Règlement d'ordre intérieur du conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire Préambule : Le présent règlement d'ordre intérieur fixe les modalités de fonctionnement et les règles selon lesquelles le conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire exerce les compétences et les missions qui lui ont été confiées par la loi du 31 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 source service public federal justice Loi sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire fermer (articles 9, 10 et 11), modifiée par la loi du 24 juillet 2008 - Moniteur belge du 2 février 2007 et du 4 août 2008.

Disposition générale

Article 1er.a) Pour l'application du présent règlement, il convient d'entendre par « Institut » l'Institut de formation judiciaire, par « conseil d'administration » le conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire, par « président » le président du conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire et par « directeur » le directeur de l'Institut de formation judiciaire. b) Le conseil d'administration statue sur tous les aspects d'ordre intérieur qui ne sont pas régis par le présent règlement. Délibération et votes du conseil d'administration

Art. 2.a) Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer que s'il réunit au moins la moitié de ses membres ayant voix délibérative. b) Les décisions se prennent à la majorité simple des membres présents ayant voix délibérative sauf dispositions particulières prévues par le présent règlement.c) Les votes se font à main levée, sauf lorsque cela concerne une personne, ou si le vote requiert une majorité des deux tiers des membres présents, ou un membre demande qu'il soit procédé à un vote secret.d) Avant la désignation du président, ou en cas d'absence de celui-ci, les séances du conseil d'administration sont présidées par le vice- président, et en cas d'absence de ce dernier, par le membre présent le plus âgé. Election du président et du vice-président

Art. 3.a) L'appel aux candidatures à la présidence et à la vice-présidence du conseil d'administration est lancé par la direction de l'Institut au début de l'exercice d'un nouveau mandat des membres du conseil d'administration. Les président et vice- président sont élus pour une période renouvelable de deux ans. b) Il sera donné un délai d'au moins huit jours pour permettre aux membres du conseil d'administration de déposer leur candidature écrite.c) Les candidatures seront transmises de la manière la plus adéquate et la plus rapide aux membres du conseil d'administration, notamment par courrier, courrier électronique ou fax, et ce au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion fixée pour procéder à l'élection du président et/ou vice- président.d) Les président et vice-président sont élus à la majorité simple des membres présents ayant voix délibérative. Le secrétariat

Art. 4.Le secrétariat du conseil d'administration est assuré par un membre de l'administration de l'Institut. Le conseil d'administration peut décider que pour certains points déterminés de la réunion, le secrétariat peut être assuré par un de ses membres.

Réunions du conseil d'administration

Art. 5.a) Le conseil d'administration se réunit sur convocation du président au moins une fois par trimestre. b) La convocation contenant les divers points de l'ordre du jour, accompagnée des pièces et documents nécessaires, sera remise aux membres deux semaines avant la réunion et au plus tard huit jours avant la réunion.Copie des convocations et de l'ordre du jour proposé est communiquée au directeur et directeurs adjoints de l'Institut pour information. c) Si au moins quatre membres en font la demande au président, celui-ci convoque une réunion du conseil d'administration au plus tard dans les trois semaines qui suivent ladite demande sauf si les auteurs de celle-ci marquent leur accord pour la fixer à une date ultérieure.d) La convocation et l'ordre du jour, sont également envoyés, avec les annexes, aux commissaires du gouvernement.e) Le président convoque les membres du conseil d'administration de la manière la plus adéquate et la plus rapide, notamment par courrier, courrier électronique ou fax.f) Les membres du conseil d'administration peuvent demander, par écrit au président, d'inscrire d'autres points à l'ordre du jour et ce, au plus tard trois jours avant la réunion.g) En cas d'urgence, lors de la séance du conseil d'administration, de nouveaux points peuvent être ajoutés par un membre.Dans ce cas, les points ne seront immédiatement examinés que si au moins deux tiers des membres présents ayant voix délibérative y consentent. Si tel n'est pas le cas, les points sont reportés à la réunion suivante. Il est procédé par vote secret pour les affaires qui requièrent une majorité des deux tiers et pour les décisions qui ont trait à des personnes. h) Le conseil d'administration se réunit dans les locaux de l'Institut sauf si des circonstances particulières le requièrent.i) Les projets de procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont envoyés aux membres dans un délai de dix jours ouvrables.Une fois adoptés, les procès-verbaux des réunions sont signés par le président et le secrétaire de la réunion. Ils sont consignés dans un registre établi à cet effet au siège de l'Institut. j) Les convocations, l'ordre du jour, les procès- verbaux ainsi que le plan d'action annuel, le plan du personnel et le projet du budget doivent être rédigés en néerlandais et en français.Les autres documents doivent être communiqués dans la langue de leur auteur et si possible avec traduction dans l'autre langue. k) Le conseil d'administration peut inviter les membres de la direction à présenter un rapport portant sur la gestion. Déontologie

Art. 6.Les membres du conseil d'administration veillent en permanence à ce que leurs actes, propos ou écrits ne portent pas atteinte au bon fonctionnement de l'Institut de formation judiciaire ni à son indépendance.

Evaluation du directeur et des directeurs adjoints.

Art. 7.a) En vue de l'accomplissement de la mission d'évaluation visée à l'article 23 de la loi du 31 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 source service public federal justice Loi sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire fermer, le président et le vice-président du conseil d'administration sont désignés premiers évaluateurs. b) Le conseil d'administration élit en son sein, à la majorité simple et en respectant la parité linguistique, les deuxièmes évaluateurs effectifs ainsi que deux évaluateurs suppléants, selon les modalités suivantes : a.L'appel aux candidatures est lancé par le président du conseil d'administration un mois au moins avant la date de l'élection, b. Les candidatures doivent être déposées au plus tard huit jours avant la date de l'élection.c) Chaque évaluateur suppléant peut remplacer un des évaluateurs effectifs du même rôle linguistique, en cas d'empêchement ou de récusation de ce dernier par le membre de la direction concerné.d) L'évaluation est menée par deux évaluateurs du même rôle linguistique que le membre de la direction concerné.Ces deux évaluateurs peuvent mener isolément les entretiens de planification et de fonctionnement et se concertent à cet effet. e) L'évaluation porte sur la manière dont les fonctions sont exercées, individuellement ainsi que dans le cadre de l'organe collégial de direction.La base est le plan de management et des plans d'action annuels avec les objectifs correspondant (plans stratégiques) ainsi que l'utilisation des moyens humains et budgétaires de l'Institut. f) Au début de la première période sur laquelle porte l'évaluation du membre de la direction, un entretien de planification a lieu avec au moins un de ses évaluateurs.Le lieu et le moment auxquels aura lieu l'entretien de planification sont communiqués au membre de la direction, par lettre recommandée à la poste ou contre accusé de réception daté, au plus tard quinze jours avant la date de cet entretien.

L'entretien de planification vise à fixer les objectifs stratégiques et opérationnels pour la période d'évaluation qui suit, en tenant compte notamment du plan stratégique général de l'Institut arrêté en concertation avec le conseil d'administration.

L'entretien de planification fixe la date à laquelle aura lieu l'entretien d'évaluation, intermédiaire ou définitive selon la période concernée.

Un rapport écrit de l'entretien de planification contenant l'engagement du membre de la direction sur les objectifs définis lors de cet entretien, rapport signé par le membre de la direction et par le ou les évaluateurs, est versé au dossier d'évaluation dans les quinze jours de l'entretien de planification. Une copie en est transmise dans le même délai au membre de la direction. g) En fonction des nécessités, des entretiens de fonctionnement peuvent avoir lieu durant chaque cycle d'évaluation, à l'initiative du membre de la direction ou de l'un des évaluateurs. Le lieu et le moment auxquels seront tenus ces entretiens sont arrêtés de commun accord entre le membre de la direction et l'un de ses évaluateurs du même rôle linguistique au plus tard dans les quinze jours de la demande qui faite par le membre de la direction ou par l'évaluateur.

Les entretiens de fonctionnement portent sur le fonctionnement du membre de la direction et sur les adaptations éventuelles à apporter au contrat.

Un rapport écrit de l'entretien de fonctionnement, signé par le membre de la direction et par les évaluateurs, est versé au dossier d'évaluation dans les quinze jours de l'entretien de fonctionnement.

Une copie en est transmise dans le même délai au membre de la direction. h) Les entretiens d'évaluation intermédiaire et d'évaluation définitive portent notamment sur la réalisation des objectifs par le membre de la direction et sur l'utilisation des moyens humains et budgétaires mis à sa disposition. L'entretien d'évaluation intermédiaire porte en outre sur la planification du cycle suivant.

La date de l'entretien d'évaluation intermédiaire est fixée, comme dit ci-avant, lors de l'entretien de planification qui a lieu en début du premier cycle.

Le lieu et le moment auxquels aura lieu l'entretien d'évaluation définitive sont communiqués au membre de la direction, par lettre recommandée à la poste ou contre accusé de réception daté, au plus tard deux mois avant la date de cet entretien.

Vingt jours au moins avant la date fixée pour les entretiens d'évaluation, intermédiaire et définitive, le membre de la direction transmet aux évaluateurs de son rôle linguistique une auto-évaluation écrite qui servira de base à ces entretiens d'évaluation.

Un rapport écrit d'évaluation provisoire est établi par les évaluateurs à l'issue de chacun des entretiens d'évaluation, intermédiaire et définitive. Chacun de ces rapports provisoires est communiqué au membre de la direction, par lettre recommandée à la poste ou contre accusé de réception daté, au plus tard un mois après chaque entretien.

Le membre de la direction peut envoyer dans les quinze jours de la notification de son évaluation provisoire, sous peine de déchéance, ses observations écrites au premier évaluateur par lettre recommandée à la poste ou contre accusé de réception daté. En ce cas et dans les quinze jours de la réception des observations, une évaluation écrite définitive est rédigée dans laquelle il est répondu par écrit à ces observations. Si aucune observation écrite n'est formulée par le membre de la direction sur l'évaluation provisoire dans les quinze jours de sa notification, celle-ci devient définitive. i) Le membre de la direction peut récuser, pour l'une des causes énumérées à l'article 928 du Code judiciaire, l'un des évaluateurs, par un écrit motivé adressé au conseil d'administration quinze jours au moins avant la date prévue pour l'entretien d'évaluation concerné. Le conseil d'administration statue à la majorité simple sur la récusation, hors la présence du membre visé par la récusation et après avoir entendu ce dernier. Si la requête en récusation est fondée, l'évaluateur récusé est remplacé par l'évaluateur suppléant du même rôle linguistique. Si la requête en récusation est déclarée non fondée, la procédure d'évaluation suit son cours. j) Le dossier d'évaluation de chacun des membres de la direction est conservé au secrétariat du conseil d'administration qui prendra toute disposition utile pour en assurer le caractère confidentiel. Ce dossier comprend : - L'acte de nomination - La description de fonction - Les plans stratégiques et opérationnels - Les rapports écrits des entretiens de planification, de fonctionnement et d'évaluation - Les correspondances entre les évaluateurs et le membre de la direction - Les rapports d'auto-évaluation Discipline à l'égard de la direction.

Art. 8.a) En application des articles 10, 4° et 24 de la loi du 31 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 source service public federal justice Loi sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire fermer sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire, lorsque le Conseil d'administration prend connaissance d'un ou plusieurs faits susceptibles de constituer un manquement grave empêchant définitivement toute collaboration professionnelle entre un membre de la direction et l'Institut, il désigne - dans les six mois de la connaissance des faits - en son sein un rapporteur du même rôle linguistique que le membre de la direction concerné avec mission de procéder à tous devoirs utiles pour déterminer la réalité et la gravité des faits invoqués et à l'audition du membre de la direction concerné. b) Une dénonciation anonyme ne peut donner lieu à l'ouverture de la procédure visée au présent article.c) Le rapporteur constitue le dossier d'instruction des faits visés au a) et consigne par écrit toute audition ou autre résultat de ses investigations, il joint à ce dossier toute pièce utile à la manifestation de la vérité.d) Le rapporteur convoque le membre de la direction, en vue de son audition, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen garantissant sa réception par le destinataire.Cette convocation décrit le motif pour lequel elle est envoyée. Quinze jours calendrier au moins avant cette audition, le dossier est mis à disposition du membre de la direction concerné et de la personne qui l'assiste. e) Lors de son audition, le membre de la direction concerné peut se faire assister de la personne de son choix.Le rapporteur établi le procès-verbal de cette audition, qu'il signe avec le membre de la direction auquel il en remet une copie. Le cas échéant, le rapporteur peut après cette audition procéder à de nouvelles investigations et à de nouvelles auditions du membre concerné, dont il consignera le résultat par écrit au dossier. f) Dans les plus brefs délais après la clôture du dossier, le rapporteur transmet le dossier au conseil d'administration.g) Le conseil d'administration peut demander au rapporteur d'accomplir des devoirs complémentaires pour compléter l'instruction du dossier.h) Le conseil d'administration procède à l'audition du membre de la direction concerné, sur convocation motivée adressée au moins quinze jours calendrier avant la date de l'audition.Le membre de la direction peut se faire assister par la personne de son choix. i) Le conseil d'administration décide ensuite, à la majorité des deux tiers et à bulletin secret, s'il y a ou non lieu de proposer au Ministre de la Justice de mettre prématurément fin au mandat du membre de la direction.La décision motivée du conseil d'administration est notifiée au membre de la direction par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen de communication garantissant sa réception par le destinataire.

En cas de réponse affirmative, le conseil d'administration transmet au Ministre de la Justice, dans les quinze jours calendrier de l'audition du membre de la direction, une proposition motivée et le dossier qu'il a constitué. Une copie conforme de ce dossier sera conservée au secrétariat du conseil d'administration qui veillera à en assurer la confidentialité.