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22 DECEMBRE 2020. - Circulaire ministérielle n° 282. - Huissiers de justice. - Vérification des états de frais

1. Introduction La nouvelle loi sur les frais de justice en matière pénales prévoit des principes de gestion claires.Les conséquences pour certains groupes professionnels qui y ressortent mais qui ne délivrent pas la contribution classique d'un expert repris dans le registre national, ont été implémentées sur le terrain pour le bon.

Cette circulaire veut définir des lignes directrices claires qui se rapportent au groupe professionnel des huissiers de justice. Elle est le résultat d'une concertation large avec les acteurs concernés et elle vise une situation « win-win » en se débarrassant de processus administratifs qui n'ont pas démontré une valeur ajoutée dans les chef des bureaux de taxation et des huissiers de justice. 2. Les prestations en matière pénale a) Le tarif Le tarif applicable aux prestations des huissiers de justice en matière pénale fait l'objet de l'AR du 23 août 2015 fixant le tarif des prestations des huissiers de justice en matière pénale sur réquisition des autorités judiciaires. Cet AR prévoit des tarifs forfaitaires pour les prestations suivantes : - Citations (art. 1er - 2) - Significations (art. 1er - 2) - Significations d'une opposition contre une condamnation par défaut, et encore quelques autres cas rares (art. 3) Des « frais fixes » comme des frais de dossier, des recherches au Registre National, des frais de port pour des envois à l'intérieur du pays, etc., sont englobés dans le forfait.

Outre le montant forfaitaire, seuls les éléments supplémentaires prévus par l'AR peuvent être comptés (art. 1er) : 1. La traduction de pièces pour les besoins du destinataire (pas toutes les pièces ne donnent droit à la traduction) au tarif des traducteurs. 2. L'indemnité de déplacement ( qui, à son tour, est forfaitaire et déterminée par la section de l'arrondissement).(1) 3. Les frais exceptionnels, ce qui signifie que le prestataire de services doit en démontrer la nature exceptionnelle et joindre les justificatifs nécessaires à l'état de frais.Exemples : les frais de mentions hypothécaires, les frais d'envois exceptionnellement lourds ou volumineux, ou des frais d'envois à l'étranger. b) Non-respect du tarif La Chambre Nationale attache beaucoup d'importance à l'application correcte des tarifs prévus et elle peut initier une procédure disciplinaire en cas d'infractions.Elle est partie prenante de lui signaler des infractions, y compris si les bureaux de taxation n'en demandent pas la correction.

Les chefs des bureaux de taxation transmettent de manière trimestrielle les infractions constatées au bureau central des frais de justice, qui peut alors les signaler au président de la Chambre Nationale.

Toutefois, l'objectif n'est pas de signaler toute erreur. Il doit s'agir de pratiques récurrentes, fréquentes ou possiblement voulues. c) Facturation des déplacements A ce sujet, il existe beaucoup de discussions, évitables, alors que le principe de base stipule qu'une indemnisation de déplacement ne peut être accordée que si le déplacement a effectivement eu lieu.Nous précisons que « la même adresse » a la signification usuelle de « la même habitation » ou « une même habitation dans un ensemble plus grand, ou « plusieurs habitations ayant une entrée commune ou des boîtes aux lettres groupées ». Il peut même s'agir d'un camping, un village de vacances, un bateau, une maison de repos, un hôpital, ...

En d'autres mots : pas de frais s'il n'y a pas eu de réel déplacement.

Lorsque plusieurs prestations sont effectuées à un domicile, une unité spatiale, des habitations consécutives, au même moment, une indemnité de déplacement ne peut donc être portée en compte qu'une seule fois(2), même si l'huissier de justice peut démontrer qu'il a dû se déplacer à pied une courte distance dans cet ensemble.

Exception : si la preuve du déplacement supplémentaire est donnée et que celui-ci est de plus de 300 mètres. d) Frais d'envoi de pièces Les envois nationaux ne sont pas pris en compte, sauf s'ils sont exceptionnels.Cela doit être prouvé et comporte des frais supplémentaires pour de grandes quantités (pas pour une lettre « simplement lourde » sur laquelle il faut coller plusieurs timbres normaux, mais uniquement pour une lettre exceptionnellement lourde que l'étude n'envoie pas normalement), pour des envois par express, pour des paquets d'un format exceptionnel pour cet étude. Des envois recommandés (avec accusé de réception ou pas) ne sont PAS exceptionnels pour un huissier de justice ! Une exception : Le montant qui est pris en compte pour une transcription hypothécaire n'est en revanche pas une indemnisation pour la prestation fournie par l'huissier, mais correspond aux frais à proprement parler liés à l'enregistrement au bureau de sécurité juridique. L'huissier de justice peut « récupérer » ces frais, ainsi que les éventuels frais supplémentaires qu'il a dû engager à cet effet, tels que des frais d'expédition. Lorsqu'il s'agit par exemple d'une saisie immobilière conservatoire, l'huissier de justice DOIT la notifier par lettre recommandée aux receveurs des contributions (au receveur du lieu où est domicilié le propriétaire/l'usufruitier et au receveur du lieu où se situe le bien).

