MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

Circulaire Clio Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, Depuis l'entrée en vigueur de l' ordonnance du 14 mai 1998Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 14/05/1998 pub. 17/07/1998 numac 1998031259 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de BruxellesCapitale fermer, organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale, les communes ne doivent transmettre à l'autorité de tutelle, en ce qui concerne leur personnel, que les décisions relatives aux recrutements, promotions, démissions, mises à la pension et sanctions disciplinaires.

L'administration de tutelle demande régulièrement aux communes de lui fournir divers renseignements pour l'établissement de statistiques, afin de répondre aux questions parlementaires, ou encore en vue de préparer les réunions du Comité C. Dans tous ces cas, il s'agit d'informations qui ne peuvent pas être obtenues par le seul exercice de la tutelle administrative sur les décisions mentionnées plus haut.

De nos jours, il s'avère indispensable que l'autorité de tutelle puisse disposer en permanence de données au personnel local et aux mandataires communaux.

A cette fin, l'administration a développé une base de données, dénommée CLIO. Cette application permet l'obtention d'informations ainsi que le suivi de l'évolution des effectifs et de la masse salariale dans les pouvoirs locaux, et ce dans le respect de la législation sur la protection de la vie privée.

Les communes sont invitées à participer à ce projet en communiquant les informations demandées à partir de 2014.

Les données recueillies concernent la carrière administrative d'un agent (recrutement, nomination, promotion, changement de niveau, sanction disciplinaire, mobilité, interruption de carrière etc....) et sa carrière pécuniaire (échelle barémique, primes, pécule de vacances, allocations diverses).

Sont également récoltées les données relatives au cadre du personnel et contingent des emplois contractuels, ainsi que les données relatives aux mandataires communaux.

Ces données sont réparties en 3 catégories (cf. annexe) : 1. Agents Identification Carrière Rémunération 2.Cadre du personnel et contingent des emplois contractuels 3. Mandataires Le détail des données collectées est précisé dans le tableau ci-annexé. L'acquisition de ces informations doit s'effectuer via une collecte structurée et ce, de manière périodique - selon le calendrier suivant : 1. Les données relatives à la carrière des fonctionnaires communaux statutaires et contractuels et à l'activité des mandataires sont transmises trimestriellement : Le 1er trimestre est transmis fin avril Le 2e trimestre est transmis fin juillet Le 3e trimestre est transmis fin octobre Le 4e trimestre est transmis fin janvier de l'année qui suit.2. Les données annuelles relatives aux rémunérations sont transmises chaque année, fin mars de l'année qui suit. Exceptionnellement, afin de mettre en place cette base de données, les informations relatives au 1er et 2ième trimestre 2014 sont transmises fin juillet 2014.

Les données relatives à la carrière et aux rémunérations pour les années 2012 et 2013 sont transmises pour fin octobre 2014.

Scenario de collecte de données 1. La majorité des données collectées peut se faire par extraction à partir de la base de données de l'application effectuant le calcul des rémunérations.Nombre de ces données correspondent aux informations contenues dans les champs des fichiers électroniques DmfA. Les autres données non référencées dans DmfA devront être collectées à partir d'autres sources du pouvoir local, par exemple les données relatives aux mandataires ainsi que le cadre et le contingent des emplois contractuels. 2. L'envoi de ces données se fait via une boîte postale électronique « OpenStack Swift » dont le code d'accès individuel sera transmis à chaque pouvoir local. Un cahier technique développant de manière détaillée le contenu et les modalités de collecte sera transmis ultérieurement.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT

Annexe LISTE DES DONNEES COLLECTEES

Section

Libellé

Identification de l'envoi

Année

Trimestre (1, 2, 3, 4)

Code institution BPL Il s'agit du numéro identifiant le pouvoir local responsable de l'envoi (numéro attribué par Bruxelles Pouvoirs locaux)

1. AGENTS

Identification de l'agent

Code institution BPL Il s'agit du numéro identifiant le pouvoir local où l'agent preste son activité (numéro attribué par Bruxelles Pouvoirs locaux)

Nom du travailleur

Prénom du travailleur

Initiale du deuxième prénom du travailleur

Numéro du registre national (permet de distinguer avec précision les homonymes)

Sexe

Date de naissance du travailleur

Rôle linguistique

Nationalité

Handicap reconnu Oui/Non

Code postal du lieu de résidence légale du travailleur

Carrière de l'agent

Catégorie de personnel (Administratif, technique, ouvrier, enseignement, soignant, médical, paramédical, social...)

Statut (statutaire, contractuel, ACS,....)

N° KBO-BCE du tiers employant le personnel mis à disposition

Grade

Dénomination du grade

Echelle

Type de relation de travail (Contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, statutaire, contrat de remplacement.....)

Charge horaire hebdomadaire Si le régime de travail hebdomadaire est fixe, il s'agit du nombre d'heures par semaine du travailleur. Le régime de travail est dit fixe lorsque le travailleur travaille un nombre d'heures fixes par semaine.

Si le régime de travail hebdomadaire est variable, il s'agit du nombre d'heures moyen par semaine durant lesquels le travailleur est censé effectuer un travail en tenant compte des heures de travail dans un cycle complet de travail

Nombre d'heures rémunérées durant le trimestre en cours Nombre moyen d'heures par trimestre pendant lesquelles le travailleur est censé effectuer un travail conformément à son contrat de travail, abstraction faite d'éventuelles suspensions du contrat.Le nombre moyen d'heures par semaine du travailleur divisé par le nombre moyen d'heures par semaine de la personne de référence définit la fraction d'occupation du travailleur.

Par personne de référence, on entend la personne occupée à temps plein dans la commune.

Code fonctionnel du plan comptable selon nomenclature de l'imputation du coût de l'agent

Nom du service Donnée facultative

Numéro de téléphone Donnée facultative

E-mail Donnée facultative

Date d'entrée en fonction

Date de modification d'évolution de carrière

Type de modification d'évolution de carrière : stage, nomination, promotion, exercice fonction supérieure, sanctions disciplinaires, retenue sur salaire à l'exception des saisies sur salaire, rétrogradation, suspension, long congé non rémunéré par employeurs [interruption de carrière, congé de maternité, maladie longue durée, ....], reprise d'activité après long congé......

Date de sortie

Type de sortie (pension, licenciement, démission, décès) Indique, pour un travailleur, comment le lien avec l'employeur a pris fin.

Rémunérations

Coût total annuel Rémunération brute ajoutée du montant du pécule de vacance ajouté des cotisations patronales, des allocations, des indemnités, avantages extra-légaux et autres coûts récurrents ou exceptionnels

Traitement brut annuel

Code nature économique du brut annuel

Code du numéro d'ordre de la nature économique du brut annuel

Cotisations patronales annuelles

Code nature économique des cotisations patronales

Code du numéro d'ordre de la nature économique des cotisations patronales

pécule de vacances payé par le pouvoir local

Code nature économique du pécule de vacances

Code du numéro d'ordre de la nature économique du pécule de vacances

Montant annuel de l'allocation ou prime linguistique

Montant annuel de l'allocation ou prime de fin d'année

Montant annuel de l'allocation ou prime de nuit

Montant annuel de l'indemnité de fonction supérieure

Montant annuel des allocations et indemnités autres que primes linguistique, primes de fin d'année, primes de nuit.

Chèques repas : montant global à charge de l'employeur

Prime à la vie chère

Avantages extralégaux autres que chèques repas : montant global à charge de l'employeur

2. LE CADRE ET CONTINGENT DES EMPLOIS CONTRACTUELS STATUTAIRES

RUBRIQUE

LIBELLE

1

Année

2

Trimestre relatif au cadre

3

Code institution

4

Nombre d'emploi prévu par grade et par niveau

5

Nombre d'emploi occupé par grade et par niveau

CONTRACTUELS

RUBRIQUE

LIBELLE

1

Année

2

Trimestre relatif au contingent

3

Code institution

4

Nombre d'emploi prévu par grade et par niveau

5

Nombre d'emploi occupé par grade et par niveau

3.MANDATAIRES

Identification des mandataires

Nom du mandataire

Prénom du mandataire

Initiale du deuxième prénom du mandataire

Numéro du registre national (permet de distinguer avec précision les homonymes)

Sexe

Date de naissance du mandataire

Fonction du mandataire (Bourgmestre, échevin, conseiller communal....)

Déclaration d'appartenance linguistique Néant Français Néerlandais

Date d'entrée en fonction (Date de prise de cours de mandat)

Date de modification de fonction (Ex :date de passage de conseiller communal à échevin...)

Type de modification (ex : passage de conseiller communal à échevin....)

Date de sortie (Date de fin de mandat)

Type de sortie (Démission, déchéance, décès...)