Règlement d'ordre intérieur du Comité Sectoriel du Registre National CHAPITRE I. - DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er.Le siège du Comité sectoriel du Registre national, ci-après "le Comité", est établi à Bruxelles.

Art. 2.Le président veille au bon fonctionnement du Comité.

Art. 3.Le président convoque le Comité et fixe le lieu, la date et l'heure des séances. Il ouvre et clôt celles-ci. Il dirige les débats.

Si le président est empêché ou absent, sa fonction est exercée par l'autre membre de la Commission de la protection de la vie privée, ci-après "la Commission", ayant l'ancienneté la plus élevée ou, en cas d'égalité d'ancienneté des membres de la Commission, par le plus âgé d'entre eux. Ce suppléant a les mêmes attributions et les mêmes obligations que le président.

Art. 4.Sauf dans les cas jugés urgents par le président, les convocations sont envoyées aux membres au moins huit jours avant la séance. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance et sont assorties des documents indispensables.

Si un membre effectif est empêché, il préviendra en temps utile le conseiller juridique secrétaire du Comité et le secrétariat du président de la Commission. Ce secrétariat informe le suppléant, lui transmet sans délai les documents nécessaires et vérifie si le quorum est atteint.

Un membre suppléant qui ne remplace pas un membre effectif peut exceptionnellement être invité par le président du Comité si l'on aborde un dossier dans lequel l'expertise spécifique du membre suppléant est jugée utile. Dans ce dernier cas, le membre suppléant peut également être rapporteur, un jeton de présence est octroyé mais il n'y a pas de voix délibérative si le membre effectif est présent.

Art. 5.Le président convoque le Comité si trois membres au moins en font la demande, par courrier adressé au président ou de vive voix, lors d'une séance du Comité. L'objet de la convocation doit être précisé dans la demande.

Le Comité se réunit dans les 15 jours suivant l'introduction de la demande, à moins que les auteurs de celle-ci acceptent le report de la réunion à une date ultérieure.

Art. 6.Le président fixe l'ordre du jour.

Les points inscrits à l'ordre du jour se répartissent en deux catégories, "A" et "B".

Ceux relevant de la catégorie "B" seront approuvés en séance sans autre forme de débat, sauf si une demande de mise en discussion est transmise au président par un membre, avec copie au conseiller juridique secrétaire du Comité, au plus tard à 10 heures l'avant-dernier jour ouvrable précédant le jour de la séance concernée ; auquel cas les autres membres seront avertis par courriel le jour même, par le président ou le conseiller juridique secrétaire du Comité.

Les points classés dans la catégorie "A" et ceux repris dans celle-ci à la requête d'un membre seront toujours soumis pour discussion au Comité.

Toute question ne figurant pas à l'ordre du jour ne peut être examinée qu'avec l'accord d'au moins la moitié des membres présents.

Le membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour doit en faire la demande au président. Celui-ci inscrira le point en question à l'ordre du jour de la prochaine séance.

Art. 7.Pour que les délibérations du Comité soient valables, la présence d'au moins deux membres issus de la Commission - dont toujours le président du Comité ou son suppléant - et d'au moins deux membres externes est requise.

Si les membres issus de la Commission et les membres externes ne sont pas présents en nombre égal au moment de la délibération, la parité sera rétablie par l'abstention des membres en surnombre, à commencer par le moins ancien d'entre eux ou, à ancienneté égale, par le plus jeune du groupe, à l'exception du président.

Art. 8.Un membre présentant un conflit d'intérêts concernant un point à l'ordre du jour le fait savoir en début de séance. Un conflit d'intérêts survient lorsque l'exercice impartial et objectif de la fonction de membre du Comité ou le respect par ce membre des principes de concurrence loyale, de non-discrimination ou de traitement équitable sont compromis pour des raisons liées à tout intérêt partagé avec une personne, institution, organisation ou entreprise mentionnée dans un dossier déterminé. Le cas échéant, le président du Comité peut exiger d'un membre qu'il se retire en raison d'un conflit d'intérêts constaté.

Si sur la base des documents transmis visés à l'article 4, un membre constate qu'il est confronté à un tel conflit d'intérêts, il en informe le président du Comité et le conseiller juridique secrétaire du Comité dès que possible et au plus tard au début de la séance. Le membre en question quitte la séance et ne participe ni à la discussion, ni à la délibération, ni au vote éventuel concernant le point à l'ordre du jour en question tel que mentionné à l'article 12.

