DIENSTEN VAN DE EERSTE MINISTER

28 JUNI 2001. - Omzendbrief. - Overheidsopdrachten. - Overschakeling op de euro op het einde van de overgangsperiode

Aan de aanbestedende overheden die onderworpen zijn aan de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Het gebruik van de euro tijdens de overgangsperiode van 1 januari 1999 tot 31 december 2001 werd verduidelijkt in de omzendbrief van de Eerste Minister d.d. 18 november 1998 (bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 20 november 1998, blz. 37.514 ev.).

Deze omzendbrief heeft tot doel een bepaald aantal praktische bepalingen en aanbevelingen vast te leggen met het oog op de overschakeling van de Belgische frank naar de euro op 1 januari 2002 en dit voor de lopende overheidsopdrachten en de overheidsopdrachten die vóór 31 december 2001 worden uitgeschreven.

Het basisprincipe bij de overschakeling op de euro bestaat erin, zo nauwkeurig mogelijk de prijzen van de overheidsopdracht vast te leggen zonder die te wijzigen. Deze omzendbrief doet derhalve geen afbreuk aan de toepassing van andere regels en methodes dan die welke hierna worden voorgesteld, voor zover dit basisprincipe wordt nageleefd. 1. Overheidsopdrachten die vóór 31 december 2001 worden uitgeschreven - Aanbevelingen Tijdens de overgangsperiode die eindigt op 31 december 2001, hebben de inschrijvers en aannemers van overheidsopdrachten de vrije keuze tussen de Belgische frank en de euro.Tot deze datum hebben de aannemers dus het recht om verder vorderingsstaten en facturen in te dienen die uitgedrukt zijn in Belgische frank. Dit blijkt vandaag uit de artikelen 100 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en 88 van het koninklijk besluit van 10 januari 1996 wat de procedures bij aanbesteding en offerteaanvraag betreft. We wijzen erop dat deze artikelen, vanaf 1 januari 2002, enkel nog naar de euro zullen verwijzen (artikelen 1 en 3 van het koninklijk besluit van 20 juli 2000 betreffende de invoering van de euro en de wijziging van bepaalde bedragen in de reglementering inzake overheidsopdrachten dat werd bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 30 augustus 2000, blz. 29.391 ev., en in werking zal treden op 1 januari 2002).

Aangezien deze datum in zicht is, is het wenselijk dat de aanbestedende overheden in de bestekken en andere documenten die deze vervangen de aanbeveling opnemen dat de prijzen voortaan in euro worden uitgedrukt (behalve natuurlijk als het om overheidsopdrachten gaat waarvoor alle facturerings- en betalingsverrichtingen vóór 31 december 2001 zouden zijn afgesloten). Deze aanbeveling geldt eveneens voor de herzieningsclausule, wanneer het bestek bepaalt dat die door de inschrijvers mag worden voorgesteld. Via deze vervroegde aanpassing aan de euro zal het immers mogelijk zijn om moeilijkheden te vermijden die inherent zijn aan de omrekening Belgische frank/euro. 2. Lopende overheidsopdrachten die vóór 31 december 2001 werden afgesloten in Belgische frank en niet zullen beëindigd zijn op deze datum a) Algemeen principe. Met ingang van 1 januari 2002, moeten alle verrichtingen in het kader van de overheidsopdrachten die verwijzingen bevatten naar monetaire waarden, uitsluitend in euro worden uitgedrukt met uitzondering van de opdrachten afgesloten in buitenlandse valuta in het kader van een onderhandelingsprocedure.

Wat de overheidsopdrachten betreft die vóór 1 januari 2002 werden afgesloten in Belgische frank, mag vanaf deze datum dus uitsluitend nog de euro worden gebruikt voor het opmaken van de vorderingsstaten en facturen, alsook voor alle betalingsverrichtingen. Wanneer de facturering echter vóór 1 januari 2002 plaatsvond in Belgische frank, maar de aanbestedende overheid de betaling uitvoert na deze datum, moet zij de verschuldigde bedragen omrekenen en in euro betalen. b) Omrekeningsregels. De omrekening naar euro van een bedrag in Belgische frank is het resultaat van de deling van dat bedrag in Belgische frank door de waarde van een euro in Belgische frank, namelijk 40,3399 Belgische frank.

Een bedrag van 2.362,5 Belgische frank stemt dus overeen met : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld c) Afrondingen De Europese Verordening nr 1103/97 van 17 juni 1997 over enkele bepalingen betreffende de invoering van de euro verduidelijkt dat er slechts sprake is van een verplichte afronding tot op twee decimalen voor de te boeken bedragen, d.w.z. de totale bedragen van de vorderingsstaat of van de factuur, of de te betalen bedragen na omrekening ervan in de euro-eenheid. Deze bedragen moeten dan naar boven of beneden worden afgerond op de dichtstbijzijnde cent. Wanneer de toepassing van de omrekeningsfactor tot een resultaat leidt dat zich precies in het midden bevindt, wordt het bedrag naar boven afgerond (voorbeeld : 0,005 euro wordt afgerond op 0,01 euro).

De eenheidsprijzen worden dus niet uitdrukkelijk bedoeld; de nauwkeurigheidsgraad van de omrekening naar euro is afhankelijk van het aantal decimalen dat in aanmerking zal worden genomen, teneinde belangrijke verschillen tussen de valuta's te vermijden die worden versterkt door een multiplicatoreffect, meer bepaald wanneer het bedrag van de eenheidsprijzen niet hoog is, maar het om een groot aantal uitgevoerde hoeveelheden gaat.

In deze gevallen verdient het aanbeveling de eenheidsprijzen om te rekenen tot op verschillende decimalen nauwkeurig. Het volledige te boeken of te betalen bedrag wordt immers afgerond tot op de eurocent, zoals verduidelijkt in de Europese Verordening. 3. Praktische regels a) Opdrachten die een globale prijs in Belgische frank bevatten Als de opdracht slechts een globale prijs of globale prijzen in Belgische frank vermeldt, leidt de omrekening naar euro voor de facturering en de betaling tot een afronding tot op twee decimalen na de komma.Het risico op afwijkingen is hier praktisch onbestaande en het belang van een bijakte inzake omrekening in de zin van punt 4 hierna is dus minder evident. b) opdrachten die eenheidsprijzen in Belgische frank bevatten Als de opdracht eenheidsprijzen in Belgische frank bevat die vermenigvuldigd moeten worden met de uitgevoerde hoeveelheden, is het risico op afwijkingen groter.Dit risico zal nog evidenter zijn als de opdracht eenheidsprijzen bevat waarvan het bedrag eerder gering is (een tiental centiemen of enkele Belgische franken) die met grote hoeveelheden vermenigvuldigd moeten worden. Hierna worden verschillende berekeningsmethodes voorgesteld die de aannemer kan toepassen. De aanbestedende overheid behoudt zich evenwel het recht voor om de aldus bekomen bedragen na te zien : i) Volgens een eerste methode, vermeldt de vorderingsstaat of de factuur de eenheidsprijs per lijn in Belgische frank vermenigvuldigd met de hoeveelheid.Dit bedrag wordt vervolgens omgerekend naar euro en afgerond tot op zes decimalen na de komma en dit voor deze lijnprijs. Enkel de aldus in euro uitgedrukte lijnprijzen worden opgeteld. Het bekomen totaal wordt afgerond tot op twee decimalen om het te factureren totaalbedrag in euro te bekomen.

Een tweede methode bestaat erin, de eenheidsprijzen per lijn te vermelden in Belgische frank, aangezien enkel het totaalbedrag wordt omgerekend naar euro.

Het voordeel van deze methodes bestaat erin dat de vergelijking van de eenheidsprijzen vermeld op de vorderingsstaat of op de factuur met deze uit de overeenkomst geen bijkomende aanpassing van prijslijsten vereist.

Voorbeeld : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld ii) Volgens een derde methode voert de aannemer, voor elke betrokken post, eerst een omrekening uit naar euro voor elke eenheidsprijs door die af te ronden tot op zes decimalen na de komma. Wat de eenheidsprijzen in Belgische frank betreft, die slechts één enkel cijfer bevatten vóór de komma (dus voor de prijzen die lager zijn dan tien Belgische frank), blijkt deze nauwkeurigheidsgraad tot op zes decimalen een minimumvereiste te zijn.

Teneinde te ingewikkelde berekeningen te vermijden, kan in dit laatste geval de eenheid die als berekeningsbasis dient voor de eenheidsprijs, conventioneel worden aangepast aan een grotere hoeveelheid (bijvoorbeeld honderd of duizend kopieën in plaats van één enkele kopie), waarbij het aldus bekomen en omgerekende bedrag dan normaal kan worden afgerond tot op twee decimalen na de komma.

Voorbeeld : - eenheidsprijs 12,50 F omgerekend naar euro = 12,50 = 0,309867 x 615 = 190,568205 40,3399 - eenheidsprijs 8,35 F omgerekennaar euro = 8,35 = 0,206999 x 1258 = 260,404742 40,3399 190,568205 + 260,404742 = 450,972947, afgerond op 450,97 euro 4. Bijakte inzake omrekening De aanbestedende overheden kunnen het nuttig achten om de prijzen uitgedrukt in Belgische frank en de parameters van de herzieningsclausules die refereren naar bedragen uitgedrukt in Belgische frank om te rekenen naar euro en dit via een bijakte. Hierbij dient enerzijds de draagwijdte behouden te blijven van wat contractueel werd overeengekomen door prijsverschillen te vermijden en anderzijds moeten oplossingen worden gezocht die geen bovenmatige belasting opleveren voor de aanbestedende overheden en de aannemers wat de omrekening betreft. Het is niet de bedoeling van deze bijakte om de prijzen van de overheidsopdracht te wijzigen, doch enkel om de prijzen in euro zo dicht mogelijk te laten aansluiten bij de voormalige prijzen in Belgische frank. Met het oog op de toepassing van de administratieve en begrotingscontrole past het, op te merken dat dergelijke bijakte geen financieel impact heeft.

Het afsluiten van een bijakte is echter niet verplicht. Het belang van een omrekening via een dergelijke bijakte moet worden overwogen uitgaande van de betrokken opdracht, van de duur ervan en van de nadere regels voor de vastlegging van de erin vermelde prijzen. 5. Prijsherzieningsclausule a) In het kader van de overheidsopdrachten is regelmatig sprake van prijsherzieningsformules die de volgende vorm aannemen : P = Pi X [m + n X (I/Ii)] waarbijP = de herziene prijs Pi = de oorspronkelijke prijs I = de nieuwe index (bijvoorbeeld van de lonen) Ii = de oorspronkelijke index (idem) m > 0,2 n = 1-m Wat de overheidsopdrachten betreft die vóór 1 januari 2002 werden afgesloten, zal de index Ii nog vaak verwijzen naar de Belgische frank.Vanaf 1 januari 2002 wordt de index I uitgedrukt in euro, wat ofwel een aanpassing van de contractueel vastgelegde prijsherzieningsformule via een bijakte zal vereisen, ofwel minstens een consensus tussen de partijen over de manier waarop deze formule naar euro zal worden omgerekend.

In de praktijk zouden de medecontractanten eveneens kunnen overeenkomen om de berekening van de weerslag van de herzieningsclausule die een in Belgische frank uitgedrukte index bevat, uit te voeren op de datum van overschakeling van hun contract op de euro. Op die manier zou een in Belgische frank herziene prijs worden vastgelegd voordat de omrekening naar euro van de index en van de prijs plaatsvindt. b) Wanneer de historische index Ii opnieuw wordt gepubliceerd in euro, volstaat het deze index Ii, uitgedrukt in Belgische frank, te vervangen door diens opnieuw gepubliceerde tegenwaarde in euro. In de meest waarschijnlijke veronderstelling zal er evenwel geen sprake zal zijn van een nieuwe publicatie van de historische waarden.

In dat geval moet de index Ii op eigen initiatief worden omgerekend naar euro, waarbij dezelfde omrekeningsregels worden gebruikt als bij een nieuwe publicatie. Deze regels kunnen worden afgeleid uit de publicaties die deze indexen een officieel karakter geven. Als er afwijkende afrondingsregels dienen te worden toegepast (bijvoorbeeld wanneer er systematisch naar boven moet worden afgerond voor de lonen), moeten die uitdrukkelijk vermeld zijn in genoemde publicaties. c) Het is mogelijk nog andere formules toe te passen, zoals bijvoorbeeld : P = Pi X [m + n X (I (euro)/ Ii (Belgische frank) X 40,3399] Deze formules dienen evenwel te worden vermeden, aangezien het resultaat ervan niet overeenstemt met het resultaat van een nieuwe publicatie.We wijzen erop dat een klein verschil in de prijsherzieningsformule tot een belangrijke afwijking kan leiden. De oorspronkelijke prijs heeft immers vaak betrekking op zeer hoge bedragen. Hierna geven we een voorbeeld van een afwijking die voortvloeit uit een omrekening en moet worden vermeden : contractuele formule P = Pi X [0,2 + 0,8 X (I/11,18 Belgische frank)] formule met een nieuwe publicatie (of gelijkwaardigheid) Index Ii : 11,18/40,3399 = 0,2771 euro Nieuwe index I : 0,2826 euro 2 400 000 euro X [0,2 + 0,8 X (0,2826/0,2771)] = 2 438 108,99 euro te vermijden formule, teneinde rekening te houden met het basisprincipe vermeld in het begin van deze omzendbrief. 2.400.000 euro X [0,2 + 0,8 X (0,2826/11,18) X 40,3399] = 2.437.791,33 euro verschil 2.438.108,99 euro - 2.437.791,33 euro = 317,66 euro of 12.814 Belgische frank In sommige gevallen kan dit verschil proportioneel gezien zelfs nog groter zijn. 6. Deze omzendbrief is bestemd voor de aanbestedende overheden. Laatstgenoemden wordt evenwel aanbevolen voordien met de aannemers overleg te plegen, zodat de definitieve overschakeling op de euro probleemloos en met een minimum aan formaliteiten verloopt.

De Eerste Minister, G. VERHOFSTADT