte de l'index prévu dans la circulaire de préfiguration du Budget 2013 (SPF Fedcom 2,5 %, SPF non fedcom 2,67 %). Les engagements contractés concernant le personnel 2013 doivent se réaliser dans les limites de ce montant.

Les entités qui, sur base des revenus estimés pour 2013, prévoient d'autres montants sur lesquels elles veulent imputer leurs dépenses de personnel 2013, complètent le tableau repris à l'annexe 6 avec ces montants et le soumettent pour visa à l'inspecteur des Finances.

Lorsque les revenus à prendre en compte ne sont pas ceux de l'année 2013, une motivation spécifique doit être apportée. - L'annexe 3 reprend la liste des entités qui ne sont pas reprises dans les annexes 1 et 2.

Celles-ci complètent le tableau repris à l'annexe 6 avec le montant des moyens budgétaires prévus pour 2013 et leur origine. Ce tableau est soumis pour visa à l'inspecteur des Finances. Elles remettent également dans leur dossier toutes les pièces justificatives utiles pour justifier les paiements de personnel 2012 (notamment relevé ONSS, relevé 325 de l'administration fiscale,...).

Le cas échéant, les Services de l'état à gestion séparée disposant également de ressources propres pourront présenter un plan de personnel séparé pour ces ressources en précisant clairement les moyens budgétaires à affecter à ce plan. Dans ce cas, un compte d'ordre distinct devra être prévu pour le paiement du personnel à charge de ressources propres. Aucun agent statutaire ne pourra être recruté par le biais de ce plan de personnel.

Durant l'année, les services auront à 4 reprises la possibilité d'introduire auprès du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la fonction publique, une version adaptée de leur plan de personnel (31 mars, 31 juillet, 30 septembre et 30 novembre) selon les modalités fixées au point 5. De nouvelles données, telles que des départs imprévus, pourront y être repris. 2. Plan de personnel 2013 Les services qui prévoient pour une entité hors enveloppe des recrutements et/ou promotions en 2013 conformément aux engagements contractés, élaborent un plan de personnel 2013 pour l'année civile 2013. Le plan de personnel ne concerne pas les contractuels qui remplacent les agents temporairement absents. Les données qui les concernent ne sont donc pas reprises dans les annexes 4 à 6 (voir point 4).

Les services qui en 2013 envisagent uniquement le remplacement du personnel temporairement absent ne doivent donc pas introduire un plan de personnel 2013 pour autant qu'ils se conforment aux dispositions reprises au point 4.

Le plan est exprimé : - en ETP payés, conformément à la définition de la circulaire n° 602; - en coût réel estimé T (2013) et en coût structurel Ts.

Il contient 3 annexes, selon le modèle repris en annexe, avec les informations suivantes : - la projection initiale en ETP et en coût (annexe 4); - le plan d'action, en ETP et en coût, pour pouvoir réaliser les engagements contractés pour 2013 (annexe 5); - la projection finale en ETP et en coût et l'évaluation du solde (annexe 6).

La projection initiale en ETP est la projection pour fin 2013 des ETP payés des dernières données salariales connues, corrigée avec l'impact en 2013 : - des mouvements connus nominativement (entrées, départs, promotions); - les actions dont la procédure est en cours et ne peut être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels.

Les actions reprises dans le plan 2012 et qui ne sont pas en cours d'exécution au moment de l'introduction du plan seront reprises à nouveau dans le plan 2013 (annexe 5).

Le plan de personnel 2013 devra démontrer que son coût réel et structurel estimé peut être supporté par le montant des moyens budgétaires 2013 visés en annexe 6 avec validation de l'Inspection des finances et élaborés sur la base des montants prévus en annexe 1,2 ou 3. 3. Contrôle de l'exécution du plan de personnel 3.1. Dispositions communes Le plan de personnel approuvé pour 2013 annule et remplace le précédent plan de personnel approuvé pour l'entité concernée.

L'exécution du plan de personnel doit être reliée à un monitoring fiable qui doit se réaliser au moins tous les trois mois et permettre de suivre avec précision l'évolution des ressources humaines, des coûts de personnel et de la totalité des moyens budgétaires.

Chaque action décidée doit être préalablement soumise à l'avis de l'inspecteur des Finances avec les résultats du monitoring.

Si des coûts nouveaux ou de nouvelles économies apparaissent, il doit en être tenu compte : les actions déjà activées doivent être impérativement adaptées.

De nouveaux contractuels de remplacement peuvent être engagés en cours d'année si de nouvelles absences des membres du personnel impliquent un remplacement. Les dispositions reprises au point 4 doivent alors être respectées.

Les Inspecteurs des Finances seront associés à l'élaboration du plan de personnel de manière à pouvoir en faire un rapport circonstancié dans les meilleurs délais, notamment sur les moyens à affecter aux plans de personnel proposés en annexe 6. 3.2. Entités de l'annexe 1re Ces entités peuvent réaliser le plan d'action pour autant que le monitoring démontre que les moyens budgétaires 2013 peuvent couvrir le coût réel et structurel des actions décidées et que la projection finale du plan est respectée.

Si de nouveaux moyens budgétaires se libèrent suite à des départs non prévus, des actions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, peuvent être décidées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser le nombre total de VTE payés initialement prévus pour la fin de l'exercice. 3.3. Entités des annexes 2 et 3 Grâce au plan de personnel approuvé, le service dispose d'une autorisation pour réaliser les actions du plan d'action, et uniquement celles-là, sous réserve toutefois qu'il soit démontré que les revenus nécessaires pour couvrir leur coût réel et structurel soient effectivement disponibles et que la projection finale du plan soit respectée. 4. Le remplacement du personnel temporairement absent Il est important que les services puissent, pour chaque source de financement, identifier de façon fiable, les contractuels qui remplacent des membres de personnel, complètement ou partiellement absents, et de les mettre en relation avec ces absences pour pouvoir gérer cette problématique de façon efficace et efficiente. Afin d'y remédier un rapportage souple mais rigoureux est prévu pour que l'inspecteur des Finances puisse suivre cette problématique régulièrement.

Il est demandé aux services : - de définir le contingent de contractuels destiné à remplacer des membres de personnel temporairement absents; - de vérifier régulièrement si ce contingent correspond aux besoins pour lequel il est prévu; - d'actualiser le contingent en fonction des mouvements à l'intérieur de ce contingent et/ou à l'intérieur des absences qu'il couvre et, en tout cas, quand il y a un besoin de réaliser un nouveau remplacement ou qu'il est mis fin à une des absences.

A cet effet, les services utiliseront, pour chaque source de financement, le modèle de rapport repris en annexe 7 qui reprend les informations suivantes : - le contingent actuel de contractuels qui remplace des absences temporaires et leur coût de personnel estimé; - la situation actuelle concernant les absences temporaires couvertes par des contractuels de remplacement ainsi que les nouvelles absences prévues pour lesquelles il y a un besoin de remplacement, avec une estimation des moyens budgétaires qu'elles libèrent; - les nouveaux contractuels destinés à couvrir des absences temporaires avec leur impact budgétaire estimé.

Ce processus se distingue du processus d'établissement du plan de personnel.

Dans le courant de l'année et lors de chaque décision prévoyant un nouveau remplacement, non prévu, l'annexe 7 sera mise à jour et soumise pour suivi à l'inspecteur des Finances.

Cette annexe, portant sur la situation du mois d'introduction du plan, visée par l'inspecteur des Finances, doit toutefois être ajoutée au dossier de plan de personnel ainsi que l'avis de l'inspecteur des Finances concernant le plan de personnel.

Le cas échéant, les services doivent être en mesure de fournir les données analytiques qui ont servi de base à l'établissement du rapport. 5. Introduction du dossier plan de personnel Outre le plan de personnel, un dossier complet comprend : - la note explicative établie par le service; - la note adressée à l'inspecteur des Finances; - l'avis de l'inspecteur des Finances ainsi que le visa de celui-ci sur les montants budgétaires repris à l'annexe 6; - le cas échéant, la réponse du service aux remarques ou observations formulées par l'inspecteur des Finances sur le plan d'action de personnel; - Pour les entités visées à l'annexe 3, toutes les pièces justificatives utiles pour justifier les paiements de personnel 2012 (notamment relevé ONSS, relevé 325 de l'adminstration fiscale); - l'accord du ou des ministre(s) compétent(s); - un inventaire de l'ensemble du personnel E-gov/Smals qui a été à charge du service durant l'année 2012 et permettant de ventiler la totalité de la charge conformément au modèle repris en annexe 8 de la présente circulaire et la projection des besoins prévus pour 2013 et 2014; - un rapportage concernant la mise au travail des personnes handicapées à charges du service (annexe 9).

En particulier, une task force, composée des représentants du Ministre du Budget, du Secrétaire d'Etat à la Fonction publique et des administrations de P&O et de B&Cg, coordonnera, examinera et évaluera les dossiers envoyés dans l'intention de fournir aux deux Ministres les éléments nécessaires à la décision.

Il est demandé aux SPF et SPP de collecter l'ensemble des dossiers complets des entités de leur département et de transmettre ceux-ci de façon groupée et simultanément auprès du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la Fonction publique (tf617@budget.fed.be uniquement).

L'Inspection des finances retiendra les divers plans de personnel pendant 30 jours dans l'attente de tous les recevoir avant de remettre son avis.

Les services qui disposent pour une entité hors enveloppe d'un plan de personnel 2012 approuvé, peuvent continuer à exécuter ce plan jusqu'au 30 avril 2013 sous condition qu'ils déposent le dossier complet auprès de la Task Force avant le 31 mars 2013. Les présidents des comités de direction du SPF Personnel et Organisation et du SPF Budget et Contrôle de la gestion garantissent le suivi complet des plans de personnel dans le mois qui suit la soumission du dossier.

Les services qui pour une entité hors enveloppe ne disposent pas d'un plan de personnel 2012 approuvé, ne peuvent plus effectuer aucun recrutement ni promotion. Les inspecteurs des Finances doivent contrôler l'observation stricte de cette disposition.

Un calendrier strict est visé afin que le Ministre du Budget et le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique puissent communiquer dans le délai d'un mois après réception du dossier complet leur décision aux services.

La Task Force Fonction publique-Budget évaluera le dossier introduit et transmettra le résultat de son examen au Ministre du Budget et au Secrétaire d'Etat à la Fonction publique.

Le cas échéant, les services doivent être en mesure de fournir les données analytiques et individuelles qui ont servi de base à l'établissement de leur plan d'action de personnel et notamment celles concernant les mouvements intégrés dans la projection initiale.

En cas de nécessité absolue, une demande de dérogation motivée sera soumise simultanément au Ministre du Budget ainsi qu'au Secrétaire d'Etat à la Fonction publique. Ils accepteront, le cas échéant, une dérogation après examen intense par la Task Force.

Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image