21 APRIL 2016. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van de vijfde bestuursovereenkomst van de Hulp- en Voorzorgskas voor zeevarenden

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 april 1963 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg;

Gelet op de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, artikel 47;

Gelet op het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, laatst gewijzigd bij de wet van 12 mei 2014;

Gelet op het advies van het Beheerscomité, gegeven op 29 februari 2016;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 4 maart 2016;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, gegeven op 7 maart 2016;

Op de voordracht van de Minister van Sociale Zaken, de Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting en op het advies van de in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.De bij dit besluit gevoegde bestuursovereenkomst wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2016.

Art. 3.De minister bevoegd voor Sociale Zaken, de minister bevoegd voor Ambtenarenzaken en de minister bevoegd voor Begroting zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 21 april 2016.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Sociale Zaken, M. DE BLOCK De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, S. VANDEPUT De Minister van Begroting, S. WILMES

BESTUURSOVEREENKOMST TUSSEN DE BELGISCHE STAAT EN DE HULP- EN VOORZORGSKAS VOOR ZEEVARENDEN 2016 - 2018 Tussen de Belgische Staat, overeenkomstig artikel 7 § 1 van het responsabiliseringsbesluit, vertegenwoordigd door mevrouw Maggie De Block, minister van sociale zaken, de heer Steven Vandeput, minister van ambtenarenzaken en mevrouw Sophie Wilmès, minister van begroting en de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden, overeenkomstig artikel 7 § 2 van het responsabiliseringsbesluit, vertegenwoordigd door de heer Fons Borginon, voorzitter van het beheerscomité, de heren Wilfried Lemmens, Jacques Kerkhof en Michel Claes beheerders en de heer Bert Strobbe, adviseur belast met het dagelijks beheer wordt overeengekomen wat volgt: Inhoudstafel HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen HOOFDSTUK 2 Missie, visie, kernwaarden en strategische doelstellingen HOOFDSTUK 3 Opdrachten van de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden HOOFDSTUK 4 Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de inning en verdeling van sociale bijdragen HOOFDSTUK 5 Gekwantificeerde efficiëntie - en kwaliteitsdoelstellingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering HOOFDSTUK 6 Gekwantificeerde efficiëntie - en kwaliteitsdoelstellingen inzake de sociale dienst zeevarenden HOOFDSTUK 7 Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake oorlogsvaartvergoedingen HOOFDSTUK 8 Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de toekenning van het recht op wachtgeld en de financiering van de uitbetalingsinstellingen HOOFDSTUK 9 Kwaliteitsdoelstellingen inzake de informatieverstrekking, bestrijding van sociale fraude en de efficiënte werking van de administratie HOOFDSTUK 10 Gedragsregels ten aanzien van de klanten HOOFDSTUK 11 Gedragsregels ten aanzien van de samenleving HOOFDSTUK 12 Gedragsregels ten aanzien van het personeel HOOFDSTUK 13 Instrumenten om de opvolging van de opdrachten, taken, doelstellingen en gedragsregels te meten HOOFDSTUK 14 Investeringsprojecten en nieuwe initiatieven HOOFDSTUK 15 Algemene gemeenschappelijke verbintenissen voor beide partijen HOOFDSTUK 16 Specifieke gemeenschappelijke verbintenissen en synergiën tussen OISZ HOOFDSTUK 17 Budgettair, financieel en boekhoudkundig luik HOOFDSTUK 18 Medewerking aan transversale projecten HOOFDSTUK 19 Slotbepalingen HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.In deze bestuursovereenkomst wordt verstaan onder: 1. "Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden" (HVKZ): de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden zoals bedoeld in art.5 van de Besluitwet van 7 februari 1945 betreffende de maatschappelijke veiligheid van de zeelieden ter koopvaardij; 2. "Beheerscomité": het Beheerscomité van de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden bedoeld in art.1 van de wet van 25 april 1963 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg; 3. "het Responsabiliseringsbesluit": het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, bekrachtigd bij de wet van 12 december 1997;4. "de Minister": de Minister die bevoegd is voor Sociale Zaken;5. "Boordtabellen" : de boordtabellen zoals bedoeld in art.10 van het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en de vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels. 6. "Bestuursplan" : het bestuursplan zoals bedoeld in art.10 van het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en de vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels.

Art. 2.Deze bestuursovereenkomst wordt gesloten in het kader van de bepalingen van artikel 5 van het Responsabiliseringsbesluit. Ze legt de bijzondere regels en voorwaarden vast waaronder de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden de opdrachten vervult die haar zijn toevertrouwd door de wet.

Deze bestuursovereenkomst heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2016 en neemt een einde op 31 december 2018.

Deze bestuursovereenkomst regelt hoe de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden op een efficiënte en kwaliteitsvolle wijze uitvoering geeft aan haar wettelijke opdrachten en aan het beleid zoals het door de politieke overheid wordt gedefinieerd. Dit impliceert de inbreng van ervaring en deskundigheid in de ontwikkeling, de evaluatie en de bijsturing van het beleid. HOOFDSTUK 2. - Missie, visie, kernwaarden en strategische doelstellingen

Art. 3.Missie Als uniek loket het uitvoeren van de basisopdrachten inzake ziekte-en invaliditeitsverzekering, sociale zekerheid en Pool van de Zeelieden conform de wettelijke bepalingen voor zeelieden en rederijen rekening houdend met de centrale rol van het paritair beheer van de sector.

Art. 4.Visie en kernwaarden: De HVKZ wil een klantvriendelijke organisatie zijn die gericht is op de specifieke situatie van zeelieden en rederijen binnen de Belgische sociale zekerheid die streeft naar een duurzame dienstverlening: o Een organisatie die zorgzaam omgaat met haar medewerkers o Een omgeving waar medewerkers waarderend met elkaar omgaan o Een partner die respectvol omgaat met de burger, overheid en samenleving

Art. 5.Strategische doelstellingen: o Integreren van de kernprocessen van de HVKZ in grotere instellingen rekening houdend met de specifieke kenmerken van het bijzondere stelsel van de sociale zekerheid van de zeelieden ter koopvaardij teneinde de dienstverlening voor de klanten te verbeteren. o Participeren in synergiën tussen OISZ teneinde een rationeler beheer van de instelling te realiseren o In het kader van de 6de staatshervorming loyaal samenwerking met de federale en regionale overheden bij de uitvoering van de haar toevertrouwde opdrachten HOOFDSTUK 3. - Opdrachten van de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden

Art. 6.De HVKZ, opgericht in 1845 als sociale verzekeringskas, evolueerde tot volwaardige sociale zekerheidsinstelling en beheert een belangrijk deel van het sociale zekerheidspakket van de zeelieden ter koopvaardij.

Specifiek zijn de voorwaarden tot onderwerping aan het stelsel sinds 1945 georganiseerd door de besluitwet van 7 februari 1945 betreffende de maatschappelijke veiligheid van de zeelieden ter koopvaardij.

Als parastatale instelling int en verdeelt de HVKZ de socialezekerheidsbijdragen van reders en zeelieden behorende tot het paritair comité 316. Sedert 1 juli 2014 is de baggersector voor hun zeevarend personeel toegetreden tot het bovengenoemde paritaire comité waardoor het stelsel van de zeevarenden met 20% is uitgebreid.

Sinds de 6e Staatshervorming heeft de HVKZ een belangrijke taak bijgekregen als technische operator voor de verdeling van de steunmaatregelen in de sectoren koopvaardij, bagger en zeesleepvaart.

Voor de aangifteperiodes worden de scheepsbewegingen in acht genomen.

Deze periodes vallen dus niet noodzakelijk samen met het einde van de maand of het kwartaal.

Met het oog op de inschrijving van de arbeidsgegevens op de individuele rekening verstrekt de HVKZ de nodige gegevens aan SIGEDIS voor prestaties vanaf 1 januari 1968. Voor prestaties vóór deze datum worden de loopbaangegevens rechtstreeks en per dossier aan de RVP verstrekt.

De HVKZ beheert de bijzondere ziekte- en invaliditeitsverzekering voor de zeelieden ingericht door het K.B. van 24 oktober 1936. Naast vergoedingen voor geneeskundige zorgen voorziet de wetgeving in eigen evaluatiecriteria voor arbeidsongeschiktheid en invaliditeit.

De HVKZ is bevoegd voor het bijhouden van de inschrijvingen op de Poollijst, het vaststellen van het recht op wachtgeld en de vergoedingen voor zeegewenningsreizen en voor het financieren van de uitbetalingsinstellingen.

In de schoot van de HVKZ werd een sociale dienst voor de zeelieden opgericht (K.B. 20 mei 1976) met als opdracht aan zeelieden en hun gezinsleden die zich in een behartigenswaardige toestand bevinden, een financiële bijstand te verlenen.

Eenzelfde doelstelling wordt betracht door de legaten Louis en Christian Sheid.

De HVKZ stelt de rechten vast en betaalt de vergoeding voor vaart in oorlogstijd onder Belgische of geallieerde vlag.

De HVKZ is eigenaar van het `Maritiem Huis' in de Olijftakstraat 7-13 te 2060 Antwerpen. Sedert juni 2015 is de HVKZ verhuisd naar de Frankrijklei 81-83, te 2000 Antwerpen waar zij twee verdiepingen huurt samen met de gewestelijke diensten van RSZ en HZIV. Het Maritiem huis zal verkocht worden en de opbrengsten hiervan kunnen aangewend worden om de kosten van de integratie van de HVKZ en de kernprocessen in grotere entiteit(en) te financieren. HOOFDSTUK 4. - Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de inning en verdeling van sociale bijdragen De hieronder vermelde doelstellingen inzake inning en verdeling van sociale bijdragen gelden slechts voor zover er wordt gebruik gemaakt van de eigen HVKZ-toepassing. Wanneer er wordt overgeschakeld naar gebruik van DMFA moeten de doelstellingen worden aangepast aan de nieuwe situatie.

Taken en doelstellingen inzake immatriculatie

Art. 7.De HVKZ kent een inschrijvingsnummer toe aan elke rechts- of natuurlijke persoon die om een inschrijving verzoekt in de hoedanigheid van reder en die verzekeringsplichtig personeel tewerkstelt.

Op basis van de inlichtingen verstrekt door de reders houdt de HVKZ het werkgeversrepertorium bij dat alle gegevens bevat om de reder te identificeren.

De HVKZ verbindt zich ertoe binnen de vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag een inlichtingsformulier te versturen naar de persoon die een inschrijving als reder vraagt (MD1).

De HVKZ verbindt zich ertoe de aanvraag varende onder niet-Europese vlag binnen de vijf werkdagen na ontvangst te behandelen, hetzij door: - het agenderen op de eerstkomende vergadering van het Beheerscomité; - vraag om aanvullende inlichtingen.

Het uniek ondernemingsnummer werd eind 2013 volledig geïntegreerd.

Taken en doelstellingen inzake controle

Art. 8.De HVKZ gaat na of de normen en reglementering nageleefd worden door de reders onderworpen aan de besluitwet van 7 februari 1945. Dit houdt o.m. het nazicht en de boeking van de aangifte in evenals het verbeteren van de aangifte indien nodig.

Het nazicht van de normvereisten, de juistheid van de individuele gegevens en de boeking worden voor 85% van de dossiers voleindigd binnen de 20 werkdagen na ontvangst van de volledige aangifte. De overige 15% worden voleindigd binnen de 40 werkdagen na ontvangst van de volledige aangifte. (MD2).

De HVKZ zal het gebruik van de elektronische aangifte door de rederijen verder stimuleren. Er wordt gestreefd naar 100% gebruik van de elektronische aangifte tegen het einde van de bestuursovereenkomst.

Taken en doelstellingen inzake inning van sociale zekerheidsbijdragen

Art. 9.De HVKZ gaat na of de reders hun verplichtingen naleven inzake de betaling van de socialezekerheidsbijdragen.

De HVKZ voert een actief opvolgingsbeleid ten aanzien van deze reders door het bijhouden van de individuele werkgeversrekeningen en door de invordering van verschuldigde bijdragen.

Het bijhouden van de werkgeversrekening omvat het nazicht en het boeken van de dagontvangsten, het verstrekken van inlichtingen over de stand van de werkgeversrekening, het instellen van administratieve procedures om in te vorderen door middel van waarschuwingen en rappelbrieven waarbij burgerlijke sancties toegepast worden. Als de inning langs bestuurlijke weg niet het gewenste gevolg heeft, wordt de gerechtelijke navordering aangevat om zo vlug mogelijk een uitvoerbare titel te verkrijgen.

Het bijhouden van de werkgeversrekening impliceert ook het nazicht op de wettelijke betalingstermijnen of die vervat in een vonnis.

De HVKZ gaat bij niet-naleving van de uitvoerbare titel over tot gedwongen tenuitvoerlegging van deze titel.

De HVKZ verbindt zich ertoe de aanvragen tot uitstel van betaling en de inlichtingen met betrekking tot de stand van de werkgeversrekening te behandelen binnen de 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag.

Wat de doelstellingen inzake het invorderen van de verschuldigde bijdragen betreft, inclusief eventuele bijdrageopslagen en verwijlintresten, verbindt de HVKZ zich ertoe de individuele werkgeversrekening te beheren binnen het strikt wettelijke en reglementaire kader met als doelstelling het optimaliseren en het versneld innen van de bijdragen, de achterstallen en de eventuele burgerlijke sancties.

De HVKZ verbindt zich ertoe de procedure aan te vatten om de schuldvorderingen langs bestuurlijke weg in te vorderen binnen de 30 werkdagen na het inschrijven van de bedragen op de werkgeversrekening die op de vastgestelde vervaldagen niet betaald zijn.

De HVKZ verbindt zich ertoe dadelijk de procedure op te starten om langs gerechtelijke weg in te vorderen als zij vaststelt dat de bestuurlijke weg geen resultaat heeft opgeleverd na 45 kalenderdagen.

Taken en doelstellingen inzake het afleveren van detacheringsformulieren

Art. 10.De HVKZ verbindt zich ertoe om in 95% van de gevallen binnen de 10 werkdagen na ontvangst van een aanvraag voor detachering het gevraagde A1-formulier of een gemotiveerde weigering over te maken aan de reder (MD 3).

Taken en doelstellingen inzake de verdeling van de bijdragen

Art. 11.Sinds de 6de staathervorming is de HVKZ de technische operator inzake verdeling van de steunmaatregelen voor de rederijen.

De HVKZ waarborgt een correcte en controleerbare verdeling van de bijdragen en bijkomende opbrengsten per maand op basis van de wettelijk vastgelegde bijdragevoeten waarbij rekening wordt gehouden met de toegekende bijdrageverminderingen door de federale en regionale overheden.

De HVKZ maakt voor de betrokken instellingen en fondsen rekeninguittreksels op per kwartaal.

Deze rekeninguittreksels worden in 100% van de gevallen uiterlijk op het eind van het 2de kwartaal volgend op het kwartaal waarop de rekeninguittreksels betrekking hebben verzonden aan de betrokken instellingen en fondsen (MD4). HOOFDSTUK 5. - Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering Taken en doelstellingen inzake immatriculatie

Art. 12.De HVKZ verbindt zich ertoe binnen de vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag een inlichtingenformulier te versturen naar de persoon die een inschrijving in het ziekenfonds vraagt.

De HVKZ verbindt zich ertoe de aanvraag om inschrijving binnen de 5 werkdagen na ontvangst van de gevraagde inlichtingen te behandelen.

De HVKZ kent een inschrijvingsnummer toe aan de werknemer en eventuele personen ten laste en houdt een repertorium bij dat alle gegevens bevat ter identificatie van de ingeschrevenen (weduwen, gepensioneerden, actieve zeelieden, personen ten laste, enz...).

Taken en doelstellingen inzake terugbetaling van gezondheidszorgen

Art. 13.De HVKZ betaalt na controle op de verzekerbaarheid de ziektekosten (dokter, apotheker, ziekenhuisopname,...) terug onder de voorwaarden en aan de tarieven van de wetgeving op de ziekte- en invaliditeitsverzekering. Daarnaast wordt een aantal geneeskundige prestaties vergoed die specifiek zijn aan de sector.

De terugbetaling aan de zeelieden gebeurt door overschrijving via bank of door circulaire cheque, in 95% van de gevallen binnen de 5 werkdagen na aanbieding aan het loket of na ontvangst via post. (MD5) De terugbetaling in de regeling van de "derde betaler" gebeurt binnen de wettelijke termijn, d.i. binnen de 60 kalenderdagen na ontvangst.

Het percentage betalingen dat binnen deze termijn zal uitgevoerd worden, bedraagt 95%. (MD6) Taken en doelstellingen inzake uitkeringen

Art. 14.In 95% van de gevallen stuurt de HVKZ binnen de 2 werkdagen na ontvangst van een aangifte van werkongeschiktheid een controle- en inlichtingenblad aan de verzekerde die zijn domicilie in België heeft. (MD 7) Aan de verzekerde die zijn domicilie niet in België heeft wordt het controle-en inlichtingenblad binnen 2 werkdagen, na de erkenning van de arbeidsongeschiktheid door de medisch adviseur, verstuurd (MD 7).

Binnen de drie werkdagen die volgen op de dag van ontvangst van de kennisgeving van werkstopzetting wordt de beslissing van de medische adviseur betekend.

Na ontvangst van het inlichtingenblad van de verzekerde en de reder wordt het bedrag van de vergoeding vastgesteld en in 95% van de gevallen wordt de eerste uitbetaling verricht binnen de 15 werkdagen (MD 8).

De verdere uitbetalingen worden in 95% van de gevallen minstens eenmaal per maand uitbetaald uiterlijk de 5de van de maand volgend op die waarvoor zij verschuldigd is (MD 9).

Duurt de werkongeschiktheid langer dan één jaar, dan betaalt de HVKZ een invaliditeitsvergoeding.

Deze vergoeding wordt in minstens 95% van de gevallen éénmaal per maand uitbetaald uiterlijk de 5de van de maand volgend op die waarvoor zij verschuldigd is. (MD 10) Invaliden die de pensioengerechtigde leeftijd bereiken worden ingelicht over hun rechten en verplichtingen. De procedure voor automatische toekenning van pensioen wordt, door de HVKZ ingeleid bij de Rijksdienst voor Pensioenen. HOOFDSTUK 6. - Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de sociale dienst zeevarenden

Art. 15.De HVKZ verbindt zich ertoe een aanvraag om tussenkomst van de sociale dienst binnen de vijf werkdagen na ontvangst te behandelen, hetzij door: - vraag om aanvullende inlichtingen; - agendering op het e.k. Beheerscomité.

De dossiers zullen voorgelegd worden aan het beheerscomité binnen een termijn van 1 maand vanaf ontvangst van de aanvraag of de aanvullende inlichtingen (MD11) De uitbetalingen zullen verricht worden binnen een termijn van 10 werkdagen vanaf de toekenningsbeslissing (MD12) HOOFDSTUK 7. - Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de oorlogsvaartvergoeding

Art. 16.De HVKZ betaalt voor de regelmatige dossiers trimestrieel de vergoeding voor oorlogsvaart uit in de periode van 10 werkdagen voor of na het einde van elk kwartaal (MD13).

De HVKZ verbindt zich ertoe een aanvraag tot oorlogsvaartvergoeding binnen de 5 werkdagen na ontvangst in behandeling te nemen.

De beslissingen zullen genomen worden binnen een termijn van 1 maand vanaf ontvangst van de aanvraag of de eventueel gevraagde aanvullende inlichtingen.

De uitbetalingen, voor het verleden, zullen verricht worden binnen een termijn van 20 werkdagen vanaf de toekenningsbeslissing. HOOFDSTUK 8. - Gekwantificeerde efficiëntie- en kwaliteitsdoelstellingen inzake de toekenning van het recht op wachtgeld en de financiering van de uitbetalingsinstellingen

Art. 17.De financiering van de wachtgelden is een belangrijke opdracht, die aan de uitbetalingsinstelling moet toelaten aan de betreffende zeelieden tijdelijk een vervangingsinkomen te betalen.

De HVKZ verbindt er zich toe de rechten op wachtgeld vast te stellen van de zeeman die zich als werkzoekende aanmeldt en dit binnen 20 werkdagen te rekenen vanaf moment dat alle extern aan te leveren documentatie (beslissing beheerscomité, document opzegperiode, info einde verlof,...) aan de administratie aangeleverd werd. (MD14)

Art. 18.De Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden verbindt er zich toe 95% van de individuele beslissingen over inschrijving, schorsing, enz. binnen de 8 werkdagen na de beslissing aan de betrokkene mee te delen eventueel door bemiddeling van de reder. De resterende 5 % zullen binnen de 10 werkdagen meegedeeld worden. (MD 15) HOOFDSTUK 9. - Kwaliteitsdoelstellingen inzake de informatieverstrekking, bestrijding van sociale fraude en de efficiënte werking van de administratie Algemene informatie

Art. 19.De HVKZ verbindt zich ertoe de reders, binnen 20 werkdagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad, systematisch op de hoogte te brengen van de wettelijke en reglementaire wijzigingen van hun verplichtingen jegens de HVKZ. Dit gebeurt ofwel schriftelijk door middel van brochures en omzendbrieven ofwel elektronisch via de website (hvkz-cspm.fgov.be - hvkz.fgov.be - cspm.fgov.be).

Digitale informatie - website

Art. 20.Om een betere dienstverlening en informatieverstrekking te garanderen zal de HVKZ haar website vernieuwen. De website van de HVKZ dient waar mogelijk te voldoen aan de vereisten gesteld door het anysurfer label en dient het online opvragen van formulieren en het indienen van klachten mogelijk te maken. Deze website wordt ontwikkeld en gehost door Smals.

In 2016 dient de nieuwe website online te zijn.

Gepersonaliseerde informatie

Art. 21.De HVKZ verbindt zich ertoe op schriftelijke vragen om inlichtingen een antwoord te geven binnen een termijn van 30 kalenderdagen.

Indien dit niet mogelijk is wegens bijkomend onderzoek wordt de betrokkene hiervan binnen een termijn van 30 kalenderdagen op de hoogte gebracht.

Statistische informatie

Art. 22.De HVKZ verbindt zich ertoe om op basis van de gegevens waarover zij beschikt, binnen de grenzen gesteld door de privacywetgeving, een maximum aan statistische informatie ter beschikking te stellen van de diensten die erom verzoeken.

Afleveren van attesten

Art. 23.De HVKZ levert attesten af met loon- en arbeidsgegevens enerzijds aan de Rijksdienst voor Pensioenen voor de pensioenberekening en anderzijds aan de betrokkene binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag.

Beslissingen inzake toekenningsprocedures

Art. 24.Motivering De HVKZ verbindt zich ertoe alle vereiste inlichtingen en motiveringen inzake beslissingen die zij neemt ten aanzien van personen of instellingen mee te delen en waar nodig uit te breiden en te preciseren, dit alles conform de reglementering inzake de motivering van bestuurshandelingen en het Handvest van de sociaal verzekerde.

Zij verbindt zich er met name toe elke weigering van toekenning van een recht of een prestatie te motiveren, en de nodige inlichtingen te verstrekken inzake alle elementen die een motivering bieden voor een vermindering van de prestaties of voor een gedeeltelijke toekenning van het recht.

Art. 25.Terugvorderingen De Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden verbindt zich ertoe eventuele terugvorderingen zo snel mogelijk aan de verzekerde te melden, met de correcte informatie, een duidelijke berekening en een juiste motivering. Zij verbindt zich er eveneens toe alle nodige maatregelen te nemen om uitbetalingen ten onrechte te vermijden of, in voorkomend geval, te vermijden dat de bedragen van de terugvorderingen te hoog oplopen. De HVKZ zal hierbij steeds handelen conform de bepalingen van het Handvest van de sociaal verzekerde.

Bestrijding van sociale fraude

Art. 26.De HVKZ verbindt zich er toe sociale fraude te bestrijden en de vastgestelde gevallen te rapporteren aan de bevoegde instanties.

De HVKZ zal, in geval van sociale fraude, het nodige doen teneinde (minnelijke of gerechtelijke) terugbetaling te verkrijgen van de uitbetaalde gelden of betaling te verkrijgen van de ontdoken sociale bijdragen.

Na een toegang verkregen te hebben tot de DOLSIS-databank zal de HVKZ de tewerkstellingsgegevens van de RSZ en de gegevens van het rijksregister kunnen consulteren hetgeen een efficiëntere bestrijding van de sociale fraude mogelijk maakt.

Deze toegang zal gerealiseerd worden in 2016.

Efficiënte werking administratie

Art. 27.Procesverbetering - lean De HVKZ zal inzetten op de verbetering van haar kernprocessen zowel intern als in synergie met andere openbare Instellingen van sociale zekerheid (zie hoofdstuk 14).

Art. 28.Only Once De HVKZ verbindt zich ertoe een optimaal gebruik te maken van de informatiekanalen om de sociale verzekerden en de werkgevers enkel dan om inlichtingen te vragen wanneer die via geen ander kanaal verkregen kunnen worden.

In dit kader heeft de HVKZ een samenwerkingsproject met de HZIV om de informatiestromen van de leden inzake de verzekerbaarheid ziekteverzekering en de terugbetaling gezondheidszorgen volledig te integreren in de stromen van MYCARENET in de periode 2016-2018.

Samen met de RSZ wordt er gedurende de bestuursovereenkomst bestudeerd hoe de gegevensstromen met betrekking tot de aangiftes sociale zekerheid kunnen geïntegreerd worden in de bestaande DMFA toepassing.

Art. 29.Interne audit Een fulltime interne auditfunctie is niet opportuun bij de HVKZ. Er is geen andere OISZ met dezelfde schaal en/of opdrachten als de HVKZ. De HVKZ zal tijdens de bestuursovereenkomst bestuderen met welke instellingen een samenwerking mogelijk is op het vlak van interne audit. HOOFDSTUK 1 0. - Gedragsregels ten aanzien van de klanten Rechtszekerheid

Art. 30.De HVKZ verbindt zich ertoe een uniforme toepassing van de wetgeving te waarborgen.

Leesbaarheid van administratieve documenten

Art. 31.De HVKZ verbindt zich ertoe in de loop van de bestuursovereenkomst de gebruikte formulieren op te lijsten en te herzien teneinde een optimale leesbaarheid en verstaanbaarheid te verkrijgen.

Het aantal formulieren zal tot een minimum beperkt worden door verschillende formulieren te integreren waar mogelijk.

De uitgaande briefwisseling van de HVKZ vermeldt duidelijk de naam, e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon.

Deze herziening zal volledige gerealiseerd zijn in 2017.

Onthaal

Art. 32.De kantoren van de HVKZ zijn per week minstens 21 uur toegankelijk gespreid over voor- en namiddag. De telefonische dienstverlening is verzekerd gedurende minstens 30 uren per week. Na afspraak kunnen belanghebbenden ook buiten deze uren terecht.

Sluitingsdagen worden vooraf aangekondigd met alle beschikbare middelen.

Toegankelijkheid voor personen met een beperking

Art. 33.Op de gelijkvloerse verdieping van het kantoorgebouw is een ontvangstlokaal voorzien voor personen met een beperking. Er zijn sanitaire voorzieningen voor personen met een beperking aanwezig.

Art. 34.Er wordt een nieuwe website ontwikkeld waarbij rekening gehouden wordt met de toegankelijkheid voor personen met een visuele beperking. Zoveel als mogelijk wordt er gestreefd naar conformiteit met het anysurfer label.

Klachten

Art. 35.De HVKZ heeft een systeem van klachtenregistratie uitgebouwd.

In 2016 zal de HVKZ het online indienen van een klacht via de website mogelijk maken.

Binnen 20 kalenderdagen zal de HVKZ een gemotiveerd antwoord overmaken aan de indiener van de klacht (MD 16).

De HVKZ zal een klachtenmanagementbeleid uitwerken in 2016. HOOFDSTUK 1 1. - Gedragsregels ten aanzien van de samenleving

Art. 36.In juni 2015 is de HVKZ verhuisd vanuit het Maritiem Huis naar een gerenoveerd kantoorgebouw waardoor energiebesparingen gerealiseerd worden.

De HVKZ zal energiebesparingen blijvend in overweging nemen bij het uitwerken van het dagelijks beleid.

Art. 37.De HVKZ stimuleert het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets voor de verplaatsingen woon-werkverkeer. De HVKZ streeft er naar om het aantal per fiets afgelegde kilometers betreffende woon-werkverkeer tegen het einde van de bestuursovereenkomst te verhogen met 5% t.o.v. 2015.

Art. 38.In haar aankoopbeleid zal de HVKZ, in overeenstemming met de regelgeving inzake openbare aanbestedingen, rekening houden met de principes van eerlijke handel en impact op het leefmilieu.

Art. 39.In haar dagelijks beleid zal de HVKZ integer handelen met respect voor de diversiteit van de pluralistische samenleving. HOOFDSTUK 1 2. - Gedragsregels ten aanzien van het personeel Aanwezigheidsbeleid

Art. 40.De HVKZ voert een actief aanwezigheidsbeleid met respect voor de medewerkers en de noden van de organisatie gericht op een efficiënte dienstverlening. Er werd een aanwezigheidsbeleid geïmplementeerd dat continu wordt opgevolgd en waar nodig wordt bijgestuurd.

De HVZK streeft er tegen het einde van de bestuursovereenkomst naar de verzuimcijfers te doen dalen tot het gemiddelde van de federale overheid.

Psychosociaal welzijn

Art. 41.De HVKZ stelt welzijn op het werk centraal. In dit kader werd een risicoanalyse psychosociale aspecten uitgevoerd en de resultaten hiervan zullen worden gemonitord in het basisoverlegcomité. Het arbeidsreglement werd aangepast aan de nieuwe wetgeving inzake psychosociaal welzijn op het werk.

Opleiding en ontwikkeling

Art. 42.De HVKZ zal verder inzetten op de ontwikkeling van de talenten en competenties van haar medewerkers. De HVKZ garandeert een gemiddeld aantal van 10 opleidingsdagen per personeelslid per jaar voor werk gerelateerde opleidingen waar de personeelsleden van gebruik kunnen maken.

Arbeidsorganisatie

Art. 43.De HVKZ zal onderzoeken op welke manieren tijds- en plaatsonafhankelijk werken verder geïmplementeerd kunnen worden rekening houdend met de aard van de uit te voeren taken en een goede work life balance teneinde een meerwaarde te creëren voor zowel de instelling als de personeelsleden. HOOFDSTUK 1 3. - Instrumenten om de opvolging van de opdrachten, taken, doelstellingen en gedragsregels te meten

Art. 44.De in deze bestuursovereenkomst opgenomen doelstellingen en gedragsregels worden continu opgevolgd. Daartoe worden boordtabellen ontwikkeld met het oog op de meting van verschillende kwantificeerbare indicatoren zoals doorlooptijden, volumes, saldi. Deze boordtabellen worden ontwikkeld voor 15 meetbare doelstellingen, in de tekst aangeduid met de vermelding "(MD...)" (zie ook bijlage 1) HOOFDSTUK 1 4. - Investeringsprojecten en nieuwe initiatieven Gelet op de doelstelling om de HVKZ en/of haar kernprocessen te integreren in grotere entiteit(en) is de huidige bestuursovereenkomst gericht op continuïteit. Er worden enkel nieuwe initiatieven ontwikkeld die gericht zijn op integratie van de HVKZ en/of kernprocessen in grotere entiteit(en). De meerkosten van deze integratieprojecten kunnen (gedeeltelijk) gefinancierd worden met de opbrengst van de verkoop van het Maritiem Huis.

Ziekte-en invaliditeitsverzekering

Art. 45.Gebruik ICT-toepassingen HZIV Binnen de diverse opdrachten van de HVKZ is de ziekte-en invaliditeitsverzekering het meest complexe en meest ruime domein.

In 1992 werd de globale informatica van de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden vernieuwd. Op een toen zeer vooruitstrevend platform met veilige RAID-configuratie werden op een grafisch gebruikersscherm diverse toepassingen ontwikkeld in een vierdegeneratietaal. Deze software voor de ziekte- en invaliditeitsverzekering voldoet niet meer aan de huidige behoeften. Door de te beperkte informatisering komt de dienstverlening van de dienst ziekte- en invaliditeitsverzekering in het gedrang.

De HVKZ werkt reeds samen met de HZIV op het vlak van controle verzekerbaarheid en berekening maximumfactuur.

Voor de terugbetaling van de gezondheidszorgen is de wetgeving van de HVKZ quasi gelijkaardig is aan de wetgeving in het algemeen stelsel.

De HZIV verbindt zich ertoe om het project uit te voeren zodat de Hulp- en Voorzorgkas voor Zeevarenden de toepassingen van de HZIV kan gebruiken in volgende domeinen: - Verzekerbaarheid: 2016 - geneeskundige verzorging: 2017 - medisch kabinet: 2018 Voor de samenwerking op infrastructuur vlak zal de HVKZ tussenkomen in de kosten van Smals die HZIV dient te maken om haar toepassingen aan te passen voor de HVKZ. De kostprijs van het project wordt geraamd op 150.000€ per jaar gedurende de periode 2016 - 2018.

Art. 46.Uitkeringen Voor de uitbetaling van de uitkeringen in de ziekteverzekering, is het wetgevend kader afwijkend van het algemene stelsel waardoor informaticatoepassingen van HZIV niet gebruikt kunnen worden. Nochtans is de ICT-toepassing van de HVKZ verouderd. Teneinde de uitbetaling van de uitkeringen optimaal te laten verlopen, zal er tijdens de duur van de bestuursovereenkomst een onderzoek worden gedaan naar de verschillen in wetgeving en de noodzaak hiervan om uiterlijk in 2018 te kunnen beslissen of ook hier een mogelijkheid is om gebruik te maken van de toepassingen van de HZIV of een eigen ICT-toepassing nodig blijkt.

Art. 47.Beheer ziekte-en invaliditeitsverzekering zeevarenden De HVKZ beheert de bijzondere ziekte- en invaliditeitsverzekering voor de zeelieden bepaald bij K.B. van 24 oktober 1936. Tijdens de duur van de bestuursovereenkomst zal onderzocht worden of/hoe deze opdracht kan ingepast worden in de wetgeving van het algemeen stelsel.

Sociale zekerheid

Art. 48.Gebruik DMFA Ook de ICT-toepassing voor de inning en de verdeling van sociale zekerheidsbijdragen dateert van 1992. Deze toepassing voldoet nog steeds om intern de aangiftes sociale zekerheid in te boeken en de individuele rekeningen van de zeelieden bij te houden.

Deze interne functionaliteiten volstaan niet meer in een e-government omgeving. Meewerkende instellingen aangesloten op de kruispuntbank voor sociale zekerheid dienen automatisch de loopbaangegevens van de zeelieden te kunnen consulteren. Dit is niet mogelijk waardoor er problemen bestaan inzake toekenning van rechten en controle op uitkeringen van zeelieden in diverse domeinen (kinderbijslag, werkloosheid algemeen stelsel, fiscaliteit,...).

Een integratie van de aangiftes sociale zekerheid voor zeelieden en de bijhorende individuele rekening in DMFA is nodig om eigen ICT-ontwikkelingen te vermijden. Uiteraard dient er hierbij rekening gehouden te worden met de eigen regels van het bijzondere stelsel van de zeevarenden. Zo zal ook het beheer van de Poollijst dienen geïntegreerd te worden in DMFA. Deze integratie zal dienen te gebeuren in samenwerking met de RSZ en SMALS. Na een analyse van de behoeften sociale zekerheid zeevarenden en de functionaliteiten van DMFA in 2016 is de integratie in 2017 gerealiseerd.

De kosten van dit project worden geraamd op 380.000€. Deze kosten worden gedragen door de HVKZ Het bovenstaande project en de uitvoeringstermijn zijn eenzijdige voorstellen van de HVKZ. De effectieve uitvoering en de hierboven vermelde termijn zijn afhankelijk van de beslissingen die genomen zullen worden in het kader van artikel 49.

Pool van de Zeelieden

Art. 49.Herziening wetgeving Pool van de zeelieden De Pool van de zeelieden is het meest specifieke van het gehele sociale zekerheidsstelsel voor zeelieden ter koopvaardij. De kerntaken van de Pool van de zeelieden zijn: - Beheren Poollijst (inschrijving, ontslag en schorsing) - Toekennen en financieren wachtgelden - Toekennen en financieren vergoedingen voor zeegewenning De wetgeving van de Pool van de zeelieden is verouderd en niet meer aangepast aan de huidige situatie in de koopvaardijsector. De wetgeving is ook niet mee geëvolueerd met de diverse staatshervormingen. Een modernisering van de hele regelgeving, die zeer specifiek is voor de sector, dringt zich op.

Het beheer van de Poollijst is een taak zeer specifiek aan het stelsel voor zeevarenden en zal steeds beheerd dienen te worden door de sociale partners in samenwerking met een team specialisten binnen de administratie.

Tijdens de bestuursovereenkomst kan bestudeerd worden hoe de wetgeving van de Pool van de zeelieden geactualiseerd kan worden.

Integratie Opdrachten/beheersstructuur HVKZ

Art. 50.De HVKZ is een openbare instelling van sociale zekerheid met uitgebreide opdrachten inzake werkloosheid, ziekte- en invaliditeitsverzekering en de inning en verdeling van sociale bijdragen. Bovendien is er met de 6e Staatshervorming een belangrijke taak bijgekomen als technische operator voor de verdeling van de steunmaatregelen en is globale werkvolume aanzienlijk gestegen gelet op de integratie van de baggersector in de koopvaardij sedert juli 2014.

Gelet op de specificiteit van de HVKZ en de problemen inzake ondersteunende diensten zal in overeenstemming met het federale regeerakkoord d.d. 9 oktober 2014 in de loop van 2016 onderzocht worden in welke entiteit(en) de HVKZ of de kernprocessen kunnen geïntegreerd worden. Hierbij zal steeds in overeenstemming met de missie, visie en kernwaarden rekening gehouden worden met de bijzondere situatie van zeelieden en rederijen binnen de Belgische sociale zekerheid.

Voor 2018 kunnen er technische integraties van kernprocessen plaatsvinden in grotere instellingen en kan de wetgeving waar nodig herzien worden.

De effectieve uitvoering en de hierboven vermelde streefdatum zijn afhankelijk van de beslissingen die genomen zullen worden in het kader van de integratie van de opdrachten en beheersstructuur van de HVKZ in andere instellingen van sociale zekerheid.

Tijdens de bestuursovereenkomst kan een gefundeerde beslissing genomen worden over de integratie van de beheersstructuur en de opdrachten van HVKZ waaronder de zeer specifieke opdrachten die uniek zijn voor het stelsel van de zeevarenden: o Beheer van de Poollijst o Toekenning en financiering van vergoedingen voor zeegewenningsreizen o Beheren van een sociale dienst voor zeelieden o Toekenning en uitbetalen van vergoedingen voor vaart in oorlogstijd o Beheren van de fondsen Louis en Christian Sheid Gelet op de bijzondere situatie van zeevarenden en rederijen die bijzondere arbeids-en sociale zekerheidsregels noodzakelijk maken is het van belang om bij een integratie van de instelling een uniek loket te behouden In Antwerpen waar een team van gespecialiseerde medewerkers ten dienste staat van werknemers en werkgevers van de sector. Het paritair beheer van bijzonder stelsel is hierbij van primordiaal belang.

Verkoop Maritiem Huis

Art. 51.Het verkoopproces van het Maritiem Huis zal gestart worden in 2016 om ten laatste in 2017 de verkoop af te ronden. De opbrengst van het Maritiem Huis zal aangewend worden om de kosten van de integratie van de HVKZ en/of haar kernprocessen in andere entiteit(en) te financieren zoals zal worden besproken in het kader van deze integratietrajecten.

Geraamde opbrengst verkoop Maritiem Huis: 2,5 miljoen euro HOOFDSTUK 1 5. - Algemene gemeenschappelijke verbintenissen voor beide partijen Juridisch kader van de overeenkomst

Art. 52.De beleidskeuze voor de rechtsfiguur van de overeenkomst leidt tot een vervanging van de klassieke gezagsverhouding door een meer contractuele verhouding. Beide partijen verbinden zich dus tot structureel overleg en wederzijdse akkoorden als evenwaardige partners.

Opdat de instelling haar opdracht op een kwaliteitsvolle wijze kan uitvoeren, verbindt de federale Staat zich ertoe de instelling de overeengekomen middelen ter beschikking te stellen. Dit is een substantiële voorwaarde opdat de instelling zou kunnen worden gehouden tot de naleving van de verbintenissen van deze overeenkomst.

Daartegenover verbinden de OISZ er zich toe om de toegekende middelen op een zo efficiënt mogelijke wijze te gebruiken om maximaal het geheel van de opgenomen doelstellingen die hen met toepassing van het voorliggend contract zijn opgelegd te vervullen.

Beheerprincipes

Art. 53.De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich ertoe de principes van het paritair beheer na te leven. Het Beheerscomité en de verantwoordelijken voor het dagelijks bestuur treden op als echte partners.

Art. 54.De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om gunstige voorwaarden te scheppen met het oog op de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen die in deze overeenkomst zijn vastgelegd. Op dat vlak vormt het eerbiedigen van het voorafgaande overleg bedoeld in art. 63 een kritische succesfactor.