Le cas échéant, ce membre peut, à la demande du Comité, quand même participer à la discussion préalable à la délibération de ce point pour fournir des précisions éventuelles en fonction de ses connaissances ou compétences spécifiques.

Art. 9.Les séances du Comité donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal, à titre de synthèse, qui est signé par le président et l'administrateur de la Commission. Ce dernier est responsable de la conservation des pièces et de la délivrance des copies conformes des actes et procès-verbaux des séances du Comité.

Chaque séance fait l'objet d'un enregistrement sonore des interventions en vue de la rédaction du procès-verbal. Cet enregistrement est détruit après approbation du procès-verbal de la séance en question.

Les projets de procès-verbaux sont communiqués aux membres du Comité.

Ils sont approuvés par le Comité lors de la séance suivante.

Art. 10.Le président peut désigner un ou plusieurs rapporteurs dans le cadre du traitement de chaque demande adressée au Comité. Il peut agir de même pour toute question à propos de laquelle il juge utile de le faire.

Un agent du secrétariat de la Commission assiste le rapporteur. Le rapporteur peut diriger l'agent dans ses travaux.

Art. 11.Le président ou le rapporteur peut demander toutes les informations qu'il estime nécessaires à la partie requérante, au plaignant, à toute autorité et à tout responsable de traitement ainsi qu'à des tiers. Il peut les inviter à participer à une audition, ensemble ou séparément.

Art. 12.Le rapporteur rédige un projet de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la décision, il faudra être attentif au cadre factuel et légal, en particulier au respect des principes applicables dans le cadre d'un traitement de données à caractère personnel et à l'impact de celui-ci sur la vie privée des personnes concernées.

Tous les avis, recommandations et autorisations doivent être motivés de même que toutes les décisions répondant à une plainte.

Art. 13.Le Comité se réunit et délibère collégialement.

Le Comité se réunit à huis clos, sauf s'il décide expressément de rendre la séance publique.

La discussion d'un dossier de la catégorie "A" est systématiquement introduite par le rapporteur, chaque membre ayant la possibilité de poser des questions et d'exprimer son point de vue. Le président recherche la position commune susceptible d'être adoptée.

Le Comité décide par consensus. Si aucun consensus ne peut être atteint ou lorsqu'un membre en fait explicitement la demande, on procède à un vote. Le cas échéant, on vote d'abord chaque aspect d'un dossier distinctement et ensuite l'ensemble du dossier.

Le vote se déroule à main levée. Le Comité décide à la majorité des voix. Lors du calcul des voix, les abstentions ne sont pas prises en considération. S'il y a partage, la voix du président ou, en son absence, celle de son suppléant, est prépondérante. Le procès-verbal de la séance mentionne explicitement le résultat du vote.

Les membres suppléants qui, pendant la séance, ne remplacent pas un membre effectif parce que celui-ci est présent (cf. article 4, alinéa 3), n'ont pas le droit de vote.

Art. 14.Si le bon fonctionnement du Comité le requiert ou si cela s'avère nécessaire en vue de respecter les délais légaux ou s'il y a urgence, le président peut décider, après discussion en séance ou non, d'avoir recours à une procédure écrite pour poursuivre la délibération relative à un projet d'avis, de recommandation ou d'autorisation ainsi que de toute autre décision.

Le président fait parvenir aux membres les projets par courriel et fixe le délai et les modalités de leur éventuelle réaction. Le délai ne peut être inférieur à 48 heures et il comporte un week-end, sauf motivation particulière. Lors de la fixation de ce délai, il est également tenu compte d'éventuels jours de congés légaux. Les membres réagissent dans ce délai fixé par le président. Moyennant motivation, un membre peut demander à réagir à un moment ultérieur en raison de circonstances.

Les membres qui ne réagissent pas dans le délai fixé par le président ou dans le délai prolongé qu'ils ont sollicité de manière motivée sont supposés être d'accord avec le projet de décision.

En fonction des réactions reçues, le président procèdera à l'adaptation du projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile. Selon le cas, la date attribuée à la décision approuvée par le Comité sera celle de la séance au cours de laquelle elle aura été discutée pour la dernière fois ou, en l'absence d'examen en séance, celle à laquelle la version définitive du document aura été signée par le président.

Art. 15.Outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, le Comité peut également donner une autre forme de publicité à ses avis, recommandations autorisations et autres décisions.

La publicité supplémentaire visée au précédent alinéa fait l'objet d'une décision distincte.

La publication sur le site Internet de la Commission se fait dans la rubrique réservée au Comité. Le Comité peut exceptionnellement décider de ne pas publier une de ses décisions sur le site Internet à condition qu'il ne s'agisse pas d'une autorisation et que cela soit motivé.

