SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

16 AVRIL 2003. - Instructions administratives aux présidents des bureaux de vote utilisant le vote automatisé

Madame le Président, Monsieur le Président, J'ai l'honneur de vous transmettre le texte des instructions sur le déroulement des opérations successives de votre bureau de vote.

Ces instructions comprennent les règles générales applicables à l'ensemble des élections précitées.

Table des matières I.Introduction . . . . .

II. Instructions aux présidents et aux membres des bureaux de vote utilisant le vote automatisé . . . . .

A. Opérations préliminaires antérieures au jour du scrutin pour le président du bureau de vote . . . . . 1. Désignation des assesseurs et réception des listes des électeurs . . . . . 2. Désignation du secrétaire .. . . . 3. Aménagement du local de vote .. . . . 4. Fournitures de bureau et matériel disponible pour l'élection : .. . . . 5. Réception des disquettes de vote.. . . . .

B. Opérations du bureau de vote le jour de l'élection. . . . . . 6. Formation du bureau de vote .. . . . 7. Comptage des cartes magnétiques .. . . . 8. Répartition des tâches au sein du bureau de vote .. . . . 9. Opérations techniques avant l'ouverture du bureau au public 10.Votes de référence . . . . . 11. Support technique de l'élection .. . . . 12. Spécificités linguistiques .. . . . 13. Le scrutin même 14.Maintien de l'ordre dans le local de vote et précautions d'ordre général 15. Electeurs admis .. . . . 16. Electeurs non admis .. . . . 17. Assistance à un électeur .. . . . 18. Aménagement de l'isoloir pour les handicapés .. . . . 19. Vote par procuration .. . . . 20. Cartes magnétiques reprises .. . . . 21. Fin du scrutin .. . . . 22. Opérations lors de la clôture.. . . . .

III. Jetons de présence et indemnités de déplacement des membres des bureaux . . . . . 23. Jetons de présence des membres des bureaux.. . . . . 24. Indemnités de déplacement des membres des bureaux.. . . . .

IV. Enumération et explication des formules applicables . . . . . 25. Formules à utiliser par le bureau de vote commun utilisant un système de vote automatisé pour les élections parlementaires.. . . . .

Annexes I et II Pour la consultation du tableau, voir image I. INTRODUCTION La commune organise en concertation avec le Service public fédéral Intérieur des formations préparatoires pour les présidents des bureaux de vote. Un manuel pratique rédigé par le Service public fédéral Intérieur est remis aux présidents lors de ces formations. Le président trouve dans ce manuel toutes les instructions nécessaires au fonctionnement du bureau.

Afin de faciliter la tâche du président, vous trouverez en annexe aux présentes instructions une liste de contrôle (Annexe I) des opérations qui doivent être effectuées par le président ainsi que le procès-verbal du bureau de vote (Annexe II). Examinez et respectez scrupuleusement ces deux documents et consultez ce manuel au besoin ! Les formules pour ces élections sont publiées au Moniteur belge Les formules qui sont d'application pour les présidents des bureaux de vote sont énumérées à la fin de ce document.

Sur toutes les formules où les "nom et prénom" doivent être complétés, il faut faire précéder chaque "nom et prénom" de la mention : Madame (Mme) ou Monsieur (M.).

Les formules pour les élections de la Chambre commencent par un A. Les formules pour les élections du Sénat commencent par un B. Les formules applicables lors des différentes élections portent des lettres composées (par exemple : formule AB/1 bis).

Un bis est ajouté aux formules adaptées au vote automatisé uniquement si ces formules sont différentes de celles utilisées pour le vote traditionnel.

Le président du bureau de vote doit accomplir sa tâche en conformité avec : 1° le Code électoral en abrégé CE;2° la Loi du 11 avril 1994 organisant le vote automatisé;3° la Loi du 11 avril 1994 relative aux mentions obligatoires sur certains documents électoraux. Dans les communes des cantons électoraux où le vote est automatisé, il n'y a plus de bureau de dépouillement.

Après le scrutin, le président du bureau de vote ou l'assesseur désigné par lui se rend au bureau principal de canton. Il remet au président du bureau principal de canton les disquettes ("originale" et "copie") contenant les résultats des élections ainsi que les documents concernant le bureau principal de canton.

II. INSTRUCTIONS RELATIVES AU VOTE AUTOMATISE POUR LES PRESIDENTS ET MEMBRES DU BUREAU DE VOTE A. Opérations préliminaires antérieures au jour du scrutin pour le président du bureau de vote.

La composition du bureau est la suivante : - le président du bureau de vote; - un secrétaire; - un secrétaire adjoint (si le bureau comprend 800 électeurs ou plus); - cinq assesseurs (quatre si le bureau comprend 800 ou moins de 800 électeurs).

Le secrétaire fait partie du bureau, mais n'a pas de voix délibérative. Il en va de même pour le secrétaire adjoint éventuel.

Les témoins de partis assistent aux opérations électorales, prêtent serment, mais ne font pas partie du bureau.

Les cinq assesseurs suppléants (quatre si le bureau comprend 800 ou moins de 800 électeurs) convoqués par le président ne font pas partie du bureau. Ils se retirent avant les prestations de serment. 1. Désignation des assesseurs et réception des listes des électeurs. Les bureaux de vote sont communs pour les élections de la Chambre et du Sénat.

Le président du bureau de vote doit recevoir : - la lettre du président du bureau principal de canton l'informant de sa désignation (formule AB/13bis ); - les formules pour la désignation des assesseurs et la composition du bureau de vote (formules AB/14bis et AB/15bis ); - deux exemplaires de la liste des électeurs de son bureau de vote.

Le président du bureau de vote est désigné par le président du bureau principal de canton au plus tard le trentième jour avant celui des élections (art. 95, § 4, alinéa 2, CE).

A la même période avant les élections, vous recevrez également deux exemplaires de la liste des électeurs de votre bureau de vote.

Jusqu'au jour des élections, les autorités communales communiquent directement aux présidents des bureaux de vote, les éventuels changements.

Durant le deuxième mois qui précède celui des élections, le collège des bourgmestre et échevins établit une liste des électeurs qui, conformément à l'art. 95 § 9 du Code électoral, peuvent être désignés comme assesseurs. Cette liste de 12 personnes par bureau de vote est également envoyée trente jours avant les élections. Les 4 assesseurs et les 4 assesseurs suppléants (respectivement 5 assesseurs et 5 assesseurs suppléants si le bureau compte plus de 800 électeurs) sont désignés par le président du bureau de vote, 14 jours au moins avant l'élection, parmi les électeurs les moins âgés du bureau de vote ayant, le jour de l'élection, au moins trente ans et sachant lire et écrire (art. 95 § 9 Code électoral).

Les candidats à l'élection ne peuvent pas faire partie du bureau.

Si le nombre des assesseurs, titulaires et suppléants, qui n'ont fait valoir aucun motif d'empêchement, est chaque fois d'au moins cinq, il n'y a pas lieu de remplacer ceux qui ne se sont pas présentés. (d'au moins quatre dans les bureaux de 800 électeurs ou moins).

J'attire également votre attention sur l'article 95, § 10, alinéa 1er et dernier du Code électoral : « Dans les quarante-huit heures de la désignation des assesseurs et des assesseurs suppléants, le président du bureau les en informe par lettre ouverte et recommandée; en cas d'empêchement, ils doivent en aviser le président dans les quarante-huit heures de l'information.

Sera puni d'une amende de cinquante à deux cents euros, l'assesseur ou l'assesseur suppléant qui n'aura pas fait connaître ses motifs d'empêchement dans le délai fixé ou qui, sans cause légitime, se sera abstenu de remplir les fonctions conférées. » On ne peut être dispensé de la fonction que pour des motifs graves (par exemple en raison de l'activité professionnelle, si cette obligation est étayée par une attestation de l'employeur, ou en cas de force majeure). Un empêchement (par exemple en raison de l'aménagement des loisirs) ne peut à lui seul constituer un motif suffisant, tandis que l'incapacité physique doit être étayée par un certificat médical précis (les certificats rédigés dans des termes vagues et généraux et les certificats établis uniquement en vue de la dispense le jour du scrutin ne sont pas suffisants non plus). De même, les motifs politiques invoqués pour ne pas siéger comme assesseur ne constituent pas un motif légitime pour se soustraire à ses devoirs démocratiques de citoyen. Les noms des candidats-assesseurs absents sans motif légitime seront communiqués par le biais de l'annexe à la formule AB/21 au juge de paix du canton, qui en fait part au Parquet.

Il y a lieu de considérer comme empêchés les assesseurs qui, pour pouvoir assister à l'ouverture des opérations de vote, devraient quitter la localité où ils habitent dès la veille du scrutin. Aucune disposition légale ne permet, en effet, de leur allouer l'indemnité de séjour, à laquelle ils pourraient prétendre.

Observations Selon la jurisprudence constante de la Commission permanente de Contrôle linguistique, dans les communes de Bruxelles-Capitale, les communes dotées d'un régime spécial (les communes périphériques), les communes de la frontière linguistique, les communes de la région de langue allemande et les communes malmédiennes, les convocations doivent être rédigées exclusivement dans la langue (le français ou le néerlandais, le français ou l'allemand pour les deux dernières catégories de communes) dont le citoyen en question fait usage dans ses rapports avec l'autorité locale (circulaire ministérielle du 4 août 1987 - Moniteur belge du 14 août 1987).

L'utilisation de convocations comportant deux faces unilingues n'est, dans les susdites communes, pas autorisée. 2. Désignation du secrétaire. Le président du bureau de vote peut choisir librement le secrétaire du bureau, pourvu qu'il soit électeur dans la circonscription de la Chambre (art. 100 CE). Le secrétaire n'a pas voix délibérative au bureau.

Le président du bureau de vote qui n'est toutefois pas à même de s'adresser aux électeurs ou de les renseigner dans les langues dont la loi impose l'usage dans les rapports des services locaux avec les particuliers, doit désigner un secrétaire qui peut l'assister à cet égard (art. 49 des lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966 - communes à statut spécial et communes bilingues de la Région de Bruxelles-Capitale).

La désignation d'un secrétaire ayant les connaissances linguistiques requises, mais dont le choix est libre, fait partie intégrante de la charge du président. Celui-ci ne pourrait prendre prétexte de l'impossibilité de trouver un secrétaire qualifié pour se dérober à son devoir.

Dans les bureaux de vote qui comprennent plus de 800 électeurs, le président du bureau de vote désigne également un secrétaire adjoint qui justifie d'une expérience en informatique. Le secrétaire adjoint est désigné sous les mêmes conditions que le secrétaire. Le secrétaire adjoint prête également le serment prescrit. 3. Aménagement du local de vote. Ce matériel comprend le mobilier de la salle de l'élection (art. 138 CE) : - tables; - chaises; - cloisons séparant le bureau de la salle d'attente des électeurs; - isoloirs; - pupitres.

Le président du bureau de vote doit s'assurer auprès de l'administration communale que le matériel nécessaire aux opérations électorales sera prêt pour le jour du scrutin.

Plusieurs règlements interdisent de fumer dans les lieux publics qui appartiennent aux bâtiments dont l'Etat ou une autre personne morale de droit public exerce le droit d'usage ou dans lesquels un service public est assuré.

Les administrations communales doivent veiller à ce que : - les signaux d'interdiction nécessaires soient joints au matériel électoral; - les signaux d'interdiction nécessaires soient apposés le jour de l'élection dans le local de vote et dans la salle d'attente (cf. l'arrêté royal du 15 mai 1990 portant interdiction de fumer dans certains lieux publics - Moniteur belge du 13 juin 1990, modifié par l'arrêté royal du 7 février 1991 - Moniteur belge du 19 avril 1991).

Chaque isoloir d'un bureau de vote contient une machine à voter.

L'installation doit se faire de telle manière que le secret du vote ne puisse être compromis.

Chaque machine à voter est équipée : - d'un écran de visualisation; - d'un PC possédant un "lecteur enregistreur" de cartes magnétiques; - d'un crayon optique; - d'un système d'alarme.

Le président du bureau de vote dispose d'un équipement qui permet : l'initialisation des cartes magnétiques; le stockage des cartes magnétiques après le vote; la mémorisation des votes; la visualisation de compteurs et de messages divers; la communication via un clavier.

Le système mis à la disposition du président présente des différences conceptuelles dans les deux systèmes (système DIGIVOTE et système JITES). Dans la suite de ce document, ce matériel sera dénommé "l'équipement du président". Les spécificités conceptuelles et techniques sont développées dans le document technique relatif à chaque système.

Pour la consultation du tableau, voir image Des cartes magnétiques en nombre suffisant sont disponibles dans le bureau de vote. Ces dernières sont directement fournies au bureau de vote par la commune.

Enfin, l'administration communale prévoit : a) dans la salle d'attente : - un exemplaire de la loi organisant le vote automatisé; - un exemplaire du Code électoral; - la liste des électeurs du bureau de vote; - des affiches reprenant le titre V et les articles 110 et 111 du Code électoral; - des affiches reprenant les instructions pour l'électeur (modèle Ia). b) dans chaque bureau de vote : - un exemplaire de la loi organisant le vote automatisé; - un exemplaire du Code électoral; - un panneau est installé dans chaque bureau de vote sur lequel on affiche les listes des candidats à chaque élection, en accord avec le modèle en annexe de la loi et comme elles apparaissent à l'écran. c) dans l'isoloir : - la liste des candidats, présente dans l'isoloir, peut être une copie du bulletin de vote fourni par le bureau principal.4. Fournitures de bureau et matériel disponible pour l'élection : - du matériel d'écriture; - des étiquettes autocollantes numérotées de 1 à 8 (= au nombre de MAV) et destinées au vote de référence; - du papier.

Il y a aussi un cachet à date, avec tampon-encreur à encre noire, afin de marquer le nom du canton électoral et la date de l'élection sur les convocations. Ce cachet doit correspondre à la description suivante : - le diamètre du texte est de 22 mm; - les lettres et les chiffres ont une hauteur de 3 mm.

Se trouve également dans les fournitures, un cachet avec la mention "A voté par procuration".

L'urne électronique est scellée au moyen de "colliers Colson" noirs fournis par la commune. Une réserve de "colliers Colson" doit être prévue dans chaque bâtiment afin de permettre le remplacement de la tête de l'urne.

Si un sac est placé dans le bac de l'urne, ce sac peut (après l'élection) être retiré de l'urne et scellé sous la surveillance du bureau au complet. L'avantage que présente cette procédure consiste, en cas de recomptage des cartes, à ne pas devoir déplacer l'urne électronique, mais uniquement le sac scellé.

Il n'y a plus "d'enveloppe à soufflet" destinée à contenir les bulletins de vote après le scrutin. Les cartes magnétiques restent dans l'urne électronique ou dans le sac.

La commune doit prévoir les enveloppes suivantes de couleur blanche : -une enveloppe destinée au Juge de Paix du canton, contenant : le relevé des électeurs absents; les justifications des absences; les procurations; le relevé des électeurs non inscrits sur la liste des électeurs mais admis au vote; le relevé des "candidats assesseurs" qui ne se sont pas présentés; - une enveloppe pour le procès-verbal, en double exemplaire, destinée au bureau principal de canton; - une enveloppe pour les listes de pointage destinées au bureau principal de canton; - une enveloppe pour les cartes annulées destinée au bureau principal de canton; - une enveloppe pour les votes de référence destinée au bureau principal de canton - une enveloppe pour le support de mémoire (master) destiné au bureau principal de canton; - une enveloppe pour le support de mémoire (back-up) destiné au bureau principal de canton; - une enveloppe pour y placer la liste en vue du paiement des jetons de présence destinée au bureau principal de canton; - une enveloppe pour les cartes magnétiques non utilisées, destinée au responsable du Collège des bourgmestre et échevins. 5. Réception des disquettes de vote. Avant le scrutin, le président reçoit du président du bureau principal de canton à la date et au lieu fixé par ce dernier, contre récépissé : - une enveloppe scellée contenant les disquettes de vote; - une enveloppe scellée contenant le mot de passe pour les disquettes de vote.

Les enveloppes scellées ne peuvent être ouvertes qu'en présence des membres du bureau. Toute anomalie concernant les enveloppes est mentionnée au procès-verbal.

Le président vous communique également l'endroit où les disquettes de vote et les enveloppes y afférentes devront être remises au président du bureau principal de canton (formule AB/7bis ).

B. Opérations du bureau de vote le jour de l'élection. 6. Formation du bureau de vote. Le jour de l'élection, le président se rend au bureau avec son secrétaire, entre 7.00 et 7.15 heures du matin, afin de pouvoir, au besoin, remédier immédiatement aux défectuosités ou aux lacunes qui seraient constatées aux installations électorales et au matériel et pour recevoir les assesseurs et les témoins des candidats.

Les assesseurs sont invités à se présenter à 7.15 heures de sorte que le bureau puisse être constitué immédiatement afin de débuter les opérations préparatoires.

Le président signalera ultérieurement au Juge de Paix les assesseurs absents ou ceux qui, sans cause légitime, refuseraient de remplir leurs fonctions (annexe à la formule AB/21).

Pour être admis à siéger, les témoins doivent produire la lettre signée par l'un des candidats - et contresignée par le président du bureau principal de canton - qui les désigne pour siéger à ce bureau.

Les témoins peuvent être admis et peuvent assister à la formation du bureau. S'il y a lieu, leurs réclamations contre la désignation de tel ou tel électeur présent en qualité d'assesseur sont actées au procès-verbal dès que le bureau est constitué. Le bureau statue sur-le-champ et sans appel sur toute réclamation.

Les assesseurs, le secrétaire, le secrétaire adjoint et les témoins prêtent serment entre les mains du président (selon la formule indiquée dans le procès-verbal AB/20bis - art. 104 CE).

Le président prête ensuite serment en présence du bureau ainsi constitué.

Les assesseurs suppléants et les témoins suppléants ne peuvent être admis au serment que si les titulaires font défaut.

Avant la constitution du bureau de vote, les électeurs qui n'ont pas à y remplir des fonctions d'assesseur ou de témoin, doivent se retirer. 7. Comptage des cartes magnétiques. Avant l'ouverture du bureau de vote, le nombre total de cartes magnétiques est compté et ce nombre est mentionné au procès-verbal.

Un certain nombre de cartes magnétiques sont préalablement initialisées de façon à ce que, à l'ouverture du bureau à 8.00 heures, les électeurs puissent voter sans délai. 8. Répartition des tâches au sein du bureau de vote. Avant d'ouvrir le scrutin, le président du bureau de vote réglera la manière dont chacun des membres du bureau participe aux opérations afin d'assurer le bon déroulement du scrutin. 9. Opérations techniques avant l'ouverture du bureau au public Le président (ou le membre désigné du bureau) met en fonctionnement, conformément aux instructions (contenues dans un document technique conçu par le Service public fédéral Intérieur et spécifique à chaque système) transmises par le bureau principal de canton, et avant 8.00 heures, le système du président et les machines à voter au moyen des disquettes fournies par le bureau principal de canton.

Les différentes étapes sont : - Le président vérifie tout particulièrement que le bac de l'urne destiné à contenir les cartes magnétiques est vide, après quoi le dispositif d'ouverture est scellé. - Mise en fonctionnement du système du président (Cf. document technique). - Démarrage des machines à voter dans les isoloirs. (Cf. document technique). 10. Votes de référence. Avant 8.00 heures et avant de laisser entrer les électeurs, le président du bureau doit effectuer les votes de référence (un seul vote de référence par machine à voter) et les placer dans une enveloppe scellée.

Les votes de référence sont constitués par les cartes magnétiques sur lesquelles les votes ont été enregistrés et la transcription de ces votes sur l'annexe 1 du procès-verbal.

Le but du vote de référence est de permettre au bureau principal de canton d'effectuer un contrôle éventuel de l'enregistrement des cartes magnétiques. Les cartes magnétiques seront lues sur une machine appropriée et le résultat sera comparé à la transcription sur papier.

Procédure à suivre : En présence du bureau, le président effectue les opérations suivantes : 1. il prend la formule destinée à mentionner les votes de référence;2. il prend également le nombre de cartes magnétiques initialisées correspondant au nombre de machines à voter;3. il se rend dans le premier isoloir;4. il émet un vote au hasard et note pour quelle liste et quel(s) candidat(s) il a voté;5. dès que la carte magnétique ressort du lecteur, il colle sur la carte l'étiquette autocollante portant le numéro de l'isoloir;6. il passe à l'isoloir suivant et recommence la procédure au point 4. A la fin de la procédure, la formule dûment signée par le président et par le bureau, est placée avec les cartes magnétiques numérotées dans une enveloppe spéciale scellée et destinée au président du bureau principal de canton. Le président mentionnera également au procès-verbal le nombre de cartes magnétiques utilisées pour les votes de référence.

Vous devez donc placer les cartes magnétiques numérotées qui ont été utilisées pour les votes de référence, dans l'enveloppe prévue à cet effet et NON dans l'urne.

Observation : Au moment des votes de référence, le président fera noter simultanément sur une feuille de brouillon distincte par les membres du bureau les votes émis afin d'éviter toute mention erronée des votes de référence sur la formule officielle. 11. Support technique de l'élection. La commune désigne un ou plusieurs responsables en vue de veiller à la mise en place du matériel et à la reprise de celui-ci après le vote et surtout pour conserver l'urne et les cartes magnétiques qui n'ont pas été utilisées après le scrutin.

Par canton, un délégué du Service public fédéral Intérieur surveillera les opérations d'assistance technique des bureaux et assurera la coordination du vote automatisé. L'assistance technique est assurée par le fournisseur du matériel.

En cas de défectuosité technique d'une ou plusieurs machines à voter, les opérations électorales peuvent se poursuivre sans problème.

Le président ou son délégué appelle l'assistance technique conformément aux instructions techniques. Le fournisseur veille sans délai à remplacer ou réparer la machine à voter. La carte magnétique éventuellement retenue dans la machine à voter est enlevée et annulée.

L'électeur reçoit une nouvelle carte magnétique pour voter.

En cas de défectuosité de la machine du président, les opérations de vote sont suspendues momentanément. Le président ou son délégué appelle l'assistance technique conformément aux instructions techniques. Après réparation, la machine du président est remise en service sous la surveillance du bureau par le technicien chargé de l'assistance.

Si au moment de l'incident technique, une carte était en cours d'enregistrement dans l'urne sans que l'enregistrement soit complètement terminé (reste bloquée dans le lecteur), celle-ci sera retirée par le technicien et sera annulée. L'électeur concerné recevra une nouvelle carte. L'incident sera mentionné au procès-verbal. Si les opérations impliquent l'ouverture de l'urne, les scellés seront brisés. Après la remise en fonctionnement de l'urne, le président veillera à sceller à nouveau l'urne. Des scellés (colliers Colson) de réserve peuvent être obtenus auprès du responsable communal.

Il est une nouvelle fois rappelé que chaque incident, de quelque nature que ce soit, est acté au procès-verbal avec mention du moment de l'appel et de celui de la fin de la réparation. 12. Spécificités linguistiques. Le président, le secrétaire et les assesseurs d'un bureau de vote dans les communes de la Région wallonne non dotées d'un régime spécial, utiliseront la langue française non seulement dans les opérations qui leur sont imposées par la loi électorale, mais aussi dans les rapports verbaux avec les électeurs.

Le président, le secrétaire et les assesseurs d'un bureau de vote dans les communes de la Région flamande non dotées d'un régime spécial utiliseront la langue néerlandaise non seulement dans les opérations verbales qui leur sont attribuées par la loi électorale, mais aussi dans les rapports verbaux avec les électeurs.

En outre, le décret du 16 juin 1982 (Moniteur belge du 14 septembre 1982) stipule, que dans les communes de la Région flamande non dotées d'un régime spécial, nul ne peut être désigné en tant que président, assesseurs ou secrétaire d'un bureau de vote s'il ne possède pas la langue de la région.Par conséquent, tous les membres du bureau électoral doivent connaître le néerlandais.

De plus, le décret du 18 mai 1994 du Conseil Flamand réglant l'usage des langues lors des élections(Moniteur belge du 31 mai 1994) dispose que les autorités et tous les services chargés d'opérations de vote, en l'occurrence les bureaux électoraux, utilisent uniquement le néerlandais lors des opérations de vote. Tous les documents rédigés en tout ou en partie dans une autre langue que le néerlandais, en violation de la disposition précitée, tels que les bulletins de vote et les tableaux de dépouillement sont nuls.

Le président, le secrétaire et les assesseurs d'un bureau de vote dans les communes de la Région de Bruxelles-Capitale utiliseront la langue française ou langue néerlandaise non seulement dans les opérations verbales qui leur sont imposées par la loi électorale, mais aussi dans les rapports verbaux avec les électeurs. Tous les documents sont établis en français et en néerlandais.

Dans les cantons électoraux germanophones les opérations électorales se déroulent en allemand.

Il résulte de ce qui précède que les facilités linguistiques ne sont d'application qu'en faveur de l'électeur et ne s'appliquent donc pas aux tâches administratives qui incombent à tous les bureaux électoraux. Les documents électoraux du bureau devront être rédigés exclusivement dans la langue de la région et seront rédigés dans les deux langues dans la région bruxelloise. 13. Le scrutin même Remarque importante - le rôle des experts - La loi du 11 avril 1994 organisant le vote automatisé prévoit un contrôle parlementaire général sur les différents systèmes de vote automatisés.Le Parlement désigne des experts qui peuvent contrôler le software utilisé lors du vote automatisé ainsi que l'utilisation et le bon fonctionnement des systèmes de vote. - Lors des élections, les experts contrôlent l'utilisation et le bon fonctionnement de tous les systèmes de vote et de dépouillement automatisés. - Les experts reçoivent du Service public fédéral Intérieur le matériel ainsi que l'ensemble des données, renseignements et informations utiles pour exercer un contrôle sur les systèmes de vote et de dépouillement automatisés.

A l'aide du logiciel de contrôle que le Service public fédéral Intérieur met à leur disposition, ils peuvent notamment vérifier la fiabilité des logiciels des machines à voter, la transcription exacte par l'urne des suffrages exprimés ainsi que leur totalisation et la lecture optique des votes exprimés.

Ils effectuent ce contrôle à partir du 40ème jour précédant l'élection, le jour de l'élection dans les bureaux de vote et dans les bureaux principaux, et après l'élection jusqu'au dépôt de leur rapport. - Cela signifie donc que ces experts peuvent contrôler les systèmes de vote dans votre bureau de vote après avoir montré leur carte de légitimation du Service public fédéral Intérieur.

L'expert peut indiquer ses observations sur l'annexe du procès-verbal prévue à cet effet. Mentionnez le nom de l'expert ainsi que l'heure de sa visite dans votre procès-verbal.

Le scrutin est déclaré ouvert à huit heures.

Les électeurs sont admis à voter jusqu'à 15 heures.

La carte magnétique remplace le bulletin de vote et enregistre le choix des électeurs pour les deux élections.

Le président veille à ce que les cartes magnétiques soient en permanence mises en état de fonctionnement à mesure que les électeurs se présentent, de sorte que les opérations électorales ne soient pas retardées.

Le bureau vérifie en permanence que le nombre des électeurs admis dans le local de vote ne dépasse jamais celui des isoloirs disponibles. A cet effet, l'assesseur chargé de cette tâche dans la salle d'attente ou le secrétaire peut se tenir à l'entrée du local de vote.

Les électeurs ne peuvent séjourner dans cette salle que le temps nécessaire au vote.

Ils ne peuvent se présenter en armes.

On leur recommandera de tenir en main leur convocation et leur carte d'identité à leur entrée dans la salle.

Un exemplaire de la liste des électeurs sera remis en vue du pointage (par un point, un trait ou une croix) des noms des électeurs qui se présentent. L'autre exemplaire sera pointé par l'un des assesseurs après vérification de la concordance des mentions de la convocation avec celles de la liste. Le président peut lui-même se charger de tenir cette seconde liste.

Au moment où l'électeur se présente pour voter, le secrétaire pointe son nom sur la liste.

Le président ou un assesseur qu'il désigne en fait de même sur une autre liste, après vérification de la concordance des indications de cette liste avec celles de la convocation et de la carte d'identité.

Le bureau admet au vote les électeurs inscrits sur la liste, même s'ils ne sont pas munis de leur lettre de convocation, mais dont il reconnaît l'identité et la qualité.

En cas de doute, il y a lieu de recourir aux modifications communiquées par l'administration communale, qui ont été apportées depuis l'établissement de la liste des électeurs (art. 92 CE, voir les points 15 et 16).

Remarque : Depuis les élections précédentes, les mesures suivantes ont été prises avec succès en vue de réduire les files d'attente devant les bureaux de vote et ce avec l'agrément du département : - scinder la liste de pointage des électeurs dans le bureau de vote en deux (par exemple du n° 1 à 500 et du n°501 à 1000) et faire assurer le pointage par deux assesseurs; - sur la convocation électorale, inviter l'électeur à se présenter au vote dans une plage horaire déterminée, sans toutefois que cette plage horaire soit contraignante.

Il est permis avec l'accord du président du bureau principal de canton et de l'autorité communale, que le bureau de vote utilise un PC pour le pointage des électeurs, aux conditions suivantes : - le président du bureau de vote doit toujours disposer d'une liste des électeurs de son bureau comme prévu par la loi; - il doit vérifier l'exactitude du pointage de la liste des électeurs sur PC; - il doit pouvoir imprimer la liste des électeurs absents, pour la joindre à la formule AB/21; - les frais éventuels du pointage automatisé sont supportés par les communes; - le président du bureau principal de canton assume la responsabilité de la validité du système.

Une copie de la liste de pointage est remise au Juge de Paix. Il y a lieu d'indiquer clairement la lettre A (pour absent) devant le nom des électeurs qui n'ont pas accompli leur devoir électoral. La copie de cette liste de pointage est jointe à la formule AB/21 pour le Juge de Paix.

Avant de se rendre dans l'isoloir, l'électeur reçoit du président du bureau ou de l'assesseur désigné, une carte magnétique que le président ou l'assesseur aura mise préalablement en état de fonctionnement (initialisation ou validation) au moyen de la machine du président.

Si l'électeur vote par procuration pour un autre électeur, le président appose sur la lettre de convocation du mandataire (= la personne qui a reçu procuration) la mention "a voté par procuration" (voir également le point 19 concernant le vote par procuration).

Pour exprimer son vote, l'électeur introduit d'abord la carte magnétique dans la fente prévue à cet effet du lecteur de cartes de la machine à voter.

Dans les communes dotées d'un régime linguistique spécial, l'électeur est d'abord invité, après avoir introduit sa carte magnétique dans le lecteur de la machine à voter, à choisir la langue dans laquelle il veut accomplir la procédure de vote. Il exécute ensuite l'opération électorale prescrite.

L'écran de la machine à voter affiche : 1. D'abord le type d'élection.2. Puis, après quelques secondes, sans intervention de l'électeur, toutes les listes qui ont présenté des candidats pour l'élection sélectionnée.Ces listes sont présentées par leur sigle ou logo et leur numéro d'ordre. L'électeur choisit une liste en appliquant le crayon optique perpendiculairement sur la case correspondante; il agit de même s'il veut exprimer un vote blanc. 3. Après le choix de la liste, l'écran affiche les nom et prénom des candidats (titulaires et suppléants) de cette liste.L'électeur exprime son vote en appliquant perpendicu-lairement le crayon optique sur l'écran de visualisation : - sur la case placée en tête de liste, s'il adhère à l'ordre de présentation des candidats (titulaires et suppléants); - ou sur les cases figurant en regard d'un ou de plusieurs candidats de la même liste.

Lorsque l'électeur a exprimé son vote, il est invité à le confirmer.

Cette confirmation clôt le vote de l'électeur pour l'élection en cours. Tant que l'électeur n'a pas confirmé son vote pour une élection, il peut recommencer cette opération de vote en appliquant perpendiculairement le crayon optique sur la case "annulation du vote".

La même procédure recommence pour l'autre élection.

Les élections se présentent dans l'ordre suivant : - la Chambre; - le Sénat.

Toute la procédure de vote s'effectue à l'aide de la même carte magnétique qui reste dans le lecteur de cartes magnétiques.

Remarque : Pour l'élection du Sénat dans la circonscription électorale de Bruxelles-Hal-Vilvorde, l'électeur doit opérer un choix préalable entre les listes francophones et les listes néerlandophones. 4. Une fois que l'électeur a exprimé son vote et a récupéré sa carte magnétique, il a la possibilité de visualiser ou non les votes qu'il a émis. Pour ce faire, l'électeur réinsère la même carte magnétique dans le lecteur de la machine à voter; aucune modification ne peut cependant être apportée. Si l'électeur formule une remarque concernant la visualisation de ses votes, celle-ci est actée au procès-verbal, mais l'électeur ne peut toutefois pas revoter. Sa carte est enregistrée. Le président procède ensuite à un vote de référence sur la machine à voter en question pour tester la visualisation. Si la visualisation présente effectivement des problèmes, il est fait appel à l'assistance technique (voir le point 11 ci-dessus). L'explication du problème est actée au procès-verbal.

L'électeur qui éprouve des difficultés de manipulation pour exprimer son vote peut se faire assister par le président ou par un assesseur désigné par celui-ci, à l'exclusion des témoins ou de toute autre personne.

Si le président ou un autre membre du bureau conteste la réalité de ces difficultés, le bureau statue et sa décision motivée est inscrite au procès-verbal.

Lorsque l'électeur a voté (suite à la confirmation du vote pour la dernière élection), la carte magnétique est éjectée de la machine à voter et après une visualisation éventuelle l'électeur remet cette carte au président du bureau ou à l'assesseur désigné par lui, qui vérifie que la carte ne porte aucune marque, inscription ou dégradation. Si tel est le cas, l'électeur est invité à introduire la carte magnétique dans l'urne électronique et cette carte tombe dans le bac de l'urne.

Si lors de cette vérification, il est constaté qu'une marque ou une inscription a été faite volontairement sur la carte (et est donc susceptible d'identifier l'électeur), la carte magnétique est annulée et l'électeur en reçoit une nouvelle. Si lors de cette seconde tentative, l'électeur rend une nouvelle fois son vote identifiable, cette seconde carte magnétique est également reprise, son suffrage est déclaré nul et il ne peut plus recommencer son vote.

Si par suite d'une mauvaise manipulation ou de toute autre manoeuvre involontaire, l'électeur a détérioré la carte qui lui a été remise, il est invité à recommencer son vote au moyen d'une autre carte. La carte détériorée est immédiatement annulée. Il en est de même en cas de problème de visualisation ou si pour une raison technique quelconque, l'enregistrement de la carte par l'urne électronique se révèle impossible. Dans tous ces cas, l'électeur est invité à recommencer son vote au moyen d'une autre carte.

Si l'électeur effectue de trop nombreuses tentatives erronées de vote, le signal d'alarme de la machine à voter se déclenche. Le président ou le membre du bureau désigné intervient alors.

Le président du bureau de vote doit vérifier qu'un électeur ne quitte pas son isoloir en emportant avec lui la carte magnétique : celle-ci doit en effet être remise au président.

Après le vote, le président remettra à l'électeur sa convocation estampillée à l'aide du cachet à date et sa carte d'identité.

L'électeur quittera immédiatement le bureau de vote.

Remarque importante Je voudrais attirer votre attention sur une mission spécifique qui incombe aux présidents des bureaux de vote. Après que l'électeur a formulé son vote, les présidents ou un assesseur délégué par eux sont tenus d'estampiller les lettres de convocation d'un timbre portant le nom du canton et de la commune où le vote a lieu et la date de l'élection (article 143, alinéa 3 du Code électoral).

Les présidents des bureaux de vote qui ne respectent sciemment pas cette obligation d'estampillage peuvent encourir des sanctions pénales. L'article 193 du Code électoral dispose en effet que les membres d'un collège électoral qui, par voies de fait ou menaces, auront retardé ou empêché les opérations électorales, seront punis d'un emprisonnement de quinze jours à un an et d'une amende de 100 à 1000 euros. 14. Maintien de l'ordre dans le local de vote et précautions d'ordre général. ° Maintien de l'ordre dans le local de vote Le président du bureau de vote doit agir avec fermeté à l'égard des personnes qui ne sont pas autorisées à accéder aux bureaux de vote ou aux isoloirs. Il dispose d'un pouvoir de police qui, le cas échéant, doit être mis en oeuvre pour assurer la sérénité et le secret du vote.

Le président doit veiller au respect de l'ordre à l'entrée du local.

Si des difficultés se présentent, il doit en informer immédiatement le bourgmestre, le commissaire de police, le garde champêtre ou le commandant de gendarmerie la plus proche, afin que l'ordre soit rétabli.

Une concertation préalable avec le bourgmestre ou son délégué permettra au président d'assurer pleinement le service de la police extérieure, non seulement aux abords de la salle d'élection, mais aussi, le cas échéant, sur le parcours à suivre pour le transport des disquettes après le scrutin.

Nulle force armée ne peut être placée, sans la réquisition du président, dans le bureau de vote, ni aux abords du local. Les autorités civiles et militaires sont tenues d'obéir à ces réquisitions.

Les droits du président, en ce qui concerne le maintien de l'ordre dans le bureau de vote, sont commentés aux articles 109, 110 et 111 du Code électoral. ° Précautions d'ordre général Vu l'évolution du climat international, il n'est pas exclu que des personnes profitent des élections pour attirer l'attention des médias ou pour provoquer des problèmes durant le scrutin.

Il est donc indiqué de procéder à un contrôle des locaux lors de l'ouverture du bureau de vote et dans le courant de la journée. Les éventuels colis suspects pourront ainsi être aisément détectés. S'il y a un doute au sujet d'un objet trouvé par la suite dans le local, n'hésitez pas à avertir la police locale en vue d'un éventuel contrôle par les services compétents.

Cette mesure s'inscrit dans le cadre d'une politique de prudence plus générale annoncée par le Ministre de l'Intérieur pour les élections et n'est certainement pas la conséquence d'une menace accrue à l'encontre des élections en Belgique. 15. électeurs admis. Sont admis à voter dans le bureau de vote, outre les électeurs inscrits sur la liste de la section électorale (art. 142 CE) : 1° Le président, le secrétaire, le secrétaire adjoint et les témoins qui, bien qu'ils soient inscrits sur les listes d'un autre bureau de vote, sont électeurs dans la circonscription pour la Chambre. Les susdites personnes doivent donc posséder la qualité d'électeur dans la commune où est situé le bureau de vote ou doivent sinon accomplir leur devoir électoral dans la commune où ils sont inscrits sur la liste des électeurs.

Un témoin ne peut être désigné par un candidat que s'il est électeur dans la circonscription électorale auquel appartient la commune (art. 131 CE).

Les candidats peuvent également être désignés comme témoin (suppléant).

Les témoins justifient leur désignation par la lettre d'information, qui est contresignée par le président du bureau principal (formule AB/18).

Les témoins qui seraient électeurs dans une autre commune de la circonscription établissent cette dernière qualité par leur convocation ou par un extrait de la liste des électeurs. 2° Celui qui produit soit un extrait d'un arrêt de la Cour d'appel ou d'une décision du Collège des bourgmestre et échevins ordonnant son inscription sur la liste des électeurs, soit une attestation du Collège des bourgmestre et échevins certifiant qu'il possède la qualité d'électeur. Il est à remarquer que le bureau peut admettre un électeur au vote, même s'il a oublié sa lettre de convocation, mais la présentation de la carte d'identité paraît une condition stricte pour l'admission au vote. L'électeur qui n'est pas muni de sa lettre de convocation ne peut en effet être admis au vote que si son identité et sa qualité sont reconnues par le bureau.

Les noms des électeurs non inscrits sur la liste, qui ont été admis à participer au vote dans le bureau, sont mentionnés sur les deux listes de pointage. Ces électeurs seront en outre mentionnés sur la liste des électeurs admis au moyen de la formule AB/22 (art. 146 CE - cf. également le point 22 ci-après relatif aux opérations lors de la clôture).

Observations : - Lorsqu'un électeur belge résidant officiellement à l'étranger opte pour le vote en personne, il peut établir son identité en produisant un document autre que la carte d'identité (art. 180ter CE). - Les électeurs ayant leur domicile électoral dans les communes de FOURONS et de COMINES-FOURONS peuvent être admis à voter respectivement à AUBEL ou à HEUVELLAND pour les Chambres législatives fédérales dans un des bureaux désignés par arrêté ministériel. Ils seront munis de leur lettre de convocation spécialement fixée (art. 142bis CE). Ces électeurs sont pointés sur la liste des électeurs de leur commune, qui est transmise au président de leur bureau de vote (art. 96 CE). 16. électeurs non admis. Malgré l'inscription sur la liste des électeurs du bureau de vote, ne peuvent prendre part au vote, sans encourir les sanctions prévues par l'article 202 du Code électoral (art. 142 CE) : 1° Ceux dont la Cour d'appel ou le Collège des bourgmestre et échevins a prononcé la radiation par un arrêt ou une décision dont un extrait est produit.2° Ceux qui tombent sous l'application d'une des dispositions des articles 6 et 7 du Code électoral et dont l'incapacité est établie par une pièce dont la loi prévoit la délivrance. Ces personnes sont mentionnées dans les documents que les administrations communales peuvent vous transmettre jusqu'au jour de l'élection en application de l'article 92 du Code électoral. Peuvent également y être reprises les personnes qui ont perdu la nationalité belge ou qui ont été rayées des registres de population et qui ne sont donc pas autorisées à voter. 3° Ceux qui n'ont point au jour de l'élection, l'âge de dix-huit ans requis pour voter, ou qui ont déjà voté le même jour dans un autre bureau de vote ou dans une autre commune.La preuve de ces circonstances est faite soit par documents, soit par l'aveu de l'intéressé.

Avant de commencer les opérations de vote, le président procédera à un pointage de tous ceux qui, pour une des raisons précitées, sont exclus du vote et biffera leurs noms au crayon, tout en veillant à ce que ces radiations ne puissent se confondre avec les marques de pointage des électeurs qui auront participé au scrutin.

Les motifs d'exclusion cités ci-dessus seront indiqués sur le relevé des électeurs qui n'ont pas participé au vote (formule AB/21) - (cf. aussi le point 22 ci-après relatif aux opérations lors de la clôture). 17. Assistance à un électeur. Si un électeur, par suite d'une infirmité physique, se trouve dans l'impossibilité de se rendre seul dans l'isoloir ou d'exprimer lui-même son vote, le président l'autorise à se faire accompagner d'un guide ou d'un soutien. Le nom de l'un et de l'autre sont mentionnés au procès-verbal (art. 143 CE).

Si un assesseur ou un témoin conteste la réalité ou l'importance de l'infirmité invoquée, le bureau statue et sa décision motivée est inscrite au procès-verbal.

Il est à remarquer que lorsqu'un électeur est autorisé à se faire accompagner d'un guide ou d'un soutien, le président ne peut lui imposer la personne qui remplira ce rôle. Le choix de cette personne appartient exclusivement à l'électeur lui-même.

En ce qui concerne les aveugles, il convient d'observer que ceux-ci sont généralement en possession d'une carte de réduction sur les chemins de fer, qui leur a été accordée en qualité d'aveugle, et que la délivrance de cette carte a déjà été subordonnée à la production d'un certificat médical. 18. Aménagement de l'isoloir pour les handicapés. Il doit être prévu, dans chaque bâtiment où des (un ou plusieurs) bureaux de vote sont établis, par tranche de cinq bureaux, au moins un isoloir spécialement aménagé à l'intention des électeurs handicapés, en vertu de l'arrêté ministériel du 6 mai 1980, complétant l'arrêté ministériel du 10 août 1894 relatif au mobilier électoral pour les élections législatives, provinciales et communales. (Moniteur belge du 15 mai 1980).

Une chaise sera mise à la disposition des handicapés n'utilisant pas de fauteuil roulant.

L'électeur qui souhaite faire usage de cet isoloir en exprime la demande au président du bureau qui désigne un assesseur pour l'accompagner jusqu'à l'isoloir aménagé.

Le président du bureau de vote où l'électeur handicapé est inscrit, raye alors l'électeur des listes des électeurs et mentionne à côté de son nom le bureau dans lequel il vote. Le président du bureau de vote qui contient l'isoloir pour les personnes handicapées ajoute le nom de l'électeur sur les listes de pointage et sur la formule des électeurs ajoutés (formule AB/22) Il lui remet la carte magnétique et le laisse voter.

Pour faciliter l'accès aux bureaux de vote aux personnes handicapées, il y a lieu de leur réserver des aires de stationnement à proximité des bureaux de vote et il faut que le bâtiment où se déroule le scrutin soit suffisamment accessible ou rendu accessible pour les électeurs handicapés. 19. Vote par procuration. Remarque : Les personnes intervenant dans un vote par procuration sont : - le mandant : la personne qui donne procuration; - le mandataire : la personne qui reçoit procuration.

Depuis la loi du 7 mars 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/03/2002 pub. 08/05/2002 numac 2002000288 source ministere de l'interieur Loi modifiant le Code électoral en vue d'octroyer le droit de vote aux Belges résidant à l'étranger pour l'élection des Chambres législatives fédérales et instaurant la liberté de choix du mandataire en cas de vote par procuration fermer, le lien de parenté ou d'alliance entre le mandant et le mandataire n'est plus requis.

Il peut désormais être donné procuration à tout autre électeur. Un électeur ne peut toutefois disposer que d'une seule procuration. a. Généralités Peuvent voter par procuration, c'est-à-dire mandater un autre électeur pour voter en leur nom, les personnes suivantes (Code électoral art. 147bis) : 1° l'électeur qui, pour cause de maladie ou d'infirmité, est dans l'incapacité de se rendre au bureau de vote ou d'y être transporté. Cette incapacité est attestée par certificat médical.

Les médecins qui sont candidats à l'élection ne peuvent pas délivrer un tel certificat. 2° l'électeur qui, pour des raisons professionnelles ou de service : a) est retenu à l'étranger de même que les électeurs, membres de sa famille ou de sa suite, qui résident avec lui;b) se trouvant dans le Royaume au jour du scrutin, est dans l'impossibilité de se présenter au bureau de vote. L'impossibilité visée sous a) et b) est attestée par un certificat délivré par l'autorité militaire ou civile ou par l'employeur dont l'intéressé dépend. 3° l'électeur qui exerce la profession de batelier, de marchand ambulant ou de forain et les membres de sa famille habitant avec lui. L'exercice de la profession est attesté par un certificat délivré par le bourgmestre de la commune où l'intéressé est inscrit au registre de la population. 4° l'électeur qui, au jour du scrutin, se trouve dans une situation privative de liberté par suite d'une mesure judiciaire. Cet état est attesté par la direction de l'établissement où séjourne l'intéressé. 5° l'électeur qui, en raison de ses convictions religieuses, se trouve dans l'impossibilité de se présenter au bureau de vote. Cette impossibilité doit être justifiée par une attestation délivrée par les autorités religieuses. 6° l'étudiant qui, pour des motifs d'études, se trouve dans l'impossibilité de se présenter au bureau de vote, à condition qu'il produise un certificat de la direction de l'établissement qu'il fréquente.7° les électeurs qui, pour des raisons autres que celles mentionnées ci-dessus, sont absents de leur domicile le jour du scrutin en raison d'un séjour temporaire à l'étranger et se trouvent dès lors dans l'impossibilité de se présenter au bureau de vote, pour autant que l'impossibilité ait été constatée au préalable par le bourgmestre du domicile, après présentation des pièces justificatives nécessaires;le Roi détermine le modèle du certificat à délivrer par le bourgmestre.

La demande doit être introduite auprès du bourgmestre du domicile, au plus tard le quinzième jour avant celui de l'élection.

Chaque mandataire ne peut disposer que d'une procuration. En cas d'élections simultanées, le mandant ne peut donner procuration qu'à un seul mandataire.

La procuration est rédigée sur la formule AB/19 dont le modèle est fixé par le Roi et qui est délivré gratuitement au secrétariat communal ainsi que dans les postes diplomatiques et consulaires belges.

La procuration mentionne l'élection pour laquelle elle est valable ainsi que les nom, prénoms, date de naissance et adresse complète du mandant et du mandataire. b. électeurs résidant à l'étranger Le vote par procuration dans une commune belge par un Belge résidant officiellement à l'étranger est également admis (art.180quater CE).

Au moyen d'un formulaire de procuration, le Belge résidant à l'étranger qui aura choisi le vote par procuration dans une commune belge désigne un mandataire parmi les électeurs de la commune où il a fait choix d'être inscrit comme électeur.

Chaque mandataire ne peut disposer que d'une seule procuration.

La procuration, signée par le mandant, mentionne les nom, prénoms, date de naissance et adresse du mandant et du mandataire.

Lorsqu'il convoque au scrutin le mandataire désigné par l'électeur belge résidant à l'étranger, le collège des bourgmestre et échevins annexe à la convocation un extrait de la procuration qui l'habilite à voter en son nom.

Pour être reçu à voter au nom de son mandant, le mandataire remet au président du bureau de vote la procuration et lui présente sa propre carte d'identité et sa propre convocation au scrutin sur laquelle le président mentionne "a voté par procuration". c. Les procurations et les attestations y annexées, ainsi que les extraits des procurations, sont joints au relevé des électeurs absents (formule AB/21) et transmises, avec ce relevé, au juge de paix du canton. Le mandant et/ou mandataire qui aura sciemment utilisé un certificat inexact pour être admis à voter par procuration, est punissable. 20. Cartes magnétiques reprises. Voir la procédure en la matière décrite au point 13 relatif au scrutin même. 21. Fin du scrutin. La fin du scrutin est fixée à 15 heures.

Après 15 heures, ne seront plus admis à voter que les électeurs qui se trouvaient avant cette heure dans le local de vote. Ordre sera donné de ne plus laisser entrer personne. Lorsqu'il n'y aura plus d'électeurs dans le local de vote, le scrutin sera déclaré clos après que les président, secrétaire, secrétaire adjoint, assesseurs et témoins auront voté.

Doit être considéré comme local de vote, l'immeuble où a lieu le scrutin et non pas l'endroit où les isoloirs ont été placés et où seuls quelques électeurs sont admis en même temps. 22. Opérations lors de la clôture. Afin d'éviter toute perte de temps lors de la clôture des opérations de vote, le président veillera à ce que le procès-verbal soit dressé à mesure du déroulement du vote.

Le président veillera à ce que, dès avant 15 heures, soit entamé le recensement : - des cartes magnétiques reprises (annulées et comportant des votes annulés); - des cartes magnétiques non utilisées; - des électeurs absents; - des votants.

Le président veillera à ce que, dès avant 15 heures, soient établies les listes : - des électeurs absents; - des candidats-assesseurs absents; - des électeurs admis qui ne sont pas inscrits sur la liste des électeurs.

En même temps, le président complètera en double exemplaire la liste destinée au paiement des jetons de présence (annexe 2 au procès-verbal).

Il placera la liste pour le paiement des jetons de présence aux membres du bureau électoral, dûment complétée et signée, dans une enveloppe séparée et scellée.

Il conservera personnellement le double.

Dès la clôture du scrutin, le président fera parvenir cette enveloppe au président du bureau principal de canton.

Opérations à effectuer : 1° La liste des électeurs absents est dressée immédiatement au moyen de la formule AB/21 à l'aide des deux listes de pointage.Elle mentionne la date de l'élection, le nom de la commune, le numéro de bureau. Elle est signée par tous les membres du bureau. Il faut y annexer les pièces adressées au président du bureau de vote, aux fins de justification, ainsi que les documents relatifs à ceux qui, bien qu'inscrits sur la liste des électeurs, ne peuvent participer au vote.

Il faut mentionner toutes les observations faites. Les formules de procuration seront également jointes.

Est également considéré comme absent à l'élection, l'électeur qui refuse de prendre réception d'une carte magnétique. A cette liste est également jointe la liste des candidats assesseurs ou assesseurs suppléants absents du bureau de vote (annexe à la formule AB/21).

Le président joindra ensuite à cette liste le relevé des électeurs qui, bien que non inscrits sur les listes du bureau de vote, ont toutefois été admis au vote (formule AB/22). Les listes, les relevés et les annexes sont transmis dans les trois jours au Juge de Paix du canton par le président du bureau de vote.

Le bureau inscrira ensuite au procès-verbal le nombre des votants, d'après les listes de pointage.

Le président veillera spécialement à ce que le relevé des électeurs absents soit dressé avec soin pour permettre des poursuites contre ceux-ci.

L'enveloppe distincte à envoyer dans les 3 jours au Juge de Paix du canton contiendra donc : - le relevé des électeurs absents; - les pièces transmises par les électeurs absents aux fins de justification; - les procurations et les attestations y relatives, ainsi que les extraits des procurations; - le relevé des électeurs admis au vote bien que non inscrits sur la liste des électeurs; - le relevé des candidats assesseurs qui ne se sont pas présentés. 2° Les listes de pointage, signées par les membres du bureau qui les ont tenues et par le président, sont mises sous enveloppes cachetées distinctes pour le bureau principal de canton.3° Les opérations finales se déroulent comme suit.Le bureau constate : a) - Le nombre de cartes enregistrées, indiqué par la machine du président; - Le nombre de cartes validées. b) - Le nombre de cartes annulées en raison de détériorations ou d'annotations; - Le nombre de cartes annulées pour lesquelles le vote a été déclaré nul; c) - Le nombre de cartes magnétiques utilisées pour des votes de référence, qui sont considérées comme annulées. La somme de ces nombres, sous le point b et sous le point c, donne le nombre total de cartes annulées. d) - Le nombre de cartes magnétiques non utilisées, y compris les cartes validées non utilisées.e) - Le nombre de cartes enregistrées et le nombre de cartes déclarées nulles (1) donne le nombre total d'électeurs.(1) En application de l'article 8, alinéas 2 et 3 de la loi du 11 avril 1994 organisant le vote automatisé.C'est le cas lors d'une deuxième faute volontaire de l'électeur (par exemple apposer à nouveau un signe distinctif sur sa deuxième carte magnétique) de sorte que la deuxième carte magnétique de l'électeur est annulée et que son vote est déclaré nul. L'électeur s'est donc présenté au scrutin et son nom est pointé sur la liste des électeurs mais, par sa propre faute, son vote n'a pas été enregistré. Le nombre de deuxièmes cartes magnétiques annulées en raison d'une faute volontaire de l'électeur, correspond au nombre d'électeurs dont le vote a été déclaré nul.

Les cartes annulées (y compris les cartes déclarées nulles) sont placées dans des enveloppes distinctes destinées au président du bureau principal de canton.

Les cartes utilisées pour les votes de référence sont numérotées et placées avec la formule complétée (annexe 1 au procès-verbal) dans une enveloppe distincte et marquée et sont destinées au président du bureau principal de canton.

A l'issue du scrutin, le président du bureau de vote rend l'urne inopérante pour des votes ultérieurs après l'avoir clôturée de façon réglementaire (voir les instructions techniques).

Les informations enregistrées sur le support original de mémoire sont reproduites sur un autre support de mémoire, tenant lieu de copie. Le support original de mémoire et la copie sont destinés au président du bureau principal de canton.

Chaque support de mémoire est placé dans une enveloppe distincte portant en suscription la mention qu'il s'agit de l'original ou de la copie destinée au président du bureau principal de canton, la date de l'élection, l'identification du bureau de vote, de la commune et du canton électoral.

Chaque enveloppe est scellée et porte au verso la signature du président, des membres du bureau et s'ils en formulent le souhait, des témoins.

Observation : (1) En application de l'article 8, alinéas 2 et 3 de la loi du 11 avril 1994 organisant le vote automatisé.C'est le cas lors d'une deuxième faute volontaire de l'électeur (par exemple apposer à nouveau un signe distinctif sur sa deuxième carte magnétique) de sorte que la deuxième carte magnétique de l'électeur est annulée et que son vote est déclaré nul. L'électeur s'est donc présenté au scrutin et son nom est pointé sur la liste des électeurs mais, par sa propre faute, son vote n'a pas été enregistré. Le nombre de deuxièmes cartes magnétiques annulées en raison d'une faute volontaire de l'électeur, correspond au nombre d'électeurs dont le vote a été déclaré nul.