Indien de instelling in het kader van een wettelijke opdracht moet samenwerken met een federale overheidsinstelling, verbindt de federale Staat zich ertoe alle acties te ondernemen om de samenwerking van de overheidsinstelling met de instelling te waarborgen.

Art. 55.De Staat en de OISZ verbinden zich ertoe erop toe te zien dat de reglementeringen en procedures worden vereenvoudigd. De OISZ verbinden zich ertoe analyses te maken en voorstellen te formuleren aangaande administratieve en reglementaire vereenvoudigingen. De federale staat engageert zich om zoveel mogelijk rekening te houden met de voorstellen die hem daartoe worden voorgelegd door .

De OISZ verbinden zich ertoe de inspanningen inzake e-government verder te zetten en op elkaar af te stemmen zodat maximale synergiën kunnen worden gecreëerd. De Staat verbindt zich ertoe het gebruik van de e-government toepassingen die werden ontwikkeld voor de werkgevers, de sociaal verzekerden of de meewerkende instellingen door de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden zoveel mogelijk aan te moedigen of te veralgemenen.

Inwinnen van adviezen, voorafgaand overleg en informatieverstrekking door de federale Staat

Art. 56.In overeenstemming met de bepalingen van de wet van 25 april 1963 legt de federale Staat elk voorontwerp van wet of besluit tot wijziging van de wetgeving die de instelling moet toepassen voor advies aan het beheersorgaan van de instelling voor. In dit kader verbindt de federale Staat zich ertoe de instelling op de hoogte te houden van de verschillende relevante legistieke fasen en de eventuele in de loop van de procedure aangebrachte wijzigingen mee te delen.

De Staat verbindt zich ertoe contacten te leggen met de instelling om, enerzijds, rekening te houden met de technische aspecten en de haalbaarheid op het vlak van de toepassing van de overwogen wettelijke en reglementaire wijzigingen en anderzijds, haar in staat te stellen de nodige aanpassingen voor te bereiden binnen een redelijke tijdspanne. Na overleg met de instelling legt de federale Staat de datum van inwerkingtreding van de overwogen wijzigingen of nieuwe maatregelen vast, onder meer rekening houdend met de nodige tijd die vereist is om eventuele informatica-aanpassingen uit te voeren en een goede informatie aan de betrokkenen te verzekeren.

Verbintenissen over de wijzigingen van de overeenkomst Wijziging van de overeenkomst

Art. 57.De aanpassingen ingevolge objectieve parameters voorzien in de bestuursovereenkomst, namelijk de aanpassingen van opdrachten, taken, doelstellingen of indicatoren vermeld in de overeenkomst die geen weerslag hebben op de globale enveloppen voorzien in de overeenkomst, zullen worden uitgevoerd volgens de procedure voorzien in artikel 8, § 3, van het koninklijk besluit van 3 april 1997. Deze aanpassingen zullen worden meegedeeld aan de Voogdijminister die zijn beslissing binnen de 30 werkdagen zal nemen en ze zullen ter informatie worden overgemaakt aan de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort en aan de Minister tot wiens bevoegdheid de ambtenarenzaken behoren. Na deze termijn en indien geen beslissing wordt genomen, worden de aanpassingen beschouwd als zijnde goedgekeurd.

Art. 58.Iedere nieuwe opdracht toegewezen aan de instelling, bij of krachtens een wet, wordt in een aanhangsel bij de overeenkomst opgenomen. Over dit aanhangsel wordt onderhandeld door de Voogdijminister, de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort, de Minister tot wiens bevoegdheid de ambtenarenzaken behoren, de stemgerechtigde beheerders aangewezen door het beheersorgaan, evenals door de personen belast met het dagelijks beheer. Dit aanhangsel wordt pas gesloten na goedkeuring van het beheersorgaan en treedt pas in werking na goedkeuring door de Koning en op de door Hem bepaalde datum.

Iedere andere aanpassing, voorgesteld door één van de partijen of door beide partijen, gebeurt overeenkomstig artikel 7 van het koninklijk besluit van 3 april 1997.

Indien de nieuwe opdracht mogelijk aanleiding kan geven tot verhoogde beheersuitgaven zal de procedure conform artikel 86 of artikel 87, naargelang de omstandigheden worden gevolgd.

Art. 59.Voor een vlotte opvolging van de verbintenissen van beide partijen zullen alle wijzigingen bij de uitvoering van de overeenkomst worden geconsolideerd in eenzelfde document.

Verbintenissen over de mededeling van de beslissingen van een begrotingsconclaaf

Art. 60.De federale Staat verbindt zich ertoe de budgettaire notificaties genomen tijdens het begrotingsconclaaf binnen een termijn van vijf werkdagen met de nodige toelichting aan de instelling mee te delen.

Verbintenissen over de opvolging van de uitvoering van de overeenkomst Opvolging van het bereiken van de doelstellingen en het uitvoeren van de projecten

Art. 61.De federale Staat en de instelling verbinden zich ertoe het bereiken van de doelstellingen en het uitvoeren van de projecten zoals beschreven in de bestuursovereenkomst aandachtig op te volgen. De timing van artikel 64 wordt hierbij gerespecteerd.

Art. 62.Met het oog op de jaarlijkse toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen verbinden de overeenkomstsluitende partijen zich ertoe overeenkomstig artikel 8, § 3, derde lid, van het koninklijk besluit van 3 april 1997 jaarlijks en per instelling, een overlegvergadering te beleggen tussen de Regeringscommissarissen en de vertegenwoordigers van de instelling. Over de resultaten van dit overleg wordt door de deelnemers een tegensprekelijk en gemotiveerd verslag opgesteld, dat met betrekking tot de aangelegenheden waarover geen overeenstemming wordt bereikt, de onderscheiden standpunten weergeeft.

Periodiek overleg georganiseerd door de federale Staat

Art. 63.Om de correcte en adequate uitvoering van deze bestuursovereenkomst door de federale Staat en door de openbare instellingen van sociale zekerheid mogelijk te maken, zal de federale Staat minstens tweemaal per jaar een overleg organiseren met de administratie-generaal en de vertegenwoordigers van het beheerscomité van de openbare instellingen van sociale zekerheid met betrekking tot iedere maatregel (budgettair, inzake het openbaar ambt of andere) die een betekenisvolle impact kan hebben op de instellingen. Dit overleg wordt georganiseerd op vraag van 1 van de partijen.

Planning voor de rapporterings- en opvolgingsopdrachten

Art. 64.De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich er toe een planning na te leven voor de rapporterings- en opvolgingsopdrachten waarmee de Regeringscommissarissen en de instelling zijn belast. De planning wordt vastgelegd in gezamenlijk overleg tussen de Regeringscommissarissen en de instelling. Zij wordt voorgelegd aan de Voogdijminister(s), aan de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort en aan de Minister tot wiens bevoegdheid de ambtenarenzaken behoren.

Deze planning voor de jaarlijkse evaluatie mag evenwel geen termijnen voorzien die de hieronder vermelde termijnen overschrijden : o bezorgen van een ontwerp van toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen door de instelling aan de Regeringscommissarissen ten laatste op 31 maart van het jaar dat volgt op het te evalueren jaar; o overlegvergadering binnen de 15 werkdagen volgend op de indiening van het ontwerp van toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen door de instelling; o bezorgen van het tegensprekelijk en gemotiveerd verslag over de resultaten van het overleg binnen de 15 werkdagen die volgen op de overlegvergadering; o in voorkomend geval, aanpassing van de bestuursovereenkomst aan de gewijzigde situatie ter uitvoering van artikel 8, § 3, eerste lid, van het koninklijk besluit van 3 april 1997.

Onverminderd de rapportering aan de Regeringscommissarissen zullen het College van de OISZ en de Federale Staat in de loop van 2016 een model van samenwerkingsprotocol op punt stellen waarin een eenvormig kader voor de opvolging van de bestuursovereenkomst wordt vastgesteld, met inbegrip van de gemeenschappelijke bepalingen.

Verbintenissen in het kader van de evaluatie van de uitvoering van de overeenkomst Weerslag van maatregelen die niet opgenomen zijn in de overeenkomst

Art. 65.In het kader van de jaarlijkse toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen opgenomen in de bestuursovereenkomst en conform de logica van het sluiten van bestuursovereenkomsten zal de federale Staat rekening houden met de weerslag van de maatregelen waarover werd beslist of die werden ingevoerd na het sluiten van de overeenkomst en die hebben geleid tot een relevante en meetbare stijging van de taken, van hun complexiteit of van sommige uitgaven, voor zover de instelling de weerslag van deze wijzigingen tijdig heeft meegedeeld.

Naleving van de verbintenissen opgenomen in de bestuursovereenkomst

Art. 66.Wanneer één van de partijen de aangegane verbintenissen niet volledig of slechts gedeeltelijk kan naleven, zal deze partij de andere partij hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen en zal ze met de andere partij overleg plegen om maatregelen af te spreken om die situatie te verhelpen of op te vangen.

In geval van een geschil over de al dan niet naleving van alle of een gedeelte van de in deze overeenkomst opgenomen verbintenissen of in geval van een fundamenteel meningsverschil over de maatregelen die moeten worden genomen om een tekortkoming te verhelpen, zullen de partijen trachten, in de mate van het mogelijke, het met elkaar eens te worden. In geval van blijvende onenigheid worden de partijen het in een tegensprekelijk verslag eens over de beste manier om hierover te beslissen.

Bij gebrek aan een afgesproken akkoord of in geval van niet-naleving van het gevolg dat aan dergelijk akkoord wordt gegeven, zal het dossier worden voorgelegd aan de Ministerraad, na advies van het Beheerscomité van de betrokken instelling en van het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid.

Verbintenissen over veiligheidsnormen

Art. 67.De instelling verbindt zich ertoe om de minimale veiligheidsnormen na te leven die binnen het netwerk van de sociale zekerheid van toepassing zijn.

Verbintenissen over de Staatsfinanciering

Art. 68.Na overleg met de RSZ en het RSVZ, verbindt de Staat er zich toe het betalingsplan dat jaarlijks opgesteld wordt (alsook de wettelijke en reglementaire bepalingen) voor de storting van de financiële middelen (rijkstoelagen, alternatieve financiering en andere) door de federale overheid aan de globale financiële beheren van de werknemers en van de zelfstandigen, na te leven .

Verbintenissen over de opmaak van de opdrachtenbegroting

Art. 69.De Staat verbindt zich ertoe aan de openbare instellingen van sociale zekerheid de noodzakelijke parameters tijdig mee te delen voor het opmaken van de opdrachtenbegroting, conform de wettelijke en reglementaire bepalingen. Het gaat hier om de basishypotheses die door het Wetenschappelijk Comité voor de economische begroting worden vastgelegd. De parameters worden minstens 15 werkdagen, of 20 werkdagen wanneer meerjarenramingen verwacht worden, vóór de vergadering van het Beheerscomité van de sociale zekerheid (bij de RSZ) of van de Raad van beheer van het RSVZ meegedeeld, zodat de instellingen hun verplichtingen kunnen nakomen.

In de mate van het mogelijke zal elke OISZ een vergadering van het beheerscomité organiseren om de termijnen te kunnen respecteren die worden gevraagd door de federale regering.

Overheveling van bevoegdheden

Art. 70.De Staat verbindt zich ertoe de overheveling van bevoegdheden, voorzien in het kader van de staatshervorming of van de fusieoperaties, te laten verlopen in overleg met de betrokken instellingen, met eerbiediging van het paritair beheer, om een optimale overheveling te garanderen, namelijk voor de personeelsleden die thans werkzaam zijn bij deze instellingen, en om de sociaal verzekerde verder een doeltreffende en kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen aanbieden.

De instelling verbindt zich ertoe om deel te nemen aan elke technische werkgroep met betrekking tot de overdracht van bevoegdheden en om nuttige inlichtingen te verschaffen tijdens de voorbereidende fase van deze overdracht. De Staat verbindt zich ertoe om de instelling in elke opgerichte werkgroep op te nemen met het oog op de voorbereiding van de overheveling van bevoegdheden.

De instellingen die betrokken zijn bij de overdracht van bevoegdheden moeten de in het kader van de gemeenschappelijke bepalingen aangegane verbintenissen echter slechts naleven als die verenigbaar zijn met de beleidsbeslissingen die in het kader van die overdrachten zullen worden genomen. HOOFDSTUK 1 6. - Specifieke gemeenschappelijke verbintenissen en synergiën tussen OISZ Verbintenissen over het personeelsbeleid (HRM)

Art. 71.1. Loonmotor In het kader van de synergiën tussen OISZ werd binnen de RSZ een gemeenschappelijke loondienst opgericht De hoofdtaak van deze dienst bestaat erin de wedden van alle personeelsleden van de deelnemende OISZ op basis van een uniek reglementair kader te berekenen. Deze taak zal geleidelijk vanaf 1 januari 2016 worden verzekerd.

In de optiek van de beperking van de papierstromen zal de dienst erop toezien dat de wedden - en belastingfiches in een elektronische versie ter beschikking worden gesteld, via het gebruik van de e-box Burger.

De deelnemende OISZ verbinden zich ertoe om geleidelijk de bevoegdheden van deze dienst uit te breiden met het oog op de uitvoering van de reportingopdrachten, met name Pdata, Fed20, Medexbestanden, OFO, monitoring van de personeelskredieten.

De integratie van de OISZ in de gemeenschappelijke loonmotor zal verder moeten geconcretiseerd worden volgens het schema in bijlage van het actieplan bedoeld in artikel 77.

Iedere OISZ rapporteert via zijn Regeringscommissarissen. 2. Studie van impact en operationele haalbaarheid van de organisatie van de Selectie, de Aanwerving, de Vorming en de Ontwikkeling via shared services Een studie van de impact en de operationele haalbaarheid met betrekking tot de evolutie van de HR-ondersteuningsdiensten op het vlak van selectie, aanwerving, vorming en ontwikkeling naar shared services, met inbegrip van de beoogde efficiëntiewinsten en mogelijke synergie met PersoPoint, zal gerealiseerd worden tegen 31 december 2017.Bij de uitvoering wordt rekening gehouden met de wettelijke en contractuele verplichtingen van de instellingen alsook met de door hen te realiseren investeringen.

Indien uit de studie van de impact en de operationele haalbaarheid een batig kostenresultaat blijkt, zal een gemeenschappelijke structuur worden gecreëerd tegen het einde van de overeenkomst. 3. Federale monitoring van het risico van overschrijding van de personeelskredieten De OISZ verbinden er zich toe om gebruik te maken van het instrument ter monitoring van hun personeelskredieten, ontwikkeld door het College in overleg met de Task Force P&O, zich daarbij inspirerend op de principes van de SEPP-methodologie zoals voorzien door de circulaires nr.644bis en nr. 650.

De Staat verbindt er zich toe om te voorzien in eenvoudige, snelle en soepele procedures, die moeten toelaten om de beschikbare begrotingsmarge overeenkomstig de hierboven vermelde monitoring te gebruiken.

De Staat verbindt er zich toe dat de Regeringscommissaris van Begroting iedere adviesaanvraag betreffende de besteding van deze beschikbare begrotingsmarge zal behandelen binnen de termijnen zoals voorzien in artikel 83. 4. Werkmeting De OISZ engageren zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst een werkmeting uit te voeren voor de prioritaire diensten of processen, volgens de principes die gemeenschappelijk door het College werden vastgelegd.Als prioritair worden beschouwd: o de diensten of processen die het grootste aandeel van de middelen aanwenden; o de diensten of processen die kritisch zijn voor het functioneren van de organisatie; o de diensten of processen die in aanmerking komen voor de redesign binnen de federale overheid.

De resultaten van de werkmeting zullen op termijn als objectieve basis dienen voor het opstellen van het personeelsplan voor deze diensten of processen.

Een methodiek voor de werkmeting in de ondersteunende diensten, daaronder te verstaan de financiële, HR-, ICT- en logistieke diensten, zal worden uitgewerkt voor het einde van de bestuursovereenkomst. 5. New Way of Working De OISZ verbinden zich ertoe om een gemeenschappelijk ondersteuningsaanbod uit te werken (expertise, pilootprojecten en goede praktijken, opleiding, stappenplan, advies en begeleiding, intervisie, tools, meetinstrumenten,...) om de uitrol te begeleiden van de nieuwe werkmethodes (werk dat niet plaatsgebonden is of niet gebonden is aan bepaalde uurregelingen) in het kader van people management, change management en de uitbouw van de organisatie; we denken daarbij aan het ter beschikking stellen van tools en informatie, aan de hiërarchische meerdere en aan de medewerkers, die hen in staat moeten stellen om prestatiedoelstellingen vast te leggen en de verandering en de nieuwe organisatie te ondersteunen.

Elke OISZ verbindt zich ertoe om aan minstens 30 % van haar medewerkers de mogelijkheid te bieden om te telewerken, thuis of in een satellietkantoor.

De OISZ ontwikkelen een methodologie voor het meten van de impact van de New Way of Working wat betreft de kosten en de gevolgen voor het personeel. 6. Selectie & Werving Het College van OISZ zal jaarlijks van zodra het budgettaire kader vaststaat, op basis van de afzonderlijke personeelsplannen, afspraken maken omtrent gemeenschappelijke initiatieven voor het organiseren van wervings- en/of bevorderingsselecties, overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst met Selor.De wervingsselecties kunnen zowel extern als via de interne markt georganiseerd worden en zullen het diversiteitsbeleid van de regering ondersteunen.

Er wordt systematisch overleg gepleegd tussen de OISZ en Selor op alle gebieden van het personeelsbeheer, namelijk om de nieuwe taken waarmee Selor zou belast worden over te dragen aan de OISZ, in voorkomend geval door de nodige reglementaire aanpassingen aan te brengen of door SLA's te sluiten, zoals voorzien bij voormelde samenwerkingsovereenkomst tussen de OISZ en Selor. 7. Opleiding & Ontwikkeling Jaarlijks zal het College van OISZ de, in de afzonderlijke instellingen, bestaande opleidingen die in synergie kunnen aangeboden worden aan de medewerkers van de verschillende OISZ, bundelen en delen. Het College van OISZ zal jaarlijks van zodra het budgettaire kader vaststaat, op basis van de opleidingsplannen van de verschillende OISZ, afspraken maken omtrent nieuwe gemeenschappelijke initiatieven met betrekking tot opleiding en ontwikkeling van hun medewerkers.

De OISZ werken samen met het OFO een e-learning uit die ervoor zorgt dat de medewerkers van de OISZ hun kennis van de Belgische sociale zekerheid kunnen uitbreiden of actualiseren. 8. Diversiteit De OISZ moeten een inclusief diversiteitsbeleid voeren om ervoor te zorgen dat de maatschappij in hun personeel wordt vertegenwoordigd: o door positieve acties door te voeren voor gehandicapte personen door ervoor te zorgen dat ze toegang tot de gebouwen hebben, door de werkposten aan te passen en door de specifieke lijst van de aparte wervingsreserve van Selor te raadplegen; o door te vermijden dat het geslacht een rol kan spelen bij het loon, bevorderingen of aanwervingen; o door ook ongelijkheden weg te werken op het vlak van toegang tot werk tussen de Belgen op basis van een Belgische herkomst of een immigratieachtergrond.

Daartoe verbinden de OISZ zich meer bepaald tot het voortzetten van de al eerder ondernomen acties om te streven naar: o een tewerkstellingsgraad van 3% personen die erkend zijn als personen met een handicap, door het systematisch raadplegen van de specifieke lijst van de aparte wervingsreserve van Selor. Daarbij kan ook rekening gehouden worden met de overheidsopdrachten die aan instellingen worden gegund die met gehandicapte personen werken; o en een vertegenwoordiging van één derde van het ondervertegenwoordigde geslacht in A3- tot A5-functies (of gelijkgestelden). De OISZ waar deze vertegenwoordiging niet bereikt wordt in de bezetting van functies van een niveau van A3 tot A5 zullen de nodige acties nemen om een beter genderevenwicht tot stand te brengen.

Het College verbindt zich ook tot het deelnemen aan de werkgroepen die door de federale stuurgroep inzake diversiteit werden opgericht.

De OISZ verbinden zich ten slotte tot het deelnemen aan de sensibiliseringsacties in het kader van de Federale Dag van de Diversiteit. 9. Begeleiding op de werkvloer De OISZ werken een gemeenschappelijke strategie uit om de medewerkers te begeleiden tijdens hun loopbaan.Deze begeleiding heeft niet enkel betrekking op de integratie van de medewerker bij de start van zijn loopbaan, op zijn integratie op de werkplek, op de kennisoverdracht en de ontwikkeling van de generieke competenties, maar ook op zijn ontwikkeling tijdens de volledige duur van zijn loopbaan.

Deze strategie heeft zeker betrekking op de re-integratie van arbeidsongeschikte personeelsleden en op een leeftijdsbewust personeelsbeleid, waarbij aan de medewerkers een boeiende loopbaan wordt aangeboden tot aan hun uittreding en waarbij er mogelijkheden worden voorzien voor de uitwisseling van ervaringen en voor een evoluerend beleid.

De OISZ zullen een actieplan ontwikkelen met betrekking tot het welzijn op de werkvloer. Hierbij zal niet alleen aandacht worden besteed aan het voorkomen van lichamelijke en psychische arbeidsongeschiktheid maar ook aan een beleid van snelle re-integratie na arbeidsongeschiktheid. 10. Kennismanagement De OISZ werken een gezamenlijke kennismanagementstrategie uit. Hierdoor kan de aanwezige expertise optimaal gebruikt worden, en wordt het risico op kennisverlies door uitstroom beperkt, in het bijzonder wat betreft de kritieke functies.

Het College zal een strategie inzake kennisbeheer concretiseren die gemeenschappelijk is voor de OISZ, die toegespitst is op de toegang tot de kennis voor de uitvoering van het werk, op het delen van deze kennis binnen de OISZ en tussen de OISZ onderling en op het behoud van die kennis en die gebaseerd is op het delen van de goede praktijken dienaangaande tussen de OISZ. 11. Crescendo Behalve indien er een gelijkwaardige informatietool bestaat die de zelfde rapportering naar de FOD P&O verzekert, zullen de OISZ vanaf januari 2016 starten met het gebruik van de toepassing Crescendo om de evaluatiecycli te beheren en om de competenties van hun personeelsleden in op te nemen, in de mate dat dit gebruik gratis is en een toegevoegde waarde biedt.Aldus moeten 85 % van de plannings- en evaluatiegesprekken zich in Crescendo bevinden. Alle personeelsleden van de OISZ, die over een actieve gebruikersaccount beschikken, moeten een generiek competentieprofiel in Crescendo hebben. De nieuwe technische competentieprofielen zullen in Crescendo opgenomen worden.

In dit verband verbindt de Staat zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst de nodige aanpassingen uitgevoerd te hebben aangaande de gebruiksvriendelijkheid van de software na analyse van het systeem op basis van feedback van de OISZ en andere overheidsinstellingen.

Verbintenissen over het ICT-beheer

Art. 72.1. Virtualisatie en G-Cloud Het project G-Cloud is een gemeenschappelijk project tussen de federale overheidsdiensten met als doel om de globale informaticakosten terug te schroeven via het delen van infrastructuur en diensten.

Het project G-Cloud werd opgesplitst in verschillende fasen om de integratie van de informaticastructuur en -diensten geleidelijk te laten evolueren: a) Het eerste traject bestaat uit de vermindering van het aantal rekencentra en de omschakeling naar een gemeenschappelijke IT-infrastructuur.b) Het tweede traject (IaaS en STaaS) bestaat in het ter beschikking stellen van processingmogelijkheden (virtuele servers en machines) en opslagmogelijkheden aan de instanties zodanig dat ze hun eigen toepassingssoftware kunnen uitrollen.Deze terbeschikkingstelling gebeurt in de vorm van diensten. c) Het derde traject (SaaS) bestaat uit de vermeerdering en de standaardisering van de diensten die worden aangeboden om in te spelen op een maximum aantal niet-specifieke behoeften van de verschillende overheidsdiensten. In functie van hun toegekende investeringsmogelijkheden, verbinden de openbare instellingen van sociale zekerheid zich ertoe om de ICT-infrastructuurkosten verder te doen dalen via de virtualisatie van de servers, hetgeen een noodzakelijke stap is voor de integratie in een gemeenschappelijk federaal platform (G-Cloud).

De Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden is één van de actoren van dit project en zal erop toezien dat zijn informaticasysteem en netwerkdiensten zoveel mogelijk binnen een gemeenschappelijke, open en beveiligde infrastructuur geïmplementeerd worden.

Het blijft wel aan de instelling en zijn beheerscomité om de regels van zijn business te bepalen en in te staan voor de financiële consequenties. Er moeten ook voldoende garanties zijn dat een instelling zijn eigen businessprioriteiten kan bepalen.

De openbare instellingen van sociale zekerheid zullen de evolutie van hun informatica inplannen en afstemmen op de aanwezigheid van de verschillende componenten van dit gemeenschappelijk platform.

Elke openbare instelling van sociale zekerheid zal een roadmap opstellen waarin gepreciseerd wordt hoe de G-Cloud en de diensten gebruikt zullen worden, volgens het principe van "comply or explain".

In geval van discussie zal in gezamenlijk overleg naar een oplossing gezocht worden.

Om maximaal synergiën te creëren en de IT-kosten te verminderen verbindt de federale staat zich ertoe om bij het federaal administratief openbaar ambt het principe van mutualisering van de diensten aan te moedigen, overal waar gemeenschappelijke diensten gevaloriseerd kunnen worden.

De federale staat verbindt zich ertoe om de noodzakelijke informatica investeringen van de OISZ te bevorderen die, voor hogervermelde doeleinden, een migratie van hun informatica-infrastructuur moeten realiseren. 2. Gemeenschappelijke ontwikkeling van de ICT-aankopen en het ICT-beheer Voor alle uitbreidingen of hernieuwingen van hun informaticaoplossingen doen de OISZ zoveel mogelijk een beroep op de verschillende diensten van de G-Cloud en de raamovereenkomsten.De OISZ organiseren binnen het kader van het G-Cloud-initiatief een gemeenschappelijke aanschaf van ICT-middelen en -diensten via raamovereenkomsten om zo gunstig mogelijke aanschafvoorwaarden te bekomen.

De openbare instellingen van sociale zekerheid en de federale overheidsdiensten zullen samen onderhandelen met de belangrijkste hardware- en softwareleveranciers teneinde de beste voorwaarden en prijzen te verkrijgen voor alle federale administraties.

Daartoe verbinden de OISZ er zich toe om de verschillende opdrachten inzake ICT, eventueel via Smals, te gunnen in de hoedanigheid van aankoopcentrale opdat elke OISZ zou kunnen genieten van de vooruitgang van de andere OISZ en zo hun infrastructuur gemeenschappelijk zouden kunnen laten evolueren. De OISZ verbinden er zich toe om prioritair een beroep te doen op reeds bestaande opdrachten. 3. Elektronisch documentbeheer en elektronisch beheer van de workflow Het gebruik van de digitale brievenbus voor de elektronische communicatie met de burger zal zoveel mogelijk worden aangemoedigd, bij voorkeur in evenwichtige omgevingen die herkenbaar en toegankelijk zijn voor de burger.Er wordt bij voorkeur op een elektronische en interactieve manier gecommuniceerd met de burger, waarbij evenwel rekening wordt gehouden met de digitale kloof. Deze elektronische communicatie wordt ook doorgetrokken naar de professionals toe (ondernemingen, sociale secretariaten of ander partners (advocaten, ...)).

De initiatieven van de OISZ dienen te worden afgestemd met andere gelijkaardige initiatieven met het oog op een uniformisering van de "digitale brievenbus".

In dit kader wordt de rol van iedere actor in de workflow gerespecteerd.

De OISZ verbinden zich ertoe om te onderzoeken of het al dan niet noodzakelijk is om de aangetekende verzendingen te handhaven. Voor zover mogelijk en rekening houdende met de rechtszekerheid zullen de aangetekende verzendingen worden verminderd en/of vervangen door elektronische aangetekende verzendingen, mits een eventuele aanpassing van het regelgevingskader.

Verbintenissen over het logistiek beheer

Art. 73.§ 1. Overheidsopdrachten De OISZ verbinden er zich toe om prioritair gebruik te maken van de globale federale opdrachten (FOR-CMS) of een reeds bestaande opdracht voor alle aankopen van courante leveringen en diensten, behalve indien dat nadeliger zou blijken voor de OISZ. De OISZ maken gebruik van het bestaande gemeenschappelijke platform met betrekking tot overheidsopdrachten voor het stockeren van lastenboeken, de inventaris van diverse lopende contracten en het delen van kennis.

Voor het plaatsen van overheidsopdrachten zal het gebruik van een "model van aankoopcentrale of een opdrachtencentrale" bevorderd worden. Telkens een nieuwe overheidsopdracht voor leveringen of diensten wordt gelanceerd onderzoeken de OISZ of het werken met een aankoopcentrale of opdrachtencentrale mogelijk is en/of er een gezamenlijke opdracht kan uitgevoerd worden. De bestekken zullen modulair gemaakt worden zodat zowel kleine als grote bestellingen kunnen, eventueel met gedifferentieerde prijzen.

In deze zin wordt als overheidsopdracht aanzien: de overeenkomst onder bezwarende titel die wordt gesloten tussen één of meer leveranciers of dienstverleners en één of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven, en die betrekking heeft op het leveren van producten of het verlenen van diensten met een totale opdrachtwaarde groter dan 31.000 EUR inclusief btw.

De OISZ verbinden zich tot het respecteren van de instructies voor de aankoopdiensten die de versterking van de duurzaamheid van de federale overheidsopdrachten beogen en zijn opgenomen in de omzendbrief van 16/5/2014 waar tevens aandacht geschonken wordt aan sociale clausules en maatregelen ten voordele van kleine en middelgrote ondernemingen.

Bijzondere aandacht wordt geschonken aan opdrachten die toegekend worden aan organisaties die werken met personen met een handicap, zoals in de sociale economie.

De OISZ zullen de ontwikkelingen in e-Procurement incluis e-catalogue opvolgen en verder toepassen. § 2. Gebouwenbeheer/Shared Services ivm logistiek Het bestaande kadaster van het onroerend patrimonium van het geheel van de OISZ wordt actueel gehouden. Elk vraag tot huur, koop, verkoop en grondige renovatie van gebouwen moet vooraf worden voorgelegd aan het College van OISZ. Het kadaster kan uitgebreid worden met andere elementen zoals bv EPC (energieprestatiecertificaat).

De OISZ engageren zich om bij renovaties en nieuwe huisvesting : o de normen vastgesteld door de Regie der Gebouwen maximaal na te leven, o bij de inrichting van de lokalen de mogelijkheid te voorzien van een aangepaste configuratie en aangepast materieel om het concept van NWOW te kunnen toepassen.

De OISZ lijsten minimum standaarden op met betrekking tot het beheer van gebouwen. Deze standaarden zullen opgenomen worden in de vorm van een checklist.

In dit kader wordt verwezen naar het specifieke regeringsbeleid inzake huur van gebouwen.

De OISZ zullen tegen 1 januari 2017 een actieplan opstellen teneinde een antwoord te bieden op de aanbevelingen die in de audit van het Rekenhof over het vastgoed van de OISZ werden geformuleerd. Hierin zal ook aandacht worden besteed aan een verdere rationalisering van het gebouwenpark in functie van de evolutie van het personeel, de geldende oppervlaktenormen en de toepassing van de principes van NWOW. Hierbij zullen ook de effecten op het vlak van facility management worden in kaart gebracht en zal de mogelijkheid tot een shared aanpak worden onderzocht.

Een werkgroep zal op periodieke basis bijeenkomen om best practices uit te wisselen en verbeteringsvoorstellen door te voeren. Op volgende domeingebieden wordt gefocust: o energie (energieaudit, energieperformantie, reglementering...) o afval o EMAS o FMIS (facilitair management information system) o centraal meldpunt o verzekeringen (audit) o optimalisatie van beschikbare resources en technische competentie binnen de OISZ o bewaking De OISZ streven ernaar om e-invoicing (binnenkomende facturen) te implementeren.

De OISZ streven ernaar om een beheer met respect voor het milieu te implementeren en de voorbeeldfunctie van de federale overheid te versterken.

De OISZ verzekeren een duurzame mobiliteit.

Verbintenissen over interne audit

Art. 74.Wat de synergie inzake de uitbouw van de interne auditfuncties en auditcomités in hun instellingen betreft, engageren de OISZ zich tot de volgende gemeenschappelijke doelstellingen: o tegen het einde van de looptijd van de Bestuursovereenkomst 2016-2018 zal een Gemeenschappelijk Auditcomité de werking van alle interne auditdiensten binnen de OISZ onderworpen hebben aan een toetsing; o het jaarlijkse activiteitenrapport en de gemeenschappelijke aanbevelingen van het Gemeenschappelijk Auditcomité worden na kennisname door de beheerscomités door de Regeringscommissarissen aan de Voogdijminister worden overgemaakt, o periodiek wordt door elke instelling een auditplan en een jaarverslag meegedeeld aan het Gemeenschappelijk Auditcomité. Met het oog op deze rapportering, zullen er op niveau van het Platina netwerk templates worden uitgewerkt; o tijdens de looptijd van de Bestuursovereenkomst 2016-2018 zullen, onder de coördinatie van het College van OISZ, verdere initiatieven worden genomen met het oog op de afstemming van de planning en methoden van de interne auditfuncties met de activiteiten van de andere toezichtsactoren bevoegd voor de OISZ. In eerste instantie zal het samenwerkingsprotocol met het Rekenhof in de praktijk worden gebracht; o er zullen per kalenderjaar minstens 4 bijeenkomsten van het PLATINA-netwerk worden georganiseerd met het oog op de gemeenschappelijke opbouw, afstemming en uitwisseling tussen de interne auditfuncties van de OISZ van kennis en goede praktijken op conceptueel, methodologisch en organisatorisch vlak; o voor het einde van het eerste trimester van elk jaar zal het PLATINA-netwerk ten behoeve van het College van OISZ en de afzonderlijke auditcomités een rapport opmaken met daarin een overzicht van de activiteiten van het netwerk in het voorbije kalenderjaar, de voornaamste evoluties op vlak van interne audit binnen de afzonderlijke OISZ, alsook de initiatieven die werden genomen op vlak van de afstemming en samenwerking met de andere toezichtsactoren in de OISZ. Verbintenissen over het openstellen van synergiën voor andere partners (secundair netwerk)

Art. 75.De OISZ wensen de synergiën open te stellen voor hun partners van het secundaire netwerk zodat die kunnen profiteren van de effectieve besparingen die daaruit kunnen voortvloeien op het vlak van hun werkingskosten, in samenhang met hun financieringsniveau, zodat het optimale beheer van hun opdrachten gewaarborgd blijft.

In het kader daarvan stellen de OISZ voor om met hun secundaire netwerk overleg te plegen over een uitwisseling van de goede praktijken inzake synergiën en na te gaan in welke domeinen die zouden kunnen worden ontwikkeld.

Er zou daarbij een gemeenschappelijk actieplan of een plan voor de uitbreiding van de synergiën kunnen worden uitgewerkt, rekening houdend met de respectieve statuten van de instellingen van de secundaire netwerken. De OISZ informeren de Voogdijministers over de vooruitgang van de gesprekken met het secundaire netwerk.

Verbintenissen over de aanpassing van de administratieve organisatie van de sociale zekerheid

Art. 76.Het College van OISZ en de sociale partners zullen nauw betrokken worden bij de besprekingen over de optimalisatie van de federale overheid die een impact kunnen hebben op de OISZ. De Staat verbindt er zich toe om het College van OISZ, de sociale gesprekspartners en de geïmpacteerde meewerkende instellingen te betrekken bij de besprekingen over de optimalisatie van de federale overheid die een impact kunnen hebben op de OISZ. De OISZ verbinden zich om proactief mee te werken aan deze werkzaamheden.

Verbintenissen over gemeenschappelijke rapportering

Art. 77.Het College van OISZ en de sociale partners delen tegen 30 juni 2016 een gezamenlijk actieplan mee aan de regering met betrekking tot de synergiën bedoeld in de artikelen 71, 72, 73 en 74. Hierin worden de initiatieven, de ingezette middelen, de deelnemende OISZ en de voorziene timing opgelijst.

Jaarlijks zal het College van de OISZ en de sociale partners tegen 31 maart een gemeenschappelijk verslag opstellen over de vooruitgang ervan en de bereikte resultaten. In de periodieke rapportering van de OISZ zal aandacht worden besteed aan de inspanningen die door de instelling werden geleverd en aan de bereikte impact.

Het algemeen evenwicht tussen mannen en vrouwen binnen de OISZ zal als genderindicator opgenomen worden in dit gemeenschappelijk verslag.

Diensten ontwikkelen of gebruiken in het kader van de synergiën

Art. 78.Het behoort tot de opdracht van elke openbare instelling van sociale zekerheid die diensten (geheel of gedeeltelijk) zelf ontwikkelt of met toepassing van de regelgeving inzake de gunning van overheidsopdrachten gebruik maakt van diensten van derden, binnen haar mogelijkheden, die diensten, ongeacht hun aard, in het kader van de beoogde synergiën tegen kostprijs aan te bieden aan andere administratieve overheden, ongeacht hun bevoegdheidsniveau (waaronder, niet exhaustief, de overheidsdiensten van de federale regering en de gemeenschaps- en gewestregeringen, de openbare instellingen met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid, de gemeenschappen of de gewesten ressorteren, de provincies, de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn), aan de privaatrechtelijke instanties die erkend zijn om mee te werken aan de toepassing van de sociale zekerheid en aan de sectorale fondsen voor bestaanszekerheid. HOOFDSTUK 1 7. - Budgettair, financieel en boekhoudkundig luik De inhoud van dit hoofdstuk wordt geregeld bij o het KB van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, o het KB van 22 juni 2001(gewijzigd door het KB van 26 januari 2014) tot vaststelling van de regelen inzake de begroting, de boekhouding en de rekeningen van de openbare instellingen van sociale zekerheid die zijn onderworpen aan het bovenvermelde KB van 3 april 1997 o het KB van 26 januari 2014 tot vaststelling van het genormaliseerd boekhoudplan van de openbare instellingen van sociale zekerheid die zijn onderworpen aan het bovenvermelde KB van 3 april 1997 o en de respectievelijke omzendbrieven.

De beheersbegroting

Art. 79.De beheersbegroting omvat het geheel van de ontvangsten en uitgaven die op het beheer van de instelling betrekking hebben, zoals opgesomd in bijlage 1 van het bovengenoemd KB van 26 januari 2014 en verduidelijkt in de richtlijnen vastgesteld door de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de OISZ.

Art. 80.De verdeling van de begrotingsartikelen in de verschillende categorieën geschiedt in overeenstemming met de bijlage 2 van het gewijzigd KB van 22 juni.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: o de personeelsuitgaven o de gewone werkingsuitgaven o de informaticawerkingsuitgaven o de investeringsuitgaven verdeeld in drie delen : onroerende goederen, informatica en roerende goederen o de niet limitatieve werkingsuitgaven.

De Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de OISZ wordt belast met de vastlegging van de concrete inhoud van de begrippen limitatieve kredieten en niet limitatieve kredieten.

Art. 81.De beheersbegroting bevat enkel limitatieve kredieten, met uitzondering van de kredieten met betrekking tot : o de directe en indirecte belastingen, o vergoedingen verschuldigd als gevolg van fiscale bepalingen, o uitgaven in het kader van gerechtelijke procedures of uitspraken, voor zover zij niet vallen onder de opdrachtenbegroting.

De niet-limitatieve kredieten kunnen van nature nooit het voorwerp van lineaire besparingen of compensatie uitmaken en worden in een aparte categorie vermeld van de beheersbegroting.

Art. 82.Indien er budgettaire of boekhoudkundige wijzigingen betreffende de verdeling tussen de opdrachtenbegroting en de beheersbegroting tijdens de looptijd van de bestuursovereenkomst zouden optreden, verbindt de Staat er zich toe rekening te houden met de budgettaire of operationele gevolgen hiervan op de werking van de betrokken OISZ, desnoods door middel van de aanpassingsprincipes en -procedure voorzien in de artikelen 86 en 87.

De adviezen van de Regeringscommissaris van Begroting in verband met begroting, boekhouding, personeel, ICT...

Art. 83.De Staat verbindt er zich toe dat de Regeringscommissaris van Begroting de in artikel 12, 14 en 19 van het KB van 3 april 1997 voorziene termijnen respecteert.

De termijnen voor het uitbrengen van een advies door de Regeringscommissaris van Begroting voor andere adviesaanvragen worden in overleg tussen de instelling en de Regeringscommissaris vastgelegd in het samenwerkingsprotocol dat in de loop van de bestuursovereenkomst zal worden opgesteld. De Staat verbindt er zich toe dat de Regeringscommissaris van Begroting de afgesproken termijnen respecteert.

In uiterst dringende gevallen kan de instelling de hoogdringendheid inroepen voor adviesaanvragen. De instelling verantwoordt duidelijk deze hoogdringendheid. In dit laatste geval tracht de Regeringscommissaris van Begroting zo snel als mogelijk een advies te verlenen.

