FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

11 JANUARI 2013. - Omzendbrief nr. 623. - Informatie inzake de personeelsenveloppes 2013 en 2014 en de personeelsplannen 2013

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FODs en PODs worden uitgenodigd voor hun personeelsenveloppe(s) een personeelsplan 2013 op te maken en de grote lijnen van een personeelsplan 2014 te schetsen.

Deze belangrijke oefening moet zich inschrijven in de algemene strategie van efficiëntie die toelaat de kwaliteit van de dienstverlening te behouden en telkens dit mogelijk is te verhogen en terzelfdertijd het ambitieuze besparingsplan van de regering te implementeren.

Bovenop de maatregelen beslist in 2012 en geïntegreerd in de prefiguratie 2013 vermeld in de tabel opgenomen in bijlage 1, heeft de regering tijdens het begrotingsconclaaf volgende maatregelen beslist : « De diensten kunnen vragen om de besparingen die gepland zijn op de werkings- en investeringskredieten om te zetten in verdere besparingen op de personeelskredieten. » (MR 30/11/2012) 1. Personeelsenveloppe De personeelsenveloppes zijn genormeerd in de omzendbrief nr.602 - Informatie inzake de monitoring van het personeel en van de personeelskredieten, geactualiseerd door de omzendbrief nr. 602ter.

Voor deze personeelsenveloppes omvat de tabel in bijlage 1 volgende informatie (in keur) : A. VASTLEGGINGSLIMIET 2013 - enveloppe 2012 na begrotingscontrole 2012 (cfr. bijlage omzendbrief 613bis, kolom 7) (kolom 1); - technische correcties (kolom 2) - het aldus bekomen basisbedrag van de personeelskredieten 2013 (kolom 3) - de indexering 2013 overeenkomstig de omzendbrief betreffende de initiële begroting 2013 goedgekeurd door Ministerraad van 11 mei 2012 (kolom 4) - volume (kolom 5) - de besparing 2013 beslist door de Ministerraad op 1 december 2011 (pro rata € 90 miljoen) (kolom 6) - beslissingen postbilaterales (kolom 7) - beslissingen begrotingsconclaaf (kolom 8) - enveloppe 2013 na begrotingsconclaaf (kolom 9) - maximum trekkingsrecht op de interdepartementale provisie om de reële kost van eerste werkervaring (de 'Rosetta's') te dekken (kolom 10) - de vastleggingslimiet 2013 (kolom 11) B. PREFIGURATIE ENVELOPPE 2014 - enveloppe 2013 na begrotingsconclaaf (kolom 12); - de besparing 2014 beslist door de Ministerraad op 30/11/2012 (pro rata € 90 miljoen) (kolom 13); - de prefiguratie van de enveloppe 2014 (kolom 14).

Het is op basis van de enveloppes opgenomen in de kolommen 11 en 14 dat de budgettaire haalbaarheid van het personeelsplan 2013 zal afgetoetst worden.

De interdepartementale provisie zal indien nodig, dekken : - de betaling van de achterstallen van de premies voor competentieontwikkeling; - de uitgaven die voortvloeien uit de uitvoering van het plan betreffende de eerste werkervaring in de FODs Justitie, Volksgezondheid, Werkgelegenheid en Economie, binnen de grenzen bepaald in kolom 10.

Deze bedragen worden niet in aanmerking genomen om de basis van de enveloppes 2014 te bepalen. 2. Personeelsplan Een strikte monitoring van de menselijke en budgettaire middelen die moet toelaten de evolutie van de VTE en van de reële en structurele budgettaire marge zeer precies op te volgen en te evalueren, is een sleutelactiviteit die elke FOD/POD moet in acht nemen zowel bij de opmaak van een personeelsplan als bij de opvolging van de uitvoering ervan. 2.1. Personeelsplan 2013 Het personeelsplan 2013 moet aantonen dat : 1. zijn geraamde reële kost T (2013) binnen de grenzen van de personeelsenveloppe 2013 blijft;2. zijn geraamde kost T+1 (2014) door de prefiguratie 2014, zoals zij actueel kan geraamd worden, kan gedragen worden. Bij de raming van de kost van het plan worden de personeelsuitgaven in 2013 die kunnen terugbetaald worden door de interdepartementale provisie als neutraal beschouwd. Deze uitgaven moeten niet geraamd worden noch als kost noch als krediet. 2.2. Opmaak van het ontwerp van personeelsplan 2013 Voor de finalisering van hun ontwerp van personeelsplan ten einde het aan het akkoord van de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken te kunnen voorleggen, doen de diensten een beroep op de FOD P&O die een specifiek platform installeert dat een uniforme en snelle toepassing waarborgt van de methodologie zoals gedefinieerd in de omzendbrief nr. 622, die omzendbrief nr. 612 vervangt, en in de richtlijnen van voorliggende omzendbrief.

Er zal een bijzondere zorg besteed worden om de uitwisseling van nuttige gegevens te beperken en te vergemakkelijken zodat de diensten zo vlug mogelijk over een betrouwbare beslissingsbasis kunnen beschikken.

De opmaak van een ontwerp van personeelsplan gebeurt in 3 stappen : a) de referentie "AS IS" opmaken De referentie AS IS is gebaseerd op de observatie van het geheel van de betalingen uitgevoerd in de referentiemaand en eindigt wanneer, voor deze maand, het geheel van de geobserveerde bewegingen die een impact hebben op de toekomstige projectie gekwalificeerd zijn.b) de "niet-samendrukbare TO BE" opmaken De niet-samendrukbare TO BE is de projectie van de onomkeerbare lasten op de horizon T en T+1.Deze projectie omvat, behalve de projectie van de AS IS, de identificatie van de impact van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen die een effect hebben in T en T+1, de globale kosten en de risicofactoren verbonden met de raming.

De gevalideerde niet-samendrukbare TO BE laat toe de na te gaan of er een positieve operationele marge bestaat in T en T+1.

Eens de dienst de genormeerde situaties "AS IS" en "niet-samendrukbare TO BE" heeft gevalideerd zal, op initiatief van de Task Force Ambtenarenzaken-Begroting, direct een rapportering beschikbaar zijn voor de betrokken partijen met het oog op een verbetering van de efficiëntie en de termijn van het beslissingsproces. c) het finaal ontwerp van operationeel personeelsplan opmaken Op basis van de geïdentificeerde operationele marge maken de diensten de lijst op van de operationele beslissingen die met strikte inachtneming van het aan de enveloppe toegekend objectief T en T+1 moeten genomen worden. Indien hun impact beantwoordt aan dit objectief wordt het ontwerp van personeelsplan gevalideerd door de dienst.

Het gevalideerde ontwerp, aangevuld met de documenten vermeld in punt 3, vergezeld van het advies van de inspecteur van Financiën en van het akkoord van de bevoegde minister, vormt het dossier van personeelsplan dat voor akkoord aan de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken wordt voorgelegd.

In voorkomend geval en indien nodig, kan in de loop van het beslissingsproces elk van de hierboven vermelde stappen hernomen worden. In dat geval, kan bij de task force steeds de status van het ontwerp geraadpleegd worden. 3. Procedure van indiening van de akkoordaanvraag Een volledige akkoordaanvraag wordt gelijktijdig bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken ingediend.Dit gebeurt via elektronische weg (TF593@p-o.belgium.be).

Enkel de akkoordaanvragen die volledig zijn, zullen behandeld worden.

Een volledige akkoordaanvraag omvat : 1. het finaal operationeel personeelsplan van de dienst, opgemaakt conform de bepalingen vermeld in punt 2.2; 2. een "management summary" die volgende informatie moet bevatten : a.een functionele verantwoording van de operationele beslissingen die beoogd worden om het globaal objectief van het plan te bereiken; b. een inventaris van het E-gov/Smals personeel dat tijdens het jaar 2012 ten laste is geweest van de FOD/POD met een ventilatie van de totaliteit van de last conform het model in bijlage 2 van deze omzendbrief en de projectie van behoeften voorzien voor 2013 en 2014;c. een rapport aangaande de tewerkstelling van personen met een handicap ten laste van de enveloppe;d. een stappenplan om de implementatie van de ontwikkelcirkels op jaarlijkse basis te realiseren;3. het advies van de inspecteur van Financiën, evenals de aan hem of haar gerichte nota en, in voorkomend geval, het antwoord van de dienst op de opmerkingen of observaties geformuleerd door de Inspecteur;4. het akkoord van de bevoegde minister(s). Overgangsmaatregelen Vanaf een maand na de bekendmaking van deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad, beschikken de diensten over een maand om een volledig dossier personeelsplan in te dienen.

