Sciensano. - Huishoudelijk reglement van de wetenschap- pelijke raad Dit huishoudelijk reglement is opgesteld overeenkomstig de bepalingen van de artikels 12 en 13 van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano type wet prom. 25/02/2018 pub. 19/06/2020 numac 2020021229 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot oprichting van Sciensano. - Duitse vertaling van uittreksels sluiten houdende de oprichting van Sciensano en artikel 7 van het koninklijk besluit van 28 maart 2018 houdende de uitvoering van de voornoemde wet wat betreft de maatschappelijke zetel, het bestuur en de werking en tot aanpassing van diverse besluiten betreffende de rechtsvoorgangers van Sciensano.

Artikel 1.Samenstelling van de Wetenschappelijke Raad De Wetenschappelijke Raad van Sciensano (hierna "Raad") bestaat uit ten minste zes leden, aangesteld en ontslagen door de Raad van Bestuur van Sciensano voor een (verlengbare) termijn van zes jaar.

De leden van de Raad worden binnen de wereld van het wetenschappelijk onderzoek -buiten Sciensano- gekozen en vertegenwoordigen alle opdrachten van Sciensano vanwege hun bekwaamheden. Elk lid vertegenwoordigt meer bepaald de specifieke bekwaamheden van één van de wetenschappelijke directeurs van Sciensano.

Op zijn eerste vergadering kiest de Raad van Bestuur, bij meerderheid van de stemmen, een Voorzitter en een Vicevoorzitter onder zijn leden.

De Voorzitter en de Vicevoorzitter behoren tot een verschillende taalrol.

Parallel en volgens dezelfde uitvoeringsbepalingen wijst de Raad van Bestuur een secretaris aan, belast met het notuleren op de vergaderingen van de Raad.

De Algemeen Directeur van Sciensano wordt automatisch uitgenodigd op de vergaderingen van de Raad. Hij zetelt er met een louter raadgevende stem.

Personen die geen deel uitmaken van de Raad worden niet toegelaten op de vergaderingen, behalve de Algemeen Directeur van Sciensano en de andere personen die persoonlijk door de Voorzitter of de Vicevoorzitter worden uitgenodigd.

Art. 2.Afwezigheid of verhindering van de leden In geval van afwezigheid of tijdelijke verhindering worden de afwezige leden niet vervangen.

Leden die ten minste drie opeenvolgende vergaderingen van de Raad afwezig of verhinderd zijn, kunnen op voorstel van de Voorzitter door de Raad van Bestuur worden herroepen.

Als een van de leden van de Raad definitief wordt verhinderd of overleden is, dan gaat de Raad van Bestuur van Sciensano zo snel mogelijk over tot de aanwijzing van een nieuw lid, gekozen binnen de wereld van het wetenschappelijk onderzoek -buiten Sciensano- dat alle missies van Sciensano vertegenwoordigt vanwege zijn bevoegdheden en dat het definitief verhinderde lid tot het einde van diens mandaat vervangt. Aan het einde van dit eerste mandaat kan het aangewezen lid voor een nieuwe termijn van zes jaar worden aangewezen (overeenkomstig artikel 1, eerste lid).

Elk lid dat wil worden herroepen, moet zijn verzoek tot herroeping schriftelijk aan de Voorzitter meedelen. De Voorzitter brengt de Raad van Bestuur van Sciensano zonder verwijl op de hoogte.

Art. 3.Opdracht van de Raad De Wetenschappelijke Raad heeft als opdracht advies uit te brengen aan de Raad van Bestuur van Sciensano over de oriëntatie van de opdrachten van Sciensano alsook over de vervulling ervan.

Art. 4.Comités van deskundigen Als de Raad het nuttig acht, kan hij beslissen om zich aan te sluiten bij één of meerdere comités van deskundigen.

De Algemeen Directeur van Sciensano moet deel uitmaken van de leden van elk comité van deskundigen waarbij de Raad heeft beslist zich aan te sluiten.

De leden van elk comité van deskundigen worden door de Raad van Bestuur van Sciensano gekozen uit een dubbele lijst, vastgelegd door de Algemeen Directeur en na het voorstel van de Raad. Parallel hieraan wijst de Raad van Bestuur van Sciensano een lid van de Raad aan als Voorzitter van het opgerichte comité van deskundigen.

De Voorzitter heeft als opdracht de Raad te informeren over de voortgang van de werkzaamheden van het comité van deskundigen dat hij voorzit. Hij wordt op de vergaderingen van de Raad uitgenodigd wanneer een punt op de dagorde onder de bevoegdheid van zijn comité valt. Op de beraadslagingen van de Raad heeft hij een raadgevende stem.

Tenzij er op voorstel van de Voorzitter van de Raad op de Raad van Bestuur van Sciensano voortijdig een einde wordt gesteld aan het mandaat van de leden van de opgerichte comités van deskundigen, worden de leden aangewezen voor een periode van maximaal zes jaar. Hun mandaat eindigt echter automatisch na zes jaar, wanneer ook het mandaat van de leden van de Raad afloopt.