Les envois internationaux peuvent être pris en compte, et dans leur cas, la notion d' »exceptionnel » est décrite de manière plus large : seules les simples lettres ne sont pas exceptionnelles. e) les frais de traduction de pièces Selon le même principe des frais réels, seuls les traductions faites par l'huissier même, ou par un traducteur assermenté, désigné par lui, peuvent être facturées, au tarif en matière pénale.Il ne s'agit pas par définition de l'ensemble d'un dossier ou d'un envoi, mais uniquement des parties qui devaient en être traduites afin de valider les pièces conformément à la législation sur l'emploi des langues en matière judiciaire. Même des documents qui doivent être traduits ne peuvent pas être pris en compte entièrement, s'il n'est pas question d'une traduction réelle du texte entier. Tel est le cas pour des formulaires, dont plusieurs exemplaires se trouvent dans le même dossier ou le même envoi, et qui ne diffèrent qu'en ce qui concerne le contenu des rubriques complétées. Seules ces dernières ne peuvent être prises en compte alors.

Enfin, les autres dispositions du tarif des traducteurs ne peuvent pas être appliquées aux traductions faites par des huissiers de justice car la situation est trop différente (ils ne peuvent, par exemple, pas prétendre avoir droit à des suppléments pour des traductions urgentes, pendant la nuit et le weekend, etc... 3. Modalités générales Un huissier de justice agit dans son arrondissement mais il reçoit des missions depuis le pays entier et il introduit donc des états de frais auprès de chaque arrondissement.Il doit donc avoir de la certitude concernant la procédure à suivre, ce qui est atteint par une procédure unique appliquée partout de la même manière.

Vu qu'une application uniforme de la procédure contribue à une plus grande efficacité, il est opté pour une application d'une seule procédure dans tous les arrondissements, sans que des dérogations des spécificités ou des interprétations locales puissent exister. a) Les huissiers de justice introduisent leurs états de frais de manière globalisée, trimestriellement par bureau de taxation de l'arrondissement.Aucun état de frais individuel par prestation n'est donc requis, sauf éventuellement pour certains dossiers dans le cadre de l'assistance judiciaire b) Les prestations sont complétées par ordre chronologique ;en d'autres termes, on suit la date de l'acte, et ce par thème (jeunesse, ...) et par section, groupées par adresse e-mail pour l'approbation comme présenté en annexe 1. c) Les états de frais sont transmis par voie numérique : par e-mail à l'adresse e-mail du parquet, qui à leur tour, envoie leur accord global pour les actes signifiés pendant cette période au bureau de taxation de l'arrondissement.d) L'huissier de justice conserve un exemplaire physique ou digital de la mission et une preuve de la prestation fournie, c'est-à-dire l'acte signifié ou la citation. Il ne joint pas ces pièces de manière systématique à l'état de frais qu'il envoie aux bureaux de taxation. Le bureau de taxation peut demander les pièces s'il le souhaite, ou dans le cadre des sondages qu'il fait régulièrement.

Les justificatifs pour les frais spéciaux sont joints à l'état de frais. e) On rappelle aux huissiers de justice qu'ils doivent toujours utiliser les abréviations convenues.Celles-ci seront reprises dans une liste par la Chambre Nationale.

Tout état de frais contient le numéro d'identification de l'huissier de justice, et pour chaque prestation, il contient au moins les données prévues à l'annexe 3 de la COL22/2010(3), complétées par la date de la mission ; f) On travaille avec des approbations globales par parquet de section, concernant des états de frais trimestriels, et pas avec des demandes distinctes d'approbation par acte.g) Les bureaux de liquidation veillent à ne pas effectuer de paiements partiels par état de frais trimestriel, mais à procéder à un paiement global. Il est compliqué sur le plan comptable pour les huissiers de justice de garder une vue sur l'ensemble et de traiter correctement les paiements.

Cela implique que si certaines prestations ou certains frais pris en compte sont contestés, l'état de frais entier sera mis en stand-by jusqu'à ce que les points de différends sont résolus.