En fonction du système de vote utilisé, vous devez aussi placer dans une enveloppe distincte les deux disquettes de vote vertes qui ont servi à mettre les machines à voter en fonction (système JITES) et qui sont destinées au bureau principal de canton.

L'urne est scellée et remise immédiatement, contre récépissé (annexe à la formule AB/7bis), après les opérations de vote, à un responsable désigné par le collège des bourgmestre et échevins de la commune conjointement avec l'enveloppe contenant les cartes magnétiques non utilisées.

Le président ou l'assesseur désigné, accompagnés éventuellement d'un ou plusieurs témoins et/ou d'un ou plusieurs membres du bureau de vote, transmettent au bureau principal de canton, contre récépissé (formule AB/8bis) : Couleur BLANCHE - une enveloppe contenant les disquettes de vote; - une enveloppe contenant les cartes magnétiques annulées; - une enveloppe contenant les listes de pointage; - une enveloppe contenant la liste destinée au paiement des jetons de présence; - une enveloppe contenant la formule avec les votes de référence et les cartes magnétiques numérotées; - une enveloppe avec les exemplaires du procès-verbal; - une enveloppe contenant les deux disquettes vertes (disquettes de démarrage des machines à voter du système JITES).

III. JETONS DE PRESENCE ET INDEMNITES DE DEPLACEMENT DES MEMBRES DES BUREAUX. 23. Jetons de présence des membres des bureaux. Le président, les assesseurs, le secrétaire adjoint et le secrétaire du bureau de vote reçoivent chacun un jeton de présence dont le montant est fixé par arrêté royal. La personne qui n'a pas siégé, bien qu'ayant été admise à la prestation de serment, n'a droit à aucune indemnité.

Ces jetons de présence sont virés sur le compte de chaque membre du bureau de vote, par La Poste dans la semaine suivant l'élection.

Les jetons de présence et les indemnités de déplacement auxquels ont droit les membres des bureaux électoraux sont fixés par le Roi.

Les jetons de présence s'élèvent à 18,60 EUR pour tous les membres du bureau de vote.

Pour pouvoir effectuer le paiement des jetons de présence sur les comptes des membres du bureau électoral, le président et le bureau doivent compléter et signer l'annexe 2 au procès-verbal. Cette annexe est rédigée en double exemplaire (formule AB/20bis). Le jour de l'élection, le président du bureau de vote fait parvenir au président du bureau principal de canton dans une enveloppe spéciale scellée, la liste destinée au paiement des jetons de présence. Le président conserve le double de cette liste.

Le montant du jeton doit être partagé par moitié, quelles que soient la durée et l'importance du travail accompli, lorsque le président, l'assesseur ou le secrétaire ont dû être remplacés pendant le cours des opérations. Le cas échéant, mentionnez-le sur l'annexe 2 au procès-verbal.

Observations : 1° La liste destinée au paiement des jetons de présence doit être remplie complètement et clairement afin d'éviter tout retard dans les virements.2° Des rectifications du paiement des jetons de présence peuvent être effectuées par l'entremise de LA POSTE jusqu'à 3 mois après les élections.Au terme de ce délai, LA POSTE établit sa facture définitive pour le département. 3° La publication de la circulaire n° 476 du 28 mai 1999 du Ministre fédéral de la Fonction publique relative aux congés et absences accordés aux membres du personnel des administrations de l'état a abrogé toutes les circulaires précédentes du Service public fédéral Fonction publique en matière de congés et d'absences.Cette abrogation vaut également à l'égard de la circulaire n°474 du 26 avril 1999 (Moniteur belge du 11 mai 1999) contenant des recommandations pour l'octroi de dispenses de service à l'occasion d'élections.

Concrètement, cela signifie qu'un membre du personnel employé dans l'administration fédérale a droit à un congé de circonstance pour l'exercice des fonctions de président, d'assesseur ou de secrétaire d'un bureau de vote ou d'un bureau de dépouillement, pour le temps nécessaire avec un maximum de deux jours ouvrables (arrêté royal du 19 novembre 1998 relatif aux congés et aux absences accordés aux membres du personnel des administrations de l'état, article 15, 14°) Ce congé doit être accordé selon les modalités suivantes, comme indiqué dans la circulaire n° 476 : ° un jour de congé de circonstance le dimanche, jour des "élections" aux membres du personnel qui exercent les fonctions de président, d'assesseur ou de secrétaire d'un bureau de vote ou d'un bureau de dépouillement, mais qui, selon leur horaire de travail sont tenus à des prestations de service ce jour là. ° un jour de congé de circonstance le lundi qui suit le "élections" aux membres du personnel qui exercent les fonctions de président, d'assesseur ou de secrétaire d'un bureau de vote ou d'un bureau de dépouillement, ou d'un bureau principal de district, de canton, d'un bureau principal communal ou d'un autre bureau électoral lorsque ce bureau a poursuivi ses activités au-delà de minuit (dans la nuit du dimanche au lundi).

Le règlement permettant d'octroyer une dispense de service supplémentaire aux membres du personnel concernés, à condition qu'ils renoncent au jeton de présence, n'est donc plus d'application.

Enfin, il convient de souligner que les membres du personnel qui sont employés dans les administrations régionales et locales sont soumis à la réglementation relative aux congés et absences de leurs administrations qui s'applique en la matière. 24. Indemnités de déplacement des membres des bureaux. Les membres des bureaux électoraux ont droit à une indemnité de déplacement lorsqu'ils siègent dans une commune où ils ne sont inscrits ni au registre de la population, ni sur la liste des électeurs.

Cela signifie que le président ou l'assesseur a droit à une indemnité pour les déplacements qui lui sont imposés par les dispositions légales et qu'il effectue par ses propres moyens en vue de la transmission des documents qu'elles prescrivent.

Le montant de l'indemnité de 0,15 EUR par kilomètre parcouru est fixé par arrêté royal.

La déclaration de créance doit être établie sur la formule AB/23, et être transmise à l'adresse mentionnée sur ce formulaire dans les trois mois après le scrutin.

Une police d'assurance est également conclue pour couvrir, sous certaines conditions, les accidents survenus aux membres des bureaux électoraux dans l'accomplissement de leur mission ou sur le chemin aller-retour de leur résidence principale au lieu de réunion de leur bureau.

IV. ENUMERATION ET EXPLICATION DES FORMULES APPLICABLES. 25. Formules à utiliser par le bureau de vote commun utilisant un système de vote automatisé pour les élections parlementaires. - Formule AB/13 bis : Désignation du président d'un bureau de vote par le président du bureau principal de canton. - Formule AB/14 bis : Désignation des assesseurs d'un bureau de vote par le président de ce bureau de vote.

Le président reçoit à cette fin une liste des candidats assesseurs, des projets de lettre et des enveloppes du président du bureau principal de canton. - Formule AB/15 bis : Lettre du président d'un bureau de vote au président du bureau principal de canton concernant la composition de son bureau de vote.

Communication du nom et des prénoms du secrétaire et des assesseurs (et éventuellement du secrétaire adjoint). - Formule AB/20 bis : Procès-verbal de l'élection dans un bureau de vote. Cette formule contient toutes les directives à suivre dès le début, pendant et à la fin du scrutin (avec annexes). - Formule AB/7 bis : Notification par le président du bureau principal de canton au président du bureau de vote de l'endroit où les disquettes de vote et les autres documents sont remis dans des enveloppes de couleur blanche après le scrutin (avec récépissé pour la remise de l'urne électronique - en annexe à la formule AB/7bis). - Formule AB/8 bis : Récépissé donné au président du bureau de vote pour la remise des disquettes de vote et des autres documents dans des enveloppes de couleur blanche par le président du bureau principal de canton. - Formule AB/21 : Liste des électeurs inscrits mais n'ayant pas pris part à l'élection (avec annexe). - Formule AB/22 : Liste des électeurs admis à voter, qui ne sont pas inscrits sur la liste des électeurs. - Formule AB/23 : Déclaration de créance pour le remboursement des frais de déplacement des membres des bureaux électoraux.

Bruxelles, le 16 avril 2003.

Pour le Ministre de l'Intérieur;

Le Directeur-général, L. VANNESTE

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