Règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion de l'Office wallon de la Formation professionnelle et de l'Emploi (FOREm) Vu l'article 14 du décret du 6 mai 1999 relatif à l'Office wallon de la Formation professionnelle et de l'Emploi tel que modifié par le décret du 13 mars 2003, par le décret du 31 mars 2011 et par le décret du 10 mai 2012, Le Comité de gestion arrête les dispositions suivantes : CHAPITRE Ier. - Des réunions du Comité de gestion, des Commissions ou des Groupes de travail

Article 1er.Le Comité de gestion se réunit en principe toutes les six semaines et fixe pour chaque année la date et l'heure des séances ordinaires.

Des séances extraordinaires peuvent être convoquées à titre exceptionnel lorsque le/la Président(e) le juge utile ou à la demande : 1. d'au moins deux membres;2. du/de la Vice-Président(e);3. de l'Administrateur/trice général(e);4. du/de la Ministre ayant l'emploi et la formation professionnelle dans ses attributions;5. d'un(e) Commissaire du Gouvernement wallon. Les demandes de convocation aux séances extraordinaires doivent être adressées par écrit au/à la Président(e) ou introduites au cours d'une réunion du Comité de gestion ou du Bureau exécutif. Elles déterminent les points dont l'inscription à l'ordre du jour est sollicitée.

Le/la Président(e) fixe l'heure et la date de la séance extraordinaire, après consultation de l'Administrateur/trice général(e), endéans les quinze jours de la demande, à moins que le ou les demandeurs marquent leur accord sur une date ultérieure ou en application de l'article 18 du décret.

En cas d'absence ou d'empêchement du/de la Président(e), les pouvoirs que le présent règlement lui confère sont exercés par le/la Vice-Président(e).

Art. 2.L'ordre du jour des réunions du Comité de gestion est établi conjointement par le/la Président(e) et l'Administrateur/trice général(e). Le/la membre qui désire voir inscrire un point à l'ordre du jour d'une séance ordinaire doit en faire la demande par écrit au/à la Président(e), à moins qu'il ne la formule en séance du Comité de gestion ou du Bureau exécutif.

Le/La Président(e) fixe la date de la séance à l'ordre du jour de laquelle ce point sera inscrit.

Ce point doit être inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante lorsque, en séance du Comité de gestion ou du Bureau exécutif, le/la Président(e), un(e) Commissaire ou deux membres au moins en expriment le désir.

Lorsque le Comité de gestion décide de reporter l'examen d'un point figurant à l'ordre du jour, ce point doit obligatoirement être inscrit à l'ordre du jour de la séance qui suit immédiatement.

Sur demande écrite préalable ou exprimée en séance, le Comité de gestion peut décider de reporter l'examen d'un point figurant à l'ordre du jour à la séance du Comité de gestion qui suit immédiatement ou à une séance du Bureau exécutif.

Sur proposition de l'Administrateur/trice général(e), du/de la Président(e) ou d'un(e) membre, les documents inscrits à l'ordre du jour d'une séance peuvent, moyennant l 'accord de l'ensemble des membres, être soumis à l'approbation du Comité de gestion par voie électronique. Les membres du Comité de gestion renvoient leurs positions sur chaque dossier par écrit dans le délai fixé par le/la Président(e). En cas de désaccord ou de divergences dans les réponses des membres, le/la Président(e) peut décider de renvoyer le point à l'ordre du jour d'une séance du Comité de gestion ou du Bureau exécutif.

Art. 3.Le Comité de gestion se réunit, en principe, au siège de l'Office. Selon les circonstances, le Comité de gestion peut se réunir à un autre endroit ou se tenir par vidéoconférence ou téléconférence.

Art. 4.Les convocations aux réunions sont signées par l'Administrateur/trice général(e). Elles sont communiquées aux membres au moins dix jours ouvrables avant la date de la séance. En cas d'urgence, appréciée par le/la Président(e) après consultation de l'Administrateur/trice général(e), les convocations doivent parvenir aux membres au plus tard la veille du jour fixé pour la séance.

Tout envoi ou toute communication écrite, notamment, les demandes de convocation, les convocations aux réunions, les demandes d'inscription à l'ordre du jour, les communications de documents, etc., peuvent se faire par voie postale et/ou par voie électronique.

Exceptionnellement, le/la Président(e) peut convoquer une nouvelle séance du Comité de gestion, sur-le-champ et sans convocation écrite.

A moins que le/la Président(e) n'en décide autrement, les points sur lesquels le Comité de gestion est appelé à délibérer font l'objet d'une note établie en français par l'Administrateur/trice général(e).

Ces documents sont numérotés, datés et communiqués au moins dix jours ouvrables avant la date de la séance par voie postale et/ou par voie électronique.

Les notes au Comité de gestion sont décisionnelles ou informatives et sont rédigées sur base d'un modèle arrêté par le Comité de gestion sur proposition de l'Administrateur/trice général(e).

On y retrouve notamment les éléments suivants : - un résumé; - le type de décision requise du Comité de gestion; - le lien avec le contrat de gestion et le plan d'entreprise de l'Office; - en cas de référence à un document antérieur, la date de présentation du document ainsi que sa référence; - la référence à l'article du décret ou à l'article d'un autre dispositif décrétal ou règlementaire qui fonde la compétence du Comité de gestion; - l'incidence budgétaire.

Art. 5.A priori, seuls les points figurant à l'ordre du jour sont discutés. Toutefois, sous réserve de l'accord de l'ensemble des membres présents, le Comité de gestion peut décider de discuter de tout autre point ne figurant pas à l'ordre du jour.

Art. 6.Le Comité de gestion ne peut délibérer valablement qu'en la présence d'au moins quatre des membres des organisations représentatives des employeurs et d'au moins quatre des membres des organisations représentatives des travailleurs.

Lorsque la condition prévue à l'alinéa précédent n'est pas remplie, le/la Président(e) en fait la constatation et lève la séance.

Le/la Président(e) : - soit fixe immédiatement la date de la réunion au cours de laquelle les points figurant à l'ordre du jour de la séance levée seront examinés. Lors de cette séance, les points reportés pourront être valablement délibérés, même en l'absence de quorum, pour autant qu'un représentant de chaque organisation représentative (employeurs et travailleurs) soit présent. La convocation à la réunion suivante mentionnera cette circonstance. Dans ce cas, il peut être dérogé au délai fixé à l'article 4, alinéas 1er et 3, du présent règlement; - soit décide de traiter - en tout ou en partie - les points inscrits à l'ordre du jour de la séance par voie électronique.

Art. 7.Les séances du Comité de gestion ne sont pas publiques. Les personnes qui assistent à quelque titre que ce soit aux réunions du Comité de gestion sont tenues de respecter le secret des débats et des décisions.

Les documents examinés par le Comité de gestion sont confidentiels.

Les membres du Comité de gestion qui ont voix délibérative respectent les règles de la confidentialité dans le cadre de leur mandat de représentant des organisations représentatives des employeurs et des travailleurs.

Art. 8.Les séances sont ouvertes, suspendues et closes par le/la Président(e).

Art. 9.En cas d'absence ou d'empêchement du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e), les séances du Comité de gestion sont présidées par le/la membre le/la plus ancien(ne) choisi(e) à tour de rôle parmi les membres des organisations représentatives des employeurs et parmi les membres des organisations représentatives des travailleurs. A ancienneté égale, le/la membre le/la plus âgé(e) sera préféré(e).

Le/la membre assurant la présidence conserve une voix délibérative et il sera tenu compte de sa présence en ce qui concerne l'application de l'alinéa 1er de l'article 6 de ce règlement.

Art. 10.Le/la Président(e) dirige les débats. Aucun(e) membre ne peut prendre la parole sans l'avoir demandée et obtenue du/de la Président(e).

