SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES

Vérification électronique de l'exemption de T.V.A. visée à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 1° et 2° du Code de la T.V.A. Vu l'article 42, § 3, alinéa 2, du Code de la T.V.A.;

Vu les dispositions relatives à la facturation reprises dans l'article 1er, § 1er, 11 °, et dans l'article 5, § 1er, 10°, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée; Aux fins de l'application de l'exemption prévue à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 ° et 2 °, du Code de la T.V.A. et dans le respect de l'ensemble des conditions mentionnées ci-dessous, une firme accréditée peut rédiger un E-certificat comportant le résultat de la vérification automatique par le SPF Finances d'une demande d'exemption suite à un échange électronique de données. L'utilisation des documents 450 et 451 n'est dorénavant plus autorisée par les bénéficiaires de l'exemption visés à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 ° et 2 °. 1. L'exemption prévue à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 ° et 2 °, du Code de la T.V.A. ne peut être accordée qu'à une mission diplomatique ou à un poste consulaire et à leur personnel (ci-après dénommé bénéficiaire) qui peut se prévaloir de l'exemption dans les conditions et limites prévues à cet effet et sur base de la délivrance d'une facture régulière qui lui est délivrée : a) par le fournisseur ou le prestataire de service, b) ou éventuellement par un tiers qui agit au nom et pour le compte du fournisseur ou du prestataire des services susmentionné. Dans tous les cas, pour chaque opération imposable, l'identité du bénéficiaire qui revendique l'application de l'exemption doit pouvoir être démontrée.

Pour cette raison, des tickets de caisse (anonymes) sur base desquels une facture récapitulative est établie ne sont pas suffisants. Dans ce cas, d'autres pièces justificatives valables (par exemple, les documents de paiement) sont à soumettre.

Sur cette facture ne peuvent être contenues qu'au maximum les opérations d'un mois calendrier; si les opérations se sont déroulées sur une période plus longue qu'un mois, alors il doit être établi au moins une facture par période d'un mois.

Pour que l'exemption s'applique, il convient que le montant faisant l'objet d'une demande soit au minimum de 125 EUR, T.V.A. excl., pour usage officiel et de 50,00 EUR, T.V.A. excl., pour usage personnel, par livraison ou par prestation de services, réalisée le même jour auprès du même fournisseur ou prestataire de service.

Les seuils pour usage officiel et personnel seront évalués au plus tard le 31 décembre 2018, en tenant compte des conditions économiques et budgétaires. Dans le cadre de cette évaluation, il sera examiné aussi s'il est pertinent d'introduire un plafond pour certaines catégories de produits. 2. Pour chaque demande approuvée en rapport à une opération imposable pour laquelle l'exonération de T.V.A. est invoquée en vertu de l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 ° et 2 °, du Code de la T.V.A., la firme accréditée doit traiter systématiquement les informations suivantes et les conserver (pendant la durée prescrite à l'infine des points 2, 9 et 11 ci-dessous) et doit être en mesure, à tout moment, de transmettre, par voie électronique, ces informations au service compétent du SPF Finances : a) le numéro de dossier et le nom du bénéficiaire tels qu'enregistrés auprès de la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, accompagnés de son adresse;b) le cas échéant, les dates de début et de fin de fonction du bénéficiaire; c) le numéro d'identification à la T.V.A. précédé des lettres BE, la dénomination et l'adresse de l'assujetti qui a effectué l'opération imposable; d) le numéro de dossier et le nom de la personne compétente lorsque le bénéficiaire est une mission diplomatique ou un poste consulaire enregistré par la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères;e) la date et le numéro de la facture;f) le numéro de vérification (qui est le résultat du contrôle électronique direct par le SPF Finances qui permet l'exemption de la transaction) et la date; g) par opération imposable, le montant de la T.V.A. et la base d'imposition pour laquelle l'exemption a été accordée; h) le montant total de la facture (T.V.A. incluse); i) une description (par les codes repris ci-dessous) de la nature des biens et/ou des services achetés, d'après la liste préalablement déterminée et établie par le service compétent du SPF Finances :

Code A

Usage Officiel Catégorie

Code B

Usage personnel Catégorie

1

TV & audio

1

Vêtements

2

Electro (machine à laver, Frigos...)

2

Chaussures

3

Multimedia (computer, ...)

3

Articles pour enfants

4

Téléphonie (téléphone, gsm, smartphone...)

4

Bijoux et horloges

5

Meubles et aménagement

5

Sacs, valises et accessoires

6

Système d'alarme mobile ou non

6

Cosmétiques et parfum

7

Articles ménagers

7

TV & audio

8

Articles de bureau

8

Electro (machine à laver, Frigos...)

9

Livres et périodiques

9

Multimedia (computer, ...)

10

Moyens de transport (si l'inscription à la DIV n'est pas obligatoire)

10

Téléphonie (téléphone, gsm, smartphone...)

11

Pièces de rechange pour des biens exemptés

11

Meubles et aménagement

12

Outils et matériel de jardinage

12

Système d'alarme mobile

13

Prestations de services pour des biens en exemption

13

Articles ménagers

14

Service de déménagement

14

Articles de bureaux

15

Services et travaux pour des adresses officielles (*)

15

Livres et périodiques

16

Services location de moyens de transport à court terme

16

Moyens de transport (si l'inscription à la DIV n'est pas obligatoire)

17

Services de secrétariat social

17

Pièces de rechange pour des biens exemptés

18

Services des interprètes et traducteurs

18

Optique (montures, lentilles, jumelles, etc., et produits d'entretien)

19

Services des avocats et notaires

19

Outils et matériel de jardinage

20

Services de formation

20

Sport et loisirs

21

Participation à des séminaires

21

Services en rapport à des biens exemptés

22

Services de bureaux d'intérim

22

Services de soins personnels

23

Services de déménagement

24

Services d'avocats et de notaires relatifs à des biens et services exemptés

25

Services de formation

(*) : dans la mesure où la base d'imposition ne dépasse pas le montant de 2.500,00 euros Le service compétent du SPF Finances doit avoir, à tout moment, un accès électronique et direct au système informatique de la firme accréditée, dans lequel les données mentionnées ci-dessus sont traitées et stockées, pendant une période de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la période imposable à laquelle ces données se rapportent.

En cas de force majeure, en particulier dans le cas où le système informatique de la firme accréditée ne permettrait pas au service compétent du SPF Finances à titre exceptionnel et temporaire l'accès électronique et direct de l'information susmentionnée, alors les informations demandées doivent pouvoir être transmises par cette firme accréditée sur demande du SPF Finances, dans un format texte lisible au plus tard dans les 7 jours ouvrables suivant la date de chaque demande. Cette demande peut être faite oralement, par écrit ou par courriel.

Pour l'archivage électronique des factures traitées et des E-certificats remis, il est requis une période de conservation de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission. 3. Dans le système informatique de la firme accréditée doivent être intégrés au moins les contrôles directs et les fonctionnalités suivants : a) vérification automatique et systématique si le bénéficiaire est enregistré comme tel par la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères et s'il peut ainsi se prévaloir de l'exemption de T.V.A. (entre autres par la comparaison avec la liste des bénéficiaires, qui à la demande du SPF Finances, ont été bloqués); b) vérification automatique et systématique de la validité de la structure du n° d'identification à la T.V.A; c) la vérification automatique et systématique des limites établies de l'exemption, avec entre autres la nécessité d'avoir une facture régulière; d) la détection de signaux d'alerte possibles, comme l'incompatibilité entre la base d'imposition et le montant de la T.V.A., une fréquence anormale des opérations imposables par le bénéficiaire dans un court laps de temps, des montants importants mentionnés sur les factures, la double utilisation de pièces justificatives aux fins de l'obtention d'un double remboursement injustifié, (pour cette raison la firme accréditée apposera sur la facture une indication précise comme quoi la T.V.A. a été remboursée); 4. Les missions diplomatiques et postes consulaires visés à l'article 42, § 3, alinéa premier, sont informés par la firme accréditée à propos de toutes les affiliations pour les besoins de l'usage officiel ou personnel par un bénéficiaire qui, en raison de sa fonction dans l'une de ces missions diplomatiques et postes consulaires, peut invoquer l'exemption de T.V.A. visée à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 2°, du Code de la T.V.A.. Cette notification est faite au moins une fois par mois.