Er wordt een strikt tijdpad nagestreefd ten einde de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken toe te laten binnen de maand volgend op de ontvangst van het volledig dossier hun beslissing mee te delen aan de diensten.

Indien een dossier problemen stelt zal de FOD P&O contact opnemen met de betrokken dienst.

Vanaf twee maanden na de bekendmaking van deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad, kan geen enkele werving noch bevordering meer gebeuren zolang het personeelsplan 2013 niet is goedgekeurd door de Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting.

Ingeval van absolute noodzaak, zal een gemotiveerde aanvraag tot afwijking voorgelegd worden gelijktijdig aan de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken. Zij zullen desgevallend een afwijking toestaan. 4. Controle op de uitvoering van het personeelsplan De controle op de uitvoering van het personeelsplan moet overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 juli 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 09/07/2007 pub. 23/07/2007 numac 2007002140 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie en federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën sluiten betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën, gebeuren. De uitvoering van het personeelsplan behoort tot de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het directiecomité. Hij waakt erover dat: - de operationele beslissingen in overeenstemming zijn met de functionele verantwoording opgenomen in de "management summary" en - hun impact de vastleggingslimieten en het globaal VTE-objectief T+1 van het goedgekeurd personeelsplan respecteert.

In het belang van een versnelde inwerkingstelling van het plan, zal elke dienst de mogelijkheden en opportuniteiten van de interne mobiliteit maximaal benutten alvorens personeel via externe kanalen aan te werven. 5. Opheffing omzendbrieven Worden opgeheven : - de omzendbrief nr.613 van 13 februari 2012, " Informatie inzake de personeelsenveloppes 2012 en 2013 en de personeelsplannen 2012 " - de omzendbrief nr. 613bis van 14 mei 2012, " Informatie inzake de personeelsenveloppes 2012 en 2013 en de personeelsplannen 2012 : update van de bijlage van omzendbrief 613. " en het erratum bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 7 juni 2012.

De Minister van Begroting, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

Bijlage 2: Inventaris van het E-gov/Smals personeel ten laste van de FOD/POD in de periode januari - december 2012 : toestand op 1.01.2013

FOD/POD

Begrotingsartikel (BA 12.xx.)

Betaalde VTE's in 2012 per type functie

Totaal vastleggingen 2012 (k€ )

Totaal vereffeningen 2012 (k€ )

Voorziene uitgaven 2013 (k€ )

Voorziene uitgaven 2014 (k€ )

Management

ICT

Andere

02

022101121101

022110121123

023111121127

023211121122

..........

03

032101121104

033101121120

..........

04

043110121152

043120121151

043150121120

..........

05

052101121120

053110121154

..........

12

122101121104

124002121104

125102121104

125202121104

125602121104

125631121104

..........

13

134003121129

135473121101

135610121150

135902121104

136303121101

136401121101

136401121104

..........

14

142101121101

142101121104

..........

18

184002121104

184002121108

..........

23

234002121104

234043121104

..........

24

242152121104

245302121104

..........

25

252102121101

252112121111

252122121104

252122121110

255102121104

255102121111

255133121101

255142121112

255202121104

255202121112

255212121101

255212121104

255221121112

255402121104

255502121104

255522121104

255522121110

255632121101

255632121110

255802121104

..........

32

322130121104

322131121104

324451121104

..........

33

332101121101

332102121104

332120121101

335160121104

335251121104

335306121124

335307121124

335602121101

335622121104

335640121154

335642121101

335642121124

335645121124

..........

44

445508121104

445509121104

445612121104

..........

46

462101121104

..........