5 MEI 2004. - Besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap houdende goedkeuring van het boekhoudplan, de waarderings- en afschrijvingsregels van het Etnic

De Regering van de Franse Gemeenschap, Gelet op de wet van 16 maart 1954 in verband met de controle van bepaalde instellingen van openbaar nut;

Gelet op het decreet van 27 maart 2002 houdende oprichting van het ETNIC, l'Entreprise publique des Technologies nouvelles de l'Information et de la Communication de la Communauté française (overheidsbedrijf voor nieuwe informatie- en communicatietechnologieën van de Franse Gemeenschap);

Gelet op het decreet van 9 januari 2003 in verband met de transparantie, de autonomie en de controle van de overheidsinstellingen, de maatschappijen voor schoolgebouwen en de maatschappijen voor vermogensbeheer die onder de Franse Gemeenschap ressorteren, inzonderheid op artikel 14;

Gelet op de beraadslaging van de raad van bestuur van het Etnic van 28 april 2003;

Gelet op het advies van de minister van Begroting op 04 mei 2004;

Op voorstel van de Minister van Cultuur, Ambtenarenzaken, Jeugdzaken en Sport, die belast is met de administratieve informatica;

Gelet op de beraadslaging van de Regering van 5 mei 2004, Besluit :

Artikel 1.De afschrijvingsregels zijn de volgende : Basisprincipes : - De waarderingsregels worden voorgesteld in de presentatievolgorde van de balans, waarbij begonnen wordt met de activarekeningen, gevolgd door de passivarekeningen. - De waarderingsregels moeten van het ene boekjaar tot het andere dezelfde zijn, tenzij de ontwikkeling van het werkdomein of uitzonderlijke omstandigheden verhinderen dat ze nog verder toegepast worden.

De Raad van bestuur kan echter verschillende regels bepalen, rekening houdend met bepaalde bijzondere aspecten van de door het ETNIC beheerde activiteiten of met bijzondere omstandigheden. In dat geval moeten deze afwijkingen vermeld worden in de bijlage bij de jaarrekening en naar behoren gewettigd worden. 1. ALGEMEEN PRINCIPE VOOR DE ACTIVA- EN PASSIVAREKENINGEN Het basiswaarderingsprincipe is dat van de historische waarde, ofwel de aanschaffingswaarde (met een eventuele aftrek van de afschrijvingen en waardeverminderingen voor de activarekeningen). 2. OPRICHTINGSKOSTEN, VASTE ACTIVA 2.1 Oprichtingskosten De oprichtingskosten kunnen niet geherwaardeerd worden.

Behoudens de door de Raad van Bestuur bepaalde kosten worden de oprichtingskosten onmiddellijk ten laste genomen. 2.2 Herstructureringskosten De Raad van Bestuur zal beslissen of de herstructureringskosten onder de activa opgenomen moeten worden.

De wettiging van deze inschrijving moet worden verklaard. 2.3 Immateriële vaste activa De door het ETNIC gecreëerde immateriële vaste activa kunnen slechts als tegenprestatie voor de bedrijfsopbrengsten opgenomen worden onder de activa : "Geproduceerde vaste activa".

Afschrijvingsregels : behoudens andersluidende beslissing van de Raad van Bestuur zal de afschrijving gewoonlijk volgens de lineaire methode gebeuren.

De Raad van Bestuur beslist om de volgende methodes en afschrijvingscijfers toe te passen, behoudens uitzonderingen : 2.31 Toepassingssoftware De softwareprogramma's, met een waarde van meer dan 600 euro (inclusief BTW), die herhaaldelijk of voortdurend gedurende meer dan een jaar gebruikt worden, worden opgenomen onder de activa van de balans tegen hun aanschaffingswaarde, of tegen hun directe productiekosten wanneer ze door het ETNIC gerealiseerd werden.

De softwareprogramma's worden lineair afgeschreven over een periode van drie jaar, op basis van 33 % per jaar (met een residuaire waarde van 1 EUR).

De kosten om die softwareprogramma's uit te breiden, worden gewoonlijk niet opgenomen onder de activa van de balans als vaste activa, tenzij die uitbreidingen aanzienlijk zijn en ontwikkeld werden als een volwaardig project dat de oorspronkelijke toepassing een aanzienlijke meerwaarde bezorgt. In dat geval zijn dezelfde waarderings- en afschrijvingsregels van toepassing. 2.32 Buroticasoftware De buroticasoftware wordt opgenomen onder de activa van de balans tegen de aanschaffingswaarde ervan en lineair afgeschreven op basis van 33 % per jaar (met een residuaire waarde van 1 EUR). De onderhoudskosten van deze softwareprogramma's worden niet als vaste activa beschouwd. 2.33 Databanken Behalve die voor intern gebruik van ETNIC worden de databanken opgenomen onder de activa van de balans en lineair afgeschreven volgens dezelfde regels als die van de softwareprogramma's. De onderhoudskosten van deze databanken worden niet als vaste activa beschouwd. 2.34 Systeemsoftware De softwareprogramma's die het vlotte beheer mogelijk maken van de servers en van alle diensten in verband met het interne gebruik van ETNIC, worden opgenomen onder de activa van de balans en afgeschreven volgens dezelfde regels als die van de toepassingssoftware, zelfs als bepaalde elementen op de werkstations geïnstalleerd zijn. De onderhoudskosten van deze softwareprogramma's worden niet als vaste activa beschouwd. 2.4 Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de aanschaffingswaarde ervan, met aftrek van de afschrijvingen die er betrekking op hebben.

De aanschaffingswaarde omvat naast de aankoopprijs de bijkomende kosten zoals leverings- en installatiekosten, registratierechten, BTW, enz.

Afschrijvingsregels : behoudens andersluidende beslissing van de Raad van Bestuur zal de afschrijving gewoonlijk volgens de lineaire methode gebeuren.

De Raad van Bestuur beslist om voor het al dan niet in gebruik gestelde materiaal de volgende methodes en afschrijvingscijfers toe te passen, behoudens uitzonderingen : 2.41 Bedrijfsinstallaties en bedrijfsmachines 1. Bedrijfsinstallaties De installaties (airconditioning, elektrische voeding, toegangsbescherming, verhoogde vloer, bekabeling en passieve netwerkelementen...) worden opgenomen onder de activa van de balans tegen de aanschaffingswaarde ervan en worden lineair afgeschreven op basis van 10 % per jaar (met een residuaire waarde van 1 EUR). 2. Bedrijfsmachines De bedrijfsmachines (computers, servers, snelle printers, afwerkingsmachines, actieve netwerkelementen...) die gewoonlijk geïnstalleerd worden in het verwerkingscentrum, worden opgenomen onder de activa van de balans tegen de aanschaffingswaarde ervan en worden lineair afgeschreven op basis van 10 % per jaar voor de bedrijfsinstallaties en 20 % per jaar voor de bedrijfsmachines (met een residuaire waarde van 1 EUR).

Opmerking : de voorzieningen van eerste montage en het reservemateriaal om de continuïteit van de werking te garanderen, worden vast geplaatst en afgeschreven met de hoofdvoorziening waaraan ze bevestigd zijn. 2.42 Rollend materieel Het rollend materieel wordt opgenomen onder de activa van de balans tegen de aanschaffingswaarde ervan en afgeschreven op basis van 20 % per jaar (met een residuaire waarde van 1 EUR). 2.43 Computer- en telematicamateriaal Het computer- en telematicamateriaal (werkstations, lokale printers, ...), met een waarde van meer dan 600 EUR (inclusief BTW), wordt opgenomen onder de activa van de balans tegen de aanschaffingswaarde ervan en lineair afgeschreven op basis van 33,33 % per jaar (met een residuaire waarde van 1 EUR). 2.44 Kantoormeubilair, -materiaal en -machines Het kantoormeubilair en -materiaal en de kantoormachines, met een waarde van meer dan 600 EUR (inclusief BTW), worden opgenomen onder de activa van de balans tegen de aanschaffingswaarde ervan en lineair afgeschreven op basis van 10 % per jaar voor het kantoormeubilair en -materiaal en 20 % per jaar voor de kantoormachines (met een residuaire waarde van 1 EUR). 2.45 Aanvang van de afschrijving De roerende activa worden lineair afgeschreven voor een volledig jaar, vanaf het eerste jaar. 2.46 Materiële vaste activa in leasing De materiële vaste activa in leasing worden op dezelfde manier onder de activa gewaardeerd als de soortgelijke activa die niet geleast worden.

NB : 1. De bepaling van een residuaire waarde op 1 euro betekent dat de uitdrukkelijke toestemming (bv.toestemming tot declassering, vaststelling van vernieling of diefstal) gegeven moet worden door de persoon met bevoegdheid ter zake, vóór een eventuele verwijdering uit de lijst. 2. De materiële vaste activa zullen het voorwerp kunnen zijn van aanvullende of uitzonderlijke afschrijvingen, wanneer de boekwaarde ervan de waarde van het gebruik door het ETNIC overschrijdt, wegens de kwaliteitsvermindering ervan of wegens de wijziging van economische of technologische omstandigheden. 3. De aanvankelijke waardering van het door het ETNIC overgenomen buroticamateriaal is op het volgende gebaseerd voor : 3.1 het ministerie van de Franse Gemeenschap : op de lijst met geïnventariseerde materialen in de ondersteunende toepassing voor de gebruikers. Voor het niet in deze toepassing opgenomen materiaal is de waardering gebaseerd op de aankoopwaarde van ieder toestel, zoals die afgeschreven werd volgens de geldende regels binnen het ETNIC met een residuaire waarde van 1 euro. 3.2 de instellingen van openbaar nut, de ministeriële kabinetten en voor de ondersteuningsdienst van de ministeriële kabinetten : op de aankoopwaarde van ieder toestel, zoals het afgeschreven werd volgens de geldende regels binnen het ETNIC met een residuaire waarde van 1 euro. 2.4.7 Declasseringsprocedure Wanneer artikelen verdwenen zijn of niet langer bruikbaar zijn wegens economische veroudering of beschadiging, moet de verantwoordelijke persoon een declasseringsbon opstellen en laten goedkeuren.

