SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

24 AOUT 2020. - Circulaire modifiant la circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil

A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel, A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume, J'attire votre attention sur les dispositions de la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer portant des dispositions urgentes diverses en matière de justice, publiée au Moniteur belge du 7 août 2020 (ci-après : Loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer).

Le chapitre 2 de cette loi entre en vigueur le 1er septembre 2020, à l'exception des points suivants, qui s'appliquent rétroactivement à partir du 31 mars 2019 : - la nouvelle définition (plus large) de l'erreur matérielle (voir point 3.9.1.1.) ; - la possibilité de modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration (voir point 3.8.1.) ; - l'utilisation d'un acte modifié pour l'annulation d'une reconnaissance (au lieu d'une mention automatique) (voir point 3.8.1.).

Quelques dispositions transitoires ont également été prévues : - dans la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer même, en ce qui concerne l'annulation d'office (voir le point 3.9.1.2.) ; - dans la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (ci-après : loi sur la modernisation de l'état civil) en ce qui concerne les recherches généalogiques (voir point 3.7.10.) et la mention marginale électronique (voir point 3.8.4.).

La présente circulaire vise à expliquer la portée des dispositions de la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer aux officiers de l'état civil afin que ces derniers puissent les appliquer dans l'exercice de leur fonction.

La présente circulaire modifie ou remplace plusieurs points de la circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil (M.B. 25 mars 2019).

Il va de soi que cette circulaire s'applique sans préjudice de la compétence des Cours et tribunaux.

Introduction La loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (M.B. du 2 juillet 2018), qui a instauré la banque de données des actes de l'état civil (BAEC), est entrée en vigueur le 31 mars 2019. Ce registre central d'actes électroniques a remplacé les registres papier de l'état civil des communes.

La création de cette banque de données est évolutive, surtout dans la phase initiale. Le développement de toutes les fonctionnalités prend du temps et le cadre légal doit également être adapté, le cas échéant.

La principale modification apportée par la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer concerne la procédure de rectification d'actes de l'état civil par l'officier de l'état civil (« erreur matérielle ») et l'introduction de la possibilité pour l'officier de l'état civil d'annuler d'office un acte (« annulation d'office »). Cette modification a pour objectif de mieux harmoniser les procédures de rectification et d'annulation d'actes avec les actes établis sous forme électronique. La présente circulaire expliquera les nouvelles possibilités.

Les autres modifications de la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer seront en outre abordées. Il s'agit d'une série de modifications mineures qui sont nécessaires afin de permettre un établissement plus correct et plus complet des actes. Par exemple, les mentions sur l'acte de mariage sont adaptées, car elles ne tenaient pas suffisamment compte des données nécessaires à l'établissement d'actes belges sur la base d'un acte étranger de mariage. Il est notamment veillé à ce que davantage de changements de nom puissent transiter par le système des mentions (automatiques).

Les points suivants de la circulaire sur la modernisation de l'état civil (M.B. du 25 mars 2019) sont adaptés ou remplacés et doivent être lus conjointement avec les informations de la présente circulaire : - 3.2.2. Mission et délégation - 3.3. Mise en place de la BAEC - 3.4.10. Numéros continus d'actes - 3.7.10. Recherches généalogiques - 3.7.12. Modèles des copies et des extraits - 3.8.1. Modifications directes d'actes (actes modifiés) - 3.8.2. Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 du Code civil) - 3.8.4. Mention marginale électronique - 3.9. Rectification d'actes de l'état civil - 3.9.1. Rectification et annulation d'office par l'OEC (art. 33 et 34/1 du Code civil) - 3.9.2. Rectification de l'acte par le tribunal de la famille - 3.10.1 Responsabilité de l'officier de l'état civil (art. 36, 38 et 39 du Code civil et art. 110 et 111 de la loi sur la modernisation de l'état civil) - 4.2. Les différents types d'actes de l'état civil - 4.2.1.1. Acte de naissance - 4.2.5. Acte de mariage - 4.2.9. Acte de changement de nom (art. 63 du Code civil) - 4.2.9. Acte de divorce - 4.2.11. Acte d'adoption - 4.2.12. Acte de révocation ou de révision de l'adoption, de nouvelle modification d'enregistrement du sexe ou d'annulation (art. 66 du Code civil) - 4.2.14. Acte établi sur la base d'un acte étranger (art. 68 et 69 du Code civil) Ces différents points sont abordés séparément ci-après, avec les modifications ou remplacements. 3.2.2. Mission et délégation Il est précisé qu'une autorisation octroyée à un agent de l'administration communale est également possible pour la requête en rectification d'un acte de l'état civil, de sorte que l'officier de l'état civil ne devra pas, le cas échéant, comparaître personnellement dans le cadre de la procédure devant le tribunal de la famille.

Les agents habilités ne peuvent par ailleurs pas annuler d'office des actes de l'état civil.

Au point 3.2.2. « Mission et délégation », les alinéas cinq et six décrivant les tâches pouvant être déléguées aux agents de l'état civil, sont par conséquent modifiés comme suit : « L'autorisation est possible pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance de copies et d'extraits de ceux-ci et l'introduction d'une requête en rectification d'un acte par le tribunal (voir 3.9.2).

Une autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage. Ceci concerne uniquement la signature des actes de mariage et non les décisions sur des mariages de complaisance ou des reconnaissances, par exemple. Une autorisation est également impossible pour l'établissement (d'office) d'un acte d'annulation (en vertu du nouvel article 34/1 du Code civil, voir 3.9.1.).

L'annulation d'office d'un acte doit en effet rester exceptionnelle.

Tout d'abord, il est important de rédiger très soigneusement les actes de l'état civil et de les contrôler avant la signature de l'acte. Il faut éviter autant que possible les fautes dans les actes. » 3.3. Mise en place de la BAEC ? Au point 3.3 « Mise en place de la BAEC », dans la liste de catégories ayant accès à la BAEC, le 5° est remplacé par ce qui suit : « 5° les fonctionnaires de la Direction I "Droit des personnes et de l'état civil" de la Direction Générale de la Législation, des Libertés et Droits fondamentaux du Service public fédéral Justice, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales (droits de lecture et/ou d'écriture). » ? En outre, la liste des catégories ayant accès à la BAEC est complétée comme suit : « 8° les officiers désignés par le ministre de la Défense ou par l'autorité déléguée à cet effet, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales. » En effet, conformément à l'article 11 du Code civil, dans des cas très exceptionnels, ces personnes doivent pouvoir établir des actes de décès. Il est donc logique qu'elles puissent se voir accorder un accès à la BAEC, associé à des droits d'écriture (pour établir les actes). 3.4.10. Numéros continus d'actes Au point 3.4.1., la seule modification apportée concerne le numéro d'acte des actes migrés. Le « AAAA » dans le numéro d'acte « AAAA-XXXX.XXXX-CC » est complété par l'année de la date du fait de l'acte dans les actes migrés.

Le point b) est donc remplacé comme suit : « b) pour les actes papier migrés (établis avant le 31 mars 2019) : l'année provient de la date du fait de l'acte. » 3.7.10. Recherches généalogiques Le point 3.7.10. « Recherches généalogiques » est complété comme suit concernant une mesure transitoire reprise dans les dispositions transitoires de la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer : « Jusqu'à la date d'entrée en vigueur de l'arrêté royal relatif aux recherches généalogiques (prévu à l'article 79 du Code civil), l'officier de l'état civil peut délivrer des copies d'actes de l'état civil à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques, à condition que le demandeur dispose du consentement écrit de toutes les personnes concernées par l'acte, pour autant qu'elles soient encore en vie. Si ces personnes sont décédées, le consentement d'un des proches suffit.

