MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

1 FEBRUARI 2006. - Omzendbrief betreffende het probleem van de overboekingen

Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Ter informatie : Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers.

Dames en Heren Burgemeesters, Dames en Heren Schepenen, Uit een analyse van de begrotingen van de twee laatste dienstjaren blijkt dat het nodig is een aantal begrippen te verduidelijken.

De toevoeging van een kolom « functionele overboeking » aan de samenvattende tabel van de gewone gemeentebegroting had tot gevolg dat een aantal gemeenten verkeerdelijk meenden dat overboekingen als ontvangsten van het dienstjaar beschouwd konden worden. Zij begrootten dan ook ontvangsten uit overboekingen voor alle functies om de gewone dienst in evenwicht te brengen.

Deze bijkomende kolom was echter bedoeld voor bepaalde uitzonderlijke situaties, die hieronder in herinnering gebracht worden.

We zullen daarbij terugkomen op de begrippen functionele overboeking, reserve en eigen dienstjaar.

Functionele overboeking.

Met de omzendbrief van 8 juli 2003 betreffende de opstelling van de begrotingen voor het dienstjaar 2004 werd het begrip functionele overboekingen ingevoerd.

Dit begrip komt ook aan bod in de omzendbrief van 3 augustus 2005 betreffende het opstellen van de begrotingen voor het dienstjaar 2006.

Een samenvattende tabel vermeldt twee resultaten voor het eigen dienstjaar.

De voorstelling van de samenvattende tabellen maakt het voorwerp uit van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 20 oktober 2005 waarbij de voorstelling van de begroting van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt vastgelegd.

Het begrip functionele overboeking werd in een aantal gemeenten verkeerd toegepast.

De functionele overboekingen werden in het leven geroepen om boekingen te kunnen neutraliseren die de begroting kunstmatig uit evenwicht brengen.

Voorbeeld 1 : uitzonderlijk dividend Dexia.

De ontvangst werd geboekt op het eigen dienstjaar als ontvangst uit schuld.

Overheveling naar de reserves via een overboeking buiten het dienstjaar zou tot een fictief overschot geleid hebben, daar deze ontvangst van uitzonderlijke aard was en niet voorbestemd is zich te herhalen. Het feit deze overboekingsuitgave in te schrijven op het dienstjaar als een functionele overboeking maakte het dan mogelijk de boeking te neutraliseren en niet de indruk te wekken dat de gemeente over meer courante ontvangsten beschikte dan in werkelijkheid het geval was. Deze ontvangst mocht bovendien niet gebruikt worden voor het dekken van een gewoon tekort en moest aangewend worden in de buitengewone dienst.

Voorbeeld 2 : subsidies voor wijkcontracten.

De gemeenten ontvangen in het jaar x subsidies om uitgaven te dekken die gespreid zijn over verschillende dienstjaren. Indien de ontvangst wordt geboekt op één dienstjaar en de uitgaven op andere dienstjaren, worden de begrotingen en rekeningen van verschillende dienstjaren uit evenwicht gebracht.

De totale ontvangst moet dus geboekt worden als ontvangst uit overdrachten en de uitgaven van het dienstjaar als personeelskosten, werkingskosten, overdrachten of schuld; het saldo dient aan de reserves te worden toegevoegd via een overboeking van de functie om tot een volledig evenwicht tussen ontvangsten en uitgaven te komen. De daaropvolgende jaren worden de uitgaven vastgelegd op het eigen dienstjaar en gecompenseerd met ontvangsten uit overboekingen van de reserves naar de functie alsof het een jaarlijkse subsidie betrof.

Dit voorbeeld geldt voor alle meerjarige subsidies die in eenmaal geïnd worden, zowel in de gewone als in de buitengewone dienst.

Voorbeeld 3 : tegemoetkoming in de ziekenhuiskosten.

De thesaurielening aangegaan bij het BGHGT (Brussels Gewestelijk Herfinancieringsfonds van de Gemeentelijke Thesaurieën) kan bij uitzondering aangewend worden om kosten op de gewone dienst te dekken.

De overboeking gebeurt binnen de functie alsof het om een gewone subsidie ging.

Enkel de 3 bovenstaande gevallen kunnen aanvaard worden als functionele overboekingen bestemd om het begrotingsevenwicht te herstellen.

Elke andere aanwending in het kader van een bijzondere situatie voor alle of sommige gemeenten zal het voorwerp uitmaken van een specifieke aanbeveling van het Administratief Toezicht.

Reserves en overboekingen.

In artikel 8 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit is bepaald dat wanneer de fiscaliteit matig is en de begrotingsmiddelen toereikend zijn, de gemeenteraad kredieten op zijn begroting kan uittrekken om die middelen te bestemmen voor de vorming van : ? Fondsen voor risico's en kosten... ? Gewone reserves... ? Buitengewone reserves...

Zo kunnen reserves aangelegd worden met batige saldi van gecumuleerde resultaten. Sommige gemeenten met een batig saldo opteren ervoor reserves aan te leggen, terwijl andere ervoor opteren het overschot te behouden binnen het resultaat van de vorige boekjaren.

Indien reserves aangelegd werden met een overboeking buiten het eigen dienstaar, moet er wanneer later een beroep gedaan wordt op deze reserves, eveneens een overboeking buiten het dienstjaar plaatsvinden (functie 060).

De overboekingen worden bovendien als uitzonderlijke kosten of opbrengsten opgenomen in de resultatenrekening, wat bewijst dat ze niet beschouwd mogen worden als ontvangsten of uitgaven van het eigen dienstjaar.

Eigen dienstjaar en gecumuleerd resultaat.

Artikel 5 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit voorziet erin dat binnen de begroting een onderscheid gemaakt wordt tussen de gewone en de buitengewone dienst en binnen elk van de diensten tussen het eigenlijk financieel dienstjaar en de vorige dienstjaren.

Het is zowel voor de plaatselijke overheden als voor de toezichthoudende overheden van belang het resultaat van het eigen dienstjaar nauwkeurig te kunnen evalueren.

Het is essentieel dat de courante en recurrente uitgaven van de gemeenten gedekt worden door courante en recurrente ontvangsten.

Enkel een evenwicht op het eigen dienstjaar biedt waarborgen voor het financieel evenwicht van de gemeente op lange termijn.

Het dekken van een tekort op het eigen dienstjaar met overboekingen van reserves is immers zinloos indien het gecumuleerde resultaat reeds een batig saldo vertoont zonder deze overboeking.

Wat met de zogenaamde lasten uit het verleden ? Het is verkeerd te denken dat lasten uit het verleden niet aangerekend kunnen worden op het eigen dienstjaar.

Sommige gemeenten zouden de reserves van de functie willen gebruiken voor het dekken van kosten zoals onwaarden of een bijkomende tegemoetkoming in het tekort van het O.C.M.W. of de politiezone, onder het voorwendsel dat het gaat om lasten uit het verleden om zo het eigen dienstjaar in evenwicht te brengen.

Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen kosten van het dienstjaar, m.a.w. kosten die een welbepaald dienstjaar betreffen, en jaarlijkse kosten, zijnde kosten die jaarlijks terugkeren; dotaties aan het O.C.M.W. en de politiezone omvatten eveneens het ten laste nemen van vroegere tekorten, hoewel het om jaarlijkse en recurrente dotaties gaat.

Indien het O.C.M.W. een tekort vaststelt, herziet het de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage opwaarts en moet de gemeente haar subsidie optrekken. Evenzo wordt de gemeentelijke bijdrage neerwaarts herzien wanneer een batig saldo opgetekend wordt. Het gaat om kosten van het boekjaar die positief of negatief kunnen evolueren. Een verhoging van de dotatie tijdens het dienstjaar mag bijgevolg niet gedekt worden met een functionele overboeking. Hetzelfde geldt voor de dotatie aan de politiezone.

Bovendien kan aanvaard worden dat het eigen dienstjaar een tekort vertoont omdat een uitzonderlijke uitgave uitgave ten laste genomen moet worden; een eventueel tekort kan aangezuiverd worden met een algemene overboeking van de reserves (functie 060).

Een bijzondere situatie zoals aanzienlijke regularisatie van wedden of R.S.Z.-bijdragen of onwaarden kan wegen op een begroting. Dergelijk tekort op het eigen dienstjaar is mogelijk indien het zich niet herhaalt en niet wijst op een tendens tot een recurrent tekort dat het risico inhoudt van een structureel tekort op middellange termijn.

Buitengewone dienst.

Wat betreft de buitengewone dienst is hetzelfde van toepassing, met dit verschil dat geen evenwicht vereist is voor het eigen dienstjaar stricto sensu. De financieringsmiddelen zijn immers velerlei; overboekingen van reserves (financiering met eigen middelen) kunnen daar deel van uitmaken en worden buiten het dienstjaar geboekt.

Er doen zich bovendien verschillen voor tussen de ontvangsten en uitgaven op de rekening, zodat bepaalde ontvangsten waarvan de rechten niet werden vastgesteld in het vorige dienstjaar opnieuw ingeschreven worden, hoewel de vastleggingen wel degelijk geboekt werden bij de uitgaven.

De Minister-President, Ch. PlCQUE