Op voorstel van de Voorzitter van de Raad kan er een einde worden gesteld aan het mandaat van een lid van het comité van deskundigen dat drie opeenvolgende vergaderingen afwezig is gebleven.

Elk comité van deskundigen komt bijeen op verzoek van de Voorzitter of de Vicevoorzitter van de Raad of op eigen initiatief. Zijn opdracht bestaat erin advies uit te brengen met betrekking tot wetenschappelijke onderwerpen die onder zijn bevoegdheid vallen.

Het comité van deskundigen kan geen enkele bevoegdheid krijgen inzake benoemingen, aanwijzingen of het personeelsbeheer van Sciensano.

Art. 5.Verloop en bijeenroeping van de vergaderingen Telkens de Voorzitter of de Vicevoorzitter het noodzakelijk acht, en in de onderstaande gevallen, roept de Voorzitter de Raad bijeen: - jaarlijks advies en goedkeuring van het verslag van wetenschappelijke en dienstverlenende activiteiten; - jaarlijks advies en goedkeuring van de project- en activiteitenportfolio; - advies inzake de strategische en operationele plannen; - ingrijpende herstructurering; - op verzoek van twee externe leden van de Raad.

De dagorde van de vergadering wordt in onderling overleg door de Voorzitter en de Vicevoorzitter van de Raad vastgelegd.

Nadat de dagorde is bepaald, legt de Voorzitter na overleg met de Vicevoorzitter en de andere leden van de Raad ook een datum vast.

De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor elk agendapunt worden de nuttige documenten toegevoegd. Deze documenten moeten ten minste vijf werkdagen vóór de vergadering aan de leden worden overgemaakt.

Toevoeging van punten op de agenda van de vergadering is alleen mogelijk mits unanieme goedkeuring door de aanwezige leden van de Raad.

De vergaderingen vinden op de maatschappelijke zetel van Sciensano in Brussel plaats.

Art. 6.Beraadslaging, quorum en stemming De Voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.

In geval van afwezigheid of verhindering van de Voorzitter, neemt de Vicevoorzitter deze rol over. In geval van afwezigheid of verhindering van de Vicevoorzitter, staat het oudste lid in voor het voorzitterschap.

De Raad kan rechtsgeldig beraadslagen voor zover minstens de helft van leden aanwezig is.

De Voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt.

De beslissingen van de Raad worden bij consensus genomen. Indien de aanwezige leden niet tot een consensus kunnen komen, gaat de Voorzitter over tot een hoofdelijke stemming. Hierbij worden de minderheidsstandpunten in het verslag opgenomen voor zover ze afkomstig zijn van minstens 2 leden. Bij staking van stemmen, beslist de Voorzitter.

Een geheime stemming kan op verzoek van de Voorzitter, de Vicevoorzitter of ten minste 50 % van de aanwezige leden. Bij een geheime stemming wordt de uitslag van de stemming steeds in het advies vermeld.

Elk lid van de Raad heeft stemrecht en beschikt over één stem.

De beslissingen van de Raad binden alle leden, ook de afwezige leden.

De Voorzitter, de leden en elke persoon betrokken bij de werkzaamheden van de Raad zijn tot geheimhouding verplicht van de debatten, de beraadslagingen en elke informatie waarvan zij kennis hebben genomen bij de uitoefening van hun opdracht.

Art. 7.Opstelling en goedkeuring van het verslag De Secretaris stuurt binnen de 10 werkdagen volgend op de vergadering, via e-mail, een ontwerp van het verslag van de vergadering naar alle leden van de Raad.

Deze beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag via e-mail door te geven. Indien er binnen deze termijn niet wordt gereageerd, wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd.

Het definitieve verslag wordt ondertekend door de Voorzitter en de Vicevoorzitter. Vervolgens wordt een ondertekend exemplaar naar alle leden van de Raad gestuurd.

De notulen van de vergadering worden afwisselend in het Nederlands of Frans opgesteld.

Art. 8.Schriftelijke raadpleging van de Raad Indien dringend advies nodig is, kan de raadpleging van de Raad via e-mail of een conferencecall plaatsvinden.

In geval van hoogdringendheid stuurt de Voorzitter, de Vicevoorzitter of de Secretaris via e-mail een ontwerp van advies naar de leden van de Raad, samen met de nuttige en noodzakelijke documenten.

De leden van de Raad beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel via e-mail door te geven. Indien er binnen deze termijn niet wordt gereageerd, wordt het voorstel als goedgekeurd beschouwd.

Op basis van de opmerkingen die zijn gegeven, maakt de Secretaris binnen de 5 werkdagen een rapport op met het definitieve advies en stuurt hij het ter ondertekening naar de Voorzitter en Vicevoorzitter.

Vervolgens wordt een ondertekend exemplaar naar alle leden van de Raad gestuurd.

Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt afwisselend in het Nederlands of Frans opgesteld.

Brussel, 11 juni 2019.

Geert Leroux-Roels, Voorzitter ad interim van de wetenschappelijke Raad,