SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

Circulaire n° 278. - Circulaire complémentaire à la circulaire n° 264 relative à la connexion des communes au Casier judiciaire central Le Ministre de la Justice Mesdames et messieurs les bourgmestres, Mesdames et messieurs les gouverneurs de province, Pour information Aux associations de villes et communes flamandes, bruxelloises et wallonnes ainsi qu'aux associations d'officier de l'état civil, Madame et messieurs les ministres des trois Régions ayant les administrations locales dans leurs attributions, Madame et messieurs les premiers présidents des cours d'appel, Madame et messieurs les premiers présidents des cours du travail, Madame et messieurs les procureurs généraux près les cours d'appel, Monsieur le procureur fédéral, Mesdames et messieurs les procureurs du Roi et les auditeurs du travail, Mesdames et messieurs les greffiers en chef et greffiers adjoints, En complément à la circulaire n° 264 du 22 décembre 2017, publiée au Moniteur belge du 28 décembre 2017, relative à la connexion des communes au Casier judiciaire central, la présente circulaire vise à actualiser les directives diffusées au sujet des points suivants : 1. Bulletins de renseignements et enquêtes de moralité 2.Extraits en matière d'armes 3. Extraits établis dans une autre langue 4.Légalisation 5. Formulaires multilingues 6.Code QR et lien de vérification sur les extraits 7. Extraits en matière d'élections 8.Destruction des casiers judiciaires communaux 9. Extraits pour les distinctions honorifiques 1.Bulletins de renseignements et enquêtes de moralité Depuis le 1er mars 2018, la pratique de délivrance des bulletins de renseignements par les administrations communales aux parquets et services de police a définitivement disparu. Les administrations communales ne délivrent à présent plus que des extraits du Casier judiciaire central.

Dans le cadre des enquêtes de moralité, l'administration communale peut délivrer un extrait de type 593 au service de police pour autant qu'une base légale ou réglementaire le prévoie. Il appartient, conformément à l'article 7 de l'arrêté royal du 19 juillet 2001 portant exécution de la loi du 8 août 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/08/1997 pub. 24/08/2001 numac 2001009578 source ministere de la justice Loi relative au Casier judiciaire central fermer relative au Casier Judiciaire Central, au fonctionnaire communal de vérifier que la base légale ou réglementaire est bien mentionnée lors de la demande d'extrait. 2. Extraits en matière d'armes 2.1. Nouveaux types d'extraits Conformément à une modification de la loi sur les armes du 8 juin 2006 par la loi du 7 janvier 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/01/2018 pub. 12/01/2018 numac 2017014377 source service public federal justice Loi modifiant la loi du 8 juin 2006 réglant des activités économiques et indivuelles avec des armes et le Code civil type loi prom. 07/01/2018 pub. 14/12/2018 numac 2018032395 source service public federal interieur Loi modifiant la loi du 8 juin 2006 réglant des activités économiques et individuelles avec des armes et le Code civil. - Traduction allemande fermer, il est introduit une distinction entre : - l'autorisation de détention et d'utilisation d'armes par des particuliers (tireurs sportifs, chasseurs, etc.) ; - l'agrément pour les activités professionnelles d'armuriers et d'intermédiaires.

L'ancien modèle 596.1-5 est remplacé par deux nouveaux modèles : - pour les particuliers (autorisation) : modèle 596.1-5A ; - pour les armuriers et intermédiaires (agrément) : modèle 596.1-5B. La liste actualisée des activités réglementées (liste 596.1) peut être consultée en ligne via : https://justitie.belgium.be/sites/default/files/lijst_5961_2020.pdf 2.2. Contrôle par les services de police Dans le cadre de l'octroi des licences d'armes, les services de police locale ont dorénavant le droit d'obtenir de l'administration communale, sur la base des articles 5, § 4, et 11, de la loi sur les armes et de la circulaire du 8 juin 2006Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 08/06/2006 pub. 09/06/2006 numac 2006009460 source service public federal justice Circulaire relative à la mise en application de la loi réglant des activités économiques et individuelles avec des armes type circulaire prom. 08/06/2006 pub. 14/11/2006 numac 2006000632 source service public federal interieur Circulaire relative à la mise en application de la loi réglant des activités économiques et individuelles avec des armes . - Traduction allemande fermer, non seulement un extrait de type 596.1-5 (extrait délivré pour l'exercice d'une activité réglementée, dans ce cas, une activité telle que réglée par la loi sur les armes), mais également un extrait de type 593 (extrait principalement destiné aux instances judiciaires et aux services de police sur la base de l'article 593 du Code d'instruction criminelle).

L'extrait de type 596.1-5A « demande d'autorisation » mentionne uniquement les condamnations pour des infractions faisant partie de l'énumération d'infractions figurant à l'article 11, § 3, 2° et 3°, de la loi sur les armes. Ces infractions entraînent automatiquement l'irrecevabilité de la demande d'autorisation. Si des condamnations sont mentionnées sur ce type d'extrait, une enquête de moralité (vérification de l'existence d'un éventuel danger pour l'ordre public) du demandeur n'a aucune utilité. En effet, le gouverneur n'a dans ce cas aucune marge d'appréciation concernant l'évaluation de la demande : il ne peut que déclarer celle-ci irrecevable.

L'extrait de type 593 mentionne toutes les condamnations qui peuvent être selon la loi prises en considération. Cet extrait constitue dès lors un élément approprié pour l'appréciation de la moralité du demandeur de l'autorisation. Le gouverneur peut se baser sur l'enquête de moralité de la police locale pour refuser, le cas échéant, la demande pour des raisons d'ordre public.

Ces mêmes principes s'appliquent dans le cadre de demandes d'agrément en tant qu'armurier, intermédiaire, collectionneur d'armes, etc., étant entendu que pour ces procédures, ce n'est pas la police locale, mais le demandeur même qui doit demander un extrait de type 596.1-5B « demande d'agrément », qu'il doit fournir au gouverneur.

Ici aussi, si la vérification de l'extrait de type 596.1-5B ne révèle aucune condamnation entraînant l'irrecevabilité de la demande, la police locale devra mener une enquête de moralité à l'aide, notamment, d'un extrait de type 593. La police locale demande cet extrait à l'administration communale. 3. Extraits établis dans une autre langue Le point I.5.1.2 de la circulaire n° 264 prévoit : « L'administration communale peut seulement délivrer un extrait du casier judiciaire dans la langue de la région linguistique dans laquelle est située la commune. Le citoyen qui en établit la nécessité, peut s'en faire délivrer gratuitement la traduction certifiée conforme en français, en néerlandais ou en allemand, selon le cas. Il demande cette traduction au gouverneur de la province dans laquelle il a son domicile. ».

Selon l'avis n° 39.175 de la Commission permanente de contrôle linguistique du 13 mars 2008, les gouverneurs doivent, sur la base des articles 13 et 14 des lois coordonnées sur l'emploi des langues en matière administrative (LLC), traduire uniquement les actes et documents qui ont été établis dans une langue autre que celle de la région linguistique. Toutefois, dans la région linguistique de langue néerlandaise, de langue française et de langue allemande, la délivrance de l'extrait n'est possible qu'en néerlandais, en français ou en allemand respectivement. Le Conseil d'Etat estime qu'autrement, il est recouru à tort à un système de libre emploi des langues, ce qui est contraire aux articles 13 et 14 des LLC. Les extraits du Casier judiciaire central relèvent du champ d'application de l'article 14 des LLC, aux mêmes conditions que celles de l'article 13 des LLC. Sur la base de ces dispositions, il n'est pas possible, dans la région de langue néerlandaise, de faire délivrer une traduction en allemand ou en français avec l'intervention du gouverneur. Il n'est pas non plus possible, sur la base de ces dispositions, de faire délivrer dans la région de langue française une traduction en allemand ou en néerlandais.

Par voie de conséquence, un habitant d'une certaine région linguistique ne peut pas demander la traduction gratuite de l'extrait du casier judiciaire dans la langue d'une autre région linguistique, mais doit se charger lui-même, jusqu'à nouvel ordre, de la traduction de ce document.

Au point I.5.1.2. de la circulaire n° 264, les première, troisième et quatrième phrases du dernier alinéa sont remplacées par la phrase suivante : « Le citoyen doit dès lors se charger lui-même de la traduction du document en faisant appel à un traducteur juré. ». 4. Légalisation Depuis le 1er janvier 2018, les administrations communales doivent délivrer les extraits du casier judiciaire destinés à être utilisés à l'étranger à des particuliers domiciliés en Belgique. A défaut d'exemption de légalisation (cf. infra),), l'extrait doit être légalisé.

Plus d'infos : https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents Au point I.5.2.2. `Extrait délivré par le service du Casier judiciaire central' de la circulaire n° 264, la phrase « L'extrait de casier judiciaire et aussi sa traduction jurée éventuelle doivent alors être légalisés par le SPF Justice, sauf dans les cas où il y a exemption de légalisation : » est remplacée par « L'extrait du casier judiciaire délivré par le service du Casier judiciaire central ne doit pas être légalisé par le SPF Justice. Seule l'éventuelle traduction de ce document par un traducteur juré doit être légalisée par le SPF Justice, sauf dans les cas où il y a exemption de légalisation : ».

Sur la base du Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012, l'exigence de légalisation de documents publics est abrogée entre les Etats membres de l'UE participants (art. 4).

Le règlement a été signé par les pays suivants : Belgique, Bulgarie, Tchéquie, Danemark, Allemagne, Estonie, Irlande, Grèce, Espagne, France, Croatie, Italie, Chypre, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Hongrie, Malte, Pays-Bas, Autriche, Pologne, Portugal, Roumanie, Slovénie, Slovaquie, Finlande, Suède et Royaume-Uni.

La légalisation de l'extrait par le SPF Affaires étrangères doit se faire en ligne.

Voir https://elegalisation.diplomatie.be/ 5. Formulaires multilingues Le Règlement Européen 2016/1191 prévoit également l'utilisation de « formulaires multilingues » qui a pour effet que dans un certain nombre de cas la traduction jurée de l'extrait n'est plus nécessaire. Ces formulaires multilingues doivent être obligatoirement complétés et joints à l'extrait délivré lorsque les trois conditions suivantes sont remplies : - Le citoyen en fait explicitement la demande ; - L'extrait est vierge ; - L'extrait est destiné à être utilisé dans un des pays de l'UE connectés mentionnés au point 4.

Les formulaires sont disponibles en ligne via le lien suivant : https://beta.e-justice.europa.eu/35981/FR/public_documents_forms Plus d'infos : https://e-justice.europa.eu/content_public_documents-551--maximize-fr.do 6. Code QR et URL sur les extraits Depuis le 15 avril 2020, afin de lutter contre la falsification des extraits, tous les extraits du casier judiciaire destinés aux particuliers sont munis d'un code QR et d'une adresse internet (URL), d'une durée de validité de trois mois.A l'aide de ceux-ci - à savoir en scannant le code QR et/ou en ouvrant l'URL dans un navigateur -, le destinataire peut examiner le contenu de l'extrait original et ensuite le comparer avec l'extrait reçu.

En application de l'article 10 de l'arrêté royal du 21 novembre 2016 fixant les modalités de délivrance des extraits de casier judiciaire aux particuliers, les extraits du casier judiciaire doivent toujours être signés, datés et cachetés. Cette obligation reste intégralement d'application jusqu'à nouvel ordre.

En effet, le nouveau code QR/URL se rapporte uniquement à un mécanisme de vérification relatif au contenu de l'extrait au profit du destinataire final. Le document original qui peut être consulté de cette manière ne contient d'ailleurs pas les informations introduites dans la case destinée aux communes (au bas de l'extrait).

Le SPF Justice examine actuellement la question de la modification ou de la suppression de l'obligation pour les administrations communales d'apposer une signature, une date et un cachet sur l'extrait du casier judiciaire, ainsi que celle du mode de délivrance de ce document. 7. Extraits en matière d'élections Le 17 août 2018, il a été mis à la disposition de chaque commune séparément, à titre de moyen de contrôle supplémentaire, une liste de personnes faisant éventuellement l'objet actuellement d'une interdiction du droit de vote, contenant l'identité des personnes domiciliées dans la commune qui sont enregistrées dans le Casier judiciaire central, soit avec une peine pouvant donner lieu à une interdiction du droit de vote, soit contre laquelle une interdiction des droits visés à l'article 31 du Code pénal a été prononcée.Toute information complémentaire (interdictions figurant sur la liste, mais non connues de la commune concernée) doit être demandée aux parquets des cours et tribunaux.

Jusqu'à nouvel ordre, cette procédure sera également suivie pour les prochaines élections. 8. Destruction des casiers judiciaires communaux La demande de destruction physique des casiers judiciaires communaux par les communes après leur connexion au Casier judiciaire central depuis le 1 janvier 2018 dépend principalement de l'archivage de certains dossiers du Casier judiciaire central par les Archives générales du Royaume. L'article 598 du Code d'instruction criminelle dispose en effet que : « Les renseignements enregistrés dans le Casier judiciaire au sujet de personnes physiques décédées ou de personnes morales après clôture de la liquidation, dissolution judiciaire ou dissolution sans liquidation, sont transmis une fois par an aux Archives générales du Royaume ».

Compte tenu de la numérisation et de la dématérialisation intégrales des dossiers du Casier judiciaire central, le transfert des données concernées aux Archives générales du Royaume sur la base de l'article 600 du Code d'instruction criminelle doit également pouvoir se faire de manière numérique. Ce projet n'est pour l'instant pas encore finalisé.

Lorsque le transfert des dossiers aux Archives générales du Royaume aura été réalisé, l'instruction relative à la destruction des casiers judiciaires communaux sera donnée aux administrations communales par les Archives générales du Royaume. 9. Extraits pour les distinctions honorifiques Dans le prolongement de la communication diffusée aux communes et zones de police par mail fin février 2018, les communes traitent à présent les demandes relatives aux distinctions honorifiques, contrairement à ce qu'indique la circulaire n° 264.Pour ce faire, un extrait standard (modèle 595) doit toujours être délivré.

Pour le ministre de la Justice : Jean-Paul JANSSENS Président du comité de direction