Lorsque le/la Président(e) a déclaré clos les débats sur un point, il formule la proposition sur laquelle le Comité de gestion est invité à se prononcer, en se référant à la proposition figurant dans la note soumise aux membres ou sur une proposition alternative formulée en séance.

Art. 11.Lorsque les membres du Comité de gestion ne peuvent décider de façon consensuelle, ils votent en principe à main levée. Le vote a lieu au scrutin secret lorsqu'un(e) membre le requiert.

Le vote a lieu immédiatement après que le/la Président(e) ait formulé la proposition. Il en fait connaître aussitôt le résultat qui est acté au procès-verbal.

Art. 12.En cas de vote, toute décision du Comité de gestion est prise à la majorité des voix. Pour calculer cette majorité, les abstentions n'entrent pas en ligne de compte. Les membres qui s'abstiennent seront toutefois considérés comme étant présents pour l'application de l'alinéa 1er de l'article 6.

A parité de voix, la proposition est reportée à la séance suivante.

La décision est prise lors de cette séance, à défaut de quoi, le report du point est motivé ou l'impossibilité de décider est constatée par le/la Président(e).

Lorsqu'au moment du vote, les membres représentant respectivement les travailleurs et les employeurs ne sont pas présents en nombre égal, le/la ou les plus jeunes membres de la partie en surnombre sont tenus de s'abstenir.

Art. 13.Sans préjudice de l'application d'autres interdictions résultant d'une loi, d'un décret, d'une disposition statutaire ou réglementaire, tout(e) membre du Comité de gestion s'abstient de prendre part à la discussion et au vote d'un point de l'ordre du jour dès qu'il y a un intérêt personnel, soit directement, soit indirectement, avec la décision à prendre.

Le/la membre doit alors se retirer pendant la discussion et le vote sur ce point. Toutefois, il sera tenu compte de sa présence en ce qui concerne l'application de l'alinéa 1er de l'article 6 du présent règlement.

Art. 14.Lorsque le Comité de gestion exerce sa fonction de Conseiller du Gouvernement wallon, les modalités suivantes sont d'application : En vertu de l'article 12, § 1er, 3, du décret, les propositions du Comité de gestion sont soumises à la règle de l'unanimité quant à leur contenu.

Si une proposition n'a pas recueilli l'unanimité, les différentes positions sont exprimées.

En vertu de l'article 13 du décret, lorsque le Gouvernement wallon requiert l'avis du Comité de gestion dans un délai incompatible avec le calendrier de ses séances, le/la Président(e) convoque une séance extraordinaire du Comité de gestion.

En vertu de l'article 14, 8, du décret, le Comité de gestion peut donner délégation au Bureau exécutif pour préparer un avis à exprimer par le Comité de gestion.

En vertu de l'article 14, 7, du décret, lorsque l'avis requis porte sur un texte légal ou réglementaire, le Comité de gestion peut donner délégation au Bureau exécutif compétent pour qu'il lui remette un avis sur le point transmis.

Art. 15.Le Comité de gestion peut instituer des commissions restreintes ou des groupes de travail non permanents en vue de l'étude préparatoire de points particuliers relevant de sa compétence.

Ces commissions ou ces groupes de travail font rapport des résultats de leurs travaux au Comité de gestion qui conserve à leur égard toute liberté d'appréciation.

Les commissions ou les groupes de travail sont composés librement par le Comité de gestion, auxquels peuvent être associés des experts.

Le lieu, la date et l'heure des réunions sont déterminés de commun accord entre le/la Président(e), Administrateur/trice générale et les membres qui participent auxdites réunions.

Les convocations sont envoyées par voie électronique par l'Administrateur/trice général(e) aux participants aux réunions.

Les documents (notes, présentation, compte-rendu, etc.) relatifs à ces réunions sont mis à disposition de l'ensemble des membres du Comité de gestion par voie électronique.

Les dispositions prévues à l'article 7 sont applicables aux réunions des commissions et groupes de travail.

Art. 16.Conformément à l'article 14, 6°, du décret, le Comité de gestion peut décider de faire appel à des experts ou à des membres du personnel de l'Office en séance pour l'éclairer dans l'examen de questions particulières relevant directement de sa compétence.

Les modalités de consultation sont déterminées au cas par cas.

Les personnes consultées quittent la séance lorsque les débats portant sur le point qui motive leur présence sont déclarés clos par le/la Président(e) ou lorsque celui/celle-ci le décide.

Art. 17.L'Administrateur/trice général(e) peut se faire assister par des membres du personnel de l'Office lors des débats sur un point porté à l'ordre du jour. Ceux-ci quittent la séance lorsque l'Administrateur/trice général(e) estime que leur présence n'est plus nécessaire.

Art. 18.Le/la secrétaire désigné(e) conformément à l'article 15 du décret rédige le procès-verbal de manière synthétique en faisant apparaître les éléments du processus de décision, le résultat des votes éventuels et la motivation formelle des décisions. Après avoir été soumis à l'Administrateur/trice général(e) et au/à la Président(e), le texte du procès-verbal est porté, pour approbation, à l'ordre du jour de la séance suivante du Comité de gestion.

Toutefois, lorsque le/la Président(e) le décide, le procès-verbal afférent à un point particulier évoqué en séance peut faire l'objet d'une rédaction et approbation immédiates.

Le procès-verbal est établi en français. Il est signé par le/la Président(e) et l'Administrateur/trice général(e) après approbation par le Comité et est conservé aux archives du secrétariat de l'Administration générale qui en délivre, à qui de droit, des expéditions ou extraits certifiés conformes.

Art. 19.Les membres du Comité de gestion signent à chaque séance une liste de présence qui est certifiée exacte par le/la Président(e). CHAPITRE II. - Relations avec le Bureau exécutif

Art. 20.L'ordre du jour des réunions du Comité de gestion est transmis au Bureau exécutif. Les membres du Comité de gestion sont informés des décisions prises par le Bureau exécutif dans les 48 heures, sous la forme d'un document de synthèse, afin de pouvoir assurer sa fonction de coordination et de contrôle des travaux du Bureau exécutif.

Art. 21.Lorsque le Comité de gestion charge le Bureau exécutif d'une mission particulière en application de l'article 12, § 1er, 4, du décret, cette décision est actée au procès-verbal sur-le-champ, en application de l'article 19, alinéa 2, du présent règlement, et soumise à l'avis préalable du Comité stratégique si elle concerne directement une des décisions visées à l'article 12, § 1er, alinéa 2, du décret précité.

Le délai ordinaire d'exécution de cette mission particulière est de six semaines.

En cas d'urgence, le Comité de gestion peut réduire ce délai.

Art. 22.A défaut de consensus prévu à l'article 19, § 6, du décret au niveau du fonctionnement du Bureau exécutif, le Comité de gestion prend la décision lors de sa réunion la plus proche et conformément à l'article 12 du présent règlement.

La décision prise par le Comité de gestion en lieu et place du Bureau exécutif sera mentionnée dans le procès-verbal du Comité de gestion.

Ce procès-verbal mentionnera notamment que la décision est prise en application de l'article 12, § 1er, 5, du décret, et contiendra la motivation du droit d'opposition exercé par un(e) membre du Bureau exécutif ainsi que l'appréciation de cette opposition par le Comité de gestion.

Art. 23.En application de l'article 19, § 7, du décret, lorsque le/la Président(e) du Comité de gestion utilise son droit d'opposition ou son droit de saisir le Comité de gestion, celui-ci prend la décision lors de la séance la plus proche et conformément à l'article 12 du présent règlement.

La décision prise par le Comité de gestion en lieu et place du Bureau exécutif sera mentionnée dans le procès-verbal du Comité de gestion.

