BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Omzendbrief van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 26 maart 2021 inzake de richtlijnen voor het personeelsbeheer van de gewestelijke overheidsdiensten en de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het kader van het CORONAVIRUS (COVID-19) Beste collega's, Mevrouw, Mijnheer, De Regering wil de verschillende diensten herinneren aan de richtlijnen betreffende het coronavirus COVID-19, die u kunt vinden op www.coronavirus.brussels en www.sciensano.be.

Bovendien hadden we u ook willen wijzen op een aantal reglementaire bepalingen voor situaties waarmee personeelsleden naar aanleiding van de coronavirus pandemie kunnen worden geconfronteerd. 1. Wat is de algemene regel ? De huidige regels zijn van toepassing voor statutaire en contractuele personeelsleden. Zolang u niet ziek bent, wordt van de personeelsleden verwacht dat zij hun taken blijven uitoefenen. Om besmetting onder de personeelsleden met het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen, wordt telewerk verplicht.

Het is aan de instelling van openbaar nut of de overheidsdienst om erop toe te zien dat elk personeelslid waarbij de functie het toelaat van thuis uit werkt.

De personeelsleden die een functie uitoefenen die niet via telewerk uitgevoerd kan worden, kan dienstvrijstelling verleend worden indien hun aanwezigheid op de werkplaats of op een andere plaats niet vereist is.

Het wordt verder aangeraden om elke vergadering of opleiding op digitale wijze te organiseren.

Bovendien wordt de werkgever uitgenodigd om tijdelijk de variabele stamtijden te verruimen voor aankomst 's ochtends (7u-10u) en voor vertrek 's avonds (15u-18u) voor medewerkers wiens aanwezigheid op kantoor noodzakelijk is, en dit om verplaatsingen met het openbaar vervoer tijdens de piekuren te vermijden. 1.1 Personeelslid met een functie in telewerk uitgeoefend kan worden In de eerste plaats, en tot nader order, wordt telewerk verplicht tot alle dagen van de week (d.w.z. buiten het geplande contingent van telewerkdagen) wordt verplicht, mits de continuïteit van de dienstverlening wordt verzekerd.

De personeelsleden moeten vooraf de toestemming van de functionele chef vragen en krijgen. Laatstgenoemde moet zich ervan vergewissen dat de continuïteit van de diensten verzekerd blijft en verzoekt zo nodig, op gemotiveerde wijze, om de aanwezigheid van de personeelsleden op kantoor.

Personeelsleden die telewerken moeten tijdens de werkuren beschikbaar blijven en zich indien nodig of op verzoek melden op hun werkplek.

U wordt verzocht de aangewezen code in te voeren in het systeem dat door uw instelling wordt gebruikt. 1.2 Personeelsleden met taken die niet in telewerk vervuld kunnen worden Voor personeelsleden die hun functie of bepaalde taken gerelateerd aan hun functie niet via telewerk kunnen uitvoeren, zijn er verschillende situaties denkbaar. 1.2.1 Het personeelslid voert taken uit die als niet essentieel worden beschouwd Het gaat hierbij onder meer om personeelsleden die instaan voor de schoonmaak op het kantoor of voor de catering.

De functionele chef bekijkt samen met het personeelslid of er andere taken kunnen worden gegeven die uitgevoerd kunnen worden in telewerk.

Indien er in samenspraak met het personeelslid geen andere taken kunnen worden opgelegd die in telewerk uitgevoerd kunnen worden, wordt aangeraden om het personeelslid dienstvrijstelling te verlenen.

Personeelsleden waarvoor de dienstvrijstelling is aangewezen dienen op voorhand toelating te krijgen van de leidinggevende ambtenaar of zijn afgevaardigde. Deze moet ervoor zorgen dat de continuïteit van de diensten verzekerd blijft en kan, indien nodig, op gemotiveerde wijze, de aanwezigheid van de medewerkers in kwestie opleggen.

De personeelsleden moeten beschikbaar blijven tijdens de werkuren en moeten indien nodig of gevraagd op de werkplaats aanwezig kunnen zijn.

Personeelsleden behouden tijdens de dienstvrijstelling hun wedde. 1.2.2 Het personeelslid voert een functie uit die als essentieel wordt beschouwd Het personeelslid blijft deze taken of functie verder uitoefenen op de werkplaats of de opgelegde plaats zoals voor de Coronacrisis het geval was.

De werkgever is verplicht om de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen te nemen teneinde de veiligheid van het personeel te garanderen. Het personeelslid volgt daarbij ook de nodige voorschriften.

De leidende ambtenaar moet vastleggen wat als essentiële taken of functies moet worden beschouwd. Deze vaststelling kan - mits motivering - ook gebeuren voor niet-operationele diensten, bijkantoren of buitendiensten. Kunnen bijvoorbeeld als essentiële taken worden beschouwd: - vuilnisophaling, vuilnisbehandeling en schoonmaak; - toezicht op de parken; - brandbestrijding en dringende medische hulp, evenals enige ondersteunende taken zoals onderhoud van voertuigen of enige andere ondersteunende taken die niet via telewerk uitgevoerd kunnen worden; - de medewerkers van Actiris die hun functies in de bijkantoren uitoefenen. 1.3 De loketten voor het publiek De loketten moeten in principe sluiten, behalve indien de continuïteit van de gewestelijke openbare dienstverlening moet worden gewaarborgd en indien deze dienstverlening als essentieel wordt geacht.

Om de continuïteit van de openbare dienstverlening te verzekeren kan de leidende ambtenaar voor het betreffende loket, beslissen dat het loket (gedeeltelijk) open blijft of dat het loket op afspraak werkt.

In elk geval moeten voldoende maatregelen worden genomen om gezonde werkomstandigheden te garanderen.

Dit impliceert dat personeel dat aan een loket werkt onder meer de volgende algemene aanbevelingen inzake hygiëne correct naleven: - 1,50 m afstand houden tegenover bezoekers; - regelmatig de handen wassen (40-60 seconden met water + zeep of 20-30 seconden met hydroalcoholische gel); - aanraken van ogen, mond of neus met de handen vermijden als de handen niet schoon zijn; - wegwerpzakdoekjes gebruiken en die bij voorkeur deponeren in een afvalbak met een deksel; - mond en neus afdekken bij het hoesten of niezen; - nauw contact vermijden met mensen die symptomen van aandoeningen aan de luchtwegen vertonen (bv. hoesten, niezen ...).

Als een zieke burger toch documenten moet bezorgen, dan moeten ze op de tafel worden gelegd en niet overhandigd worden. Coronavirussen verspreiden zich immers via mensen en dieren. Documenten zijn met andere woorden geen belangrijke drager bij de verspreiding van het virus. Het wordt aanbevolen bij wijze van voorzorg hydroalcoholische gel te gebruiken na het behandelen van de documenten.

Om de ontvangstruimtes zo veilig mogelijk te maken, wordt gevraagd de capaciteit van de wachtzalen tot de helft te beperken en om alle soorten afspraken met externe klanten te plannen voor zover ze noodzakelijk zijn en/of vaste tijdsblokken te organiseren voor bezoekers. 2. Wat is het effect op de bezoldiging van de statutaire en contractuele personeelsleden? Personeelsleden die telewerken ondervinden geen enkele weerslag op hun wedde.Dagen in telewerk zijn werkdagen en worden dus volledig meegeteld om het wedde en de anciënniteit te bepalen. Daarnaast heeft het personeelslid in telewerk recht op maaltijdcheques.

Verder blijven de verlofregeling en de bepalingen inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten volledig op de telewerker van toepassing.

De dienstvrijstelling is een afwezigheid gedurende de diensturen voor een bepaalde duur met behoud van rechten. Personeelsleden in dienstvrijstelling ontvangen dus een wedde en zijn in dienstactiviteit.

De periode wordt voor de bepaling van de anciënniteit volledig opgenomen.

Personeelsleden in dienstvrijstelling ontvangen echter geen maaltijdcheques. 3. U bent op het werk en voelt zich grieperig? Verwittig zo snel mogelijk uw functionele chef en de bevoegde HR-dienst die u de toelating zal geven om het werk te verlaten om u zich naar huis te begeven of om medische zorgen te ontvangen.De dag waarop u het werk verlaten hebt wegens ziekte, wordt beschouwd als een gewerkte dag: er is voor die dag geen medisch attest nodig en er wordt geen ziektedag aangerekend.

Als uw dokter u meerdere dagen ziekteverlof voorschrijft, stuur dan een attest op naar de medische controledienst en verwittig uw functionele chef en de HR-dienst (vermoedelijke duur, verblijfplaats, huis verlaten toegestaan of niet). Bij eventuele verlenging van uw ziekteverlof dient u een nieuw attest op te sturen en opnieuw uw functionele chef en HR-dienst te informeren. 4. U bent thuis en voelt zich grieperig? Informeer tijdig uw functionele chef en HR-dienst, volgens de normale afspraken die altijd gelden voor een ziektemelding (op de hoogte brengen functionele chef en uw HRM zoals voorzien in arbeidsreglement, desgevallend een medisch attest overmaken aan de medische controledienst, ...). 5. Iemand uit uw gezin heeft griep? Respecteer alle praktische hygiënetips die op www.info-coronavirus.be en www.sciensano.be staan. Op die manier wordt de kans dat u ook besmet wordt alleszins kleiner.

Om in te staan voor de zorg van uw zieke gezinsleden kan u overeenkomstig de voor u geldende rechtspositieregeling een aantal verloven nemen.

Personeelsleden vallend onder het toepassingsgebied van de besluiten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 opgenomen in punt 13 van deze omzendbrief kunnen onder andere één van de volgende verloven nemen: - jaarlijks verlof, mits akkoord van uw functionele chef.

In elk geval heeft het personeelslid recht om binnen zijn jaarlijks verlof vier werkdagen verlof te nemen om een ziek persoon bij te staan die met het personeelslid onder hetzelfde dak woont. Het personeelslid dient een medisch attest voor te leggen aan de functionele chef. Dit quota kan verlengd worden met twee bijkomende werkdagen; - verlof wegens dwingende familiale redenen (maximum 45 werkdagen per jaar, onbezoldigd); - profylactisch verlof, onder bepaalde voorwaarden: Uw echtgeno(o)t(e) of de persoon met wie u samenwoont of een familielid dat onder hetzelfde dak woont als u, heeft een ziekte waarvan zijn arts oordeelt dat ze ernstig en in hoge mate besmettelijk is. U dient uw arts te vragen contact op te nemen met de hoofdarts van het medisch centrum van de medische controledienst van de Administratieve Gezondheidsdienst waaronder u valt, om in onderling overleg de meest aangewezen preventiemaatregelen te bepalen, waaronder chemoprofylaxe en profylactisch verlof. Dit verlof is bezoldigd. - enige andere verloven, afhangende van de betreffende voorwaarden. 6. Bij sluiting kinderdagverblijf, klas of school omwille van Corona Onverminderd gunstigere regelingen op federaal niveau, wanneer het personeelslid zich in één van volgende situaties bevindt : 1° wanneer een inwonend minderjarig kind van maximaal 15 jaar oud niet naar het kinderdagverblijf of de school mag omdat het kinderdagverblijf, de klas of de school van het kind is gesloten ten gevolge van een maatregel om de verspreiding van het SARS-Cov-2 coronavirus tegen te houden ;2° wanneer het personeelslid een gehandicapt kind ten laste heeft, ongeacht zijn of haar leeftijd, en dat dit kind niet in een centrum voor gehandicapte personen terecht kan, omdat dit centrum is gesloten ten gevolge van een maatregel om de verspreiding van het SARS-Cov-2 coronavirus tegen te houden. Telewerk is een verplichting voor alle personeelsleden die hun functie vanop afstand kunnen uitoefenen en die zich in bovenstaande situaties bevinden.

Indien de functie initieel niet verenigbaar is met telewerk moet er in samenspraak met het personeelslid maximaal onderzocht worden of een aanpassing van de arbeidsregeling mogelijk is. De mogelijkheden van alternatieve opvang dienen door het betreffende personeelslid ook bekeken te worden (bv. partner die ook aan telewerk doet).

Pas indien deze piste geen andere mogelijkheden oplevert, wordt er voorgesteld het personeelslid dienstvrijstelling te verlenen.

Het personeelslid in dienstvrijstelling blijft ter beschikking van zijn werkgever, zoals omschreven in punt 1 van deze omzendbrief.

