Koninklijk Besluit van 02 oktober 2002
gepubliceerd op 09 oktober 2002
Informatisering van Justitie. Ja, maar hoe ?

Koninklijk besluit betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten

bron
federale overheidsdienst personeel en organisatie
numac
2002002262
pub.
09/10/2002
prom.
02/10/2002
staatsblad
http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=nl&c(...)
Document Qrcode

2 OKTOBER 2002. - Koninklijk besluit betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten


VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat ik de eer heb aan Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen heeft tot doel de minimale regels vast te leggen waaraan de stafdienst Interne Audit moet voldoen om bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de modernisering van de federale overheidsdiensten, beter gekend onder de naam "Copernicus-hervorming". HOOFDSTUK I. - Definitie en doelstellingen 1. Doelstelling van het koninklijk besluit Na het koninklijk besluit betreffende de invoering van een intern controlesysteem, zet dit besluit de instelling van de organisatie van een autonoom controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten verder, door de instelling van een dienst interne audit, zoals voorzien door het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen gemeenschappelijk aan elke federale overheidsdienst. De stafdienst "Interne audit", zoals omschreven in artikel 8bis van voornoemd koninklijk besluit, biedt een ondersteuning voor het Auditcomité, waar het organisatorisch van afhangt. Met het interne controlesysteem, beschreven in het betreffende koninklijk besluit, vervolledigt deze interne auditdienst, met het Auditcomité, de schikkingen binnen elke federale overheidsdienst noodzakelijk om een « government governance »-beleid (vergelijkbaar met de « corporate governance » van de private sector) in te voeren, zoals goedgekeurd door de Ministerraad van 28 april en van 1 december 2000. 2. Beheersautonomie en overgang van a priori-controles naar a posteriori-controles Zoals verduidelijkt in de bespreking van het koninklijk besluit betreffende de invoering van het intern controlesysteem, zullen zowel het eerste als dit besluit aangevuld worden met een koninklijk besluit betreffende de administratieve, budgettaire en beheerscontrole, dat de voorwaarden die moeten vervuld worden door de interne controle en audit van een federale overheidsdienst om de overgang mogelijk te maken voor een aantal dossiers naar de ex post-controle.Dit zal een betere responsabilisering toelaten van de leiding en het personeel van de federale overheidsdiensten alsook een soepeler, dynamischer en efficiënter beheer. 3. Interne Audit : definitie Artikel 1 De definitie van Interne Audit die het "Institute of Internal Auditors" heeft opgesteld in de Engelse taal, geeft kernachtig de opdracht weer van deze activiteit.De Nederlandse vertaling ervan zoals hieronder vermeld, wordt ook aangenomen als omschrijving van de opdracht van de Interne Audit van de federale overheidsdienst. « Interne audit is een onafhankelijke en objectieve activiteit die aan een organisatie zekerheid verstrekt over de mate waarin zij haar werking beheerst, die haar advies verleent om haar werking te verbeteren, en die bijdraagt tot het creëren van toegevoegde waarde.

Zij helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken door een systematische en gedisciplineerde evaluatie van de processen voor risicobeheer, beheer en bestuur, en door voorstellen te formuleren om hun effectiviteit te verbeteren". 4. Rollen en doelstellingen van Interne Audit Artikel 2 De interne audit levert een toegevoegde waarde voor de federale overheidsdienst door : - redelijke zekerheid te verstrekken over de mate waarin de federale overheidsdienst zijn werking beheerst; - advies te verstrekken om de werking van de federale overheidsdienst te verbeteren; - de objectiviteit te verzekeren in de uitvoering van deze missies.

Objectiviteit De interne auditactiviteiten worden objectief uitgevoerd. Indien de interne auditor meent dat zijn objectiviteit in vraag zou kunnen gesteld worden, zal hij daarop wijzen in zijn auditverslag.

Zekerheid verstrekken De mate waarin het interne controlesysteem en de interne audit zekerheid bieden voor de beheersing van de budgettaire, reglementaire en financiële risico's, de naleving van de procedures en de juistheid van de rapportering, zal ook bepalend zijn voor de overschakeling van de ex-ante controles naar de ex-post controles en zal dus medebepalend zijn voor de realisatie van de geplande hervormingen. Dit is een belangrijke factor, waarmee de verantwoordelijken voor de interne controle en de Interne Audit bij de risicoanalyse zullen moeten rekening houden.

Het geheel van de opdrachten van de interne audit past in het ruimer kader van het streven naar goed bestuur. De evaluaties, adviezen en de opvolging van de geformuleerde aanbevelingen zijn een dienst aan het management en ze bieden aan het Auditcomité een redelijke zekerheid dat het management de nodige interne controleprocedures heeft ingevoerd om te voldoen aan de vereisten van goed beheer.

Een beperking van de zekerheidverstrekkende opdracht van de interne audit door bepaalde domeinen uit te sluiten is ten stelligste af te raden, omdat dit de holistische benadering bemoeilijkt van de risico's van de federale overheidsdienst.

De zekerheidverstrekkende opdracht houdt echter geen beoordeling in van het functioneren van de manager als persoon in de organisatie.

Deze evaluatie zal het voorwerp uitmaken van een evaluatieprocedure georganiseerd vanuit P&O. De zekerheidverstrekkende opdracht omvat evenmin de certificering van rekeningen.

Redelijke zekerheid Het gaat steeds om een redelijke zekerheid en niet om een absolute zekerheid. De graad van bereikte zekerheid is voor wat de globale zekerheidverstrekking betreft, afhankelijk van de duur van de planningscyclus, de mate waarin de processen en werkplaatsen in deze planningscyclus aan bod komen, en de aard, de kwaliteit en de representativiteit van de uitgevoerde testen.

Om vast te stellen welke zekerheid als redelijk wordt aangenomen, zal een afweging worden gemaakt tussen : - de extra kosten die vereist zijn om bijkomende zekerheid te verstrekken, - het verlies dat zou kunnen voortvloeien uit het niet verstrekken ervan, en - de bereidheid van de belanghebbenden van de organisatie tot het nemen van risico's.

Relatie interne controlesystemen - interne audit De evaluerende opdracht van de interne audit kan niet in de plaats komen van de interne controlesystemen. Voor deze laatste is het lijnmanagement verantwoordelijk.

Het management moet toezien op de naleving van de wet- en regelgeving en de vereiste procedures, beheerscontroles en rapporteringprocedures uitwerken voor een doeltreffende, kwaliteitsvolle en efficiënte werking en om de vermogensbestanddelen van de organisatie veilig te stellen.

De evaluatie van het systeem van interne controle door de interne audit is er op gericht om vast te stellen of de door het management uitgewerkte interne controlesysteem voldoende adequaat en effectief is : - om de residuele risico's op een voor alle belanghebbenden van de federale overheidsdienst aanvaardbaar niveau te houden; - aan de belanghebbenden een relevante, duidelijke, tijdige en correcte informatie te verstrekken over de bereikte resultaten en ingezette middelen.

De conclusies van de interne audit moeten gesteund zijn op pertinent bewijsmateriaal, wat inhoudt dat de interne audit : - de operationele processen zal evalueren op hun adequaatheid door middel van aangepaste analyses, interviews, enquêtes e.d. om een antwoord te bieden op de vraag : is er een intern controlesysteem voorhanden dat afgestemd is op de risico's; - de operationele processen zal evalueren op hun effectiviteit door het uitvoeren van een voldoende aantal testen.

Deze evaluaties en testen zijn echter geen doel op zich, maar een middel om de interne controlesystemen te evalueren en te verbeteren en belangrijke risico's te identificeren.

Advies verlenen De tweede opdracht van de Interne Audit is advies verlenen.

De toegevoegde waarde van de adviezen ligt in de verbetering van de werking van de organisatie. Dit kunnen zowel adviezen zijn voor correctieve of innoverende acties naar aanleiding van een evaluatie waarbij in de bestaande interne controlesystemen tekortkomingen werden vastgesteld, als proactieve aanbevelingen voor nieuwe processen of voor de re-engineering van bepaalde processen.

Een verbetering van de werking van de organisatie zou ook moeten tot uiting komen in toenemende performantie en een betere dienstverlening naar het publiek toe.

Alleszins kan de Interne Audit het management eveneens bijstaan inzake : - de verbetering van de risicobeheersing en beheer- en bestuurssystemen in het algemeen; - de invoering van systemen van zelfcontrole in de federale overheidsdienst, in de literatuur ook wel Control Self Assessment (CSA) genoemd; hierbij kan de interne audit een belangrijke bedrage leveren in de rol van « facilitator »; - studies en adviezen over organisatiewijzigingen.

In een eerste fase na de opstart van de federale overheidsdienst kan de interne audit het management eveneens bijstaan bij invoering van de interne controlesystemen, tot een passend kwaliteitsniveau wordt bereikt. HOOFDSTUK II. - Organisatie van de Interne Audit Afdeling 1. - De stafdienst Interne Audit binnen de federale

overheidsdienst Artikel 3 De toegevoegde waarde van de interne auditactiviteit wordt gedeeltelijk bepaald door zijn onafhankelijkheid ten opzichte van de geauditeerde activiteit. De plaats van de interne audit in het organogram en de objectiviteit van het Hoofd Interne Audit en van de Interne Auditors zullen in belangrijke mate de perceptie van onafhankelijkheid en objectiviteit bij de belanghebbenden beïnvloeden.

Daarom wordt de Interne Auditdienst onder het gezag geplaatst van het Auditcomité en enkel voor wat zijn administratieve en logistieke ondersteuning betreft afhankelijk gemaakt van de voorzitter van het Directiecomité.

De onafhankelijkheid mag echter geen belemmering vormen voor een goed contact en een goede informatie-uitwisseling tussen de interne audit en het management van de te auditeren activiteit.

Artikel 4 Aangezien de interne audit onafhankelijk is van de andere activiteiten van de federale overheidsdienst beslist het Hoofd Interne Audit over de interne organisatie van zijn dienst, zodanig dat de dienst een maximale toegevoegde waarde biedt aan de federale overheidsdienst.

Het Hoofd Interne Audit zorgt ervoor dat de expertise waarover de Interne Audit beschikt, optimaal wordt aangewend. Hij kan hiertoe diverse organisatorische maatregelen overwegen zoals de mate van deconcentratie van zijn dienst, de verdeling tussen specialistische en meer generalistische auditoren enz.

Voor een aantal activiteiten van de federale overheidsdiensten is een externe kwaliteitscertificatie vereist. Een dergelijke certificatie stelt bepaalde eisen inzake procesbeschrijving, interne controlesystemen, rapportering, interne audit en externe audit. Bij het opstellen van zijn planning en zijn organisatie zal de interne audit met deze voorschriften moeten rekening houden. De kwaliteitsaudits die in het kader van een dergelijke certificering vereist zijn kunnen volledig, gedeeltelijk of in het geheel niet geïntegreerd worden in de interne audit. De gemaakte keuze zal ook de middelen die vereist zijn voor de interne audit beïnvloeden.

Artikel 5 Het Hoofd Interne Audit stelt in samenspraak met de voorzitter van het Directiecomité het voorstel van budget van de interne audit op en laat het samen met de planning nazien en goedkeuren door het Auditcomité.

Als het Auditcomité de voorgestelde middelen onvoldoende of onaangepast acht om de auditplanning uit te voeren, kan het hierover rapporteren aan de Minister, in zijn hoedanigheid van voorzitter van de Beleidsraad.

De vaststelling van het budget van de interne audit op het hoogste hiërarchische niveau van de federale overheidsdienst en de goedkeuring door het Auditcomité, moeten iedere in vraagstelling van de onafhankelijkheid van de interne audit omwille van budgettaire redenen tegengaan.

De vaststelling van de vereiste middelen wordt afgeleid uit de auditplanning die gebaseerd is op een risicoanalyse van de federale overheidsdienst. Het budget van de interne auditdienst omvat zowel een inschatting van de benodigde personeelsbezetting, als de externe expertise en de vereiste materiële ondersteuning.

De voorgestelde procedure raakt geenszins aan de bevoegdheid van de minister van Begroting met betrekking tot de eindbeslissing en de toekenning van de budgetten.

Inschatting van de benodigde personeelsbezetting Bij de risicoanalyse zullen elementen zoals risicoprofiel, bestaande "Quality Assurance"-systemen (met externe rapportering of certificatie), diversiteit van de processen en geografische spreiding van de werkplaatsen evenals de aard van de opdrachten die toevertrouwd worden aan de auditdienst (vb. veel consultancy, specifieke taken, of operationele bevoegdheden) meebepalend zijn bij het vaststellen van de uiteindelijke personeelsvereiste per auditdienst.

Voor de initiële opstart van de interne auditdiensten wordt het aantal auditors bepaald aan de hand van gegevens uit een vergelijkende studie, die was bijgestuurd in functie van een aantal specifieke risicokenmerken van de federale overheidsdienst, met name (zonder beperking) : materialiteit, complexiteit, overeenstemming met reglementen, controlerisico, automatiseringsgraad, publieke gevoeligheid en delegatieniveaus per federale overheidsdienst.

Externe experts Uitzonderlijke omstandigheden, onder andere het ontbreken van de vereiste expertise, kunnen worden opgevangen door het inschakelen van externe experts uit de andere overheidsdiensten of daarbuiten. Het Auditcomité zal in dat geval, samen met het Hoofd Interne Audit, een duidelijke opdracht formuleren voor de externe auditor en de hiervoor meest geschikte externe auditor selecteren. Daarbij is het wenselijk dat auditdiensten van een andere overheidsdienst of openbare instelling die de dienst kunnen aanbieden, bij vergelijkbare kwaliteit en prijs een voorkeur genieten op andere externe auditors.

Materiële en financiële middelen De interne auditors moeten ook over een goede materiële ondersteuning kunnen beschikken voor verplaatsing, communicatie, informatica en permanente bijscholing. Afdeling 2. - Bijzondere bepalingen betreffende de staffunctie hoofd

van « Interne Audit » Artikelen 6 tot 13 Selectie en werving Opdat de interne audit in alle objectiviteit zekerheid en advies zou kunnen verstrekken over de activiteiten waarvoor de voorzitter van het Directiecomité aan de Beleidsraad rapporteert, heeft de voorzitter van het Auditcomité inspraak bij de selectie en de evaluatie van het Hoofd Interne Audit.

De selectieprocedure verloopt iets anders dan voor de overige staffuncties. Dit wordt verantwoord door de specifieke eisen die aan een auditfunctie gesteld worden.

Er wordt met name één selectieproef voorzien, bestaande uit twee deelproeven.

Een eerste deelproef vormt een kennisproef voor de selectiecommissie.

Zij wil de technische competenties omschreven in de functiebeschrijving en het competentieprofiel toetsen.

De tweede deelproef, de vaardigheids- en attitudeproef, peilt op zijn beurt naar een aantal vaardigheden die gemeenzaam worden vereist voor auditfuncties, met name op het vlak van planning- en projectmanagement, analytisch en integrerend vermogen en communicatie.

Deze deelproef wordt georganiseerd en uitgevoerd door SELOR. De kandidaat die voor de vaardigheids- en attitudeproef een beoordeling « zeer geschikt » of « geschikt » krijgt, wordt gedurende drie jaar vrijgesteld van deze deelproef en behoudt gedurende dezelfde periode ook zijn beoordeling, indien hij zich opnieuw kandidaat zou stellen voor een staffunctie « Hoofd Interne audit » die evenwel in dezelfde wegingsgroep is ingedeeld.

Er werd geoordeeld dat de vaardigheids- en attitudeproeven voor een dergelijke functie voor eenzelfde persoon niet verschillende resultaten konden geven in een periode van drie jaar en dat deze proeven dezelfde zijn voor alle FOD's in eenzelfde wegingsgroep : daarom is het ook zinloos deze te herhalen. De kennisproef daarentegen kan verschillen per FOD en daarom is het noodzakelijk haar opnieuw te doorlopen.

Deze bepaling dient dus om zinloze proeven te vermijden indien een kandidaat, geschikt bevonden voor de vaardigheids- en attitudeproef, zich zou kandidaat stellen voor eenzelfde functie binnen meerdere FOD's.

Deze bepaling is ook specifiek voor de functie van hoofd interne audit en kan niet uitgebreid worden naar andere staf- of managementfuncties, waar eerder nood is aan een echte « directieploeg ». De auditdienst is een bijzonder geval gezien zij hiervan geen deel uitmaakt.

Het management- en operationeel plan van het Hoofd Interne audit Beide plannen, zoals ze zijn voorgeschreven voor de overige staffuncties, worden voor het Hoofd Interne Audit vervangen door volgende planning- en opvolginginstrumenten : - het auditcharter; - een globale auditplanning; - een gedetailleerde jaarlijkse planning; - een programma voor kwaliteitsbewaking; - een programma voor performantie-opvolging.

Einde van het mandaat op eigen verzoek Indien het Hoofd Interne Audit op eigen verzoek een einde wil stellen aan zijn mandaat, is hiervoor het akkoord vereist van de voorzitter van het directiecomité. Het is dus niet de voorzitter van het auditcomité die in deze optreedt. Dit wordt verklaard door het feit dat de stafdienst en dus ook het Hoofd Interne audit administratief gezien rechtstreeks afhangt van de voorzitter van het directiecomité, zoals bepaald door artikel 8bis van het koninklijk besluit van 7 november houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst.

De overige bepalingen die gelden voor de andere staffuncties zijn eveneens op het Hoofd interne audit van toepassing. Afdeling 3. - Het Interne Auditnetwerk

Artikel 14 Om te voorzien in : - een vlotte uitwisseling van "best practices", dwz. interne auditpraktijken die internationaal of binnen andere FOD's succesvol en efficiënt waren; - overleg tussen de federale overheidsdiensten; - het uitwerken van aanbevelingen voor de beheersing van beleidsoverschrijdende risico's; wordt een Intern Auditnetwerk opgericht. Dit is samengesteld uit de Hoofden Interne Audit van alle federale overheidsdiensten.

Het voorzitterschap wordt voor de duur van één jaar bij toerbeurt uitgeoefend door het Hoofd Interne Audit van elke federale overheidsdienst.

De voorzitter van het Interne Auditnetwerk staat tijdens de duur van zijn voorzitterschap in voor de goede werking en het secretariaat van het Interne Auditnetwerk.

Het Interne Auditnetwerk kan ook bijdragen tot een voortdurende performantievergelijking van de Interne Audits van de federale overheidsdiensten, op basis van een aantal vooraf overeengekomen criteria, wat een stimulans zou kunnen zijn voor het streven naar toegevoegde waarde en het uitwisselen van ervaring.

In dit kader kan het netwerk, via zijn huishoudelijk reglement beslissen om subnetwerken op te richten. In elk geval zal een subnetwerk « Auditmethodologie en -technieken » gecreëerd worden, bestaande uit vertegenwoordigers van iedere Dienst Interne Audit en de verantwoordelijke van de Dienst Management support van de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. HOOFDSTUK III. - Management van de interne auditactiviteit Afdeling 1. - Het auditcharter

Artikel 15 Iedereen in de organisatie moet duidelijk geïnformeerd worden over : - de opdracht en autoriteit van de Interne Audit, - het feit dat de Interne Audit de volledige steun van het hoger management geniet, - de hiërarchische onafhankelijkheid van de Interne Audit van iedere andere activiteit in de organisatie.

Door het onderschrijven en kenbaar maken van het auditcharter wordt op een formele wijze aan deze behoefte voldaan. Afdeling 2. - Planning van de auditactiviteiten

Artikel 16 Om de middelen van de Interne Audit op een doeltreffende manier in te zetten wordt de planning opgemaakt op basis van een risicoanalyse.

Bovendien zal het Hoofd Interne Audit samen met het Auditcomité er voor zorgen dat de Interne Auditactiviteit en de externe audits maximaal worden gecoördineerd.

Het Hoofd van de Interne Audit dient jaarlijks op basis van een risicoanalyse een voortschrijdende meerjarenplanning aan te vullen en aan te passen om aan de Beleidsraad binnen een aanvaardbare periode redelijke zekerheid te verstrekken over de mate waarin de organisatie haar werking beheerst. De periode waarover de activiteit wordt gepland, zal onder andere afhankelijk zijn van de duur van de procescyclussen, de snelheid waarmee de omgeving verandert en het risico. Er moet ook rekening worden gehouden met eventuele externe wettelijke en/of reglementaire vereisten terzake, o.a. inzake kwaliteitaudits. De planningshorizon periode wordt op 4 jaar gesteld.

Bij de risicoanalyse worden alle personen geraadpleegd die inzicht hebben in de risico's van de federale overheidsdienst. Hiertoe behoort expliciet ook de minister.

Dit is van belang om de werkzaamheden van de Interne Audit optimaal te kunnen richten op de belangrijke risico's van de federale overheidsdienst. Hierdoor zal de toegevoegde waarde van de Interne Audit toenemen.

Risico's met betrekking tot domeinen of activiteiten met een FOD / POD-overschrijdend impact worden bij hoogdringendheid besproken in het Interne Auditnetwerk.

De op basis van de risicoanalyse opgestelde planning wordt voor goedkeuring voorgelegd aan het Auditcomité. Indien nodig zal het Auditcomité het Hoofd Interne Audit vragen om zijn planning bij te sturen in hoofde van de geformuleerde bedenkingen.

Artikel 17 Het Hoofd Interne Audit staat in voor de opvolging van de planning en zal periodiek aan het Auditcomité rapporteren over de vorderingen en eventueel vereiste wijzigingen.

Eventuele wijzigingen van de planning moeten door het Auditcomité uitdrukkelijk vooraf worden goedgekeurd.

Om de nodige flexibiliteit te garanderen, wordt enerzijds in de planning voldoende ruimte voorzien (namelijk 20 % van de interne auditactiviteiten) voor het uitvoeren van ad hoc opdrachten. Ook aan deze opdrachten dient een risicoanalyse vooraf te gaan zodat hun toegevoegde waarde wordt ingeschat.

Anderzijds mag het Hoofd Interne Audit wijzigingen doorvoeren aan geplande audits indien deze wijzigingen relatief weinig impact hebben op de voorziene middelen voor de auditmissie in kwestie. Afdeling 3. - Kwaliteitsopvolging van de interne auditdienst

Artikel 18 Professionalisme is naast objectiviteit een essentiële factor om met de interne auditactiviteit toegevoegde waarde te leveren.

Interne audit is een activiteit die voor iedere organisatie een dosis specifieke kennis en inzicht vereist, maar die ook het naleven van een aantal gemeenschappelijke principes en methodes vereist om tot een waardevol product te komen. Het door het "Institute of Internal Auditors"(IIA) uitgewerkte "Professional Practices Framework" geniet op dit vlak een ruime internationale erkenning als zijnde algemeen normerend. Om praktische redenen werden er nog tal van andere normerende teksten opgesteld, die meestal een herformulering zijn van de door het IIA opgestelde normen en ethische code. Van een echte tegenstrijdigheid of afwijking van de normen van het IIA is er geen sprake. Er mag dan ook gesteld worden dat het IIA de toonaangevende normerende instantie is inzake Interne Audit en dat de naleving van de door het IIA opgestelde "Standards for the Professional Practice of Internal Auditing" en de "Code of ethics" een garantie vormen voor het professionalisme van de Interne Auditactiviteit.

Artikelen 19 en 20 Iedere Interne Auditdienst onderschrijft de IIA-normen en moet zich minstens om de 5 jaar aan de daaraan verbonden externe evaluatie onderwerpen. Om te voldoen aan de principes van goed bestuur en aan de vereisten inzake professionalisme moet het Hoofd Interne Audit een programma uitwerken voor de kwaliteitsbewaking en performantieopvolging van de Interne Audit.

Het kwaliteitsprogramma en de performantieopvolging van de Interne Audit moeten betrekking hebben, zowel op de organisatie van de Interne Audit als op de individuele audits zelf.

De globale evaluatie moet minstens betrekking hebben op de naleving van de IIA-normen en voorzien in : - een voortdurende opvolging van de werking, - een jaarlijkse interne evaluatie, - een externe evaluatie die minstens om de vijf jaar moet plaatsvinden.

Het Hoofd Interne Audit zal verslag uitbrengen bij het Auditcomité en de voorzitter van het directiecomité over de uitgevoerde evaluatie.

De evaluatie van de individuele audits heeft betrekking op de werkdocumenten en het auditverslag en daarbij moet bijvoorbeeld minstens worden nagegaan of : - de conclusies worden ondersteund door voldoende bewijzen; - de auditor blijk geeft van een goed begrip van de geauditeerde activiteit; - een systematische evaluatie werd gemaakt van de risico's en de materialiteit van de vaststellingen; - de kwaliteit, efficiëntie en doeltreffendheid van de tests hoog genoeg zijn; - melding werd gemaakt van alle elementen die als een bedreiging voor de objectiviteit van de interne auditor kunnen beschouwd worden.

Deze evaluatie wordt uitgevoerd vooraleer het verslag wordt overgemaakt aan de geauditeerde en het Auditcomité.

Bij het gebruik van andere technieken, zoals "Control Self Assessment", wordt een vergelijkbare evaluatie gemaakt, aangepast aan deze audittechniek.

Een voortdurende toetsing van de interne audit van de federale overheidsdiensten internationaal en binnen de Belgische context kan een belangrijke aanzet tot verbetering van de werking zijn.

Een globale interne en externe evaluatie moet minstens zekerheid bieden dat de interne audit de internationaal erkende normen voor een professionele uitoefening van zijn opdracht respecteert.

De interne evaluatie kan door "self assessment" uitgevoerd worden. HOOFDSTUK IV. - De uitvoering van de auditfunctie Afdeling 1. - Objectiviteit en toegang tot informatie

Artikel 21 Activiteiten, handelingen, of relaties die een blijvende of algemene bedreiging vormen voor de objectiviteit van de interne auditor of voor zijn waardigheid, hebben een dermate negatieve invloed op het toegevoegde waarde van de door hem geleverde interne audits dat ze als onverenigbaar moeten beschouwd worden met deze functie.

Bij de uitvoering van zijn opdracht zal de Interne auditor zorgvuldig moeten afwegen of zijn objectiviteit bedreigd is aangezien de objectiviteit samen met de plaats van de interne auditdienst in de organisatie de onafhankelijkheid bepalen. Deze bedreiging kan zowel uitgaan van organisatorische omstandigheden als van persoonlijke onverenigbaarheden. Indien zijn objectiviteit in vraag zou kunnen gesteld worden, zal de interne auditor daarop moeten wijzen in zijn auditverslag, ook al belet dit hem niet om algemeen genomen zijn functie van interne auditor uit te oefenen. De gebruikers van het auditverslag, het Auditcomité, de Beleidsraad en het management, zullen dan zelf de afweging moeten maken in welke mate de conclusies hierdoor beïnvloed kunnen zijn.

Artikel 22 Om een objectieve en volledige evaluatie te kunnen maken van de doeltreffendheid en efficiëntie van de geëvalueerde diensten of processen moet de interne auditor over alle informatie kunnen beschikken die hij daarvoor vereist acht. Afdeling 2. - Rapportering

Artikel 23 Het is van belang dat het verslag bezorgd wordt aan diegene die ook kunnen instaan voor de uitvoering van de aanbevelingen.

Problemen, onregelmatigheden of fraudes, waarvoor dringend acties vereist zijn, worden door het Hoofd interne audit onmiddellijk gerapporteerd aan het management dat verantwoordelijk is voor de ter ondernemen acties en aan de voorzitter van het Directiecomité (en/of aan de Voorzitter van de POD).

In de periodieke rapportering aan het Auditcomité en eventueel in het auditverslag, wordt eveneens melding gemaakt van dergelijke rapporten en de naar aanleiding daarvan ondernomen acties.