Zodra de declasseringsbon goedgekeurd wordt, worden de betreffende artikelen zo snel mogelijk uit de lijst gehaald.

De volgende personen beschikken over de bevoegdheid om toestemming te geven voor declassering : 1° De administrateur-generaal voor de goederen waarvan de eenheidswaarde niet meer dan 2.500 euro bedraagt, of voor de groepen van goederen van een zelfde type waarvan de nettobalanswaarde niet meer bedraagt dan 12.500 euro . 2° Het bureau voor de goederen waarvan de eenheidswaarde meer dan 2.500 euro bedraagt, of voor de groepen van goederen van een zelfde type waarvan de nettobalanswaarde meer bedraagt dan 12.500 euro .

De in aanmerking te nemen nettobalanswaarde is de aanschaffingswaarde, verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen, en vermeerderd met de eventuele herwaarderingen.

De instelling die over de bevoegdheid beschikt om de vaste activa uit de lijst te verwijderen, beslist over de bestemming ervan na de declassering.

Wanneer het uit de lijst verwijderde goed nog een behoorlijke doorverkoopwaarde heeft, wordt de voorkeur gegeven aan de verkoop, na de concurrentie gespeeld te laten hebben. Anders kiest de bevoegde instelling ervoor om ofwel het goed te verkopen ofwel het aan een externe instelling te geven, waarbij een voorrangsrecht toegekend wordt aan de Franse Gemeenschap. Is het gedeclasseerde goed onbruikbaar of vindt het geen koper, dan wordt het vernietigd en weggeruimd.

Gebeurt de opruiming door middel van een verkoop, dan verschijnt die op de winst-en-verliesrekening. De Raad van Bestuur kan beslissen over de eventuele herbestemming van deze inkomsten.

Wanneer een vast geplaatst goed doorverkocht wordt, zal een afschrijving gerealiseerd worden tijdens het jaar van de doorverkoop op proportionele basis (prorata temporis), ofwel voor de periode van het begin van het boekjaar tot de doorverkoop. 3. Vorderingen op meer dan één jaar, voorraden, vorderingen op ten hoogste één jaar De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde ervan. Er zullen waardeverminderingen geboekt kunnen worden op voorstel van het Financieel Hoofd en als de Raad van Bestuur dat beslist.

De verbruiksproducten worden in principe niet onder de activa opgenomen en worden beschouwd als kosten van het boekjaar waarin ze aangeschaft werden. Toch kan de raad van bestuur beslissen om sommige voorraadelementen te waarderen, waarvan de waarde en de schommelingen een aanzienlijke impact kunnen hebben.

De projecten waarvan de realisatie aan de gang is, worden gewaardeerd tegen de kostprijs ervan die berekend wordt aan de hand van de methode van de directe kosten.

De betaalde en ontvangen waarborgen staan op de balans als dusdanig tegen de nominale waarde ervan. 4. Overlopende rekeningen. Voor bedragen van meer dan 1.250,00 EURO zal het volgende in de balans opgenomen worden : onder de activa de over te dragen lasten en de gelopen maar niet vervallen opbrengsten, en onder de passiva de over te dragen opbrengsten en de gelopen maar niet vervallen kosten. 5. Voorzieningen voor risico's en kosten De bedoeling van deze voorzieningen bestaat erin om verliezen en kosten te dekken waarvan de aard duidelijk beschreven is, en die op de dag van de afsluiting van het boekjaar wel waarschijnlijk of zeker zijn, maar waarvan het bedrag onbepaald is. Er zal rekening gehouden worden met alle voorzienbare risico's, eventuele verliezen, waardeverminderingen en afschrijvingen die ontstaan zijn in de loop van het boekjaar of vorige boekjaren, zelfs als ze maar gekend zijn tussen de balansdatum en de dag waarop de boekhouding vastgesteld wordt door de Raad van Bestuur.

Wanneer de schatting van deze voorzienbare risico's onzeker is door een gebrek aan objectieve beoordelingscriteria, wordt dat vermeld in de bijlage als het om grote bedragen gaat. 6. Verrichtingen in vreemde valuta's. De verrichtingen in vreemde valuta's worden geboekt tegen de tegenwaarde ervan in euro, in de loop van de maand van de verrichting.

De in de balans opgenomen waarde van de schulden of vorderingen in vreemde valuta's worden gewaardeerd tegen de gemiddelde koers van de valutamarkt van de laatste maand van het boekjaar.

Art. 2.Boekhoudplan van het bedrijf : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

Art. 3.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2003.

Art. 4.De minister van Ambtenarenzaken, die belast is met de bestuursinformatica, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 5 mei 2004.

Vanwege de Regering van de Franse Gemeenschap : De minister van Cultuur, Ambtenarenzaken, Jeugdzaken en Sport, die belast is met de Bestuursinformatica C. DUPONT