Huishoudelijk reglement van de Directieraad van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie

Artikel 1.De Directieraad is samengesteld uit de leidend ambtenaren en de ambtenaren van rangen 13 en hoger.

Art. 2.De Directieraad wordt voorgezeten door de administrateur-generaal of in geval van zijn afwezigheid door de adjunct-administrateur-generaal.

Art. 3.De Directieraad wordt samengeroepen door de Voorzitter of indien minstens vier leden schriftelijk en met vermelding van de te onderzoeken aangelegenheid erom vragen. Hij vergadert telkens het nodig is en minstens vijf maal per jaar.

Art. 4.De Voorzitter bepaalt de agenda. Hij opent en sluit de zitting, leidt de debatten, waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement en zorgt voor het goede verloop van de vergadering.

Art. 5.De oproepingsbrief bevat datum, uur, de plaats van de vergadering en de dagorde. Zo nodig, wordt er daarin naar nota's of documenten betreffende de te bespreken punten verwezen. De oproepingsbrief en de eventuele bijlagen worden opgesteld in beide landstalen en worden ten minste drie werkdagen voor de vergadering naar de leden gestuurd. De leden van de Directieraad kunnen op het secretariaat van de raad de archiefstukken en de administratieve dossiers waarover ze zich moeten uitspreken, inzien.

In de gevallen die met reden als hoogdringend worden beschouwd, kan de oproepingstermijn worden teruggebracht tot één volle werkdag op voorwaarde van motivering.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd met eensgezindheid van de aanwezige leden, behalve indien het een vraag van het Beheerscomité betreft. Desgevallend wordt de agenda bij het begin van de vergadering aangevuld.

De punten worden onderzocht in de volgorde vermeld op de agenda, behalve wanneer ten minste de helft van de aanwezige leden akkoord gaat met haar wijziging.

Het directielid dat verhinderd is dient de Voorzitter hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen met vermelding van de reden van zijn verhindering. Eerstgenoemde kan zijn opmerkingen of zijn adviezen ten laatste twee werkdagen voor de vergadering schriftelijk aan de Voorzitter meedelen, die ze op zijn beurt bij het begin van de behandeling van de bedoelde aangelegenheden aan de Raad meedeelt.

Art. 6.De Directieraad kan niet geldig beraadslagen indien niet minstens de helft van de leden aanwezig is.

Indien het quorum niet bereikt wordt, kan de Raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agenda.

De leden van de Directieraad die persoonlijk belang hebben bij een of meerdere punten van de agenda, dienen de vergadering te verlaten bij de bespreking van die punten.

Art. 7.§ 1. De beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen, de onthoudingen worden niet meegerekend. De stemming gebeurt bij handopsteken. De stem van de Voorzitter is doorslaggevend in het geval van staking van stemming. § 2. Elke beslissing door de Directieraad genomen ten aanzien van een persoon gebeurt bij geheime stemming en bij meerderheid van stemmen.

De onthoudingen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien zich opnieuw staking van stemmen voordoet, neemt de Directieraad het gunstigste voorstel voor de betrokken persoon aan. § 3. Indien de Directieraad uitspraak moet doen over de rangschikking van kandidaten met het oog op een benoeming door verandering van graad of een bevordering door verhoging in graad gaat hij als volgt te werk : a) na onderzoek van de titels, verdiensten en bekwaamheden en de rangschikking van de kandidaten worden de kandidaatstellingen die ontvankelijk worden verklaard, weerhouden;b) de leden van de Directieraad stemmen voor de kandidaat die zij het meest geschikt achten;c) er worden minimaal zoveel stemrondes gehouden als er vacante betrekkingen zijn;indien meerdere kandidaten postuleren voor eenzelfde betrekking, worden maximum vier kandidaten via geheime stemming voorgedragen; de andere kandidaten worden gerangschikt volgens de bepalingen die gelden voor de rangschikking van de ambtenaren van wie de anciënniteit moet worden vergeleken; d) in geval van staking van stemmen wordt opnieuw gestemd onder de kandidaten die in een stemronde ex aequo werden gerangschikt;e) blijven de kandidaten na een tweede stemronde nog ex aequo gerangschikt, dan gebeurt de voordracht bij de benoemende overheid met behoud van dit ex aequo. De Voorzitter telt de stemmen en deelt het resultaat onmiddellijk mee in de vergadering. § 4. Van de voorstellen wordt kennis gegeven aan de ambtenaren die voldoen aan de vereisten om de te begeven betrekking te bekleden. De ambtenaar die zich benadeeld acht kan, binnen tien dagen na de kennisgeving, bezwaar indienen bij de overheid die gelast is de voorstellen te doen. Bij het verstrijken van deze termijn onderzoekt de Directieraad de bezwaarschriften.

Is hij, bij geheime stemming, van mening dat een bezwaarschrift gegevens bevat welke zouden kunnen worden weerhouden, dan onderzoekt de Directieraad opnieuw, in functie van deze gegevens, de toestand van de reclamant, alsmede van alle ambtenaren die tot de betrekking kunnen toegelaten worden, volgens de procedure voorzien in de §§ 2 en 3 van dit artikel.

Art. 8.Bij beraadslagingen over kandidaturen, wordt de helft waarvan sprake in het eerste lid van artikel 6 berekend op alle leden, de leden kandidaten niet meegerekend.

Bij beraadslagingen over tuchtmaatregelen, kan het lid van de Directieraad dat het voorlopig voorstel van tuchtstraf geformuleerd heeft, niet deelnemen aan de beraadslagingen, noch aan de stemming omtrent het definitieve voorstel van tuchtstraf en verlaat het lid tijdelijk de zitting. De helft waarvan sprake in artikel 6, eerste lid, wordt in dit geval berekend op alle leden, het lid dat het voorstel geformuleerd heeft niet meegerekend.

Art. 9.§ 1. Het secretariaat van de Raad wordt waargenomen door twee personeelsleden, aangeduid door de Directieraad. In geval van afwezigheid van beide personeelsleden, wijst de Voorzitter een lid van de Directieraad als secretaris aan. Hetzelfde geldt in het geval beide personeelsleden persoonlijk belang hebben bij één of meerdere punten op de agenda. § 2. Het secretariaat vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de Voorzitter. Het verstuurt de oproepingsbrieven van de vergaderingen, met de dagorde, die het in samenspraak met de Voorzitter opstelt en de eventueel daarbijhorende nota's of documenten, die door de betrokken diensten worden opgemaakt. Het stelt eveneens de notulen van de vergaderingen op en deelt de adviezen en de beslissingen mee aan de bevoegde instanties onder de handtekening van de Voorzitter. Het is verantwoordelijk voor het archief van de Raad. § 3. De notulen worden ondertekend door de Voorzitter en de secretarissen en aan alle leden overgezonden. Ze worden goedgekeurd indien er geen schriftelijke opmerkingen binnen de vier werkdagen na het versturen ervan op het secretariaat toekomen. In geval van opmerkingen worden de betwiste delen van de notulen op de volgende vergadering besproken en ter goedkeuring voorgelegd.

Art. 10.De vergaderingen zijn niet openbaar. De besprekingen en de stukken met betrekking tot de agendapunten zijn vertrouwelijk. De leden zijn tot geheimhouding verplicht wat de documenten en de inhoud ervan, de besprekingen en de stemmingen betreft.

In uitzonderlijke gevallen en enkel voor de bespreking van specifieke punten, kan de Voorzitter, met goedkeuring van de Directieraad, personen uitnodigen die dank zij hun specialisatie of technische bevoegdheid, de Directieraad bijkomende inlichtingen kunnen verstrekken ten einde de leden toe te laten met kennis van zaken beslissingen te nemen of adviezen te formuleren.

Ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de Raad is tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, beraadslagingen en elke inlichting waarvan hij kennis krijgt bij de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 11.Gevallen waarin het onderhavige reglement niet voorziet, worden door de Raad, in de vergadering beslecht.

Art. 12.Het huishoudelijk reglement van de Directieraad van 22 februari 1990 wordt opgeheven.

Art. 13.Dit huishoudelijk reglement, dat door de Directieraad in zitting van 17 november 1997 werd goedgekeurd, treedt in werking op kwestieuze datum. Het zal in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden.