Projectoproep in het kader van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie 2014-2020 (AMIF) - AMIF-nr. 44: vrijwillige terugkeer 1. INTRODUCTIE Het AMIF is een fonds dat de Europese Unie heeft ingesteld om bij te dragen tot het efficiënte beheer van de migratiestromen en tot de uitvoering, versterking en ontwikkeling van het gemeenschappelijk beleid inzake asiel, subsidiaire bescherming en tijdelijke bescherming, alsook het gemeenschappelijk immigratiebeleid, met volledige eerbiediging van de rechten en beginselen die in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie zijn verankerd (Verordening (EU) nr.516/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot oprichting van het Fonds voor asiel, migratie en integratie, tot wijziging van Beschikking 2008/381/EG van de Raad en tot intrekking van Beschikkingen nr. 573/2007/EG en nr. 575/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad en Beschikking 2007/435/EG van de Raad.).

Het AMIF loopt van 2014 tot 2020.

Eén van de doelstellingen van het fonds is de lidstaten van de Europese Unie in staat te stellen hun terugkeerproces te verbeteren.

Uit het fonds kunnen acties worden ondersteund die betrekking hebben op vrijwillige en gedwongen terugkeer. 2. ALGEMEEN KADER De oprichtingsbeslissing van het AMIF (Verordening 516/2014) legt het algemeen kader van dit fonds vast en bepaalt welk soort acties in aanmerking komen voor welke doelgroepen. De algemene bepalingen (Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing) bepalen welke financiële en andere richtlijnen de projectuitvoerders moeten respecteren.

De strategische doelstellingen van het AMIF zijn vastgelegd op Europees niveau. Elke lidstaat heeft deze doelstellingen vertaald naar nationale doelstellingen die zijn vastgelegd in een nationaal programma voor de hele periode. Het nationaal programma is terug te vinden op de website van de Verantwoordelijke Autoriteit (www.amif-isf.be).

De FOD Binnenlandse Zaken is binnen België aangeduid als de Verantwoordelijke Autoriteit (VA) voor het beheer van het AMIF. Fedasil is wettelijk verantwoordelijk voor de coördinatie van de vrijwillige terugkeer. Daarom wordt het luik `vrijwillige terugkeer' van het AMIF, dat hier wordt opengesteld, beheerd in nauwe onderlinge samenwerking tussen de FOD Binnenlandse Zaken en Fedasil. 3. PROJECTOPROEP 3.1. Activiteiten Deze projectoproep stelt middelen open die voorzien zijn voor het luik vrijwillige terugkeer.

De gefinancierde projecten ondersteunen op een algemene wijze de vrijwillige terugkeer en de re-integratie van verzoekers om internationale bescherming en vreemdelingen met onwettig verblijf (in het algemeen), met speciale aandacht voor de ontwikkeling van een aanpak aangepast aan specifieke doelgroepen, bepaald op basis van nationaliteit, individuele sociale situatie (bv. personen met medische problematiek) of andere overwegingen.

Deze aanpak moet in de eerste plaats activiteiten omvatten die ontwikkeld zijn in de landen van herkomst zoals het voorzien van specifieke ondersteuning of doorverwijzing naar projecten die de re-integratie van de terugkeerders kunnen versterken Bovendien moeten ze inspelen op de specifieke noden die geïdentificeerd werden. De activiteiten moeten zichtbaar gemaakt worden in België om het werk van de teugkeerconsulenten te versterken. Het kan bijvoorbeeld gaan om specifieke terugkeer begeleiding, informatieactiviteiten, .... 3.2. Budget Het beschikbare budget vanuit het AMIF voor deze projectoproep bedraagt 2.100.000,00 €.

De AMIF-toelage mag maximum 75% van de totale betoelaagbare kost bedragen. 3.3. Looptijd Deze oproep financiert projecten die lopen tussen 1 januari 2020 en 31 december 2021. 3.4. Doelgroep De doelgroep omvat : A. onderdanen van derde landen die nog geen definitieve negatieve beslissing hebben ontvangen met betrekking tot hun verzoek om in een lidstaat te mogen verblijven, hun verzoek om een verblijfsvergunning en/of hun verzoek om internationale bescherming te genieten, en die ervoor kunnen kiezen gebruik te maken van de mogelijkheid om vrijwillig terug te keren;

B. onderdanen van derde landen die in een lidstaat een verblijfsrecht, verblijfsvergunning hebben en/of internationale bescherming genieten in de zin van Richtlijn 2011/95/EU, of tijdelijke bescherming genieten in de zin van Richtlijn 2001/55/EG, en die ervoor hebben gekozen gebruik te maken van de mogelijkheid om vrijwillig terug te keren;

C. onderdanen van derde landen die zich op het grondgebied van een lidstaat bevinden en niet of niet langer voldoen aan de voorwaarden voor toegang en/of verblijf in een lidstaat, onder meer de onderdanen van derde landen voor wie de verwijdering overeenkomstig artikel 9 en artikel 14, lid 1, van Richtlijn 2008/115/EG is uitgesteld.

