FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN

Elektronische verificatie van de vrijstelling van btw bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° en 8°, van het Btw-Wetboek Gelet op artikel 42, § 3, tweede lid, van het Btw-Wetboek;

Gelet op de bepalingen inzake facturatie opgenomen in artikel 53, § 2, 1°, van het Btw-Wetboek en in artikel 1, 11°, en artikel 5, § 1, 10°, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. Ingevolge deze bepalingen is de leverancier of dienstverrichter verplicht een factuur met btw (zie ook punt 10) uit te reiken aan de begunstigden van de vrijstelling bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° en 8°, van het Btw-Wetboek Voor de toepassing van de vrijstelling bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° en 8°, van het Btw-Wetboek kan voor de handelingen gelokaliseerd in België (met inbegrip van de verkopen op afstand), onder de hierna opgesomde voorwaarden, een daartoe gemachtigde onderneming een E-certificaat opmaken met het resultaat van de automatische verificatie door de FOD Financiën van een aanvraag voor vrijstelling na een elektronische uitwisseling van gegevens. Het gebruik van de documenten 450 en 451 is hierbij niet langer van toepassing voor de begunstigden van de vrijstelling bedoeld in genoemd artikel 42, § 3, eerste lid, 1° en 2°, van het Btw-Wetboek en voor persoonlijk gebruik van de diplomaten van de internationale organisaties bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 3°, 4° en 8°, van het Btw-Wetboek. 1. De diplomatieke missies, consulaire posten en hun personeel en de diplomaten van de internationale organisaties (hierna begunstigde genoemd) bedoeld in 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° en 8°, van het Btw-Wetboek kunnen zich op deze vrijstelling beroepen onder de voorgeschreven voorwaarden en beperkingen en op basis van een regelmatige factuur op zijn/haar naam uitgereikt: a) door de leverancier of dienstverrichter, b) of eventueel door een derde die in naam en voor rekening van voormelde leverancier of dienstverrichter optreedt. In elk geval moet voor elk belastbaar feit de identiteit van de begunstigde die zich op de vrijstelling beroept worden aangetoond.

Aldus moeten het adres vermeld op de factuur en het E-certificaat overeenstemmen. Om die reden zijn (anonieme) kastickets op basis van dewelke een verzamelfactuur wordt opgemaakt niet afdoende. De vrijstelling kan evenmin worden verleend op basis van een bestelbon of een proforma factuur of een gelijkaardig document. Een E-certificaat kan enkel worden opgemaakt op basis van een geldige factuur met btw zoals voorgeschreven door artikel 5 van het hierboven genoemd koninklijk besluit nr. 1 (zie punt 10).

Op deze factuur mogen hoogstens de handelingen van één kalendermaand worden vermeld; indien de handelingen plaatsvonden gedurende een langere periode dient bijgevolg minstens één factuur te worden uitgereikt per tijdvak van een maand.

Om de vrijstelling te kunnen toepassen moet een minimumbedrag worden bereikt van 125 EUR, excl. btw, voor officieel gebruik en 50,00 EUR, excl. btw, voor persoonlijk gebruik, per levering of per dienstverrichting, dezelfde dag bij dezelfde leverancier of dienstverrichter.

Alle vrijstellingen kunnen worden onderworpen aan de voorwaarde van wederkerigheid.

De drempels voor officieel en persoonlijk gebruik zullen tegen uiterlijk 31 december 2018 worden geëvalueerd, rekening houdende met de economische en budgettaire omstandigheden. In het kader van deze evaluatie zal worden nagegaan of er voor bepaalde productcategorieën een plafond moet worden ingevoerd.

