28 MEI 2020. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot organisatie van de interne audit bij Actiris

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering, Gelet op de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, artikel 80;

Gelet op de gelijke kansentest, uitgevoerd op 20 december 2019;

Gelet op het advies van de inspecteur van Financiën, gegeven op 6 januari 2020;

Gelet op de akkoordbevinding van de minister van Begroting;

Gelet op het advies van het Beheerscomité van Actiris, gegeven op 26 maart 2020;

Gelet op het advies 67.273/1 van de Raad van State, gegeven op 11 mei 2020, in toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voordracht van de minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Werk;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Toepassingsgebied

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op Actiris. HOOFDSTUK 2. - Opdrachten en verantwoordelijkheden

Art. 2.De interne audit is een onafhankelijke en objectieve activiteit die zekerheid biedt en raad geeft in de zin van artikel 80 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, met de bedoeling toegevoegde waarde te creëren en de werking van de organisatie te verbeteren.

De interne audit helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken via een systematische en methodische aanpak van de evaluatie en de verbetering van de procedures inzake risicobeheer, controle en corporate governance.

De functie van de interne audit bestaat hoofdzakelijk in het onderzoeken en evalueren van de werking, de efficiëntie en de doelgerichtheid van de interne controle.

De interne audit kan belast worden met operationele audits, conformiteitsaudits, financiële audits, forensische audits en specifieke auditopdrachten (ad-hoc opdrachten).

De interne audit kan ook adviesopdrachten leveren.

Art. 3.De interne audit ressorteert administratief onder de directeur-generaal en de adjunct-directeur-generaal van Actiris en functioneel onder het auditcomité.

Art. 4.In het kader van zijn opdrachten heeft de interne audit onbeperkt toegang met inachtneming van de wettelijke of reglementaire verbodsbepalingen tot alle informatie, documenten en materiële of immateriële goederen.

Hij kan elk personeelslid om de informatie vragen die hij nodig acht voor het vervullen van zijn opdrachten.

Art. 5.De interne audit verbindt zich er toe om in het kader van zijn werkzaamheden de beroepsnormen van het Institute of Internal Auditors na te leven en zich te schikken naar de deontologische regels van voornoemd instituut.

Art. 6.De interne audit maakt al zijn verslagen over en brengt verslag uit aan het auditcomité over zijn activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen. HOOFDSTUK 3. - Het auditcomité

Art. 7.Er wordt een auditcomité opgericht.

Het auditcomité formuleert adviezen aan het Beheerscomité van Actiris over het interne controlesysteem, meer bepaald met betrekking tot: 1° efficiënt en doelgericht risicobeheer;2° de betrouwbaarheid van de financiële en beheersverslagen;3° de conformiteit met de wetten, ordonnanties en andere regelgeving, alsook met de richtlijnen van de betrokken overheden;4° de efficiënte en doelgerichte werking van de diensten;5° de bescherming van de activa.

Art. 8.§ 1. Het auditcomité bestaat uit 5 leden met inbegrip van de voorzitter, waarvan de meerderheid onafhankelijke deskundigen zijn.

Minstens 1 lid behoort tot een verschillende taalrol en maximaal 60% van de leden mag van hetzelfde geslacht zijn.

De leden van het Auditcomité worden aangewezen door het Beheerscomité van Actiris.

De voorzitter wordt aangewezen onder de onafhankelijke deskundigen.

De leden van het Auditcomité worden aangesteld voor een periode van 5 jaar, hernieuwbaar. § 2. Het auditcomité is samengesteld als volgt : 1° 3 onafhankelijke deskundigen, met stemrecht;2° 2 leden van het Beheerscomité van Actiris die de representatieve organisaties van de werknemers en de representatieve organisaties van de werkgevers vertegenwoordigen, met stemrecht. § 3. De minister bevoegd voor Werk of zijn vertegenwoordiger, de regeringscommissarissen bij Actiris en de leidend ambtenaren van Actiris mogen de vergaderingen bijwonen als waarnemers. § 4. Op uitnodiging van de voorzitter van het auditcomité kunnen de directeur van de interne audit of andere personeelsleden alsook deskundigen de vergaderingen bijwonen.

Art. 9.Het auditcomité vergadert minstens tweemaal per jaar.

De notulen van deze vergaderingen worden ter informatie bezorgd aan de leden van het Beheerscomité van Actiris.

Het secretariaat van het auditcomité wordt verzekerd door de interne audit.

Art. 10.Er wordt een Audithandvest en een huishoudelijk reglement van het Auditcomité opgesteld dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan zowel het Auditcomité als de directeur-generaal en de adjunct-directeur-generaal van Actiris.

Het Audithandvest is een formeel document dat de aspecten in verband met het werkterrein, de doelstellingen, de taken, de plaats binnen de organisatie en de werking van de auditfunctie definieert, met inbegrip van de rapportering.

Het Handvest van het auditcomité en het huishoudelijk reglement alsook de wijzigingen daarvan worden ter goedkeuring voorgelegd aan het beheerscomité van Actiris.

Art. 11.§ 1. Een vergoeding van 250 euro per vergadering wordt toegekend aan de onafhankelijke deskundigen van het auditcomité. § 2. De vergoeding die wordt toegekend aan de leden van het Beheerscomité van Actiris, is begrensd tot het jaarlijks maximumbedrag zoals bepaald in artikel 2, 1°, van het gezamenlijke uitvoeringsbesluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 24 januari 2019 houdende uitvoering van artikel 5, § 1, van de gezamenlijke ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 14 december 2017 betreffende de transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de Brusselse openbare mandatarissen. § 3. Voor schriftelijke vergaderingen wordt niet in een vergoeding voorzien.

Art. 12.Het auditcomité stelt een jaarverslag op dat bezorgd wordt aan het Beheerscomité van Actiris. HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen

Art. 13.De minister van Werk wordt belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 28 mei 2020.

Voor de Brusselse Hoofdstedelijke Regering : De Minister-President van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, R. VERVOORT De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bevoegd voor Werk, B. CLERFAYT