Ce procès-verbal mentionnera notamment que la décision est prise en application de l'article 19, § 7, du décret et contiendra, le cas échéant, la motivation du droit d'opposition exercé par le/la Président(e) du Comité de gestion. CHAPITRE III. - Relations avec le Comité stratégique

Art. 24.Le/La Président(e) du Comité de gestion saisit le Comité stratégique des demandes d'avis requis en vertu de l'article 12, § 1er, alinéas 2 et 3, et de l'article 24, § 1er, du décret et en informe le Comité de gestion.

Art. 25.Le/La Président(e) du Comité de gestion et l'Administrateur/trice général(e) procèdent à l'inscription à l'ordre du jour de la séance du Comité de gestion qui suit immédiatement la séance du Comité stratégique de l'ensemble des avis rendus par le Comité stratégique. CHAPITRE IV. - Relations avec l'Administrateur/trice général(e)

Art. 26.Lorsque le Comité de gestion charge l'Administrateur/trice général(e) d'une mission particulière en application de l'article 12, § 1er, 4, du décret, cette décision est actée au procès-verbal en application de l'article 19, alinéa 2, du présent règlement et soumise à l'avis préalable du Comité stratégique si elle concerne directement une des décisions visées à l'article 12, § 1er, alinéa 2, du décret précité.

Le délai ordinaire d'exécution de cette mission particulière est de six semaines.

En cas d'urgence, le Comité de gestion peut réduire ce délai.

Art. 27.En application de l'article 14, 9, du décret, l'Administrateur/trice général(e) représente le Comité de gestion, dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires qui traduisent ses décisions et notamment dans les cas de recours à la Cour d'Arbitrage, de vente et d'achat d'immeubles, de notification d'actes administratifs à portée individuelle de même que de surveillance de l'exécution des conventions et marchés publics qui ressortissent à la compétence du Comité de gestion.

L'Administrateur/trice général(e) agit valablement au nom du Comité de gestion dans les cas précités, sans devoir justifier d'une décision portant spécifiquement sur cette délégation ou d'une autorisation préalable.

Art. 28.En application de l'article 19, § 2, du décret, lorsque l'Administratrice générale utilise son droit de saisir le Comité de gestion, celui-ci prend la décision lors de sa séance la plus proche et conformément à l'article 12 du présent règlement.

La décision prise par le Comité de gestion en lieu et place du Bureau exécutif sera mentionnée dans le procès-verbal du Comité de gestion.

Ce procès-verbal mentionnera notamment que la décision est prise en application de l'article 12, § 1er, 5, du décret, et contiendra la motivation du droit de saisir le Comité de gestion ainsi que l'appréciation de ce motif par le Comité de gestion.

Art. 29.En application de l'article 12, § 4, du décret, l'Administrateur/trice général(e) fait rapport par écrit au Comité de gestion lors de la première réunion de chaque trimestre de l'exécution des décisions prises par le Comité de gestion lors du trimestre précédent.

Ce rapport peut faire l'objet d'un débat. CHAPITRE V. - Relations avec le Comité d'audit

Art. 30.En application de l'article 49 du décret, la charte d'audit est soumise par le/la Président(e) du Comité d'audit à l'approbation du Comité de gestion, de même que les modifications de cette charte qui s'avèreraient nécessaires.

Un rapport annuel des activités du Comité d'audit, ainsi qu'un rapport annuel des activités de la Cellule d'audit interne sont transmis au Comité de gestion. Le Comité de gestion est informé des résultats de chaque mission d'audit réalisée.

Lorsque le Comité de gestion souhaite requérir du Comité d'audit la réalisation d'une mission d'audit non prévue dans le plan d'audit, le/la Président(e) du Comité de gestion en adresse la demande au/à la Président(e) du Comité d'audit. CHAPITRE VI. - Disposition finale

Art. 31.Le règlement d'ordre intérieur du 11 septembre 2018 est abrogé.

Approuvé par le Comité de gestion en sa séance du 12 mai 2020.

Fait à Charleroi, le 12 mai 2020.