BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

16 JULI 2020. - Omzendbrief betreffende de organisatie van een projectvergadering en andere overlegmomenten tussen ontwerper/aanvrager en de regionale overheid

Het artikel 188/12 van BWRO machtigt, voorafgaand aan het indienen van de stedenbouwkundige vergunningaanvraag, de ontwerper om het houden van een projectvergadering bij de vergunningverlenende overheid te verzoeken. Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 23 mei 2019Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 23/05/2019 pub. 17/06/2019 numac 2019013255 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de projectvergadering sluiten betreffende de projectvergadering (hierna genoemd "het besluit") bepaalt een aantal modaliteiten van de organisatie van de projectvergadering.

De bedoeling van deze projectvergadering is een uitwisselingsmoment te voorzien waarop de ontwerper zijn project aan gemeentelijke en gewestelijke overheden kan toelichten. Het doel is de aanvrager te helpen zijn dossier goed op te stellen. Deze vergadering is expliciet voorzien voor de indiening van de aanvraag van de stedenbouwkundige vergunning. 1. Voorwerp van deze omzendbrief Wat betreft de projectvergadering, detailleert deze omzendbrief slechts enkele zaken uit het besluit en komt in deze omzendbrief enkel de organisatie van een projectvergadering met de gemachtigde ambtenaar als vermoedelijke bevoegde overheid voor het verlenen van de vergunning of het stedenbouwkundig attest ter sprake.De projectvergadering georganiseerd door de gemeenten in het kader van hun bevoegdheid als vergunningverlenende overheid van de vergunning of het stedenbouwkundig attest komt dus niet ter sprake in voorliggende omzendbrief.

Deze omzendbrief heeft tot doel de modaliteiten van een organisatie van overleg tussen de (toekomstige) aanvrager van een vergunning en de vergunningverlenende overheid te verduidelijken zonder evenwel vooruit te lopen op de beslissing genomen door deze overheid in het kader van de procedure van behandeling van de vergunning of het stedenbouwkundig attest.

Meer specifiek verfijnt deze omzendbrief het kader voor de organisatie van de projectvergadering en verduidelijkt in het bijzonder (1) de doelstellingen; (2) de geviseerde projecten; (3) de deelnemers; (4) de in te dienen documenten en het verloop; (5) de notulen van deze vergadering en (6) de behandeling van een vergunningsaanvraag.

Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder: "Ontwerper" de toekomstige aanvrager van een mogelijke stedenbouwkundige vergunning voor het betreffende project, gedurende de etappe voorafgaand aan de indiening van de vergunning. "Aanvrager" de aanvrager van een stedenbouwkundige vergunning voor het betreffende project. « Gemachtigd ambtenaar » de gemachtigde ambtenaar aangesteld door de Regering of zijn aangestelde vertegenwoordiger bij de administratie belast met Stedenbouw en Erfgoed door de gemachtigde ambtenaar. "Urban.brussels" Brussel Stedenbouw en Erfgoed, de administratie belast met stedenbouw en erfgoed. "Projectvergadering": vergadering zoals gedefinieerd in art 188/12 BWRO georganiseerd door de gemachtigd ambtenaar voorafgaand aan de indiening van een vergunningsaanvraag. De projectvergadering vindt plaats tijdens de concrete conceptie van een project, voorafgaand aan de indiening van een vergunningsaanvraag. Dit kan eveneens gebeuren voorafgaand aan de indiening van een nieuwe vergunningsaanvraag volgend op de weigering van een vergunning; 2. Doelstellingen van de projectvergadering Bovenop de algemene doelstellingen uiteengezet in artikel 2 en 3 van het BWRO, worden volgende doelstellingen bij deze vergadering nagestreefd: - nastreven van ruimtelijke kwaliteit: * stimuleren van de kwaliteit van projecten, in een zo breed mogelijke betekenis, duurzaamheid inbegrepen; * gelijktijdig inzetten van de verschillende expertises (vanuit de overheidsinstanties) die gepaard gaan met de ontwikkeling van projecten; * het identificeren van potentiële hindernissen om tot ruimtelijke kwaliteit te komen, om zo in een vroeg stadium oplossingen te vinden. - nastreven van convergentie en coherentie: * het vroegtijdig blootleggen van eventuele inhoudelijke divergenties tussen publieke actoren, zodanig dat er convergenties kunnen gezocht worden die beter beantwoorden aan de doelstellingen van de verschillende overheidsinstanties; * besparing van tijd en geld door anticiperend overleg en gecoördineerde werking. - nastreven van efficiëntie en transparantie: * organiseren van een professionele dialoog tussen ontwerper en overheid; * coördineren van advies van overheidsinstanties die het nauwst betrokken zijn bij de kwaliteitsbeoordeling; * zo vroeg mogelijk in het proces aandacht vestigen op mogelijke grote afwijkingen ten opzichte van de regelgeving; * transparant concentreren van de contacten met de overheidsinstanties zoals die plaatsvinden in voorbereiding van een stedenbouwkundige vergunning; * de aanvrager indien opportuun stimuleren om in een vroeg projectstadium een participatietraject op te zetten en de te betrekken actoren te identificeren. 3. Mogelijkheid van publieke informatieverstrekking voorafgaand aan de indiening van de vergunningsaanvraag De projectvergadering beoogt eveneens in voorkomend geval de bouwheer te adviseren over de opportuniteit en de modaliteiten om een publiek informatie- en/of participatietraject op te zetten over het project. Het informatie- en/of participatietraject beoogt het publiek, met inbegrip van de omwonenden, in een vroeg projectstadium en voorafgaand aan het vergunningstraject te informeren over een mogelijk toekomstig project, en de stedenbouwkundige context ervan. Specifiek zal er aandacht gaan naar toegankelijkheid en gabarieten.

Tijdens de projectvergadering zal er gevraagd worden aan de ontwerper van de projectvergadering om het reeds doorlopen participatietraject toe te lichten, met inbegrip van de eventuele contacten en het resultaat of de voorgestelde reactie erop. 4. Geviseerde projecten en moment van organisatie van de projectvergadering § 1.Voor volgende projecten wordt sterk aangeraden dat een projectvergadering georganiseerd wordt: * projecten waarvan de vergunningsaanvraag onderhevig zal zijn aan het advies van de Bouwmeester; * omvangrijke projecten met een strategisch karakter, een publiek gericht programma of een sterk beeldbepalend karakter; * strategische projecten van publieke of groene ruimte; * elk project in het kader van het Gecombineerd plan scholen/huisvesting zowel aan het begin van de ontwerpfase als voor de indiening van een stedenbouwkundige vergunningsaanvraag. § 2. Indien het project voldoet aan een van de hierboven vermelde specificaties en indien de ontwerper geen projectvergadering aanvraagt, kan hij uitgenodigd worden om het initiatief te nemen om een projectvergadering aan te vragen door * de gemachtigd ambtenaar; * door de Bouwmeester voor een project waarvan de vergunningsaanvraag onderhevig zal zijn aan het advies van de Bouwmeester; § 3. De gemachtigd ambtenaar kan een projectvergadering uitstellen : * indien de gevraagde documenten niet opgeladen zijn binnen de voorziene termijnen of in geval van onvoldoende uitgewerkte documentatie of motivatie van het project; * ingeval van onduidelijkheid over het statuut van de aanvrager ten opzichte van het goed waarop het project betrekking heeft, meerbepaald in het kader van de toepassing van artikel 6, alinea 1 van het besluit van 12 december 2013 van de Brusselse Hoofdstedelijke regering tot vaststelling van de samenstelling van het dossier van de aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning; * om aan de ontwerper/bouwheer voor te stellen om gezien de geringe omvang of complexiteit of het gebrek aan significante evolutie van het project de aanvraag voor een projectvergadering te vervangen voor een ander type overleg. 5. Deelnemers aan de projectvergadering en haar verloop De projectvergadering vindt achter gesloten deuren en in de kantoren van Urban.brussels plaats. Aanwezigheid gebeurt enkel op uitnodiging door de organisator. Voor elk type vergadering worden de aanvrager en de instanties bedoeld in het besluit uitgenodigd.

Onder « de betrokken gemeenten » wordt verstaan een vertegenwoordiger van het college van burgemeester en schepenen of een vertegenwoordiger van de gemeentelijke stedenbouwkundige dienst of beiden.

Onder « iedere instantie wiens advies nuttig bevonden wordt », wordt ondermeer verstaan: 1. de vertegenwoordiger van het kabinet van het regeringslid belast met Stedenbouw voor alle vergaderingen; 2. Perspective.brussels en een vertegenwoordiger van het bevoegde kabinet voor de projecten in strategische zones; 3. de Bouwmeester indien zijn aanwezigheid nuttig geacht wordt. De presentatie focust op het project, op basis van concrete plannen en schetsen.

Indien de verschillende overheden tijdens de projectvergadering sterk afwijkende standpunten innemen, organiseert Urban.brussels desgevallend een intern overleg tussen deze betrokken overheden om een gezamenlijk standpunt na te streven. 6. Vooraf in te dienen documenten voor de projectvergadering Bovenop de documenten gepreciseerd in artikel 2, § 2 van het besluit en die op eigen initiatief toe te voegen door de ontwerper, levert deze 7 kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering een synthese van het project met ondermeer: * een weergave van de bestaande toestand met plannen, gevels, snedes, foto's en beknopte historiek; * in het belang van de efficiëntie van de vergadering en in functie van de verwachtingen van de ontwerper of bouwheer, dient het dossier voldoende uitgewerkt te zijn en in algemene zin volgende documenten te bevatten: 1. een weergave van de geplande toestand met plannen, gevels, bouwprofielen en 3D-zichten met desgevallend specificering van de voornaamste gevraagde afwijkingen ten opzichte van het reglementair kader;2. beknopte argumentatie van het project, rekening houdend met de geldende doelstellingen van de BWRO en de gewestelijke stedenbouwkundige verordening, duurzaamheidsaspecten inbegrepen.Bij geplande sloop worden argumenten aangebracht in functie van erfgoed en milieu.; 3. een overzichtstabel van de bestaande en geplande bestemmingen; * voor een project voorgesteld volgend op een weigering van een stedenbouwkundige vergunning op hetzelfde terrein: een voorstelling van de documenten van de betreffende vergunningsaanvraag. * ieder ander document dat bijdraagt tot het inzicht in het project.

Indien deze documenten niet binnen deze termijn geleverd worden, kan de projectvergadering uitgesteld worden. 7. Notulen van de projectvergadering De gemachtigd ambtenaar maakt na elke projectvergadering steeds een proces-verbaal van de projectvergadering met oriëntaties, aanbevelingen en openstaande vragen en stuurt deze rond naar de deelnemers, in principe binnen de 10 kalenderdagen.Na ontvangst kunnen er binnen de 5 kalenderdagen opmerkingen overgemaakt worden door de deelnemers aan de gemachtigd ambtenaar.

Vanaf het moment dat er een aanvraag van de stedenbouwkundige vergunning of attest ingediend wordt voor het betreffende project wordt het proces-verbaal opgeladen in het informaticasysteem Nova.

Het proces-verbaal van de projectvergadering dient: * de in punt 2 vermelde doelstellingen na te streven; * het project te positioneren binnen het geldende reglementair kader; * minstens volgende elementen te bevatten: 1. de gesynthetiseerde aanbevelingen van de vergadering;2. de grootste en meest significante afwijkingen op het reglementair kader;3. desgevallend de wenselijkheid van een mogelijke burgerparticipatie en over haar modaliteiten. Indien desgevallend het project zich bevindt binnen de perimeter van een reeds in tweede lezing door de Brusselse Regering goedgekeurd reglementair plan, kan het proces-verbaal eveneens het project positioneren binnen dit kader. 8. Opvolging van de projectvergadering en behandeling van een vergunningsaanvraag waarvoor een of meerdere projectvergadering(en) heeft/hebben plaatsgevonden De deelnemers aan de projectvergadering trachten elkaar op de hoogte te brengen van substantiële wijzigingen in het project, wanneer deze een belangrijke impact zullen hebben op de kwaliteit van het project of op de behandeling ervan Onder voorbehoud van de evaluatie van de effecten, afwijkende substantiële bezwaren en opmerkingen geformuleerd tijdens het openbaar onderzoek en in het advies van de overlegcommissie, en zonder vooruit te lopen op het verloop van de vergunningsprocedure zal de gedelegeerd ambtenaar bij elke behandeling van een vergunningsaanvraag nastreven om coherent te blijven met de aanbevelingen geformuleerd in het verslag van het overleg en zo min mogelijk van deze aanbevelingen trachten af te wijken, met inbegrip van afwijkingen op het reglementair kader zoals gevraagd in de vergunningsaanvraag. Elke beslissing die substantieel afwijkt van de aanbevelingen dient grondig afgewogen te worden. 9. Inwerkingtreding van deze omzendbrief Deze omzendbrief treedt in werking op 16 juli 2020. Brussel, 16 juli 2020.

De Staatssecretaris belast met Stedenbouw en Erfgoed, P. SMET