Art. 16.§ 1er. Sans préjudice des tâches spécifiques qui lui sont confiées par le présent règlement, le président est responsable de l'exécution générale des décisions du Comité. § .2. Le président a la faculté, en vue d'assurer le bon fonctionnement du service, de confier certaines tâches exécutives et préparatoires à un agent du secrétariat de la Commission qui assistera le Comité. CHAPITRE II. - DISPOSITIONS PARTICULIERES Section I. - Avis émis en application des articles 5, 8 et 16 de la

loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, ci-après "la loi"

Art. 17.Les dossiers relatifs aux demandes d'avis sont préparés par le président du Comité ou par un rapporteur désigné, assisté d'un agent du secrétariat de la Commission. Pour le traitement de ces demandes, le président ou le rapporteur s'assure aussi rapidement que possible que toutes les informations indispensables à la rédaction de l'avis ont été transmises au Comité. Le cas échéant, le demandeur concerné est prié de fournir les informations manquantes. Si la demande est complète, le Comité statue dans les soixante jours après réception de la demande.

Art. 18.L'avis reprend la décision favorable ou défavorable, en mentionnant éventuellement les conditions auxquelles est soumise cette conclusion. Section II. - Recommandations visées à l'article 16 de la loi

Art. 19.Des règles identiques à celles prévues à l'article 17 du présent règlement seront appliquées en vue du traitement des demandes de recommandation. Section III. - Autorisations visées aux articles 5, 8 et 16 de la loi

Art. 20.Les dossiers relatifs aux demandes d'autorisation sont préparés par le président du Comité ou par un rapporteur désigné, avec l'assistance d'un agent du secrétariat de la Commission. Le président ou le rapporteur s'assure aussi rapidement que possible que toutes les informations indispensables en vue de l'éventuel octroi d'une autorisation ont été transmises au Comité.

Le cas échéant, le demandeur concerné est prié de fournir les informations manquantes.

La procédure se déroule ensuite conformément aux règles et aux délais énoncés à l'article 31bis de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, ci-après la "LVP", et dans l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée. Section IV. - Informations et renseignements

Art. 21.Les demandes de renseignements reçues par le secrétariat de la Commission sont en principe communiquées au président, à moins que le secrétariat ne juge que celles-ci ne requièrent pas le point de vue du Comité.

Le président décide si la demande est soumise au Comité.

Dans l'affirmative, la réponse est donnée sur la base des informations et des données dont le Comité dispose lors du traitement de la demande. Le demandeur en est informé dans la réponse.

La réponse mentionne, la cas échéant, la date de la séance à laquelle le Comité a délibéré sur la demande. Section V. - Traitement des plaintes et des litiges visés à l'article

16 de la loi

Art. 22.§ 1er. Les personnes justifiant d'un intérêt peuvent introduire une plainte auprès du Comité.

Cette plainte doit être datée et signée par son auteur. Si elle est envoyée par courriel, elle doit être revêtue d'une signature électronique. Dans le cas contraire, elle ne pourra être traitée qu'après réception d'une confirmation écrite et signée sur support papier.

La plainte contient un exposé des faits. Elle doit inclure les indications nécessaires pour pouvoir identifier le traitement sur lequel elle porte. § 2. Tout courrier adressé au Comité qui ne répondrait pas à ces exigences sera assimilé à une demande de renseignements. La personne concernée en sera avertie.

Le président peut inviter celle-ci à préciser si sa demande est une demande de renseignement ou une plainte.

Le président peut également demander toute information complémentaire qu'il estimerait utile au traitement de la demande ou de la plainte. § 3. Le secrétariat et le président examinent s'il est possible de donner une réponse satisfaisante au problème posé sans suivre la procédure prévue pour le traitement des plaintes.

Art. 23.Le consentement explicite du plaignant à la divulgation de son identité à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte est requis.

Si le plaignant n'y consent pas, la plainte est classée sans suite.

Art. 24.Lors du traitement d'une plainte, l'attitude du Comité ou de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de régler le différend à l'amiable entre la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte et le plaignant.

Art. 25.Lors de la réception d'une plainte, le président examine si l'affaire peut être résolue par une médiation par son entremise, sans la faire figurer à l'ordre du jour d'une séance.

Art. 26.En ce cas, avant d'entamer la médiation, le président vérifie la recevabilité de la plainte.

La décision sur la recevabilité est portée à la connaissance du plaignant.

Art. 27.Dans le cadre de la médiation, le président communique la plainte à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte et lui demande toutes les informations et explications utiles en vue d'une médiation. Il peut également demander des renseignements à des tiers.

La personne/l'instance faisant l'objet de la plainte a le droit de préciser sa réponse en y incluant toutes les informations et explications concernant la plainte qu'elle juge indispensables à la défense de ses intérêts.

Le président communique cette réponse au plaignant et lui donne la possibilité d'y réagir. Le cas échéant, il formule une proposition de règlement amiable.

Le président peut se faire assister par le secrétariat pour l'ensemble de ces formalités.

Art. 28.§ 1er. Le président peut interrompre à tout moment sa tentative de médiation personnelle et saisir formellement le Comité du dossier. Il peut également décider de soumettre directement la plainte au Comité. Enfin, il peut saisir le Comité si la médiation par son entremise personnelle n'a pu aboutir. § 2. Dans ces cas, le président établit un rapport sur l'affaire et informe les parties de la saisine du Comité.

Il rédige à l'intention du Comité un projet d'avis motivé sur le bien-fondé de la plainte. Il peut assortir son projet de recommandations motivées à l'intention de la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte.

Le président soumet le rapport ainsi que le projet d'avis et les éventuelle recommandations au Comité. Celui-ci prend connaissance du dossier, éventuellement lors de la prochaine séance utile, et se prononce, le cas échéant, sur les suites à lui donner. Il examine la recevabilité de la plainte et ensuite le bien-fondé de celle-ci.

Le président communique la décision finale du Comité aux parties.

Art. 29.Le Comité peut désigner un ou plusieurs de ses membres pour faire office de rapporteur et poser des actes d'instruction dans le cadre de l'examen d'une plainte.

Excepté dans les cas où une procédure de médiation a déjà été menée par la présidence, le Comité porte la plainte à la connaissance de la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte, après l'avoir déclarée recevable, conformément à l'article 26 du présent règlement.

Dans l'intérêt de l'enquête, le Comité peut reporter cette notification au moment qu'il juge opportun.

Le Comité ou le rapporteur peut demander tous les renseignements qu'il juge utiles au plaignant, à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte et à des tiers. Il peut imposer un délai pour une réponse écrite et ordonner des mesures d'instruction complémentaires à chaque phase de la procédure.

La personne/l'instance faisant l'objet de la plainte a le droit de préciser sa réponse en y incluant toutes les informations et explications complémentaires qu'il juge indispensables à la défense de ses intérêts.

Sa réponse est communiquée par le secrétariat au plaignant, qui a le droit d'y répliquer par écrit, dans le délai fixé par le Comité ou le rapporteur.

Si un examen sur place se révèle nécessaire, il est effectué conformément aux dispositions de la Section VII.

Art. 30.Le Comité peut décider d'inviter le plaignant et la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte à une audition. Si les deux parties sont invitées, elles seront entendues ensemble ou séparément, selon ce que décidera le Comité.

Art. 31.Le Comité peut déléguer un ou plusieurs de ses membres pour aider les parties à se concilier.

En cas de conciliation, le(s) membre(s) délégué(s) à cet effet par le Comité rédige(nt) un procès-verbal relatant l'accord.

Le Comité en prend acte lors de la prochaine séance utile et se prononce le cas échéant quant aux suites.

Art. 32.En cas d'échec de la tentative de conciliation le Comité émet un avis motivé sur le bien-fondé de la plainte. Il peut assortir son avis de recommandations motivées destinées à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte.

Art. 33.Le Comité peut décider qu'outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, une autre mesure de publicité doit être donnée à sa décision ou à son avis. Il le précise dans sa décision. Section VI. - Contrôle et inspection

Art. 34.Dans le cadre de l'exécution de ses tâches, le Comité peut procéder à des enquêtes, charger un ou plusieurs de ses membres d'effectuer ces enquêtes et faire appel à des experts. Le Comité peut exiger communication de tout document pouvant lui être utile dans ses enquêtes.

Le président du Comité ainsi que les autres membres du Comité et les experts associés sont soumis au secret professionnel pour tout ce dont ils ont pu avoir connaissance en raison de leurs fonctions.

Art. 35.Pour l'application du présent règlement, on entend par "contrôle" la vérification du respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements relevant des compétences du Comité.

Pour l'application du présent règlement, on entend par "inspection" l'organisation d'une vérification générale du respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements relevant des compétences du Comité. Lors d'une inspection, un contrôle spécifique à l'égard d'un traitement déterminé peut avoir lieu.

Art. 36.La décision de procéder à un contrôle peut être prise à la suite de la réception d'une demande émanant d'un particulier ou d'une plainte, ou spontanément après la constatation de certains faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel.

La décision de procéder à une inspection peut être prise à la suite de certaines constatations spécifiques de faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel dans le cadre d'un contrôle, sur la base de certaines constatations générales concernant des faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel, partant d'une préoccupation générale ou sur la base d'actions préventives et proactives ciblées réalisées par le Comité.

Le contrôle et l'inspection peuvent être organisés sur la base d'une initiative nationale ou internationale.

La décision de procéder à des contrôles spontanés est prise par le président. L'organisation d'une inspection est décidée par le Comité, sur proposition du président.

Art. 37.Le Comité peut lui-même effectuer les missions d'inspection et de contrôle ou adresser une demande à cet effet à la Commission. Si le Comité adresse une telle demande à la Commission, il proposera son concours en qualité d'expert. Il transmettra également à l'appui de sa demande un exposé détaillé des motifs et des objectifs de celle-ci.

Art. 38.§ 1er. A l'occasion d'un contrôle ou d'une inspection, le président ou son délégué peut faire remplir une feuille de renseignements par le responsable du traitement et lui demander toutes les explications complémentaires relatives à la manière dont le traitement est effectué. Il peut également demander des informations à des tiers. Le responsable du traitement a le droit de fournir en sus toutes les informations et explications complémentaires qu'il juge nécessaires. § 2. Lors de l'exécution d'une mission de contrôle ou d'inspection, l'attitude du Comité ou de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de parvenir à un arrangement à l'amiable entre le responsable du traitement et les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées. § 3. Si le contrôle est effectué à la suite d'un dépôt de plainte, il faudra se conformer à la réglementation légale spécifique applicable en la matière et à la Section V du présent règlement. § 4. Lorsqu'on décide de procéder à un contrôle et que celui-ci a été effectué, le président invite le responsable du traitement à faire connaître ses observations par écrit, dans le délai qu'il fixe.

Le président tente de parvenir à un règlement amiable avec le responsable de traitement.

S'il s'avère impossible de parvenir à un règlement amiable, le président peut décider d'adresser des recommandations au responsable du traitement concerné ou de porter l'affaire devant le Comité. Il peut à tout moment inscrire le dossier à l'ordre du jour d'une séance.

Il en informe le responsable du traitement.

Le Comité peut adresser des recommandations au responsable du traitement. § 5. Si certaines constatations faites à l'occasion d'une mission d'inspection, par le Comité, son président ou l'un de ses membres, au sujet d'un responsable du traitement, donnent lieu à un contrôle spécifique, on agira conformément aux dispositions du précédent paragraphe. Section VII. - Examens sur place

Art. 39.Si, en vue d'un contrôle ou d'une inspection ou pour l'instruction d'une plainte, le Comité constate qu'un examen sur place est nécessaire, il sollicite à cet effet le concours de la Commission, à laquelle il propose ses services en tant qu'expert.

Le président rédige un rapport sur l'état d'avancement du dossier dans lequel il peut demander l'exécution de certains actes d'instruction.

Une fois que la Commission lui a communiqué son compte rendu ainsi que son accord, le Comité poursuit l'examen du dossier conformément à la réglementation applicable et aux prescriptions du présent règlement, en s'appuyant sur les constatations faites à l'occasion de l'examen sur place. Section VIII. - Saisie de la Commission prévue à l'article 31bis de la

LVP et à l'article 12 de l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée

Art. 40.Si le président décide de suspendre l'examen d'un dossier pour le soumettre à la Commission ou s'il décide de lui demander de réexaminer un dossier au sujet duquel le Comité a déjà rendu sa décision, il communique sans délai à la Commission tous les documents utiles et il rédige un compte rendu circonstancié des délibérations du Comité.

Il se charge également d'informer le demandeur et, le cas échéant, les autres membres, de ce transfert.

Art. 41.En cas de suspension du traitement du dossier, le Comité prend acte de la décision de la Commission, ou à défaut d'une décision dans le délai prescrit par la loi, reprend la procédure conformément aux prescriptions de la loi et du présent règlement. CHAPITRE III. - DISPOSITIONS FINALES

Art. 42.Le présent règlement d'ordre intérieur est soumis pour approbation à la Commission.

Une fois approuvé, il sera publié au Moniteur belge et sur le site Internet de la Commission. Il sera communiqué à quiconque en fera la demande.

Art. 43.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 18 novembre 2015.

L'Administrateur f.f. de la Commission, An Machtens La Présidente du Comité, Mireille Salmon