Het telewerk of de dienstvrijstelling toegekend aan een personeelslid blijft van toepassing zolang het betrokken kind niet naar het kinderdagverblijf, de school of het centrum voor gehandicapte personen kan gaan.

Het personeelslid dient op voorhand en onmiddellijk zijn werkgever te informeren.

Daarenboven dient het personeelslid onmiddellijk een attest van het kinderdagverblijf, de school of het centrum voor gehandicapte personen te overhandigen aan zijn hiërarchie, waarin wordt bevestigd dat de sluiting van de instelling of van de klas het gevolg is van een maatregel om de verspreiding van het SARS-Cov-2 coronavirus tegen te houden. Dit attest dient de periode van sluiting te vermelden. 7. Een collega heeft griep? Respecteer alle praktische hygiënetips die op www.info-coronavirus.be en www.sciensano.be staan. 8. Vertrek naar het buitenland en terugkeer na verblijven buiten België De FOD Buitenlandse Zaken heeft een reeks aanbevelingen en instructies gecommuniceerd over vertrek en terugkeer van reizen uit het buitenland sinds de zomer van 2020. Wij herinneren aan het feit dat niet-essentiële reizen verboden zijn.

Het is belangrijk om te verwijzen naar de website https://diplomatie.belgium.be/nl om de laatste van kracht zijnde instructies te kennen en om ervoor te zorgen dat deze worden gerespecteerd binnen de Brusselse overheidsinstellingen.

Indien een personeelslid ondanks alles toch een essentiële reis dient te ondernemen, en vooral wanneer zijn functie niet in aanmerking komt voor telewerk, wordt hij uitgenodigd om hiervoor contact op te nemen met zijn functionele chef en zijn dienst HR om de continuïteit van de dienst en de organisatie van het werk te garanderen, met name indien het personeelslid in quarantaine moet na zijn terugkeer. Als werkgever, stelt het Gewest zich inderdaad enerzijds garant voor de continuïteit van de openbare dienst, maar anderzijds ook voor de gezondheid en de veiligheid van de personeelsleden, zoals vermeld in de Wet voor welzijn op het werk. De veiligheid en gezondheid op het werk is niet enkel de opdracht van de hele hiërarchische lijn maar is ook de verantwoordelijkheid van de personeelsleden.

Het is dus belangrijk dat er op goede wijze wordt gecommuniceerd hieromtrent, tussen de personeelsleden en hun verantwoordelijken.

Afspraken met betrekking tot de manier waarop het werk wordt georganiseerd kunnen in overleg worden genomen.

Indien het personeelslid beschikt over een attest van quarantaine, kan hij in aanmerking komen voor een dienstvrijstelling, indien zijn functie niet verenigbaar is met telewerk. Dit sluit evenwel niet uit dat iedere concrete situatie specifiek kan beoordeeld worden. Alvorens het personeelslid in dienstvrijstelling te plaatsen, wordt gekeken of een andere taakverdeling niet mogelijk is teneinde het personeelslid toch in telewerk te laten werken.

Om iedere vorm van misbruik te voorkomen, wordt er gevraagd om de afspraken tussen werkgever en de personeelsleden te formaliseren.

Wij herinneren eraan dat, aangezien het virus nog niet is verdwenen, de in België geldende maatregelen (barrièregebaren, het dragen van een masker, hygiënemaatregelen en veilige afstand) ook in het buitenland moeten worden gerespecteerd. 9. Het personeelslid moet om beroepsredenen naar het buitenland reizen: Voor wat betreft reizen en verplaatsingen naar het buitenland om beroepsredenen dient de verantwoordelijke van de instelling elk concreet geval bekijken in het licht van de evolutie van de situatie op de plaats van bestemming.Hij dient hierbij gebruik te maken van de website https://diplomatie.belgium.be/nl. 9bis. Toestemming om afwezig te zijn tijdens de diensturen om te worden gevaccineerd Tenzij zijn arbeidsregime een andere regeling mogelijk maakt, krijgt het personeelslid toestemming om tijdens de diensturen maximaal 3 uur 48 minuten afwezig te zijn om zich te laten vaccineren. Het personeelslid behoudt zijn wedde en de op hem van toepassing zijnde premies en toelagen.

Het personeelslid brengt voorafgaand aan de vaccinatie zijn hiërarchisch meerdere op de hoogte. De hiërarchisch meerdere brengt op zijn beurt de HRM op de hoogte.

