FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

12 MEI 2015. - Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, 1. Context In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 % in elk van de jaren 2016 tot 2019. Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren.

Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het risico op overschrijding van de kredieten in 2015 en 2016 en legt de personeelsenveloppes 2015 en 2016 vast. 2. Task Force Er wordt een Task Force opgericht voor de opvolging van de evolutie van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de methodologie dienaangaande. In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B. 3. Basisprincipes van een analyse van het risico - De monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij elke federale entiteit.Dit proces moet auditeerbaar zijn. - De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse van het risico is berekend. - Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten.

De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en september. - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven.

In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies" naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën, regeringscommissaris van het budget (voor de OISZ), afgevaardigde van de minister van begroting.

Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde inspecteur van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen. 4. Overgangsbepaling inzake human resources-beslissingen In afwachting van de evaluatie van het risico op overschrijding op basis van de referentiemaand mei 2015 kunnen de entiteiten opgenomen in de tabel in bijlage, na gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, HR-beslissingen uitvoeren in zoverre zij aantonen dat de impact op de kredieten 2015 en 2016 niet meer dan 12 maanden overschrijdt.5. KPI's voor analyse van het risico Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van volgende basisindicatoren en KPI's : Basisindicatoren : - het aantal VTE's per maand; - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden; - het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden; - de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de definitieve vertrekken.

KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten van de laatste 12 maanden en het budget.

KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten van het lopende jaar en het budget.

KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget.

KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget.

Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten.

De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's.

De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke.

KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de operationele beslissingen.

KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge.

De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert. 6. Toepassingsgebied en implementatie 6.1. Toepassingsgebied De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage.

Het uitgangspunt bij de opmaak van deze lijst is de uitbreiding van het mechanisme van de enveloppe naar een zo groot mogelijk aantal entiteiten in het perspectief van transparantie, autonomie en verantwoordelijkheid van het management.

De indeling in groepen is als volgt : - 1. de personeelsenveloppes : o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige loonkostgegevens beschikt o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale zekerheid - 2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico hanteren : o 2.1. Defensie o 2.2. Politie o 2.3. het personeel van Buitenlandse zaken dat niet tot de personeelsenveloppe behoort - 3. de andere entiteiten.

De tabel geeft, per entiteit : - de code van de entiteit; - de benaming van de entiteit; - het aantal VTE's van de monitoring van het risico van januari 2015 ter informatie; - de vastleggingslimiet 2015 (kolom 5); - de vastleggingslimiet 2016 (kolom 6) : dit is de vastleggingslimiet 2015 na toepassing van de besparing van 2 %.

Voor de entiteiten waarvoor dit pertinent is omvatten de kolommen volgende informatie : - kolom 1 : de initiële kredieten 2015; - kolom 2 : de amendementen in het kader van de regionalisering; - kolom 3 : de beslissingen van de begrotingscontrole 2015; - kolom 4 : het maximum trekkingsrecht 2015 en 2016 op de interdepartementale provisie Optifed. 6.2. Implementatie 6.2.1. De personeelsenveloppes A. Vastlegging van de enveloppes Aan de vastleggingslimieten die voor de enveloppes in punt 1 van de tabel in bijlage zijn vastgelegd, kunnen de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie worden toegevoegd om de betaling te dekken van de achterstallen van de premies voor competentieontwikkeling op basis van de evaluatie van de door het Sepp-platform geobserveerde kosten.

Deze vastleggingslimiet kan, waar nodig, geactualiseerd worden op hetzelfde ritme als de monitoring van het risico.

B. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige loonkostgegevens beschikt De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe providers.

De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens : - de geactualiseerde definitieve OUT; - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE; - de geactualiseerde eigen uitgaven, enkel voor de entiteiten die niet geregistreerd zijn in Fedcom.

De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O met de dienst afsluit.

De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een beslissingsmarge voor : - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele marge T+1; - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende boekjaar en het volgende boekjaar.

Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge Om de beslissingen te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen : - Hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd en waarin hij : o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en `natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van de eigen beheersparameters; o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe; o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde beslissingen integreert. - Hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform KPI 5. - Hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting. - Hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting. - De dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting voorafgaandelijk is overlegd. - Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting is voorgelegd. - Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na ontvangst van het beroep.

C. De openbare instellingen van sociale zekerheid De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O volgende gegevens in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd : - het aantal betaalde VTE's; - de totale lasten.

Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen systeem van loongegevens beschikken zal de Task Force, in samenwerking met het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid, op korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken.

Vanaf 2016 zal door de OISZ een monitoringsinstrument van de personeelskredieten worden toegepast waarvan de principes in de bestuursovereenkomst worden opgenomen. De Task Force keurt samen met de voogdijministers en het college van de OISZ, de methodologie goed die geïnspireerd op de principes van de Sepp methodologie en die transparant en auditeerbaar moet zijn.

Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de regeringscommissaris van het budget op basis van een gemotiveerde aanvraag D. Pilootproces De enveloppes kunnen contact opnemen met de FOD P&O om een evaluatie van de beslissingsmarge op basis van een pilootproces op te maken zonder de referentiegegevens van mei 2015 af te wachten. 6.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem.

Defensie De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.

Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep onder toezicht van de Task Force : - de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen; - de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie.

Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag.

Politie De entiteiten van de Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.

Gezien de Politie zijn HR-beleid voert binnen een vastleggingslimiet inzake personeelslasten, zal een werkgroep onder toezicht van de Task Force : - de te monitoren entiteiten vastleggen; - de basis van een methodologie voor de productie van de KPI 2 en KPI 3 uitwerken gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie; - de specifieke personeelsstromen isoleren.

Tijdens deze overgangsperiode kan de Politie geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag.

Personeel van de FOD Buitenlandse Zaken dat niet onder de personeelsenveloppe valt De entiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken opgenomen in punt 2.3. van de tabel in bijlage, leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's in het format dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.

Een werkgroep samengesteld door de FOD Buitenlandse Zaken zal, in samenwerking met de Task Force, voor de diplomaten en het Agentschap voor Buitenlandse Handel op korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken.

In tweede instantie zal deze werkgroep een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie.

Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige loonkostgegevens beschikt. Zij gebruikt een rapport ad hoc voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën.

Gelet op de specificiteit van het personeel dat lokaal wordt aangeworven zal voornoemde werkgroep een voorstel ter validatie aan de Task Force voorleggen om het risico op overschrijding efficiënt te evalueren. In afwachting van dit voorstel en zijn validatie kan geen enkele HR-beslissing genomen worden die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. 6.2.3. Andere entiteiten De entiteiten opgenomen in punt 3.1. van de tabel in bijlage, leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd : - het aantal VTE's; - de totale lasten.

Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting. Zij delen de door de Inspecteur, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting gevalideerde KPI's mee aan de FOD P&O. Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari 2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld. 6.3. Verplichtingen van de externe providers De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde gegevens binnen de gestelde termijn.

De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar en na elke aanpassing van de begrotings.

De FOD B&B, Federal Accoutant levert tweemaal per maand, ten laatste de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA 12.XX.99 : o het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; o het vereffeningskrediet per BA, jaar; o het vastleggingskrediet per BA, jaar; o het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP. De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken spocdatum/data via de bron ITMA. De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O afsluit met elke betrokken provider. 7. Rapport van monitoring van het risico De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1, 2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een rapport dat hij overmaakt aan de Task Force. Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan : - de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het voorleggen aan de Ministerraad; - het college van voorzitters van de federale en programmatorische overheidsdiensten ; - het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en hun bevoegde Ministers; - de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut; - de korpschef van de inspectie van Financiën.

Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire middelen (KPI 1bis) voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een overschrijding is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren. De Task Force zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de Ministerraad. 8. Nieuwe maatregel van bevriezing De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst.9. Opheffing van omzendbrieven Volgende omzendbrieven worden opgeheven : - de omzendbrief nr.602 van 14 april 2010 met informatie inzake de monitoring van het personeel en de personeelskredieten, gewijzigd door de omzendbrieven nr. 602bis van 10 december 2010, nr. 602ter van 13 februari 2012 en nr. 602quater van 20 juli 2012; - de omzendbrief van 18 december 2014 met maatregelen aangaande de federale personeelsmonitoring.

De Minister van Begroting, H. JAMAR De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, S. VANDEPUT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld