MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE

12 MAI 2004. - Décret relatif aux centres d'archives privées en Communauté française de Belgique (1)

Le Parlement a adopté et nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : Section 1re. - Définitions

Article 1er.Au sens du présent décret, on entend par : 1° Archives privées Tous documents 1) quels que soient leur forme et leur support matériel, produits - c'est-à-dire créés.ou reçus - 2) conservés par toute personne physique ou morale, tout service, tout groupe de personnes et organismes de droit privé, documents qui contiennent des informations relatives aux activités d'entreprises commerciales, industrielles ou artisanales, d'organismes ou d'organisations sociaux, syndicaux, patronaux, politiques, environnementaux, généalogiquesou culturels ou d'établissements d'enseignements existants ou dissous, au domaine de la création et de l'activité artistiques, 3) à l'exception des biens du domaine public ou privé fédéral ou d'une autre Région ou Communauté ainsi que les archives de particuliers qui y sont relatives 4) dont le ou les propriétaires souhaitent le versement en tout ou en partie à un centre d'archives privées 2° Producteur d'archives Tout personne physique ou morale, tout service, tout groupe de personnes et organismes de droit privé qui constitue des archives.3° Centre d'Archives privées Association sans but lucratif, Association internationale sans but lucratif ou Fondation au sens de la loi du 27 juin 1921Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/06/1921 pub. 19/08/2013 numac 2013000498 source service public federal interieur Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer, qui, en Communauté française, fait preuve d'une activité régulière et approfondie en matière de sauvegarde et d'exploitation du patrimoine archivistique défini au présent article, 1°. Sont exclus les services d'archives organisés directement ou indirectement par un musée, une université, une institution de recherche agréée, une bibliothèque publique ou liés à un organisme à but lucratif en activité au moment de l'agrément. 4° Conseil des Centres d'archives privées Conseil visé à l'article 10 du présent décret.5° Comité Comité de pilotage des Centres d'Archives privées.6° Projet Activité, dont le but et la durée dans le temps sont délimités, qui vise la mise en valeur d'archives au niveau scientifique, culturel et archivistique.7° Réseau Mise en place de collaborations scientifiques et techniques permettant la valorisation de catalogues et d'inventaires des Centres d'Archives privées, notamment par le biais d'Internet. Section 2. - De l'agrément

Art. 2.Le Gouvernement peut agréer, pour une période de cinq ans renouvelable, après avis du Conseil des Centres d'archives privées, les Centres d'Archives privées qui répondent aux conditions suivantes : 1° Etre constitué en asbl, en Association internationale sans but lucratif ou en Fondation et pouvoir faire la preuve de la publication de ses statuts.2° Recueillir, classer, inventorier et assurer la conservation physique des archives visées à l'article 1er soit sur place, soit en responsabilité de manière décentralisée.3° Rendre ces archives accessibles au public dans le respect des conventions de don, de dépôt et de gestion qui les concernent et dans les délais légaux de protection de la vie privée des personnes.4° Disposer d'un local de conservation et d'une salle de consultation des archives ouverte au public.5° Attester d'une existence et d'une activité en la matière depuis au moins cinq ans au moment de l'introduction dé la demande d'agrément.6° Disposer ou procéder à l'engagement d'une personne responsable de la conservation et de la consultation qui doit avoir les qualifications visées à l'article 3.7° Fournir un aperçu des fonds et collections d'archives conservés ou traités, leur mode de classement et les instruments de recherche disponible ainsi que le relevé des activités scientifiques, pédagogiques, de formation ou des publications des cinq dernières années.8° Etre capable de répondre aux conditions techniques définies à l'article 12, en vue notamment du développement de leur accès à un public large et diversifié.9° Participer à la recherche scientifique au niveau local, régional, communautaire et international, notamment en favorisant l'accueil des chercheurs en Histoire et des étudiants.10° S'engager à participer au réseau décrit à l'article 1er, 7°.11° Le Centre d'Archives privées agréé est tenu de remettre chaque année au Gouvernement, au Conseil des Centres d'archives privées et à l'Administration, un rapport d 'activités, administratif et financier présentant les réalisations et projets. Section 3. - De la subvention

Art. 3.Dans la limite des moyens budgétaires, le Gouvernement peut octroyer une subvention annuelle aux Centres d'Archives privées agréés qui répondent aux conditions minimales suivantes : 1° Recueillir, classer, inventorier et assurer la conservation physique des archives visées à l'article 1er soit sur place, soit en responsabilité de manière décentralisée.2° Rendre ces archives accessibles au public dans le respect des conventions de don, de dépôt et de gestion qui les concernent et dans les délais légaux de protection de la vie privée des personnes.3° Disposer d'un local de conservation et d'une sale de consultation des archives ouverte au public.4° Disposer ou procéder à l'engagement : 1) d'au moins un responsable scientifique titulaire d'une licence en histoire délivrée par une université belge ou dont l'équivalence a été officiellement reconnue en vertu de la législation sur la collation des grades académiques.2) d'au moins un responsable administratif titulaire d'une licence en Histoire délivrée par une université belge ou dont l'équivalence a été officiellement reconnue en vertu de la législation sur la collation des grades académiques, d'un graduat en bibliothéconomie ou d'un brevet de bibliothécaire-documentaliste délivré par la Communauté française. Le Gouvernement arrête la liste des autres titres et grades qui peuvent éventuellement être pris en compte pour 1) et 2). 5° Disposer d'un inventaire des fonds et collections d'archives conservés ou traités accessible au public.6° Répondre aux conditions techniques définies à l'article 12, en vue notamment du développement de leur accès à un public large et diversifié.7° Participer à la recherche scientifique au niveau local, régional, communautaire et international, notamment en favorisant l'accueil des chercheurs en Histoire et des étudiants.8° Participer au réseau décrit à l'article 1er, 7°.

Art. 4.Dans la limite des crédits budgétaires, le Gouvernement alloue la subvention annuelle aux centres agréés par la Communauté française en vertu du présent décret qui comprend : - les subventions de traitement des personnes indispensables au bon fonctionnement du centre visées à l'article 3 du présent décret, - un subside forfaitaire de fonctionnement, - un subside en fonction d'activités effectivement prestées.

Pour le calcul des subventions de traitement, le Gouvernement fixe les échelles de traitement et les conditions qui y sont liées.

Le Gouvernement arrête les modalités de calcul et de contrôle de l'octroi des subventions.

Art. 5.L'octroi d'une subvention en application du présent décret n'exclut pas du bénéfice de subventions accordées en vertu d'autres législations ou réglementations auxquelles satisferait le Centre d'Archives privées agréé.

Art. 6.La subvention annuelle de la Communauté française est liquidée en deux tranches : la première, de 75%, est liquidée au plus tard à la fin du deuxième trimestre de l'année concernée. Le solde de la subvention est liquidé au plus tard trois mois après la production des justificatifs requis. Section 4. - De la suspension ou du retrait de la subvention et/ou de

l'agrément

Art. 7.L'agrément ou la subvention peuvent être suspendues par le Gouvernement si le Centre d'archives privées agréé ne répond plus aux conditions fixées par ou en vertu du présent décret.

La suspension ne peut être prononcée qu'après que le Centre d'archives privées agréé ait été mis en demeure, par lettre recommandée à la poste, de se mettre en conformité aux dispositions prévues par ou en vertu du présent décret.

Un délai de trois mois doit séparer la mise en demeure susvisée et la décision de la suspension de l'agrément ou de la subvention, cette dernière est notifiée par lettre recommandée à la poste.

Art. 8.Le bénéfice de l'agrément ou de la subvention est retiré au Centre d'archives privées agréé qui ne démontre pas s'être mis en conformité aux dispositions prévues par ou en vertu du présent décret dans un délai de six mois prenant cours le lendemain de l'envoi de la décision de suspension visée à l'article 7.

Le retrait est notifié par le Gouvernement au Centre d'Archives privées par lettre recommandée à la poste.

Art. 9.Le retrait de l'agrément entraîne le retrait de la subvention.

Un nouvel agrément du Centre d'archives privées peut être accordée par le Gouvernement, sur avis du Conseil des Centres d'archives privées, dès que le Centre peut faire la preuve que les conditions d'agréation sont à nouveau remplies. Section 5. - Du Conseil de Centres d'archives privées

Art. 10.Il est créé un Conseil des Centres d'archives privées. Le Conseil des Centres d'archives privées émet d'initiative ou à la demande du Gouvernement des avis et recommandations. Le Conseil des Centres d'archives privées peut s'associer des experts extérieurs.

Une fois par an au minimum, et plus s'il l'estime nécessaire, le Conseil des Centres d'archives privées organise une réunion conjointe du Conseil des Centres d'archives privées et du Comité.

Les missions du Conseil des Centres d'archives privées sont notamment la remise d'avis au Gouvernement sur la politique globale des Archives en Communauté française et sur les demandes d'agrément et de subvention. Après audition des Centres, le Conseil des Centres d'archives privées remet une évaluation annuelle au Gouvernement sur les rapports annuels qui lui ont été remis par les Centres et les activités réalisées par ceux-ci. Ce rapport est également communiqué aux Centres par le Conseil des Centres d'archives privées.

Il est composé de huit personnalités reconnues pour leurs compétences en archivistique contemporaine dont un pour sa compétence reconnue au niveau international et deux autres pour leurs compétences en nouvelles technologies ainsi que de trois membres du personnel académique et scientifique des universités francophones délivrant le titre de licencié en Histoire ou en Sciences de l'Information et de la Documentation. Section 6. - Du Comité de pilotage

Art. 11.Il est créé un Comité de pilotage.

Il est composé de droit d'un représentant scientifique de chacun des Centres d'Archives privées agréés et de chacun des Centres d'Archives privées conventionnés et de deux personnalités reconnues pour leurs compétences en matière d'archivistique contemporaine.

Le Comité peut s'associer des experts extérieurs.

Le Comité se réunit au moins trois fois par an.

Les missions et objectifs du Comité sont notamment 1) le développement et la tenue d'un réseau entres les Centres d'Archives privées tel que défini à l'article 1, 7°, notamment par la mise en place de synergies et de projets communs, 2) la définition de procédures scientifiques et techniques communes, 3) la remise d'avis au Conseil des Centres d'archives privées sur les normes techniques à adopter, 4) la définition de la politique en matière d'équipement technique, 5) la garantie d'un accès à l'information aux publics les plus larges possibles dans un esprit de démocratie. Le Comité peut solliciter par écrit auprès du Président du Conseil des Centres d'archives privées l'organisation d'une réunion du Conseil des Centres d'archives privées et du Comité sur un sujet précis, en sus de la réunion annuelle prévue a l'article 10.

Le Gouvernement détermine à qui il confie le secrétariat du Comité de pilotage. Le Comité de pilotage adresse annuellement un rapport d'activités au Conseil des Centres d'archives privées supérieur des Centres d'Archives privées. Section 7. - Des normes techniques et des conditions de conservation

Art. 12.Le Gouvernement détermine, après avis du Conseil des Centres d'archives privées, la normalisation des techniques d'archivage propres au secteur, les conditions de conservation et de communication des documents, et ce dans le cadre des conditions d'agrément et de subventionnement des Archives privées définies aux articles 2 et 3.

Le Gouvernement détermine le calendrier de la mise en oeuvre des normes et conditions. Section 8. - Dispositions transitoires et abrogatoires

Art. 13.Les institutions dont le personnel ne possède pas les titres requis à l'article 3, 4°, 1) et 2), peuvent, à titre transitoire, accéder à la subvention, pourvu qu'il justifie une expérience de cinq ans minimum dans le secteur concerné. Pour tout nouvel engagement, le personnel est tenu de souscrire aux règles prescrites.

Art. 14.Les conventions en cours restent en vigueur jusqu'à leur terme.

Jusqu'à la mise en place du Conseil des Centres d'archives privées, le Gouvernement peut agréer de nouveaux centres sans le rapport de l'instance d'avis.

Le Conseil des Centres d'archives privées doit être installé le premier jour du deuxième mois après l'entrée en vigueur du présent décret.

Art. 15.1° Le décret du 14 juillet 1994 ortant agrément et subvention des entres d'Archives privées en Communauté française modifié par le décret du 22 décembre 1995 modifiant le décret du 13 juillet 1994 portant agrément et subvention des centres d'Archives privées en Communauté française sont abrogés. 2° L'arrêté du 1er février 1995 du Gouvernement de la Communauté française portant nomination des membres du Conseil des Centres d'Archives privées en Communauté française de Belgique modifié par l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 6 février 1997 modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 1er février 1995 portant nomination des membres du Conseil des Centres d'archives privées en Communauté française de Belgique sont abrogés.3° L'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 3 avril 1995 relatif à l'agréation et au subventionnement des Centres d'archives privées est abrogé. Section 9. - Entrée en vigueur

Art. 16.Le présent décret entre en vigueur à la date fixée par le Gouvernement.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 12 mai 2004.

Le Ministre-Président, Chargé des Relations internationales, H. HASQUIN Le Ministre de la Culture, de la Fonction publique, de la Jeunesse et des Sports, C. DUPONT Le Ministre de l'Enfance, chargé de l'Enseignement fondamental, de l'Accueil et des Missions confiées à l'O.N.E., J-M. NOLLET Le Ministre de l'Enseignement secondaire et de l'Enseignement spécial, P. NAZETTE Le Ministre du Budget, M. DAERDEN Le Ministre des Arts et des Lettres et de l'Audiovisuel, O. CHASTEL La Ministre de l'Enseignement supérieur, de l'Enseignement de Promotion sociale et de la Recherche scientifique, Mme F. DUPUIS La Ministre de l'Aide à la Jeunesse et de la Santé, Mme N. MARECHAL

(1) Session 2003-2004 Documents du Conseil.- Projet de décret, n° 536-1. - Rapport, n° 536-2.

Compte rendu intégral. - Discussion et adoption. Séance du 5 mai 2004.