Art. 84.Elke aanvraag die het akkoord vereist van de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort (zoals bijvoorbeeld een beroep tegen een negatief advies van een Regeringscommissaris, een vraag tot akkoord over de begroting of een vraag tot herverdeling) zal vooraf of op hetzelfde moment aan de Voogdijminister worden gecommuniceerd.

De aanpassing van de beheersbegroting ingevolge herschikkingen tussen begrotingsartikelen

Art. 85.De overdrachten tijdens eenzelfde begrotingsjaar tussen de kredieten, zoals voorzien in artikel 14, § 1, van het KB van 3 april 1997, worden door de Regeringscommissaris van Begroting behandeld, binnen de in het eerste lid van het artikel 83 bepaalde termijn.

Om een goed beheer mogelijk te maken wordt maximale flexibiliteit toegestaan tussen werkings- en investeringskredieten (met inbegrip van de enveloppe gebouwen). De opgelegde besparingen, de ROI en de bijkomende kredieten voor het geheel van de begrotingsartikelen inzake uitgaven binnen de beheersbegroting mogen herverdeeld worden, opdat zij op optimale wijze de 5e bestuursovereenkomst zouden kunnen uitvoeren.

Herschikkingen tussen begrotingsartikelen tijdens eenzelfde begrotingsjaar kunnen het ganse jaar door gebeuren. Het is eveneens toegelaten over te gaan tot een kredietherverdeling bij de afsluiting van het boekjaar, die plaatsvindt in het jaar n+1.

Aanpassing van de beheersbegroting ingevolge gewijzigde omstandigheden

Art. 86.De volgende thematieken zullen op initiatief van de instelling besproken worden met de Voogdijminister(s), de Minister tot wiens bevoegdheden de begroting behoren en indien noodzakelijk de Minister tot wiens bevoegdheid de ambtenarenzaken behoren, zodanig dat bijkomende kredieten voorafgaandelijk aan de inwerkingtreding eventueel kunnen worden toegekend na een regeringsbeslissing: o Nieuwe opdrachten Indien tijdens de looptijd van de bestuursovereenkomst de instelling een bijkomende opdracht moet uitvoeren en na een voorafgaande toetsing vastgesteld wordt dat deze niet kan uitgevoerd worden binnen de toegekende beheersenveloppe en bijgevolg aanleiding zal geven tot verhoogde beheersuitgaven (rekening houdend met de eenmalige opstartkosten, hoofdzakelijk informatica, en met recurrente jaarlijkse personeels- en werkingskosten op kruissnelheid), o Personeel Indien het globaal bedrag van het personeelskrediet berekend volgens de formule van artikel 95 evenwel lager is dan het bedrag bekomen door middel van de berekeningsmethode eigen aan de instelling, vermeld in artikel 94 van deze bestuursovereenkomst en voor zover dat het bereiken van bepaalde doelstellingen of de realisatie van bepaalde projecten zoals opgenomen in deze overeenkomst in gevaar zou brengen.

De verplichte, noodzakelijke en onvoorziene bijkomende personeelsuitgaven die het gevolg zijn van een beslissing van de Regering zullen aan de personeelskredieten worden toegevoegd, o Werking en investering o Indien door de toepassing van de evolutie van de werkings- en investeringskredieten in functie van het gezondheidsindexcijfer van artikel 95 het bereiken van bepaalde doelstellingen of de realisatie van bepaalde projecten opgenomen in deze overeenkomst in gevaar zou komen. o In het geval van nieuwe uitgaven voor het zich in regel stellen met wettelijke verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de milieubepalingen, de risicoanalyse van de liften, de sociale bijdragen, de verzekeringen).

De verlaging of de niet-aanpassing van de beheersbegroting ingevolge een nieuwe opdracht of zonder nieuwe opdracht

Art. 87.Indien de beschikbare middelen (inzake personeel of budget) worden verminderd of de opdrachten worden uitgebreid zonder dat de kredieten worden verhoogd, kan dit gebrek aan middelen zijn weerslag hebben op de uitvoering van de doelstellingen van de overeenkomst.

Na constructief overleg tussen de Voogdijminister(s), de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort, de stemgerechtigde beheerders aangewezen door het beheersorgaan, evenals de personen belast met het dagelijks beheer, zal de instelling, de te bereiken doelstellingen kunnen verlagen, overeenkomstig artikel 7 van het koninklijke besluit van 3 april 1997 en op basis van een objectief meetinstrument, in volgende gevallen: o Indien de federale Staat het bij het artikel 92 afgesproken begrotingskader niet in acht kan nemen binnen de context van het begrotingsbeleid van de Staat, indien de beschikbare middelen (inzake personeel of budget) worden verminderd, o Indien de opdrachten worden uitgebreid zonder dat de kredieten worden verhoogd o Indien bijkomende noodzakelijke kredieten niet toegekend kunnen worden, Dit enkel voor zover deze beslissingen de realisatie van bepaalde in deze overeenkomst opgenomen projecten of doelstellingen in gevaar zouden kunnen brengen.

Bij de evaluatie van de overeenkomst zal rekening worden gehouden met de tussentijdse aanpassing van de doelstellingen.

De verhoging van de beheersbegroting van het lopende jaar ingevolge de toekenning van eigen beheersontvangsten

Art. 88.§ 1. De eigen ontvangsten, die voortvloeien uit prestaties die kaderen binnen de opdrachten van de instelling, en geleverd worden aan derden op basis van een terugvordering van de kosten, worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het lopende jaar mits naleving van de procedure inzake bepaling en aanpassing van de budgetten, zoals vastgelegd in het koninklijk besluit van 3 april 1997. § 2. Vanaf 2016 mogen de andere hierna opgesomde in de begroting van het lopende jaar voorziene eigen beheersontvangsten van de instelling jaarlijks worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het lopende jaar mits gunstig advies van de Regeringscommissaris van Begroting, binnen de in het eerste lid van het artikel 83 bepaalde termijn.

Dit gunstig advies betreft een akkoord over zowel het bedrag van de in het lopende jaar voorziene eigen beheersontvangsten als over de bestemming van dit bedrag door de instelling in het lopende jaar.

Volgende types van eigen beheersontvangsten, waarvoor een principedossier met inbegrip van een raming van de voorziene bedragen vooraf werd goedgekeurd door het beheerscomité/raad van beheer, worden hier bedoeld : 1. éénmalige beheersontvangsten ingevolge de verkoop van een onroerend goed op basis van de integrale verkoopprijs, waarbij de bijzondere voorwaarden van artikel 96 werden gerespecteerd 2.periodieke beheersontvangsten ingevolge de verhuur op contractuele basis van een onroerend goed (b.v. een gebouw of een verdieping van een gebouw) worden toegevoegd aan de beheersenveloppe, ofwel volledig in geval van verhuur tegen kostprijs aan een andere overheidsdienst, ofwel voor de helft in geval van verhuur tegen marktprijs aan een andere derde, 3. periodieke beheersontvangsten ingevolge de detachering van personeelsleden (b.v. naar een beleidscel - buiten deze van de Voogdijminister(s) - of naar een syndicale organisatie) of ingevolge de ter beschikkingstelling van personeelsleden (b.v. voor een gemeenschappelijke Auditdienst of voor SIOD,...) worden toegevoegd aan de toegekende personeelskredieten. 4. beheersontvangsten die voortvloeien uit de levering van diensten tegen kostprijs aan derden en aan andere OISZ (b.v. het scannen van dossiers voor derden) 5. periodieke beheersontvangsten ingevolge de verdere uitvoering door de instelling van bepaalde opdrachten voor rekening van de gefedereerde entiteiten tijdens of na de overgangsfase van de zesde staatshervorming, in het kader van de samenwerkingsakkoorden die werden gesloten met de gefedereerde entiteiten. § 3. De gerealiseerde andere eigen beheersontvangsten van het vorige jaar (b.v. ingevolge de levering van drukwerken, het verhuren van vergaderzalen, het afleveren van attesten of de opmaak van statistieken,...), de bij deze levering gemaakte personeels- en andere werkingskosten mogen integraal worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het lopende jaar. Als incentive voor goed beheer, mag het verschil tussen de gefactureerde marktprijs en de gemaakte personeels- en andere werkingskosten voor de helft worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het lopende jaar mits gunstig advies van de Regeringscommissaris van Begroting, binnen de in het eerste lid van het artikel 83 bepaalde termijn.

Dit gunstig advies betreft een akkoord over zowel het bedrag van de tijdens het vorige jaar geboekte andere eigen beheersontvangsten als over de bestemming van dit bedrag door de instelling in het lopende jaar. § 4. Voor de synergieprojecten, die momenteel opgenomen zijn in de gemeenschappelijke bepalingen, worden de nodige middelen voorzien op de beheersbegroting van de deelnemende OISZ. De impact van synergieprojecten (b.v. de loonmotor) op de beheersbegrotingen van de deelnemende OISZ wordt voorafgaandelijk geregeld op het begrotingsplan binnen het College OISZ. Deze beheersontvangsten komen bovenop de beheersenveloppe van de instelling die de prestaties levert voor de andere OISZ, mits gunstig advies van de Regeringscommissaris, en worden ter informatie meegedeeld aan de Voogdijministers, aan de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort en aan de Minister tot wiens bevoegdheid de ambtenarenzaken behoren.

Dezelfde principes zijn toepasselijk op de synergieprojecten buiten de sociale zekerheid en op de fusieoperaties zoals zij worden gedefinieerd in de bestuursovereenkomst. § 5. De bedragen van bovenvermelde voorziene en gerealiseerde eigen beheersontvangsten, alsook de bestemming van deze bedragen, welke een positief advies gekregen hebben van de Regeringscommissaris van Begroting, mogen door de instelling worden ingeschreven in een aanpassingsblad van de beheersbegroting van het lopende jaar.

De verhoging van de beheersbegroting ingevolge de overdracht van kredieten van het vorige begrotingsjaar

Art. 89.De overdracht van kredieten van het vorige begrotingsjaar naar het lopende jaar wordt onder de voorwaarden voorzien in artikel 14, § 2, van het KB van 3 april 1997 toegestaan mits gunstig advies van de Regeringscommissaris van Begroting, binnen de in het artikel 83 bepaalde termijn.

Bij gunstig advies van de Regeringscommissaris van Begroting mogen de goedgekeurde overdrachten door de instelling worden toegevoegd aan de kredieten van het lopende jaar.

Om het mogelijk te maken voor de Regeringscommissarissen om de voortgang van de opgenomen projecten te volgen en te kunnen oordelen over de opvolging ervan alsook over de opportuniteit van de herinschrijvingen zal de OISZ ervoor zorgen dat de Regeringscommissarissen frequent toegang hebben tot de planning en tot de resultaten van het investeringsprogramma. De instelling zal elk semester een stand van zaken van het investeringsprogramma overmaken.

Dit zal het voorwerp van een eenvormige toepassing in elke instelling uitmaken.

De aanpassing van de beheersbegroting ingevolge een wijziging van de sociale bijdragen

Art. 90.Indien de sociale bijdragen betreffende de personeelsleden (hoofdzakelijk pensioenbijdragen voor de Pool der parastatalen) wijzigen, zal de beheersbegroting aangepast worden. De bedragen die zullen dienen als basis voor de berekening, zullen instelling per instelling bepaald worden in overleg met het College, (desgevallend PDOS) en de FOD Budget en Beheerscontrole. Ter info: de betaling door de OISZ van de patronale pensioenbijdragen voor de Pool der parastatalen vormt een neutrale financiële en budgettaire operatie.

Voor de uitgaven inzake de Pool der parastatalen zal een nieuw begrotingsartikel worden voorgesteld door de Commissie voor de normalisatie van de boekhouding om de toegekende begrotingskredieten op te nemen bij deze bijdragen.

De verhoging van de beheersbegroting ingevolge de betalingen van achterstallige competentiepremies

Art. 91.Voor zover dit mechanisme nog toepasselijk is en in de mate dat dit het geval zal zijn, zal jaarlijks een provisie voor de uitbetaling van de achterstallige competentiepremies die verschuldigd zullen zijn, bij de FOD Budget en beheerscontrole worden aangelegd.

Het bedrag van de per OISZ toegestane personeelsuitgaven, zoals vermeld in de bestuursovereenkomst, zal worden verhoogd met het nodige bedrag van de achterstallige competentiepremies die tussen januari en september uitbetaald werden (eerste schijf), voor zover het totaal van de bedragen van alle instellingen het totaal bedrag van de provisie niet overschrijdt. Een tweede schijf voor de achterstallen betaald tussen oktober en december kan ook nog toegekend worden.

Deze verhogingen zullen ten laatste op 31 januari van het volgende jaar worden toegestaan door de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort, op voorstel van de Voogdijminister(s) van de betrokken instelling en op basis van bewijsstukken voor de verrichte uitbetalingen en op advies van de Regeringscommissaris die bij de instelling, de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort, vertegenwoordigt.

Beheersbegroting voor de jaren 2016, 2017 en 2018

Art. 92.De beheersbegroting van de instelling voor de jaren 2016, 2017 en 2018, die overeenkomstig artikel 79 en de beslissing van de Ministerraad van 18/12/2015 werd bepaald, wordt als volgt vastgelegd:

2016

2017(1)

2018(1)

Personeelsuitgaven

€ 1.474.063

€ 1.444.582

€ 1.415.690

Werkingsuitgaven

€ 765.109

€ 752.447

€ 739.098

waarvan: Gewone werking

€ 413.909

€ 403.647

€ 401.298

Informatica

€ 351.200

€ 348.800

€ 337.800

Investeringen

€ 18.000

€ 15.000

€ 13.000

waarvan: Roerende investeringen

€ 3.000

€ 3.000

€ 3.000

Informatica-investeringen

€ 15.000

€ 12.000

€ 10.000

Onroerende investeringen

€ 0

€ 0

€ 0

Niet limitatieve werkingsuitgaven

€ 2.600

€ 2.548

€ 2.497

Totaal

€ 2.259.772

€ 2.214.577

€ 2.170.285

(1) voor de begrotingsjaren 2017 en 2018 : berekening in prijzen van 2016 Deze beheersenveloppe omvat eveneens de kredieten voor de uitvoering van goedgekeurde regeringsmaatregelen en voor de uitvoering van moderniseringsprojecten, zoals beschreven in de bestuursovereenkomst. De uitvoering van de begroting 2016 zal geschieden overeenkomstig de beslissingen van de Ministerraad van 18/12/2015.

Maximumbedrag van de kredieten voor het statutair personeel

Art. 93.Overeenkomstig artikel 5 van het KB van 3 april 1997 wordt het maximumbedrag van de kredieten voor het statutair personeel vastgelegd op €1.474.063 voor het jaar 2016, op €1.444.582 voor het jaar 2017 en op €1.415.690 voor het jaar 2018.

Jaarlijkse herziening

Art. 94.De begrotingsbedragen voor de jaren 2017 en 2018 worden verkregen op basis van de berekeningsmethode eigen aan de instelling en op basis van de huidige hypotheses. Deze bedragen kunnen jaarlijks worden herzien en worden dus ter informatie vermeld. In de mate van het mogelijke en binnen de mogelijkheden van het begrotingsbeleid van de federale Staat verbindt de federale Staat zich niettemin ertoe de ingeschreven bedragen (of de opnieuw geschatte bedragen in geval van herschatting) maximaal in acht te nemen voor de werkingsjaren 2017 en 2018.

Indien de federale Staat dit afgesproken begrotingskader niet in acht kan nemen binnen de context van het begrotingsbeleid van de Staat wordt de bestuursovereenkomst aangepast overeenkomstig artikel 87.

Art. 95.Bij ongewijzigd beleid zullen voor de jaren 2017 en 2018 de bedragen van elke uitgavencategorie op de volgende manier herzien worden, na toepassing van de begrotingsbesparingen die beslist worden door de overheid en eventuele verdere heronderhandeling van de verbintenissen van de OISZ: a) Personeelskredieten De personeelskredieten zullen in functie van de evolutie van de gemiddelde vereffeningscoëfficiënt geparametriseerd worden volgens de formule : Gemiddelde vereffeningscoëfficiënt van de lonen jaar N (1) Gemiddelde vereffeningscoëfficiënt van de lonen jaar N-1 (2) (1) hypothese van het economisch budget van het Planbureau (2) reële coëfficiënt Als de evolutie van de personeelskredieten het bereiken van bepaalde doelstellingen of de realisatie van bepaalde projecten zoals opgenomen in deze overeenkomst in het gedrang zou brengen wordt de bestuursovereenkomst aangepast overeenkomstig artikel 86 of artikel 87 naargelang de omstandigheden.b) Werkings- en investeringskredieten met inbegrip van de onroerende investeringskredieten De kredieten van het vorige jaar evolueren in functie van het gezondheidsindexcijfer, die beschreven wordt in het economisch budget, dat als basis dient voor de vaststelling van het budget van het betrokken jaar. Als de evolutie van de werkings- en/of investeringskredieten het bereiken van bepaalde doelstellingen of de realisatie van bepaalde projecten zoals opgenomen in deze overeenkomst in het gedrang zou brengen wordt de bestuursovereenkomst aangepast overeenkomstig artikel 86 of artikel 87 naargelang de omstandigheden.

Onroerende verrichtingen

Art. 96.Binnen de grenzen van haar opdrachten kan de instelling beslissen over de verwerving, de aanwending of de vervreemding van lichamelijke en onlichamelijke goederen en de vestiging of de opheffing van zakelijke rechten op deze goederen, alsmede over de uitvoering van dergelijke beslissingen.

Elke beslissing tot verwerving, oprichting, renovatie of vervreemding van een onroerend goed of recht, waarvan het bedrag 5 miljoen euro overschrijdt, is onderworpen aan de voorafgaande machtiging van de Voogdijminister(s) en van de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort.

Voor zover de instelling behoort tot het Globaal beheer, vereisen de bestemming van de opbrengst van een vervreemding van deze onroerende goederen waarvan het bedrag 5 miljoen euro overschrijdt, en de toevoeging van deze opbrengst aan de beheersenveloppe van het lopende jaar het voorafgaand akkoord van de Voogdijminister(s) en van de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort. Deze bijkomende beheersenveloppe moet worden gebruikt voor de oprichting of aankoop van een ander gebouw of voor renovatiewerken in een bestaand gebouw, in het kader van een beleid van optimaal gebruik van de onroerende goederen (b.v. bij de uitrol van telewerk of van new way of working) of in het kader van een fusie.

Algemene en analytische boekhouding

Art. 97.De instelling verbindt zich ertoe een boekhoudplan toe te passen conform het genormaliseerd boekhoudplan voor de openbare instellingen van sociale zekerheid, zoals bepaald in het KB van 26 januari 2014. Het genormaliseerd boekhoudplan wordt verder uitgediept door de Commissie voor de Normalisatie van de boekhouding van de OISZ, in samenwerking met de FOD Begroting en Beheercontrole en de FOD Sociale Zekerheid en volgens de in de Commissie voor de Normalisatie van de boekhouding van de OISZ afgesproken termijnen.

De instelling zal het systeem van analytische boekhouding gebruiken om de kosten van de voornaamste basisactiviteiten te bepalen en te evalueren. Bovendien zal dit systeem ook gebruikt worden om de kost van ontwikkeling en onderhoud van nieuwe projecten te bepalen.

Bezorgen van periodieke staten

Art. 98.De instelling zal, overeenkomstig de richtlijnen van de Regering, aan de Voogdijminister(s) en aan de Minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort, evenals aan de FOD Sociale Zekerheid en aan de FOD Budget en Beheerscontrole, maandelijks een staat van de ontvangsten en uitgaven aangaande het beheer bezorgen.

De OISZ zetten een maandelijkse of eventueel driemaandelijkse opvolging op in gestandaardiseerd formaat van hun opdrachtenbegroting en vragen de nodige gegevens aan de meewerkende organisaties van sociale zekerheid als dat nodig is.

In het kader van een gecentraliseerde communicatie van de jaarrekeningen aan de EU verbinden de OISZ zich ertoe om, in samenwerking met de FOD Sociale Zekerheid en de FOD Begroting, het systeem e-BMC te implementeren en te gebruiken.

Art. 99.De instelling verbindt er zich toe om voor elke begrotingsoefening van het monitoringcomité de gevraagde synoptische tabellen voor de opdrachten en voor het beheer kwaliteitsvol, volledig en tijdig op te sturen en conform de structuren die gedefinieerd worden in de bijlagen van de KB's van 26 januari 2014 en 22 juni 2001. HOOFDSTUK 1 8. - Medewerking aan transversale projecten

Art. 100.De OISZ engageren zich ertoe, ieder wat hen betreft, om mee te werken aan de uitvoering van de programma's inzake administratieve vereenvoudiging, inzake armoedebestrijding en inzake bestrijding van sociale fraude.

Ze zullen ook in hun dagdagelijks beheer aandacht hebben voor initiatieven met betrekking tot het beleid van duurzame ontwikkeling.

Specifieke aandacht zal daarbij gaan naar de toepassing van het beginsel van "handistreaming", in overeenstemming met de bepalingen van het VN-verdrag inzake de rechten van personen met een handicap, waarbij op transversale wijze de integratie van personen met een handicap in alle domeinen van het maatschappelijk leven bevorderd wordt en in de verschillende fasen van beleidsvoering rekening gehouden wordt met de dimensie handicap. Hiervoor zal de instelling in het bestuursplan aandacht besteden aan "Handistreaming". Bij dit alles zal een beroep gedaan worden het aanspreekpunt "Handicap" dat in elke instelling en bij elke beleidscel aangeduid werd en zal samengewerkt worden met het federale coördinatiemechanisme opgericht bij de FOD Sociale Zekerheid en met het maatschappelijk middenveld.

De instelling zal zich ook inschrijven in het nastreven en intensifiëren van het actuele beleid inzake gender mainstreaming, overeenkomstig de bepalingen van de wet van 7 januari 2007 strekkende tot controle op de toepassing van de resoluties van de wereldvrouwenconferentie die in september 1995 in Peking heeft plaatsgehad en tot integratie van de genderdimensie in het geheel van de federale beleidslijnen en van haar uitvoeringsbesluiten.

Art. 101.De OISZ engageren zich om verder actief deel te nemen aan de Federale Netwerken Klantgerichtheid en Klachtenmanagement en daarbij deel te nemen aan de jaarlijkse rapportering van de indicatoren klachtenmanagement en actief bij te dragen aan de realisatie van het Federaal Plan Klantgerichtheid dat voor 2016 de focus zal leggen op de optimalisatie van het onthaal en de product- en dienstencatalogus.

De OISZ engageren zich om minstens 1 maal tijdens de duur van de bestuursovereenkomst de klantentevredenheid te meten, met het oog op het verbeteren van hun product- en dienstverlening.

Gedurende de uitvoering van deze bestuursovereenkomst, om de rechten van de sociaal verzekerden te optimaliseren en om de uitoefening van deze rechten aan te passen in functie van de maatschappelijke en technologische evoluties, verbindt het College van de OISZ en de sociale partners er zich toe om aan de federale regering concrete voorstellen tot actualisering van het Handvest van de sociaal verzekerde mee te delen, met de actieve steun van de werkgroep College - FOD Sociale Zekerheid die de monitoring van de toepassing van dat handvest verzekert. Tijdens deze oefening zal de werkgroep College - FOD Sociale Zekerheid zo proactief mogelijk zowel de sociaal verzekerden als de andere instellingen van sociale zekerheid betrekken. HOOFDSTUK 1 9. - Slotbepalingen

Art. 102.De verbintenissen van deze bestuursovereenkomst doen geen afbreuk aan de verplichting van de instelling om de diverse wettelijke en reglementaire teksten na te leven die algemene richtlijnen bevatten voor de instellingen van sociale zekerheid bij het onderzoek van de rechten op prestaties en in de relaties met de sociaal verzekerden, met name: - de wet van 29 juli 1991 op de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen; - het Handvest van de gebruiker van overheidsdiensten van 4 december 1992; - de wet van 11 april 1994 met betrekking tot de openbaarheid van bestuur; - de wet van 11 april 1995 tot invoering van het handvest van de sociaal verzekerde.

Voor iedere dienst waarvoor er contacten met de sociaal verzekerden zijn, gelden de bepalingen van het Handvest van de sociaal verzekerde en moeten de verbintenissen nageleefd worden.

De in deze bestuursovereenkomst vervatte verbintenissen doen geen afbreuk aan de verplichting van de instelling om op een efficiënte manier de andere wettelijke opdrachten uit te voeren waarvoor geen specifieke doelstelling wordt bepaald.

BIJLAGE BIJLAGE 1 - Meetbare doelstellingen

Nummer

Dienst

Doelstelling

2016-2018

Inning en verdeling van sociale bijdragen

MD 1

Versturen inschrijvingsformulier aan reder

100% binnen 5 werkdagen na aanvraag

MD2

Nazicht van de normvereisten, juistheid van de individuele gegevens en boeking

85% binnen 20 werkdagen na ontvangst; 15% binnen 40 werkdagen na ontvangst

MD3

Opmaken en versturen van detacheringsformulieren

95% binnen 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag

Boekhouding

MD4

Rekeninguittreksels versturen naar betrokken instellingen en fondsen

100% uiterlijk het 2de kwartaal volgend op hetgeen waarop het rekeninguittreksel betrekking heeft

Ziekte-en invaliditeitsverzekering

MD5

Terugbetaling van gezondheidszorgen aan zeelieden door overschrijving of circulaire cheque

95% binnen 5 werkdagen na ontvangst via post of aanbieding aan loket

MD6

Terugbetaling "derde betaler" binnen 60 kalenderdagen na ontvangst

95% binnen 60 kalenderdagen

MD7

Controle- en inlichtingenblad versturen aan verzekerde

95% binnen de 2 werkdagen na ontvangst van de aangifte (domicilie in België)

95% binnen de 2 werkdagen na erkenning (domicilie niet in België)

MD8

Eerste uitbetaling van primaire arbeidsongeschiktheidsvergoeding

95% binnen de 15 werkdagen na ontvangst van het inlichtingenblad van de zeeman en de reder

MD9

Uitbetaling van primaire arbeidsongeschiktheidsvergoeding

95% uiterlijk de 5de van de volgende maand

MD10

Uitbetaling van invaliditeitsvergoeding

95% uiterlijk de 5de van de volgende maand

Sociale dienst zeelieden

MD11

Ter beslissing voorleggen aan het beheerscomité

100% binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag of de aanvullende inlichtingen

MD 12

Uitbetaling tussenkomst sociale dienst

100% binnen 10 werkdagen na de toekenningsbeslissing

Oorlgsvaartvergoedingen

MD13

Uitbetaling oorlogsvaartvergoedingen

100% uiterlijk 10 werkdagen na het einde van elk kwartaal

Pool van de Zeelieden

MD14

Vaststellen recht op wachtgeld

100% binnen 20 werkdagen na ontvangst van alle externe informatie

MD15

Mededeling individuele beslissing aan de betrokken zeeman

95 % binnen de 8 werkdagen

5 % binnen de 10 werkdagen

Algemeen

MD16

Uitbouw van een systeem van klachtenregistratie

binnen 20 kalenderdagen een gemotiveerd antwoord versturen aan de indiener

Namens de Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden, De Voorzitter, Fons Borginon De beheerders, Wilfried Lemmens Jacques Kerkhof Michel Claes De adviseur belast met het dagelijks beheer, Bert Strobbe

Namens de Belgische Staat, De minister van sociale zaken, Maggie De Block De minister van ambtenarenzaken, Steven Vandeput De minister van begroting, Sophie Wilmès