Het personeelslid brengt eveneens zijn hiërarchisch meerdere op de hoogte indien de duur voor afwezigheid tijdens de diensturen moet worden verlengd omwille van een reden die buiten de wil van het personeelslid ligt.

Na de vaccinatie moet het personeelslid het bewijs van de vaccinatie voorleggen aan de HRM. Voor de als essentieel beschouwde functies, zoals vermeld in punt 1.2.2 van deze omzendbrief, dienen de personeelsleden erover te waken dat zij, zoveel als mogelijk, het vastleggen van een afspraak inplannen buiten de diensturen die kritiek zijn voor de continuïteit van de dienst. 10. Een SPOC: talent.brussels Binnen talent.brussels is een SPOC opgericht die ter beschikking staat van uw HR-diensten om alle vragen met betrekking tot de interpretatie of de toepassing van deze omzendbrief te beantwoorden. Wij vragen u intern de nodige communicatie naar uw ambtenaren toe te organiseren en interne spocs voor uw medewerkers te voorzien als u dat noodzakelijk acht.

Talent.brussels zal in overleg met de minister-president, de minister van ambtenarenzaken, de hoge veiligheidsambtenaar en het gewestelijk veiligheidscomité werken om u zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van de recentste informatie.

De SPOC is te bereiken op jur@talent.brussels, van 8 tot 17 uur. Uw vragen worden er zo spoedig mogelijk beantwoord. 11. Bedrijfscontinuïteitsplan Om de goede werking van uw diensten in het geval van een pandemie te waarborgen vraag ik u het nodige te ondernemen om zo snel mogelijk te beschikken over een bedrijfscontinuïteitsplan.Via deze link vindt u het model dat het Crisiscentrum ter beschikking stelt: https://centredecrise.be/sites/default/files/2009_bcm_method_nl.pdf 12. Aandacht van de openbare diensten en gewestelijke instellingen van openbaar nut inzake de eventuele opvordering voor het behoud van de openbare diensten De personeelsleden die essentiële en noodzakelijke functies voor de burgers en de Staat (in algemene zin) uitoefenen kunnen gevorderd worden door de wettelijk aangeduide instantie.U dient er dus voor te zorgen dat de personeelsleden die deze functies uitoefenen beschikbaar blijven voor dienst. 13. Wettelijke grondslagen - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 26 januari 2017Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 26/01/2017 pub. 15/02/2017 numac 2017020195 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende telewerk type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 26/01/2017 pub. 08/03/2017 numac 2017010521 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot goedkeuring van het Waterbeheerplan voor de periode 2016-2021 sluiten betreffende telewerk, in het bijzonder artikel 9, laatste lid dat stelt dat de Secretaris generaal en de adjunct Secretaris generaal of de leidende ambtenaren of het beheersorgaan van de instellingen van openbaar nut een bijzondere arbeidstijdregeling kunnen vaststellen; - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 21/03/2018 pub. 30/03/2018 numac 2018011463 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 21/03/2018 pub. 30/03/2018 numac 2018011465 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel, in het bijzonder artikel 165 dat de rechtsgrond vormt voor het verlenen van dienstvrijstelling, dit artikel is eveneens van toepassing op de contractuele personeelsleden; - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 21/03/2018 pub. 30/03/2018 numac 2018011463 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 21/03/2018 pub. 30/03/2018 numac 2018011465 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het bijzonder artikel 158 dat de rechtsgrond vormt voor het verlenen van dienstvrijstelling, dit artikel is eveneens van toepassing op de contractuele personeelsleden; - Het ministerieel besluit van 28 oktober 2020Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 28/10/2020 pub. 28/10/2020 numac 2020010455 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Ministerieel besluit houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken sluiten houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken. 14. Opheffingsbepalingen De Omzendbrief van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 3 december 2020 inzake de richtlijnen voor het personeelsbeheer van de gewestelijke overheidsdiensten en de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het kader van het CORONAVIRUS (COVID-19) wordt opgeheven. Brussel, 26 maart 2021.

Voor de Brusselse Hoofdstedelijke Regering: De Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, R. VERVOORT De Minister bevoegd voor het Openbaar Ambt, S. GATZ