Le bénéficiaire autorise, suite à la conclusion d'un accord de coopération, une firme accréditée de son choix à établir les E-certificats et à récupérer la T.V.A. payée du fournisseur, ou du prestataire de service et ce pour les opérations pour lesquelles un E-Certificat peut être demandé.

Dans le cadre de la présente, les parties déterminent de concert quels services l'accord de collaboration contient, étant entendu que la délivrance d'un E-Certificat et que le remboursement des montants de T.V.A. revenant au bénéficiaire font partie d'un service de base que chaque firme accréditée fournit gratuitement.

Afin d'éviter un éventuel double emploi, il ne peut être conclu à la fois qu'un seul accord de coopération entre un bénéficiaire et une firme accréditée. Si un bénéficiaire veut changer de firme accréditée, alors il devra respecter une période transitoire de deux mois suivant le mois au cours duquel la notification de sa requête a eu lieu auprès de la firme accréditée concernée.

Après l'expiration des deux mois, toutes les opérations, quelle que soit leur date de réalisation, seront traitées par la nouvelle firme accréditée choisie.

Ladite procédure doit être explicitement incluse dans l'accord de coopération. A la date d'entrée en vigueur de la présente communication, tous les accords de coopération existants seront renouvelés avec renvoi explicite aux dispositions de la présente communication.

Chaque firme accréditée est tenue d'informer l'Administration sans délai de : - toute renonciation de l'accord de coopération par un bénéficiaire, - tout nouvel accord conclu avec un bénéficiaire.

L'intervention simultanée éventuelle de plusieurs firmes accréditées pour un même bénéficiaire a pour effet que l'exonération prévue à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 ° et 2 ° du Code de la T.V.A. ne peut pas être appliquée. Dans ce cas, l'autorité compétente décidera quelle firme accréditée peut agir pour le bénéficiaire sur la base des accords de coopération.

