10 JUNI 2002. - Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in de voorbereidingsteams

De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Gelet op het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999;

Gelet op het decreet van 15 juli 1997 inzake interlandelijke adoptie;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 juli 2001 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse regering;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 19 april 2002 inzake interlandelijke adoptie;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van Kind en Gezin, gegeven op 13 december 2000;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen bij de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat de voorbereidingsteams, rekening houdend met het feit dat de voorziene overgangsperiode van drie jaar al loopt vanaf 1 januari 2001, onmiddellijk werk moeten kunnen maken van een kwaliteitsbeleid via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem, om hun werking te conformeren aan de bepalingen, opgenomen in het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999;

Besluit : HOOFDSTUK I. - Kwaliteitsbeleid

Artikel 1.§ 1. Elk voorbereidingsteam ontwikkelt een kwaliteitsbeleid dat uitgaat van zijn missie, zijn maatschappelijke waarden en visie op het kernproces van het team. § 2. Het kwaliteitsbeleid is erop gericht om op een systematische wijze de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening, alsook van de werking, te bepalen, te plannen, te beheersen, te borgen en te verbeteren. § 3. Het voorbereidingsteam houdt bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid rekening met de verwachtingen van de gebruikers, de positionering van de eigen organisatie, de beschikbare middelen en de beschikbare teamleden. § 4. Het voorbereidingsteam neemt de nodige maatregelen om het kwaliteitsbeleid bekend te maken en te integreren in zijn werking. § 5. Het kwaliteitsbeleid concretiseert de doelstellingen op het vlak van de kwaliteitszorg via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem die worden beschreven in het kwaliteitshandboek. Afdeling II. - Kwaliteitsplanning

Art. 2.§ 1. De kwaliteitsplanning is een periodisch proces waarbij het voorbereidingsteam jaarlijks de doelstellingen vastlegt die zullen worden nagestreefd op het vlak van de kwaliteitszorg. § 2. Het voorbereidingsteam beschrijft bij elke doelstelling de middelen die zullen worden ingezet voor het bereiken van de doelstellingen. § 3. Het voorbereidingsteam beschrijft op welke wijze de doelstellingen zullen worden verwezenlijkt en met welke frequentie het realiseren van de doelstellingen zal worden gecontroleerd. Waar nodig corrigeert de voorziening de implementatiewijze. Afdeling III. - Kwaliteitssysteem

Art. 3.§ 1. Het voorbereidingsteam ontwikkelt een kwaliteitssysteem dat aangeeft hoe de beschikbare middelen worden ingezet en hoe de dienstverleningsprocessen worden georganiseerd, beheerst en geëvalueerd. § 2. Het voorbereidingsteam neemt de maatregelen die nodig zijn om het kwaliteitssysteem te implementeren, goed te doen functioneren en het aan te passen aan gewijzigde omstandigheden. § 3. Binnen het voorbereidingsteam wordt een verantwoordelijke aangewezen voor het kwaliteitsbeleid en voor de uitvoering en het onderhoud van het kwaliteitssysteem.

Art. 4.§ 1. Het voorbereidingsteam beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het efficiënt en kwaliteitsgericht inzetten van de middelen. Daartoe beschrijft het voorbereidingsteam: 1° hoe het zijn personele middelen inzet.Dat wordt onder meer geconcretiseerd in de wijze waarop: a) het voorbereidingsteam zijn teamleden selecteert op basis van een profiel- en functieomschrijving;b) het voorbereidingsteam zijn teamleden informeert, begeleidt en inspraakmogelijkheden biedt;c) het voorbereidingsteam zijn teamleden opleiding biedt;d) het voorbereidingsteam de teamleden evalueert;e) het voorbereidingsteam de voorwaarden creëert voor een functioneel samenwerkingsklimaat en een goede communicatie tussen alle teamleden;f) het voorbereidingsteam voldoende kennis en vaardigheden in communicatie en de juiste houding in organisatie en hulp- en dienstverlening waarborgt bij de teamleden;2° hoe de infrastructuur aangepast wordt aan de behoeften van de gebruikers;3° hoe het financiële beleid toelaat om de kwaliteitsdoelen te bereiken en de dienstverleningsprocessen uit te voeren zoals beschreven;4° het systeem waarbij de documenten die relevant zijn voor de werking op een overzichtelijke wijze worden beheerd.Daartoe : a) legt het voorbereidingsteam de voorwaarden vast volgens welke persoonsgebonden documenten worden bijgehouden in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake het beroepsgeheim;b) bundelt het voorbereidingsteam de documenten die uitgegeven worden door externe instanties van de voorziening en die van rechtstreeks belang zijn voor het functioneren van de voorziening in een overzichtelijk te raadplegen systeem;c) bundelt het voorbereidingsteam de gebruikte standaarddocumenten in een overzichtelijk geheel waarbij het doel waarvoor de documenten gebruikt worden, duidelijk is aangegeven;d) bundelt het voorbereidingsteam de documenten die eigen zijn aan het kwaliteitssysteem in een overzichtelijk en voor de teamleden toegankelijk kwaliteitshandboek.

Art. 5.§ 1. Het voorbereidingsteam ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen die een directe invloed uitoefenen op de kwaliteit van de dienstverlening en de werking van het voorbereidingsteam. Het gaat daarbij minstens om het volgende proces : het voorbereiden van de kandidaat-adoptanten op een eigen verantwoorde keuze om al dan niet een kind te willen adopteren. § 2. Het team neemt de nodige maatregelen om de beschreven visie op een doeltreffende wijze te verwezenlijken.

Art. 6.Het voorbereidingsteam beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het beheersen van het dienstverleningsproces. Daartoe beschrijft het voorbereidingsteam onder meer hoe : 1° informatie verstrekt wordt conform de richtlijnen van Kind en Gezin;2° via de verplichte informatie inzicht bevorderd wordt in adoptie;3° de adoptie bewerkstelligd wordt naar gelang van de eigen mogelijkheden en beperkingen van de kandidaat-adoptanten om te adopteren;4° de gebruikers worden geïnformeerd over het beleid en de algemene werking van de voorziening;5° de gebruikers worden ontvangen;6° afspraken gemaakt worden met de gebruikers over de dienstverlening en hoe gemaakte afspraken tijdens de dienstverlening kunnen worden gewijzigd;7° de individuele gebruikersdossiers worden gecontroleerd;8° de afronding van de dienstverlening wordt geregeld in afspraak met de gebruiker.

Art. 7.§ 1. Het voorbereidingsteam beschrijft de maatregelen die genomen worden met betrekking tot het meten, analyseren en verbeteren van de dienstverlening.

Daartoe beschrijft het team onder meer hoe het : 1° jaarlijks de volledige werking evalueert.Daartoe gaat het team minstens na of het beschreven dienstverleningsproces verloopt zoals vooropgesteld en of de kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd; 2° op regelmatige basis de gehanteerde vormingsmethodieken en didactisch materiaal evalueert;3° klachten registreert, doeltreffend behandelt en beantwoordt aan de klager binnen een redelijke termijn;4° op regelmatige wijze de tevredenheid van de professionele gebruikers nagaat door middel van een geschikt instrument;5° op regelmatige wijze de tevredenheid van de teamleden nagaat door middel van een geschikt instrument. § 2. Het voorbereidingsteam stuurt zijn werking en eventueel het kwaliteitsbeleid bij, op basis van een analyse van resultaten van de onder § 1, 1° tot en met 5°, genoemde evaluaties. HOOFDSTUK IV. - Kwaliteitshandboek

Art. 8.§ 1. Het voorbereidingsteam bundelt in het kwaliteitshandboek alle relevante informatie met betrekking tot het kwaliteitsbeleid, zijn missie, waarden en visie omtrent de doelgroep, zijn kwaliteitsplanning en zijn kwaliteitssysteem. § 2. Het voorbereidingsteam houdt bij het samenstellen van het kwaliteitshandboek rekening met de bepalingen, opgenomen in artikel 1 tot en met 8 van dit besluit.

Art. 9.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2002.

Brussel, 10 juni 2002.

M. VOGELS