L'officier de l'état civil délivre les copies à ces fins au moyen d'une copie des registres papier de l'état civil (et donc pas une copie délivrée à partir de la BAEC), et mentionne sur celles-ci : `délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques'. » L'objectif de la délivrance de copies des registres papier est d'éviter que les actes de l'état civil qui ne sont encore utiles que pour les recherches généalogiques, soient (doivent être) migrés vers la BAEC. Cela entraînerait une charge de travail superflue pour les officiers de l'état civil et en outre, cela surchargerait inutilement la BAEC. Si l'acte papier à délivrer a déjà été migré ou concerne un acte établi ou modifié après le 31 mars 2019, la copie peut bien entendu également être délivrée à partir de la BAEC. 3.7.12. Modèles des copies et des extraits Le point 3.7.12. « Modèles de copie et d'extrait » n'est pas modifié.

Il est cependant indiqué que l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (M.B. du 15 février 2019), est modifié en raison des adaptations des mentions de certains actes par la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer.

Voir point 4.2.

Les modèles d'extraits suivants sont ainsi modifiés : - l'acte de mariage ; - l'acte d'adoption ; - l'acte de nationalité belge ;

Les modèles de copies suivants sont modifiés : - l'acte de mariage ; - l'acte d'adoption ; - l'acte de divorce ; - l'acte de nationalité belge ; - l'acte de changement de nom ; - l'acte d'annulation. 3.8.1. Modifications directes d'actes (actes modifiés) ? Dorénavant, l'annulation d'une reconnaissance entraînera également une modification directe d'un acte plutôt qu'une mention automatique dans la BAEC. L'article 330/3 du Code civil et l'article 79quater, § 6 de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, prévoyaient une mention automatique de la BAEC pour l'annulation d'un acte de reconnaissance (voir 3.8.2.).

Cela ne tenait toutefois pas compte du fait que l'annulation d'une reconnaissance peut avoir diverses conséquences, pour la filiation et le nom, par exemple. Lors d'une annulation d'une reconnaissance, il faut donc procéder de la même manière que dans le cadre d'une décision judiciaire modifiant la filiation.

C'est la raison pour laquelle la modification suivante a été effectuée au point 1° : a) l'alinéa 1er est remplacé par ce qui suit : « 1° Décision judiciaire (art.31, § 1er, du Code civil) qui : - conteste ou établit la filiation ou annule une reconnaissance; - rectifie un acte; - autorise un changement de nom ou de prénoms. » b) entre le cinquième et le sixième alinéa, les alinéas suivants sont insérés : « Il en va de même pour l'annulation de la reconnaissance.Dans ce cas, l'OEC établira les actes suivants ou apportera les modifications suivantes : 1) dans le cas où la reconnaissance a fait l'objet d'un acte distinct : - l'établissement de l'acte d'annulation d'une reconnaissance par l'officier de l'état civil et - la modification de l'acte (des actes) de l'état civil de l'enfant et de ses descendants (en vertu de l'article 31 du Code civil) ; La filiation dans l'acte de naissance sera donc modifiée après l'annulation de la reconnaissance. 2) dans le cas où la reconnaissance a été intégrée dans l'acte de naissance lui-même : - la modification de l'acte (des actes) de l'état civil de l'enfant et de ses descendants (en vertu de l'article 31 du Code civil) » c) l'alinéa 9 est remplacé par ce qui suit : « L'acte modifié mentionne les données (instance judiciaire, date du prononcé) ainsi que le contenu de la décision judiciaire (contestation/établissement d'un lien de filiation, annulation d'une reconnaissance, rectification d'un acte, changement de nom ou de prénoms).» ? Aux modifications directes d'un acte sur la base de certaines décisions judiciaires et de la rectification d'une erreur matérielle, la loi ajoute à présent la possibilité de modifier directement un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration (par exemple, au moyen d'une attestation médicale ou d'une déclaration) (art. 31, § 2 du Code civil).

Au point 3.8.1., un nouveau point 3° est dès lors inséré : « 3° Un autre acte ou une déclaration (p. ex. au moyen d'une attestation médicale ou d'une déclaration) (art. 31, § 2 du Code civil).

L'ajout de cette nouvelle base légale pour les modifications directes d'actes par l'officier de l'état civil évite que de telles modifications apportées par l'officier de l'état civil soient résolues techniquement par une « erreur matérielle ».

L'établissement d'un acte modifié sur la base d'un autre acte permet désormais de remplacer des données erronées ou incomplètes dans un acte existant par les données correctes ou complètes lorsque l'acte qui corrobore cette modification est présenté.

En règle générale, il s'agira la plupart du temps de l'acte de naissance qui n'était pas disponible au moment de l'établissement de l'acte à modifier (autrement, l'acte modifié sur la base d'une erreur matérielle pourrait être utilisé, solution toujours préférable lorsque cela est possible).

Il peut également s'agir d'une donnée qui ne répond pas à la définition de l'erreur matérielle comme, par exemple, le lieu ou le pays de naissance d'un parent sur l'acte de naissance ou d'un conjoint sur un acte de mariage, mais qui peut être rectifiée de cette manière.

Un autre champ d'application est la mention de données à caractère personnel sur des actes d'étrangers, dans le pays desquels une distinction est établie entre les données figurant sur un passeport (servant de base pour l'inscription au registre des étrangers) et les actes de l'état civil qui établissent en fin de compte l'état de la personne. Ainsi, tous les passeports ne mentionnent pas tous les prénoms d'une personne. Il se peut également que le passeport ne mentionne pas le patronyme ou qu'il mentionne le prénom, le nom de famille ou d'autres mentions relatives au nom dans un autre ordre.

Enfin, l'acte modificatif sur la base d'un autre acte peut également être utilisé lorsque l'état de la personne a été modifié dans un acte existant, mais qu'il n'existe aucune autre base légale pour établir un acte de base ou un acte modificatif : par exemple, la mère d'un enfant né dans une commune belge change de nom en se mariant ultérieurement à l'étranger. L'acte de mariage comportant le changement de nom ne peut être enregistré dans la BAEC, mais un acte modifié de l'acte de naissance de l'enfant peut être établi.

Il importe de souligner que l'acte modifié sur la base d'un autre acte ne peut être utilisé pour rectifier une fraude à l'identité dans un acte ou pour éluder la compétence du tribunal de la famille en matière de rectification d'actes de l'état civil. Il ne s'agit donc pas de modifier complètement les données à caractère personnel, de modifier la filiation ou de modifier différentes données dans le même acte (voir point 3.9.2.) sur la seule présentation de l'acte de naissance.

Il s'agit uniquement d'établir un acte modifié sur la base d'un autre acte lorsque l'acte originel comporte des erreurs ou des lacunes en raison d'un manque d'informations, mais qu'il n'existe aucun doute sur l'identité de la personne ou sur l'état de la personne stipulé dans cet acte. Il n'est pas non plus possible d'utiliser l'acte modifié sur la base d'un autre acte pour traiter la modification de l'état de la personne lorsqu'il est nécessaire d'établir un acte de base adéquat : par exemple, un acte étranger/une décision étrangère de changement de nom constitue, en règle générale, la base de l'établissement d'un acte de changement de nom, mais pas d'un acte modifié.

Quelques exemples concrets permettent de rendre cela plus clair.