Les firmes accréditées fournissent au service compétent du SPF Finances, un fichier avec les bénéficiaires qui leur sont affiliés et la date de démarrage de l'accord de coopération conclu avec eux. La date de démarrage de l'accord ne peut pas précéder la date de la première accréditation. 5. Pour chaque demande approuvée, la firme accréditée informe le bénéficiaire que le E-certificat a été délivré au fournisseur ou au prestataire de services concerné à l'appui de son facturier de sortie comme justificatif de l'exemption de la T.V.A. 6. Le E-certificat contient au moins les informations suivantes : a) A1 - Code de vérification + date, b) B11 - Nom du bénéficiaire, c) B12 - Numéro de dossier, d) B13 - Rue, numéro, code postal, commune, e) B21 - Nom du fournisseur ou du prestataire de services, f) B22 - Numéro de T.V.A. du fournisseur ou du prestataire de services précédé des lettres BE, g) B23 - Rue, numéro, code postal, commune, h) C1 - Mention de la catégorie des biens et/ou services achetés (voir point 2.i), i) C2 - Date de la facture, j) C3 - Numéro de la facture, k) C4 - Base d'imposition, l) C5 - Montant de T.V.A., m) Nom de la firme accréditée, ainsi que le numéro et la date de l'accréditation, n) adresse internet où l'authenticité du document peut être vérifiée au moyen du code de vérification, o) données de contact du service compétent du SPF Finances. 7. Le E-certificat stipule que : a) le document est l'un des documents prescrits qui formalisent une demande d'exonération de la T.V.A.; b) le fournisseur ou prestataire de services mentionné au B21 doit vérifier sur le E-certificat si : o les produits et/ou prestations de services peuvent être pris en considération pour l'application de l'exemption de la T.V.A. (voir la liste des biens et services exclus) ; o le destinataire de la facture correspond au bénéficiaire mentionné dans le B11 et est aussi l'acheteur réel; o les données de l'adresse renseignée au B13 correspondent aux données renseignées sur la facture et le cas échéant aussi avec l'adresse de livraison; o relativement à l'entretien, la réparation ou aux accessoires pour un véhicule à moteur, lequel doit obligatoirement être immatriculé à la DIV, une copie du certificat d'immatriculation du véhicule est ajoutée de telle sorte qu'il peut être vérifié que le code (E ou E.1), à côté ou sous le numéro de châssis, se termine par 4 ou 5. 8. En concluant un accord de coopération pour le traitement de la procédure d'exemption, la firme accréditée a, en toutes les hypothèses, qu'elle intervienne dans le cadre d'un service de base dont question au point 4, troisième alinéa, de la présente, ou non, une grande responsabilité envers le bénéficiaire et envers le fournisseur ou le prestataire de services en ce qui concerne la vérification de l'intégrité et de l'exactitude du contenu du E-certificat en vérifiant l'opération taxable et la facture en conséquence émise dans le respect des exigences légales.S'il est constaté que la firme accréditée fait systématiquement des erreurs, son accréditation peut, le cas échéant, être retirée pour une durée indéterminée.

Les données concernant les bénéficiaires et leurs achats, obtenues par la firme accréditée dans le cadre de l'exécution des procédures pour créer un E-certificat, ne peuvent être utilisées que dans ce contexte. 9. La firme accréditée remet pour chaque fournisseur ou prestataire de services, et ce par bénéficiaire un aperçu des montants de T.V.A. reçus du fournisseur ou du prestataire de services et remboursés au bénéficiaire auxquels sont liés des E-certificats. Elle lui remet également un aperçu des E-Certificats pour lesquels aucun remboursement à la firme accréditée n'a été effectué.

Cet aperçu est transmis mensuellement et au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant celui au cours duquel la facture a été reçue par la firme accréditée directement au fournisseur ou prestataire de services respectif, pour permettre à ce dernier de vérifier la validité des E-Certificats remis afin de satisfaire aux obligations fiscales pour ces opérations. Seul le E-certificat avec preuve de paiement de la taxe versée à la firme accréditée peut en effet être utilisé par le fournisseur pour démontrer l'exonération de la T.V.A. La firme accréditée envoie au bénéficiaire, mensuellement et au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant celui au cours duquel le E-certificat a été délivré, un aperçu des opérations pour lesquelles elle est intervenue pour la rédaction d'un E-certificat avec mention selon laquelle la T.V.A. a, le cas échéant, été déjà remboursée.

Le service compétent du SPF Finances sera aussi informé des renseignements susmentionnés dans les mêmes délais.

Ces pièces justificatives doivent également être soumises à la période de conservation qui est de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission. 10. Les montants de T.V.A. reçus par les fournisseurs et/ou prestataires de services en rapport aux transactions donnant lieu à l'application de l'exemption prévue à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 1 ° ou 2 ° du Code de la T.V.A., au moyen de la remise d'un E-certificat doivent être reversés aux firmes accréditées sur un compte bancaire à son nom au plus tard à la fin du deuxième mois suivant le mois au cours duquel a eu lieu l'opération imposable.

Par contre, nonobstant l'existence de cet accord de coopération, la T.V.A. doit être remboursée directement par le fournisseur ou par le prestataire de services au bénéficiaire dans les cas où l'exonération est soumise à la validation du certificat d'exonération de la T.V.A. et/ou droits d'accise par l'administration fiscale compétente et le E-Certificat ne peut pas être utilisé. Tel est le cas pour : - Achat de véhicules, - Achat de bâtiments, acquisition de droits réels sur les bâtiments et les travaux immobiliers, - Livraisons continues d'eau, de gaz, d'électricité et de télécommunications et de télédistribution, - Fourniture de biens et services liés aux événements officiels ainsi que les fournitures de nourriture de nourriture et boissons et les services de restaurants et de catering, - Charges communes de bâtiments officiels et travaux immobiliers pour autant que l'assujetti agisse comme un syndic d'immeuble sans droit à déduction pour les charges susmentionnées (décision ET 75.574 du 06.06.1999), - Livraison de biens et prestation de services qui apparemment ne peuvent être pris en considération pour l'usage officiel (par ex. des vêtements), - Livraisons de biens et prestations des services pour l'usage officiel des consulats honoraires (décision ET 82.321 du 12.04.2007). 11. Si les délais mentionnés ci-dessus n'ont pas été respectés, par exemple, entre autres, parce que la facture a été émise et remise tardivement à la firme accréditée ou lorsque le E-certificat a été remis tardivement au fournisseur ou au prestataire de services alors, le remboursement doit avoir lieu au plus tard le dernier jour du mois suivant lequel le E-certificat a été communiqué. La firme accréditée, qui, en exécution de l'accord de coopération, fournit d'autres services que le service de base comme explicité au point 4, troisième alinéa de la présente, doit, à son tour, rembourser au bénéficiaire les montants de T.V.A. reçus des fournisseurs ou des prestataires de services dans les sept (7) jours ouvrables suivant la date de la réception de la T.V.A. La firme accréditée qui, en exécution de l'accord de coopération, ne fournit que le service de base comme explicité au point 4, troisième alinéa de la présente, doit restituer à son tour au bénéficiaire le montant de T.V.A. qu'elle a reçu du fournisseur ou du prestataire de service dans les 6 mois de leur réception.

S'il est constaté que la firme accréditée dépasse régulièrement ce délai, son accréditation peut, le cas échéant, être retirée temporairement.

Tous les remboursements dans ce cadre sont réalisés sur un compte bancaire au nom du bénéficiaire et en aucun cas en espèces.

Les E-certificats et les remboursements qui en découlent ne peuvent se référer qu'à des opérations de l'année en cours et de l'année précédente.

Concernant ces deux types d'opérations, les pièces justificatives doivent être conservées dans le chef du fournisseur ou du prestataire de service et de la firme accréditée pendant une période de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission. 12. Les firmes qui souhaitent obtenir le statut de firme accréditée peuvent soumettre une demande d'autorisation à l'autorité compétente suivante au sein du SPF Finances : SPF Finances Administration générale de la Fiscalité Services centraux Expertise opérationnelle et Support Services Relations internationales-Expertise North Galaxy A24 Boulevard du Roi Albert II 33 boîte 25 1030 BRUXELLES vat.diplomat@minfin.fed.be La demande doit être introduite au moins trois mois avant la période pour laquelle l'accréditation est demandée. Pour les demandes introduites dans le mois qui suit la date de publication de cette décision ce délai de trois mois n'est pas d'application.

Le service compétent du SPF Finances vérifie si le requérant satisfait aux conditions et qualifications susmentionnées. Dans tous les cas, il est requis du candidat pour devenir une firme accréditée de répondre aux conditions suivantes (liste non exhaustive) : a) être établi en UE, b) avoir un n° d'identification à la T.V.A. qui contient les lettres BE pour l'application de la présente décision en rapport aux échanges électroniques de données pour l'exemption de la T.V.A. visée à l'article 42, § 3, alinéa 1, 1° et 2°, du Code de la T.V.A., c) être en ordre avec la législation fiscale, d) n'avoir aucun membre du personnel qui est en possession d'une carte d'identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole du SPF Affaires Etrangères, e) disposer d'un n° de compte bancaire au nom de l'assujetti à qui le n° de T.V.A. susmentionné a été attribué, f) les administrateurs ne peuvent pas être en faillite ou être en état d'insolvabilité.La firme accréditée doit présenter avec la demande un registre des actionnaires ou la liste des bénéficiaires effectifs (registre UBO) au minimum des 5 dernières années ou les présenter à la simple demande de l'Administration. Les actionnaires de la firme accréditée ne peuvent pas avoir encouru une condamnation correctionnelle et /ou une interdiction d'exercer leur profession ou avoir été concernés par une faillite ou une procédure d'insolvabilité, g) l'accord de coopération doit être en harmonie avec la présente décision et, la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, est d'application.L'accord doit mentionner que les données rassemblées ne seront seulement utilisées que pour l'application de l'exemption et qu'elles ne feront en aucun cas l'objet d'une vente ou d'une mise à disposition au profit de tiers, h) le E-certificat est rédigé selon le modèle que l'autorité compétente a mis à disposition, i) la firme candidate doit disposer des équipements nécessaires pour : o établir les aperçus mensuels, o communiquer à l'autorité compétente les noms des clients avec qui ils ont un accord de coopération et les modifications, o sécuriser vis-à-vis de tiers toutes informations dont il dispose. L'accréditation est donnée, le cas échéant, pour une période maximale de six années calendrier consécutives, et sera répartie sur trois approbations consécutives: - 2 ans pour la première accréditation avec une validité maximale jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle de la première autorisation, - 4 ans pour la seconde accréditation valable jusqu'au 31 décembre de la 4e année qui suit celle de sa délivrance, - 6 ans pour la troisième accréditation valable jusqu'au 31 décembre de la 6e année qui suit celle de sa délivrance.

La procédure de renouvellement de l'accréditation est la même que celle applicable pour la première demande d'accréditation.

Après la troisième accréditation, la reconnaissance est attribuée, le cas échéant, pour une période chaque fois de 6 ans.

L'autorité compétente au sein du SPF Finances peut, à tout moment, exprimer l'intention motivée de retirer l'accréditation lors du changement profond parmi les éléments de la demande d'accréditation ou lorsque une ou plusieurs des qualifications et conditions d'agrément fixées ne sont plus remplies. L'autorité compétente au sein du SPF Finances signifie, dans ce cas, son intention motivée de retirer l'autorisation par lettre recommandée à la firme accréditée. Si la firme accréditée ne donne pas une suite satisfaisante aux remarques formulées l'autorité compétente au sein du SPF Finances peut par lettre recommandée retirer l'autorisation temporairement ou définitivement.

Au terme de la procédure d'appel, le cas échéant, une décision définitive de révocation de l'accréditation est prise par le Service de conciliation fiscale. Cette décision est adressée par lettre recommandée à la firme accréditée et par courrier ordinaire au service compétent au sein du SPF Finances.

L'autorité compétente au sein du SPF Finances peut aussi mettre un terme à l'accréditation à la demande de la firme accréditée. Si tel est le cas, alors il faut que cette demande se fasse par lettre recommandée au moins deux mois avant la date de cessation effective auprès de l'autorité compétente au sein du SPF Finances. Jusqu'à la date effective de cessation, la firme accréditée doit assurer la continuité de son service.

Les dispositions de ce message sont applicables à partir du 1er août 2017.

Jusqu'à et y compris le 31 décembre 2017, il est prévu une période transitoire qui doit permettre aux missions diplomatiques, aux postes consulaire et à leur personnel de s'adapter à ces prescriptions. A partir du 1er janvier 2018 les documents 450 et 451 ne seront plus des pièces justificatives valables pour l'application de l'exemption prévue à l'article 42, § 3, alinéa 1, 1° et 2°, du Code de la T.V.A. Cette communication remplace celle publiée dans le Moniteur belge du 14 mai 2014.