Artikel 24 Het Auditcomité kan aan de Beleidsraad voorstellen formuleren over de manier waarop informatie met externe auditors wordt uitgewisseld. HOOFDSTUK V. - Wijzigings- en overgangsbepaling en inwerkingtreding Artikel 25 Article 11 van het koninklijk besluit van 19 juli 2001 houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, bepaalde niet dat een programmatorische federale overheidsdienst voor de interne audit eveneens afhing van de federale overheidsdienst waaruit hij voortkomt. Dit wordt nu eraan toegevoegd.

Artikel 26 De kans is groot dat bij de aanwijzing van de eerste Hoofden Interne audit de Auditcomités nog niet zijn volledig samengesteld, dan dient de Beleidsraad een expert aan te wijzen.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaren, De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE

ADVIES 33.695/1/V VAN DE AFDELING WETGEVING VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, eerste vakantiekamer, op 21 juni 2002 door de Minister van Ambtenaren zaken en Modernisering van de Openbare Besturen verzocht hem van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten", heeft op 23 augustus 2002 het volgende advies gegeven : STREKKING EN RECHTSGROND VAN HET ONTWERP 1. Het om advies voorgelegde ontwerpbesluit strekt tot regeling van de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. Het ontwerp definieert vooreerst het begrip "interne audit (artikel 1) en bepaalt er de doelstellingen van (artikel 2).

Hoofdstuk II bevat bepalingen betreffende de interne audit, waarbij een stafdienst "Interne Audit" wordt georganiseerd (artikelen 3 tot 5) en bijzondere bepalingen betreffende de staffunctie "Hoofd van de Interne auditdienst C" worden ingevoerd (artikelen 6 tot 11). Er wordt ook voorzien in de oprichting van een "Intern Auditnetwerk" (artikel 12).

In hoofdstuk III wordt het management van de interne auditactiviteit geregeld, en in hoofdstuk IV de uitvoering van de auditfunctie.

Tot slot bevat het ontwerp een wijzigingsbepaling (artikel 23), een overgangsbepaling (artikel 24), en slotbepalingen (artikelen 25 en 26). 2. Het ontwerp regelt de organisatie van de federale overheidsdiensten en bevat bepalingen betreffende het statuut van het rijkspersoneel. Het vindt rechtsgrond in de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet.

ONDERZOEK VAN DE TEKST Aanhef Het in het derde lid van de aanhef vermelde koninklijk besluit van 19 juli 2001 dient met zijn juiste opschrift te worden vermeld.

Men voege derhalve in de Nederlandse tekst van dat lid de woorden "houdende diverse bepalingen" in vóór de woorden "betreffende de inwerkingstelling", en men vervange in de Franse tekst de woorden "relatif à" door de woorden "portant diverses dispositions concernant".

Artikel 2 1. In artikel 2, § 1, 1°, dient de datum van het erin vermelde koninklijk besluit te worden ingevuld, zijnde 26 mei 2002.2. Op vraag van de auditeur-verslaggever wie de in artikel 2, § 2, bedoelde audit en certificatie verricht, antwoordde de gemachtigde wat volgt « De audit van de management- en staffuncties gebeurt in het kader van de evaluatie van de houders van een management- of staffunctie, zoals beschreven in het KB van 29 oktober 2001 en het ontwerp van KB betreffende de staffuncties. De certificatie van de rekeningen wordt door de wetsontwerpen van de CNOC betreffende de nieuwe boekhouding en de inrichting van het Rekenhof beschreven (Kamer - DOC 50 1870 tot 1872)".

Artikel 8 1. De gemachtigde bevestigt dat artikel 8 van het ontworpen besluit voor wat betreft de hoofden van de Interne auditdienst geheel in de plaats komt van de regeling vervat in artikel 7 van het koninklijk besluit betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, dat in ontwerpvorm het voorwerp uitmaakt van het advies 33.696/1/V van heden. 2. Artikel 8 dient beter te worden gestructureerd;het zou aan duidelijkheid winnen mocht het worden ingedeeld in paragrafen. De vermeldingen "1°", "2°", "3°", enzovoort mogen overigens enkel worden gebruikt om de onderverdelingen van een opsomming aan te geven, en niet om een artikel onder te verdelen in groepen van leden. 3. Wat betreft het organiseren van een vergelijkende selectie per taalrol, kan worden verwezen naar de opmerking uit het advies 32.344/1 van 11 oktober 2001 betreffende een gelijkaardige bepaling, toepasselijk op de kandidaten voor een managementfunctie. Die opmerking luidt : « Eén van de wijzigingen die door het ontwerpbesluit ten aanzien van het koninklijk besluit van 2 mei 2001 wordt aangebracht, is dat er een afzonderlijke selectie plaatsvindt al naargelang het gaat om Nederlandstalige dan wel om Franstalige kandidaten.

Beginsel blijft evenwel dat de te begeven managementfunctie moet toekomen aan de meest geschikte kandidaat. Van dit beginsel kan enkel worden afgeweken wanneer zulks noodzakelijk is om te voldoen aan de dwingende bepalingen van de taalwetgeving (...).

Vraag is evenwel of het systeem van een parallelle selectie van, enerzijds, Nederlandstalige kandidaten en, anderzijds, Franstalige kandidaten aan de benoemende overheid wel toelaat om, in de gevallen waar de keuze tussen de kandidaten niet wordt bepaald door de vereisten van de taalwetgeving, op een volledig objectieve en gelijke basis de titels en verdiensten van de onderscheiden kandidaten tegenover elkaar af te wegen. De andere samenstelling van de twee selectiecommissies draagt onvermijdelijk de mogelijkheid in zich dat nuances in de maatstaven van beoordeling en verschillen in appreciatie bij de beoordeling zelf voorkomen, terwijl het gegeven dat slechts een rangschikking binnen elke taalgroep wordt opgemaakt, een vergelijking tussen kandidaten van verschillende taalgroepen bemoeilijkt. In dit verband wordt de stellers van het ontwerp erop gewezen dat in het reeds genoemde arrest nr. 98.735 (1) de afwezigheid van een rangschikking tussen de kandidaten mee in aanmerking werd genomen om te besluiten tot een schending van het beginsel van de gelijkheid inzake de toegang tot openbare ambten (2)".

Die opmerking geldt mutatis mutandis voor de kandidaten voor de staffunctie "Hoofd van de Interne auditdienst". 4. Er dient een verantwoording te worden gegeven voor het bepaalde in artikel 8, vierde lid, 2°, zevende lid, waarin wordt voorzien in een regeling tot vrijstelling voor de vaardigheids- en attitudeproef gedurende drie jaar voor de kandidaten die als "zeer geschikt" of "geschikt" werden beoordeeld, terwijl er met betrekking tot de selecties voor managementfuncties of andere staffuncties in geen enkele vrijstellingsregeling voor enig examengedeelte wordt voorzien.5. In artikel 8, vierde lid, 3°, derde lid, moet tevens worden vermeld dat de kandidaten worden ingelicht over hun indeling in een groep. Artikel 9 1. De gemachtigde is het ermee eens dat in artikel 9 omwille van de duidelijkheid best de gehele wervingsprocedure wordt weergegeven. 2. In de Franse tekst van artikel 9, eerste lid schrijve men : "visée à l'article 8... " . Bovendien vertonen de Nederlandse en de Franse versie een gebrek aan overeenstemming, dat moet worden verholpen. 3. De gemachtigde is het er bovendien mee eens dat de verwijzing naar de vertegenwoordiger van de voorzitter van het Auditcomité in artikel 9, tweede lid, beter wordt geschrapt, nu er geen analoge bepaling bestaat met betrekking tot de managementfuncties en de andere staffuncties. Artikel 12 In de Nederlandse tekst van artikel 12, vierde lid, dient het woord "op" te worden geschrapt.

Artikel 20 In artikel 20 dient, gelet op artikel 16, tweede lid, te worden bepaald dat de toegang tot de erin bedoelde informatie ook kan verlopen via de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst.

Slotopmerkingen 1. Ten gevolge van vragen om verduidelijking vanwege de auditeurverslaggever, verklaarde de gemachtigde dat het ontwerp zal dienen te worden aangevuld met de volgende bepalingen - een nieuw artikel, in te voegen na artikel 10, luidend : « Het management- en operationeel plan, bedoeld in artikel 10 van hetzelfde besluit, worden voor het hoofd interne audit vervangen door het Auditcharter, de algemene auditplanning en de uitgediepte auditplanning alsook het programma voor kwaliteitsbewaking en performantieopvolging, bedoeld in de artikelen 13 tot 17 van dit besluit.Het charter en deze programma's hebben, voor deze functie, een verplicht karakter. » ; - een bepaling krachtens dewelke het akkoord met de beëindiging van het mandaat van het "Hoofd van de Interne auditdienst" wordt gegeven door de betrokken voorzitter van het Directiecomité; - een bepaling die de toepassing van artikel 24 van het koninklijk besluit van... betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten uitsluit.

Die laatste bepaling heeft als gevolg dat, in tegenstelling tot wat voor andere staffuncties het geval is, het mandaat van het hoofd van de Interne auditdienst niet automatisch wordt verlengd wanneer hij de eindevaluatie "zeer goed" heeft gekregen en hij zich kandidaat stelt voor een nieuw mandaat.

De gemachtigde verantwoordt dit onderscheid in behandeling tussen houders van een staffunctie door erop te wijzen dat de auditfunctie aan een zeer snelle evolutie onderhevig is. Vraag is evenwel of het hoofd van de Interne auditdienst die de eindevaluatie "zeer goed" heeft gekregen, juist niet moet worden geacht op een gepaste wijze te hebben ingespeeld op deze evolutie, en of de door de gemachtigde ingeroepen verantwoording, gelet op dit gegeven, nog pertinent is. Die vraag klemt des te meer nu de verantwoording dat de auditfunctie aan een zeer snelle evolutie onderhevig is, lijkt te worden ontkracht door de in artikel 8, vierde lid, 2°, zevende lid, opgenomen vrijstellingsregeling van de vaardigheids- en attitudeproef. 2. De stellers van het ontwerp dienen te waken over de uniformiteit van de in het ontwerp gebruikte begrippen.Dit is thans niet het geval waar de termen "Hoofd van de Interne auditdienst" en "Hoofd Interne Audit" in het ontwerp door elkaar worden gebruikt.

De kamer was samengesteld uit : de heren : D. Albrecht, staatsraad, voorzitter;

P. Lemmens, J. Smets, staatsraden;

H. Cousy, A. Spruyt, assessoren van de afdeling wetgeving;

Mevr. A.-M. Goossens, toegevoegd griffier.

De overeenstemming tussen de Nederlandse en de Franse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer P. Lemmens.

Het verslag werd uitgebracht door de heer B. Weekers, adjunct-auditeur. De nota van het Coördinatiebureau werd opgesteld en toegelicht door de heer J. Drijkoningen, eerste referendaris.

De griffier, De voorzitter, A.-M. Goossens. D. Albrecht. _______ Nota (1) Het gaat om het arrest nr.98.735 van 7 september 2001 inzake Jadot. (2) Te dien aanzien moet er worden op gewezen dat de selectie per taalgroep niet kan worden verantwoord door de zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de betrokken taalgroep binnen het bestuur.Aan die zorg wordt immers tegemoet gekomen door de taalwetgeving zelf. Het is slechts wanneer een bepaalde functie zowel door een Nederlandstalige als door een Franstalige kan worden bezet - en bijgevolg het vrijwaren van het door de taalwetgeving beoogde evenwicht niet noodzaakt tot de aanwijzing van een kandidaat die tot een vooraf bepaalde taalgroep behoort - dat het aan de orde gestelde gelijkheidsprobleem zich kan voordoen.

2 OKTOBER 2002. - Koninklijk besluit betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 19 juli 2001;

Gelet op het koninklijk besluit van 19 juli 2001 houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 30 april 2002 : Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 15 mei 2002;

Gelet op het protocol nr. 419 van 3 juni 2002 van het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten;

Gelet op het besluit van de Ministerraad over het verzoek aan de Raad van State om advies te geven binnen een termijn van één maand;

Gelet op het advies nr. 33.695/I/V van de Raad van State, gegeven op met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van september 2002 State;

Op de voordracht van Onze Minister van Begroting en Onze Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Definitie en doelstellingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder "interne audit" : de onafhankelijke en objectieve activiteit die aan een organisatie zekerheid verstrekt over de mate waarin zij haar werking beheerst, die haar advies verleent om haar werking te verbeteren, en die bijdraagt tot het creëren van toegevoegde waarde.

Zij helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken door een systematische en gedisciplineerde evaluatie van de processen voor risicobeheer, beheer en bestuur, en door voorstellen te formuleren om hun effectiviteit te verbeteren.

Art. 2.§ 1. De interne audit draagt bij tot de realisatie van de doelstellingen van de federale overheidsdienst, desgevallend de programmatorische federale overheidsdienst, in het kader van de realisatie van de algemene doelstellingen van de federale Staat, door het evalueren en het formuleren van aanbevelingen voor de betere werking van : 1° het interne controlesysteem, zoals gedefinieerd door het koninklijk besluit van 26 mei 2002 betreffende het intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten;2° het risicobeheer;3° de compliance controle en 4° de kwaliteitsystemen. § 2. Deze opdracht betreft niet de audit van de management- en staffunctie, noch de certificatie van de rekeningen. HOOFDSTUK II. - Organisatie van de interne audit Afdeling 1. - De stafdienst Interne audit binnen de federale

overheidsdienst

Art. 3.Binnen elke federale overheidsdienst wordt een stafdienst Interne Audit opgericht.

Deze dienst staat onder het hiërarchisch gezag van het Auditcomité van de federale overheidsdienst.

De voorzitter van het Directiecomité staat in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de interne audit.

Art. 4.De stafdienst wordt geleid door de houder van de staffunctie « Hoofd van de Interne auditdienst », bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, hierna genoemd « Hoofd Interne Audit ».

Art. 5.De omvang en het budget van de stafdienst wordt vastgesteld door het Hoofd Interne Audit in overleg met de voorzitter van het Directiecomité en wordt samen met de in artikel 14 beschreven auditplanning, voor goedkeuring voorgelegd aan het Auditcomité van de federale overheidsdienst, desgevallend aan het Auditcomité van de programmatorische federale overheidsdienst, voor wat het hen betreffende deel van de planning betreft.

Indien één van de Auditcomité's de voorgestelde middelen onvoldoende of onaangepast acht om de auditplanning uit te voeren, legt het de kwestie voor aan de Voorzitter van de Beleidsraad. Afdeling 2. - Bijzondere bepalingen betreffende de staffunctie Hoofd

Interne Audit

Art. 6.Het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, is van toepassing op de staffunctie Hoofd Interne Audit, onder voorbehoud van wat in deze afdeling wordt bepaald.

Art. 7.De functiebeschrijving en het competentieprofiel, bedoeld in artikel 6 van hetzelfde besluit, worden bepaald door de betrokken minister op voorstel van de voorzitter van het Auditcomité.

Art. 8.De selectieprocedure, bedoeld in artikel 7 van hetzelfde besluit, verloopt als volgt. § 1. Elke selectiecommissie wordt samengesteld door de afgevaardigd bestuurder van SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid. De profielen van de leden van elke selectiecommissie worden vastgelegd in samenspraak met de betrokken minister, op voorstel van de voorzitter van het Auditcomité van de betrokken federale overheidsdienst.

De selectiecommissie wordt voorgezeten door een afgevaardigde van SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid. Met het oog op een gelijkwaardige aanpak, plegen de voorzitters van de Nederlandstalige en Franstalige selectiecommissie overleg. § 2. Elke Nederlandstalige en Franstalige vergelijkende selectie bestaat uit volgende stappen : 1° SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid beslist of de kandidaten voldoen aan de algemene en bijzondere toelaatbaarheidsvereisten.De kandidaten die niet voldoen, worden geweigerd. 2° Eén selectieproef wordt georganiseerd, bestaande uit twee delen : - een kennisproef voor elke selectiecommissie; - een vaardigheids- en attitudeproef onder leiding van SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid.

De kennisproef bestaat uit een mondelinge, desgevallend een schriftelijke proef voor de selectiecommissie.

Dit gedeelte heeft tot doel de functiespecifieke expertise, vermeld in de functiebeschrijving en het competentieprofiel, van elke kandidaat te evalueren en het geven aan elke kandidaat van één van de volgende beoordelingen : zeer geschikt, geschikt, minder geschikt en niet-geschikt.

De vaardigheids- en attitudeproef peilt naar specifieke vaardigheden en attitudes binnen volgende domeinen : - planning- en projectmanagement; - analytisch en integrerend vermogen; - communicatie.

Deze laatste proef wordt georganiseerd en uitgevoerd door SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid.

Op basis van deze proef maakt SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid een schriftelijk verslag op waarin hij elke kandidaat één van de volgende beoordelingen geeft : zeer geschikt, geschikt, minder geschikt en niet-geschikt.

Een kandidaat die als « zeer geschikt » of « geschikt » wordt beoordeeld, wordt, gedurende een periode van 3 jaar, vrijgesteld van deze laatste proef en behoudt zijn beoordeling als hij zich opnieuw kandidaat stelt voor deze staffunctie, ingedeeld in eenzelfde wegingsgroep. 3° Vervolgens maakt elke selectiecommissie, rekening houdend met dit verslag, de eindevaluatie op van de kandidaten en deelt deze in in vier groepen, met name A, B, C of D.Zij rangschikt de kandidaten ingedeeld in groep A en groep B. Zij stuurt deze eindevaluatie aan de aanstellende overheid samen met de verslagen en de deelresultaten van de proefonderdelen, bedoeld in 2°, teneinde haar optimaal in te lichten omtrent het door elke kandidaat bereikte resultaat. § 3. De kandidaten worden ingelicht over hun indeling en rangschikking.

Art. 9.SELOR - Selectiebureau van de Federale Overheid maakt het geheel van de resultaten van de Nederlandstalige en de Franstalige vergelijkende selectie, bedoeld in artikel 8, over aan de voorzitter van het Auditcomité.

Met de kandidaten van groep A wordt een aanvullend onderhoud georganiseerd. Dit onderhoud heeft tot doel de Nederlandstalige en Franstalige kandidaten te vergelijken wat betreft hun specifieke en functiegebonden ervarings- en kennisvoorwaarden zoals bepaald in de functiebeschrijving en het competentieprofiel. Dit onderhoud wordt geleid door de voorzitter van het Auditcomité.

Van de onderhouden wordt een verslag houdende het resultaat van deze vergelijking opgemaakt. Dit verslag wordt bij het aanstellingsdossier gevoegd.

Bij uitputting van groep A, wordt de procedure herhaald voor de kandidaten van groep B.

Art. 10.De voordracht bedoeld in artikel 9 van hetzelfde besluit, gebeurt door de voorzitter van het Auditcomité.

Art. 11.Het management- en operationeel plan, bedoeld in artikel 10 van hetzelfde besluit, worden voor het Hoofd Interne Audit vervangen door het Auditcharter, de algemene auditplanning en de uitgediepte auditplanning alsook het programma voor kwaliteitsbewaking en performantieopvolging, bedoeld in de artikelen 15 tot 19 van dit besluit. Het charter en deze programma's hebben, voor deze functie, een verplicht karakter.

Art. 12.De voorzitter van het Auditcomité staat in voor de tussentijdse evaluatie en de eindevaluatie, bedoeld in artikel 16 van het hogergenoemd besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten Zij gebeurt aan de hand van de auditplanning, bedoeld in artikel 16 van dit besluit.

Art. 13.Het akkoord bedoeld in artikel 22 van het hogergenoemd besluit van 2 oktober 2002 wordt gegeven door de voorzitter van het Directiecomité. Afdeling 3. - Het Interne Auditnetwerk

Art. 14.§ 1. Er wordt een Intern Auditnetwerk opgericht dat een forum vormt voor de uitwisseling van « best practices », overleg tussen de federale overheidsdiensten, en voor het uitwerken van aanbevelingen voor beleidsoverschrijdende risico's.

Het is samengesteld uit de Hoofden Interne Audit van alle federale overheidsdiensten.

Binnen de drie maanden na de benoeming van de drie eerste Hoofden Interne Audit, moet het Interne Auditnetwerk zijn huishoudelijk reglement opmaken.

Het netwerk kan, via dit reglement, subnetwerken instellen, waaronder met name een subnetwerk « Auditmethodologie en - technieken« , bestaande uit een vertegenwoordiger van iedere Interne Auditdienst en van de verantwoordelijke van de dienst « Management support« van de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. § 2. Het voorzitterschap wordt voor de duur van één jaar bij toerbeurt uitgeoefend door het Hoofd Interne Audit van elke federale overheidsdienst.

De voorzitter van het Interne Auditnetwerk staat tijdens de duur van zijn voorzitterschap in voor de goede werking en het secretariaat van het Interne Auditnetwerk. HOOFDSTUK III. - Management van de interne auditactiviteit Afdeling 1. - Het auditcharter

Art. 15.§ 1. Het Hoofd Interne Audit stelt een auditcharter op dat ter goedkeuring aan het Auditcomité van de federale overheidsdienst en aan de voorzitter van het Directiecomité wordt voorgelegd.

Het wordt vervolgens via de voorzitter van het Directiecomité intern kenbaar gemaakt. § 2. Het auditcharter omvat minstens volgende rubrieken : 1° de opdracht van de interne audit;2° de doelstellingen van de interne audit;3° de reikwijdte van de interne auditwerkzaamheden;4° de verantwoordelijkheden op het vlak van de opvolging van aanbevelingen;5° de autoriteit die aan de interne audit wordt verleend;6° de plaats van de interne audit binnen de organisatie en zijn onafhankelijk karakter;7° de wijze van rapportering. Afdeling 2. - Planning van de auditactiviteiten

Art. 16.Het Hoofd Interne Audit maakt na zijn aanstelling en binnen een door het Auditcomité vastgestelde termijn, een algemene auditplanning op die een volledige auditcyclus van vier jaar bestrijkt en op een risicoanalyse gebaseerd is. Op basis van die algemene auditplanning werkt hij dan een jaarlijks uitgediepte auditplanning uit. Beide planningen worden jaarlijks aangevuld en bijgestuurd aan de hand van een risicoanalyse verbonden aan de interne werking van de federale overheidsdienst, desgevallend ook van de programmatorische federale overheidsdienst, en aan hun omgeving.

Bij de risicoanalyse worden alle personen geraadpleegd die inzicht hebben in de risico-omgeving van de federale overheidsdienst. Hiertoe behoort expliciet de Voorzitter van de Beleidsraad van de federale overheidsdienst en desgevallend ook van de programmatorische federale overheidsdienst.

De auditplanning en de jaarlijkse bijsturing en aanvulling worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Auditcomités.

Art. 17.Het Hoofd Interne Audit staat in voor de opvolging van de planning en rapporteert periodiek aan het Auditcomité van de federale overheidsdienst, desgevallend het Auditcomité van de programmatorische federale overheidsdienst, over de vorderingen en de eventueel vereiste wijzigingen.

Wijzigingen aan de planning moeten door de desbetreffende Auditcomités uitdrukkelijk worden goedgekeurd. Voor bepaalde kleine of dringende wijzigingen kan het Auditcomité afzien van een voorafgaande goedkeuring.

Het Hoofd Interne Audit maakt het periodiek opvolgingsverslag en de eventuele wijzigingen aan de planning eveneens over aan de voorzitter van het Directiecomité, desgevallend de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst. Afdeling 3. - Kwaliteitsopvolging van de interne auditdienst

Art. 18.De kwaliteitsopvolging bestaat uit een kwaliteitsbewaking, performantieopvolging en een externe evaluatie. De globale evaluatie moet minstens betrekking hebben op de naleving van de internationaal erkende normen inzake interne audit en voorzien in : 1° een voortdurende opvolging van de werking;2° een jaarlijkse interne evaluatie;3° de externe evaluatie, bedoeld in artikel 21. De rapporten van de globale evaluatie worden aan de betrokken Auditcomités, de voorzitter van het Directiecomité en desgevallend de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst overgemaakt.

Art. 19.Het Hoofd Interne Audit legt een programma voor kwaliteitsbewaking en performantieopvolging van de interne audit ter goedkeuring aan het Auditcomité voor.

Het kwaliteitsprogramma en de performantieopvolging hebben zowel betrekking op de organisatie van de interne audit als op de individuele audits zelf.

Art. 20.Iedere auditdienst wordt minstens om de vijf jaar onderworpen aan een externe evaluatie. De normering van deze evaluatie zal door Ons worden bepaald, op gezamenlijk voorstel van de ministers bevoegd voor Begroting en Ambtenarenzaken. HOOFDSTUK IV. - De uitvoering van de auditfunctie Afdeling 1. - Objectiviteit en toegang tot informatie

Art. 21.De interne auditactiviteiten worden objectief uitgevoerd.

Indien de interne auditor meent dat zijn objectiviteit in vraag zou kunnen gesteld worden, zal hij daarop wijzen in zijn auditverslag.

Art. 22.Elk lid van de auditdienst heeft toegang tot alle informatie die dienstig kan zijn in het kader van zijn auditactiviteiten, desgevallend via de voorzitter van het Directiecomité of de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst. Afdeling 2. - Rapportering

Art. 23.§ 1. Het Auditcomité ontvangt een rapport van elke audit.

Indien de audit betrekking heeft op een activiteit van de programmatorische federale overheidsdienst en deze een Auditcomité heeft opgericht, ontvangt het Auditcomité van de programmatorische federale overheidsdienst eveneens een kopie van het rapport van de uitgevoerde audit. § 2. De verantwoordelijke van de geauditeerde entiteit, en het management dat verantwoordelijk is voor de te ondernemen acties, ontvangen het rapport van de uitgevoerde audit. § 3. De voorzitter van het Directiecomité, desgevallend de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst, en de voorzitter van de Beleidsraad ontvangen van elke audit een samenvatting, en op hun vraag een volledig rapport.

Indien de voorzitter van het Directiecomité, desgevallend de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst, oordeelt dat de vaststellingen of aanbevelingen ook nuttig kunnen zijn voor andere afdelingen dan de geauditeerde, kan hij beslissen om het verslag of de samenvatting ook mee te delen aan de verantwoordelijken van deze afdelingen. § 4. In geval van hoogdringendheid zal het Hoofd Interne Audit de voorzitter van het Directiecomité, desgevallend de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst, en het management dat verantwoordelijk is voor de te ondernemen acties en, zo nodig, de Beleidsraad onmiddellijk op de hoogte brengen van de tekortkomingen, risico's of aandachtspunten die tijdens de uitvoering van een interne audit worden vastgesteld.

Art. 24.Alle auditrapporten zijn a priori voor intern gebruik bestemd, behalve de specifieke rapporten waarvan de verspreiding of mededeling door andere wettelijke of reglementaire bepalingen wordt geregeld.

De Beleidsraad beslist over de eventuele ruimere verspreiding van de auditverslagen.

De nadere regelen van de samenwerking met de externe auditors vallen onder de verantwoordelijkheden van het Auditcomité. HOOFDSTUK V. - Wijzigings- en overgangsbepalingen en inwerkingtreding

Art. 25.In artikel 11 van het koninklijk besluit van 19 juli 2001 houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, worden de woorden « en Interne Audit » ingevoegd tussen de woorden "Informatie- en Communicatietechnologie" en "hangt".

Art. 26.Voor wat betreft de eerste aanwijzing van het Hoofd Interne Audit, zolang het Auditcomité nog niet volledig werd aangesteld, kan de rol van de voorzitter van het Auditcomité worden waargenomen door een expert die daartoe door de Beleidsraad wordt aangewezen.

Art. 27.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 28.Onze Ministers en Staatssecretarissen zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 2 oktober 2002.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE

Etaamb biedt de inhoud van de Belgisch Staatsblad aan gesorteerd op afkondigings- en publicatiedatum, behandeld om gemakkelijk leesbaar en afprintbaar te zijn, en verrijkt met een relationele context.
^