FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

2 MEI 2006. - Omzendbrief betreffende de uitbreiding van de mogelijkheden tot het gebruik van het referentieadres voor rondtrekkende bevolkingsgroepen

Aan de dames en heren Burgemeesters, Aan de dames en heren Provinciegouverneurs, Aan de dames en heren Arrondissementscommissarissen, Geachte mevrouw, geachte heer, Ik wens er de aandacht op te vestigen dat bij wet van 15 december 2005 houdende administratieve vereenvoudiging II, Hoofdstuk VIII, artikel 14 (Belgisch Staatsblad, 28 december 2005), een wijziging werd aangebracht aan artikel 1, § 2, tweede en derde lid, van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, ingevoegd bij de wet van 24 januari 1997.

Deze wetswijziging, die in werking is getreden op 7 januari 2006 (de tiende dag volgend op de publicatie in het Belgisch Staatsblad ), maakt het mogelijk dat rondtrekkende personen die geen vast adres hebben voortaan ook kunnen worden ingeschreven op een referentieadres van een rechtspersoon die zich statutair bezighoudt met de behartiging van de belangen van deze bevolkingsgroepen.

Voordien bestond voor deze personen - met het oog op hun bereikbaarheid voor hun post en administratieve stukken - enkel de mogelijkheid om een referentieadres te nemen bij een natuurlijke persoon. Dit bracht echter verschillende problemen met zich mee.

Vooreerst was de continuïteit van deze referentieadressen precair (dit o.m. door de mogelijkheid dat deze natuurlijke persoon verhuist, ziek wordt, zijn akkoord intrekt,..). Bovendien waren slechts weinig personen bereid om als referentieadres te fungeren. Hierdoor ontstonden er dan ook grote concentraties inschrijvingen bij enkele personen.

De wetgever was van oordeel dat het toelaten van een referentieadres bij de organisaties die zich statutair met deze bevolkingsgroepen bezig houden heel wat meer garanties zou bieden voor de betrokkenen en voor een goede organisatie van de bevolkingsregisters. Bij een dergelijke organisatie is veel meer greep op de echtheid van de gegevens dan bij één of andere natuurlijke persoon. De mogelijkheid van een referentieadres bij dergelijke organisaties versterkt de band tussen de adresvrager en de adresgever. Het referentieadres bij een organisatie biedt bovendien de mogelijkheid tot spreiding en professionele begeleiding en gaat meteen ook het ontstaan van parallelle administratie tegen.

De mogelijkheid om een referentieadres te hebben bij een rechtspersoon bestaat trouwens reeds voor twee specifieke categorieën van personen : de Belgische strijdkrachten die in het buitenland gestationeerd zijn en de gezinsleden die hen vergezellen enerzijds en anderzijds de daklozen die bij een O.C.M.W. kunnen worden ingeschreven.

Om misbruiken met referentieadressen bij rechtspersonen uit te sluiten, wordt bepaald dat enkel verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en vennootschappen met sociaal oogmerk die minstens vijf jaar rechtspersoonlijkheid genieten en die zich in hun statuten tot doel hebben gesteld de belangen van één of meer rondtrekkende bevolkingsgroepen te behartigen of te verdedigen, kunnen optreden als rechtspersoon bij wie een natuurlijk persoon een referentieadres kan hebben.

Vooraleer de gemeente overgaat tot de inschrijving op het referentieadres van een rechtspersoon, dient te worden nagegaan of de desbetreffende rechtspersoon beantwoordt aan de volgende 3 criteria : - Enkel volgende rechtsvormen komen in aanmerking: de verenigingen zonder winstoogmerk, zoals bedoeld in titel I van de VZW-wet van 27 juni 1921 (dit kan zowel een Belgische vereniging zonder winstoogmerk betreffen, als een vereniging zonder winstoogmerk die op geldige wijze in het buitenland is opgericht overeenkomstig de wet van de Staat waartoe zij behoort en die in België een centrum van werkzaamheden opent); de stichtingen, zoals bedoeld in titel II van de VZW-wet van 27 juni 1921 en de vennootschappen met sociaal oogmerk, zoals bedoeld in boek X van de wet van 7 mei 1999 houdende Wetboek van vennootschappen. Andere vennootschappen of internationale verenigingen zonder winstoogmerk komen echter niet in aanmerking. - Deze dienen ten minste 5 jaar rechtspersoonlijkheid te genieten. De vereniging zonder winstoogmerk en de private stichting verkrijgen rechtspersoonlijkheid vanaf de dag dat haar statuten en de akten betreffende de benoeming van de bestuurders worden neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel (dit overeenkomstig respectievelijk artikel 3, § 1, en artikel 29, § 1, van de VZW-wet).