Deze regeling is niet van toepassing op - de internationale organisaties voor hun officieel gebruik, noch voor hun ambtenaren zonder diplomatiek statuut - goederen onderworpen aan accijns en bijzondere accijns Zie eveneens de gevallen opgesomd in punt 10, derde lid, waarvoor het E-certificaat niet mag worden gebruikt. 2. Voor elke goedgekeurde aanvraag n.a.v. een belastbare handeling waarbij de vrijstelling van btw wordt ingeroepen op basis van artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° en 8°, van het Btw-Wetboek moet de gemachtigde onderneming systematisch volgende gegevens verwerken en bewaren gedurende de periode voorgeschreven in het infine van de punten 2, 9 en 11 hierna, en te allen tijde de volgende informatie elektronisch kunnen verstrekken aan de bevoegde dienst van de FOD Financiën: a) dossiernummer en naam van de begunstigde zoals geregistreerd door de Directie van het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken, alsook zijn adresgegevens;b) in voorkomend geval, begin- en einddatum van de functie van de begunstigde;c) het btw-identificatienummer voorafgegaan door de letters BE, benaming en adres van de belastingplichtige die de belastbare handeling heeft verricht;d) dossiernummer en naam van de bevoegde persoon indien de begunstigde een door de Directie van het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken erkend organisme is;e) datum en nummer van de factuur;f) verificatienummer (is de rechtstreekse elektronische controle door de FOD Financiën waarbij de vrijstelling van de transactie is toegestaan) en datum;g) per belastbare handeling, het bedrag aan btw en de maatstaf van heffing waarvoor vrijstelling wordt verleend;h) het totaal bedrag van de factuur (inclusief btw); i) een omschrijving van de aard van de aangekochte goederen en/of diensten, volgens de door de bevoegde dienst van de FOD Financiën bepaalde en vooraf gedefinieerde categorieën door middel van de hierna vermelde codes:

Code A

OFFICIEEL GEBRUIK Categorie

Code B

PERSOONLIJK GEBRUIK Categorie

Code A

Usage Officiel Catégorie

Code B

Usage personnel Catégorie

1

TV & audio

1

Kleding

1

TV & audio

1

Vêtements

2

Electro (wasmachine, koelkast ...)

2

Schoenen

2

Electro (machine à laver, Frigos...)

2

Chaussures

3

Multimedia (computer, ...), alsook de software

3

Kinderartikelen

3

Multimedia (computer, ...) aussi le software

re

Articles pour enfants

4

Telefonie (telefoon, gsm, smartphone...)

4

Juwelen en horloges

4

Téléphonie (téléphone, gsm, smartphone...)

4

Bijoux et horloges

5

Meubels en inrichting

5

Tassen, koffers & accessoires

5

Meubles et aménagement

5

Sacs, valises et accessoires

6

Alarminstallatie (roerend blijvend)

6

Cosmetica en parfum

6

Système d'alarme mobile

6

Cosmétiques et parfum

7

Huishoudartikelen

7

TV & audio

7

Articles ménagers

7

TV & audio

8

Bureauartikelen

8

Electro (wasmachine, koelkast ...)

8

Articles de bureau

8

Electro (machine à laver, Frigos...)

9

Boeken en tijdschriften

9

Multimedia (computer, ...), alsook de software

9

Livres et périodiques

9

Multimedia (computer, ...) aussi le software mais à l'exception des prestations de télécommunication

10

Vervoermiddelen (indien geen inschrijving DIV vereist)

10

Telefonie (telefoon, gsm, smartphone... met uitsluiting van de communicatiediensten)

10

Moyens de transport (si l'inscription à la DIV n'est pas obligatoire)

10

Téléphonie (téléphone, gsm, smartphone..., à l'exclusion des prestations de télécommunication)

11

Wisselstukken vrijgestelde goederen

11

Meubels en inrichting

11

Pièces de rechange pour des biens exemptés

11

Meubles et aménagement

12

Gereedschap en tuingerei

12

Alarminstallatie (mobiel)

12

Outils et matériel de jardinage

12

Système d'alarme mobile

13

Diensten m.b.t. vrijgestelde goederen

13

Huishoudartikelen

13

Services en rapport à des biens exemptés

13

Articles ménagers

14

Diensten - verhuis

14

Bureauartikelen

14

Service de déménagement

14

Articles de bureaux

15

Diensten - werken aan officiële gebouwen(*)

15

Boeken en tijdschriften

15

Services - travaux pour des adresses officielles (*)

15

Livres et périodiques

16

Transportdiensten met uitzondering van het openbaar vervoer

16

Vervoermiddelen (indien geen inschrijving DIV vereist)

16

Services de transport à l'exception des transports en commun

16

Moyens de transport (si l'inscription à la DIV n'est pas obligatoire)

17

Diensten - sociaal secretariaat

17

Wisselstukken vrijgestelde goederen

17

Services de secrétariat social

17

Pièces de rechange pour des biens exemptés

18

Diensten van vertalers en tolken

18

Optiek (monturen, glazen op sterkte, lenzen, verrekijkers etc. en onderhoudsproducten)

18

Services des interprètes et traducteurs

18

Optique (montures, verres de lunettes sur mesure, lentilles, jumelles, etc., et produits d'entretien)

19

Administratieve diensten van oa raadgevende personen, adviesbureaus, ...m.b.t. vrijgestelde goederen en diensten

19

Gereedschap en tuingerei

19

Services administratifs de conseillers, consultants, etc... en ce qui concerne les biens et services exemptés

19

Outils et matériel de jardinage

20

Diensten - opleiding

20

Sport en vrije tijd

20

Services de formation

20

Sport et loisirs

21

Deelname aan seminaries

21

Diensten m.b.t. vrijgestelde goederen

21

Participation à des séminaires

21

Services en rapport à des biens exemptés

22

Diensten - ter beschikkingstelling van personeel (interimkantoren ...)

22

Diensten - persoonlijke verzorging

22

Services-mise à disposition de personnel (bureaux intérim...)

22

Services de soins personnels

23

Financiële diensten

23

Diensten - verhuis

23

Services financiers

23

Services de déménagement

24

Leveringen van roerende goederen die op zodanige manier worden geplaatst in officiële gebouwen dat ze onroerend worden (*)

24

Administratieve diensten van o.a. raadgevende personen, adviesbureaus, ... m.b.t. vrijgestelde goederen en diensten

24

Livraisons de biens meubles placés dans des bâtiments officiels de telle sorte qu'ils deviennent immeubles (*)

24

Services administratifs de conseillers, consultants, etc... en ce qui concerne les biens et services exemptés

25

Kosten organisatie verkiezingen

25

Diensten - opleiding

25

Coûts d'organisation des élections

25

Services de formation

26

Ophalen van afval

26

Muziekinstrumenten

26

Collecte des déchets

26

Instruments de musique

27

Online kranten, tijdschriften, persagentschappen, beheer en gebruik van websites

27

Huur van roerende goederen met uitzondering van vervoermiddelen en uitgesloten goederen

27

Journaux en ligne, magazines, agences de presse, gestion et utilisation de sites web

27

Location de biens mobiliers à l'exception des moyens de transport et des biens exclus

28

Diensten - bewaking van officiële gebouwen (*)

28

Services - surveillance des bâtiments officiels (*)

(*): voor zover de goederen en diensten betrekking hebben op een officieel gebouw als dusdanig erkend door de FOD Buitenlandse Zaken en voor zover de totale maatstaf van heffing van het geleverde goed(eren) of dienst(en) voor een bepaalde handeling (alle facturen tezamen voor deze handeling) het bedrag van 2.500,00 EUR, excl btw, niet overschrijdt De bevoegde dienst van de FOD Financiën moet te allen tijde een elektronische en directe toegang hebben tot het IT-systeem van de gemachtigde onderneming, waarin de voormelde gegevens worden verwerkt en bewaard, en dit gedurende een termijn van 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun datum.

In geval van overmacht, meer bepaald in het geval het IT-systeem van de gemachtigde onderneming een elektronische en directe toegang tot de betreffende informatie door de bevoegde dienst van de FOD Financiën uitzonderlijk en tijdelijk niet zou toelaten, dienen de gevraagde gegevens, op eenvoudig verzoek van deze laatste, door de gemachtigde onderneming te worden aangeleverd in een tekstleesbaar formaat uiterlijk binnen de 7 werkdagen volgend op elk verzoek daartoe. Dit verzoek kan mondeling, schriftelijk of via mail gebeuren.

Voor de elektronische archivering van de verwerkte facturen en uitgereikte E-certificaten geldt een bewaartermijn van 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun datum. 3. In het IT-systeem van de gemachtigde onderneming moeten minimaal de volgende directe controles en functionaliteiten zijn ingebouwd: a) de automatische en systematische verificatie of de begunstigde als dusdanig is geregistreerd door de Directie van het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken en zich kan beroepen op een btw-vrijstelling (o.m. door vergelijking met de lijst van de begunstigden die op verzoek van de FOD Financiën werden geblokkeerd; b) de automatische en systematische verificatie van de geldigheid van de structuur van het btw-identificatienummer;c) de automatische en systematische verificatie van de vastgestelde perken van de vrijstelling, waaronder de noodzaak om over een regelmatige factuur te beschikken; d) de detectie van mogelijke knipperlichten, zoals de inconsistentie tussen maatstaf van heffing en het bedrag aan btw, een abnormale frequentie van belastbare handelingen door de begunstigde binnen een korte tijdspanne, significante bedragen op de facturen, het dubbel gebruik van verantwoordingsstukken met het oog op het verkrijgen van een onterechte dubbele terugbetaling (om deze reden zal de gemachtigde onderneming in dat geval op de factuur een duidelijke vermelding aanbrengen als de btw werd terugbetaald),... 4. De in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, van het Btw-Wetboek bedoelde diplomatieke missies en consulaire posten worden door de gemachtigde onderneming geïnformeerd over alle aansluitingen bij de gemachtigde onderneming voor officieel gebruik of voor persoonlijk gebruik van hun missie en/of personeel.De in artikel 42, § 3, eerste lid, 3°, 4° of 8° van het Btw-Wetboek bedoelde internationale organisaties worden door de gemachtigde onderneming geïnformeerd over alle aansluitingen bij de gemachtigde onderneming voor persoonlijk gebruik van hun diplomaten. Door het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst machtigt de begunstigde een gemachtigde onderneming naar keuze om de E-certificaten op te stellen en de betaalde btw-gelden terug te vorderen van de leverancier of dienstverrichter, en dit voor de handelingen waarvoor een E-certificaat mag worden gevraagd.

Binnen het kader van onderhavig bericht bepalen de partijen onderling welke diensten deze samenwerkingsovereenkomst bevat, met dien verstande dat de uitreiking van een E-certificaat en de terugbetaling van de btw-gelden aan de begunstigde deel uitmaken van een basisdienst die elke gemachtigde onderneming kosteloos verstrekt.

Om eventueel dubbel gebruik te vermijden kan er door elke begunstigde slechts één samenwerkingsovereenkomst tegelijkertijd afgesloten worden met maximum één gemachtigde onderneming. Indien een begunstigde wenst te veranderen van gemachtigde onderneming dient een overgangstermijn te worden gerespecteerd van 2 maanden volgend op maand waarin de kennisgeving van de opzegging plaatsvond aan de gemachtigde onderneming die men wenst te verlaten.

Na het verstrijken van deze 2 maanden worden alle handelingen ongeacht hun datum behandeld door de nieuwe gemachtigde ondernemer.

De voormelde procedure tot het sluiten of wijzigen van een samenwerkingsovereenkomst dient expliciet te worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst zelf.

Elke gemachtigde onderneming is ertoe gehouden de administratie onverwijld in kennis te stellen van: - elke opzegging van een samenwerkingsovereenkomst met een begunstigde; - elke nieuwe samenwerkingsovereenkomst die zij sluit met een begunstigde.

Het eventueel gelijktijdig optreden van verschillende gemachtigde ondernemingen voor eenzelfde begunstigde heeft tot gevolg dat de vrijstelling bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° of 8°, van het Btw-Wetboek niet kan worden toegepast. In dat geval zal de bevoegde autoriteit op basis van de voorgelegde samenwerkingsovereenkomsten beslissen welke gemachtigde onderneming mag optreden voor de begunstigde.

De gemachtigde ondernemingen bezorgen de bevoegde dienst van de FOD Financiën een bestand met de bij hen aangesloten begunstigden en de startdatum van de overeenkomst. De startdatum van de overeenkomst kan niet vallen vóór de datum waarop de eerste machtiging werd afgeleverd. 5. Voor elke goedgekeurde aanvraag: - bezorgt de gemachtigde onderneming het E-certificaat aan de leverancier of dienstverrichter tot staving van zijn boek voor uitgaande facturen en het doorvoeren van de nodige boekhoudkundige correcties, als rechtvaardiging voor het niet betalen van de btw samen met het verzoek tot terugbetaling.Enkel indien de leverancier of dienstverrichter ermee instemt, kunnen de E-certificaten online ter beschikking worden gesteld; - informeert de gemachtigde onderneming de begunstigde dat het E-certificaat werd bezorgd aan de betrokken leverancier of dienstverrichter.

De gemachtigde ondernemingen behandelen de E-certificaten die ontvangen worden via een andere gemachtigde onderneming op dezelfde wijze en binnen dezelfde tijdsspanne als de E-certificaten die ze zelf opmaken. Dit moet een gelijke behandeling van de begunstigde garanderen ongeacht bij welke gemachtigde ondernemer hij is aangesloten of bij welke leverancier of dienstverrichter hij koopt. 6. Het E-certificaat bevat minimaal de volgende gegevens: a.A1 - Verificatiecode + datum b. B11 - Naam begunstigde c.B12 - Dossiernummer d. B13 - Straat, nr., postnummer, gemeente e. B21 - Naam leverancier of dienstverrichter f.B22 - Btw-nummer leverancier of dienstverrichter voorafgegaan door de letters BE g. B23 - Straat, nr., postnummer, gemeente h. C1 - Vermelding van de categorie van de aangekochte goederen en/of diensten (cfr.punt 2i). i. C2 - Datum factuur j.C3 - Factuurnummer k. C4 - Maatstaf van heffing van de goederen en diensten die in aanmerking komen voor vrijstelling l.C5 - Bedrag van de btw van de goederen en diensten die in aanmerking komen voor vrijstelling m. De naam van de gemachtigde onderneming, en het nummer en de datum van de vergunning n.Een internetadres waarop de authenticiteit van het document kan worden geverifieerd middels een verificatiecode o. De contactgegevens van de bevoegde dienst van de FOD Financiën 7.Het E-certificaat vermeldt dat: a) het document één van de voorgeschreven documenten is die een aanvraag om btw-vrijstelling formaliseren; b) de in B21 vermelde leverancier of dienstverrichter moet op het E-certificaat nagaan dat: - de goederen en/of diensten in aanmerking komen voor de gevraagde btw-vrijstelling (zie lijsten van uitgesloten goederen en diensten)? - de geadresseerde van de factuur overeenstemt met de in B11 vermelde begunstigde en hij ook de werkelijke koper is? - de in B13 vermelde adresgegevens overeenstemmen met de gegevens vermeld op de factuur en, in voorkomend geval, het leveringsadres? - m.b.t. tot het onderhoud, de herstelling of de accessoires voor een motorvoertuig dat verplicht moet worden ingeschreven bij de DIV, een kopie van het inschrijvingsbewijs van het voertuig werd bijgevoegd waarop wordt aangeduid dat het voertuig is ingeschreven onder een CD-nummerplaat. 8. Door het afsluiten van een samenwerkingsakkoord met de gemachtigde onderneming voor de afhandeling van de vrijstellingsprocedure draagt deze laatste, onverminderd of het al dan niet om een basisdienst gaat zoals omschreven in punt 4, derde lid van onderhavig bericht, een grote verantwoordelijkheid ten overstaan van de begunstigde of de leverancier of dienstverrichter voor de controle van de integriteit en de juistheid van de inhoud van het E-certificaat, op basis van de verificatie of de belastbare handeling en de op basis daarvan uitgereikte factuur voldoet aan de wettelijke vereisten.Indien wordt vastgesteld dat de gemachtigde onderneming systematisch fouten maakt, kan haar machtiging al dan niet voor onbepaalde tijd worden ingetrokken. Artikel 70, § 4, tweede lid, eerste zin, van het Btw-Wetboek bepaalt dat "Zij die niet tot voldoening van de belasting zijn gehouden, maar aan wie bij de artikelen 39 tot 42, 52 tot 54bis en 58, of bij de ter uitvoering ervan genomen besluiten bepaalde verplichtingen zijn opgelegd, zijn bovendien, ingeval zij een overtreding hebben begaan, hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de belasting, de interesten en de opgelopen geldboeten.".

De door de gemachtigde onderneming bekomen gegevens over de begunstigden en hun aankopen in het kader van de uitvoering van onderhavige procedure voor het opstellen van een E-certificaat mogen enkel in dit kader worden gebruikt (zie ook punt 12, g). 9. De gemachtigde onderneming stelt voor iedere leverancier of dienstverrichter en per begunstigde een overzicht op van de ontvangen btw van de leverancier of dienstverrichter en de aan de begunstigde doorgestorte bedragen aan btw, met de daaraan gekoppelde referenties van de E-certificaten of waarvoor nog geen btw werd terugbetaald aan de gemachtigde ondernemer. Dit overzicht wordt maandelijks, uiterlijk de 5de werkdag van de maand volgend op deze waarin de factuur door de gemachtigde onderneming werd ontvangen, rechtstreeks toegestuurd aan de respectievelijke leverancier of dienstverrichter. Enkel het E-certificaat met betalingsbewijs van de doorgestorte btw aan de gemachtigde onderneming kan aangewend worden door de leverancier of dienstverrichter om de vrijstelling van btw aan te tonen, behalve in de situatie bedoeld in punt 10, tweede lid.

De gemachtigde onderneming bezorgt de begunstigde een overzicht van de handelingen waarvoor hij is tussengekomen voor het opmaken van een E-certificaat met vermelding of de btw reeds werd doorgestort of niet.

Dit overzicht wordt maandelijks, uiterlijk de 5de werkdag van de maand volgend op deze waarin het E-certificaat werd uitgereikt rechtstreeks toegestuurd aan de begunstigde. Deze gegevens kunnen online worden ter beschikking gesteld.

De bevoegde dienst van de FOD Financiën wordt eveneens geïnformeerd binnen dezelfde termijnen van bovengenoemde gegevens.

Bedoelde verantwoordingsstukken zijn eveneens onderhevig aan de bewaringstermijn van 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun datum. 10. De door de leverancier of dienstverrichter ontvangen btw op handelingen waarvoor de toepassing van de vrijstelling bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° of 8°, van het Btw-Wetboek wordt gevraagd door middel van een E-certificaat, dient te worden doorgestort aan de gemachtigde onderneming op een bankrekening op haar naam uiterlijk tegen het einde van de maand volgend op de maand waarin de het E-certificaat werd bezorgd. In samenspraak tussen de gemachtigde onderneming en de leverancier/dienstverrichter kunnen in voorkomend geval, procedures of workflows worden afgesproken waardoor de vrijstelling onmiddellijk kan worden toegepast op het ogenblik van het belastbaar feit als op dat ogenblik er minstens een onmiddellijke controle is van - de hoedanigheid van rechthebbende. - de aard van de aangekochte goederen en diensten - het minimumbedrag.

Ondanks dit samenwerkingsakkoord mag de btw rechtstreeks terugbetaald worden door de leverancier of dienstverrichter aan de begunstigde in de gevallen waar de vrijstelling onderhevig is aan de validatie van het Certificaat voor vrijstelling van btw en/of accijnzen door de bevoegde dienst binnen de FOD Financiën, en mag geen E-certificaat worden opgesteld. Dit is het geval voor: - aankoop van motorvoertuigen - huur op lange termijn (enkel officieel gebruik) indien het voertuig wordt in geschreven bij de DIV op naam van de diplomatieke missie of consulaire post. - aankoop van nieuwe officiële gebouwen, vestiging van zakelijke rechten op en werk in onroerende staat aan deze gebouwen of andere diensten (oa bewaking, parking) m.b.t. officiële onroerende goederen, leveringen van roerende goederen die op zodanige manier worden geplaatst in officiële gebouwen dat ze onroerend worden, indien de totale waarde van de leveringen of werken de 2.500 EUR, excl btw, overschrijdt. - doorlopende leveringen water, gas, elektriciteit en de diensten van telecommunicatie en teledistributie (procedure doorlopende leveringen en diensten vervat in beslissing ET 111330 van 29.01.2014) - de leveringen van goederen en diensten die betrekking hebben op officiële evenementen, alsook de leveringen van voedsel en dranken en de restaurant- en cateringdiensten alsook het gebruik van lounges op de luchthaven. - btw op vastgoedlasten van officiële gebouwen voor zover de belastingplichtige optreedt als syndicus zonder recht op aftrek op de genoemde lasten (beslissing E.T.75.574 van 06.06.1999) - levering van goederen en de diensten die ogenschijnlijk wegens hun aard niet voor het officieel gebruik in aanmerking kunnen komen (bv. kleding) - levering van goederen en de diensten voor officieel gebruik door ereconsulaten (beslissing E.T.82.321 van 12.04.2007). 11. De gemachtigde onderneming die in uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst andere diensten dan de basisdienst aanbiedt, zoals omschreven in punt 4, derde lid van onderhavig bericht, dient op haar beurt de ontvangen btw van de leverancier of dienstverrichter binnen de zeven (7) werkdagen na ontvangst integraal te betalen aan de begunstigde, zonder afhouding van kosten van welke aard ook. De gemachtigde onderneming die in uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst enkel de basisdienst verleent, zoals omschreven in punt 4, derde lid van onderhavig bericht, dient op haar beurt de ontvangen btw van de leverancier of dienstverrichter binnen de zes (6) maanden na ontvangst integraal te betalen aan de begunstigde zonder afhouding van kosten van welke aard ook.

Deze terugbetaling gebeurt op een bankrekening op naam van de begunstigde. Enkel indien door nationale of internationale regelgeving de begunstigde geen bankrekening in België kan openen, mag de terugbetaling plaatsvinden door middel van een postassignatie of bankcheque, doch nooit in baar geld.

Indien wordt vastgesteld dat de gemachtigde onderneming systematisch deze termijnen overschrijdt, kan haar machtiging al dan niet tijdelijk worden ingetrokken.

Indien de gemachtigde onderneming kosten aanrekent aan de begunstigde, dan dienen die het voorwerp uit te maken van een aparte factuur. Voor deze kosten geldt het minimumbedrag zoals vermeld in punt 1 niet.

E-certificaten en de terugbetaling van de btw op basis ervan kunnen enkel betrekking hebben op handelingen van het lopende jaar en het jaar daarvoor.

Voor beide handelingen, dus zowel de opmaak van de e-certificaten als de terugbetaling van de btw, dienen de stavingsstukken te worden bewaard, respectievelijk in hoofde van de leverancier of dienstverrichter en de gemachtigde onderneming, gedurende 7 jaar vanaf de 1 januari van het jaar volgende op hun datum. 12. Ondernemingen die het statuut van gemachtigde onderneming wensen te bekomen kunnen schriftelijk een aanvraag tot machtiging indienen bij de volgende bevoegde dienst binnen de FOD Financiën: FOD FINANCIEN Algemene administratie van de fiscaliteit Centrale diensten Operationele expertise en ondersteuning Dienst Internationale betrekkingen North Galaxy - A24 Koning Albert II-laan 33, bus 25 1030 BRUSSEL vat.diplomat@minfin.fed.be De aanvraag moet worden ingediend minstens 3 maanden vóór de periode waarvoor een machtiging wordt gevraagd.

De bevoegde dienst binnen de FOD Financiën gaat na of de aanvrager aan de hogervermelde kwalificaties en voorwaarden voldoet. In elk geval wordt van de kandidaat-onderneming vereist (niet-limitatieve lijst): a. gevestigd zijn in de EU b.een Btw-identificatienummer hebben dat de letters BE bevat voor de toepassing van deze beslissing van ivm de elektronische verificatie van de vrijstelling van btw bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° of 8°, van het Wetboek c. in orde zijn met de fiscale wetgeving d.geen personeel in dienst hebben dat in het bezit is van een bijzondere identiteitskaart afgeleverd door de FOD Buitenlandse Zaken e. een bankrekening hebben in België op naam van de belastingplichtige aan wie hogergenoemd btw-identificatienummer werd toegekend f.de bestuurders mogen niet in faling zijn of in staat van onvermogen. De gemachtigde onderneming moet het aandeelhoudersregister of de lijst van uiteindelijke belanghebbenden (UBO-register) van minimaal de laatste vijf boekjaren voorleggen bij de aanvraag tot machtiging of op eenvoudig verzoek van de administratie. De aandeelhouders van de gemachtigde onderneming mogen geen strafrechtelijke veroordeling en/of een beroepsverbod hebben opgelopen, of betrokken zijn in een faillissements- of insolventieprocedure g. de samenwerkingsovereenkomsten moeten in overeenstemming met deze beslissing zijn opgemaakt, de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG in acht nemen en vermelden dat de verzamelde gegevens enkel zullen worden gebruikt voor de toepassing van de vrijstelling en onder geen beding zullen worden doorverkocht of ter beschikking gesteld van derden.h. het E-certificaat wordt opgesteld volgens het door de bevoegde autoriteit ter beschikking gesteld model.i. de kandidaat-onderneming moet de nodige voorzieningen getroffen hebben om: * de maandelijkse overzichten op te stellen. * aan de bevoegde autoriteit de klanten mee te delen met wie een samenwerkingsovereenkomst werd opgesteld en de wijzigingen * alle informatie waarover ze beschikt afdoende te beveiligen voor derden De machtiging wordt desgevallend voor een maximumperiode van ten hoogste zes opeenvolgende kalenderjaren toegestaan, en zal over drie achtereenvolgende erkenningen worden gespreid: - 2 jaar voor de eerste machtiging met een maximum geldigheid tot 31 december van het jaar volgend op het jaar van de aflevering van de eerste machtiging - 4 jaar voor de tweede machtiging geldig tot 31 december van het 4e jaar volgend op het jaar van de aflevering. - 6 jaar vanaf de derde machtiging geldig tot 31 december van het 6e jaar volgend op het jaar van de aflevering.

De procedure voor een hernieuwing van de machtiging is dezelfde als die voor de eerste aanvraag tot machtiging.

Na de derde machtiging wordt de erkenning desgevallend telkens voor een periode van 6 jaar toegekend.

De bevoegde dienst binnen de FOD Financiën kan te allen tijde een gemotiveerd voornemen tot intrekking van de machtiging nemen als de elementen van de machtigingsaanvraag grondig wijzigen of een of meer van de voor de machtiging vastgestelde kwalificaties en voorwaarden niet meer vervuld zijn. De bevoegde dienst binnen de FOD Financiën betekent in dat geval het gemotiveerd voornemen tot intrekking van de machtiging per aangetekende brief aan de gemachtigde onderneming. Als de gemachtigde onderneming geen voldoende gevolg geeft aan de aldus geformuleerde opmerkingen kan de bevoegde dienst binnen de FOD Financiën per aangetekende brief de machtiging tijdelijk of definitief intrekken.

De bevoegde dienst binnen de FOD Financiën kan de machtiging eveneens stopzetten op verzoek van de gemachtigde onderneming. Gebeurt de stopzetting op verzoek van de gemachtigde onderneming, dan moet dit minimaal twee maanden voor de werkelijke stopzetting per aangetekende brief aan de bevoegde dienst binnen de FOD Financiën worden gemeld.

Tot de effectieve stopzetting staat de gemachtigde onderneming in voor de continuïteit van de dienstverlening.

Vanaf 1 januari 2018 zijn de documenten 450 en 451 geen geldige verantwoordingsstukken meer voor de toepassing van de vrijstelling bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 1° en 2° van het Wetboek.

De diplomaten van de internationale organisaties bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, 3°, 4° en 8° van het Wetboek moeten ten laatste tegen 31 augustus 2018 overstappen naar deze regeling. Vanaf deze datum is het document 451 geen geldig verantwoordingsstuk meer voor de toepassing van de vrijstelling in artikel 42, § 3, van het Wetboek.

Dit bericht vervangt vanaf 1 juli 2018 het bericht gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 19 juli 2017.