9 MEI 2003. - Besluit van de Vlaamse regering betreffende de werking, het beheer en de boekhouding van het Eigen Vermogen van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek (CLO)

De Vlaamse regering, Gelet op het decreet van 5 juli 2002 houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2002, inzonderheid op artikel 28;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2001 houdende regeling van de begrotingscontrole en -opmaak;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 11 februari 2003;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid gemotiveerd door de omstandigheden dat de overdracht aan het Vlaamse Gewest van de goederen, rechten en verplichtingen van de rechtspersoonlijkheid bij het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek te Gent bij koninklijk besluit wordt geregeld met ingang van 1 januari 2003 en dat het opportuun is om het Eigen Vermogen van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek operationeel te maken op een tijdstip dat aanleunt bij dezelfde datum om alle mogelijke dysfunctie te vermijden en om een efficiënte werking van de dienst te garanderen;

Gelet op het advies van de Raad van State, gegeven op 27 februari 2003 (ref. 34.964/3) met toepassing van artikel 84, eerste lid, 2°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Leefmilieu en Landbouw;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen en beheerscommissie : opdracht, samenstelling, organisatie en werking

Artikel 1.De zetel van de beheerscommissie van het Eigen Vermogen CLO is gevestigd te Merelbeke in het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek.

Het Eigen Vermogen CLO is het « Eigen Vermogen CLO van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek (CLO) » zoals bepaald in art. 28, § 1, van het decreet van 5 juli 2002 van de Vlaamse Gemeenschap houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2002.

Art. 2.§ 1. De beheerscommissie verricht alle handelingen van het Eigen Vermogen CLO. § 2. Voor de aankoop of de vervreemding van onroerende goederen is een machtiging van de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, noodzakelijk. § 3. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en haar uitvoeringsbesluiten zijn van toepassing. De bevoegdheden aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, toegekend, worden uitgeoefend door de beheerscommissie. § 4. Het vastbenoemd wetenschappelijk personeel van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek kan niet genieten van de middelen van de rechtspersoon voor uitbetaling van bezoldigingen of vergoedingen.

Art. 3.De voorzitter van de beheerscommissie vertegenwoordigt het Eigen Vermogen CLO bij de transacties.

Art. 4.De beheerscommissie stelt een rekenplichtige aan die wordt belast met de verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven.

Art. 5.De voorzitter kan bevoegde personen uitnodigen om met raadgevende stem aan de bespreking van een punt van de agenda van een vergadering van de beheerscommissie deel te nemen.

Art. 6.Op voorstel van de beheerscommissie keurt de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, een reglement van inwendige orde goed.

Art. 7.De leden van de beheerscommissie nemen hun ambt gratis waar.

De reis- en verblijfskosten worden ten laste van de rechtspersoon terugbetaald aan de leden van de beheerscommissie die geen ambtenaar zijn. Voor de toepassing van dit artikel worden de leden van de beheerscommissie die geen ambtenaar zijn gelijkgesteld met ambtenaren van niveau A3.

Art. 8.De beheerscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van de diensten zoals vermeld in het decreet van 5 juli 2002, Art. 28 § 5 die elk als volgt vertegenwoordigd zijn : 3 personeelsleden van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek; 1 vertegenwoordiger van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap; 1 vertegenwoordiger voorgedragen door de Vlaamse minister bevoegd voor het landbouwbeleid; 1 vertegenwoordiger voorgedragen door de Vlaamse minister bevoegd voor het wetenschaps- en technologisch innovatiebeleid; 1 vertegenwoordiger voorgedragen door de Inspectie van Financiën; 1 vertegenwoordiger van de Vlaamse Land- en Tuinbouwraad.

De commissie wordt voorgezeten door de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de leiding van het CLO. HOOFDSTUK II. - Begroting

Art. 9.Vóór 31 oktober dient de beheerscommissie bij de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, een begrotingsvoorstel in voor de uitgaven voorzien in het volgende dienstjaar dat op 1 januari aanvangt.

Art. 10.De begroting omvat de raming van alle inkomsten en uitgaven waarvan de vaststelling in de loop van het dienstjaar kan worden voorzien, welke ook de aanzuivering der rechten moge zijn. Zij behoren tot het begrotingsjaar waarin zij juridisch ontstonden. De wijzigingen van de fondsen van derden waarvan de rechtspersoon beheerder of depositaris is, worden afzonderlijk vermeld. De beheerscommissie stelt de begroting op handelend als een goede huisvader m.b.t. het vermogen.

Het saldo tussen uitgaven en ontvangsten mag niet negatief zijn.

Art. 11.Een goedgekeurd exemplaar van de begroting wordt vóór 1 januari teruggestuurd naar de beheerscommissie. Indien de goedkeuring niet vóór 1 januari werd overgemaakt mogen de kredieten voorlopig gebruikt worden zoals voorgesteld. Voor overdracht en overschrijvingen tussen de verschillende rubrieken is de voorafgaande machtiging van de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, vereist. HOOFDSTUK III. - De comptabiliteit Afdeling I. - De rekenplichtige

Art. 12.De rekenplichtige is belast met het innen van de rechten en met de uitbetaling der uitgaven van de rechtspersoon. Hij wordt onder de personeelsleden van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek aangeduid door de Directeur. Hij is verantwoordelijk voor de bewaring en de behandeling van de geldmiddelen en waarden en is, tenzij de commissie er anders over beslist, tevens aangesteld voor de bewaring der producten, het materieel en alle andere goederen, die deel uitmaken van het Eigen Vermogen CLO. Hij is ontheven van de verplichting een borgtocht te stellen.

Art. 13.De rekenplichtige oefent zijn functie uit onder toezicht van de voorzitter van de Commissie. Zonder machtiging van de voorzitter mag hij geen uitgaven verrichten. Afdeling II. - De comptabiliteitsverrichtingen

Art. 14.Alle comptabiliteitsverrichtingen, ook de interne verrichtingen en de inschrijving in de bijboeken dienen gestaafd door bewijsstukken die vermelden : de som, het aangewezen begrotingsartikel, het voorwerp van de bewerking en een verwijzing naar de inschrijving in de bijboeken. Voor de aankopen van duurzame goederen wordt een inventarisnummer vermeld en voor producten bestemd voor voortverkoop wordt naar het magazijnnummer verwezen. Andere documenten worden ter goedkeuring aan de voorzitter voorgelegd.

Art. 15.De geringe dagelijkse uitgaven en de bezoldigingen mogen in speciën betaald worden. Te dien einde kan aan de rekenplichtige een kasvoorschot worden toegestaan, mits goedkeuring van de voorzitter.

Dit voorschot kan vernieuwd worden op vertoon van de verantwoordingsstukken die bij de uitgave aangerekend worden.

Art. 16.De rechten worden voor ontvangsten in kontanten geregistreerd op het ogenblik van hun inschrijving op het krediet van een rekening die geopend werd bij dezelfde financiële instelling als degene waarbij de Vlaamse Gemeenschap haar rekeningen aanhoudt. Voor de andere opbrengsten gebeurt dit op het ogenblik dat de rekenplichtige de facturen aan de schuldenaars van de rechtspersoon zendt.

Art. 17.De uitgaven voor werken, leveringen en diensten worden betaald op voorlegging door de rechthebbende van nota's, opgaven facturen of eventueel kwijtingen op voorwaarde dat de rechten van de ontvangende partij uit een ander document blijken.

Art. 18.De boekhoudingstukken worden in bundels geklasseerd naar volgorde van inschrijving in de respectieve dagboeken. Voor de leveringen en prestaties worden eventueel afschrift van de contracten, de bestelbons, de processen-verbaal van aanbesteding en van ontvangst aan de facturen gehecht. Bij gebrek aan proces-verbaal moet de factuur voor ontvangst worden getekend. Afdeling III. - Boekhouding

Art. 19.De betaling van de uitgaven en de inning van de opbrengsten gebeuren door tussenkomst van de financiële instelling, bedoeld in artikel 16. De betaalformulieren worden door de voorzitter of zijn afgevaardigde en de rekenplichtige ondertekend.

Art. 20.De boekhouding bestaat uit : 1° drie dagboeken, namelijk : a) een dagboek van de door derden verworven rechten (aankopen);b) een dagboek van de door de rechtspersoon verworven rechten (verkopen);c) een dagboek der diverse verrichtingen en overschrijvingen;2° een hoofdregister waarin alle verrichtingen worden te boek gesteld volgens de regels der dubbele boekhouding.De inschrijvingen verwijzen naar de overeenkomstige posten van de dagboeken; 3° een inventarisboek;4° een magazijnboek.

Art. 21.Het hoofdregister omvat alle bewerkingen nodig voor het opstellen van een balans en van de kastoestand. Er is een stand van zaken voor elke rubriek van de begroting, op elk ogenblik zal het nog beschikbare krediet kunnen vastgesteld worden.

Art. 22.§ 1. De aangekochte duurzame goederen worden in het inventarisboek ingeschreven. Het inschrijvingsnummer is samengesteld uit : 1° de twee laatste cijfers van het jaartal;2° een doorlopende nummering. § 2. Het nummer wordt vermeld in de aftekening voor ontvangst, bedoeld in artikel 19. Bij het afsluiten van het boekjaar wordt in een opgave van de inventaris de waarde vermeld die aan de ingeschreven goederen wordt toegekend. De duurzame goederen die tijdens het boekjaar zijn vervreemd of buiten gebruik werden gesteld worden vermeld met de eventuele waarde die zij hebben opgebracht.

Art. 23.In het magazijnboek worden de in- en uitgaande producten per categorie opgetekend met verwijzing naar de facturen. Eventuele verliezen worden vermeld zodat er overeenkomst bestaat tussen de stock en het saldo van de hoeveelheden in het magazijnboek vermeld.

Art. 24.Alle boekingen moeten dag op dag geschieden zonder opengelaten vakken noch ruimtes. Er mogen geen rectificaties door afkrabben of overheenschrijving verricht worden. De te verbeteren inschrijvingen moeten derwijze geschrapt worden dat ze nog leesbaar blijven. De correcties worden gewaarmerkt met de paraaf van het personeelslid die ze gemaakt heeft.

Art. 25.Het boekhoudsysteem beschreven in de art. 20 t/m 24 mag vervangen worden door een geïnformatiseerd systeem dat gelijke waarborgen biedt op het gebied van betrouwbaarheid. Afdeling IV. - Verslag, controle en goedkeuring der boekhouding

Art. 26.Elk jaar op 31 december, worden de inboekingen opgemaakt, de kas wordt nagezien en de inventaris gesloten. De beschikbare middelen alsook de nog te innen rechten en de uitgaven die nog niet werden vereffend, worden bij de inboeking op het volgende dienstjaar overgebracht.

Art. 27.De rekenplichtige legt vervolgens verantwoording van zijn rekening af aan het Rekenhof in overeenstemming met de vorm en de formaliteiten die gelden voor de rekenplichtige ambtenaar. Zij wordt door de beheerscommissie voorgelegd aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid. Het verantwoordingsdossier omvat : 1° een proces-verbaal met de kastoestand bij het sluiten van de boekingen;2° omstandige overzichten die overeenkomstig de rubrieken van de begroting opgave doen van : a) de rechten vastgesteld tijdens het dienstjaar of overgedragen van de vorige dienstjaren ten bate van de rechtspersoon;b) de ontvangsten en uitgaven uitgevoerd ter aanzuivering van deze rechten;3° een opgave van de wijzigingen in de inventaris.De overzichten worden gestaafd met authentieke verantwoordingsstukken of met eensluidend verklaarde afschriften ervan.

Art. 28.De inboekingen worden eveneens afgesloten maar de verrichtingen blijven ingeschreven zodat bij de sluiting van het dienstjaar de ontvangsten en de uitgaven het gezamenlijke bedrag van de inschrijvingen van het dienstjaar aangeven : 1° wanneer voorlopige of periodieke staten in de loop van het jaar moeten opgemaakt worden;2° wanneer de rekenplichtige zijn functies definitief neerlegt;3° in geval een tekort ontstaat of ontdekt wordt.

Art. 29.In de gevallen, bedoeld in artikel 28, 2° en 3°, zal een verantwoording aan het Rekenhof verschaft worden door de rekenplichtige of zijn rechtverkrijgende en, bij ontstentenis, ambtshalve door een ambtenaar die daartoe door de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, wordt aangeduid. Indien de rekening en verantwoording een tekort aanwijst zal er bovendien een verslag worden toegevoegd dat de omstandigheden te kennen geeft waarin het tekort zich heeft voorgedaan.

Art. 30.Ter gelegenheid van de overname van het beheer, verklaart de opvolger in de rekening, in de inventaris en in het proces-verbaal van de stand der kas dat hij de in deze bescheiden vermelde activa overneemt; hij geeft een exemplaar ervan aan zijn voorganger of aan zijn rechtverkrijgende.

Art. 31.Onverminderd de bevoegdheden van de Inspectie van Financiën zal de ambtenaar van de diensten van de Vlaamse regering belast met de comptabiliteitsinspectie minstens éénmaal per jaar de boekhouding van de rechtspersoon nakijken. Bij de uitoefening van zijn functie bezit hij daartoe alle bevoegdheid van onderzoek, hij mag zich alle staving- en bewijsstukken doen voorleggen. Hij vergewist zich van de toestand van de bewaarde goederen. Hij mag zich nochtans niet met het beheer inlaten.

Art. 32.De ambtenaar, bedoeld in artikel 31 die dit toezicht uitoefent, stuurt telkenmale een afschrift van zijn verslag aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, aan de voorzitter van de Commissie en aan de rekenplichtige van de rechtspersoon. De rekeningen en de verantwoordingsstukken worden door zijn tussenkomst aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, voorgelegd. HOOFDSTUK IV. - Overgangs-, opheffings- en inwerkingstredingsbepaling.

Art. 33.De goederen, rechten en verplichtingen van de rechtspersoonlijkheid bij het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek die bij koninklijk besluit met ingang van 1 januari 2003 worden overgedragen aan het Vlaamse Gewest worden overgedragen aan het Eigen Vermogen van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek (CLO).

Gedurende de periode tussen 1 januari 2003 en de datum van benoeming van de beheerscommissie van het Eigen Vermogen van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek (CLO) worden alle handelingen met betrekking tot de goederen, rechten en verplichtingen van de rechtspersoonlijkheid bij het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek binnen de perken van een deugdelijk en redelijk beheer verricht door de rechtspersoonlijkheid geacht te zijn verricht in naam en voor rekening van het Eigen Vermogen van het Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek (CLO).

Art. 34.Dit besluit heeft uitwerking op 1 januari 2003.

Art. 35.De Vlaamse minister, bevoegd voor het landbouwbeleid, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 9 mei 2003.

De minister-president van de Vlaamse regering, P. DEWAEL De Vlaamse minister van Leefmilieu en Landbouw, V. DUA