De stichting van openbaar nut verkrijgt rechtspersoonlijkheid op de datum van het koninklijk besluit waarbij zij wordt erkend (dit overeenkomstig artikel 29, § 2, van de VZW-wet). Een vennootschap met sociaal oogmerk verkrijgt rechtspersoonlijkheid vanaf de dag dat haar oprichtingsakte wordt neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel (dit overeenkomstig artikel 2, § 4, van de wet van 7 mei 1999 houdende Wetboek van vennootschappen). - Deze rechtspersonen dienen zich in hun statuten tot doel te hebben gesteld onder meer de belangen van één of meer rondtrekkende bevolkingsgroepen te behartigen of te verdedigen. Met rondtrekkende bevolkingsgroepen worden bedoeld: woonwagenbewoners, zigeuners, foorreizigers, circusartiesten, binnenschippers,...

Zowel de naam van de rechtspersoon, het adres van de zetel, de rechtsvorm als de omschrijving van het doel of de doeleinden waarvoor deze is opgericht, dienen verplicht te worden vermeld in de statuten (voor de verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen) of in de oprichtingsakte (voor de vennootschappen met sociaal oogmerk). Deze statuten en oprichtingsakten dienen te worden bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Ook de datum van neerlegging van de statuten of van de oprichtingsakte ter griffie van de rechtbank van koophandel kan worden nagegaan door raadpleging van de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Zoals dit reeds het geval was voor de natuurlijke persoon die een inschrijving van een andere persoon als referentieadres aanvaardt, dient ook de rechtspersoon die een inschrijving als referentieadres aanvaardt zich ertoe te verbinden daar alle voor die persoon bestemde post of alle administratieve documenten te doen toekomen. Deze verbintenis wordt afgesloten door ondertekening van het document dat dient te worden ingevuld voor een inschrijving met referentieadres op de zetel van een rechtspersoon. Hiertoe werd een nieuw model-document opgemaakt (zie bijlage) dat dient te worden toegevoegd aan het document in bijlage bij nr. 89l) van Deel I van de Algemene Onderrichtingen van 7 oktober 1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters (gecoördineerde versie april 2002).

Door de wetswijziging van 15 december 2005 werd aan artikel 1, § 2, derde lid, van de wet van 19 juli 1991 uitdrukkelijk toegevoegd dat de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de inschrijving van een ander persoon aanvaardt als referentieadres, hierbij geen winstbejag mag nastreven. Dit betekent niet dat hiervoor geen vergoeding zou mogen worden gevraagd. Evenwel mag het bedrag van deze vergoeding niet hoger zijn dan de bijkomende kosten die het fungeren als referentieadres met zich meebrengt. Artikel 20, § 5, van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister (waarbij wordt gesteld dat geen enkele vergoeding of bijdrage van welke aard ook mag worden geëist als tegenprestatie voor een inschrijving op een referentieadres) zal dan ook in die zin worden aangepast.

De wijze waarop deze informatie inzake het referentieadres dient te worden opgeslagen in het Rijksregister verandert niet. Identiek zoals voor het referentieadres bij een natuurlijke persoon, dient ook voor het referentieadres bij een rechtspersoon, in het I.T. 024 enkel de datum te worden opgenomen waarop het adres opgenomen in het I.T. 020 een referentieadres is geworden.

Deze omzendbrief dient te worden beschouwd als een aanvulling bij de Algemene Onderrichtingen van 7 oktober 1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters (nrs. 11 en 89).

De Minister van Binnenlandse Zaken, P. DEWAEL

Document dat moet ingevuld worden voor een inschrijving met referentieadres op de zetel van een rechtspersoon MODEL Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld