MINISTERIE VAN AMBTENARENZAKEN

17 FEBRUARI 1998. Omzendbrief nr. 456 Vervanging van tijdelijk uit de dienst afwezige personeelsleden

Aan de besturen en andere diensten van de federale ministeries en aan de instellingen van openbaar nut die onder het gezag, de controle of het toezicht van de Staat staan.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, 1. Vervanging van de tijdelijk uit de dienst afwezige personeelsleden door statutair personeel. Behalve de mogelijkheid om de leden van het statutair personeel die in disponibiliteit of met opdracht zijn te vervangen (artikel 7 van het koninklijk besluit van 13 november 1967 betreffende de stand disponibiliteit van het rijkspersoneel en artikel 11 van het koninklijk besluit van 13 november 1967 tot vaststelling van de administratieve toestand van de Rijksambtenaren die met een opdracht worden belast), is het enige geval waarin de vervanging van afwezige personeelsleden gebeurt door de aanvullende werving van leden van het statutair personeel dat van de halftijdse vervroegde uittreding.

Volgens de bewoordingen van artikel 5 van de wet van 10 april 1995 betreffende de herverdeling van de arbeid in de openbare sector is deze bijkomende werving verplicht zodra twee leden van het statutair personeel in dezelfde overheidsdienst gebruik maken van het recht op halftijdse vervroegde uittreding (zie ook voorlaatste lid van punt 4 van de omzendbrief nr. 414 van 12 mei 1995 betreffende de herverdeling van de arbeid in de openbare sector).

Het gebrek aan een vacante betrekking in de personeelsformatie mag geen afbreuk doen aan het verplichte karakter van de werving. Het bijkomende statutair personeelslid zal dus in overtal mogen zijn tot op het ogenblik dat een betrekking van zijn graad definitief vacant wordt.

De verplichte vervanging dient evenwel te gebeuren binnen de grenzen van de loonmassa die door de gedeeltelijke afwezigheid is vrijgekomen zoals berekend op de voorgeschreven wijze. Dit betekent dat de nodige voorzichtigheid aan de dag moet worden gelegd, met name bij de keuze van het niveau van het bijkomende personeelslid, teneinde een overschrijding van de kredieten te voorkomen (er dient rekening te worden gehouden met de maandelijkse premie die de werkgever aan het afwezige personeelslid uitbetaalt).

Ik vestig uw aandacht op het feit dat de voorrang van de mobiliteit op de werving moet worden nageleefd. Ik herinner er bovendien aan dat, overeenkomstig artikel 3, tweede lid, van het koninklijk besluit van 17 januari 1995 betreffende de werving van statutair personeel in sommige overheidsdiensten, de werving van bijkomend personeel van de niveaus 3 en 4 ambtshalve gebeurt, zonder de nodige machtiging die in de andere gevallen vereist is.

Uiteraard moet men steeds waken over het naleven van de wetgeving inzake het gebruik van de talen in bestuurszaken.

De werving van een bijkomend personeelslid ter vervanging van twee halftijdse vervroegde uittredingen gebeurt mits gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de Minister van Financiën. 2. Vervanging van de tijdelijk uit de dienst afwezige personeelsleden door contractueel personeel Overeenkomstig artikel 4, § 1, 2° van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, kan een contractueel in dienst worden genomen wanneer een personeelslid tijdelijk afwezig is. Deze indienstneming gebeurt mits het gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de Minister van Financiën.

Voor het gebruik maken van de bij de wet van 22 juli 1993 geboden mogelijkheid zullen de hoofden van bestuur en de inspecteurs van Financiën, de regeringscommissarissen en de afgevaardigden van de Minister van Financiën eerst zorgen voor de uitvoering van de wettelijke verplichtingen inzake vervanging (artikelen 100 en 102 van de herstelwet van 22 januari 1985 houdende sociale bepalingen, voor de onderbreking van de beroepsloopbaan; artikel 9 van de wet van 10 april 1995 betreffende de herverdeling van de arbeid in de openbare sector, voor de vierdagenweek).

Zij zullen daarna de vervanging kunnen verzekeren van alle personeelsleden van wie de bezoldiging tijdens de duur van de afwezigheid niet ten laste is van de werkgever, evenals de vervanging van de personeelsleden van wie de bezoldiging terugbetaald wordt aan de werkgever door de gebruiker (bijvoorbeeld gedurende een verlof voor vakbondsopdrachten of een detachering naar een ministerieel kabinet van een ambtenaar van een instelling van openbaar nut).

De personeelsleden van wie de bezoldiging tijdens de duur van de afwezigheid ten laste van de werkgever blijft kunnen niet vervangen worden, behalve in geval van detachering naar een ministerieel kabinet.

De vervanging van de personeelsleden van wie de bezoldiging niet ten laste van de werkgever is moet gebeuren binnen de grenzen van de loonmassa die door de afwezigheid is vrijgekomen zoals berekend op de voorgeschreven wijze. Dit betekent dat de nodige voorzichtigheid aan de dag moet worden gelegd, met name bij de keuze van het niveau voor de vervanging van de personeelsleden die kiezen voor de vierdagenweek, om een overschrijding van de kredieten te voorkomen (er dient inderdaad rekening te worden gehouden met het eventuele weddecomplement dat de werkgever aan het afwezige personeelslid uitbetaalt).

De vervangingscontractuelen worden in dienst genomen met naleving van de bepalingen van het koninklijk besluit van 18 november 1991 tot vaststelling van de voorwaarden voor de indienstneming bij arbeidsovereenkomst in sommige overheidsdiensten.

Bij de voorwaarden van het koninklijk besluit van 18 november 1991 komen nog de voorwaarden werkloze of gelijkgestelde te zijn voor : de contractuelen die de personeelsleden met onderbreking van de beroepsloopbaan vervangen; de contractuelen die de personeelsleden vervangen welke voor de vrijwillige vierdagenweek gekozen hebben; de gesubsidieerde contractuelen (overeenkomst van type 1).

Ik vestig uw aandacht op de verplichting om de representatieve vakorganisaties in te lichten in het raam van de controlemaatregelen over de toepassing van de wet van 10 april 1995 betreffende de herverdeling van de arbeid in de openbare sector (artikel 9 van het koninklijk besluit van 10 april 1995 ter uitvoering van de wet van 10 april 1995 betreffende de herverdeling van de arbeid in de openbare sector), opdat de representatieve vakorganisaties elk jaar de invloed van de maatregelen ter herverdeling van de arbeid op het tewerkstellingsvolume zouden kunnen nagaan.

De omzendbrieven nr. 412 van 18 april 1995 en nr. 412bis van 14 mei 1996 betreffende de vervanging van de tijdelijk uit de dienst afwezige ambtenaren worden opgeheven.

De Minister van Ambtenarenzaken, A. Flahaut.