Si toutefois l'huissier de justice concerné insiste lui-même au paiement de la partie non-contestée de son état de frais ou que le problème n'est pas résolu dans les 2 mois, il peut y être donné suite. 4. Les prestations d'assistance judiciaire La loi a assimilé les états de frais d'assistance judiciaire en matière civile et autre aux frais de justice en matière pénale.a) Le tarif L'article 6 de l'arrêté royal du 30 novembre 1976 fixant le tarif des actes accomplis par les huissiers de justice en matière civile et commerciale fixe les droits gradués.Les actes des huissiers de justice sont rangés à cet effet en dix classes (A à J). Le montant du droit gradué est déterminé par la somme réclamée ou par la fin à laquelle tend l'acte et, si un jugement a été rendu, par le montant de la condamnation. Pour les affaires de valeur indéterminée, les classes I (justices de paix) et J (toutes les autres affaires) sont d'application.

L'article 18 du même arrêté royal dispose que par dérogation aux dispositions du tarif, les frais de production d'exécution qui restent à charge de l'Etat sont réduits comme suit : - En matière d'impôts directs et de taxes y assimilées, les droits gradués sont limités au montant établi à la classe E ; - Dans les autres affaires, les droits gradués sont limités au montant établi à la classe D. En cas de d'assistance judiciaire il convient d'appliquer le tarif prévu à l'article 18.

Les documents joints en annexe sont disponibles sur le site internet de la Chambre nationale des huissiers de justice. Ces documents constituent pour les bureaux de taxation un outil de contrôle des états de frais des huissiers de justice en matière civile et commerciale.

Postes auxquels doit s'appliquer le principe d'un quart : Dès lors qu'il est question, à l'article 692 du Code judiciaire, d'un quart du salaire de l'huissier de justice : droits gradués, droits proportionnels, vacations et droits fixes (art. 6 à 13 du même arrêté) : un quart.

Remboursement des frais et déboursés (art. 14 à 17 du même arrêté) : intégral. Il s'agit ici du remboursement des frais réels engagés par les huissiers de justice. b) Manière de procéder Ces prestations seront traitées de la même façon que les autres prestations de l`huissier de justice.Il suffit pour le bureau de taxation de disposer de l'ordonnance et de l'acte signifié. 5. Etats de frais antérieurs au 1er avril 2020 Pour le premier trimestre 2020, ce n'est pas un problème si les huissiers de justice ne possèdent pas toujours les pièces justificatives prescrites par la loi (suite à l'usage et à l'habitude de ne pas toujours archiver ces pièces, les obligations légales en vigueur depuis le 1er janvier 2020 n'ont pas été prises en considération). Vu la situation, il a été convenu de travailler, pour le premier trimestre, avec l'état de frais comme auparavant, c'est-à-dire sans la date de mandat, qui devra en revanche être mentionnée à l'avenir.

Les états de frais du premier trimestre qui n'auraient pas encore été taxés en raison de justificatifs insuffisants peuvent donc être libérés pour être mis en paiement. En cas de suspicion d'abus, les pièces signifiées peuvent bien entendu être réclamées, y compris le mandat. 6. Prestations effectuées au deuxième et au troisième trimestre 2020 Pour ces prestations, les états de frais sont établis comme il a été convenu avec la Chambre Nationale des huissiers de justice, donc y compris la date de la mission. A partir du jour d'entrée en vigueur de cette circulaire, la procédure décrite sous le point « procédure générale » est suivie pour les états de frais concernant des prestations effectuées pendant ces trimestres et qui ne sont pas encore introduits. 7. Prestations effectuées au quatrième trimestre Pour des prestations effectuées à partir du 1er octobre 2020, le système prévu au point 3 est d'application. Cependant si il y a des états mensuels qui ont été introduits, ils peuvent être traités comme tel.

A partir du 1er janvier 2021, le mécanisme des états de frais trimestriels est intégralement d'application.

Cette circulaire entre en vigueur le jour de sa publication.

Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE _______ Notes 1) Indemnités de déplacement conformément à la circulaire 223 du 17/4/2014 et suivant (dernière indexation dans la circulaire131/7 section III au MB du 31/1/2020) (2) Voir l'art.2 de l'AR du 23/8/15 (qui stipule que `l'HDJ ne peut facturer qu' »un seul original pour citer tous les inculpés et témoins, à la même adresse, compris dans le même acte ou la même citation, même si leur comparution a lieu à des dates différentes. » (3) Circulaire 22/2010 du Ministre de la Justice et du Collège des procureurs généraux près les cours d'appel, 23 décembre 2010, même si cette circulaire n'est jamais formellement entrée en vigueur, mais elle contient des informations utiles. Pour la consultation du tableau, voir image