L'acte modifié sur la base d'un autre acte peut être établi pour : - ajouter ou écrire en toutes lettres des prénoms et des noms en présence de prénoms abrégés ou non mentionnés ou de parties de noms : ex. un étranger inscrit au registre national sur la base de son passeport, dans lequel certains prénoms ont été abrégés, produit à présent son acte de naissance ; ex. en raison d'une erreur de l'officier de l'état civil, une personne figure sous un nom simple au lieu d'un nom double sur son acte de mariage datant d'avant le 31 mars 2019 alors que le double nom était mentionné sur l'acte de naissance : il y a certitude quant à l'identité ; - ajouter un patronyme ou un « middle name » : ex. une personne russe est inscrite au registre national sans patronyme parce que celui-ci ne figure pas en caractères latins sur le passeport russe, mais il figure bel et bien sur l'acte russe de naissance et d'autres actes russes de l'état civil ; - inscrire comme nom un nom matrimonial lorsque cette personne l'a déjà porté, mais figure encore sous son nom de jeune fille sur le premier acte parce que le nom matrimonial n'était pas encore enregistré au registre national, ce qui suppose la présentation d'un nouveau passeport ; - corriger une erreur dans le pays de naissance : ex. Congo au lieu de Zaïre ; - corriger une erreur dans le lieu de naissance d'une personne figurant dans l'acte : p. ex. toponyme mal orthographié ou problème de subdivision administrative. Ainsi, beaucoup de passeports (et donc le registre national) mentionnent l'Etat, la province ou même le pays, mais pas la commune de naissance proprement dite, laquelle figure généralement sur un acte de naissance ; - ajouter des prénoms ou un nom de famille lorsque ceux-ci n'ont pas été enregistrés auparavant, mais figurent bel et bien sur des actes de l'état civil : ex. 1 : de nombreux Irakiens sont inscrits uniquement sous leur propre prénom et celui de leur père et leur grand-père, sur la base d'un passeport produit antérieurement, mais il s'avère par la suite qu'ils ont bel et bien un nom de famille, lorsque leurs autorités leur délivrent un nouveau passeport et un acte de naissance à ce nom ; ex. 2 : sur d'anciens actes, les Congolais figurent souvent uniquement sous un nom de famille, comme cela se pratiquait à l'époque du Zaïre, mais ils produisent à présent des actes de naissance mentionnant des prénoms ; - distinguer les éléments constituant des prénoms ou des noms de famille lorsque cela n'apparaissait pas clairement auparavant (p. ex. « middle name », postnom, chaînes de noms...) ; - des actes de naissance établis dans la BAEC avec un lieu de naissance inconnu ou sans date de naissance parce qu'ils n'apparaissaient pas sur la copie ou l'extrait d'un acte étranger ; les actes de naissance comportant les données manquantes de ces parents sont à présent produits.

On peut également donner des exemples négatifs d'actes modifiés ne pouvant être établis sur la base d'un autre acte : - une personne est inscrite avec des données à caractère personnel sur déclaration, ces données à caractère personnel se retrouvent également sur les actes belges. Après régularisation, un passeport et un acte de naissance comportant d'autres données à caractère personnel sont produits et l'Office des étrangers a autorisé la modification des données à caractère personnel dans le registre national. Comme il peut s'agir d'une fraude à l'identité, la modification doit être demandée au tribunal de la famille ; - une personne déclare que les documents qu'elle a présentés antérieurement ou ses déclarations antérieures n'étaient pas corrects et présente de nouveaux documents : comme il existe un doute sur l'identité et, la plupart du temps, plusieurs autres éléments doivent également être modifiés conjointement, l'intervention du tribunal de la famille doit être demandée pour la modification des actes existants ; - un acte de naissance est établi avec une filiation maternelle ou une reconnaissance maternelle et l'acte de mariage est présenté ultérieurement : comme une modification de la filiation aurait lieu du fait de l'établissement d'un acte sur la base d'un autre acte, seul le tribunal de la famille est compétent.

La modification directe d'un acte sur la base d'une déclaration était uniquement prévue pour l'ajout d'un nom de famille dans un acte d'un enfant sans vie (conformément au droit transitoire de la loi du 19 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/12/2018 pub. 01/02/2019 numac 2019010139 source service public federal justice Loi modifiant diverses dispositions relatives à la réglementation concernant l'enfant sans vie fermer modifiant diverses dispositions relatives à la réglementation concernant l'enfant sans vie - M.B. du 1er février 2019) et figure à présent dans la loi en tant que possibilité générale.De cette manière, la déclaration du sexe (avec attestation médicale) peut être traitée au moyen d'un acte modifié (art. 48 du Code civil).

L'officier compétent établit immédiatement le ou les actes modifiés à la suite de l'autre acte ou de la déclaration qui est à l'origine de la modification et qui entraîne une modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil.

L'acte modifié mentionne la modification de l'acte. La modification sera donc toujours visible lors de la consultation dans la BAEC ou lors de la délivrance d'une copie.

L'officier de l'état civil compétent est l'officier généralement compétent ou l'officier du lieu de l'établissement de l'acte.

La modification d'un acte induira, dans certains cas également, la modification automatique par la BAEC des autres actes de la personne concernée et, éventuellement, de ses descendants. La BAEC associe en effet ces actes les uns aux autres.

Lors de la consultation des actes dans la BAEC, les modifications par rapport à l'acte d'origine seront toujours clairement indiquées. De même, il sera toujours possible de consulter l'historique, avec la date et le motif de la modification.

La BAEC envoie une notification au procureur du Roi compétent à chaque recours à une rectification conformément à l'article 33 du Code civil (erreur matérielle) ou modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration. Le parquet a en effet une fonction générale de surveillance en matière d'état civil. Celui-ci peut alors, à des moments spécifiques, dresser par exemple une liste de toutes les rectifications dans le cadre de cette procédure et vérifier s'il n'y a pas eu d'abus. » ? Le schéma figurant au point 3° du point 3.8.1. devient le point 4° et est remplacé par ce qui suit : « 4° Schéma Cela peut être représenté schématiquement comme suit : 1. Décision judiciaire étrangère en matière de filiation => OEC => établissement de l'acte modifié 2.Décision judiciaire belge (filiation, annulation reconnaissance, rectification, changement de nom ou de prénoms) => greffier => OEC => établissement de l'acte modifié 3. Rectification d'une erreur matérielle => OEC => établissement de l'acte modifié 4.Modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration => OEC => établissement de l'acte modifié. » 3.8.2. Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 du Code civil) Comme mentionné au point précédent, la mention automatique pour l'annulation d'une reconnaissance est supprimée et remplacée par la modification directe d'actes. ? Au point 3.8.2. « Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 du Code civil) », l'alinéa 2 est donc adapté en ce sens : « C'est le cas dans les matières suivantes : 1° le divorce (art.1275, § 2, et 1303 du Code judiciaire); 2° le changement de nom (art.370/7 du Code civil); 3° l'annulation d'un mariage (art.193ter du Code civil, art. 391octies du Code pénal et art. 79quater, § 4, de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers); 4° l'annulation ou le retrait de l'autorisation de changement de nom (art.370/8 du Code civil); 5° la réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence (art.122, alinéa 3, du Code civil) ou d'une déclaration judiciaire de décès (art. 134, alinéa 3, du Code civil). » ? En outre ce point est complété en ce qui concerne les données contenues dans les mentions. L'article 32, § 2, 5°, du Code civil dispose à présent qu'une mention de la BAEC pour l'annulation d'un acte contient les mêmes données que l'acte d'annulation, à savoir l'acte sur lequel porte la mention et le type d'annulation (comme prévu à l'article 66 du Code civil).

L'alinéa 14 est dès lors remplacé par ce qui suit : « En outre, dans les cas de divorce, d'autorisation de changement de nom et d'annulation, il est mentionné un certain nombre de données prévues dans l'acte de divorce (art. 64, 1° et 3°, du Code civil), dans l'acte de changement de nom (art. 63, 1°, 2° et 4°, du Code civil) et dans l'acte d'annulation (art. 66, du Code civil). » ? Le schéma relatif aux mentions automatiques de la BAEC pour les décisions judiciaires belges est remplacé par ce qui suit : « Pour schématiser : 1) Décision judiciaire belge 1° de divorce ;2° d'annulation d'un mariage ;3° de réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence ou d'une déclaration judiciaire de décès ;4° d'annulation ou de retrait d'une autorisation de changement de nom; Le greffier envoie les données de la décision via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire. » 3.8.4. Mention marginale électronique Au point 3.8. « Modifications d'actes de l'état civil », il est ajouté un point 3.8.4. « Mention marginale électronique », rédigé comme suit : « 3.8.4. Mention marginale électronique La loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer a introduit une disposition transitoire dans la loi sur la modernisation de l'état civil (nouvel art. 116/3).

Dans certains cas, un ancien acte de l'état civil papier ne comporte aucune mention marginale alors qu'une telle mention aurait dû y être apposée. C'est le cas par exemple lorsqu'aucun changement de nom n'a été mentionné en marge sur l'acte de mariage (mais bien sur l'acte de naissance, sur la base d'un arrêté royal de changement de nom).

Dès lors qu'il est en tous les cas inenvisageable d'émarger encore les anciens actes papier mêmes pour les migrer par la suite, on prévoit dorénavant la possibilité d'ajouter une mention marginale électronique sur un acte papier migré dans la BAEC, de manière à ce que cet acte soit correct.

Un officier de l'état civil, quel qu'il soit, qui constate l'absence d'une mention marginale, peut l'ajouter, via la BAEC, sur l'acte migré, pour autant qu'il dispose de ce qui est à la base de cet ajout (p. ex.une décision de divorce, un arrêté royal de changement de nom,...).

La mention marginale électronique est signée par l'officier de l'état civil qui l'a ajoutée de la même façon qu'il signerait un acte (modifié) de l'état civil.

Cette mention marginale figure alors dans l'historique de l'acte migré de la même manière que ce qui est prévu à l'annexe 4 de l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil, pris en exécution de l'article 29, § 4, du Code civil.

La base de l'ajout de cette mention marginale doit figurer en annexe dans la BAEC. ». 3.9. Rectification d'actes de l'état civil Le point 3.9. de la circulaire relative à la modernisation de l'état civil, est modifié en profondeur.

La procédure de rectification d'une erreur matérielle par l'OEC a déjà été simplifiée par la loi sur la modernisation de l'état civil.

Le concept d'erreur matérielle est encore adapté au contexte électronique afin de pouvoir réaliser rapidement un certain nombre de rectifications spécifiques pour lesquelles l'intervention d'un tribunal n'est pas souhaitable.

Cela est également valable pour l'annulation d'actes de l'état civil qui ont été établis de manière erronée dans la phase initiale de la BAEC lors du passage d'un environnement papier vers un environnement électronique. L'officier de l'état civil aura également la possibilité à cet effet, sous certaines conditions, d'annuler lui-même les actes (« annulation d'office »).

L'intitulé du point 3.9. est remplacé par ce qui suit : « 3.9. Rectification et annulation des actes de l'état civil ». 3.9.1. Rectification par l'OEC (art. 33-34) L'intitulé du point 3.9.1. est remplacé par ce qui suit : « 3.9.1. Rectification et annulation d'office par l'OEC (art. 33-34/1 du Code civil) » .

La principale modification de la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer est l'élargissement de la possibilité de rectification de l'erreur matérielle par l'officier de l'état civil (1° ) et l'introduction de l'annulation d'office d'un acte par l'officier de l'état civil (2° ).

Le point 3.9.1. est subdivisé en 3.9.1.1. et 3.9.1.2.

Le point 3.9.1.1. comprendra le texte actuel du point 3.9.1., avec les modifications suivantes. 3.9.1.1. Rectification d'une erreur matérielle ? Depuis la Loi sur la modernisation de l'état civil, l'article 33 du Code civil prévoit que l'OEC compétent qui constate une erreur matérielle dans un acte de l'état civil, sur la base d'un acte authentique ou d'une attestation officielle, peut rectifier lui-même cet acte de l'état civil.

La définition de l'erreur matérielle même (art. 34 du Code civil) est légèrement élargie, en ce sens que l'officier de l'état civil peut constater l'erreur tant lors de l'établissement que lors de la modification d'un acte de l'état civil.

L'alinéa 8 du point 3.9.1. (qui devient le 3.9.1.1.) est adapté en ce sens : « Une erreur matérielle implique que lors de l'établissement ou la modification d'un acte de l'état civil, un OEC a enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il avait possession à ce moment-là (art. 34 du Code civil). » ? La loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer élargit par ailleurs l'énumération limitative des cas considérés comme erreurs matérielles, étant donné qu'elle ne tenait pas suffisamment compte de l'établissement des actes dans une application informatique.

L'énumération figurant dans la circulaire relative à la modernisation de l'état civil y est adaptée, de par les modifications ou précisions suivantes, indiquées par catégorie. a) Une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms et prénoms : Ce point est modifié comme suit : « Exemple : mention de Jozeph au lieu de Joseph sur un acte de naissance. Sont non seulement considérés comme une erreur matérielle une faute d'orthographe ou de frappe dans les noms et prénoms mais également une confusion entre eux, à savoir le fait que le prénom a été enregistré en tant que nom et inversement.

Il convient également de préciser encore ici jusqu'à quel ancêtre il peut être remonté dans les actes pour rectifier l'orthographe du nom.

Il y a quelques limites en la matière : 1. En vertu de l'article 34 du Code civil, lors de l'établissement d'un acte de l'état civil, l'officier de l'état civil doit avoir enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il était en possession à ce moment-là. Pour savoir si l'OEC « était en possession » de l'acte ou de l'attestation, il faut poser la question de savoir si l'OEC aurait dû contrôler l'acte au moment de l'établissement de l'acte qui contenait l'erreur.

Lors de l'établissement de l'acte de naissance, il s'agira donc de l'acte de naissance du père (ou de la mère en cas de filiation maternelle).

L'OEC généralement compétent peut également en déduire que l'OEC qui a établi l'acte était en possession de ces actes. Si ces actes ne contiennent pas l'erreur, la rectification peut se faire via l'erreur matérielle. 2. La Cour de cassation a limité la portée de la rectification de l'orthographe du nom aux descendants de la première génération (Cass. 30 janvier 1987, R.W., 1986-1987, col. 2357 ; Cass., 29 octobre 1976, Pas., 1977, I, p. 250), et donc pas aux descendants de la deuxième génération, par exemple. Cela s'applique à la fois aux rectifications judiciaires et aux rectifications d'erreurs matérielles. (Cette jurisprudence de la Cour de cassation est cependant contestée par les cours et tribunaux et la doctrine.) Selon cette jurisprudence, la rectification ne peut donc concerner que la première génération de descendants : seul le nom des enfants de (l'arrière) grand-père (Van der Schueren) devrait être rectifié par le biais de l'erreur matérielle (disposition transitoire).

Dans le cas où l'intéressé veut voir rectifier son acte sur la base de l'orthographe du nom dans l'acte de naissance d'un autre ascendant que celui de son père, il pourra uniquement essayer de l'obtenir en passant par le tribunal. C'est alors au juge d'en décider. Si le tribunal suit la jurisprudence de la Cour de Cassation, la rectification de l'acte sera refusée. » b) une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans la date, le lieu où l'heure du fait juridique ou de l'acte juridique établi par l'acte. Concernant l'erreur relative à la date, au lieu ou à l'heure du fait juridique ou de l'acte juridique établi par l'acte, il est précisé qu'il doit s'agir d'une faute d'orthographe ou de frappe dans ces données, comme cela a toujours été l'intention du législateur.

L'intitulé de b) est modifié en ce sens. c) Confusion des personnes mentionnées dans l'acte (nouvelle catégorie) Il s'agit des cas dans lesquels un « rôle » erroné est mentionné lors de l'établissement de l'acte.Cela signifie que les données du père, par exemple, se retrouvent chez la mère et inversement, ou qu'il y a eu échange entre un conjoint et un témoin (acte de mariage). C'est le résultat de l'indication de la mauvaise option dans une liste de sélection. d) Absence de prénoms ou de parties d'un nom dans un autre acte que le propre acte de naissance (nouvelle catégorie) La pratique montre également qu'il arrive parfois que des prénoms ou parties du nom d'une personne manquent dans un autre acte de l'état civil que le propre acte de naissance de l'intéressé, alors qu'ils figurent bel et bien dans son acte de naissance. Il est désormais possible d'ajouter les prénoms ou parties du nom de famille par le biais de l'erreur matérielle dans l'autre acte, car l'acte de naissance de l'intéressé est en tous les cas prioritaire. e) Signes diacritiques La rectification de signes diacritiques erronés dans l'acte était déjà prévue en tant qu'erreur matérielle dans la circulaire relative à la modernisation de l'état civil (sous la catégorie a), mais ne figurait pas encore littéralement dans la loi.Elle est à présent ajoutée dans la loi à des fins de clarification.

Le point e) reprend les alinéas 2 à 4 du point a) actuel. f) Données des témoins sur l'acte de mariage (nouvelle catégorie) Relèvent également de l'erreur matérielle, (certaines) données relatives aux témoins figurant sur l'acte de mariage que l'officier de l'état civil a oublié de reprendre, ou les erreurs dans ces données. Etant donné que les témoins ont une valeur purement cérémonielle (car ils ne sont pas indispensables pour pouvoir se marier), ces données ne sont pas essentielles. Le législateur a dès lors considéré que la rectification par la voie du tribunal ne se justifiait pas. g) Reproduction erronée ou non-reproduction de données mentionnées dans des actes authentiques ou attestations officielles (nouvelle catégorie) L'officier de l'état civil enregistre parfois des données de manière erronée ou ne les enregistre pas dans un acte de l'état civil alors qu'elles sont effectivement mentionnées dans les actes authentiques ou attestations officielles ayant été produits lors de l'établissement de l'acte. Il peut s'agir, par exemple, de la date de force de chose jugée qui figure correctement dans le document judiciaire mais qui n'a pas été enregistrée correctement dans l'acte. Il pourrait par exemple également s'agir du lieu de naissance enregistré erronément dans l'acte belge sur la base de l'acte étranger alors que celui-ci est mentionné correctement dans l'acte de naissance étranger.

Dans ce genre de cas, il est à présent possible de rectifier l'acte de l'état civil sans devoir passer par le tribunal. h) Erreurs dans les attestations médicales et les procès-verbaux Les cas d'erreurs matérielles précités peuvent également se produire dans les attestations médicales sur lesquelles se base l'officier de l'état civil pour établir un acte (notamment les actes de naissance ou de décès). Dans ce cas également, l'officier de l'état civil peut rectifier l'acte de l'état civil selon la procédure de l'erreur matérielle, sur la base de l'attestation médicale rectifiée par le médecin ou l'accoucheuse.

Il en va de même pour les erreurs dans les procès-verbaux établis par l'officier de l'état civil, notamment en cas de non-fonctionnement de la BAEC ou en cas de naissance ou de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef.

L'attestation médicale rectifiée ou le procès-verbal rectifié constituent à des fins de contrôle une annexe prévue par la loi dans la BAEC. ? Le point 3.9.1.1. est complété par ce qui suit : « Le recours par l'officier de l'état civil à la possibilité de rectifier par le biais de l'erreur matérielle ne peut conduire l'officier de l'état civil à se montrer négligent dans l'établissement des actes de l'état civil. Il importe toujours de vérifier minutieusement les actes avant leur signature. Les erreurs doivent être évitées dans la mesure du possible. L'extension des cas d'erreur matérielle a pour seul objectif de permettre la rectification de l'acte dans les plus brefs délais en cas d'erreur.

C'est la raison pour laquelle la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer prévoit l'envoi par la BAEC d'une notification au procureur du Roi compétent chaque fois qu'il est recouru à la rectification d'une erreur matérielle. Le parquet a en effet une fonction générale de surveillance en matière d'état civil. Celui-ci peut alors, à des moments spécifiques, dresser par exemple une liste de toutes les rectifications dans le cadre de cette procédure et vérifier s'il n'y a pas eu d'abus. » 3.9.1.2. Annulation d'office par l'officier de l'état civil Un nouveau point 3.9.1.2. est inséré : « 3.9.1.2. Annulation d'office par l'officier de l'état civil La loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer introduit une nouvelle possibilité pour l'officier de l'état civil : dans certains cas, il peut désormais également annuler lui-même des actes de l'état civil (art. 34/1 du Code civil).

A l'instar de la possibilité de rectifier soi-même certaines erreurs (erreur matérielle), il doit également être possible d'annuler des actes dans leur ensemble lorsque l'erreur concerne l'établissement même de l'acte. Les actes manifestement erronés doivent pouvoir être retirés le plus rapidement possible de la BAEC. Dans la pratique, il n'est pas réalisable de demander via le tribunal une rectification ou une annulation pour toutes ces « erreurs ». L'attente d'une décision du tribunal peut entraîner de nombreux blocages comme notamment la `collecte' dans le registre national.

L'annulation d'office est possible dans les cas suivants : a) L'acte concerne un fait juridique ou un acte juridique qui n'a jamais eu lieu : Exemple : un officier de l'état civil souhaitant établir une version provisoire d'un acte de mariage en préparation du mariage la signe par erreur avant la célébration du mariage. Il pourrait également s'agir d'un acte de changement de nom, un acte de décès, un acte de reconnaissance, etc. établi pour une personne erronée en raison d'un numéro de registre national complété incorrectement (p. ex. 1 chiffre de différence) ou d'une forte ressemblance avec le nom et le prénom d'une autre personne sans que l'officier de l'état civil ne s'aperçoive de la différence. b) L'acte concerne une décision judiciaire ou administrative qui n'a jamais été prononcée : Exemple : établissement d'un acte de divorce avant qu'une décision judiciaire ne soit prononcée.c) L'acte a été établi sans satisfaire aux conditions légales requises : Exemples : l'acte de naissance a été établi sans attestation médicale, l'acte a été signé sans attendre le délai requis (par exemple, acte de changement de sexe, acte de nationalité), un acte modifié a été établi sur la base d'une décision judiciaire qui n'était pas passée en force de chose jugée.d) L'officier de l'état civil n'était pas compétent pour établir l'acte : Exemple : l'acte de décès a été établi par l'officier de l'état civil du domicile de l'intéressé au lieu de l'officier de l'état civil du lieu du décès. En ce qui concerne les cas a) et b) : en principe, ce type de cas ne se présente pratiquement jamais. Ces cas se sont surtout présentés au cours de la période de lancement de la BAEC, en raison de la grande réforme de l'état civil et du fait que les officiers et agents de l'état civil n'étaient pas familiarisés avec le système informatique de la BAEC. Il s'agissait de `validations trop rapides' ou d'un chiffre mal encodé (p. ex. le numéro de registre national) dans la BAEC sans que l'on s'en aperçoive.

Si cela se produit quand même, l'officier de l'état civil doit pouvoir rectifier son erreur et annuler l'acte dans les plus brefs délais afin d'éviter les problèmes pour l'intéressé et de pouvoir établir l'acte correct. Une rectification judiciaire prendra beaucoup de temps et empêchera l'établissement de l'acte correct, ce qui est préjudiciable pour le citoyen.

Comme pour la rectification via l'erreur matérielle, il est également prévu ici que les procès-verbaux établis dans ces circonstances peuvent être annulés d'office. L'annulation d'office peut être mentionnée directement sur le procès-verbal papier, pourvue d'une signature de l'officier de l'état civil.

En cas d'annulation d'office, l'officier de l'état civil qui a dressé l'acte établit immédiatement l'acte d'annulation et l'associe ensuite à l'acte de l'état civil auquel l'annulation se rapporte. Le cas échéant, l'officier de l'état civil établit également l'acte ou les actes de l'état civil modifiés. Il est en effet possible qu'à la suite de l'annulation d'un acte, d'autres actes de l'état civil changent.

Dans le cas, par exemple, d'une annulation d'un acte de reconnaissance, l'officier de l'état civil établira l'acte d'annulation, associera cet acte à l'acte de reconnaissance et établira en outre également un acte de naissance modifié.