De doelgroep staat beschreven in Artikel 11 van de Verordening 516/2014. 4. ALGEMENE BEPALINGEN De subsidies uit het AMIF zijn geen volledige, maar gedeeltelijke financiering.De financiering uit het fonds bedraagt maximaal 75% van de effectief gerealiseerde, verifieerbare en subsidiabel geachte uitgaven. De beslissing over het toekennen van de maximale Europese financiering ligt bij de Stuurgroep, bestaande uit de vertegenwoordigers van de bevoegde ministers/staatssecretarissen en de Verantwoordelijke Autoriteit. Alleen projecten die kunnen aantonen dat ze geen lucratief karakter hebben, komen in aanmerking voor een subsidie. Indien er inkomsten gerealiseerd worden, zullen deze in mindering worden gebracht van de communautaire subsidie.

De geselecteerde projecten moeten zich richten naar de administratieve en financiële regels die van toepassing zijn op de federale programmatie en die voortvloeien uit zowel de Europese als de nationale wetgeving.

De opvolging van de uitvoering van de verschillende projecten door de Verantwoordelijke Autoriteit gebeurt op basis van de in het ministerieel besluit houdende toekenning van een toelage tot dekking van een deel van de kosten betreffende de verwezenlijking van projecten in het kader van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie vastgestelde bepalingen.

Naast de Verantwoordelijke Autoriteit is ook Fedasil verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging van de activiteiten en resultaten van de projecten. Fedasil kan hiertoe bepaalde eigen formats en platforms ontwikkelen.

In het geval van een partnerschap met een andere projectindiener/organisatie blijft de organisatie die het project heeft ingediend de enige gesprekspartner van de Verantwoordelijke Autoriteit. Deze projectindiener coördineert het project en is verantwoordelijk voor het naleven van de rapportageverplichtingen. De partnerschap(pen) moet(en) het onderwerp zijn van een partnerschapsovereenkomst waarin nauwkeurig de samenwerkingsmodaliteiten worden vastgelegd.

Elke projectuitvoerder moet alle registraties, facturen of gelijkwaardige documenten en relevant gegevens die verband houden met de gedeclareerde uitgaven, de door het project gegenereerde netto-inkomsten, en de activiteiten gerealiseerd in het kader van het project conform de voorschriften voor subsidiabiliteit en de bepalingen opgelegd in het ministerieel besluit houdende toekenning van een toelage tot dekking van een deel van de kosten betreffende de verwezenlijking van projecten in het kader van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie.

Elke projectuitvoerder maakt tussentijdse verslagen en een eindverslag (narratief en financieel) op van het project aan de hand van een standaard formulier. Deze verslagen geven een globaal overzicht van de resultaten van het project. 5. VOORWAARDEN VOOR SUBSIDIABILITEIT De voorschriften voor de subsidiabiliteit van de uitgaven van de projecten gefinancierd onder het federale beheer van AMIF en ISF zijn van toepassing op deze projectoproep.Deze subsidiabiliteitsregels worden bijgevoegd bij deze projectoproep. Voor deze oproep legt de Verantwoordelijke Autoriteit volgende opties op: Personeelskosten: enkel werkelijke kosten voor personeel van het project zijn subsidiabel Kosten voor conferenties en seminaries : enkel werkelijke kosten zijn subsidiabel Kosten gelinkt aan de doelgroep: enkel werkelijke kosten zijn subsidiabel Indirecte kosten: deze mogen maximum 7% van de subsidiabele directe kosten of 15% van de subsidiabele directe loonkosten bedragen. De projectuitvoerder moet in het projectvoorstel de keuze maken voor één van beide opties. 6. INDIENING VAN DE PROJECTVOORSTELLEN De projectvoorstellen worden ingediend aan de hand van een standaard aanvraagformulier.Dit formulier moet volledig ingevuld en ondertekend digitaal worden overgemaakt via mail aan amif.isf@ibz.eu.

Het projectvoorstel moet vergezeld zijn van de volgende bijlagen: - Een document waaruit blijkt dat de nodige cofinanciering is voorzien of aangevraagd (verplicht volgens format te vinden op de website); - Een ondertekend budget opgesteld aan de hand van de standaard budgetfiches; - De door beide partijen ondertekende partnerschapsverklaringen (indien het project wordt uitgevoerd in partnerschap met andere organisaties); - Het meest recente jaarverslag van de organisatie; - Het financieel identificatieformulier; - Een document dat aantoont dat de ondertekenaar van dit formulier hiertoe gemachtigd is door de hoger vermelde juridische vertegenwoordiger (indien de indiener/ondertekenaar niet de juridische vertegenwoordiger is) - Een btw-attest waaruit blijkt dat uw organisatie de btw niet kan recupereren.

Alle documenten dienen per mail te worden overgemaakt aan de Verantwoordelijke Autoriteit, aan amif.isf@ibz.eu.

De uiterste datum voor invoering van de projecten is 2 september 2019.

Dit wil zeggen dat projecten ten laatste om 23.59 uur elektronisch moeten worden verstuurd volgens de instructies van de Verantwoordelijke Autoriteit. 7. SELECTIEPROCEDURE 7.1. Inoverwegingname Projectvoorstellen worden in overweging genomen wanneer zij voldoen aan volgende voorwaarden: - het project wordt op tijd ingediend - het maximale cofinancieringspercentage door het AMIF zoals bepaald in deze oproep wordt gerespecteerd - Hetzelfde project wordt niet gesubsidieerd door een andere Europese financiering; - De doelgroep die door deze oproep wordt vooropgesteld wordt gerespecteerd. - De doelstellingen van deze oproep worden gerespecteerd Het niet respecteren van één van deze criteria leidt tot het niet inoverwegingname van het project, zonder enige verdere analyse. 7.2. Administratieve ontvankelijkheid Vervolgens verifieert de Verantwoordelijke Autoriteit de administratieve ontvankelijkheid van de project voorstellen. Alle documenten zoals opgesomd onder punt 6 moeten bezorgd worden bij indiening van het project.

Indien bepaalde documenten of informatie ontbreken zal de Cel Europese Fondsen de indiener contacteren en deze de mogelijkheid geven om de ontbrekende documenten aan te vullen, en dit binnen de 5 werkdagen.

Het gaat hier niet om het herwerken van de inhoud of het budget van het project. Indien de indiener niet reageert of niet alle gevraagde documenten binnen de vastgestelde termijn bezorgd, wordt het project als niet-ontvankelijk verklaard. Indien het dossier in orde gebracht is wordt het inhoudelijk beoordeeld. 7.3. Inhoudelijke en financiële evaluatie De ontvankelijke projecten worden vervolgens geanalyseerd door zowel de FOD Binnenlandse Zaken als Fedasil op basis van de volgende criteria: - Kwaliteit van het project - Kwaliteit van het budget - Ervaring en deskundigheid van de eindbegunstigde - De mate waarin het project bijdraagt tot de versterking van het programma van vrijwillige terugkeer en re-integratie - De mate waarin het project de coherentie van het programma voor vrijwillige terugkeer en re-integratie erkent en versterkt Voor elk criterium zal een bepaalde quotatie worden toegekend.

De verschillende projectvoorstellen worden vervolgens, vergezeld van de resultaten van de inhoudelijke analyse, voorgelegd aan de Stuurgroep. Deze kan beslissen een project te verwerpen, een project te weerhouden of een project te laten wijzigen.

In dit laatste geval zal de projectuitvoerder door de Verantwoordelijke Autoriteit geïnformeerd worden over de opmerkingen en voorstellen van de Stuurgroep. De herwerkte voorstellen worden binnen de bepaalde termijn elektronisch aan de cel Europese Fondsen bezorgd, opnieuw geanalyseerd en voorgelegd aan de Stuurgroep om een beslissing te nemen.

De beslissingen over alle projectvoorstellen worden voorgelegd aan de Inspectie van Financiën. Vervolgens wordt de selectie geformaliseerd in de vorm van een ministerieel besluit, ondertekend door de Minister van Binnenlandse Zaken. 8. INFORMATIESESSIE Op 8 juli 2019 zal de Verantwoordelijke Autoriteit in samenwerking met Fedasil een informatiesessie organiseren voor alle geïnteresseerde kandidaat-projectuitvoerders. Inschrijven voor deze informatiesessie kan via amif-isf@ibz.eu. De precieze details zullen gecommuniceerd worden aan de personen die zich hebben ingeschreven.

Voor bijkomende vragen over de activiteiten die uitgevoerd worden in het kader van het Belgisch programma voor de vrijwillige terugkeer en re-integratie, kan u contact opnemen met de volgende persoon : Jo Matyn T 02/213.44.04 jo.matyn@fedasil.be Programmabeheerder Cel Vrijwillige Terugkeer Dienst Operationele Diensten Fedasil Kartuizersstraat 21 1000 Brussel www.fedasil.be

Voorschriften voor de subsidiabiliteit van de uitgaven van de projecten gefinancierd onder het federale beheer van AMIF en ISF Hoofdstuk 1. - Definities

Artikel 1.Verantwoordelijke Autoriteit: de FOD Binnenlandse Zaken, verantwoordelijk voor het goed beheer en de controle van de AMIF-ISF subsidies met als orgaan voor dagelijkse opvolging de Cel Europese Fondsen, en met als orgaan voor beslissingsvoering de Stuurgroep, samengesteld door vertegenwoordigers van relevante ministers/staatssecretarissen (Veiligheid en Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken, Asiel&Migratie, Maatschappelijke Integratie) voorgezeten door een vertegenwoordiger van de strategische cel van de Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken.

Eindbegunstigde: de organisatie die fungeert als projectuitvoerder of projectpromotor van een project en die de AMIF-ISF subsidies ontvangt.

Budget: het geheel van geraamde uitgaven en ontvangsten voor een bepaald project.

Fonds: het AMIF (Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie) of het ISF (Fonds voor Interne Veiligheid) naargelang welk van toepassing is, tenzij anders vermeld.

Partner: een organisatie waarmee de eindbegunstigde samenwerkt op basis van een partnerschapsovereenkomst om een specifiek project uit te voeren.

Inkomsten: de door een project tijdens de bedoelde looptijd van het projectontvangen inkomsten uit verkoop, verhuring, dienstverlening, inschrijfgelden en alle andere vergelijkbare inkomsten.

Looptijd van een project: de project periode die bepaald wordt door de begin- en einddatum die in het artikel 14 van het Ministerieel Besluit van dat project vermeld worden.

Hoofdstuk 2. - Algemene beginselen

Art. 2.§ 1 Door het Fonds gesteunde projecten worden niet gefinancierd uit andere bronnen die onder de begroting van de Europese Unie vallen. § 2 Door het Fonds gesteunde projecten worden medegefinancierd door openbare of particuliere bronnen.

Art. 3.§ 1 De gegeven subsidiabiliteitsvoorschriften zijn van toepassing zowel op de eindbegunstigde als op de partner voor projecten die gefinancierd worden door het Fonds. § 2 De eindbegunstigde, partner en de onderaannemer moeten de betrokken audit- en controleorganen alle vereiste informatie betreffende de uitgevoerde activiteiten verschaffen. § 3. De eindbegunstigde is de verantwoordelijke van het project en de enige contactpersoon van de Verantwoordelijke Autoriteit.

Art. 4.Om subsidiabel te zijn moet een uitgave redelijk zijn en stroken met de beginselen van goed financieel beheer, met name wat prijs-kwaliteitsverhouding en kosteneffectiviteit betreft.

Art. 5.§ 1 Zonder afbreuk te doen aan deze subsidiabiliteitsvoorschriften, zijn alle in België geldende wetten en reglementeringen van toepassing, § 2 Elke eindbegunstigde van het fonds AMIF-ISF, zelfs zij die niet beantwoorden aan de definitie van art. 2, 1° van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, zijn onderworpen aan de nationale wetgeving en de Europese regelgeving inzake overheidsopdrachten.

Art. 6.Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Hoofdstuk 3. - Bepalingen van de Verantwoordelijke Autoriteit

Art. 7.§ 1 In principe geldt dat enkel kosten die omschreven staan in deze subsidiabiliteitsregels als subsidiabel kunnen worden beschouwd.

Uitzonderlijk kunnen kosten die niet specifiek in deze subsidiabiliteitsregels omschreven staan, als subsidiabel worden beschouwd. In dit geval moet een beslissing genomen worden door de Verantwoordelijke Autoriteit die zal preciseren op welke wetgeving en regels zij zich beroept. § 2 Indien er twijfel bestaat over de subsidiabiliteit van bepaalde kosten of over het hoofdstuk waaronder bepaalde kosten ondergebracht moeten worden, dan kan de eindbegunstigde tijdens of voor de uitvoering van een project contact opnemen met de Verantwoordelijke Autoriteit via amif-isf@ibz.eu waarna de Verantwoordelijke Autoriteit hierop schriftelijk een éénduidig antwoord verstrekt.

Hoofdstuk 4. - Ontvangsten en non-profitbeginsel

Art. 8.De ontvangsten van het project kunnen bestaan uit : a) financiële bijdragen verleend door het Fonds, b) eigen bijdrage van de eindbegunstigde en zijn/haar partners, c) bijdrage van derden vanuit openbare of particuliere bronnen en d) inkomsten die het project genereert tijdens de looptijd van het project tot en met 3 maanden na de looptijd van het project zoals opgenomen in het desbetreffende Ministerieel Besluit.

Art. 9.Alle bronnen van ontvangsten moeten in de rekeningen van de eindbegunstigde worden opgenomen en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

Art. 10.Door toepassing van het non-profit beginsel mogen door het Fonds gesteunde projecten geen winstoogmerk hebben. De bijdrage van het Fonds kan niet hoger zijn dan het totaal van de aanvaarde subsidiabele kosten waarvan de bijdrage van derden en de gegenereerde inkomsten zijn afgetrokken (c en d van art. 8 )

Art. 11.De maximale bijdrage van het Fonds zal gelijk zijn aan het laagste van volgende drie: a) het bedrag van de Europese bijdrage opgenomen in het Ministerieel Besluit, b) de vermenigvuldiging van de totale subsidiabele kosten met het in het Ministerieel Besluit opgenomen maximale subsidiëringspercentage (75%, 90% of 100%) c) het bedrag bekomen door toepassing van het non-profit beginsel beschreven in art.10.

Art. 12.Inkomsten die tijdens de looptijd van een project en tot en met 3 maanden na de looptijd van dat project rechtstreeks door dat project worden gegenereerd en waarmee bij de goedkeuring van het project geen rekening is gehouden, worden ten laatste in het door de eindbegunstigde ingediende verzoek om eindbetaling van de subsidiabele uitgaven van het project in mindering gebracht.

Hoofdstuk 5. - Uitgaven

Art. 13.§ 1 Onder uitgaven worden verstaan: betalingen en/of afschrijvingen die door de eindbegunstigde zijn verricht. § 2 De betalingen moeten plaatsvinden in de vorm van financiële verrichtingen. § 3 De afschrijvingen moeten niet plaatsvinden in de vorm van financiële verrichtingen. § 4 Als een uitgave kan eveneens aanvaard worden: tijdens de looptijd van het project opgelopen kosten die om enigerlei reden niet kunnen betaald worden tijdens de looptijd van het project. De betaling van deze uitgaves moet volbracht zijn binnen de 3 maanden na de looptijd van dat project, met uitzondering van het vakantiegeld.

Art. 14.Uitgaven zijn subsidiabel indien: a) zij door een eindbegunstigde zijn gedaan tijdens de looptijd van het project, en b) zij werkelijk door de aangewezen autoriteiten als subsidiabel zijn aanvaard en c) zij beschreven worden in de daarvoor bestemde documenten op het moment van selectie, of indien ze via een wijzigingsfiche ingediend via het elektronische adres amif.isf@ibz.eu of schriftelijk akkoord door de Verantwoordelijke Autoriteit worden goedgekeurd of indien ze binnen het toepassingsgebied van artikel 23 vallen Indien de wijzigingsfiche wordt ingediend na afgifte van het eindrapport, dan wordt deze niet aanvaard.

Art. 15.Uitgaven die in betalingsverzoeken van de eindbegunstigde aan de Verantwoordelijke Autoriteit worden opgenomen, worden gestaafd door facturen of verantwoordingsstukken met gelijkwaardige bewijskracht.

Art. 16.§ 1 Vereenvoudigde kosten opties overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder b), c) en d) van de Verordening (EU) nr. 514/2014 zijn toegelaten mits deze optie in de projectoproep wordt vermeld of mits de Verantwoordelijke Autoriteit hiertoe beslist voor het einde van de looptijd van het project. Indien deze optie wordt toegelaten dan geldt die voor alle projecten binnen dezelfde oproep. § 2 In afwijking van art. 13 en 15 dienen de in de betalingsverzoeken opgenomen kosten, die overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder b), c) en d) van de Verordening (EU) nr. 514/2014 zijn bepaald (vereenvoudigde kosten opties), niet gestaafd te worden door facturen of verantwoordingsstukken met gelijkwaardige bewijskracht.

Art. 17.Uitgaven moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. In het bijzonder: - moeten zij worden opgenomen in de boekhoudbescheiden van de eindbegunstigde; - moeten zij worden vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de eindbegunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke boekhoudmethoden van de eindbegunstigde; - moeten zij worden gedeclareerd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke sociale- en belastingwetgeving. - moeten zij verband houden met een project

Art. 18.De eindbegunstigde bewaart gewaarmerkte afschriften die ontvangsten en uitgaven rechtvaardigen van de bij het project betrokken eindbegunstigde, partners en onderaannemers.

Art. 19.De opslag en de verwerking van de gegevens moeten gebeuren volgens de nationale en/of regionale wetgeving inzake gegevensbescherming, naargelang welke van toepassing is op de eindbegunstigde in deze materie.

Hoofdstuk 6. - Territoriaal toepassingsgebied

Art. 20.De Verantwoordelijke Autoriteit kan bij elke projectoproep het territoriaal toepassingsgebied vaststellen.

Hoofdstuk 7. - Geraamde budget van een project

Art. 21.Het geraamde budget van een project wordt opgesteld volgens de template van de Verantwoordelijke Autoriteit, waarvan de categorieën van kosten de volgende zijn: Uitgaven 1. Directe kosten (DK) A.Personeelskosten B. Reis - en verblijfskosten C. Verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten (cfr. art. 27), onroerend goed, uitrusting en onderaanneming met per gunningswaarde een lager bedrag dan 30.000 EUR, en overige kosten D. Onderaanneming met per gunningswaarde een gelijk of hoger bedrag dan 30.000 EUR E. Conferenties en Seminaries F. Specifieke kosten ivm doelgroepen 2. Indirecte kosten (vast percentage van de DK, bepaald in het MB) = Totale subsidiabele kosten (TSK) Ontvangsten 1.Bijdrage van de EU 2. Bijdrage van de eindbegunstigde en de partners bij het project 3.Bijdrage van derden 4. Door het project gegenereerde inkomsten = Totale ontvangsten (TO) Totale subsidiabele kosten (TSK) = Totale ontvangsten (TO) Art.22. Het geraamde budget moet in evenwicht zijn: de totale geraamde subsidiabele kosten (TSK) moeten gelijk zijn aan de totale geraamde ontvangsten (TO).

Art. 23.§ 1 Binnen het geraamde budget kunnen verhogingen van de categorieën van subsidiabele directe kosten gedaan worden door de eindbegunstigde zelf zonder voorafgaandelijke toestemming van de Verantwoordelijke Autoriteit, onder de volgende voorwaarden: 1. deze aanpassing staat de uitvoering van het project niet in de weg en de totale gevraagde toelage wordt niet verhoogd, en 2.de verhoging overschrijdt het geraamde budget van de categorie die verhoogd wordt, met niet meer dan 5% of met niet meer dan 5.000 EUR (inclusief btw), en 3. de totale projectkost wordt niet verhoogd met meer dan 5%. § 2 De bepalingen in § 1 gelden eveneens voor een gemaakte kost in een categorie zonder geraamde uitgaven.

Indien niet wordt voldaan aan één van de bovenvermelde voorwaarden moet de toestemming van de Verantwoordelijke Autoriteit voorafgaandelijk gevraagd worden via een wijzigingsfiche ingediend via het elektronische adres amif.isf@ibz.eu en moet de overdracht door de Verantwoordelijke Autoriteit goedgekeurd worden.

Hoofdstuk 8. - Subsidiabele directe kosten

Art. 24.De subsidiabele directe kosten van het project zijn kosten die, gelet op de onder hoofdstuk 2 vermelde algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden, identificeerbaar zijn als kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project.

Art. 25.§ 1 De reële kosten voor personeel dat instaat voor de uitvoering van het project, zijn mits deze kosten het gebruikelijke loonbeleid van de eindbegunstigde weerspiegelen. § 2 Personeelskosten kunnen eveneens subsidiabel zijn wanneer zij berekend worden aan de hand van standaardschalen van eenheidskosten of een vooraf bepaald forfait per eenheid § 3 De Verantwoordelijke Autoriteit bepaalt bij elke projectoproep welke van bovenstaande optie(s) toegepast mogen worden en met welke modaliteiten. Deze bepaling kan nog plaatsvinden tijdens de uitvoering van het project door een beslissing vanwege de Verantwoordelijke Autoriteit die geldt voor de volledige oproep. § 4 Bij de selectie van projecten kan een maximum personeelskost bepaald worden; boven deze grens zullen geen personeelskosten aanvaard worden.

Art. 26.§ 1 Reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel als directe kosten voor het personeel dat instaat voor de uitvoering van het project, en voor andere personen die deelnemen aan de activiteiten van het project en die voor de uitvoering van het project noodzakelijk moeten reizen. § 2 Reiskosten komen in aanmerking op grond van de reële kosten. De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van vervoer (2de klasse voor openbaar vervoer en economy class voor vliegtuigreizen), tenzij een afdoende motivatie geleverd en aanvaard wordt ten gevolge van specifieke reisomstandigheden. Vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer gezien de plaats van bestemming gerechtvaardigd en gemotiveerd is. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een ander vervoersmiddel (zoals wagen of fiets), dient de kost te worden bewezen op basis van de vigerende regelgeving van de organisatie en/of interne regels, en bij ontstentenis de gebruikelijke praktijk binnen de organisatie of kan deze vergoed worden op basis van de kosten voor openbaar vervoer. § 3 a) Verblijfkosten kunnen in aanmerking komen op grond van reële kosten. Indien de vigerende regelgeving van de organisatie of interne regels en bij ontstentenis de gebruikelijke praktijk binnen de organisatie die het project uitvoert het gebruik van dag- en/of nachtvergoedingen voorziet, mogen die eveneens toegepast worden. b) De verblijfkosten dienen te worden bewezen op basis van de vigerende regelgeving van de organisatie of interne regels en bij ontstentenis de gebruikelijke praktijk van de organisatie die het project uitvoert, maar wanneer er wordt geopteerd voor een dagvergoeding dan dient de persoon die de vergoeding ontvangt minstens te staven dat hij/zij ter plaatse was.In het geval van een nachtvergoeding dient hij/zij minstens te staven dat hij/zij die nacht ter plaatse verbleef. c) De Verantwoordelijke Autoriteit kan bij elke projectoproep bepalen welke van bovenstaande optie(s) toegepast mogen worden en/of met welke modaliteiten.Bepalingen in een projectoproep of gewijzigd via een schriftelijke beslissing van de Verantwoordelijke Autoriteit tijdens de looptijd van een project genieten steeds voorrang. d) Als maximale vergoeding zal, naargelang het geval, één van de volgende opties toegepast worden: 1.als maximale vergoeding gelden de bedragen vastgesteld in het Ministerieel Besluit houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, dat jaarlijks wordt gepubliceerd. Personen die deelnemen aan activiteiten van het project worden gelijkgesteld aan categorie 1 van dit Ministerieel Besluit. Een uitzondering hierop vormen de personen dewelke gehuisvest zijn in het land waar de activiteit plaatsvindt; zij worden gelijkgesteld aan categorie 2 van dit Ministerieel Besluit.

Als maximale verblijfsvergoedingen van toepassing op verblijf in België is het bedrag geldig zoals vastgesteld volgens de Europese Commissie, DG International Cooperation and Development 2. Als maximale vergoeding gelden de bedragen vastgesteld volgens de Europese Commissie, DG International Cooperation and Development.3. De eerste optie zal als standaard optie worden toegepast.Wanneer de tweede optie moet gebruikt worden zal dit door de Verantwoordelijke Autoriteit bepaald worden in de desbetreffende projectoproep, of schriftelijk worden bepaald door de Verantwoordelijke Autoriteit voor het einde van de looptijd van het project.

Art. 27.§ 1 De kosten van verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten zijn subsidiabel op voorwaarde dat zij identificeerbaar zijn als kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project.

Art. 28.Zowel bij de aankoop als bij de bouw of de renovatie en de huur dient onroerend goed te beantwoorden aan de technische kenmerken die noodzakelijk zijn voor het project en aan de geldende normen en standaarden.

Art. 29.§ 1 Wanneer de aankoop van onroerend goed noodzakelijk is voor de uitvoering van het project en er een duidelijk verband bestaat met de doelstellingen ervan, is de aankoop van onroerend goed, dat wil zeggen reeds opgetrokken gebouwen of de bouw van onroerend goed, subsidiabel, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden: a) Formaliteiten Er moet een bewijs worden afgegeven door een onafhankelijke gekwalificeerde taxateur of een daartoe erkend officieel orgaan waaruit blijkt dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt. Bovendien verklaart dit bewijs ofwel dat het onroerend goed in overeenstemming is met de nationale voorschriften, ofwel geeft het de punten aan die niet conform zijn en waarvan de rectificatie door de eindbegunstigde is gepland in het kader van het project; b) Financiering Het onroerend goed mag niet reeds met een andere subsidie van de Europese Unie zijn aangekocht;c) Affectatie Het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor het doel van het project;alleen het deel van de aankoop van het onroerend goed dat daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt, is subsidiabel; d) In aanmerking te nemen bedrag Alleen het deel van de afschrijvingen dat overeenstemt met de duur van het gebruik tijdens het project, met de mate waarin zij daadwerkelijk voor het project worden gebruikt en dat nog niet eerder afgeschreven werd, is subsidiabel;de afschrijvingen worden lineair berekend binnen de nationale boekhoudvoorschriften die betrekking hebben op de eindbegunstigde; e) Uitzondering In de plaats van afschrijvingen kan, mits grondige motivatie, de volledige of gedeeltelijke aankoopkost worden aanvaard na goedkeuring tijdens het selectieproces en volgens de voorwaarden opgesteld door de Verantwoordelijke Autoriteit. § 2 Mits is voldaan aan de voorwaarde van punt c) in § 1 zijn de volledige kosten van de herinrichting, modernisering of renovatie van gebouwen subsidiabel tot een maximumbedrag van 100.000 EUR per gebouw, tenzij anders bepaald door de Verantwoordelijke Autoriteit in de projectoproep. Boven deze drempel is § 1 d) van toepassing.

Art. 30.De huur van onroerend goed komt voor Europese subsidie in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de huur en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden : a) het onroerend goed mag niet zijn aangekocht via een subsidie van de Europese Unie;b) het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van het project;in geval van gedeeltelijk gebruik van het onroerend goed, zijn enkel de kosten die betrekking hebben op het voor het project gebruikte deel subsidiabel.

Art. 31.§ 1 De kosten die betrekking hebben op de aanschaf van uitrusting zijn alleen subsidiabel indien zij identificeerbaar zijn als kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project.De technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van het project en met de geldende normen en standaarden. § 2 De keuze tussen leasing, huur of koop moet in principe altijd zijn gebaseerd op de goedkoopste optie. Mits de eindbegunstigde kan motiveren waarom de goedkoopste optie niet de meest geschikte was, dan kan hierop door de Verantwoordelijke Autoriteit een uitzondering worden toegestaan. Indien leasing of huur niet mogelijk is wegens de duur van het project, de snelle waardevermindering of andere redenen, kunnen aankoopkosten in aanmerking komen. De beslissing hierover komt toe aan de Verantwoordelijke Autoriteit.

Art. 32.Uitgaven in verband met huur- en leasingverrichtingen zijn subsidiabel afhankelijk van de in het land waar het contract werd afgesloten vastgestelde voorschriften, praktijken en de duur van de huur of de leasing voor het project.

Art. 33.§ 1 Aankoopkosten van uitrusting aangekocht tijdens de levensduur van het project, zijn enkel subsidiabel op basis van afschrijvingen. § 2 In afwijking van § 1, zijn de volledige of gedeeltelijke aankoopkosten subsidiabel: - indien zij minder dan 5.000 EUR (per aangekocht item) bedragen en de aankoop ten laatste 3 maanden voor het einde van het project heeft plaatsgevonden, of - indien de motivatie voor het aanvaarden van de volledige of gedeeltelijke aankoopkost voorafgaandelijk door de Verantwoordelijke Autoriteit wordt goedgekeurd. § 3 Wanneer materieel wordt aangekocht tijdens de levensduur van het project, moet in het geraamde budget worden gespecificeerd of de volledige kosten zijn opgenomen, of alleen dat deel van de afschrijvingen van het materieel dat overeenstemt met de duur van het gebruik voor het project en met de mate waarin het daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt. De afschrijvingen worden berekend overeenkomstig de geldende nationale voorschriften. § 4 Materieel dat vóór de aanvang van het project werd aangekocht, maar dat wordt gebruikt voor het project, is subsidiabel op grond van niet eerder gedane afschrijvingen voor de duur van het gebruik voor het project en in de mate waarin het daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt. Deze kosten zijn echter niet subsidiabel wanneer de aankoopkost van het materieel oorspronkelijk werd gefinancierd via een subsidie van de Europese Unie.

Art. 34.§ 1 Een onderaannemer is een contracterende derde partij die een welbepaald onderdeel van het project uitvoert tegen een vastgestelde prijs. § 2 Uitgaven betreffende onderaannemingscontracten zijn subsidiabel, behalve onderaannemingscontracten met tussenpersonen of consultants waarin het te betalen bedrag is uitgedrukt als een percentage van de totale kostprijs van het project, tenzij de gegrondheid van een dergelijke betalingswijze door de eindbegunstigde wordt bewezen aan de hand van de daadwerkelijke meerwaarde van het verrichte werk of de verleende diensten voor het project. § 3 De eindbegunstigde blijft verantwoordelijk voor de uitvoer van het gehele project en blijft het enige contactpunt voor de Verantwoordelijke Autoriteit.

Art. 35.Uitgaven gedaan door de eindbegunstigde of partners (inclusief uitgaven voor deelnemers) voor de organisatie van conferenties en seminaries komen in aanmerking als subsidiabele kosten. De regels beschreven onder art. 26 "reis- en verblijfkosten" zijn eveneens van toepassing hierop.

Art. 36.§ 1 Kosten gelinkt aan de doelgroep zijn subsidiabel, uitgezonderd de personeelskost van de doelgroep zelf. Naargelang het geval zal één van de volgende opties toegepast worden: a) Optie reële kosten: deze optie is enkel van toepassing voor het fonds AMIF.De door de eindbegunstigde gedane uitgaven voor de doelgroep evenals de terugbetalingen door de eindbegunstigde van de door de doelgroep gedane uitgaven, zijn subsidiabel indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: - de eindbegunstigde bewaart de nodige informatie en bewijsstukken die aantonen dat de personen die die bijstand ontvangen, overeenstemmen met de doelgroep bedoeld in de Verordening (EU) nr. 516/2014; - de eindbegunstigde bewaart de bewijsstukken van de geleverde bijstand (zoals facturen en ontvangstbewijzen) teneinde aan te tonen dat deze personen bedoelde bijstand hebben gekregen. b) Optie standaardkosten: deze optie is toepasselijk voor zowel het fonds AMIF als het fonds ISF.Subsidiabel zijn de vooraf vastgestelde forfaitaire bedragen § 2 Het is aan de Verantwoordelijke Autoriteit om te bepalen in de projectoproep of de optie reële kosten dan wel standaardkosten word(en)t toegepast en met welke modaliteiten. Tijdens de uitvoering van het project kan dit nog gebeuren via een door de eindbegunstigde ingediende wijzigingsfiche via het elektronische adres amif.isf@ibz.eu, mits goedkeuring vanwege de Verantwoordelijke Autoriteit. § 3 Kosten van kleine incentives om de doelgroep aan te moedigen tot deelname aan bepaalde activiteiten (zoals vormingen, enquêtes, studies,..) zijn subsidiabel op voorwaarde dat de verantwoording ervan voorafgaandelijk door de Verantwoordelijke Autoriteit werd aanvaard.

Het maximum totaalbedrag is beperkt tot 10.000 EUR en tot maximum 10 EUR per persoon per activiteit binnen een project. De eindbegunstigde houdt een lijst bij van de personen (die handtekenen voor ontvangst), het tijdstip en de plaats van ontvangst en zorgt voor een degelijke opvolging teneinde elke dubbele financiering of misbruik van middelen te vermijden.

Art. 37.§ 1 Kosten die nodig zijn om aan de vereisten in verband met EU-financiering te voldoen, zoals publiciteit, transparantie, evaluatie van het project, externe audit, bankgaranties, vertaalkosten enz., zijn subsidiabel als directe kosten. § 2 Kosten voor juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise zijn subsidiabel voor zover ze identificeerbaar en direct toewijsbaar zijn aan het project § 3 De uitgaven voor relatiegeschenken gelinkt met een activiteit van het project zijn subsidiabel als directe kosten tot een bedrag van maximaal 50 EUR per geschenk per persoon in het kader van een gebruikelijke praktijk.

Hoofdstuk 9. - Subsidiabele indirecte kosten

Art. 38.De subsidiabele indirecte kosten van het project zijn de kosten die, met inachtneming van de subsidiabiliteitsvoorwaarden als beschreven in hoofdstuk 8, niet kunnen worden aangewezen als kosten van het project die rechtstreeks verband houden met de uitvoering ervan.

Art. 39.§ 1 Bij wijze van uitzondering op hoofdstuk 8 en op de artikels 14 en 15, kunnen de indirecte kosten voor de uitvoering van het project voor subsidiëring in aanmerking komen ten belope van het vast percentage opgenomen in het geraamde budget § 2 De maximaal toegelaten indirecte kosten binnen een geraamd projectbudget bedragen hetzij 7 % van het totaal van de directe subsidiabele kosten, hetzij 15% van het totaal van de directe personeelskosten van een project. De Verantwoordelijke Autoriteit kan een van beide opties opleggen in een oproep.

Hoofdstuk 10. - Niet-subsidiabele uitgaven

Art. 40.De volgende uitgaven zijn niet subsidiabel: a) belasting over de toegevoegde waarde (btw), tenzij deze door de eindbegunstigde niet terugvorderbaar is krachtens het nationale recht inzake btw;b) schulden en kosten verbonden aan schulden, te betalen rente op schulden;c) de aankoop van onbebouwde grond;d) de aankoop van bebouwde grond, zelfs wanneer de grond noodzakelijk is voor de uitvoering van het project, wanneer dat bedrag meer dan 10 % van de totale subsidiabele uitgaven van het betrokken project uitmaakt;e) boetes en financiële sancties, kosten die reeds door de eindbegunstigde zijn gedeclareerd en in aanmerking genomen in het kader van een ander door de Europese Unie gesubsidieerd project of werkprogramma; f) uitwisseling van diensten.