Les actes annulés restent toujours visibles dans la BAEC. La possibilité d'annulation d'office d'un acte est toutefois limitée de deux manières : - dans le temps, à savoir à un mois après l'établissement de l'acte (et donc pas des années après la date d'établissement) et uniquement pour autant qu'elle ne compromette pas le statut juridique des personnes concernées par l'acte. Lorsque l'acte a été établi à tort, mais que les faits et actes juridiques qu'il établit sont en soi corrects et sont déjà l'objet de constitution de droits, il ne peut plus être annulé d'office et, le cas échéant, le tribunal de la famille doit se prononcer sur la rectification ou l'annulation de l'acte ; - seul l'officier de l'état civil a cette compétence, comme pour les actes de mariage (article 9 du Code civil) (voir 3.2.2.). Un agent de l'état civil n'est donc pas habilité à le faire.

Comme pour la rectification d'une erreur matérielle, la BAEC envoie une notification automatique au procureur du Roi chaque fois que l'officier de l'état civil annule un acte.

Cela permet au parquet d'exercer un contrôle centralisé. Sur la base de ces notifications, le parquet peut vérifier s'il est recouru à cette possibilité de manière excessive ou abusive dans certaines communes. Si le parquet remarque des anomalies, il peut toujours exercer son droit de contrôle général de l'état civil et prendre des mesures à cet égard (art. 40 du Code civil).

La possibilité d'annulation d'office d'un acte ne peut être source de négligence dans l'établissement des actes. L'application de l'annulation d'office doit rester limitée à des cas exceptionnels. Les irrégularités en la matière peuvent ainsi être sanctionnées.

L'officier de l'état civil demeure responsable de l'établissement ou des modifications (corrects) des actes de l'état civil (voir art. 36 du Code civil).

Il est en outre prévu que le comité de gestion de la BAEC dresse annuellement une liste du nombre d'actes annulés d'office. Il transmet cette liste au ministre de la Justice, qui la dépose à la Chambre des représentants.

La Chambre des représentants peut ainsi participer au suivi des annulations d'office d'actes de l'état civil par les officiers de l'état civil et des éventuelles objections formulées par le Ministère public.

Conséquemment à la possibilité d'annulation d'office des actes de l'état civil, la responsabilité de l'officier de l'état civil est logiquement étendue aux actes de l'état civil annulés d'office (voir 3.10.1.).

L'article 33 de la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer contient une disposition transitoire concernant l'annulation d'office. Cette disposition transitoire prévoit qu'un acte de l'état civil qui répond aux conditions énumérées dans l'article 34/1 du Code civil et qui a été établi entre le 31 mars 2019 et le 1er septembre 2020 peut être annulé d'office jusqu'au 30 septembre 2020.

Si une requête en annulation a déjà été déposée via le tribunal, il appartient à l'OEC d'estimer si une procédure d'annulation existante via le tribunal doit être poursuivie ou - si les conditions légales sont remplies - s'il y a lieu d'établir une annulation d'office. Dans ce dernier cas, le tribunal de la famille doit en être informé et peut clôturer la procédure judiciaire devenue sans objet. » 3.9.2. Rectification de l'acte par le tribunal de la famille L'intitulé du point 3.9.2. est remplacé par ce qui suit : « 3.9.2. De la rectification et de l'annulation par le tribunal de la famille".

Le Code civil dispose à présent expressément que la procédure d'annulation d'un acte de l'état civil est identique à la procédure de rectification judiciaire (art. 35 du Code civil). Il en était déjà ainsi depuis longtemps dans la pratique, mais cela figure désormais clairement dans la loi également.

La loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer précise en outre la manière dont l'officier de l'état civil peut demander la rectification (ou l'annulation).

L'officier de l'état civil du lieu d'établissement de l'acte peut également signer lui-même la requête, sans avocat, afin de faire rectifier via le tribunal une erreur dans l'acte de l'état civil. Cela a toujours été l'intention du législateur, mais manquait de clarté dans la pratique.

Il est également expressément ajouté qu'en cas de rectification, d'annulation ou d'établissement d'un acte supplétif, l'officier de l'état civil compétent établit non seulement immédiatement l'acte ou les actes de l'état civil modifiés qui en résultent, mais associe également ceux-ci, le cas échéant, aux actes de l'état civil auxquels ils se rapportent.

Le point 3.9.2. est dès lors adapté comme suit pour ce qui concerne ces points : - « Comment ? Le citoyen ou l'officier de l'état civil intente la procédure par requête. L'officier de l'état civil ou son agent habilité (voir 3.2.2.) peut signer lui-même la requête et comparaître lui-même devant le tribunal, et ne doit donc pas s'adresser à un avocat pour ce faire. - Sur la base de la décision, l'officier de l'état civil établit alors immédiatement l'acte ou les actes de l'état civil modifiés ou l'acte supplétif (dans le cas de l'article 26 du Code civil) et associe ceux-ci, le cas échéant, aux actes de l'état civil auxquels ils se rapportent. La décision judiciaire est annexée à l'acte modifié ou à l'acte supplétif dans la BAEC. » - Le schéma est remplacé par ce qui suit : « Schématiquement 1. Rectification : Erreur matérielle : OEC (sans avis du parquet) N'importe quelle autre erreur : tribunal de la famille 2.Annulation : Annulation d'office : OEC Annulation judiciaire : tribunal de la famille 3. Remplacement d'un acte manquant : tribunal de la famille » 3.10.1. Responsabilité de l'officier de l'état civil (art. 36, 38 et 39 du Code civil et art. 110 et 111 de la Loi sur la modernisation de l'état civil) Au point 3.10.1., une petite modification est apportée. En conséquence de l'introduction de la possibilité pour l'officier de l'état civil d'annuler d'office un acte, la responsabilité de celui-ci pour les actes de l'état civil établis, rectifiés ou modifiés par lui-même est étendue aux actes annulés d'office par lui-même (art. 36 du Code civil).

L'alinéa 2, premier tiret, est dès lors remplacé par ce qui suit : « - des actes de l'état civil qu'il a établis, rectifiés, modifiés ou annulés d'office (art. 36 du Code civil) ; ». 4.2. Les différents types d'actes de l'état civil Depuis la Loi sur la modernisation de l'état civil, le Code civil prévoit une section distincte pour chaque type d'acte de l'état civil.

Chaque section mentionne d'abord (si possible) la façon dont l'acte est établi et ensuite les données que cet acte doit mentionner.

Les adaptations ou précisions sont exposées ci-dessous par type d'acte. 4.2.1. Actes de naissance 4.2.1.1. Acte de naissance Au point 4.2.1.1. « Acte de naissance », il est précisé que pour la déclaration du sexe qui était ambigu à la naissance (art. 48 du Code civil), un acte modifié est établi sur la base de cette déclaration (avec attestation médicale) conformément au nouvel article 31, § 2, du Code civil : « Un acte modifié est établi sur la base de la déclaration du sexe (avec attestation médicale) (art. 31, § 2, du Code civil). ». 4.2.5. Acte de mariage Le lieu du mariage a été ajouté à l'article 54, 2°, du Code civil.

Le lieu du mariage doit en effet également être mentionné dans l'acte puisque (à l'étranger) celui-ci ne correspond pas toujours au lieu de signature de l'acte de mariage.

Le point 4.2.5. est adapté sur ce point : "Données de l'acte. L'acte de mariage mentionne (article 54 Cc.) : - les données des époux : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - la date et le lieu du mariage ; - éventuellement le nom choisi par l'époux après le mariage (sur la base de son droit national) ; - pour autant que d'application, les données des témoins : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance. » 4.2.9. Acte du changement de nom (art. 63 du Code civil) L'OEC ne doit en principe établir un acte de changement de nom qu'à titre exceptionnel, à savoir en cas de changement de nom étranger ou lorsqu'il est impossible d'obtenir un acte de naissance (p. ex. réfugié reconnu).

Si l'acte de naissance était enregistré ou pouvait être migré dans la BAEC, le changement de nom était apporté sur l'acte de naissance par une mention automatique (voir point 3.8.2. de la circulaire relative à la modernisation de l'état civil) de la BAEC. Dans la pratique, de très nombreux actes de changement de nom ont toutefois été établis, dès lors que l'acte de naissance n'était pas toujours disponible (en temps utile) dans la BAEC. Dans certains cas, un autre acte de l'état civil de l'intéressé était en revanche disponible.

L'objectif initial du législateur était toutefois d'enregistrer dans les actes de l'état civil autant de changements de nom que possible via une mention automatique et d'enregistrer dans la BAEC autant de changements de nom que possible, prononcés par le tribunal, via un acte de l'état civil modifié.

En fait, il suffit qu'un acte de l'état civil de l'intéressé soit enregistré dans la BAEC pour pouvoir établir un acte modifié, et il ne doit pas nécessairement s'agir d'un acte de naissance. C'est la raison pour laquelle les mentions automatiques ont été élargies à tous les cas où tout acte de l'état civil de l'intéressé a été enregistré dans la BAEC. Les articles 370/7 et 370/9 du Code civil sont adaptés en ce sens.

Il est donc précisé au point 4.2.9. que l'officier de l'état civil ne doit établir un acte de changement de nom que si aucun acte de l'état civil de l'intéressé n'a été enregistré dans la BAEC ou ne peut y être migré. Il y aura donc davantage d'e-mentions pour le changement de nom.

Si un autre acte de l'intéressé vient à migrer par la suite dans la BAEC, ce nom sera modifié de manière automatique.

L'alinéa 3 du point 4.2.9. est dès lors remplacé par ce qui suit : « L'acte de changement de nom sera donc en principe uniquement nécessaire pour : - les reconnaissances de changements de nom étrangers (acte belge de changement de nom sur la base d'un acte/une décision étrangère) ; - les cas où aucun acte de l'état civil de l'intéressé n'a été enregistré dans la BAEC ou ne peut y être migré, et où le changement de nom a été accordé par arrêté royal : il s'agit en principe du cas d'un réfugié ou d'un apatride reconnu qui ne dispose d'aucun acte de l'état civil dans la BAEC. » Les données figurant dans l'acte de changement de nom sont légèrement modifiées.

L'alinéa 5 du point 4.2.9. est dès lors remplacé par ce qui suit : « Données reprises sur l'acte de changement de nom Cet acte de changement de nom mentionne : - dans le cas d'une décision belge de changement de nom : la date de la demande ; - le nom et prénoms de la personne concernée ; - la date de naissance et le lieu de naissance de la personne concernée ; - le nouveau nom de la personne concernée ; - la base sur laquelle l'acte est établi, telle que prévue à l'article 41 du Code civil : ? les données de l'arrêté royal : la date de l'arrêté royal et le cas échéant, la date de la publication au Moniteur belge (art. 41, 5°, c), Code civil) ; ? les données de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative (art. 41, 5°, d) et e) Code civil).

La date de la requête est uniquement mentionnée (obligatoirement) lors de l'établissement d'un acte de changement de nom sur la base d'une décision belge de changement de nom puisque cette date produit des effets. Lors de l'établissement d'un acte de changement de nom sur la base d'une décision ou d'un acte étranger, cette donnée n'est pas mentionnée dès lors que cela n'a aucune utilité. ». 4.2.10. Acte de divorce La loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer modifie également légèrement les mentions dans l'acte de divorce.

L'acte de divorce mentionnait jusqu'à ce jour uniquement les données relatives à l'acte de mariage, notamment (1° ), le cas échéant, le numéro d'acte de l'acte belge de mariage (éventuellement sur la base d'un acte étranger) et (2° ) l'autorité qui a établi l'acte de mariage ainsi que la date et le lieu d'établissement de l'acte.

La date et le lieu du mariage sont dorénavant également mentionnés dans l'acte de divorce afin d'indiquer clairement le mariage auquel le divorce se rapporte.

Les alinéas 4 à 7 du point 4.2.10. sont dès lors remplacés par ce qui suit : « Données reprises sur l'acte de divorce (art. 64 du Code civil) L'acte de divorce mentionne : - le numéro de l'acte belge de mariage ou, dans le cas d'un mariage étranger, la date et le lieu du mariage; - le nom et les prénoms des personnes qui divorcent ; - la date de naissance et le lieu de naissance des personnes qui divorcent ; - la base sur laquelle l'acte est établi : les données de la décision étrangère (telles que prévues à l'article 41, § 1er, du Code civil).

S'il n'y a pas d'acte de mariage enregistré dans la BAEC (et s'il n'y a dès lors pas de numéro d'acte « BAEC »), la date et le lieu du mariage sont mentionnés dans l'acte de divorce afin d'indiquer clairement le mariage auquel le divorce se rapporte.

La date et le lieu du mariage peuvent en effet différer des données de l'acte de mariage (à l'étranger).

Associer ? L'acte de divorce doit être associé à un acte belge de mariage (sur la base ou non d'un acte étranger), si ce dernier se trouve dans la BAEC (ou peut y être migré).

Par le biais du numéro de l'acte belge de mariage, l'acte de divorce et l'acte de mariage peuvent être associés l'un à l'autre.

Lorsque l'acte de divorce a été établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère, sans que l'acte de mariage ne soit disponible dans la BAEC, il importe d'avoir également les données de l'acte étranger de mariage et les données d'identification des personnes qui ont divorcé.

Il n'est pas nécessaire de demander et d'enregistrer l'acte étranger de mariage dans la BAEC. L'acte de divorce établi sur la base d'une décision ou d'un acte étranger peut être enregistré de manière isolée dans la BAEC, sans lien avec l'acte de mariage. » 4.2.11. Acte d'adoption ? Le Code judiciaire précise maintenant à l'article 1231-23, alinéa 2, comment une conversion d'une adoption simple en une adoption plénière doit être effectuée dans la BAEC. Un nouvel alinéa 5 est donc inséré au point 4.2.11., rédigé comme suit : « Conversion d'adoption. En cas de décision portant conversion d'une adoption simple en adoption plénière, l'OEC établit un nouvel acte d'adoption, qui est associé au premier acte d'adoption (adoption simple) ainsi qu'aux actes de l'état civil de l'adopté et de ses descendants. » ? En outre, au point 4.2.11., la date de la requête est ajoutée dans les « données de l'acte d'adoption », pour ce qui est des adoptions prononcées en Belgique (à savoir celles visées au Titre VIII, chapitre 1er, du Code civil).

Bien que l'article 41, § 1er, alinéa 2, du Code civil, prévoit déjà que les actes, pour autant que de besoin, doivent mentionner la date à laquelle l'acte sur la base duquel ils sont établis, produit ses effets, la date de la requête est quand même ajoutée dans les mentions de l'acte d'adoption à titre de précision.

Le cinquième alinéa du point 4.2.11. est donc remplacé par ce qui suit : « Données reprises sur l'acte d'adoption (art. 65 du Code civil) L'acte d'adoption mentionne : - les données des adoptants : le nom, les prénoms, le lieu et la date de naissance des adoptants ; - les données des personnes adoptées : le nouveau nom et le cas échéant, le nouveau prénom de la personne adoptée après l'adoption ; - la forme d'adoption : adoption simple ou plénière ; - pour autant que d'application : la date de reconnaissance de l'adoption étrangère par l'Autorité centrale fédérale ; - dans le cas d'une adoption prononcée en Belgique (telle que réglée par le Titre VIII, chapitre 1er, Livre I, du Code civil), la date de la requête ; - la base sur laquelle l'acte est établi (tel que prévu à l'article 41, § 1er, 5°, Code civil), à savoir les données de la décision judiciaire belge ou de la décision administrative ou judiciaire étrangère : l'instance judiciaire ou l'autorité étrangère qui a prononcé l'adoption, la date du jugement et la date d'exécution de l'adoption.

L'acte d'adoption ne doit mentionner la date de la requête que lorsqu'il s'agit d'une adoption prononcée en Belgique, telle que réglée par le Titre VIII, chapitre 1er, Livre Ier, du Code civil (« adoption interne »). En effet, cette date détermine le moment auquel l'adoption interne prend effet.

Lorsqu'il s'agit d'une adoption reconnue par l'Autorité Centrale fédérale, conformément au Titre VIII, chapitre II, du Livre Ier du même Code (« adoption internationale »), la date de la requête n'est pas pertinente. La date de prise d'effet de l'adoption est alors en effet la date attribuée par l'Autorité Centrale fédérale. La date de la requête ne doit alors pas être mentionnée dans l'acte d'adoption. » 4.2.12. Acte de révocation ou de révision d'adoption, nouvelle modification de l'enregistrement du sexe ou de l'annulation (art. 66 du Code civil) En raison de l'introduction de l'annulation d'office par l'officier de l'état civil (prévue dans l'art. 34/1 du Code civil, voir 3.9.1.2.), les deux derniers alinéas du point 4.2.12. sont remplacés par ce qui suit : « Données reprises sur l'acte d'annulation (art. 66 du Code civil) Cet acte mentionne : - le numéro de l'acte concerné par la révocation, la révision, la nouvelle modification ou l'annulation ; - s'il s'agit une décision judiciaire : la nature du dispositif de la décision judiciaire : ? la révocation d'une adoption ; ? la révision d'une adoption ; ? une nouvelle modification d'enregistrement du sexe ; ? l'annulation d'une modification de l'enregistrement du sexe ; ? l'annulation d'un acte complet (sur la base ou non de l'article 463 du Code d'instruction criminelle) ; - la base sur laquelle l'acte est établi (article 41, § 1er, 5°, Code civil) : les données de la décision judiciaire, à savoir l'instance judiciaire, la date du prononcé, la date à laquelle le jugement a force de la chose jugée, le numéro d'identification. - dans le cas d'une annulation d'office par l'officier de l'état civil (article 34/1 du Code civil, voir 3.9.1.2.) : le motif de l'annulation de l'acte.

Associer ? Les actes visés dans cet article doivent toujours être associés à l'acte qu'ils « annulent ».

En outre, l'OEC doit également vérifier lui-même quels actes de l'état civil doivent être modifiés à la suite de l'annulation. » 4.2.14. Acte établi sur la base d'un acte étranger (art. 68 et 69 du Code civil) Au point 4.2.14.3. « Dispositions communes », la partie « Reconnaissance de l'acte étranger : contrôle par l'OEC » est remplacée par ce qui suit : « Reconnaissance de l'acte étranger : contrôle par l'OEC L'officier de l'état civil ne peut pas établir l'acte sur la base d'un acte étranger sans effectuer les contrôles qu'il a précédemment menés pour la transcription d'un acte étranger de l'état civil.

L'acte étranger doit d'abord être dûment légalisé.

L'établissement de l'acte belge sur la base d'un acte étranger est uniquement possible pour autant que l'acte étranger réponde aux conditions de l'article 31 du Code de droit international privé (CDIP) et donc après enquête du respect des conditions reprises à l'article 27, § 1er, du CDIP. Dès lors, l'officier de l'état civil contrôle notamment si : - l'acte a été établi par les autorités étrangères compétentes; - les conditions de fond et de forme ont été respectées; - il n'est pas question de fraude à la loi ou d'une violation de l'ordre public.

Depuis le 31 mars 2019, l'officier de l'état civil ou le détenteur du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente peut, en cas de doute sérieux lors de l'appréciation des conditions reprises à l'article 27, § 1er, du CDIP, transmettre l'acte étranger ou la décision étrangère pour avis à l'Autorité Centrale de l'état civil (art. 31, § 3, CDIP).

L'autorité centrale fourni des avis à propos de la conformité des décisions judiciaires et des actes étrangers qui concernent l'état civil en ce qui concerne les règles de droit applicable (droit belge ou étranger).

L'Autorité Centrale de l'état civil s'est progressivement mise en place à partir du 31 mars 2019.

Etant donné que le personnel du service est encore limité en nombre, l'Autorité Centrale ne peut pas encore traiter toutes les demandes d'avis relatives à la reconnaissance d'un acte ou d'une décision judiciaire étrangers. La priorité sera mise sur la reconnaissance des actes et jugements étrangers nécessaires à l'établissement d'actes en Belgique qui ne sont pas soumis à un délai strict (pas pour une déclaration de naissance dans les 15 jours par exemple).

Il n'est pas nécessaire de demander un avis à l'Autorité Centrale pour chaque acte étranger et cette dernière n'est pas compétente pour mener une enquête en cas de doute sur l'intention des personnes concernées par l'acte. L'enquête sur l'intention des parties est toujours une affaire d'ordre public qui, comme auparavant, est effectuée par le parquet. En ce même sens, l'enquête sur l'authenticité du document relève donc de la compétence des services de police.

Les officiers de l'état civil doivent donc recourir aux procédures existantes prévues aux articles 167, 330/2 et 1476quater du Code civil en matière de mariage, de reconnaissance ou de cohabitation légale lorsqu'il existe une présomption sérieuse que de telles situations sont contraires à l'ordre public (simulation ou fraude). Dans ces cas-ci, il est aussi possible de recueillir l'avis du procureur du Roi (A ce sujet, voir les circulaires du Collège des Procureurs généraux près les Cours d'appel COL 10/2009 sur les mariages simulés et COL 13/2015 fixant des directives relatives à l'avis du Ministère public en matière civile en application de la loi du 19 octobre 2015Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/10/2015 pub. 22/10/2015 numac 2015009530 source service public federal justice Loi modifiant le droit de la procédure civile et portant des dispositions diverses en matière de justice fermer modifiant le droit de la procédure civile et portant des dispositions diverses en matière de justice).

En effet, le Ministère Public garde la compétence de contrôler la tenue des registres de l'état civil (articles 37 et 40 du Code civil, art. 138bis du Code judiciaire).

Afin d'obtenir une réponse dans les meilleurs délais, les demandes d'avis émanant des communes doivent impérativement être transmises par courrier postal au SPF Justice, Autorité Centrale de l'état civil, Boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles ou par e-mail à l'adresse suivante etatcivil.burgstand@just.fgov.be Les dossiers doivent être les plus complets possibles (copies de l'acte, des recto-versos de documents, des légalisations et des traductions). En cas de mauvaise lisibilité ou de doute sur la nature du document, l'Autorité Centrale de l'état civil peut demander qu'on lui transmette les pièces originales.

Si le numéro de Registre national des personnes concernées est connu, la commune le communiquera également.

Le contexte dans lequel la demande d'avis est faite doit être expliqué. A titre d'exemple : regroupement familial, reconnaissance d'enfants, projet de mariage en Belgique, demande de nationalité, ...

L'Autorité Centrale de l'état civil peut, si nécessaire, demander l'original de l'acte étranger ou de la décision judiciaire à l'officier de l'état civil ou au détenteur du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente qui a demandé l'avis. Celui-ci le transmet sur-le-champ à l'Autorité Centrale de l'état civil.

L'Autorité Centrale rend un avis dans un délai de trois mois à partir de la réception de la demande d'avis, prolongeable de trois mois par l'Autorité Centrale. » Au même point 4.2.14.3. « Dispositions communes », la partie « Reconnaissance partielle d'un acte étranger » est complétée comme suit : « Un recours peut être introduit contre une reconnaissance partielle (et donc contre le refus partiel de reconnaissance) (art.31, § 4, alinéa 2 CDIP). » Le Ministre de la Justice, K. GEENS